57
CHƯƠNG VI
SOẠN THẢO VĂN BẢN XÍ NGHIỆP

I. ĐẶT VẤN ĐỀ.

II. THƯ TỪ.

III. THÔNG BÁO SỰ VỤ.
1. Đặt tính.
2. Các mục bắt buộc.
3. Cách hành văn.

IV. THÔNG BÁO THÔNG TIN.
1. Đònh nghóa.
2. Một công cụ thông tin khách quan.

V. THƯ THÔNG BÁO.
1. Đònh nghóa.
2. Cùng một thông tin, có thể có nhiều đối tượng khác nhau.

VI. BẢN TỔNG HP.
1. Đònh nghóa.
2 Cách thức của soạn thảo.

VII. BẢN TƯỜNG TRÌNH (BIÊN BẢN).
1. Đònh nghóa.
2. Mục tiêu.
3. Phương pháp.

VIII. BÁO CÁO KỸ THUẬT.

Các văn bản này phải thực sự mang lại hiệu quả (đơn giản, dễ hiểu). Nếu
văn bản có khả năng chuyển tải một cách chính xác các thông tin thì đó cũng
chính là một cách giao tiếp giữa các cá nhân trong xí nghiệp.
- Vậy ta sẽ chọn loại nào?
- Cần nghiên cứu đặc tính của mỗi văn bản.
- Hiểu rõ vai trò tác dụng của văn bản.
- Nắm rõ qui cách của văn bản bằng các lý luận:
+ Tại sao viết?
+ Viết thế nào?
+ Viết cho ai?
- Hướng nội dung văn bản tập trung vào nhu cầu của người nhận:
+ Người nhận cần biết điều gì?
+ Người đọc văn bản có thể hiểu văn chương ở mức độ nào?
- Tóm lại: Ta muốn nói với người đọc về điều gì.
II. Thư từ.
Nó diễn tả mối quan hệ của người này với người kia không kể đến đòa vò
của họ trong một tổ chức hay một đơn vò. Nó nhằm giải quyết vấn đề dựa
trên trên một hành động. 59

Nó truyền đạt các thông tin mà người nhận cần phải thường xuyên theo
dõi và cập nhật. Giọng điệu, cách diễn đạt được sử dụng có khi vượt quá sự
đơn giản thông thường của một thư từ. Ở đây ngôn từ diễn tả mọi trạng thái
trong mối quan hệ tâm lý và kinh tế của một tổ chức.
Do vậy thông cáo sự vụ có thể tạo nên một sự căng thẳng hay xoa dòu,
nó cũng có thể tạo ra sự hiểu lầm, sự đối kháng, sự tán đồng. Thường thì
ngôn từ của thông báo làm cho người đọc khó chòu.
1. Đặc tính.
Đây là dạng văn bản ngắn gọn, được niêm yết nhằm thông báo về một
quyết đònh chính thức. Nó chuyển tải thông tin, lời căn dặn, các yêu cầu,
mệnh lệnh, người nhận cần tuân thủ thực hiện.
Đây là dạng văn bản chính thức và phải do người chòu trách nhiệm soạn
thảo ký.
Các mục bắt buộc:
- Ngày thông báo

Người gởi: Nơi:

Về việc: Người nhận:
Đòa chỉ:

Lời xưng hô với người nhận (phần chào xã giao)
1. Điều gì khiến tôi viết lá thư này (nguyên nhân viết thư)
2. Hiện tại tôi cần gì (nội dung thư)
3. Trong tương lai tôi mong đợi gì ở người nhận thư từ? (chờ sự
trả lời, nêu các lập luận)


- Soạn thảo thông báo về một số lệnh cấm đồng thời liệt kê rõ các
lệnh này trong thông báo.
- Soạn thảo thông báo về việc trừ lại một khoản tiền để đóng thuế
trong kỳ lương sắp tới đồng thời đề nghò lại nhiều thể thức giải quyết. 61 Có thể theo mẫu sau:

Tên tổ chức
Ngày

Bộ phận Người chòu trách nhiệm ra thông báo Người nhận Về việc
Nội dung thông tin

+ Thông báo tin này cho nhà cung ứng.
- Một cửa hàng mới mở: Người chủ mouốn mời cư dân trong khu vực
quá bộ đến xem hàng hoá. ng truyền đạt thông tin này bằng cách ra
một thông báo.
- Một đại lý mời khách hàng đến xem một mẫu mã mới.
- Một cửa hàng đổi chủ: chủ nhân mới muốn tiếp xúc với khách hàng
cũ.
VI. Bản tổng hợp
1. Đònh nghóa.
Là loại văn bản nhằm làm sáng tỏ, chính xác, tổng hợp các vấn đề
được thực hiện từ những thông tin nhận được trong các tài liệu khác nhau
và thậm chí còn mâu thuẫn nhau. Văn bản này gửi cho người có thẩm
quyền khi bận công việc. Ta có thể coi bản tổng hợp thông tin từ báo chí
(cắt các phần có liên quan một vấn đề) là ví dụ điển hình, ví dụ: Tạp chí
bóng đá.
Bản tổng hợp chỉ mô tả tình hình thực tế, khác với báo cáo nó không
trình bày đề nghò một hành động nào.
Văn bản loại này phải tuyệt đối trung thành với nguồn thông tin, tôn
trọng mọi quan điểm. Nó loại bỏ mọi lời chỉ trích hoặc lập trường cá nhân
của người soạn thảo.
63
2. Các bước đối với người soạn thảo.
a) Xem xét tổng thể hồ sơ.
Mọi văn bản dùng xử lý cùng một vấn đề liên quan phải có liên
quan với nhau.

b) Làm sáng tỏ các trục thông tin lớn.
Sắp xếp các thông tin được trích dẫn từ những tài liệu tham khảo
dựa trên những điểm chung của chúng:
- Đề cập đến cùng một lónh vực.

- Bản tường trình cho phép đi đến thoả thuận về những điều đã được
trình bày hay thực hiện trong trường hợp có tranh chấp, bản tường trình
giữ vai trò hoà giải, nó chính là tài liệu gợi nhớ cho nhóm hoặc một số
nhóm.
2. Mục tiêu.
64
Bản tường trình nhằm mục đích thông tin (cho người vắng hoặc ghi
nhớ), do đó nó phải hoàn toàn trung thực và khách quan trong việc
truyền đạt thông tin về một tình huống. Người viết phải tuyệt đối tránh
đưa vào đó các đánh giá, nhận xét, bình phẩm của bản thân mình.
- Việc chọn lọc các thông tin không được theo ý cá nhân người viết
mà phải:
+ Nhằm vào lợi ích của người đọc.
+ Tôn trọng ý tưởng của những ý kiến đóng góp trong cuộc họp.
- Muốn như vậy thì cần phải
+ Giới thiệu mọi khía cạnh của đề tài, bao gồm luôn tầm quan
trọng của chúng. Không được ưu tiên những gì người viết thích.

+ Trình bày các ý kiến và không đưa những cảm nhận cá nhân của người
viết vào.
Ví dụ:

Tránh viết: “Ôâng X dường như không đồng ý”
Trong trường hợp này nên viết: ” Ông X đã bày tỏ sự không bằng
lòng”.
+ Trình bày những điều đã nói hay đã làm và không phải là những ý kiến
cá nhân của người viết vì nhiệm vụ của họ trong cuộc họp không phải là
để bảo vệ quan điểm của mình hay phân biệt tốt xấu. Tuy nhiên nếu có
yêu cầu thì người viết có thể soạn thảo một phụ lục trong đó nêu rõ cảm
tưởng, nhận đònh hay phân tích cá nhân mình (ví dụ như trong buổi họp có

lại đối với mỗi vấn đề đã được trình bày.
Liên quan đến: Các ý tưởng được trình bày
Các ý kiến được bảo vệ
Các quyết đònh được thông qua
Các điểm chưa thống nhất được cách giải quyết.
c) Hình thành một biên bản.
• Nội dung:
Ba yếu tố cần thiết:
+ Nguyên nhân của buổi họp hay một hoạt động nhằm trả lời các câu
hỏi sau:
Ai : Người tham dự
Ở đâu : Nơi tổ chức cuộc họp
Khi nào : Ngày tổ chức cuộc họp
Tại sao : Chủ đề cuộc họp
+ Những thông tin nhận được sắp xếp theo thời gian hay theo chủ đề.
+ Kết thúc cuộc họp hay một hoạt động (mô tả, giờ kết thúc)
d) Trình bày thông tin.
- Ghi tên người tham gia phát biểu cùng với phần tóm tắt ý kiến của
họ.
- Có thể soạn thảo dạng câu đầy đủ hay ở dạng liệt kê các vấn đề.
Ví dụ: các vấn đề gặp phải khi đưa máy X vào hoạt động.
- Năng suất cao.
- Lượng phế phẩm giảm
- Tiếng ồn lớn và tốn nhiều nhiên liệu .
VIII. Báo cáo.
1. Đònh nghóa.
Là văn bản có chức năng đề nghò thực hiện một hành động nào đó
dựa trên việc nghiên cứu một vấn đề hay phân tích một tình huống. Đối
với bản tường trình, người soạn thảo ghi nhận những sự việc, những vấn
đề mà không kèm theo các xác nhận xét của mình, trong khi đó người

b) Quan sát thực tế
Tham quan công trường, thử các thiết bò, quan sát sự hoạt động của phân
xưởng, quan sát cách cư xử của công nhân hay của người tiêu thụ.
c) Ghi nhận các thông tin
Nhận được từ các cuộc phỏng vấn hay từ bảng câu hỏi thăm dò.
d) Phân tích các tài liệu.
Nghiên cứu các tài liệu lưu trữ, sách, báo, cẩm nang niên giám, phim
ảnh. Người làm báo cáo sử dụng cùng lúc nhiều nguồn thông tin như đã kể
trên.
3. Chọn lọc các yếu tố cần giữ lại.
Báo cáo viên phải sắp xếp các khối thông tin nhận được để chỉ giữ lại
những yếu tố có ý nghóa, đầy đủ cho các trường hợp cần xử lý. Mục đích là
đưa ra các ý kiến và giải pháp dựa trên các sự kiện chứ không phải chọn lựa
các sự kiện từ những ý kiến cá nhân đã được nêu ra từ trước.
Một người viết báo cáo giỏi phải
trung lập, phóng khoáng và cơi mở
. Đó
là một chuyên viên chứ không phải kiểu người bè phái. Như vậy họ mới tiếp
thụ mọi nguồn thông tin. 67
Các ý kiến của anh ta có được đi từ sự phân tích các sự kiện theo sơ đồ


có trước
Nghiên cứu và lựa chọn
Sự kiện
Sự kiện
Bằng chứng
Ý kiến
Bằng chứng
(Cung cấp thông tin)
68
thông tin đã thu thập được. Sau khi đã đọc xong phần này, người đọc phải
nhận ra được lý do về tình huống được phân tích.
c) Trình bày các ràng buộc của vấn đề.
Trước khi đưa ra các giải pháp đề nghò cần cân nhắc lại một số ràng
buộc. Đây chính là các mặt hạn chế của giải pháp vì nó sẽ làm cho một
số đề nghò trở thành vô ích hoặc không khả thi. Có thể trình bày các hạn
chế theo thứ tự sau: kinh tế, kỹ thuật, xã hội, tâm lý, cấu trúc, đạo đức …

d) Từ những giải pháp có thể được đưa đến đề nghò hành động:
Hiếm khi một vấn đề chỉ có một giải pháp duy nhất nhưng bao giờ
cũng chỉ có một giải pháp tốt nhất phù hợp với mục tiêu và những khó
khăn phải đương đầu. Do vậy người viết báo cáo cần kiến nghò một số
giải pháp dự kiến dựa trên các phân tích và sử dụng các tiêu chuẩn đánh
giá như giá cả, công nghệ, thời gian thực hiện, con người, tổ chức …
Chính từ những tiêu chuẩn này, người viết báo cáo sẽ trình bày những
thuận lợi, khó khăn của mỗi giải pháp. Phần soạn thảo này đòi hỏi mức
độ lập luận cao. Người viết báo báo phải đầu tư suy nghó và đề nghò trực
tiếp với người nhận báo cáo. Do vậy người viết báo cáo cần sử dụng chức
năng diễn đạt và liên hệ.
Sau khi đưa ra các phân tích, người viết báo cáo trình bày kết luận
dưới dạng các giải pháp đề nghò mang tính khả thi. Và để lập luận có độ

tích và lựa chọn.
d) Xác đònh các mục có trong bảng câu hỏi.
2. Soạn thảo bảng câu hỏi.
a) Dạng câu hỏi chính.
- Câu hỏi đóng:
Người trả lời chọn một trong ba kiểu trả lời:
Có 
Không 
Không ý kiến 
Và đánh dấu 3 vào ô tương ứng
- Dạng câu hỏi trắc ngjhiệm
Người được hỏi sẽ chọn một trong các câu trả lời đã được đề nghò
trước cho từng câu hỏi.
Ví dụ:
Mức độ phát triển công nghiệp ngày nay đã góp phần đưa đất
nước ta vào hàng ngũ các cường quốc trên thế giới?
Người được thăm dò ý kiến phải chọn một trong các lựa chọn sau:
Nhiều
Khá
Ít
Không
Không ý kiến.
- Dạng câu hỏi mở
Là loại câu hỏi tôn trọng tối đa quyền tự do của người được hỏi.
Những câu hỏi dạng này tưởng dễ mà hoá ra lại khó trả lời, đặc biệt là
trong trường hợp khai thác thông tin.Gần như đa số các bảng câu hỏi thăm
dò đều dựa trên dạng câu hỏi đóng và dạng câu hỏi trắc nghiệm.
b) Thành lập các câu hỏi
Đây là một vấn đề khó vì từ “những điều gì ta muốn nói” ta phải biết
cách “trình bày những điều đó như thế nào” và “nó sẽ bao gồm những
71
Tài Liệu Tham Khảo

1. Văn hóa giao tiếp (tài liệu dòch)

1997.
14. Ứng xử trong giao tiếp xin việc vào công sở
Thu Thuỷ – Nhà xuất bản Thông tin Hà Nội 2003.
15. Nghệ thuật thuyết phục
Hoàng Xuân Việt – Nhà xuất bản Cà Mau 2004.