Vài nét về khái niệm “tài liệu”, “tài liệu điện tử”
1

TS. Nguyễn Lệ Nhung
Với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin
và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn đã sản sinh ra một loại
hình tài liệu mới. Đó là tài liệu điện tử. Về khái niệm tài liệu và tài liệu điện tử
cũng còn nhiều điều cần được trao đổi thống nhất. Trong bài này, chúng tôi xin
được trình bày đôi điều về khái niệm tài liệu và tài liệu điện tử qua tìm hiểu một
số tiêu chuẩn quốc gia Liên bang Nga về văn thư và công tác lưu trữ, đồng thời
có sự so sánh với khái niệm tài liệu điện tử của lưu trữ quốc gia Mỹ.
Khái niệm tài liệu - Phân tích sự phát triển của khái niệm “tài liệu” có
thể khẳng định tính không tách rời của vật mang tin và của thông tin ghi trên
nó. Nhưng những định nghĩa sớm hơn lại nhấn mạnh sự chú ý vào đối tượng vật
chất - vật mang thông tin, còn những định nghĩa muộn hơn lại dành sự chú ý
nhiều hơn tới thành tố thông tin của tài liệu.
Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên về thuật ngữ GOST
16487-70 “Văn thư và công tác lưu trữ. Các thuật ngữ và định nghĩa”, khái
niệm “tài liệu” đã được định nghĩa là “phương tiện để giữ lại các tin tức về
những sự việc, sự kiện, hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt động tư
duy của con người”.
Trong tiêu chuẩn GOST 16487-83 “Văn thư và công tác lưu trữ. Các
thuật ngữ và định nghĩa”, thuật ngữ “tài liệu” đã được định nghĩa như là “đối
tượng vật chất cùng với thông tin được ghi nhận bởi con người, bởi phương
pháp để truyền nó trong thời gian và không gian”.
Ngày nay khái niệm “tài liệu
2
” được định nghĩa như sau: “Tài liệu - là
thông tin được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận dạng
nó”. Đối với công tác quản lý, văn thư, lưu trữ, điều quan trọng là làm sao có
thể nhận dạng được thông tin chứa đựng trong tài liệu, sao cho tài liệu được

chung của tài liệu là bản ghi (thuật ngữ tiếng Anh tương tự “record”) – là tài
liệu chứa đựng các kết quả đã đạt được hoặc xác nhận hoạt động đã hoàn thành.
Theo chúng tôi, việc sử dụng các thuật ngữ “tài liệu” và “bản ghi” như
vậy có thể coi là có sai sót. Thuật ngữ “bản ghi” theo ISO 15489 nghĩa là thông
tin (hay đối tượng) đã ghi có thể được coi là một đơn vị riêng (đơn vị nguyên
vẹn). Đặc điểm cơ bản của bản ghi là tính linh hoạt của nó. Các bản ghi có thể
được tạo dựng bởi nhiều người, tồn tại dưới một vài phiên bản qua các giai
đoạn hình thành trong suốt các chu trình thời gian khác nhau.
Đặc điểm then chốt của tài liệu là tính bất biến của nó. Kinh nghiệm thế
giới chỉ ra rằng tài liệu khác biệt với bản ghi bởi nó là bằng chứng về hoạt động
của tổ chức hoặc cá nhân trong xã hội, có sức mạnh pháp lý.
Trong phạm vi quản lý, thuật ngữ “tài liệu” có các cụm từ đồng nghĩa:
“thông tin được tài liệu hoá”, “tài liệu công vụ”, “tài liệu công việc”, “tài liệu
quản lý”. Tài liệu có thể là một hay vài bản ghi, là thành phần của văn kiện
(tiếng Anh: documentation).
Khái niệm tài liệu lưu trữ - Đó là tài liệu cần lưu giữ cho các công dân,
xã hội và quốc gia theo mức độ giá trị của vật mang tin và của thông tin. Các cơ
quan, tổ chức nhà nước và công dân hoạt động kinh doanh phải bảo đảm việc
giữ gìn các tài liệu lưu trữ (không phụ thuộc vào dạng vật mang tin) theo những
mức độ thời hạn bảo quản đã được quy định.
Thuật ngữ “tài liệu điện tử” đã xuất hiện vào đầu những năm 1990,
nhưng đối với công tác quản lý tài liệu ở Nga, chỉ vào cuối những năm 1990 nó
mới bắt đầu được sử dụng tích cực. Tới thời điểm đó, trong các sách trong nước
và nước ngoài có các thuật ngữ được chấp nhận chung là “tài liệu đọc được
bằng máy”, “tài liệu trên vật mang là máy tính (từ tính)”, “tài liệu được máy
tính dẫn hướng” và “đồ họa máy tính”. Cụ thể, định nghĩa thuật ngữ “tài liệu
trên vật mang tin là máy tính” có trong tiêu chuẩn hiện hành GOST R 51141-
98: “đó là tài liệu được tạo lập do sử dụng các vật mang tin và các phương pháp
ghi bảo đảm xử lý thông tin của nó bằng máy tính điện tử”.
Cần chỉ ra rằng bất cứ tài liệu điện tử nào cũng đều là tài liệu đọc được

giữa các tổ chức, trong đó cả các vấn đề bảo mật, độ trung thực v.v.) và đặc biệt
các vấn đề công nghệ thông tin (các năng lực chức năng, các dịch vụ giao diện,
những thủ tục v.v.). Vì vậy, tiêu chuẩn GOST R 52292 phản ánh cách tiếp cận
hiện đại tới việc phân định hai khía cạnh của một hiện tượng: khía cạnh xã hội
và khía cạnh công nghệ đã được thông qua trong các tiêu chuẩn trên. Nó xuất
phát từ luận điểm cho rằng tài liệu chỉ tồn tại trong xã hội của những chủ thể có
tư duy và là thông báo ghi nhận một sự việc nào đó.
Theo GOST R 52292, tài liệu là hiện tượng xã hội, nó dùng để lập luận
hình thức cho những hành động này hoặc hành động khác của các chủ thể tác
động qua lại với nhau thông qua nó. Bất luận là tài liệu đang tồn tại hay được
trình bày dưới dạng nào đó, nó phải thể hiện được các mối quan hệ xã hội và
thực thi các chức năng xã hội. Tiêu chuẩn quốc gia này bao gồm, ví dụ, các
thuật ngữ và định nghĩa như:
môi trường số - môi trường của những đối tượng logic, nó được sử dụng
để mô tả (mô hình hoá) các môi trường khác (cụ thể như điện tử và xã hội) trên
cơ sở các quy luật toán học;
3
môi trường điện tử - là môi trường của các thiết bị kỹ thuật (phương tiện
máy móc), hoạt động trên cơ sở các quy luật vật lý và được sử dụng vào công
nghệ thông tin để xử lý, lưu giữ và truyền tải các dữ liệu;
các dữ liệu - đó là sự diễn đạt thông tin được diễn giải bằng phương pháp
hình thức thích hợp cho truyền thông, thuyết minh và xử lý (theo ISO/MEK
2382);
tài liệu - là đối tượng của sự tác động tương hỗ thông tin trong môi
trường xã hội, để biểu thị hình thức các mối quan hệ xã hội giữa những đối
tượng khác nhau của môi trường đó;
tài liệu điện tử - đó là một hình thức trình bày tài liệu dưới dạng tập hợp
các thực hiện liên quan với nhau trong môi trường điện tử và các thực hiện liên
quan với nhau tương ứng với chúng trong môi trường số;
Tiêu chuẩn GOST R 52292 đặt ra cho tài liệu trong môi trường xã hội

4
thực như tài liệu truyền thống. Chính vì vậy, trong luật lưu trữ của một số nước
phát triển, trong định nghĩa các khái niệm “tài liệu” và ”tài liệu điện tử” điểm
nhấn không dành cho hình thức của các tài liệu mà cho các chức năng của
chúng.
Theo định nghĩa của Lưu trữ quốc gia Mỹ, tài liệu điện tử, đó là tài liệu
chứa đựng thông tin số, đồ thị và văn bản có thể được ghi trên bất cứ vật mang
máy tính nào (nghĩa là chứa thông tin được ghi dưới hình thức thích hợp cho xử
lý chỉ nhờ sự hỗ trợ của máy tính) và nó tương thích với định nghĩa “tài liệu”:
“tất cả các tư liệu sách, giấy, đồ bản, ảnh chụp mà máy đọc được và các bản
viết khác không phụ thuộc vào hình thức và tính chất vật lý của chúng, được
xây dựng và tiếp nhận bởi cơ quan liên bang của Mỹ theo pháp luật liên bang
hoặc để thực hiện hoạt động của nhà nước và được lưu giữ ở cơ quan đó hoặc
đơn vị có quyền thừa kế chúng để làm bằng chứng về hoạt động (về tổ chức,
các chức năng, quy định, giải pháp, thủ tục, hành động hay những thứ khác) của
chính quyền liên bang hoặc vì giá trị thông tin của các dữ liệu”. Ở đây, không
nằm trong khái niệm “tài liệu” là các tư liệu thư viện, bảo tàng được xây dựng
hay tiếp nhận và lưu giữ vì mục đích tra cứu hoặc triển lãm, những bản sao bổ
sung tài liệu được bảo quản để thuận lợi cho tra cứu cũng như những tuyển tập
các ấn phẩm phát hành và các sưu tập những tư liệu viết
4
đã được lựa chọn.
Như vậy, định nghĩa chính thức của thuật ngữ “tài liệu” trong luật pháp
Mỹ có ba khía cạnh then chốt:
1. Tài liệu được xây dựng và tiếp nhận bởi cơ quan liên bang của Mỹ
hoặc theo quy định pháp luật, hoặc để thực hiện hoạt động của nhà nước. Vì
vậy, chúng thuộc sở hữu của chính phủ và được chuyển đi hủy hay bảo quản chỉ
sau khi có phê duyệt của Lưu trữ quốc gia Mỹ.
2. Tài liệu được bảo quản là bằng chứng hoặc chứa đựng thông tin có giá
trị về tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của cơ quan, tổ chức