Luận Văn Tốt Nghiệp - 1 -
Nguyễn Thị Thanh Hoàng - Lớp: 48DN6 GVHD: Bùi Mạnh Cường
A. LỜI MỞ ĐẦU
oOo
I. Sự cần thiết của đề tài:
Từ giai đoạn cuối những năm 80, cùng với chính sách mở cửa thị trƣờng, chấm
dứt thời kỳ kinh tế bao cấp, quan liêu đã thúc đẩy nền kinh tế nƣớc ta phát triển
vƣợt bật. Trong thị trƣờng cạnh tranh khốc liệt, để tồn tại và phát triển các doanh
nghiệp phải luôn đổi mới để thích ứng với môi trƣờng, họ nhận ra tầm quan trọng
của nhiệm vụ kế toán, các thông tin kế toán có ý nghĩa to lớn đối với công tác quản
lý và điều hành doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán là cung cấp các thông tin về tài
sản, nguồn vốn cũng nhƣ tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp, góp phần tạo nên hiệu quả kinh doanh ngày càng cao, điều này có ý
nghĩa sống còn trong nền kinh tế cạnh tranh tự do. Trong thời gian qua, Việt Nam
đã gia nhập tổ chức WTO, đánh dấu mốc cho nhiều cơ hội và thách thức đối với nền
kinh tế Việt Nam. Nhận thức nhiều về điều này, mỗi doanh nghiệp đều yêu cầu một
tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản
lý của doanh nghiệp.
Những nội dung chủ yếu của việc tổ chức kế toán trong doanh nghiệp là tổ chức
hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc luân chuyển chứng từ khoa học và hợp lý,
vạn dụng tài khoản kế toán nhằm phản ánh một cách chi tiết theo yêu cầu quản lý cụ
thể đối với hoạt động của doanh nghiệp. Việc lựa chọn các hình thức tổ chức công
tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp
thông tin kịp thời, chính xác, chế dộ báo cáo phải đúng với quy định và phù hợp với
yêu cầu quản lý cụ thể. Từ cuối thế kỷ XVIII, cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật đã
bùng nổ và phát triển nhƣ vũ bão, đặc biệt trong những năm gần gần đây, nghành
công nghệ thông tin đã góp phần lớn trong việc giải phóng lao động truyền thống
thủ công sang một hình thức mới hiện đại và tự động. Trong nền kinh tế mở cửa hội
nhập với thế giới, sự tự do cạnh tranh ngày càng khốc liệt, cùng với sự năng động
của nền kinh tế nhiều thành phần, một trong những công cụ đƣợc áp dụng đó chính

Nguyễn Thị Thanh Hoàng - Lớp: 48DN6 GVHD: Bùi Mạnh Cường
V. Giới hạn đề tài:
Trong phạm vi thời gian nghiên cứu có hạn, nên đề tài chỉ giới hạn trong các
phần hành kế toán cơ bản nhƣ kế toán thu chi, kế toán công nợ, kế toán chi phí…từ
cơ sở đó thiết lập các sổ chi tiết thu chi, công nợ, chi phí, sổ cái các tài khoản, sổ
nhật ký chung, bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản lập báo cáo tài chính.
VI. Dự kiến những đóng góp của đề tài:
Đề tài đƣa ra giải pháp tự động hóa trong hạch toán kế toán, nhằm tạo ra hiệu
quả trong tổ chức hạch toán kế toán, thông tin kế toán cung cấp cho ban lãnh đạo
một cách nhanh chóng kịp thời, với quy mô công ty sẽ ngày càng mở rộng, việc tự
động hóa sẽ tiết kiệm đƣợc chi phí, đảm bảo tính chính xác hơn của các báo cáo kế
toán.
Trong quá trình thực tập đề tài này, tôi đã nhận đƣợc sự hƣớng dẫn tận tình của
thầy Bùi Mạnh Cƣờng cùng tất cả thầy cô trong khoa kinh tế và các cô chú trong
công ty Cổ Phần Đô Thị Cam Ranh, đặc biệt là phòng kế toán. Tôi xin chân thành
cảm ơn quý thầy cô, đặc biệt là thầy Bùi Mạnh Cƣờng và các cô chú trong công ty
Cổ Phần Đô Thị Cam Ranh đã giúp tôi hoàn thành đề tài này.
Tôi hy vọng đề tài này sẽ đƣợc ứng dụng vào thực tế tại công ty. Do khả năng,
thời gian và điều kiện còn hạn hẹp nên khó tránh những thiếu sót, sai lầm. Kính
mong sự góp ý, trao đổi của quý thầy cô, các cô chú trong công ty Cổ Phần Đô Thị
Cam Ranh và tất cả bạn bè để đề tài này hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Nha Trang, tháng 7 năm 2010
Sinh viên thực tập
Nguyễn Thị Thanh Hoàng
toán kế toán bao gồm:
- Tổ chức chứng từ
- Tổ chức tài khoản
- Tổ chức bộ sổ kế toán
- Tổ chức công tác kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán
- Tổ chức báo cáo
Mỗi một tổ chức tổ chức nói trên đều chứa đựng những yếu tố cơ bản của lệ
thống hệ thống kế toán và đều là những mặt không thể tách rổitng tổ chức
hạch toán kế toán. Bản thân mỗi mặt lại chứa đựng các yếu tố cơ bản cấu
thành bản chất của hạch toán kế toán và tạo thành một hình thức vật chất hay
một nghề hoặc hệ thống tác nghiệp riêng của hạch toán kế toán.
1.1.1.2. Đối tƣợng của tổ chức hạch toán kế toán:
Đối tƣợng của tổ chức hạch toán kế toán là sự liên hệ của giữa bộ phận, vì vậy
đối tƣợng chung của tổ chức hạch toán kế toán là mối liên hệ giữa các yếu tố phù
hợp vối nội dung, hình thức và bộ máy kế toán.
Trong tổ chức thực tế mỗi yếu tố của hạch toán kế toán cũng cần đƣợc chuyển
hóa từ nhận thức thành những công việc cụ thể với những bƣớc công việc cụ thể. Vì
vậy, các mối liên hệ trên phải đƣợc tạo ra từ chính việc tổ chức từng yếu tố của hệ
thống hạch toán kế toán cũng nhƣ tổ chức cả chu trình kế toán với đầy đủ các yếu tố
này.
Xét về nội dung công tác kế toán, xuất phát từ kết cấu của đối tƣợng hạch toán
kế toán có thể chia công tác kế toán thành các phần hành riêng biệt. Việc phân chia
Luận Văn Tốt Nghiệp - 6 -
Nguyễn Thị Thanh Hoàng - Lớp: 48DN6 GVHD: Bùi Mạnh Cường
các phần hành kế toán trƣớc hết phải dựa vào các đặc điểm của vốn trong quá trình
vận động cũng nhƣ quy mô (số lƣợng) nghiệp vụ của từng đơn vị kế toán cơ sở. Từ
đó các phần hành kế toán đƣợc phân chia một cách logic từ xây dựng cơ bản đến
mua sắm và thanh lý TSCĐ, từ thu mua đến dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, từ
hạch toán chi phí trực tiếp kinh doanh cho từng loại hoạt động cụ thể cho đến phân

- Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức kinh doanh và
tổ chức quản lý (trƣớc hết cần đi sát hoạt động kinh doanh và đáp ứng
yêu cầu thông tin cho các bộ phận quả lý khác).
- Tăng tính hấp dẫn của thông tin kế toán đối với quản lý, trên cơ sở đó
tăng dần quy mô thông tin và sự hài hòa giữa kế toán và quản lý.
- Bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn với kế toán và không tách rời hoạt
động kế toán và doanh nghiệp không thể hoạt đong nếu không cố bộ phận
kế toán.
Đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế toán (giữa đối tượng với phương
pháp, hình thức và bộ phận kế toán) trong đơn vị:
Các tính thống nhất đó thể hiện nhƣ sau:
- Trong mỗi phần hành cần phải tổ chức khép kín quy trình kế toán. Lúc đó
các phƣơng pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải cụ thể hóa
thích hợp với từng phần hành cụ thế.
- Tùy tính phức tạp của đối tƣợng để định các bƣớc của quy trình kế toán
và chọn hình thức kế toán thích hợp (các đơn vị không theo dõi nguồn
vốn thì không cần kế toán kép, các đơn vị nhỏ không cần tách nhỏ quy
mô hạch toán)
- Tùy tính phức tạp của đối tƣợng, phƣơng pháp kế toán để lựa chọn hình
thức kế toán và bộ máy kế toán và ngƣợc lại khi trình độ cán bộ kế toán
đƣợc nâng cao có thể tăng thêm tƣơng ứng mức độ khoa học của phƣơng
pháp và hình thức kế toán.
Luận Văn Tốt Nghiệp - 8 -
Nguyễn Thị Thanh Hoàng - Lớp: 48DN6 GVHD: Bùi Mạnh Cường
Đảm bảo tính quốc tế của nghề nghiệp kế toán như một ngành kỹ thuật -
quản lý chuyên sâu:
- Các văn bản pháp lý và tác nghiệp kế toán cũng nhƣ các trang thiết bị
phải hƣớng đến các chuẩn mực kế toán quốc tế.
- Phải tôn trọng các quy ƣớc và chuẩn mực kế toán quốc tế: đơn vị hạch
toán, giá hạch toán, tính thận trọng, nguyên tắc hạch toán liên tục…

đơn vị
Tóm lại trong giai đoạn này phải xác định đƣợc danh mục các chứng từ kế toán
sử dụng trong việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
1.1.2.2. Tổ chức quá trình lập chứng từ:
Tổ chức quá trình lập chứng từ là sử dụng các chứng từ hoàn thiện, nhất là việc
lựa chọn các phƣơng pháp hợp lý ghi chứng từ, đồng thời là việc tuân thủ theo chế
độ Nhà nƣớc về sử dụng các chứng từ kế toán.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải lập chứng từ gốc theo đúng biểu mẫu
đã quy định, quá trình lập chứng từ phải đảm bảo hai điều kiện:
Phản ánh đƣợc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành vào chứng từ.
Bảo đảm tính chính xác với chi phí thời gian ít nhất cho việc lập chứng từ.
Nội dung chủ yếu của tổ chức lập chứng từ:
Lựa chọn các chứng từ ban đầu phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Lựa chọn các phƣơng tiện lập chứng từ: Từ việc xác định số lƣợng ngƣời có
trách nhiệm đến việc lập chứng từ một cách kịp thời đúng đắn, nói chung cần
cần giảm bớt tối đa số lƣợng ngƣời tham gia lập chứng từ.
Xác định thời gian lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ kinh tế.
Tùy theo yêu cầu quản lý của chứng từ kế toán có thể là một liên hoặc nhiều
liên. Khi chứng từ lập xong phải có đầy đủ chữ ký của những ngƣời có liên quan
đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
1.1.2.3. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ:
Luận Văn Tốt Nghiệp - 10 -
Nguyễn Thị Thanh Hoàng - Lớp: 48DN6 GVHD: Bùi Mạnh Cường
Việc kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và có
thể phát hiện các sai sót hoặc dấu hiệu lợi dụng chứng từ. Nội dung của quá trình
kiểm tra chứng từ cần xem xét các khía cạnh sau:
Kiểm tra việc lập chứng từ theo các yếu tố cơ bản của chứng từ và tuân thủ
các yêu cầu do Nhà nƣớc ban hành, đặc biệt các yếu tố: Nội dung của
nghiệp vụ kinh tế, chữ ký của những ngƣời có liên quan, con dấu, chữ số…
Nếu là chứng từ tổng hợp phải kiểm tra các chứng từ gốc đính kèm.

cáo kế toán và các tài liệu khác có liên quan kế toán. Trong năm, các chứng từ đã
ghi vào sổ kế toán thì chứng từ đƣợc bảo quản tại nơi ngƣời gửi sổ, bởi vì còn có
thể sử dụng lại để tiến hành đối chiếu kiểm tra giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế
toán chi tiết, phân tích sự sai sót và tìm nguyên nhân dẫn đến nhầm lẫn. Do vậy
ngƣời giữ sổ kế toán phải có trách nhiệm bảo quản chứng từ. Khi kết thúc năm, báo
cáo quyết toán đƣợc duyệt thì lúc đó tài liệu kế toán trong đó có chứng từ kế toán
đƣợc đƣa vào lƣu giữ theo chế độ. Nội dung của tổ chức bảo quản, lƣu giữ chứng
từ:
Trong năm kế toán, chứng từ do sử dụng ghi sổ bảo quản, đánh sổ thứ tự
theo thời gian. Ngƣời đó bảo có trách nhiệm bảo quản trong thời gian đó, nếu
có sự thay đổi nhân sự thì phải có biên bản bàn giao.
Khi báo cáo quyết toán đƣợc duyệt thì chứng từ kế toán phải đƣợc đƣa vào
lƣu giữ: Trƣớc hết phải phân loại tất cả chứng từ theo nội dung kinh kế để
lƣu giữ các chứng từ cùng loại đƣợc đánh số theo thời gian năm tháng, loại
chứng từ. Căn cứ vào phƣơng tiện lƣu trữ có thể trong hòm, tủ có đánh số
thứ tự, loại nghiệp vụ, năm tháng hoặc ghi vào đĩa và lƣu trữ đĩa. Cuối cùng
phải giao cho ngƣời có trách nhiệm bảo quản và thƣờng xuyên kiểm tra việc
bảo quản chứng từ. Nếu điều kiện cho phép có thể gởi vào bảo quản của Nhà
nƣớc.
Khi chứng từ đã đƣa vào lƣu trũ, nếu cần sử dụng cần có sự đồng ý của kế
toán trƣởng. Nếu đem tài liệu ra bên ngoài đơn vị phải đƣợc kế toán trƣởng
và thủ trƣởng đơn vị ký giấy cho phép.
Luận Văn Tốt Nghiệp - 12 -
Nguyễn Thị Thanh Hoàng - Lớp: 48DN6 GVHD: Bùi Mạnh Cường
Các giai đoạn trên của chứng từ kế toán có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo ra
một đƣờng dây mà tất cả các chứng từ đều phải vận động qua, do đó đặt ra vấn đề
lập chƣơng trình luân chuyển chứng từ. Chƣơng trình luân chuyển phải đƣợc lập
trƣớc cho quá trình vận động nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra
chứng từ kế toán.
Lập chƣơng trình luân chuyển chứng từ kế toán là quá trình:

xây dựng.
Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản:
- Hệ thống tài khoản phải cung cấp những thông tin khách quan về quá
trình tái sản xuất với những nội dung cần thiết dành cho quản lý Nhà
nƣớc, cấp trên cũng nhƣ quản lý doanh nghiệp và nội bộ doanh
nghiệp.
- Cung cấp những thông tin để thực hiện và tiếp tục hoàn thiện công cụ
quản lý gián tiếp của Nhà nƣớc nhƣ hệ thống các khoản nộp, chính
sách giá cả, chính sách thuế, chính sách tài chính, tín dụng.
- Cung cấp những thông tin để kiểm tra nội bộ doanh nghiệp, kiếm tra
phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1.3.2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán:
Để tập hợp, ghi chép các số liệu phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh của
những doanh nghiệp và trên cơ sở đó hình thành các thông tin cần thiết cho quản lý
các doanh nghiệp, phải xây dựng một hệ thống tài khoản hợp lý thích hợp với đặc
điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời tuân thủ các yêu cầu, quy
định của hệ thống tài khoản thống nhất của Nhà nƣớc.
Để đáp ứng đƣợc các yêu cầu trên thì hệ thống tài khoản kế toán phải đƣợc xây
dựng có căn cứ khoa học dựa trên các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 1: Bảo đảm phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn trên các phƣơng
diện số lƣợng, phân bổ trên cơ sở đó, đánh giá hiệu quả của việc sử dụng vốn.
Nguyên tắc này phải căn cứ vào các chỉ tiêu quản lý tổng hợp trên các báo biểu
kế toán của doanh nghiệp, để tiến hành lựa chọn, sử dụng các tài khoản tổng hợp
trong hệ thống tài khoản thống nhất của Nhà nƣớc cho phù hợp với điều kiện sản
Luận Văn Tốt Nghiệp - 14 -
Nguyễn Thị Thanh Hoàng - Lớp: 48DN6 GVHD: Bùi Mạnh Cường
xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý doanh nghiệp, tiện ích chi công việc hạch toán
hằng ngày cũng nhƣ quyết toán định kỳ soa cho số lƣợng tài khoản ít nhất có thể
cung cấp thông tin nhiều nhất thiết thực cho công tác quản lý kinh doanh.
Nguyên tắc 2: Việc xây dựng hệ thống tài khoảầiphỉ gắn với cơ chế quản lý. Do

1.1.3.3. Hệ thống tài khoản hiện hành:
Toàn bộ các tài khoản sử dụng trong kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế
toán. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất là bộ phận quan trọng nhất của chế độ
kế toán của nƣớc ta: Nó bao gồm các quy định thống nhất về loại tài khoản, số
lƣợng tài khoản, tiểu khoản, tên gọi của tài khoản,tên gọi của tiểu khoản, ký hiệu tài
khoản, tiểu khoản và nội dung ghi chép của từng tài khoản.
Việc phân loại tài khoản kế toán trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất
đƣợc căn cứ vào báo cáo tài chính kết hợp sự tuần hoàn của vốn.
Số lƣợng tài khoản và tiểu khoản căn cứ vào tính chất của đối tƣợng kế toán
trong các ngành kinh tế, căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý tài chính đã quy
định.
Tên gọi của tài khoản và tiểu khoản căn cứ vào nội dung kinh tế của đối tƣợng
kế toán phản ánh trong tài khoản hoặc tiểu khoản cũng là đối tƣợng phản ánh trong
tài khoản hoặc tiểu khoản đó. Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, ngoài
tên gọi, còn quy định thêm cho mỗi tài khoản tổng hợp cũng nhƣ tài khoản phân
tích một số điều khoản mang tính chất quy ƣớc. Việc quy định số hiệu tài khoản này
cũng đƣợc thay đổi theo từng thời kỳ.
Việc quy định số hiệu của tài khoản thƣờng đƣợc tiến hành theo ba phƣơng
pháp: Số thập phân, số thứ tự, hàng loạt.
Dùng phƣơng pháp số thập phân: Dùng phƣơng pháp số thập phân để đặt số
hiệu cho tài khoản tức là mỗi cấp bậc phân chia trong hệ thống tài khoản -
loại tài khoản tổng hợp và loại tài khoản chi tiết đều dùng một con số để gọi
bắt đầu từ số “0” và kết thúc ở số “9”, mỗi con số đó phản ánh một số cấp
bậc phân chia nhất định trong hệ thống tài khoản. Ƣu điểm chủ yếu của
phƣơng pháp này là số hiệu đặt ra ngắn gọn, rõ ràng và dễ ghi nhớ. Nhƣng có
nhƣợc là việc đặt số hiệu tài khoản bị giới hạn bởi mƣời yếu tố trong mỗi cấp
Luận Văn Tốt Nghiệp - 16 -
Nguyễn Thị Thanh Hoàng - Lớp: 48DN6 GVHD: Bùi Mạnh Cường
bậc nếu trong hệ thống có trên mƣời loại tài khoản, trong mỗi loại tài khoản
lại có trên mƣời tiểu khoản… thì việc đánh số này sẽ không đƣợc hết.

thực hiện bằng phƣơng pháp đối ứng tài khoản mà việc biểu hiện của tài khoản trên
thực tế chính là các sổ trên tài khoản. Nhƣ vậy sổ tài khoản chính là phƣơng tiện vật
chất để thực hiện công tác kế toán.
Do đặc điểm của các đối tƣợng kế toán là mang tính hai mặt, tính vận động và
tính đa dạng phong phú, cần thiết phải có một hệ thống tài khoản và hệ thống sổ tài
khoản khác nhau để phản ánh. Các sổ tài khoản này không khác nhau về nội dung
phản ánh, về hình thức, về kết cấu cũng nhƣ trình tự và phƣơng pháp ghi chép. Tuy
nhiên, giữa các loại sổ này có quan hệ chặt chẽ trong việc ghi chép, đối chiếu kiểm
tra kết quả ghi chép cũng nhƣ thông tin. Mặc dù có nhiều loại sổ kế toán nhƣ vậy
nhƣng trong các doanh nghiệp việc ghi chép cũng cần tuân thủ theo một số nguyên
tắc nhất định. Việc kết hợp các loại sổ sách kế toán với nội dung và kết cấu khác
nhau trong cùng một quá trình hạch toán theo một trình tự ghi chép nhất định nhằm
rút ra các chỉ tiêu cần thiết cho quản lý kinh tế gọi là hình thức tổ chức hệ thống sổ
kế toán (còn gọi là hình thức hạch toán kế toán).
Trong thực tế có nhiều hình thức kết hợp các loại sổ sách khác nhau, do vậy sẽ
có nhiều hình thức tổ chức sổ kế toán tƣơng ứng. Để phân biệt các hình thức tổ chức
sổ kế toán, ngƣời ta dựa vào các dặc trƣng nhƣ hình thức bên ngoài, kế cấu bên
trong của các mẫu sổ , vào mối quan hệ giữa cách thức ghi sổ (ghi theo trình tự thời
gian với ghi theo nội dung kinh tế, ghi sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết)
cũng nhƣ mối quan hệ giữa chứng từ với sổ kế toán (ghi trực tiếp hay ghi qua trung
gian), giữa sổ kế toán với báo cáo kế toán.
Do vậy, tổ chức hệ thống sổ kế toán là một nghệ thuật vận dụng hệ thống tài
khoản kế toán. Việc lựa chọn cách thức tổ chức hệ thống sổ kế toán nào cho phù
hợp với từng đơn vị đƣợc căn cứ vào quy mô, tính chất và đặc điểm của hoạt động
sản xuất kinh doanh, vào yêu cầy và trình độ quản lý và trình độ năng lực của nhân
viên kế toán, vào khả năng trang bị phƣơng tiện tính toán của đơn vị.
Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán:
Luận Văn Tốt Nghiệp - 18 -
Nguyễn Thị Thanh Hoàng - Lớp: 48DN6 GVHD: Bùi Mạnh Cường
Để kết hợp đƣợc các loại sổ kế toán có kết cấu và nội dung khác nhau theo một

số liệu kế toán.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi
cho kiểm tra kế toán.
- Mỗi đơn vị kế toán chỉ đƣợc mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo một
trong các hình thức tổ chức sổ kế toán quy định. Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn
hoặc đóng bằng dấu kẻ sẵn. Đối với sổ đóng thành quyển phải đánh số trang và
đóng dấu giáp lai, còn sổ tờ rời phải ghi rõ số tờ và đóng dấu của đơn vị. Tất cả mọi
sổ sách đầu phải có chữ ký của kế toán trƣởng và thủ trƣởng đơn vị.
- Bắt đầu niên độ kế toán phải mở kế toán mới. Hết kỳ (hoặc hết niên độ) kế
toán phải tiến hành cộng sổ, khoá sổ tài khoản. Trong một số trƣờng hợp cần thiết
(kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán, giải thể, xát nhập…) kế toán cũng phải cần tiến
hành cộng sổ, tính ra tổng phát sinh.
- Việc ghi chép trên sổ kế toán phải rõ ràng, dễ đọc và phải ghi bằng mực tốt,
không phai. Số liệu phản ánh trên sổ sách. Số liệu phản ánh trên sổ sách phải liên
tục, có hệ thống, không đƣợc bỏ cách dòng hoặc viết xen kẽ, đè chồng lên nhau.
Tuyệt đối không đƣợc tẩy xóa, làm nhòe, làm mất sổ đã ghi.Trƣờng hợp sai sót
nhầm lẫn cần sửa theo đúng quy định.
1.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS – ACCESS:
1.2.1. Giới thiệu về MS – ACCESS:
Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trƣờng Windows, trong
đó có các công cụ hữu hiệu tiện lợi để tự động sản sinh chƣơng trình cho hầu hết
các bài toán thƣờng gặp trong quản lý, thống kê, kế toán. Với Access, ngƣời dùng
không phải viết những câu lệnh cụ thể nhƣ trong Pascal, C hay Foxpro mà chỉ cần
tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết.
Hiện nay thƣờng sử dụng 4 phiên bản Access là: Access 2.0 trong bộ Microsoft
office 4.3, Access 7.0 for Window 95, Access 97 trong bộ Microsoft office 97,
Access 2000, 2002, 2003, 2007.
Luận Văn Tốt Nghiệp - 20 -
Nguyễn Thị Thanh Hoàng - Lớp: 48DN6 GVHD: Bùi Mạnh Cường
Sáu đối tƣợng công cụ mà Access cung cấp là: Bảng (Table), Truy vấn (Query),

Đơn thể là nơi chƣa các hàm, thủ tục viết bằng ngôn ngữ Access Basic. Mặc dù
các công cụ mà Access cung cấp khá đầy đủ, nhƣng lẽ dĩ nhiên không thể bao quát
đƣợc mọi vấn đề đa dạng của thực tế. Các hàm, các thủ tục của Access Basic sẽ giải
quyết những phần việc khó mà công cụ không làm nổi.
1.2.2. Các khái niệm về cơ sở dữ liệu:
Bảng dữ liệu (Table):
Bảng dữ liệu là một phần quan trọng nhất của CSDL, là nơi lƣu trữ những dữ
liệu tác nhiệp cho ứng dụng. Một cơ sở dữ liệu có thể có rất nhiều bảng, các bảng
phải thiết kế sao cho có thể lƣu trữ đƣợc đầy đủ cần thiết, đảm bảo việc giảm tối đa
tình trạng gây dƣ thừa dữ liệu, giảm tối đa dung lƣợng CSDL có thể, đồng thời tạo
môi trƣờng làm việc thuận lợi cho việc phát triển ứng dụng trong các bƣớc tiếp theo
Một bảng dữ liệu trên Access bao gồm các thành phần: Tên bảng, các trƣờng dữ
liệu, trƣờng khóa, tập hợp các thuộc tính cần thiết cho mỗi trƣờng dữ liệu và tập
các bản ghi.
Tên bảng:
Mỗi bảng có một tên gọi. Tên bảng thƣờng đặt sau khi tạo xong cấu trúc của
bảng, tuy nhiên cũng có thể đổi lại tên bảng ở của sổ Database. Không nên sử dụng
dấu phân cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt có dấu trong tên
bảng.
Trƣờng dữ liệu (Field):
Mỗi cột dữ liệu của bảng sẽ tƣơng ứng với một trƣờng dữ liệu. Mỗi trƣờng dữ
liệu sẽ có một tên gọi và tập hợp các thuộc tính miêu tả trƣờng dữ liệu đó ví dụ nhƣ:
kiểu dữ liệu, trƣờng khóa, độ lớn, định dạng, … Mỗi trƣờng dữ liệu phải đƣợc định
dạng kiểu dữ liệu. Trong Access, truờng dữ liệu có thể nhận một trong các kiểu dữ
liệu sau:
TT
Kiểu dữ liệu
Độ lớn
Lƣu trữ
1

Hyperlink
Tùy thuộc độ dài xâu
Lƣu trữ các siêu liên kết
9
Ole Objéct
Tùy thuộc kiểu dữ liệu
Âm thanh, hình ảnh đồ họa
Bản ghi (Record):
Mỗi dòng dữ liệu của bảng đƣợc gọi là một bản ghi. Mỗi bảng có một con trỏ
bản ghi. Con trỏ đang nằm ở bản ghi nào, nguời dùng có thớiữ đƣợc dữ liệu của bản
ghi đó. Đặc biệt là bản ghi trắng cuối cùng.
Trƣờng khóa (Primary Key):
Trƣờng khóa có tác dung phân biệt giá trị các bản ghi trong cùng một bản ghi
với nhau.Trƣờng khóa có thể chỉ có một trƣờng, cũng có thể đƣợc tạo ra từ tập hợp
nhiều trƣờng (gọi là bộ trƣờng khóa).
Ví dụ: Bảng dat_BDMTK của cơ sở dữ liệu kế toán máy, trƣờng khóa là
SoHieuTK. Vì mỗi tài khoản có thể nhiều trƣờng có giá trị hệt nhau, nhƣng số hiệu
tài khoản thi duy nhất.
1.2.3. Liên kết giữa các bảng dữ liệu (Relationship):
Liên kết các bảng dữ liệu là một kỹ thuật thiết kế CSDL quan hệ. Chúng là mối
liên kết giữa hai bảng với nhau theo thiết kế đƣợc cho trƣớc để đảm bảo đƣợc mục
đích lƣu trữ dữ liệu cho từng ứng dụng. Trong Access tồn tại hai kiểu liên kết: liên
kết 1-1 (một - một) vầ liên kết 1-n (một - nhiều).
1.2.4. Truy vấn dữ liệu (Query):
Một chức năng quan trọng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu là truy tìm nhanh chóng,
chính xác và đầy đử các thông tin mà ngƣời sử dụng yêu cầu. Hệ quản trị cơ sở dữ
liệu phải cung cấp một công cụ hữu hiệu để ngƣời lập trình thực hịên công việc này
một cách đơn giản, nhanh chóng.
Luận Văn Tốt Nghiệp - 23 -
Nguyễn Thị Thanh Hoàng - Lớp: 48DN6 GVHD: Bùi Mạnh Cường

Nguyễn Thị Thanh Hoàng - Lớp: 48DN6 GVHD: Bùi Mạnh Cường
 Truy vấn chéo (Crosstab Query): Tạo các báo cáo có tính chất thống kê, thể
hiện các dòng dữ liệu lƣu trữ trong bảng thành các cột khi hiển thị ra ngoài.
1.2.5. Thiết kế giao diện (Form):
Khi một công việc quản lý đã đƣợc tin học hóa thì các thông tin dữ liệu thì các
thông tin của thế giới thực bên ngoài sẽ đƣợc lƣu trữ vào bên trong máy tính dƣới
dạng các bảng, tuy nhiên cấu trúc của các bảng mà ngƣời lập trình tạo ra có thể quá
ngắn gon làm ngƣời sử dụng khó có thể hiểu hết và đồng thời để dữ liệu đƣợc an
toàn thì chúng ta không nên cho phép ngƣời sử dụng nhập dữ liệu trực tiếp vào các
bảng.Từ đó để giúp cho ngƣời sử dụng dễ dàngểtong việc nhập số liệu vào bên
trong các bảng theo thói quen công việc hàng ngày trƣớc đây mà họ vẫn thƣờng
làm, chúng ta phải tạo ra các mẫu biểu (màn hình nhập liệu) để cho phép họ nhập
dữ liệu trên các bảng. Ngoài ra biểu mẫu còn đƣợc sử dụng nhƣ các hộp thoại hỏi
đáp giữa ngƣời sử dụng và hệ thống ứng dụng.
1.2.5.1. Các thành phần trong một biểu mẫu:
Trên một biểu mẫu gồm có các thành phần sau:
Thành phần
Ý nghĩa
Đầu biểu mẫu
(Form Header)
Các điều khiển nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở đầu
của biểu mẫu
Chi tiết (Detail)
Thể hiện chi tiết thông tin của biểu mẫu
Cuối biểu mẫu
(Form Footer)
Các điều khiển nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở đầu
của biểu mẫu
1.2.5.2. Các loại biểu mẫu thông thƣờng:
Thông thƣờng trong một ứng dụng có hai biểu mẫu cơ bản:

Mẫu tin nguồn (Record Source) của biểu mẫu dữ liệu bắt buộc phải là một bảng
hoặc một truy vấn lựa chọn, ngƣợc lại mẫu tin nguồn của biểu mẫu hộp thoại là
rỗng, dĩ nhiên khi đó trên biễu mẫu hộp thoại không cần xuất hiện dãy nút di
chuyển dữ liệu.
1.2.5.5. Các dạng biểu mẫu dữ liệu: