Các bạn sinh viên hầu như chưa sử dụng thành thạo về các trang thiết bị văn phòng
khi mới vào làm chẳng hạn như máy photocopy,máy fax, máy in, máy chiếu….Đó
là những máy trang thiết bị cần thiết và thông thường chưa kể đến những trang
thiết bị, máy móc khác hiện đại hơn tại các văn phòng hiện đại, các công ty lớn.
Khá lớn số lượng sinh viên khi vào làm các doanh nghiệp phải hướng dẫn lại từ
những công việc nhỏ nhặt, đó là chưa kể đến còn có một số bạn không biết sử dụng
nhưng sợ không dám nói, dám hỏi hết quả làm hư hỏng máy móc của công ty, làm
chậm tiến trình công việc của công ty.
6) Phẩm chất cần có
Tính cẩn thận là rất cần thiết ở người thư ký vì thư ký văn phòng đảm nhiệm rất
nhiều công việc trong đó công việc cần cẩn thận hơn cả là quản lý hồ sơ. Các
nhiệm vụ quan trọng nhất của thư ký văn phòng là xử lý thư tín, giao dịch điện
thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản và các bài báo cáo. Ngoài ra thư ký còn phải
lên lịch cho lãnh đạo, nhắc nhở những công việc lãnh đạo, thủ trưởng cần phải giải
quyết, những cuộc họp cần phải dự …trong ngày.Thế nhưng có một số tình trạng ở
một vài công ty là người thư ký lơ đãng, hay quên, cẩu thả nên những công việc
quan trọng như công văn, giấy tờ, hồ sơ để đâu quên đó lúc cần đến thì không nhớ
là để đâu, đặc biệt là những thông tin quan trọng của khách hàng cũng như những
hợp đồng có giá trị diều này làm cho lãnh đạo không hài lòng, hoặc dẫn đến tình
trạng làm phiền long khách hàng, mất khách hàng của công ty làm thiệt gây tổn
thất cho công ty.
Chương II:
NGUYÊN NHÂN DẪN ĐẾN THỰC TRẠNG NGUỒN NHÂN LỰC NGÀNH
THƯ KÝ VĂN PHONG NHIỀU MÀ KHÔNG CHẤT LƯỢNG.
Thực trạng trên xảy ra là do:
I.Nhà nước:
1) Thiếu vốn đầu tư:
Nhà nước đầu tư cho giáo dục chưa nhiều, chưa kiểm tra chặt chẽ về chất lượng
dạy và học ở các trường.Chính vì vậy mà các trường không thể tạo điều kiện cho
giảng viên nghiên cứu các đề tài khoa học. Do lương của giảng viên còn thấp, thời
buổi giá cả ngày càng leo thang nên không thể tránh khỏi các giảng viên đua nhau

Đại học, Cao đẳng ngày càng thiếu. Sinh viên phải ra ngoài mướn nhà trọ giá lại
cao hơn ký túc xá, không sạch, không an toàn. Sinh viên phải thay đổi chỗ lien tục.
Có nhiều sinh viên một tháng phải chuyển phong mấy lần với nhiều lý do khác
nhau (ồn ào, trộm cắp, giá phong tăng ) những việc này cũng đủ làm mất thời gian
học tập của các bạn.
Nhưng lại có nhiều bạn tâm sự “ở trong ký túc xá tuy rẻ hơn bên ngoài rất nhiều
nhưng tình trang mất cắp cũng không ít,quần áo mới mua giặt không dám phơi ra
ngoài, có nhiều bạn không dám sắm quần áo mới vì sợ mất. Điều này cho thấy tình
hình an ninh ở một số trường cũng chưa được chú ý, làm giảm long tin ở sinh viên.
2) Chương trình đào tạo.
Chương trình đào tạo ở đa phần các trường chưa phù hợp với yêu cầu thực tế vì
nhà trường thiếu sự hỗ trợ của các nhà tuyển dụng trong quá trình đào tạo nguồn
nhân lực. Chẳng hạn khi xây dựng chương trình đào tạo nhà trường ít tổ chức các
buổi tham khảo ý kiến của các nhà tuyển dụng.Chính vì vậy mà chương trình đào
tạo của nhà trường không kịp thay đổi cho phu hợp với yêu cầu cũng như sự phát
triển của doanh nghiệp.Trong khi đó tình hình kinh tế thị trường ngày càng phát
triển mạnh mẽ, chương trình dạy và học ở các trường Đại học, Cao đẳng thì vẫn
giữ nguyên tại chỗ nên nguồn nhân lực ngành thư ký văn phong ở nước ta hiện nay
vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế. Chương trình đào tạo thì lại “thừa các môn
cơ bản nhưng lại thiếu chuyên sâu” , thời gian học các môn chính trị nhiều nên ít
có thời gian dành cho chuyên môn.Ví dụ như ngành thư ký thời gian học dành cho
môn tiếng Anh là rất ít nên sinh viên không đạt trình độ chuyên môn khi đi làm
hoặc một số bạn phải dành thời gian đi làm them để đi học them tiếng Anh ở các
trung tâm.
3) Cung cấp thong tin về ngành thư ký văn phong cho sinh viên chưa đầy đủ.
Các trường chưa cung cấp đầy đủ thong tin về các ngành tuyển sinh cho sinh viên.
Cũng như trước khi tuyển sinh các trường không cử người đến các trường phổ
thong giới thiệu sơ về các ngành cũng như giới thiệu về ngành thư ký văn phong
cần học cái gì, làm những công việc gì, phẩm chất như thế nào để cho nhiều bạn có
thể định hướng và chọn được ngành nghề thích hợp. Tránh tình trạng nhiều bạn

thực hành nhuần nhuyễn, một bạn cũng chỉ thực hành một lần vì không có đủ thời
gian”.
III. Doanh nghiệp.
1) Doanh nghiệp và nhà trường chưa có sự kết hợp.
Các doanh nghiệp cho biết “để tìm nhân viên thì rất dễ nhưng tìm được một nhân
viên giỏi, có nghiệp vụ thì không hề đơn giản chút nào”. Và họ cũng nhận định
rằng một phần cũng là do lỗi của họ chẳng hạn như khi xây dựng một chương trình
đào tạo nhà trường nên mở các buổi thảo luận tham khảo ý kiến của doanh nghiệp,
và các doanh nghiệp đơn giản nghĩ rằng chương trình đào tạo như thế là đủ đáp
ứng được yêu cầu thực tế. Tuy nhiên sinh viên ra trường đi xin việc vẫn bị chê.
2) Doanh nghiệp chưa tạo điều kiện cho sinh viên.
Sau 3 năm học tập trước khi ra trường các bạn sinh viên được cử đến các công ty
thực tập nhưng đa phần các bạn không được làm đúng công việc của một người thư
ký văn phong nên làm. Các nhà doanh nghiệp chưa nhiệt tình giúp đỡ cũng như chỉ
bảo các bạn trong công việc, các bạn chỉ được làm những công việc vụn vặt như
quét phong, pha trà….Vì các nhà doanh nghiệp luôn thành kiến rằng các bạn sinh
viên đi thực tập chưa biết gì về công việc nên sợ không giám giao việc cho các bạn
làm vì sợ sẽ gây hư hại làm thiệt hại cho công ty.
3) Doanh nghiệp chưa đầu tư nhiều cho việc nâng cao chất lương cho nguồn nhân lực
thư ký.
Ở các doanh nghiệp nước ngoài họ luôn tạo điều kiện cho những nhân viên giỏi đi
học thêm kỹ thuật, tiếng Anh…nhằm nâng cao kiến thức cũng như trình độ để
phục vụ cho công ty ngày càng tốt hơn, cũng như họ đưa ra những phần thưởng ở
cuối tháng, cuối quý hay cuối năm để các nhân viên trong công ty phấn đấu thi đua
với nhau trong công việc làm tăng chất lượng hoàn thành công việc.Hiện nay các
công ty của Nhật, Hàn Quốc…đầu tư vào Viêt Nam cũng đã đưa ra những chính
sách đầu tư cho nhân viên đi học tập bồi dưỡng them kiến thức nhưng vẫn còn hạn
chế.
4) Chế độ lương, thưởng chưa cao.
Doanh nghiệp trả lương cho nhân viên thì thấp, thưởng thì ít nhưng lại đòi hỏi

tập còn rất hạn chế, đa phần không biết tìm tòi tài liệu học them, chỉ học những gì
giảng viên dạy và tài liệu mà giảng viên đưa.Sinh viên còn dè dặt trong quá trình
học không dám đưa tay phát biểu ý kiến, nhiều thầy cô tâm sự “ nhiều hôm trời
nóng oi bức toát cả mồ hôi nhưng mình vẫn cố gắng giảng bài bằng cả tấm long
yêu nghề chỉ mong sinh viên hiểu nắm được bài, thế nhưng đôi lúc mình tức không
chịu nổi khi nhìn xuống lớp đứa thì ngủ, đứa thì ăn, đứa thì nói khi hỏi hiểu không
thì gật đầu hiểu nhưng khi hỏi lại thi ngơ ngác không biết gì”.
3) Sinh viên không có đủ điều kiện kinh tế đầu tư cho việc học.
Có tình trạng khi sinh viên ra trường không có trình độ, kinh nghiệm không phải vì
không có long yêu nghề mà vì họ có nhiều hoàn cảnh khác nhau nhưng họ đều có
một nguyên nhân là hoàn cảnh gia đình khó khăn. Nhiều bạn cho hay để có tiền
đóng học thôi ma cha mẹ bạn phải chạy ngược chạy xuôi lo còn không xong thì
làm sao mà co tiền để mua trang thiết bị (máy tính) để học them, có bạn dành dụm
không dám ăn sáng chỉ để mua một cuôn sách tham khảo. Chưa kể đến học them
tiếng Anh nhưng phần lớn các bạn sinh viên vừa học vừa làm mới có đủ khả năng
lo cho việc học cũng như giúp đỡ cha me phần nào trong cuộc sống.
4) Sinh viên chưa năng động.
Sinh nước ta hiện nay còn rất thụ động. Những kiến thức mà nhà trường trang bị
cho sinh viên chỉ là nền tảng cơ bản, nếu các bạn không học hỏi them kinh nghiêm
từ bên ngoài qua những việc làm them thì sau này khi ra trường làm việc các bạn
không biết vận dụng vào thực tế thì các bạn sẽ gặp nhiều khó khăn.
Nhưng nguyên nhân chính dẫn đến vấn đề này vẫn là do các bạn sinh viên chưa có
tinh thần tự giác, tự học.
Một trong những nguyên nhân dẫn đến nguồn nhân lực ngành thư ký văn phong
thiếu chất lượng đó là gia đình.
 Gia đình tự quyết định ngành học cho con.
Hiện nay ở nước ta vẫn còn tồn tại tình trạng lạc hậu “cha mẹ đặt đâu con ngồi
đấy” cũng như việc chọn ngành học vậy. Có nhiều bạn không được theo đuổi
ngành mà mình yêu thích.Có nhiều bậc cha mẹ chỉ biết ngành này trên ti vi nói
lương cao và còn có cơ hội phát triển hơn nữa thế là bắt con thi rồi học ngành đó,

ngành thư ký văn phong và nhân viên thư ký tại doanh nghiệp có thể trao đổi kinh
nghiệm thực tế, chia sẻ những vướng mắc, những khó khăn cùng nhau tìm ra giải
pháp. Sinh viên cũng có quyền tham gia vào buổi thảo luận vì họ chính là người
học, họ sẽ đưa ra những ý kiến, những mong muốn của họ. Qua đó nhà trường
cũng như các doanh nghiệp có thể hiểu cũng như biết mình cần phải làm gì?.
2) Thường xuyên kiểm tra chất lượng giáo dục.
Bộ giáo dục cần phải kiểm tra chặt chẽ chất lương dạy và học ở các trường, tác
phong giảng dạy của giáo viên như thế nào, giáo trình và giáo án ra sao?, thi cử cử
có nghiêm túc không?, có đầy đủ các trang thiết bị không?
II.Nhà trường.
1) Cung cấp thông tin về ngành thư ký cho sinh viên
Trước khi tuyển sinh nhà trường cần cử người đến các trường phổ thong giới thiệu
về các ngành nói chung hay ngành thư ký nói riêng để cho học sinh hiểu và đưa ra
lựa chọn phù hợp với bản thân mình.Hoặc nhà trường có thể đưa lên mạng để các
bạn học sinh có thể truy cập, hay phát tờ rơi giới thiệu về trường cũng như các
ngành nghề ở các trường phổ thong. Nếu khi sinh viên thi vào ngành thư ký nhưng
lại không thấy phù hợp với bản than và muốn đổi ngành thì nhà trường nên đưa ra
các ngành có điểm chuẩn tương đương với nhau cho các sinh viên chọn.