MỤC LỤC
CHƯƠNG 1 3
HOẠT ĐỘNG NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY 3
1.1. Giới thiệu về công ty 3
1.2. Mô tả nghiệp vụ công việc 3
1.3. Giải pháp 6
CHƯƠNG 2 7
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 7
2.1. Mô hình nghiệp vụ 7
2.1.1. Bảng phân tích xác định tác nhân, chức năng và hồ sơ 7
2.1.2. Biểu đồ ngữ cảnh 8
2.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ 9
2.1.4. Danh sách hồ sơ tài liệu 13
2.1.5.Ma trận thực thể chức năng 15
2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu 16
2.2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 16
2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 17
2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu 21
2.3.1. Mô hình liên kết thực thể ER 21
2.3.2. Mô hình quan hệ 26
2.4. Thiết kế giao diện 29
CHƯƠNG 3 30
CƠ SỞ LÝ THUYẾT 30
3.1. Phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu trúc 30
3.1.1. Các khái niệm về hệ thống thông tin 30
3.1.2.Tiếp cận phát triển hệ thống thông tin định hướng cấu trúc 31
3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ 32
3.2.1 Mô hình liên kết thực thể E-R 32
3.2.2 Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ 33
3.3. Công cụ để cài đặt chương trình 34
3.3.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL SERVER 34

Sinh viên
Ngô Thị Thu Thủy
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính trở thành phương
tiện không thể thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính năng của
máy tính được khai thác một cách triệt để. Nếu như vài ba năm trước máy tính ở nước ta
máy tính được sử dụng chủ yếu như là một công cụ để soạn thảo văn bản thông thường,
hoặc các công việc lập trình, quản lý phức tạp, xử lý dữ liệu biểu bảng, thương mại, khoa
học v.v… thì giờ đây, cùng với sự vươn xa của mạng Internet trên lãnh thổ Việt Nam máy
tính còn là phương tiện bạn có thể ngồi trên bàn làm việc cá nhân tại gia đình mà trao đổi
thông tin liên lạc đi khắp toàn cầu.
Nền tin học càng phát triển thì con người càng có nhiều những phương pháp mới,
công cụ mới để xử lý thông tin và nắm bắt được nhiều thông tin hơn. Tin học được ứng
dụng trong mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Việc áp dụng tin học vào
trong quản lý, sản xuất, kinh doanh du lịch là một xu hướng tất yếu.
Kết quả của việc áp dụng tin học trong quản lý là việc hình thành các hệ thống
thông tin quản lý nhằm phục vụ cho nhu cầu xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin cho các
chủ sở hữu hệ thống đó. Ở nước ta hiện nay trong những năm gần đây các ứng dụng tin
học vào quản lý đang ngày một nhiều hơn, đa dạng hơn.
Hệ thống thông tin được đề cập đến trong đồ án này là hệ thống theo dõi nhập xuất
và thu chi hàng ngày tại công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch Vụ ITA. Đối với
công việc theo dõi bán hàng và lập các phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng làm thủ công thì
rất mất công, rất khó khăn khi muốn thống kê nhanh lượng hàng tồn kho, các báo cáo
nhập xuất hàng. Thực hiện bằng thủ công có nhược điểm lớn là độ chính xác không cao và
thời gian xử lý công việc rất lâu.
Để giải quyết các khó khăn của công việc trên một cách nhanh chóng và thuận lợi
thì tin học đã cung cấp cho chúng ta các phương pháp và các công cụ để xây dựng các
chương trình ứng dụng đó và việc có được một chương trình gần như tự động hoá được
các công việc trên cho nhân viên.
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày

thông báo nợ và yêu cầu thanh toán.
Khi hàng đã được xuất khỏi kho giao cho khách, do một lý do nào đó mà khách đổi lấy
hàng khác thì hàng được trả sẽ được nhập lại kho. Nhân viên kho ghi hàng nhập lại kho
vào một phiếu theo từng ngày.
Các hồ sơ liên quan trong quá trình xuất hàng
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
4
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành hành cho khách. Hàng chỉ được bảo hành khi có
phiếu bảo hành, trong thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành. Khách khi mang
hàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng kỹ thuật để được bảo hành. Nếu bảo hành hết hạn
hoặc hỏng hóc do cháy chập điện mà khách có yêu cầu sửa chữa thì nhân viên bảo hành
lập phiếu sửa chữa và chuyển bộ phận kế toán để lập hóa đơn thanh toán với khách.
Khi nhận bảo hành thiết bị của khách thì nhân viên bảo hành phải ghi giấy biên nhận
cho khách về tình trạng hiện tại của thiết bị.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
5
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Sau mỗi ngày ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo chi tiết về tình hình hoạt động nhập xuất
hàng, tình hình thu chi của công ty, thì kế toán tổng kết đưa ra các báo cáo: nhập hàng, xuất
hàng, hàng tồn kho, thu chi, công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp.
Các công thức liên quan
Tồn kho (Tồn cuối kỳ) = Tồn đầu kỳ + Σ Hàng nhập – Σ Hàng xuất
Thu/chi (Tồn cuối kỳ) = Số dư đầu kỳ + Σ Số tiền thu – Σ Số tiền chi
Thành tiền = Số lượng*Đơn giá + (Số lượng*Đơn giá)*Thue/100
Tổng tiền = Σ Thành tiền (ở phiếu xuất hàng, hoặc phiếu nhập hàng)
Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền thu (ở phiếu thu)
Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền chi (ở phiếu chi)
Tổng tiền nợ = Σ Số tiền nợ (ở giấy báo nợ)
1.3. Giải pháp

Lập phiếu thu Phiếu thu HSDL
Lập phiếu biên nhận Phiếu biên nhận HSDL
Lập phiếu sửa chữa Phiếu sửa chữa HSDL
Lập báo cáo Báo cáo HSDL
7
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.1.2. Biểu đồ ngữ cảnh
a) Biểu đồ
b) Mô tả hoạt động
NHÀ CUNG CẤP: Sau khi công ty tham khảo giá chọn ra nhà cung cấp thích hợp,
gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, nhà cung cấp gửi hàng và phiếu giao hàng cho công
ty. Khi công ty thanh toán tiền thì gửi phiếu chi cho nhà cung cấp.
KHÁCH HÀNG: Khi khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh cung cấp thông tin
về hàng và báo giá và các thông tin chi tiết về hàng.Tiếp nhận phiếu yêu cầu của khách.
Sau khi khách xem xét các mặt hàng và quyết định mua hàng thì bộ phận kinh doanh gửi
phiếu yêu cầu cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng đồng thời là hóa đơn thanh
toán. Khi thu tiền phải lập ra phiếu thu đưa phiếu thu cho khách. Công ty dùng phiếu
xuất hàng kiêm phiếu bảo hành.
NGÂN HÀNG: Khi khách hoặc nhà cung cấp có nhu cầu thanh toán bằng hình thức
chuyển khoản, công ty phải nhờ ngân hàng thực hiện giao dịch này.
BAN LÃNH ĐẠO: Hàng ngày ban lãnh đạo công ty có yêu cầu báo cáo về tình hình
nhập xuất hàng, tồn kho và thu chi thì hệ thống phải gửi báo cáo cho ban lãnh đạo.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
0
HỆ THỐNG
THEO DÕI NHẬP
XUẤT HÀNG VÀ
THU CHI
BAN LÃNH ĐẠO
NHÀ CUNG

Y/c thanh toán
Đổi hàng khác
hang
Trả lại hàng lỗi
8
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ
a. Sơ đồ phân rã chức năng
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
THEO DÕI NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI
1. Nhập hàng 2. Xuất hàng 4. Báo cáo
1.1 Lập đơn hàng
1.2 Kiểm tra đơn, hàng
1.3 Lập phiếu nhập hàng
1.4 Lập phiếu chi
2.1 Tiếp nhận phiếu yêu cầu
2.2 Kiểm tra hàng trong kho
2.3 Lập phiếu xuất hàng
2.4 Lập phiếu thu
2.6 Nhập hàng trở lại kho
2.5 Thông báo nợ khách hàng1.5Lập ds hàng trả lạiNCC
3.1 Tiếp nhận phiếu bảohành
3.2 Lập phiếu biên nhận
3.3 Bảo hành
3.4 Lập phiếu sửa chữa
4.1 Hàng nhập
4.2 Hàng xuất
4.3 Hàng tồn kho
4.4 Thu chi
4.5 Nợ khách hàng

2.4 Lập phiếu thu : Khi thu tiền của khách kế toán phải lập ra phiếu thu (dựa vào
phiếu xuất hàng), giao cho khách bản sao của phiếu thu, giữ lại bản gốc.
2.5 Thông báo nợ khách hàng: Theo định kỳ bộ phận kế toán kiểm tra các khoản
nợ của khách hàng ( khách hàng quen hoặc lâu năm) để lập thông báo nợ cho khách
hàng và yêu cầu thanh toán.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
11
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.6 Nhập hàng trở lại kho: Sau khi hoạt động mua bán hàng kết thúc, trường hợp
khách muốn đổi lấy sản phẩm khác thì hàng được nhập lại kho.
3.1 Tiếp nhận phiếu bảo hành : Khách hàng muốn bảo hành các thiết bị thì mang
phiếu bảo hành đến Công ty, nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành xem còn
hạn dùng không?
3.2 Lập phiếu biên nhận: Khi nhận các thiết bị của khách hàng đến bảo hành sửa
chữa, nhân viên bảo hành phải xác định hiện trạng thiết bị, kí vào giấy biên nhận giao
cho khách hàng.
3.3 Bảo hành: Bảo hành hàng cho khách theo các mục ghi ở giấy biên nhận.
3.4 Lập phiếu sửa chữa: Khi nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành nếu hết
hạn bảo hành hoặc các thiết bị bị cháy chập điện … không bảo hành mà khách vẫn có
yêu cầu bảo hành, sửa chữa thì nhân viên bảo hành vẫn tiến hành bảo hành và lập
phiếu sửa chữa.
3.5 Lập phiếu thu: Khi thu tiền của khách kế toán phải lập ra phiếu thu, giao cho
khách bản sao của phiếu thu, giữ lại bản gốc.
4.1 Báo cáo nhập hàng: Một ngày có thể có rất nhiều phiếu nhập hàng.Việc thống
kê hàng nhập này theo ngày theo yêu cầu của ban lãnh đạo, để đánh giá được lượng
hàng nhập và mặt hàng nhập.
4.2 Báo cáo xuất hàng: Tương tự như báo cáo hàng nhập. Một ngày cũng có rất
nhiều phiếu xuất hàng.Việc thống kê hàng xuất theo yêu cầu của ban lãnh đạo, để
đánh giá được lượng hàng xuất và mặt hàng xuất trong ngày.
4.3 Báo cáo hàng tồn kho: Bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho còn những

Sổ kho
D
6
Phiếu chi
D
7
Sổ quỹ
D
8
Phiếu yêu cầu
D
9
Báo giá công ty
D
10
Phiếu xuất kho kiêm bảo hành
D
11
Giấy thông báo nợ
D
12
Phiếu thu
D
13
Giấy biên nhận
D
14
Phiếu sửa chữa
D
15

6
Phiếu chi
D
7
Sổ quỹ
D
8
Phiếu yêu cầu
D
9
Báo giá công ty
D
10
Phiếu xuất hàng
D
11
Giấy Tbáo nợ
D
12
Phiếu thu
D
13
Giấy biên nhận
D
14
Phiếu sửa chữa
D
15
Báo cáo
D

D7 Sổ quỹ
2.0
Xuất hàng
3.0
Bảo hành
4.0
Báo cáo
D8 Phiếu yêu cầu

D12 Phiếu thu
D11 Thông báo nợ
D10 Phiếu xuất hàng

D13 Giấy biên nhận
D5 Sổ kho
D7 Sổ quỹ
D6 Phiếu chi
NHÀ CUNG
CẤP
Đơn đặt hàng
KHÁCH
HÀNG
KHÁCH
HÀNG
BAN LÃNH
ĐẠO
Phiếu giao hàng
Y/c bảo hành
Phiếu biên nhận
NGÂN

1.1
1.3
1.2
Kiểm tra
đơn, hàng
Lập đơn
hàng
Lập phiếu
nhập hàng
1.4
Lập phiếu
chi
D5 Sổ kho
D1 Báo giá nhà cung cấp

D2 Đơn đặt hàng

D3 Phiếu giao hàng

D4 Phiếu nhập hàng

NHÀ CUNG
CẤP
D5 Sổ kho
D7 Sổ quỹ
D6 Phiếu chi
Đơn đặt hàng
Phiếu
giao
hàng

2.2
Kiểm tra hàng
trong kho
Tiếp nhận
phiếu yêu cầu
Lập phiếu
xuất hàng
Lập phiếu
thu
D8 Phiếu yêu cầu
D9 Báo giá công ty
D5 Sổ kho
D10 Phiếu xuất hàng

D5 Sổ kho
D7 Sổ quỹ
D12 Phiếu thu
KHÁCH
HÀNG
Phiếu yêu cầu
KHÁCH
HÀNG
2.5
Thông báo
nợ KH
D11 Giấy thông báo nợ
Thông báo nợ
Phiếu thu
Hết hàng
NGÂN

phiếu bảo
hành
Lập phiếu
thu
D10 Phiếu xuất hàng
D9 Báo giá công ty
D7 Sổ quỹ
D12 Phiếu thu
KHÁCH
HÀNG
Hết hạn, không
được BH
Giấy biên nhận
D13 Giấy biên nhận
Y/c bảo hành
Thông tin hàng BH
Hết hạn bảo hành
3.3
Bảo hành
Thông tin giấy biên nhận
Trả
hàng
Phiếu thu
3.2
Lập giấy biên
nhận
3.4
Lập phiếu
sửa chữa
D14 Phiếu sửa chữa

Báo cáo công
nợ NCC
D11 Giấy thông báo nợ

4.3
D4 Phiếu nhập hàng

D6 Phiếu chi

D4 Phiếu nhập hàng

D15 Báo cáo
D15 Báo cáo
D15 Báo cáo
Báo cáo
Báo cáo
BAN LÃNH
ĐẠO
BAN LÃNH
ĐẠO
Y/c báo cáo
Báo cáoBáo cáo
Y/c báo cáo
Yêu
cầu
báo
cáo
Báo
cáo
20

Nhân viên nhập nhiều hàng từ nhiều nhà cung cấp
Nhà cung cấp nhận tiền thanh toán hàng từ nhân viên
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
NHÂN VIÊN NHÀ CUNG CẤP
Số lượng
1
n
m
HÀNG
Mô tả hàng
Số đơn hàng
Đơn giá đặt
Ngày giao hàng
Ngày đặt
Đặt
NHÂN VIÊN NHÀ CUNG
CẤP
Lý do chi
n1
Số phiếu chi Số phiếu nhâp
Số tiền chiSố tiền nợ
Thanh toán
Ngày chi
HÀNGNHÀ CUNG CẤP
Số phiếu nhập
Số lượng
m
1
n
NHÂN VIÊN

1 n
1
Ngày xuất
Xuất
Tổng tiền
KHÁCH HÀNG NHÂN VIÊN
Số tiền nợ
Số tiền thu
1
n
Lý do thu
Số phiếu thu
Số phiếu xuất
Trả tiền
Ngày thu
Lý do xuất
KHÁCH HÀNG
23
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Một nhân viên thông báo nợ cho nhiều khách hàng
Một nhân viên bảo hành nhiều hàng cho nhiều khách hàng
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
HÀNG
Ngày nhận
NHÂN VIÊN KHÁCH HÀNG
1
Tình trạng
1
m
Bảo hành

Thời gian bảo hành
1
1
1
Ngày áp dụng
Chi phí nâng cấp
Lý do chi
Số tiền chi
n
Số phiếu thu
Số tiền thu
Lý do thu
n
Thuộc
1
n
n
m
m
1
m
n
n
n
n
m
m
Họ tên
Ngày nhận
n

Địa chỉ
Họ tên
Số thông báo nợ
Ngày thông báo
Tổng tiền nợ
Thông báo nợ
Số phiếu xuất
Ngày đến hạn trả
Trả tiền
Số phiếu chi
Thanh toán
Bảo hành
Số phiếu xuất
Địa chỉ
Mã số thuế
KHÁCH HÀNG
Xuất
Số phiếu xuất
Chức năngMã nhóm
DM GIÁ
Tên hàngMã hàng
Số phiếu nhập
NHÀ CUNG CẤP
Ngày giao hàng
Đơn giá đặt
Hình thức thanh toán
NHÓM HÀNG
Đặt
Số lượng
Đơn giá xuất