Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - 1 - Công ty Dịch vụ Vật t Bu điên Hà Nội
Lời mở đầu
Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng với cơ chế quản lý kinh tế thực hiện hạch
toán kinh doanh, để có thể tồn tại và phát triển đợc các đơn vị sản xuất phải đảm bảo
tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và có lãi. Muốn thực hiện đợc điều đó
mỗi doanh nghiệp phải không ngừng củng cố và hoàn thiện bộ máy quản lý, bộ máy
kế toán, cải thiện máy móc thiết bị, quy trình công nghệ, nâng cao tay nghề của công
nhân và trình độ của cán bộ.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất vật chất thì chi phí nguyên vật liệu là yếu
tố chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp, chỉ cần một sự
biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm,
tới lợi nhuận của Doanh nghiệp. Do vậy các Doanh nghiệp phải quan tâm tới việc tiết
kiệm chi phí nguyên vật liệu, đây là một biện pháp hữu hiệu nhất để giảm chi phí giá
thành từ đó tăng lợi nhuận cho Doanh nghiệp.
Công ty Dịch vụ Vật t Bu Điện Hà Nội là Công ty chuyên cung cấp vật t cho
nghành Bu Điện nên Công ty luôn phải tiếp xúc với việc quản lý các biến động, tình
hình sử dụng nguyên vật liệu. Công ty ngày càng làm ăn phát đạt và thịnh vợng. Do
Công ty đã biết áp dụng phơng pháp quản lý thích hợp mà đặc biệt là công tác hạch
toán nguyên vật liệu một cách quy củ, hiện đại. Sau thời gian thực tập tại Công ty,
nhận thấy vai trò quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Xuất phát
từ bối cảnh chung đó, em chọn đề tài: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu,
công cụ - dụng cụ và phơng hớng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, công cụ -
dụng cụ tại Công ty Dịch vụ Vật t Bu Điện Hà Nội
Chuyên đề bao gồm 2 phần:
Phần I: Thực trạng công tác hạch toán vật liệu, công cụ - dụng cụ tại
Công ty Dịch vụ Vật t Bu Điện Hà Nội.
Phần II: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu, công
cụ - dụng cụ và nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu tại Công ty Dịch vụ Vật t Bu
Điện Hà Nội.
Khoa Kế toán Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - 2 - Công ty Dịch vụ Vật t Bu điên Hà Nội
thành lập trên cơ sở Công ty cung ứng vật t cũ và bộ phận phát triển thuê bao của
Công ty điện thoại( trực thuộc Bu Điện Hà nội).
Trớc đây, công ty cung ứng vật t chỉ là đơn vị cung ứng không tham gia trực
tiếp vào các công tác phát triển thuê bao nên việc cung ứng vật t không chủ động.
Khi đó vật t thờng bị ứ đọng hoặc nhiều khi không cung cấp kịp thời cho các đơn vị
thi công và bán ra ngoài cho các đơn vị khác trong ngành. Công ty phát triển và cung
ứng vật t Bu điện đã có kế hoạch vật t sát hơn, phục vụ cho việc phát triển mạng lới
thuê bao. Đồng thời giải quyết công ăn việc làm hài hoà, hợp lý giữa khối vật t và
khối phát triển, ổn định đợc thu nhập cho cán bộ công nhân viên toàn công ty.
- Đầu năm 1997, Công ty phát triển và cung ứng vật t đợc tách ra làm hai bộ
phận, trong đó, một bộ phận là Công ty dịch vụ vật t Bu điện Hà nội và nó đợc mang
tên nh vậy cho đến nay.
2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty DVVT BĐHN:
- Xuất khẩu, nhập khẩu kinh doanh, đại lý vật t thiết bị chuyên ngành Bu
chính viễn thông và các dịch vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép.
- Sản xuất, cung ứng vật t thiết bị chuyên ngành Bu chính viễn thông phục vụ
nhu cầu phát triển mạng lới Bu chính viễn thông của BĐHN, cụ thể là:
+ Xuất nhập khẩu, kinh doanh đại lý vật t, thiết bị chuyên ngành bu chính
viễn thông và các dịch vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép.
+ Đại lý bán và hoà mạng điện thoại di đọng Mobi Phone và Vina Phone
+ Lắp đặt hoà mạng tổng đài.
+ Cung cấp, bảo hành, sửa chữa các loại thiết bị viễn thông.
3. Đặc điểm sản xuất, kinh doanh của Công ty DVVT BĐHN:
Là đơn vị hạch toán phụ thuộc trực thuộc BĐHN, hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty DVVT BĐHN đợc phân theo hai khối:
Thứ nhất là mảng Bu chính viễn thông: thực chất đây là hoạt động theo
nhiệm vụ của BĐHN giao cho Công ty DVVT BĐHN. Theo đó, Công ty chịu trách
nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời thiết bị, vật t cho việc phát triển hệ thống viễn thông
BĐHN (Bao gồm hệ thống tổng đài, hệ thống mạng ngoại vi). Đối với mảng kinh
Khoa Kế toán Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân
3 Tổng doanh thu thực hiện trđ 10.103 10.307 +204 +7%
4 Lợi nhuận trớc thuế trđ 1.344 1.438 +94 +7%
5 Nộp BĐHN trđ 1.126 1.200 +74 +6%
6 Thu nhập bình quân đ/ng/th 1.600.000 1.800.000 +200 +11%
5. Quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh của công ty:
Với tên gọi là Công ty dịch vụ vật t Bu điện, hoạt động kinh doanh của Công
ty chủ yếu là cung cấp vật t thiết bị cho ngành Bu điện và cung cấp dịch vụ điện
Khoa Kế toán Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - 5 - Công ty Dịch vụ Vật t Bu điên Hà Nội
thoại, nối mạng, hoà mạng. Tuy nhiên, thực tế có một mảng kinh doanh đem lại trên
50% doanh thu cho công ty đó là sản xuất và kinh doanh dây thuê bao. Đây là mặt
hàng mà công ty mới chỉ bắt tay vào sản xuất mấy năm gần đây nhng đã đem lại lợi
nhuận không nhỏ cho Công ty và đóng vai trò chủ yếu trong cơ cấu tổ chức kinh
doanh sản xuất của công ty.
Công ty đã đầu t xây dựng một xởng vật liệu chuyên sản xuất dây thuê bao. X-
ởng vật liệu gồm nhà xởng, kho... với công nghệ hiện đại đợc nhập chủ yếu từ Hà
Lan, Nhật. Nguyên vật liệu đợc Công ty thu mua ở những nhà cung cấp có uy tín,
chất lợng, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật do sản phẩm yêu cầu.
Có thể khái quát quy trình sản xuất của xởng vật liệu nh sau:
Sơ đồ 1.1: Quy trình sản xuất dây thuê bao
Sản phẩm sẽ đợc sản xuất ra theo quy trình này sẽ đợc hạch toán, xác định chi
phí, giá thành rồi tổ chức tiêu thụ, bán ra cho cả các thành viên nội bộ Bu điện Hà
nội, cả cho thị trờng trong và ngoài nớc.
6. Đặc điểm tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh
Để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, ngay từ khi mới thành lập
Công ty đã nhanh chóng tổ chức sắp xếp lại các đơn vị trực thuộc, tinh giản tối đa bộ
hàng và Xởng vật liệu.
Các đơn vị trực thuộc Công ty có mối quan hệ công tác chặt chẽ cùng phối hợp
hoạt động theo sự chỉ đạo thống nhất của Giám đốc công ty để hoàn thành nhiệm vụ,
kế hoạch sản xuất kinh doanh do Bu điện Hà Nội giao. Có thể khái quát bộ máy quản
lý của công ty nh sau:
Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty DVVT BĐHN
7. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty DVVT BĐHN:
Đặc điểm bộ máy kế toán:
Khoa Kế toán Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân
Giám đốc
P.Giám đốc
Khối BC-VT Khối KD khác
Phòng
xuất
nhập
khẩu
Trung
tâm
DVTM
Xưởng
vật liệu
Phòng
cung
ứng
Phòng
Kế toán
tài
chính
Đội kho
vận
Kế toán sản xuất phụ: theo dõi các bộ phận: Vật t bán ngoài tự khai thác;
Đại lý Vina Phone; Lắp đặt tổng đài; Dịch vụ vận chuyển, sửa chữa, dây thuê bao;
Kế toán máy vật t: có nhiệm vụ truyền các số liệu liên quan đến vật t vào
máy tính từ các hoá đơn và các chứng từ liên quan khác nh Phiếu xuất kho, phiếu
nhập kho,...
Khoa Kế toán Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - 8 - Công ty Dịch vụ Vật t Bu điên Hà Nội
Thủ quỹ: quản lý tiền mặt; thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt tại quỹ
trên cơ sở sổ chứng từ kế toán hợp lý, hợp lệ theo quy định.
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty đợc mô tả ở sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty DVVT BĐHN
Đặc điểm công tác hạch toán kế toán tại Công ty:
Công ty áp dụng kế toán bằng máy vi tính, tổ chức bộ sổ kế toán theo hình
thức Chứng từ ghi sổ. Các chứng từ ban đầu làm cơ sở để ghi sổ kế toán của Công ty
đợc lập theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính nh: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho
kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho... Niên độ kế toán Công ty bắt
đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán xử lý nghiệp vụ trên Chứng từ ghi
sổ đồng thời nhập dữ liệu vào máy vi tính. Tất cả các dữ liệu này đợc chuyển vào kho
dữ liệu sau khi đợc xử lý bằng phần mềm của chơng trình máy tính, dữ liệu sẽ tự
động cập nhật vào các danh mục liên quan nh sổ chi tiết tài khoản đã đợc chi tiết
thành tiểu khoản.
Theo hình thức chứng từ ghi sổ, Công ty không sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 133 và tài khoản 333: là đơn vị phụ thuộc, không trực tiếp thực
hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nớc nên thuế giá trị gia tăng (GTGT) phát sinh đ-
Khoa Kế toán Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân
Kế toán trưởng
Phó Kế toán trưởng
(Kế toán tổng hợp)
Kế toán
- Các tài khoản về đầu t và góp vốn liên doanh....
Các báo cáo tổng hợp mà Công ty sử dụng gồm có:
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
+ Bảng cân đối số phát sinh tài khoản kế toán
+ Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố
+ Giá thành sản xuất sản phẩm dịch vụ
+ Sản lợng doanh thu, thuế GTGT
+
Khoa Kế toán Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - 10 - Công ty Dịch vụ Vật t Bu điên Hà Nội
II. Đặc điểm và quản lý vật liệu, công cụ - dụng cụ tại
Công ty DVVT - BĐHN:
1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty:
Bên cạnh các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ Bu chính Viễn thông,
Công ty còn có một mặt hàng chủ lực do Công ty tự sản xuất đó là sản phẩm dây thuê
bao. Đây là một lĩnh vực kinh doanh mang lại nhiều lợi nhuận cho Công ty.
Từ khi mở rộng hoạt động kinh doanh, Công ty đã tìm cho mình một hớng đi
mới để phù hợp với sự phát triển quy mô của Công ty. Nhận thấy sự phát triển nh vũ
bão của lĩnh vực thông tin liên lạc (đặc biệt ở mảng điện thoại viễn thông), nhu cầu
dây thuê bao để lắp đặt, kết nối các mạnh điện thoại sẽ trở nên cấp thiết. Mà dờng
nh trong lĩnh vực này thị trờng còn bỏ ngỏ. Do đó, Công ty đã quyết định đầu t vào
hoạt động kinh doanh mới mẻ này. Dựa trên cơ sở hạ tầng là: nhà xởng, kho bãi
rộng rãi và có nguồn vốn dồi dào, Công ty bắt tay vào sản xuất dây thuê bao.
Qua mấy năm đi vào sản xuất, Công ty Dịch vụ Vật t Bu Điện Hà Nội đã trở
thành một trong những Công ty đi đầu trong lĩnh vực sản xuất mặt hàng này. Công ty
đã đứng vững đợc trên thị trờng và ngày càng làm ăn có lãi. Doanh thu của dây thuê
bao luôn đạt khoảng 50% tổng doanh thu của Công ty.
Tuy nhiên, để có thể sản xuất ra đợc khối lợng sản phẩm lớn nh vậy, Công ty
phải có sự chuẩn bị khá chu đáo ở tất cả các khâu, các quy trình sản xuất. Và điều
quan tâm mấu chốt của Công ty là vấn đề đầu vào: Nguyên vật liệu.
tăng lợi nhuận. Để có thể sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả thì vấn đề đợc đặt ra ở
đây là Công ty phải quản lý tốt tất cả các khâu từ mua sắm, dự trữ, bảo quản...đặc
biệt điều này không thể tách rời việc kế toán vật liệu của Công ty phải thực hiện tốt
các nhiệm vụ chức năng của mình.
1.1. Đặc điểm và phân loại vật liệu tại Công ty:
Sản phẩm của Công ty chỉ duy nhất là mặt hàng dây thuê bao, cho nên chủng
loại nguyên vật liệu cần để sản xuất không phải là nhiều. Nếu xét trên góc độ cấu
thành sản phẩm thì chỉ có khoản 10 loại nguyên vật liệu, phụ kiện cấu thành. Nhng
dây thuê bao là sản phẩm dùng để phát triển nên đòi hỏi độ chính xác và tiêu chuẩn
kỹ thuật cao, mang đặc thù của nghành Bu Điện nên chất lợng của nguyên vật liệu
cũng phải tơng xứng, có đầy đủ các điều kiện kỹ thuật do nghành quy định. Nhìn sản
phẩm đầu ra của Công ty ta có thể thấy đợc nguyên vật liệu cấu thành nên sản phẩm
là dây xoắn đôi, dây thép và vỏ nhựa bọc bên ngoài. Đây là những nguyên vật liệu dễ
bảo quản, ít bị h hỏng trong thời gian dài. Ngoài ra còn có một số loại nhiên liệu nh
Khoa Kế toán Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - 12 - Công ty Dịch vụ Vật t Bu điên Hà Nội
mỡ, dầu mỡ, dầu hoả, dầu nhờn. Các loại nhiên liệu này dễ gây cháy nổ nhng chiếm
lợng không đáng kể nên đợc bảo quản ở một khu vực riêng để dễ bề kiểm soát.
Để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh thì nguyên vật liệu của Công ty bao
gồm những loại sau:
* Nguyên vật liệu chính:
Gồm có 3 loại:
Dây xoắn đôi
Dây mạ kẽm
Hạt nhựa PVC
Dây xoắn đôi: Là 1 trong 3 loại nguyên vật liệu chính có kích thớc là 0,5
Dây xoắn đôi chiếm tỷ trọng cao nhất so với 2 loại nguyên vật liệu chính khác trong
chi phí sản phẩm. Chiếm khoản 42,24% giá thành sản phẩm
Nh vậy, chi phí dây xoắn đôi chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm.
Mặt khác, sản phẩm dây thuê bao đòi hỏi dây xoắn phải có chất lợng cao và số lợng
Phụ trách quá trình thu mua, vận chuyển bốc dỡ nguyên vật liệu từ nơi cung cấp đến
nơi sản xuất. Đội kho vận này có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát, tiếp nhận, bảo quản,
cấp phát nguyên vật liệu.
Trang thiết bị trong kho khá hiện đại phục vụ công tác kiểm tra vật liệu nh các
thiết bị cân, đo, đong, đếm hay máy kiểm tra kỹ thuật, chất lợng nguyên vật liệu mua
về. Nhà kho rộng rãi, thoáng mát. Nguyên vật liệu đợc sắp xếp theo từng loại riêng
để dễ quản lý. Ngoài ra để bảo quản nguyên vật liệu trong kho, Công ty đã đầu t
những thiết bị hiện đại để tránh cho nguyên vật liệu không bị h hỏng nh: lắp đặt máy
điều hoà không khí, phun thuốc chống mối mọt, xử lý hoá chất các loại mốc, nấm, hệ
thống phòng cháy chữa cháy...
Trên cơ sở những điều kiện bảo quản, thu mua tốt nh vậy, để quản lý nguyên
vật liệu có hiệu quả hơn, phòng Cung ứng sẽ căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh
lập kế hoạch thu mua nhập kho nguyên vật liệu cũng nh xuất kho nguyên vật liệu
đem vào sử dụng một cách hợp lý nhất. Phòng Cung ứng lập các định mức dự trữ,
định mức tiêu hao nguyên vật liệu trong từng tháng để tránh việc sử dụng lãng phí
nguyên vật liệu mà vẫn đáp ứng đợc nhu cầu sản xuất. Điều này sẽ đem lại hiệu quả
Khoa Kế toán Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - 14 - Công ty Dịch vụ Vật t Bu điên Hà Nội
kinh tế rất lớn cho Công ty. Vì việc tính toán đợc định mức dự trữ hợp lý sẽ tránh đợc
ứ đọng vốn lu động trong kho, nhng vẫn có thể đáp ứng đợc nhu cầu nguyên vật liệu
cho sản xuất khi có sự biến động về nguyên vật liệu trên thị trờng hay sự tăng giảm
của các đơn đặt hàng dây thuê bao.
Để nâng cao chất lợng của công tác bảo quản, dự trữ, thu mua nguyên vật liệu,
hàng năm Công ty tái đầu t, mua sắm thêm các máy móc thiết bị hiện đại, cải tạo
nâng cấp các cơ sở vật chất, kho tàng, nhà xởng.
Với cơ sở vật chất tốt, đáp ứng đợc các yêu cầu kỹ thuật nh vậy, đã giúp cho
Công ty rất nhiều trong việc quản lý nguyên vật liệu một cách chính xác.
1.3. Phơng pháp tính giá nguyên vật liệu tại Công ty DVVT- BĐHN:
1.3.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho:
Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu nhập từ bên ngoài, không có nguyên vật
Tại Công ty Dịch vụ Vật t - Bu Điện Hà Nội, hạch toán chi tiết vật liệu đợc
thực hiện theo phơng pháp thẻ song song.
ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh và theo dõi vật t,
nguyên vật liệu của Công ty. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất vật t, thủ
kho sẽ phản ánh và ghi vào thẻ kho, cuối ngày tính ra số lợng vật t tồn kho của từng
loại vật t, nguyên vật liệu trên thẻ kho.
ở phòng Kế toán Công ty: Căn cứ vào các chứnh từ nhập xuất vật t,
nguyên vật liệu nh hoá đơn, các phiếu nhập, xuất vật t từ phòng Cung ứng đa sang.
Kế toán vật t sẽ kiểm tra, phản ánh và nhập vào máy tính (Công ty có chơng trình
quản lý máy vật t, nguyên vật liệu trên máy tính). Sau đó sẽ in ra thẻ kho, phản ánh
vào sổ chi tiết, căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập xuất tồn,
phản ánh chi tiết và chính xác tình hình nhập xuất tồn của từng chủng loại nguyên
vật liệu, ghi phiếu ghi sổ và kiểm tra đối chiếu hàng tháng với thẻ kho chi tiết của thủ
kho hàng tháng. Hàng tháng cùng với báo cáo quyết toán quý, Công ty phải tiến hành
kiểm tra chi tiết từng chủng loại vật t, nguyên vật liệu để báo cáo Bu Điện thành phố
Hà Nội. Do đó, vật t, nguyên vật liệu của Công ty đợc theo dõi và ghi chép rất chính
xác, đầy đủ và kịp thời.
Khoa Kế toán Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - 16 - Công ty Dịch vụ Vật t Bu điên Hà Nội
Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song tại
Công ty DVVT - BĐHN có thể khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Trên đây là những đặc điểm về nguyên vật liệu hiện có tại Công ty. Có thể nói
công tác tổ chức các khâu bảo quản, mua sắm dự trữ của Công ty nh vậy là rất tốt,
đáp ứng đợc các yêu cầu để quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu.
2. Đặc điểm và quản lý công cụ - dụng cụ tại Công ty Dịch vụ Vật t Bu Điện Hà
Nội:
việc đấu thầu để tiến hành theo trình tự, thủ tục đấu thầu theo quy định của Nhà nớc.
Khi lựa chọn đợc nhà thầu, Công ty sẽ ký hợp đồng kinh tế mua vật t trong đó quy
định rõ các điều khoản số lợng, chất lợng, giá cả, thời hạn thanh toán, phơng thức,
địa điểm giao hàng, các điều kiện u đãi khác... Tổ chức tiến hành thu mua thông qua
đấu thầu cho phép Công ty lựa chọn đợc nhà cung cấp tốt nhất theo yêu cầu của hồ
sơ mời thầu, địa điểm thời gian giao hàng theo yêu cầu của Công ty, phơng thức
thanh toán thuận lợi. Tuy nhiên, do tính chất đặc thù của nguyên vật liệu chuyên
nghành nên chỉ có ít nhà cung cấp đáp ứng tiêu chuẩn hồ sơ mời thầu. Qua tìm hiểu
thị trờng, Công ty ký kết hợp đồng kinh tế với: Công ty Thơng mại Dịch vụ nhựa,
Công ty TNHH Tân Tiến Đạt, Công ty Xăng dầu Việt Nam, Cửa hàng 101 Hàng
Chiếu,...
Trong quá trình triển khai thực hiện các hợp đồng kinh tế, phòng Kế toán - Tài
chính có nhiệm vụ thực hiện việc chuyển tiền theo điều khoản thanh toán đã ký kết
trên cơ sở giấy đề nghị chuyển tiền của phòng Cung ứng.
1.2. Chứng từ và thủ tục nhập kho
Theo hợp đồng kinh tế ký kết của Công ty với nhà cung cấp, khi nguyên vật liệu
về đến kho của Công ty. Do yêu cầu cao về kỹ thuật, chất lợng của nguyên vật liệu
nên bộ phận kỹ thuật kết hợp với kế toán vật t, thủ kho phải tiến hành kiểm tra
nguyên vật liệu theo hoá đơn đặt hàng về số lợng, quy cách, phẩm chất... Sau đó, tiến
Khoa Kế toán Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - 18 - Công ty Dịch vụ Vật t Bu điên Hà Nội
hành so sánh những điều khoản liên quan đến hàng nhập kho trên hợp đồng và hoá
đơn của ngời bán lập để lập Biên bản kiểm nghiệm vật t. Khi hoàn thành kiểm
nghiệm cả chuyến hàng , căn cứ vào Hoá đơn bán hàng (do ngời bán lập ghi rõ số
lợng, đơn giá và thành tiền), Biên bản kiểm nghiệm vật t phòng Cung ứng lập
Phiếu nhập vật t kỹ thuật.
Phiếu nhập vật t kỹ thuật là chứng từ Công ty sử dụng để nhập kho vật t. Đây
là mẫu phiếu nhập kho áp dụng thống nhất trong ngành Bu Điện, đợc xây dựng trên
cơ sở mẫu phiếu nhập kho mẫu 01 - VT do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định
số 1141 - tài chính/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 trong đó có bổ sung một số mục nh
trăm đồng
Ngời mua hàng
(đã ký)
Ngời bán hàng
(đã ký)
Thủ trởng đơn vị
(đã ký, đóng dấu)
Biểu số 3.2
Công ty Dịch vụ Vật t
Bu Điện Hà Nội Biên bản kiểm nghiệm
-------- (Vật t, sản phẩm, hàng hoá)
Ngày tháng năm 2002 Số: 21
Căn cứ vào Hoá đơn số 040492 ngày 20 tháng 11 năm 2002 của Công ty TNHH Tân
Tiến Đạt và HĐKT số 62
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông Nguyễn Quang Thành Trởng ban
Ông Nguyễn Minh Quang Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm các loại:
Số
thứ
Tên, nhãn hiệu,
quy cách vật t
Mã số Phơng
thức
Đơn
vị
Số lợng
theo CT
Kết quả kiểm nghiệm
Khoa Kế toán Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân
Mã số: 02 Đơn vị tính: m
Hoá đơn Nội dung Nhập Xuất
Số Ngày Số l-
ợng
Giá
đơn vị
Thành tiền Số l-
ợng
Giá
đơn vị
Thành tiền
D đầu kỳ 964 7.273 7.011.172
873 28/11 Nhập CTy Tiến Đạt 5.000 7.273 36.365.000
Khoa Kế toán Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - 22 - Công ty Dịch vụ Vật t Bu điên Hà Nội
872 28/11 Nhập CTy Tiến Đạt 2.927 7.273 21.288.071
2524 29/11 Xuất XVL 7.927 7.273 57.653.071
Cộng PS 7.927 57.653.071 7.927 57.653.071
D cuối kỳ 964 7.273 7.011.172
Tại phòng Kế toán: Khi nhận Phiếu nhập vật t kỹ thuật, kế toán chi tiết tiến
hành kiểm tra đối chiếu số lợng, giá mua, tổng giá trị hàng nhập trên Hoá đơn bán
hàng của nhà cung cấp với Phiếu nhập vật t kỹ thuật. Sau đó, phản ánh giá trị
nguyên vật liệu nhập kho lên Bảng kê chi tiết nhập vật t, mỗi bảng kê đợc lập cho
một nhà cung cấp. Kết cấu Bảng kê chi tiết nhập vật t đợc thể hiện ở biểu sau:
Biểu số 3.5:
Công ty Dịch vụ Vật t
Bu Điện Hà Nội Bảng kê chi tiết nhập vật t
Từ ngày: 01/11/2002 Đến ngày 30/11/2002
Tên: Công ty TNHH Tân Tiến Đạt
Mã số: B070
Nguyên vật liệu tại Công ty đợc hạch toán tổng hợp theo phơng pháp kê khai
thờng xuyên. Phơng pháp này giúp cho nhà máy quản lý chặt chẽ về nguyên vật liệu
nói riêng và hàng tồn kho nói chung.
Để theo dõi tình hình nhập kho nguyên vật liệu tại Công ty Dịch vụ Vật t kế toán sử
dụng tài khoản 152 Nguyên liệu, vật liệu
Kết cấu của tài khoản này nh sau:
Bên nợ: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho
Bên có: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho
D nợ: Phản ánh giá thực tế tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ.
TK 152 tại Công ty Dịch vụ đợc chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:
- TK 1521: Nguyên vật liệu xởng
- TK 1522: Nhiên liệu
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên
quan nh TK 111 Tiền mặt (Trờng hợp mua vật liệu nhập kho thanh toán trực tiếp),
TK 112 Tiền gửi Ngân hàng, TK 13635 Thuế GTGT khối kinh doanh khác, TK
Khoa Kế toán Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - 24 - Công ty Dịch vụ Vật t Bu điên Hà Nội
331 Phải trả ngời bán (Trờng hợp mua nguyên vật liệu cha thanh toán với nhà cung
cấp).
1.4.2. Trình tự hạch toán:
Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu nhập kho tại Công ty Dịch vụ Vật t Bu
Điện Hà Nội đợc thể hiện qua hệ thống sổ sau:
Cuối tháng căn cứ vào Bảng tổng hợp nhập vật liệucủa từng loại nguyên vật
liệu (Các bảng này đợc lập trên cơ sở các phiếu nhập kho). Kế toán vật liệu sẽ lập
Chứng từ ghi sổ cho mỗi Bảng tổng hợp nhập vật liệu, từ Chứng từ ghi sổ nhập
số liệu vào máy vi tính. Với Bảng kê tổng hợp nhập vật t nêu trên kế toán ghi trên
chứng từ ghi sổ nh sau:
Biểu số 3.7:
Bu Điện Hà Nội Số VT003/NVL
Công ty Dịch vụ Vật t Ngày 30 tháng 11 năm 2002
Chứng từ gốc
Diễn giải
Thống
kê
TK
đối
Tiền Tiền
Ngày CT
Số
CT
30/11/02 30/11/02 VT003/
NVL
Nhập NVL
của CTy
TTĐ
01.03 331 380.696.471
D đầu kỳ 7.900.719
Phát sinh 380.696.471
Luỹ kế phát sinh 4.228.149.616
3.860.932.504
D cuối kỳ 388.597.190
Ngày 30 tháng 11 năm 2002
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Khoa Kế toán Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân
Copyright: Tài liệu đại học ©