Nguyễn Bích Liên
Nguyễn Bích Liên
1
Chuyên đề
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Mục tiêu Nội dung
Nguyễn Bích Liên
2

Hiểu các tiếp cận & các
bước trong giai đoạn tổ
chức hệ thống KT

Hiểu các nguyên tắc cơ
bản tổ chức các thành
phần trong hệ thống kế
toán

Có kỹ năng ứng dụng
trong việc phân tích và
thiết kế hệ thống kế toán
1.
Tổng quan tổ chức hệ
thống thông tin: qui
trình, các tiếp cận
2.
Tổ chức các thành
phần hệ thống kế toán
Tổng quan tổ chức hệ thống thông tin
Nguyễn Bích Liên


Kiểm soát Thời gian/chi
phí tạo/sử a chữa HT
Kế hoạch
phát triển
Vận hành
HT
Phân tích hệ
thống
Thiết kế
HT
Thực hiện
HT
Tổ chức hệ thống thông tin
Nguyễn Bích Liên
5
Các thành phần HT:

Dữ liệu

Con người
 Qui trình xử lý

Thiết bị/phần
mềm/CSHT

Thông tin/ truyền thông
Các thành phần HTKT :
• Dữ liệu
• Con người – Cơ cấu tổ


Tạo mẫu ban đầu chưa
hoàn chỉnh rồi sau đó tiến
hành chỉnh sửa mẫu này
cho đến khi người sử dụng
hài lòng:
 Phương pháp này thích
hợp với hệ thống, tuổi thọ
ngắn, có nhu cầu thông tin
thường thay đổi
Các bước thực hiện Prototyping
Nguyễn Bích Liên
7

Phân tích ban đầu

Tạo mẫu ban đầu dựa trên thông tin thu thập do phỏng
vấn người sử dụng
 Tạo một cơ sở dữ liệu để sử dụng cho mẫu thử nghiệm
 Phát triển Menu hướng dẫn người sử dụng

Phát triển Module chức năng thực hiện quá trình xử lý
của HT (VD nhập liệu, báo cáo v.v.)

Thử nghiệm và hiệu chỉnh mẫu thử nghiệm. Thử và
sửa mẫu thử nghiệm cho tới khi người sử dụng hài
lòng

Tạo mô tả chi tiết hệ thống, hoàn chỉnh tài liệu HT
Thành phần tham gia phát triển HT


Hỗ trợ, khuyến khích dự án phát
triển

Thiết lập chính sách về lựa chọn dự
án, chính sách cấu trúc tổ chức
 Xem xét, chấp thuận lựa chọn dự án

Người sử dụng

Xác định yêu cầu thông tin
? Vai trò của
BQL cấp cao
DN trong dự án
phát triển/tổ
chức HTTT KT.
Vai trò ban quản lý dự án
Nguyễn Bích Liên
10

Thành phần: quản lý cấp cao các bộ phận: KTT,
HT TT, bộ phận sử dụng

Quản lý ở cấp độ thực hiện:

Lập kế hoạch phát triển dự án

Thiết lập chính sách quản lý dự án HT TT kế
toán


Công
cụ
Qui trình xử lý
Thông tin
Môi trường hệ thống
Phân tích HT: tìm hiểu và thu thập thông tin
Nguyễn Bích Liên
13

Đặc điểm và qui trình sản xuất, kinh doanh: xem xét
theo qui trình – chu trình kinh doanh
 Yêu cầu thông
tin phục vụ quản
lý

Yêu cầu kiểm
soát : hoạt động
– xử lý thông tin
 Pháp lý: kế
toán/luật thuế/
v.v
 Kế hoạch chiến
lược phát triển
DN
 Chiến lược- kế
hoạch phát triển
HTTT & ứng dụng
CNTT

Giải pháp phát

(3b)
Xác định tài
khoản; Xác
định danh
mục đối
tượng quản
lý chi tiết ->
Mã hóa
(5)
Hoạt động kinh doanh;
Đặc điểm ứng dụng
CNTT
Mô hình
dữ liệu
phù hợp
(4)
Điều chỉnh/bổ sung kiểm soát
-> Hệ thống phù hợp -> hồ sơ
HT
Mô hình
dữ liệu
phù hợp
Nhân sự
Phân tích HT: Mô tả yêu cầu thông tin (1)
Nguyễn Bích Liên
16
Chu
trình
Hoạt
động

Theo
dõi
công
nợ
GĐBH;
GĐTC;
KT
Đánh giá công nợ theo từng
loại khách hàng đại lý, siêu
thị để đánh giá chính sách
bán chịu
Công nợ theo đối
tượng khách hàng
Công nợ theo thời
hạn nợ
Lưu ý: Trình bày mô tả yêu cầu thông tin
• Sắp xếp theo thứ tự các cấp quản lý theo chu trình, theo
từng loại hoạt động (kể các hoạt động chưa ảnh hưởng tình
hình TC)
• Theo Thứ tự mức độ thông tin từ tổng hợp- chi tiết
Mô tả DFD – xây dựng dòng thông tin
phù hợp (2)
Nguyễn Bích Liên
17
 Cách vẽ mô tả

Cách đánh giá dòng thông tin luân chuyển

Cách xây dựng lại dòng thông tin phù hợp
Tổ chức dữ liệu lưu trữ và thu thập (4)

Hoạt động kinh tế
(sự kiện)
YCầu thông tin/quản
lý theo hoạt động
Danh mục đối
tượng kế toán
Danh mục đối tượng
quản lý chi tiết (nguồn
lực/tác nhân/vị trí)
Danh mục Tài
khoản kế toán
Ví dụ xác định danh mục đối tượng Kế
toán; đối tượng quản lý chi tiết
Nguyễn Bích Liên
20

Lấy lại Ví dụ đã phân tích nhu cầu thông tin tại slide
16- Hãy xác định danh mục đối tượng kế toán, đối
tượng quản lý chi tiết
Số TT Đối tượng Yêu cầu quản lý Đối tượng quản lý chi tiết
1 Doanh thu
1.1. Theo hoạt động bán buôn Hàng hóa, khách hàng
1.2 Theo hoạt động bán lẻ Hàng hóa, khách hàng
1.3 Theo đại lý Hàng hóa, đại lý
1.4 Theo siêu thị Hàng hóa, siêu thị
Theo nhân viên bán hàng Hàng hóa, nhân viên bán
hàng
Phải thu Theo khách hàng Khách hàng, siêu thị, đại lý
Theo thời gian
Ví dụ xác định danh mục tài khoản và

Ổn định và sử dụng lâu dài
 Gọn nhẹ nhưng vẫn đáp ứng yêu cầu quản lý và cung cấp
thông tin
Nguyên tắc xác định danh mục tài khoản
Nguyễn Bích Liên
23
Đối tượng
kế toán
TK theo qui định
của chế độ kế toán
Yêu cầu
quản lý chi
tiết ?
Sắp xếp yêu cầu quản lý theo
phân cấp cao thấp/ phụ thuộc
y/c quản lý chi
tiết của đối
tượng KT
Danh mục đối tượng
quản lý chi tiết
Lựa chọn:

Y/C quản lý nhận diện qua nội dung (đối tượng) có số lượng lớn hoặc /và biến động?
(VD Nhân viên bán hàng; khách hàng)

Y/C quản lý nhận diện qua nội dung tổng hợp từ nhóm đối tượng biến động lớn (Vd
nhóm khách bán lẻ, bán buôn; đại lý, siêu thị)

Y/C quản lý nhận diện gián tiếp qua chứng từ (VD ngày thanh toán, thời hạn thanh
toán )

Xây dựng mã cho đối tượng quản lý chi
tiết (đối tượng chi tiết)
25
 Các loại mã

Yêu cầu xây dựng mã

Các bước thực hiện

VD: mã hàng hóa