Website: Email : Tel : 0918.775.368
Lời mở đầu
Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thơng mại có vai trò lớn. Nó gắn
sản xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của đời sống xã hội, thúc
đẩy sản xuất và các lĩnh vực khác của nền kinh tế phát triển, góp phần hình thành
cơ cấu kinh tế hợp lý, đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế nớc ta với các nớc
trong khu vực và trên thế giới, thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội của Đảng và
Nhà nớc trong từng giai đoạn.
Từ khi chuyển đổi cơ chế kinh tế sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết vĩ mô
của Nhà nớc, hoạt động của doanh nghiệp thơng mại có những khác biệt rất cơ bản
so với hoạt động của nó trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung. Trong cơ chế cũ,
doanh nghiệp thơng mại đợc Nhà nớc lo cho cả đầu vào lần đầu ra. Nhng trong cơ
chế mới, doanh nghiệp thơng mại phải tự tìm đầu vào, đầu ra cho mình, tự tổ chức
quản lý kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất.
Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp thơng mại phải tổ chức đợc tốt 3 khâu
của quá trình lu chuyển hàng hoá là mua vào - dự trữ - bán ra. Ba khâu này có
quan hệ mật thiết với nhau. Mặc dù mục đích doanh nghiệp thơng mại là tiêu thụ
hàng hoá nhng muốn có hàng để bán thờng xuyên, liên tục thì các doanh nghiệp
phải tổ chức thu mua và dự trữ. Chính việc thu mua, tổ chức nguồn hàng sẽ góp
phần thực hiện chức năng, mục tiêu của doanh nghiệp. Qua đó cũng thể hiện sức
mạnh kinh tế của doanh nghiệp để cạnh tranh với doanh nghiệp khác trên thị tr-
ờng.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề đó, qua 4 năm học tập tại trờng
cũng nh tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở doanh nghiệp thơng mại, em đã chọn
đề tài:
Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng
trong doanh nghiệp thơng mại
" làm nội dung của bản chuyên đề này. Bản
1
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368

- Nền kinh tế thị trờng phải dựa trên một nền sản xuất hàng hoá phát triển ở
trình độ cao. Sự phát triển sản xuất hàng hoá cùng với việc tự do lu thông buôn
bán vừa là tiền đề, vừa là động lực cho sự phát triển của nền kinh tế thị trờng. Kinh
tế hàng hoá phát triển tất yếu dẫn đến nền kinh tế thị trờng phát triển.
- Trong nền kinh tế thị trờng, mỗi doanh nghiệp không thể thay đổi thị tr-
ờng mà phải tiếp cận và thích nghi với nó. Thông qua thị trờng, doanh nghiệp biết
đợc nhu cầu xã hội, tự đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
- Khách hàng giữ vai trò trung tâm trong nền kimh tế thị trờng. Sản xuất chỉ
có thể phát triển đợc khi hàng hoá sản xuất ra tiêu thụ đợc.
4
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Kinh tế thị trờng tạo điều kiện cho mỗi cá nhân, mỗi doanh nghiệp, mỗi
đơn vị kinh tế đợc quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh, tự do trao đổi mua
bán hàng hoá theo khuôn khổ pháp luật.
- Quy luật cạnh tranh chi phối mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền
kinh tế thị trờng. Cạnh tranh là động lực thúc đẩy giúp nền kinh tế phát triển.
Cạnh tranh trong nền kinh tế thị trờng có thể diễn ra giữa ngời bán với ngời bán,
giữa ngời mua với ngời mua, giữa ngời bán với ngời mua.
- Nền kinh tế thị trờng có khối lợng giao dịch lớn, các mối quan hệ ngày
càng phức tạp cho nên tất cả các mối quan hệ đều đợc tiền tệ hoá. Vì thế, tiền tệ
trở thành thớc đo cho tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh. Quan hệ hàng hoá
- tiền tệ trở thành mối quan hệ chủ yếu chi phối tất cả các hoạt động sản xuất kinh
doanh.
- Kinh tế thị trờng mang đậm tính năng động và tự điều chỉnh. Chính sự kết
hợp giữa cung và cầu làm cho kinh tế thị trờng rất linh hoạt. Tuỳ theo cung và cầu,
thị trờng biến đổi tạo ra sự cân bằng trong nền kinh tế.
- Kinh tế thị trờng giúp cho sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn, đồng thời
là nơi đào tạo, tuyển chọn, sử dụng và đào thải nhân lực một cách có hiệu quả

II. đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền
hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
1. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng:
1.1. Tổ chức tìm kiếm và khai thác nguồn hàng:
Chức năng chủ yếu của các doanh nghiệp thơng mại là tổ chức lu thông
hàng hoá, đa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua trao đổi mua
bán.
Mua hàng là nghiệp vụ đầu tiên trong các hoạt động kinh doanh của các
doanh nghiệp thơng mại. Thực hiện nghiệp vụ này, vốn của doanh nghiệp chuyển
từ hình thái tiền tệ sang hình thái hiện vật là hàng hoá.
6
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Doanh nghiệp thơng mại tiến hành mua hàng nhằm phục vụ bán ra. Điều
này góp phần tạo điều kiện thoả mãn đầy đủ nhu cầu của ngời tiêu dùng về số l-
ợng, chất lợng, nâng cao mức sống cho mọi thành viên trong xã hội. Đồng thời,
góp phần ổn định giá cả thị trờng và kích thích các ngành sản xuất vật chất phát
triển.
Đối với mỗi doanh nghiệp thơng mại, việc tổ chức tìm kiếm và khai thác nguồn
hàng là một nghiệp vụ quan trọng đảm bảo cho lu thông hàng hoá một cách bình th-
ờng. Nguồn hàng chủ yếu của các doanh nghiệp thơng mại là do các đơn vị, cá nhân
sản xuất cung cấp hoặc nhập khẩu từ nớc ngoài.
Việc tổ chức nguồn hàng đợc coi là nhiệm vụ hàng đầu của doanh nghiệp
nhằm tạo ra nguồn hàng dồi dào về số lợng, cơ cấu đảm bảo, thời gian phù hợp,
giá cả hợp lý để đáp ứng nhu cầu thị trờng.
1.2. Các phơng thức mua hàng:
a. Mua hàng trong nớc:
- Phơng thức mua hàng trực tiếp: Doanh nghiệp cử cán bộ cung ứng mang
giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo qui định trong hợp
đồng kinh tế đã ký với bên cung cấp. Các chứng từ mua hàng do bên cung cấp lập

- Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Đây là việc sử dụng giấy uỷ nhiệm để yêu
cầu ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi của mình một số tiền để trả cho ngời thụ
hởng.
- Thanh toán bằng L/C (tín dụng chứng từ): Th tín dụng là một tờ lệnh của
ngân hàng bên mua yêu cầu ngân hàng bên bán tiến hành trả tiền cho đơn vị về
hàng hoá và dịch vụ đã cung cấp cho đơn vị mua theo hợp đồng. ở đây, ngân hàng
đóng vai trò là ngời đứng ra cam kết thanh toán nên tránh đợc rủi ro trong thanh
toán. Đây là phơng thức thanh toán quốc tế đợc sử dụng nhiều nhất hiện nay.
1.4. Phạm vi và thời điểm xác định hàng mua:
a. Phạm vi xác định hàng mua:
8
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Hàng hoá đợc coi là hàng mua của doanh nghiệp phải đảm bảo các điều
kiện sau:
- Hàng phải thông qua hành vi mua bán và theo một thể thức thanh toán tiền
hàng nhất định, là cơ sở cho việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá và tiền.
- Hàng hoá phải có sự chuyển quyền sở hữu, tức là ngời mua phải nhận đợc
quyền sở hữu về hàng hoá và mất quyền sở hữu về tiền tệ.
- Hàng hoá mua vào phải với mục đích để bán ra hoặc mua vào để gia công
sản xuất nhng với mục đích để bán ra.
b. Thời điểm xác định hàng mua:
Thời điểm xác định hàng mua là hàng hoá có sự chuyển quyền sở hữu, tức
là ngời mua nắm đợc quyền sở hữu về hàng hoá nhng mất quyền sở hữu về tiền tệ
hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho ngời cung cấp.
- Đối với phơng thức chuyển hàng, thời điểm xác định hàng mua là:
+ Khi hàng hoá đã về đến kho của doanh nghiệp và doanh nghiệp đã
thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán.
+ Doanh nghiệp đã thanh toán tiền hàng cho ngời bán nhng cuối tháng
vẫn cha về kho của doanh nghiệp.

=
Giá thanh toán với ngời
bán (không gồm VAT)
+ Chi phí thu mua
Trong đó, chi phí thu mua gồm: vận chuyển, lu kho, lu bãi.
- Đối với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng
pháp trực tiếp thì giá mua bao gồm cả thuế.
Giá mua thực tế của
hàng hoá
=
Giá thanh toán với ngời
bán (gồm cả VAT)
+ Chi phí thu mua
2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
tiền hàng:
2.1. Yêu cầu quản lý nghiệp vụ mua hàng:
10
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Quản lý nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại chính là quá
trình quản lý hàng hoá về số lợng, chất lợng, giá trị hàng hoá trong quá trình vận
động mua vào - dự trữ - bán ra.
Nội dung của việc quản lý nghiệp vụ này là quản lý hàng hoá về số lợng,
chất lợng hàng hoá, quản lý tiền hàng mua theo các nguồn hình thành, quản lý
theo mặt hàng, nguồn hàng, quản lý về giá cả hàng hoá, quản lý chặt chẽ các
khoản công nợ của đơn vị theo từng chủ nợ, từng lần mua.
Để thoả mãn yêu cầu quản lý hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
tiền hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, kết hợp giữa hạch toán
nghiệp vụ với hạch toán kế toán, hạch toán thống kê phải phản ánh cả chỉ tiêu chi

các quyết định kinh doanh đúng đắn và kịp thời, tránh tình trạng tham ô, lãng phí,
vi phạm các chế độ chính sách của Nhà nớc.
III. Sự cần thiết phải hoàn thiện quá trình hạch toán
nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng.
1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
tiền hàng:
Nớc ta đang phát triển kinh tế thị trờng theo định hớng xã hội chủ nghĩa. Để
vừa có thể phát triển kinh tế, vừa không chệch hớng xã hội chủ nghĩa, đòi hỏi phải
có sự quản lý chặt chẽ của Nhà nớc. Tuy nhiên, Nhà nớc sẽ không can thiệp vào
thị trờng bằng những biện pháp hành chính. Nhà nớc tạo môi trờng pháp lý và kinh
tế cho các chủ thể kinh tế hoạt động năng động, hiệu quả, có trật tự. Nhà nớc cũng
kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế theo đúng luật pháp và chính sách.
Vì các doanh nghiệp đều đợc hoạt động trong cùng một môi trờng pháp lý
và kinh tế nh nhau nên mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình để có thể tồn tại
12
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
và phát triển. Các thông tin kế toán cung cấp phải chính xác, đầy đủ và kịp thời.
Khi đó sẽ giúp chủ doanh nghiệp đa ra các quyết định đúng đắn.
Hiện nay, hệ thống kế toán cũ đã đợc thay thế bằng hệ thống kê toán mới
thích hợp với cơ chế thị trờng. Tuy vậy, nền kinh tế trong thời kỳ chuyển đổi, các
chính sách kinh tế xã hội đang trong quá trình hoàn thiện, đòi hỏi hệ thống kế toán
ngày càng đổi mới, phát huy hết tác dụng trong cơ chế mới.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, mua và thanh toán không chỉ là khâu
mở đầu mà còn ảnh hởng trực tiếp đến quá trình và kết quả kinh doanh của doanh
nghiệp. Mua hàng để bán nhằm thu đợc lợi nhuận là mục tiêu của các doanh
nghiệp thơng mại hiện nay. Vì vậy, quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng là
việc thc hiện lợi ích kinh tế giữa ngời sản xuất và ngời kinh doanh. Do đó, hoàn
thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong điều kiện hiện nay
ở các doanh nghiệp thơng mại là rất cần thiết.

nội bộ doanh nghiệp. Nhà nớc chỉ giữ vai trò hớng dẫn nội dung. Các doanh
nghiệp sẽ tự xây dựng hệ thống chứng từ phù hợp với điều kiện doanh nghiệp
mình.
* Để phản ánh nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh
nghiệp thơng mại, kế toán sử dụng một số chứng từ sau:
- Hoá đơn do ngời bán lập:
+ Hoá đơn thuế GTGT:
. Giá bán : Giá cha có thế GTGT.
. Các khoản phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có).
. Thuế GTGT.
. Tổng giá thanh toán:
Tổng giá
thanh toán
= Giá bán +
Các khoản phụ
thu (nếu có)
+
Thuế
GTGT
14
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368

+ Hoá đơn bán hàng (Ngời bán nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp)
. Giá bán: Giá đã có thuế GTGT.
. Các khoản phụ thu và phí (nếu có).
. Tổng giá thanh toán:
Tổng giá
thanh toán
=

Để làm đợc nh vậy, cần phải giảm bớt số lợng chứng từ bằng cách sử dụng
các chứng từ liên hợp vừa có tính chất mệnh lệnh, vừa có tính chất chấp hành.
Ngoài ra, cũng cần giảm bớt thủ tục xét duyệt và ký chứng từ tới mức tối thiểu.
2.2. Hoàn thiện tài khoản kế toán:
Tuỳ theo từng doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kế toán hàng hoá theo ph-
ơng pháp kê khai thờng xuyên hay kiểm kê định kỳ và phơng pháp tính thuế
GTGT mà kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng trong các doanh nghiệp th-
ơng mại sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 611 Mua hàng:
Tài khoản này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho
theo phơng pháp kiểm kê định kỳ. Tài khoản 611 có kết cấu nh sau:
+ Bên Nợ:
. Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu
kỳ (theo kết quả kiểm kê).
. Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào
trong kỳ, hàng hoá đã bán bị trả lại.
+ Bên Có:
. Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho
cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê).
. Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất trong
kỳ.
16
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
. Trị giá thực tế hàng hoá đã gửi bán nhng cha xác định là tiêu thụ trong
kỳ.
. Chiết khấu mua hàng đợc hởng.
. Trị giá vật t, hàng hoá trả lại cho ngời bán hoặc đợc giảm giá.
+ Tài khoản 611 cuối kỳ không có số d.
+ Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2:

nhận nhập kho.
+ Bên Nợ:
. Trị giá hàng hoá, vật t đang đi trên đờng.
. Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật t đang đi trên đờng cuối kỳ
(phơng pháp kiểm kê định kỳ).
+ Bên Có:
. Trị giá hàng hoá, vật t đang đi trên đờng đã về nhập kho hoặc giao bán.
. Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi trên đờng đầu kỳ (phơng pháp
kiểm kê định kỳ).
+ Số d bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá, vật t đã mua nhng còn đang đi
trên đờng.
- Tài khoản 133 Thuế GTGT đợc khấu trừ:
Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ
(đã khấu trừ và còn khấu trừ). Tài khoản này chỉ sử dụng đối với những đơn vị nộp
thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
+ Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.
18
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
+ Bên Có:
. Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.
. Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ.
. Số thuế GTGT của hàng mua trả lại.
. Số thuế GTGT đầu vào đã đợc hoàn lại.
+ Số d bên Nợ:
. Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ.
. Số thuế GTGT đầu vào đợc hoàn lại nhng ngân sách Nhà nớc cha hoàn
trả.
+ Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2:
. Tài khoản 1331 Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ.

2.3. Phơng pháp hạch toán:
2.3.1. Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nớc:
2.3.1.1. Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:
a. Mua hàng nhập kho ngay trong tháng:
- ở đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:
+ Khi mua hàng về nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho và các chứng từ liên
quan, kế toán ghi:
Nợ TK 156 (1561, 1562)
Nợ TK 133 (1331)
Có TK 111, 112, 331,...
20
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
+ Nếu hàng mua có bao bì đi kèm tính giá riêng, kế toán ghi:
Nợ TK 153 (1532)
Nợ TK 133 (1331)
Có TK 111, 112, 331,...
+ Nếu hàng mua không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT:
Nợ TK 156 (1561, 1562)
Nợ TK 153 (1532)
Có TK 111, 112, 331,...
- ở đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:
+ Khi mua hàng về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 156 (1561, 1562)
Nợ TK 153 (1532)
Có TK 111, 112, 331,...
+ Nếu hàng mua dùng cho sản xuất kinh doanh, không tách riêng đợc số thuế
GTGT đợc khấu trừ và không đợc khấu trừ thì hạch toán toàn bộ thuế GTGT vào tài
khoản 133.
Nợ TK 156 (1561, 1562)

+ Kỳ sau, hàng đi đờng về nhập kho:
Nợ TK 156
Có TK 151
22
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Nếu hàng hoá không chịu thuế GTGT:
Nợ TK 156
Có TK 111, 112, 331,...
c. Các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng mua trả lại do không đúng quy
cách, phẩm chất:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 156, 151
Có TK 133 (1331)
d. Trờng hợp hàng thiếu:
- Khi nhập kho hàng thiếu:
Nợ TK 156 (1561)
Nợ TK 138 (1381)
Nợ TK 133 (1331)
Có TK 111, 112, 331,...
- Khi xử lý:
Nợ TK 331
Nợ TK 156 (1562)
Nợ TK 821
Nợ TK 138 (1388)
Có TK 138 (1381)
e. Trờng hợp hàng thừa:
- Nếu hàng thừa cha rõ nguyên nhân:
Nợ TK 156
23

Nợ TK 611
Có TK 338 (3381)
+ Xác định hàng mua đang đi đờng:
Nợ TK 151
Có TK 611
- Nếu trong kỳ có các khoản giảm trừ giá mua:
+ Chiết khấu mua hàng:
Nợ TK 331
Có TK 711
+ Các khoản giảm giá hoặc trả lại hàng mua:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 611
Có TK 133
b. ở đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc doanh nghiệp
không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT:
- Khi mua hàng:
Nợ TK 611
Có TK 111, 112, 331,...
- Cuối kỳ:
+ Xác định hàng mua đi đờng cuối tháng:
Nợ TK 151
Có TK 611
+ Hàng thừa, thiếu:
25
Website: Email : Tel : 0918.775.368