1
Vài nét về khái niệm “tài liệu”, “tài liệu điện tử”
Về khái niệm tài liệu và tài liệu điện tử cũng còn nhiều điều cần được trao đổi
thống nhất.
Với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và nhu
cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn đã sản sinh ra một loại hình tài
liệu mới. Đó là tài liệu điện tử. Về khái niệm tài liệu và tài liệu điện tử cũng còn
nhiều điều cần được trao đổi thống nhất. Trong bài này, chúng tôi xin được trình
bày đôi điều về khái niệm tài liệu và tài liệu điện tử qua tìm hiểu một số tiêu
chuẩn quốc gia Liên bang Nga về văn thư và công tác lưu trữ, đồng thời có sự so
sánh với khái niệm tài liệu điện tử của lưu trữ quốc gia Mỹ.

Khái niệm tài liệu - Phân tích sự phát triển của khái niệm “tài liệu” có thể khẳng
định tính không tách rời của vật mang tin và của thông tin ghi trên nó. Nhưng
những định nghĩa sớm hơn lại nhấn mạnh sự chú ý vào đối tượng vật chất - vật
mang thông tin, còn những định nghĩa muộn hơn lại dành sự chú ý nhiều hơn tới
thành tố thông tin của tài liệu.
Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên về thuật ngữ GOST 16487-70
“Văn thư và công tác lưu trữ. Các thuật ngữ và định nghĩa”, khái niệm “tài liệu”
đã được định nghĩa là “phương tiện để giữ lại các tin tức về những sự việc, sự
kiện, hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt động tư duy của con
người”.
Trong tiêu chuẩn GOST 16487-83 “Văn thư và công tác lưu trữ. Các thuật ngữ và
định nghĩa”, thuật ngữ “tài liệu” đã được định nghĩa như là “đối tượng vật chất

2
cùng với thông tin được ghi nhận bởi con người, bởi phương pháp để truyền
nó trong thời gian và không gian”.

Ngày nay, khái niệm “tài liệu”(2)được định nghĩa như sau: “Tài liệu - là thông

cơ bản của bản ghi là tính linh hoạt của nó. Các bản ghi có thể được tạo dựng bởi
nhiều người, tồn tại dưới một vài phiên bản qua các giai đoạn hình thành trong
suốt các chu trình thời gian khác nhau.

Đặc điểm then chốt của tài liệu là tính bất biến của nó. Kinh nghiệm thế giới
chỉ ra rằng tài liệu khác biệt với bản ghi bởi nó là bằng chứng về hoạt động của tổ
chức hoặc cá nhân trong xã hội, có sức mạnh pháp lý.

Trong phạm vi quản lý, thuật ngữ “tài liệu” có các cụm từ đồng nghĩa: “thông tin
được tài liệu hoá”, “tài liệu công vụ”, “tài liệu công việc”, “tài liệu quản lý”. Tài
liệu có thể là một hay vài bản ghi, là thành phần của văn kiện (tiếng Anh:
documentation).

4

Khái niệm tài liệu lưu trữ - Đó là tài liệu cần lưu giữ cho các công dân, xã hội và
quốc gia theo mức độ giá trị của vật mang tin và của thông tin. Các cơ quan, tổ
chức nhà nước và công dân hoạt động kinh doanh phải bảo đảm việc giữ gìn các
tài liệu lưu trữ (không phụ thuộc vào dạng vật mang tin) theo những mức độ thời
hạn bảo quản đã được quy định.
Thuật ngữ “tài liệu điện tử” đã xuất hiện vào đầu những năm 1990, nhưng đối với
công tác quản lý tài liệu ở Nga, chỉ vào cuối những năm 1990 nó mới bắt đầu
được sử dụng tích cực. Tới thời điểm đó, trong các sách trong nước và nước ngoài
có các thuật ngữ được chấp nhận chung là “tài liệu đọc được bằng máy”, “tài liệu
trên vật mang là máy tính (từ tính)”, “tài liệu được máy tính dẫn hướng” và “đồ
họa máy tính”. Cụ thể, định nghĩa thuật ngữ “tài liệu trên vật mang tin là máy
tính” có trong tiêu chuẩn hiện hành GOST R 51141-98: “đó là tài liệu được tạo
lập do sử dụng các vật mang và các phương pháp ghi bảo đảm xử lý thông tin
của nó bằng máy tính điện tử”.


các vấn đề liên quan tới các khía cạnh xã hội của chuyển tài liệu điện tử (thông tin
công việc, các hợp đồng, những thoả thuận và quy tắc thống nhất giữa các tổ chức,

6
trong đó cả các vấn đề bảo mật, độ trung thực v.v.) và đặc biệt các vấn đề công
nghệ thông tin (các năng lực chức năng, các dịch vụ giao diện, những thủ tục v.v.).
Vì vậy, tiêu chuẩn GOST R 52292 phản ánh cách tiếp cận hiện đại tới việc phân
định hai khía cạnh của một hiện tượng: khía cạnh xã hội và khía cạnh công nghệ
đã được thông qua trong các tiêu chuẩn trên. Nó xuất phát từ luận điểm cho rằng
tài liệu chỉ tồn tại trong xã hội của những chủ thể có tư duy và là thông báo ghi
nhận một sự việc nào đó.

Theo GOST R 52292, tài liệu là hiện tượng xã hội, nó dùng để lập luận hình thức
cho những hành động này hoặc hành động khác của các chủ thể tác động qua lại
với nhau thông qua nó. Bất luận là tài liệu đang tồn tại hay được trình bày dưới
dạng nào đó, nó phải thể hiện được các mối quan hệ xã hội và thực thi các chức
năng xã hội. Tiêu chuẩn quốc gia này bao gồm, ví dụ, các thuật ngữ và định nghĩa
như:

môi trường số - môi trường của những đối tượng logic, nó được sử dụng để mô tả
(mô hình hoá) các môi trường khác (cụ thể như điện tử và xã hội) trên cơ sở các
quy luật toán học;

môi trường điện tử - là môi trường của các thiết bị kỹ thuật (phương tiện máy
móc), hoạt động trên cơ sở các quy luật vật lý và được sử dụng vào công nghệ
thông tin để xử lý, lưu giữ và truyền tải các dữ liệu;

7

các dữ liệu - đó là sự diễn đạt thông tin được diễn giải bằng phương pháp hình

dụng trong suốt vòng đời của tài liệu.

Việc đưa thuật ngữ quốc tế vào tiêu chuẩn quốc gia cho thấy sự thâm nhập mạnh
mẽ từ kinh nghiệm nước ngoài vào cơ sở tiêu chuẩn trong nước, mà không phải
lúc nào nó cũng trùng hợp với các khái niệm quen thuộc trong lĩnh vực làm việc
với tài liệu. Việc thông qua các tiêu chuẩn tương tự như vậy, theo chúng tôi, nên
được dự báo bằng sự đánh giá thẩm định không chỉ của các chuyên gia trong lĩnh
vực công nghệ thông tin mà cả của các chuyên gia thuộc lĩnh vực quản lý tài liệu,
bởi vì một trong những nguyên tắc của tiêu chuẩn hoá là phải có sự lưu ý tối đa
đến những lợi ích của tất cả các bên đang quan tâm.
Trong các văn bản pháp lý của nước ngoài, những định nghĩa “tài liệu điện tử”
khác biệt nhau, nhưng đa phần chúng khẳng định tính bất biến của sự tồn tại các
loại tài liệu dưới dạng điện tử, công nhận tài liệu điện tử như dạng đặc biệt của tài
liệu.

Đặc điểm của tài liệu điện tử là ở chỗ, thông tin của nó được trình bày dưới dạng

9
“điện tử - số” và kết quả là chúng ta chỉ có thể cảm nhận được nó nhờ sự trợ giúp
của các phương tiện kỹ thuật và chương trình tương thích. Mặc dù vậy, tài liệu
điện tử đang thực hiện chính các chức năng và có giá trị đích thực như tài liệu
truyền thống. Chính vì vậy, trong luật lưu trữ của một số nước phát triển, trong
định nghĩa các khái niệm “tài liệu” và ”tài liệu điện tử” điểm nhấn không dành cho
hình thức của các tài liệu mà cho các chức năng của chúng.

Theo định nghĩa của Lưu trữ quốc gia Mỹ, tài liệu điện tử, đó là tài liệu chứa
đựng thông tin số, đồ thị và văn bản có thể được ghi trên bất cứ vật mang
máy tính nào (nghĩa là chứa thông tin được ghi dưới hình thức thích hợp cho xử
lý chỉ nhờ sự hỗ trợ của máy tính) và nó tương thích với định nghĩa “tài liệu”: “tất
cả các tư liệu sách, giấy, đồ bản, ảnh chụp mà máy đọc được và các bản viết khác

với các cơ sở dữ liệu, với các tài liệu kiểu siêu văn bản, bảng biểu, đa phương tiện.

Ưu điểm của việc sử dụng tài liệu điện tử là:
11
a) vào bất cứ thời gian nào, các nhân viên chức năng đều có thể tiếp cận được
thông tin;
b) dễ dàng thực hiện và kiểm tra sự tiếp cận và đưa vào những sửa đổi;
c) phân phát thông tin được thực hiện tức thì, dễ dàng kiểm tra bản in các bản sao
tài liệu bằng giấy;
d) có khả năng tiếp cận tài liệu ở cách xa về lãnh thổ;
e) có thể đơn giản và hiệu quả loại bỏ các tài liệu đã hết hạn sử dụng. Chú thích:

1. Bài viết được hoàn thành theo quan điểm của các tiêu chuẩn quốc gia Nga về
“Văn thư và công tác lưu trữ”

2.Xem luật liên bang về “Thông tin, thông tin hoá và bảo mật thông tin” và tiêu
chuẩn quốc gia GOST R 51141- 98

3.Theo GOST R ISO 9000

4.Các tổ chức phải lưu giữ các tài liệu mà trên cơ sở các tài liệu đó, các thông báo
được chuẩn bị nhờ kết quả xử lý các tư liệu viết

TS. Nguyễn Lệ Nhung