Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
Lời mở đầu
Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng
trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp
các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của
công ty mình như: con người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa những rủi
ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp
xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng,
và phát triển đi lên của doanh nghiệp.
Chu trình mua hàng và thanh toán có một vai trò rất quan trọng trong bất
kỳ một công ty nào,vì vậy việc kiểm soát chu trình là một việc rất cần thiết và
quan trọng. Hơn nữa, công ty Vinatex lại là một công ty dệt may nên khâu mua
hàng là hết sức phức tạp, số lượng hàng mua lớn, mà công ty không chỉ mua
trong nước mà còn nhập khẩu từ nước ngoài. Do đó, em thấy khâu mua hàng là
rất quan trọng nó quyết định sự thành, bại của mỗi đợt sản xuất của công ty, cho
nên nó đòi hỏi công ty cần phải có sự quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng mua đạt
tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá cả hợp lý để công ty có thể cạnh tranh
được về giá cả và chất lượng trên thị trường.
Từ những nhận thức đó, cùng với thời gian thực tập tại công ty cổ phần
Vinatex, em nhận thấy vấn đề kiểm soát về chu trình mua hàng và thanh toán tại
công ty là cần thiết và cần được quan tâm, vì vậy, em đã chọn đề tài KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX ĐÀ NẴNG.
Đề tài gồm ba phần chính:
Phần I: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội
bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng
Phần II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng
Phần III: Một số đánh giá và kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội
bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại Vinatex Đà Nẵng.
Đà Nẵng, tháng 05 năm 2009

không phụ thuộc nhiều vào nhà quản lý. Nếu nhà quản lý coi trọng đến hoạt
động kiểm tra, kiểm soát thì chắc chắn hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ vận hành
hiệu quả.
3.1.1. Đặc thù về quản lý
Đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành doanh nghiệp của các
nhà quản lý. Tùy thuộc vào mục đích quản lý, doanh nghiệp sẽ có chính sách,
chế độ, quy định, cách thức kiểm tra kiểm soát phù hợp.
3.1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm
giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý
trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Vì vậy, để thiết
lập một cơ cấu tổ chức tốt phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo
giữa các bộ phận.
- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ và bảo quản tài sản.
- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.
3.1.3. Chính sách nhân sự
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 2
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
Là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Chính sách nhân sự
bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối
với việc tuyển dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên của
mình.
Nếu nhân viên có năng lực và phẩm chất đạo đức tốt thì quá trình kiểm
soát không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội
bộ. Nếu doanh nghiệp có chính sách thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng đội ngũ
nhân viên kém năng lực trong công việc, thiếu trung thực thì hệ thống kiểm soát
không phát huy hiệu quả.

3.2. Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà
đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài
chính.
 Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu tổng quát sau
đây sẽ được thực hiện:
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 3
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
- Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ kinh tế xảy ra đều có sự phê
chuẩn hợp lý
- Tính có thật: Phải ghi chép những nghiệp vụ có thật, không cho phép ghi
chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị.
- Tính đầy đủ: Bảo đảm tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải
được phản ánh đầy đủ.
- Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản
giá và phí.
- Sự phân loại: Đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài
khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.
- Tính đúng kỳ: Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh kịp thời theo quy định
- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi chép
vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên
báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
 Tính kiểm soát của hệ thống kế toán được thể hiện qua ba giai đoạn của
quá trình kế toán:
- Lập chứng từ: Đây là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế
toán chỉ chính xác nếu chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung
thực nghiệp vụ kính tế phát sinh. Tính kiểm soát được thể hiện chính là thông
qua việc phê chuẩn chứng từ.
- Ghi sổ kế toán: Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán,
bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp… để chuẩn bị cung cấp thông

nhiệm và quyền hạn mà vẫn đảo bảo tính tập trung của đơn vị. Để tuân thủ tốt
các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn.
3.3.2. Kiểm soát về vật chất
Tài sản của một doanh nghiệp bao gồm tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị
và thông tin. Bảo vệ tài sản là ngăn chặn sự mất mát, tham ô, lãng phí hoặc sử
dụng sai mục đích. Các quy định và thủ tục bảo vệ tài sản như sau:
- Hạn chế tiếp cận tài sản.
- Sử dụng các thiết bị để hạn chế rủi ro.
- Kiểm kê tài sản định kỳ.
- Bảo quản chứng từ và sổ sách ghi chép.
3.3.3. Kiểm soát về sổ sách và ghi chép
- Thiết kế, sử dụng các chứng từ và sổ sách phù hợp
- Hình thức của chứng từ và sổ sách cần đơn giản nhằm tạo sự thuận lợi
cho việc kiểm tra, đối chiếu để hạn chế sai sót trong quá trình ghi chép nhưng
vẫn phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho việc kiểm soát.
- Định kỳ, cần xem xét các mẫu chứng từ và sổ sách nhằm hoàn chỉnh cả
về phương pháp lập, luân chuyển chứng từ và phương pháp ghi sổ kế toán.
- Cần có sự đối chiếu giữa các trình ghi chép độc lập và đối chiếu giữa kế
toán chi tiết và kế toán tổng hợp.
- Phải đảm bảo ghi chép đúng các quan hệ đối ứng của các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh.
3.3.4. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học hoá
3.3.4.1. Các rủi ro thường gặp
Có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong môi trường kế toán xử lý bằng máy.
Do đó có thể phân thành các loại rủi ro sau:
- Rủi ro trong kinh doanh: là những rủi ro liên quan đến việc thực hiện các
nghiệp vụ kinh tế.
- Rủi ro trong xử lý thông tin: Là các rủi ro liên quan đến việc ghi nhận, xử
lý dữ liệu và tổng hợp, lập báo cáo.
+ Đầu vào: ghi nhận dữ liệu sai, không chính xác, không đầy đủ và không

- Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý
- Kiểm soát truy cập hệ thống
- Kiểm soát lưu trữ dữ liệu
- Kiểm soát truyền tải dữ liệu
- Chuẩn hoá tài liệu hệ thống
- Giảm thiểu thời gian chết của hệ thống
- Dấu vết kiểm toán
- Các kế hoạch phục hồi sau thiệt hại
3.3.4.3. Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy vi tính
- Kiểm soát ứng dụng là kiểm soát liên quan tới hoạt động xử lý thông tin
của một ứng dụng xử lý kế toán nhất định. Là các chính sách, thủ tục thực hiện
chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể. Kiểm soát ứng dụng gồm ba
thủ tục kiểm soát sau:
- Kiểm soát nhập liệu: Được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến
khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống. Do đó, cần phải kiểm soát nguồn dữ
liệu và kiểm soát quá trình nhập liệu.
+ Kiểm soát nguồn dữ liệu: nhằm đảm bảo dữ liệu nhập vào là hợp lệ.
Các thủ tục kiểm soát: Dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống cần được chuẩn y và
phê duyệt một cách đầy đủ và hợp lý; đánh dấu đã sử dụng chứng từ sau khi
nhập liệu nhằm hạn chế việc sử dụng lại chứng từ; sử dụng các thiết bị kiểm tra
chứng từ trước khi nhập liệu; nghiệp vụ sau khi thực hiện cần nhập ngay vào hệ
thống để dễ dàng kiểm tra đối chiếu với các hoạt động liên quan và để tránh bỏ
sót quên nhập nghiệp vụ; tạo số kiểm tra…
+ Kiểm soát quá trình nhập liệu: kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu; kiểm
tra vùng dữ liệu; kiểm tra dấu; kiểm tra tính có thật của các nghiệp vụ; kiểm tra
tính hợp lý; kiểm tra giới hạn; kiểm tra tính đầy đủ; định dạng trước khi nhập
liệu; sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự động; thông báo lỗi đầy đủ và
hướng dẫn sửa lỗi,…
- Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu: kiểm soát xử lý kiểm tra sự chính
xác của thông tin kế toán trong quá trình xử lý số liệu. Có các thủ tục: kiểm tra

lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp và đối chiếu với đơn
đặt hàng, sau đó lập Biên bản nhận hàng. Bản sao của Biên bản nhận hàng được
chuyển đến bộ phận liên quan (bộ phận mua hàng và phòng kế toán) theo quy
định. Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về
hàng nhận và hàng được làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào phiếu
nhập kho và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao cho bộ phận kho hàng.
1.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán
Khi nhận được Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, kế toán thanh toán
kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên Hoá đơn mua hàng. Sau đó, tiến
hành đối chiếu các thông tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá...)
trên Hoá đơn bán hàng với các chứng từ gốc liên quan như Biên bản nhận hàng,
Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho. Hoá đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi tăng
hàng hoá dịch vụ mua vào; còn Hoá đơn thì dùng để ghi vào tài khoản phải trả
người bán (nếu chưa thanh toán).
1.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Đối với hầu hết các đơn vị, các biên lai do kế toán thanh toán lưu giữ cho
đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi hoặc
phiếu chi làm thành nhiều bản, mà bản gốc gửi cho người được thanh toán, một bản
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 7
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán. Người ký duyệt chứng từ
chi phải kiểm tra các chứng từ như: Hoá đơn, Biên bản nhận hàng và Đơn đặt hàng.
Những chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đánh dấu “đã
thanh toán” để đảm bảo các chứng từ không được sử dụng lại. Giấy báo Nợ của
ngân hàng hoặc Phiếu chi là chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán. Trong
hầu hết các trường hợp, các ngân phiếu thanh toán được ghi vào sổ nhật ký chi tiền
mặt, nhưng đôi khi ghi vào một số hồ sơ bằng số của các phiếu chi được lưu trữ có
tác dụng như một sổ nhật ký chi tiền mặt.
2. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh
toán

- Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả các khoản chi tiền mua hàng được ghi sổ
đầy đủ.
- Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: các khoản chi thanh toán tiền mua
hàng được ghi đúng tài khoản, đứng số tiền và đúng kỳ kế toán.
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 8
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
4. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
4.1. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng
4.1.1. Các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát
4.1.1.1. Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát
- Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn.
- Người ký duyệt Đơn đặt hàng đối chiếu các thông tin trên đơn đặt hàng với
yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn.
- Người nhận hàng đếm, kiểm tra và đối chiếu số lượng, quy cách, mẫu mã,... của
hàng thực nhận với đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn.
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và đối chiếu các thông tin trên
Hoá đơn mua hàng với Đơn đặt hàng và Biên bản nhận hàng trước khi ghi sổ kế
toán.
4.1.1.2. Mục tiêu về sự đầy đủ
- Các Biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự trước và được đính kèm với
các Hoá đơn tương ứng.
- Hoá đơn được sắp xếp theo số thứ tự của Biên bản nhận hàng và ghi sổ
theo trình tự này.
- Những hoá đơn liên quan đến hàng đã mua ( đã thuộc quyền kiểm soát của
đơn vị) nhưng đang trên đường vận chuyển cần được quản lý riêng ở hồ sơ
“Hàng mua đang đi đường”.
- Quy định thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng đến bộ phận kế toán
để ghi sổ kịp thời.
4.1.1.3. Mục tiêu về sự đo lường tin cậy
- Lập bảng kê các khoản chi phí được phép tính vào giá gốc của hàng mua vào