Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
57
Chương 3
ĐĂNG KÝ BIẾN ĐỘNG ĐẤT ĐAI, HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH

3.1 - CÁC HÌNH THỨC BIẾN ĐỘNG PHẢI LÀM THỦ TỤC ĐĂNG KÝ BIẾN
ĐỘNG
Trong quá trình sử dụng đất, do nhu cầu đời sống nhân dân và yêu cầu
phát triển kinh tế xã hội phát sinh rất nhiều hình thức thay đổi liên qua đến
quyền sử dụng đất phải làm thủ tục đăng ký biến động. Căn cứ tính chất,
mức độ thay đổi có thể phân làm các loại sau:
- Chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho
quyền sử dụng đất, thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất.
- Chuyển mục đích sử dụng đất, thay đổi thời hạn sử dụng đất.
- Thay đổi hình thể thửa đất.
- Mất đất do thiên tai gây nên
- Chia tách quyền sử dụng đất của hộ gia đình, thay đổi tên chủ hộ
- Có thay đổi về những hạn chế về quyền của người sử dụng đất
- Chuyển đổi từ hình thức thuê đất sang hình thức Nhà nước giao đất có
thu tiền sử dụng đất
3.2 - ĐIỀU KIỆN, TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CHUYỂN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT
3.2.1 Chuyển đổi quyền sử dụng đất (Điều 147 - NĐ 181)
a. Trường hợp chuyển đổi theo chủ trương chung về “dồn điền đổi thửa” thì
thực hiện theo quy định sau:
- Các hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất nông nghiệp tự thoả thuận với nhau
bằng văn bản về việc chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp; nộp văn bản
thoả thuận kèm theo giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại
giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật

hồ sơ hợp lệ, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có trách nhiệm gửi hồ
sơ cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và
Môi trường;
- Trong thời hạn không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ
hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm làm
trích sao hồ sơ địa chính và chỉnh lý giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
hoặc thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với
trường hợp phải cấp mới giấy chứng nhận.
3.2.2 Chuyển nhượng quyền sử dụng đất (Điều 148 - NĐ 181)
Bên nhận chuyển nhượng nộp một (01) bộ hồ sơ gồm có:
- Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại giấy tờ về
quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai (nếu
có).
Việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất được thực hiện như sau:
- Trong thời hạn không quá bốn (04) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ
hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm thẩm
tra hồ sơ, trích sao hồ sơ địa chính; gửi số liệu địa chính đến cơ quan thuế
để xác định nghĩa vụ tài chính; chỉnh lý giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
59
đã cấp hoặc thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối
với trường hợp phải cấp mới giấy chứng nhận;
- Trong thời hạn không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận
được thông báo nghĩa vụ tài chính, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất
hoặc Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn có trách nhiệm thông báo cho bên
chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng thực hiện nghĩa vụ tài chính;

Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
60
3.2.4 Thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất (Điều 153, 154 - NĐ
181)
a. Đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất
Trong thời hạn không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày ký kết
hợp đồng tín dụng, các bên tham gia thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử
dụng đất phải nộp một (01) bộ hồ sơ gồm có:
- Hợp đồng thế chấp, hợp đồng bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại giấy tờ về
quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai (nếu
có).
Trong thời hạn không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ
hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thực hiện đăng ký thế
chấp, đăng ký bảo lãnh vào hồ sơ địa chính và chỉnh lý giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất đã cấp hoặc thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất đối với trường hợp phải cấp mới giấy chứng nhận.
b. Đăng ký xoá đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất
Sau khi hoàn thành xong nghĩa vụ trả nợ, bên đã thế chấp, bên đã bảo
lãnh bằng quyền sử dụng đất nộp một (01) bộ hồ sơ gồm có:
- Xác nhận của Bên nhận thế chấp, bảo lãnh về việc đã hoàn thành nghĩa
vụ trả nợ trong Hợp đồng thế chấp, hợp đồng bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất
hoặc Bản xác nhận của Bên nhận thế chấp, bảo lãnh về việc đã hoàn thành
nghĩa vụ trả nợ;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Trong thời hạn không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ
hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất kiểm tra việc hoàn

- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Trong thời hạn không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ
hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm thực
hiện xoá đăng ký cho thuê, cho thuê lại trong hồ sơ địa chính và chỉnh lý
giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
3.2.6 Góp vốn bằng giá trị quyền sử dụng đất (Điều 155,156 – NĐ 181)
a. Trình tự, thủ tục đăng ký góp vốn bằng quyền sử dụng đất
Bên góp vốn bằng quyền sử dụng đất nộp một (01) bộ hồ sơ gồm có:
- Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại giấy tờ về
quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai (nếu
có).
Trong thời hạn không quá mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ
hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm thẩm
tra hồ sơ, thực hiện đăng ký góp vốn vào hồ sơ địa chính, chỉnh lý giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất đối với trường hợp phải cấp mới giấy chứng nhận.
b. Trình tự, thủ tục xoá đăng ký góp vốn bằng quyền sử dụng đất
Bên đã góp vốn hoặc bên nhận góp vốn bằng quyền sử dụng đất hoặc
cả hai bên nộp một (01) bộ hồ sơ gồm có:
- Hợp đồng chấm dứt góp vốn;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
62
Trường hợp xoá đăng ký góp vốn mà trước đây khi góp vốn chỉ chỉnh lý
giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (do không thay đổi thửa đất) thì trong thời
hạn không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Văn

nhiệm xem xét, ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Trường hợp thời hạn sử dụng đất kết thúc cùng lúc với chấm dứt góp
vốn nếu bên góp vốn có nhu cầu tiếp tục sử dụng đất thì lập thủ tục xin gia
hạn sử dụng đất theo quy định tại Điều 141 và Điều 142 của NĐ 181; nếu
bên góp vốn không xin gia hạn hoặc không được gia hạn sử dụng đất thì cơ
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
63
quan tài nguyên và môi trường thực hiện thủ tục thu hồi đất theo quy định
tại khoản 3 Điều 132 của NĐ 181.
3.3 – CÁC DẠNG BIẾN ĐỘNG KHÁC
3.3.1 Chuyển mục đích sử dụng đất (Điều 133,134 - NĐ 181)
a. Đăng ký chuyển mục đích sử dụng đất đối với trường hợp không phải xin
phép
Người sử dụng đất có nhu cầu chuyển mục đích sử dụng đất nộp một
(01) bộ hồ sơ gồm có:
- Tờ khai đăng ký chuyển mục đích sử dụng đất theo mẫu do Bộ Tài
nguyên và Môi trường quy định;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại giấy tờ về
quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai (nếu
có).
Người sử dụng đất được chuyển mục đích sử dụng đất sau hai mươi
(20) ngày kể từ ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp Văn phòng đăng ký quyền
sử dụng đất có thông báo không được chuyển mục đích sử dụng đất do
không phù hợp với quy định tại khoản 2 Điều 36 của Luật Đất đai.
Việc đăng ký chuyển mục đích sử dụng đất được quy định như sau:
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ;
trường hợp đăng ký chuyển mục đích sử dụng đất không phù hợp với quy

minh thực địa; xem xét tính phù hợp với quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất
chi tiết hoặc quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đối với trường hợp chưa có
quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất chi tiết; chỉ đạo Văn phòng đăng ký quyền
sử dụng đất trực thuộc làm trích sao hồ sơ địa chính.
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm làm trích sao hồ
sơ địa chính gửi cơ quan tài nguyên và môi trường cùng cấp và gửi số liệu
địa chính cho cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ tài chính.
Cơ quan tài nguyên và môi trường có trách nhiệm trình Ủy ban nhân
dân cùng cấp quyết định cho chuyển mục đích sử dụng đất; chỉnh lý giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất; ký lại hợp đồng thuê đất đối với trường
hợp thuê đất.
Thời gian thực hiện các công việc theo các quy định trên không quá ba
mươi (30) ngày làm việc (không kể thời gian người sử dụng đất thực hiện
nghĩa vụ tài chính) kể từ ngày cơ quan tài nguyên và môi trường nhận đủ
hồ sơ hợp lệ cho tới ngày người sử dụng đất nhận được giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất đã chỉnh lý.
3.3.2 Đăng ký biến động về sử dụng đất do đổi tên, giảm diện tích thửa
đất do sạt lở tự nhiên, thay đổi về quyền, thay đổi về nghĩa vụ tài chính
(Điều 143 - NĐ 181)
Người sử dụng đất có nhu cầu đăng ký biến động về sử dụng đất nộp
một (01) bộ hồ sơ gồm có:
- Đơn xin đăng ký biến động về sử dụng đất;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại giấy tờ về
quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai (nếu
có);
- Các giấy tờ pháp lý khác có liên quan đến việc đăng ký biến động về
sử dụng đất.
Việc đăng ký biến động sử dụng đất được quy định như sau:
- Trong thời hạn không quá mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận
đủ hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm

trách nhiệm trình ủy ban nhân dân cùng cấp ký giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất;
- Thời gian thực hiện các công việc quy định tại điểm a và điểm b
khoản này không quá hai mươi tám (28) ngày làm việc kể từ ngày Văn
phòng đăng ký quyền sử dụng đất nhận đủ hồ sơ hợp lệ cho đến ngày
người sử dụng đất nhận được giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Trường hợp xin cấp lại do mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất được thêm thời gian không quá bốn
mươi (40) ngày làm việc, trong đó mười (10) ngày để thẩm tra nội dung của
giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã bị mất và ba mươi (30) ngày để
niêm yết thông báo về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã mất tại Văn
phòng đăng ký quyền sử dụng đất và tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị
trấn nơi có đất.

Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
66
3.3.4 Tách thửa hoặc hợp thửa (Điều 145 - NĐ 181)
Hồ sơ tách thửa hoặc hợp thửa gồm có:
- Đơn xin tách thửa hoặc hợp thửa của người sử dụng đất đối với
trường hợp người sử dụng đất có nhu cầu khi thực hiện quyền đối với một
phần thửa đất hoặc quyết định thu hồi đất của cơ quan nhà nước có thẩm
quyền khi thu hồi một phần thửa đất hoặc một trong các loại văn bản quy
định tại điểm a khoản 1 Điều 140 của NĐ 181 khi thực hiện đối với một
phần thửa đất;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc một trong các loại giấy tờ về
quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai (nếu
có).

67
chứng nhận quyền sử dụng đất cho thửa đất mới trong trường hợp không
được uỷ quyền;
- Trong thời hạn không quá bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày nhận
được tờ trình, Ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyền xem xét, ký và gửi cho
cơ quan tài nguyên và môi trường trực thuộc giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất đối với thửa đất mới, trừ trường hợp Sở Tài nguyên và Môi trường
được uỷ quyền;
- Trong thời hạn không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày giấy
chứng nhận được ký, cơ quan tài nguyên và môi trường có trách nhiệm trao
bản chính giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với thửa đất mới cho
người sử dụng đất; gửi bản lưu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã
được ký, bản chính giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã thu hồi hoặc
một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2
và 5 Điều 50 của Luật Đất đai đã thu hồi cho Văn phòng đăng ký quyền sử
dụng đất trực thuộc; gửi thông báo biến động về sử dụng đất cho Văn
phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường để
chỉnh lý hồ sơ địa chính gốc.
Việc tách thửa, hợp thửa trong trường hợp Nhà nước thu hồi một phần
thửa đất hoặc trong các trường hợp quy định tại điểm đ khoản 5 Điều 41
của NĐ 181 được thực hiện như sau:
- Căn cứ quyết định thu hồi đất hoặc một trong các loại văn bản quy định
tại điểm a khoản 1 Điều 140 của NĐ 181, cơ quan tài nguyên và môi trường
có trách nhiệm lập hồ sơ tách thửa, hợp thửa quy định tại khoản 1 Điều 145;
- Thực hiện việc tách thửa, hợp thửa theo quy định tại các điểm b, c,
d, đ và e khoản 2 Điều 145.
3.4 - HỒ SƠ ĐỊA CHÍNH
3.4.1 Quy định chung
a. Khái niệm hồ sơ địa chính
Hồ sơ địa chính là hệ thống tài liệu, số liệu, bản đồ, sổ sách,…chứa đựng

+ Là loại bản đồ chuyên ngành phục vụ yêu cầu quản lý Nhà nước về
đất đai
+ Lập theo chuẩn kỹ thuật thống nhất do Bộ TNMT quy định, trên hệ tọa độ
nhà nước;
- Nội dung bản đồ địa chính:
+ Thông tin về thửa đất: vị trí, kích thước, hình thể, số thứ tự, diện tích, mục
đích SDĐ, Tài sản gắn liền với đất;
+ Thông tin về hệ thống thuỷ văn: sông, ngòi, kênh, rạch, suối; hệ
thống thủy lợi gồm công trình dẫn nước, đê, đập, cống;
+ Thông tin về đường giao thông: đường bộ, đường sắt, cầu;
+ Đất chưa sử dụng không có ranh giới khép kín trên bản đồ;
+ Mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, mốc giới và chỉ giới
QH, mốc giới hành lang an toàn công trình, điểm toạ độ ĐC, địa danh và
các ghi chú thuyết minh;
- Thửa đất (Mục I.3/TT và Điều 7/NĐ) được thể hiện trên bản đồ và hồ
sơ ĐC theo quy định sau:
+ Là phần diện tích đất được giới hạn bởi đường ranh giới được xác
định trên thực địa theo các yếu tố sau:
 Ranh giới giữa những người sử dụng đất khác nhau: thể hiện
bằng ranh giới tự nhiên, nhân tạo, hoặc đường nối giữa các mốc giới
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
69
SDĐ liền kề (cọc mốc hoặc dấu mốc, địa vật cố định được chọn làm
mốc)
 Ranh giới giữa các mục đích sử dụng đất hoặc loại, phân nhóm
đất thuộc lợp phân loại đất cuối cùng của hệ thống chỉ tiêu thống kê
đất đai;

 Khi tách, hợp, tạo thửa mới thì thửa mới được ghi tiếp theo số thứ tự
thửa cuối cùng.
- Các đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất (Mục I.4/TT) thể hiện
ranh giới trên bản đồ địa chính theo quy định sau:
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
70
+ Công trình giao thông, thủy lợi: xác định theo chân mái đắp hoặc theo đỉnh
mái đào.
Trường hợp không đắp, không đào thì xác định theo chỉ giới xây
dựng công trình.
+ Đối tượng thủy văn: xác định theo đường mép nước trung bình và
đường mép bờ cao nhất.
+ Đối tượng không đủ để thể hiện hai nét trên bản đồ thì thể hiện một
nét liền và ghi độ rộng của đối tượng đó.
+ Ghi ký hiệu loại đối tượng và số thứ tự công trình trên bản đồ:
* Đường giao thông (ghi D1, D2, );
* Hệ thống thủy lợi (ghi T1, T2, );
* Thủy văn: (ghi S1, S2, );
* Đất chưa sử dụng (ghi C1, C2, ).
- Bản đồ địa chính được lập trước khi tổ chức đăng ký và hoàn thành sau
khi được Sở TNMT kiểm tra nghiệm thu và xác nhận.
+ Thông tin về thửa đất chưa cấp GCN là thông tin hiện trạng
+ Thông tin về thửa đất đã cấp GCN là thông tin có giá trị pháp lý về
QSDĐ.
- Sơ đồ thửa đất kèm theo bản đồ lập trong trường hợp cần thiết gồm
các nội dung:
 Hình thể đường ranh giới thửa đất;

- Hình thức: kích thước là (297 x 420)mm, có 200 trang; các trang đầu để
hướng dẫn
- Nội dung sổ:
+ Thửa đất thể hiện các thông tin gồm:
 Mã số,
 Diện tích,
 Tên người sử dụng đất, quản lý và loại đối tượng sử dụng, quản lý,
 Mục đích sử dụng theo GCN, theo QH, theo Kiểm kê và mục đích cụ
thể khác
+ Đường giao thông, hệ thống thuỷ lợi, thủy văn: ghi ký hiệu, số thứ tự
và tên đối tượng có trên mỗi tờ bản đồ.
- Sổ lập trong quá trình đo vẽ bản đồ địa chính và được chỉnh lý trong các
trường hợp sau:
+ Sau khi cấp GCN: bổ sung mục đích theo GCN, chỉnh lý nội dung khác có
thay đổi;
+ Trong đăng ký biến động: chỉnh lý các nội dung có thay đổi (trừ mục
đích QH);
+ Trong kiểm kê đất: chỉnh lý mục đích sử dụng theo kiểm kê
- Nguyên tắc lập sổ:
+ Lập chung cho các tờ bản đồ địa chính thuộc từng xã,
+ Thứ tự vào sổ theo thứ tự số hiệu của tờ bản đồ đã đo vẽ;
+ Mỗi tờ bản đồ vào theo thứ tự số hiệu thửa đất; ghi hết các thửa đất
thì để cách số trang =1/3 số trang đã ghi cho tờ đó, tiếp theo ghi các đối
tượng theo tuyến; sau đó mới vào sổ cho tờ bản đồ địa chính tiếp theo;
- Cách ghi cụ thể và ký hiệu loại đất được hướng dẫn sau trang bìa của
mỗi quyển sổ.
- Lập sổ mục kê đất đai đối với trường hợp sử dụng sơ đồ, bản đồ khác,
trích đo ĐC:
+ Lập sổ riêng cho từng loại tài liệu sử dụng: sơ đồ, bản đồ, trích đo
địa chính;

 Mục đích sử dụng;
 Thời hạn sử dụng;
 Nguồn gốc sử dụng;
 Số phát hành và số vào sổ cấp GCN;
+ Những thay đổi trong quá trình sử dụng đất và ghi chú gồm:
 Giá đất , Tài sản gắn liền với đất,
 Những hạn chế về quyền sử dụng đất;
 Nghĩa vụ tài chính về đất đai chưa thực hiện;
 Những thay đổi trong quá trình sử dụng đất;
- Nguyên tắc lập sổ:
+ Sổ được lập, chỉnh lý theo thủ tục đăng ký đất
+ Thứ tự ghi vào sổ địa chính theo thứ tự cấp GCN.
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
73
+ Sổ được lập thành các quyển riêng cho các loại đối tượng:
 Tổ chức, CS tôn giáo, người VN ở nước ngoài đầu tư SDĐ, tổ
chức, cá nhân nước ngoài: quyển A-1, 2 ;
 Hộ, cá nhân (hộ khẩu xã khác), người VN ở nước ngoài mua nhà ở:
quyển B-1, 2, ;
 Người mua căn hộ chung cư: quyển C-1, 2, ;
 Hộ, cá nhân (hộ khẩu tại xã), cộng đồng dân cư: quyển D-1, Đ-1,
(mỗi điểm dân cư một quyển).
+ Mỗi người sử dụng đất ghi 01 trang gồm tất cả các thửa, không hết
thì mở trang mới và ghi thông tin liên kết các trang của người đó;
+ Đối với thửa đất sử dụng chung ghi vào trang của từng người (toàn
bộ diện tích SD chung).
+ Nội dung thông tin ghi theo nội dung thông tin đã ghi trên GCN.

+ Nội dung thông tin vào sổ được ghi theo nội dung đã chỉnh lý trên sổ
địa chính.
- Sổ theo dõi biến động đất đai đã được lập trước đây được tiếp tục lưu
giữ đẻ tra cứu thông tin.
e. Trách nhiệm lập hồ sơ địa chính
- Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo lập và
nghiệm thu xác nhận hồ sơ địa chính ở địa phương.
- VPĐK cấp tỉnh chịu trách nhiệm :
+ Lập bản đồ, sổ địa chính, sổ mục kê gốc và sao 2 bản cho VPĐK cấp
huyện và UBND xã.
+ Lập sổ theo dõi biến động đất đai;
- VPĐK được phép thuê tổ chức tư vấn thực hiện lập bản đồ địa chính, sổ mục
kê đất đai;
- Trường hợp trích đo thì VPĐK chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng
trước khi sử dụng;
3.4.3 Chỉnh lý hồ sơ địa chính
a. Những trường hợp chỉnh lý hồ sơ địa chính
- Bản đồ địa chính được chỉnh lý trong các trường hợp sau:
+ Có thay đổi số hiệu thửa đất;
+ Tạo thửa đất mới hoặc do sạt lở tự nhiên làm thay đổi ranh giới thửa
đất;
+ Thay đổi mục đích sử dụng đất (theo chỉ tiêu kiểm kê);
+ Đường giao thông; hệ thống thuỷ thủy văn tạo mới hoặc thay đổi
ranh giới;
+ Thay đổi mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, địa danh và
các ghi chú thuyết minh trên bản đồ;
+ Thay đổi về mốc giới hành lang an toàn công trình;
- Sổ mục kê đất đai được chỉnh lý trong các trường hợp sau:
+ Có Chỉnh lý bản đồ địa chính;
+ Người sử dụng đất chuyển quyền, hoặc đổi tên;

cán bộ địa chính cấp xã chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính.
c. Căn cứ để chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính.
- Chỉnh lý hồ sơ địa chính gốc tại VPĐK cấp tỉnh căn cứ vào:
+ Hồ sơ đăng ký biến động lưu giữ tại VPĐK cấp tỉnh giải quyết phù hợp
với pháp luật;
+ Thông báo của Phòng hoặc VPĐK cấp huyện đối với biến động đã
giải quyết;
- Chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính lưu tại VPĐK cấp huyện và UBND cấp
xã căn cứ bản Trích sao nội dung hồ sơ địa chính đã chỉnh lý, cập nhật do
VPĐK cấp tỉnh gửi đến.
d. Thời hạn thực hiện chỉnh lý
- Trong vòng 10 ngày (kể từ ngày nhận được hồ sơ ĐK do Sở gửi đến
hoặc Thông báo do Phòng, VP cấp huyện gửi đến) VPĐK thuộc Sở có trách
nhiệm :
+ Chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính gốc;
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
76
+ Gửi Bản trích sao hồ sơ địa chính đã chỉnh lý cho VP cấp huyện và
UBND xã
- Trong vòng 7 ngày (kể từ ngày nhận được Bản trích sao chỉnh lý) VP
cấp huyện và UBND xã có chách nhiệm chỉnh lý bản sao.
e. Biên tập lại bản đồ địa chính thực hiện khi có trên 40% số thửa đất của tờ
bản đồ đã được chỉnh lý.
f. Kiểm tra việc chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính
- Sở Tài nguyên và Môi trường kiểm tra việc chỉnh lý hồ sơ địa chính gốc
của VPĐK trực thuộc.
- VPĐK thuộc Sở kiểm tra việc chỉnh lý bản sao của Văn phòng cấp

- Chỉnh lý sổ địa chính theo số hiệu, diện tích của thửa đất phù hợp với
bản đồ địa chính lập mới;
- GCN đã cấp được tiếp tục sử dụng và được chỉnh lý khi thực hiện đăng
ký biến động.
- Khuyến khích địa phương có điều kiện lập lại sổ địa chính và cấp đổi
GCN.
i. Chỉnh lý hồ sơ địa chính nơi chuyển đổi đất nông nghiệp tránh manh mún
- Về bản đồ :
+ Nơi đã có bản đồ địa chính thì chỉnh lý bản đồ địa chính để cấp lại
GCN;
+ Nơi chưa có bản đồ địa chính hoặc nội dung thay đổi vượt quá 40%
nội dung của bản đồ địa chính thì lập mới bản đồ địa chính;
- Lập mới sổ mục kê đất đai trong quá trình chỉnh lý hoặc lập mới bản đồ
địa chính;
- Lập mới sổ địa chính;
- Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo thửa đất được hình thành
trong quá trình chuyển đổi quyền sử dụng đất.
3.4.4 Quản lý hồ sơ địa chính
a. Phân cấp quản lý hồ sơ địa chính
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở
+ Hồ sơ địa chính gốc
+ Tài liệu có liên quan của đối tượng thuộc thẩm quyền cấp GCN của
cấp tỉnh:
 Bản lưu GCN,
 Hồ sơ xin cấp GCN, hồ sơ xin đăng ký biến động;
 GCN thu hồi;
 Thông báo và các giấy tờ kèm (Phòng, VP gửi đến để chỉnh lý hồ sơ
ĐC gốc).
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng TNMT
+ Hồ sơ địa chính (bản sao)

+ Tất cả các loại tài liệu được sắp xếp theo từng xã, phường, thị trấn
Trong đó:
 Sắp xếp theo thứ tự số hiệu đối với các tài liệu hồ sơ địa chính
 Sắp xếp theo thứ tự thời gian lập đối với: các giấy tờ thông báo để chỉnh
lý hồ sơ ĐC
 Sắp xếp theo số hiệu thửa đất đối với:
* Hồ sơ xin cấp GCN, hồ sơ xin đăng ký biến động,
* Bản lưu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,
* Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã thu hồi đối với từng
thửa đất.
c. Bảo quản hồ sơ địa chính
- Sở TNMT, Phòng TNMT, UBND cấp xã chịu trách nhiệm bảo đảm các
ĐK bảo quản.
(Nơi bảo quản, phương tiện bảo quản, thiết bị bảo vệ, chống cháy nổ,
thiên tai, độ ẩm, ánh sáng)
- Việc bảo quản hồ sơ địa chính và các tài liệu có liên quan được thực
hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ quốc gia (Điều
14/NĐ111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004)
Phần I - Đăng ký đất đai
Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
79
- VPĐK và cán bộ địa chính cấp xã chịu trách nhiệm thực hiện việc bảo
quản hồ sơ theo đúng quy định của phát luật.
d. Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính
- Bảo quản vĩnh viễn đối với: Hồ sơ địa chính, bản lưu GCN, hồ sơ ĐK
của người SDĐ
- Bảo quản trong thời hạn 5 năm đối với: Giấy tờ thông báo công khai
trong thủ tục ĐK; giấy tờ thông báo để chỉnh lý hồ sơ địa chính.

Chương 3: Đăng ký biến động đất đai

Trang
80
+ Có đủ máy vi tính (phần cứng và phần mềm), các thiết bị ngoại vi cần
thiết đáp ứng yêu cầu lập, quản lý, khai thác hệ thống thông tin đất đai;
+ Có cán bộ chuyên môn đủ năng lực để sử dụng thành thạo máy vi
tính và phần mềm về hệ thống thông tin đất đai.
d. Nội dung việc lập, quản lý và khai thác hệ thống thông tin đất đai
- Lập CSDL từ hệ thống hồ sơ địa chính trên giấy gồm:
+ CSDL bản đồ địa chính; Được kết nối bằng
mã thửa đất + CSDL thuộc tính thửa đất, người sử dụng đất, GCN
- Tổ chức quản lý CSDL bằng phần mềm quản trị CSDL được lựa chọn
phù hợp với chức năng quản lý hệ thống thông tin đất đai;
- Lựa chọn các phần mềm ứng dụng phù hợp để xử lý, tìm kiếm, thống
kê, tổng hợp, phân tích thông tin đất đai phục vụ yêu cầu quản lý và cung
cấp thông tin đất đai;
- Tổ chức kết nối hệ thống thông tin đất đai của địa phương với:
+ Mạng thông tin quản lý hành chính của địa phương,
+ Mạng thông tin đất đai quốc gia,
+ Mạng thông tin chuyên ngành liên quan: về đầu tư, giá đất, bất động
sản, thuế, ngân hàng, v.v.
e. Yêu cầu đối với phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu đất đai
- Bảo đảm việc nhập liệu, quản lý, chỉnh lý, cập nhật đầy đủ thông tin đất
đai quy định;
- Bảo đảm yêu cầu bảo mật thông tin trong việc cập nhật, chỉnh lý CSDL
đất đai
(Chỉ được thực hiện tại VPĐK thuộc Sở và do người được phân công
thực hiện)
- Bảo đảm yêu cầu về an toàn dữ liệu (vì bất cứ lý do nào);

hồ sơ địa chính trên giấy.
(Chú ý: Việc chuyển hệ thống hồ sơ địa chính trên giấy sang dạng số khi
Chính phủ có quyết định tính pháp lý của các văn bản điện tử trong hệ
thống hành chính nhà nước.)