Lời mở đầu
Trong những năm qua sự chuyển mình của nền kinh tế Việt Nam đã có những
thay đổi sâu sắc và toàn diện. Cục diện về kinh tế đã thay đổi hẳn cùng với đó là cơ
chế quản lý kinh tế tài chính đổi mới cả về chiều rộng và chiều sâu tác động rất lớn
đến doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Hoạt động sản xuất kinh doanh của các
doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng phải đứng trớc sự cạnh tranh hết sức gay
gắt và chịu sự tác động của các quy luật kinh tế nh : quy luật cạnh tranh, quy luật
cung cầu, quy luật giá trị. Do đó để đứng vững, tồn tại và phát triển đợc thì hoạt
động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp phải mang lại hiệu quả tức là đem
lại lợi nhuận.Vì vậy các thông tin cần đợc cung cấp một cách chính xác kịp thời và
toàn diện về tình hình thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và kết quả kinh
doanh, tình hình quản lý và sử dụng lao động, vật t tiền vốn trong quá trình hoạt
động kinh doanh, làm cơ sở để đề ra các chủ chơng, chính sách và giải pháp quản lý
thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế.
Bất kỳ nền sản xuất nào, kể cả nền sản xuất hiện đại đều có đặc trng chung
là sự tác động của con ngời vào các yếu tố lực lợng tự nhiên nằm thoả mãn
những nhu cầu nào đó. Vì vậy sản xuất luôn là sự tác động qua lại của ba yếu tố
cơ bản: lao động của con ngời, t liệu lao động và đối tợng lao động. Con ngời có
sức lao động sử dụng t liệu lao động tác động vào đối tợng lao động để tạo ra
của cải vật chất (hay còn gọi là sản phẩm).
Nh vậy nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động cấu thành nên thực thể
sản phẩm, là nhân tố quan trọng tác động đến chất lợng sản phẩm cũng nh giá
thành của sản phẩm. Đặc biệt trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí về
nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá
thành sản phẩm. Do vậy tăng cờng công tác quản lý và hạch toán nguyên vật
liệu đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí
sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng.
1
Xuất phát từ lý luận và thực tiễn đặt ra cho công tác kế toán nguyên vật liệu.
Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp cơ khí 79 em đã chọn đề tài: Hoàn thiện kế
toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Cơ khí Z79" làm đề tài nghiên cứu cho luận văn
làm ảnh hởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp.
Xét về hình thái vật chất, nguyên vật liệu là biểu hiện của một phần tài sản lu
động. Nhng về mặt giá trị đó chính là vốn lu động của doanh nghiệp. Hiệu quả
của việc sử dụng nguyên vật liệu chính là hiệu quả của việc sử dụng vốn sản
xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp mà cụ thể ở đây chính là vốn lu động.
Từ những lý luận trên cho thấy nguyên vật liệu có một vai trò rất quan trọng
trong sản xuất, nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quát trình sản xuất, giúp
cho quá trình sản xuất đợc liên tục. Vì vậy việc quản lý và sử dụng nguyên vật
liệu phải đợc đảm bảo tính hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả.
3
II. Phân loại và tính giá NVL
1. Phân loại NVL
Căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất
- Nguyên, vật liệu chính: là những thứ nguyên, vật liệu mà sau quá trình gia
công chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm
- Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử
dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc
dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho
lao động của công nhân viên chức ( dầu nờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy,
thuốc chống rỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau...)
- Nhiên liệu: là những thứ vật liệu đợc dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá
trình sản xuất, kinh doanh nh than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốtv.v...;
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng để sửa chữa và thay thế cho máy
móc, thiết bị, phơng tiện vận tải....;
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồmcác vật liệu và thiết bị ( cần lắp,
không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm
mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản;
- Phế liệu: là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài
sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch, sắt....)
- Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh
Đặc điểm của phơng pháp này là mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều đợc kế
toán theo dõi, tính toán và ghi chếp một cách thờng xuyên theo quá trình phát
sinh.
Phơng pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm là trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính
toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu, còn giá trị vật liệu xuất chỉ đợc
xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện có cuối kỳ.
Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu
= + -
xuất trong kỳ Hiện còn đầu kỳ Nhập trong kỳ Hiện còn cuối kỳ
a. Giá mua thực tế vật liệu nhập
5
Vật liệu mua ngoài:
Giá nhập Giá mua ghi Chi phí thu mua Khoản giảm giá
= + -
kho trên hóa đơn thực tế đợc hởng
Vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật liệu.
Vật liệu thuê ngoài chế biến:
Giá nhập Giá xuất VL Tiền thuê Chi phí vận chuyể, bốc
= + +
kho đem chế biến chế biến dỡ vật liệu đi và về
vật liệu đợc cấp:
Giá nhập kho = Giá do đơn vị cấp thông báo + Chi phí vân chuyể, bôc dỡ
Vật liệu nhận vốn góp: Giá nhập kho là giá do hội đồng định giá xác định
Vật liệu đợc biếu tặng: Giá nhập kho là giá thực tế đợc xác định theo thời giá
trên thị trờng.
b. Phơng pháp đánh giá nguyên vật liệu
*Ph ơng pháp nhập tr ớc, xuất tr ớc (FIFO)
Phơng pháp này giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho trớc thì xuất trớc ,
xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng
xuất . Cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng
+
Số lợng NVL
nhập trong kỳ
Phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ đơn giản , dễ làm nhng độ
chính xác không cao . Công việc tính toán dồn vào cuối tháng , gây ảnh hởng
đến công tác quyết toán nói chung.
Giá thực tế NVL
xuất dùng
=
Số lợng NVL
Xuất dùng
x
Giá đơn vị bình quân
7
2/ Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc
Giá đơn vị bình quân
Cuối kỳ trớc
=
Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ
(hoặc cuối kỳ trớc )
Số lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ
(hoặc cuối kỳ trớc )
Phơng pháp này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động
vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của
giá cả vật liệu kỳ này .
3/ Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập
Giá đơn vị bình quân
Sau mỗi lần nhập
=
Giá thực tế NVL tồn kho sau
phù hợp với yêu cầu sản xuất. Quản lý tốt chi phí thu mua và vận chuyển
nguyên vật liệu. Tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định, giá cả hợp lý
đồng thời phải quản lý chặt chẽ về khối lợng, quy cách, chủng loại, giá mua,
thuế GTGT đợc khấu trừ.
- ở khâu dự trữ: Phải xác định đợc mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý, tránh
tình trạng thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu gây ra hiện tợng ứ đọng vốn do dự
trữ quá nhiều hoặc ngừng sản xuất.
- ở khâu bảo quản: Nguyên vật liệu phải đợc bảo quản chặt chẽ tránh hiện t-
ợng h hao mất mát. Đồng thời phải có hệ thống kho tàng bến bãi thuận tiện cho
việc bảo quản và phục vụ cho quá trình sản xuất.
- ở khâu sử dụng: Cần xây dựng đợc định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tổ
chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng. Trên cơ sỏ đó
so sánh định mức, sự toán chi phí, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu.
Từ đó tìm biện pháp sử dụng hợp lý tiết kiếm nguyên vật liệu, hạ thấp chi phí
sản xuất và giá thành sản phẩm tăng thu nhập và tích lũy cho doanh nghiệp
2. Vai trò của kế toán
Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu là
một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động SXKD ở
doanh nghiệp. Để góp phần nâng cao chất lợng và hiệu quả quản lý vật liệu, kế
toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu
trên các mặt: Số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị thời gian cung cấp.
9
- Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho các đối
tợng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu,
phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trờng hợp sử dụng vật liệu sai mục đích,
lãng phí.
- Thờng xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp
thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, cha cần dùng và có biện pháp giải
phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại.
+ Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT)
+ Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03-VT-3LL)
+ Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08-VT)
+ Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02-BH)
b. Các chứng từ kế toán hớng dẫn
+ Phiếu xuất kho vật t theo hạn mức ( Mẫu 04-VT)
+ Biên bản kiểm nghiệm vật t ( Mẫu 05-VT)
+ Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07-VT)
V. Phơng pháp kế toán chi tiết NVL
Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các phơng pháp khác
nhau. Mỗi doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm riêng có và yêu cầu quản lý
của mình để chọn một trong các phơng pháp thích hợp. Các phơng pháp hạch
toán chi tiết nguyên vật liệu bao gồm:
- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.
- Hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ số d
11
1. Phơng pháp thẻ song song
Theo phơng pháp thẻ song song, hạch toán chi tiết vật liệu tại các doanh nghiệp
đợc tiến hành nh sau:
ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về
mặt số lợng
ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập,
xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về số lợng và giá trị.
Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất vật liệu đợc thủ
kho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các sổ
chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập,
xuất, tồn vật liệu.
Ghi chú : Ghi hàng ngày
liệu trên thẻ kho để ghi vào sổ số d. Sổ số d do phòng kế toán lập và gửi xuống
cho thủ kho vào nhgày cuối tháng để ghi sổ.
Các chứng từ nhập xuất sau khi đã ghi vào thẻ kho phải đợc thủ kho phân loại
theo chứng từ nhập, chứng từ xuất của từng loại vật liệu để lập phiếu giao nhận
chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất.
13
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Sổ đối chiếu luân
chuyển
Kế toán tổng hợp
Bảng kê nhập
Bảng kê xuất
+ ở phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và
kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. khi nhận đợc
chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ( giá hạch toán), tổng
cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ.
Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật liệu vào bảng lũy kế
nhập, xuất, tồn kho.
Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng để tính ra ssố d cuối tháng của từng
nhóm vật liệu. Số d này dùng để đối chiếu với cột Số tiền trên sổ số d.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi định kỳ
Ghi cuối tháng
14
Phiếu nhập kho
Kế toán tổng hợp
+ TK 111 Tiền mặt
+ TK 112 Tiền gửi ngân hàng
+ TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản
2. Kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến NVL
2.2. Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
Đây là phơng pháp phản ánh tình hình biến động tăng, giảm, tồn của từng
loại vật liệu một cách thờng xuyên liên tục vào các tài khoản phản ánh vật liệu.
Bởi vậy tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể biết đợc giá trị vật liệu tồn kho. Ph-
ơng pháp này hạch toán chính xác giá trị vật liệu sau mỗi lần nhập, xuất kho
15
đảm bảo cân đối giữa giá trị và số lợng, thuận lợi cho việc phân bổ vật liệu xuất
kho vào từng tài khoản liên quan.
a. Kế toán tổng hợp nhập kho NLVL:
* Trờng hợp mua ngoài
- Khi mua vật liệu về nhập kho:
+ Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ. Kế
toán ghi:
nợ TK 152- giá mua
nợ TK 133- Thuế GTGT
Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán
+ Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp. Kế toán
ghi:
Nợ TK 152- Trị giá vốn thực tế bao gồm VAT
Có TK 111, 112,141, 331- Tổng giá thanh toán
- Nếu vật liệu mà doanh nghiệp đã mua nhng cuối tháng cha về
+ Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ. Kế
toán ghi:
nợ TK 151- giá mua
nợ TK 133- Thuế GTGT
Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán
Căn cứ vào giá thành thực tế của vật liệu tự sản xuất để ghi:
Nợ TK 152
Có TK 154 chi phí SXKD dở dang
* Trờng hợp thuê ngoài gia công chế biến
- Trị giá vật liệu xuất giao cho ngời nhân chế biến:
Nợ TK 154
Có TK 152
- Khoản phải thanh toán cho ngời nhận gia công chế biến và các chi phí khác
có liên quan:
17
Nợ TK 154
Có TK 111, 112, 331...
- Khi nhập kho trở lại, căn cứ vào giá thực tế của VL đã chế biến xong để ghi:
Nợ TK 152
Có TK 154
* Trờng hợp nhận góp vốn liên doanh, cổ phần
Nợ TK 152
Có TK 441 nguồn vốn kinh doanh
Có TK 111,112,... Các khoản chi phí có liên quan.
b. Kế toán tổng hợp xuất kho NLVL
* Xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh
Căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi:
Nợ TK 621: xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm
Nợ TK 627: xuất dùng chung cho phân xởng, bộ phận sản xuất
Nợ TK 6412: xuất phục vụ cho bán hàng
Nợ TK 6422: xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 241: xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ
Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng
* Khi cấp vật liệu để cấp cho đơn vị trực thuộc hoặc để cho vay, mợn trong nội
bộ sẽ ghi:
* thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê
- Nếu trị giá thiếu đợc ghi tăng giá vốn hàng bán, kế toán ghi;
Nợ TK 632
Có TK 152
- Nếu trị giá thiếu cha xác định đợc nguyên nhân, kế toán ghi:
Nợ TK 138
Có TK 152
Sau đó, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh:
Nợ TK 1388- bắt bồi thờng
Nợ TK 632- tính vào giá vốn
......
19
Có TK 1381- TS chờ xử lý
* Khi kiểm kê phát hiện có vật liệu thừa, kế toán phản ánh:
- Nếu thừa do nhầm lẫn trong tính toán, ghi chép thì kế toán căn cứ vào tình
hình thực tế đợc xác định để ghi:
Nợ TK 152
Có các TK có liên quan
- Nếu thừa nhng cha xác định nguyên nhân kế toán căn cứ vào trịn giá thừa để
ghi:
Nợ TK 152
Có TK 3381- TS thừa chờ xử lý
Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý để phản ánh:
Nợ TK 3381
Có TK 632- giảm giá vốn hàng bán
* Khi đánh giá lại làm tăng trị giá của vật liệu, kế toán căn cứ vào khoản chênh
lệch tăng để ghi:
Nợ TK 152
Có TK 412- chênh lệch đánh giá lại TS
Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai tờng xuyên có thể
Chênh lệch giảm do đánh giá lại
TK 632, 157
TK 627, 641, 642, 241
TK 151 TK 152 TK 621
TK 111, 112, 331, 141
TK 3333
Nhập kho NVL đang đi đường
kỳ trước
Xuất dùng trực tiếp cho
sản xuất chế tạo sản phẩm
Nhập kho NVL mua ngoài
(hàng và hoá đơn cùng về)
Thuế nhập khẩu tính vào
giá trị NVL nhập kho
NVL xuất phục vụ QL phân xư
ởng, bán hàng QLDN, XDCB
Xuất bán NVL
TK 632
2.2. Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Theo phơng pháp này tình hình biến động vật liệu trong kỳ không đợc phản
ánh vào tài khoản "Hàng tồn kho" (trong đó có tài khoản "Nguyên vật liệu"). Để
21
biết đợc lợng vật liệu xuất dùng trong kỳ kế toán phải căn cứ vào kết quả kiểm
kê thực tế để phản ánh giá trị vật liệu tồn kho và đi đờng cuối kỳ trên sổ kế toán
tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật liệu đã xuất dùng theo công thức:
Trị giá vật liệu
xuất kho
=
Trị giá vật liệu
tồn đầu kỳ
22
Có TK6111
(4) Sau đó khi xác định đợc trị giá VL xuất sử dụng trong kỳ sẽ ghi
Nợ TK621 chi phí NVL trực tiếp
Có TK6111
Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ có thể
khái quát bằng sơ đồ sau:
VII. Hệ thống sổ kế toán áp dụng
Tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý, mỗi doanh nghiệp lựa chọn
một hình thức sổ kế toán phù hợ. Bao gồm: Hình thức nhật ký chung, Hình thức
chứng từ ghi sổ, Hình thức nhật ký chứng từ, Hình thức nhật ký sổ cái.
1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung
Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc
căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để ghi theo thứ tự thời gian và nội dung
nghiệp vụ kinh tế theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tợng kế
23
TK 627, 641, 642, 241
TK 821
TK 151, 152, 157
TK 611 TK 151, 152, 157
TK 111, 112, 331, 141
TK 411, ...
Kết chuyển giá vốn thực tế
NVL tồn đầu kỳ
Kết chuyển giá vốn thực tế
NVL tồn cuối kỳ
Giá vốn thực tế hàng mua vào
trong kỳ
Trường hợp khác làm tăng
giá trị NVL trong kỳ
2. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái
Đặc trng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết
hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế (theo tài khoản kế
toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng họp duy nhất là Sổ Nhật ký sổ
cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký sổ cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng Tổng
hợp chứng từ gốc
Hình thức kế toán nhật ký sổ cái gồm các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký - Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi:
25
Chứng từ gốc
Nhật ký mua
hàng
Sổ cái tài khoản
Nhật ký chung Thẻ kho của thủ
kho
Sơ đồ : hạch toán theo hình thức nhật ký chung
Báo cáo tài chính
Báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư
Bảng tổng hợp sổ chi
tiết vật tư
Sổ chi tiết vật tư
Copyright: Tài liệu đại học ©