Luận văn
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH MUA HÀNG VÀ
THANH TOÁN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN VINATEX ĐÀ
NẴNG

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
Lời mở đầu
Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng
trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ
giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế
của công ty mình như: con người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa
những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp
doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá
trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp.
Chu trình mua hàng và thanh toán có một vai trò rất quan trọng trong
bất kỳ một công ty nào,vì vậy việc kiểm soát chu trình là một việc rất cần thiết
và quan trọng. Hơn nữa, công ty Vinatex lại là một công ty dệt may nên khâu
mua hàng là hết sức phức tạp, số lượng hàng mua lớn, mà công ty không chỉ
mua trong nước mà còn nhập khẩu từ nước ngoài. Do đó, em thấy khâu mua
hàng là rất quan trọng nó quyết định sự thành, bại của mỗi đợt sản xuất của
công ty, cho nên nó đòi hỏi công ty cần phải có sự quản lý chặt chẽ để đảm bảo
hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá cả hợp lý để công ty có
thể cạnh tranh được về giá cả và chất lượng trên thị trường.
Từ những nhận thức đó, cùng với thời gian thực tập tại công ty cổ phần
Vinatex, em nhận thấy vấn đề kiểm soát về chu trình mua hàng và thanh toán
tại công ty là cần thiết và cần được quan tâm, vì vậy, em đã chọn đề tài KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX ĐÀ NẴNG.
Đề tài gồm ba phần chính:

toán.
-
Đảm bảo rằng báo cáo tài chính được lập đúng. đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và
tuân thủ các yêu cầu của chuẩn mực.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích
3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
3.1. Môi trường kiểm soát
Bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Các
nhân tố này phụ thuộc rất lớn đến quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như nhà
quản lý doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp có hiệu
quả hay không phụ thuộc nhiều vào nhà quản lý. Nếu nhà quản lý coi trọng đến
hoạt động kiểm tra, kiểm soát thì chắc chắn hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ vận
hành hiệu quả.
3.1.1. Đặc thù về quản lý
Đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành doanh nghiệp của các
nhà quản lý. Tùy thuộc vào mục đích quản lý, doanh nghiệp sẽ có chính sách,
chế độ, quy định, cách thức kiểm tra kiểm soát phù hợp.
3.1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm
giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý
trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Vì vậy, để
thiết lập một cơ cấu tổ chức tốt phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo
giữa các bộ phận.
- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ và bảo quản tài sản.
- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 3
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ
- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính
- Dung hòa những bất đồng giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên
bên ngoài.
3.1.7. Các nhân tố bên ngoài
Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của đơn vị nhưng nó có
ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng
như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Bao gồm:
Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ
nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…
3.2. Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà
đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài
chính.
 Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu tổng quát
sau đây sẽ được thực hiện:
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 4
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
-
Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ kinh tế xảy ra đều có sự phê
chuẩn hợp lý
-
Tính có thật: Phải ghi chép những nghiệp vụ có thật, không cho phép
ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị.
-
Tính đầy đủ: Bảo đảm tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải
được phản ánh đầy đủ.
-
Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản
giá và phí.

3.3.1. Kiểm soát về quản lý
Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên
tắc cơ bản:
-
Nguyên tắc phân công phân nhiệm:
Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ
thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân
nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi
xảy ra thường dễ phát hiện.
-
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Cần có sự cách ly về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm
ngăn ngừa các sai phạm và lạm dụng quyền hạn. Ví dụ: không được bố trí thủ
kho kiêm luôn nhiệm vụ mua hàng, phê chuẩn và thực hiện nghiệp vụ, thực
hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo vệ tài sản,…
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 5
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
-
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:
Theo sự ủy quyền của cấp trên, cấp dưới được giao cho quyết định và
giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được
tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách
nhiệm và quyền hạn mà vẫn đảo bảo tính tập trung của đơn vị. Để tuân thủ tốt
các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn.
3.3.2. Kiểm soát về vật chất
Tài sản của một doanh nghiệp bao gồm tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị
và thông tin. Bảo vệ tài sản là ngăn chặn sự mất mát, tham ô, lãng phí hoặc sử
dụng sai mục đích. Các quy định và thủ tục bảo vệ tài sản như sau:
- Hạn chế tiếp cận tài sản.
- Sử dụng các thiết bị để hạn chế rủi ro.

dựng, bảo dưỡng, phát triển và sử dụng hệ thống.
+ Rủi ro liên quan tới quy trình phát triển hệ thống: Hệ thống được phát
triển không đúng quy trình (phân tích, thiết kế, thực hiện, bảo dưỡng hệ thống);
hệ thống không đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.
+ Rủi ro liên quan tới nhân sự
+ Rủi ro liên quan tới thiết bị
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 6
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
+ Rủi ro liên quan tới dữ liệu hệ thống.
• Hệ thống, dữ liệu bị phá hủy do cố tình phá hoại hoặc do vô tình sử
dụng không đúng kỹ thuật.
• Hệ thống và dữ liệu dễ bị thâm nhập, phá hủy để sửa chương trình xử lý
hoặc phá hủy hay lấy cắp thông tin.
• Dữ liệu dễ bị mất do hư máy, do bị phá hoại hoặc ăn cắp thiết bị lưu
trữ.
3.3.4.2. Kiểm soát chung trong hệ thống kế toán bằng máy
Kiểm soát chung là các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ
thống xử lý, và như vậy ảnh hưởng tới tất cả các hệ thống ứng dụng xử lý
nghiệp vụ. Kiểm soát chung được thiết lập nhằm đảm bảo toàn bộ hệ thống
thông tin trên máy tính được ổn định và được quản trị tốt. Thông thường có các
nhóm thủ tục kiểm soát chung như sau:
- Xác lập kế hoạch an ninh
- Phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống
- Kiểm soát dự án phát triển hệ thống
- Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý
- Kiểm soát truy cập hệ thống
- Kiểm soát lưu trữ dữ liệu
- Kiểm soát truyền tải dữ liệu
- Chuẩn hoá tài liệu hệ thống
- Giảm thiểu thời gian chết của hệ thống

chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống; đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết,…
-
Kiểm soát thông tin đầu ra: xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nôi
dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin;
đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các thông số tổng kiểm soát
nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin; chuyển giao chính xác thông tin
đến đúng người sử dụng; quy định hủy các thông tin bí mật sau khi tạo kết xuất
trên giấy than, trên các bản in thử, các bản nháp…
II. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
1. Các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
1.1. Xử lý các đơn đặt hàng
Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ được lập bởi công ty khách hàng là
điểm khởi đầu của chu kỳ. Mẫu chính xác của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy
định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và chính sách của công ty.
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính cảu chức
năng này vì nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã
được phê chuẩn của công ty và nó tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các
mặt hàng không cần thiết.
Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của các bộ phận trong doanh
nghiệp, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt
ba yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng hàng mua, và sự tin cậy trong bán hàng
giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập
đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về
hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng. Một bản sao của đơn
đặt hàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận
hàng.
1.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất
lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp và đối chiếu với
đơn đặt hàng, sau đó lập Biên bản nhận hàng. Bản sao của Biên bản nhận hàng

- Gian lận trong việc đặt hàng với nhà cung cấp.
- Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để nhận khoản
hoa hồng hoặc chiết khấu thương mại.
- Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng hạn như hàng hoá sai
về số lượng, chất lượng hay quy cách.
-
.Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị
hoặc phát hành hoá đơn đúp.
- Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có
thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không
đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc
hoá đơn bị thanh toán hai lần liền.
- Các nhân viên thông đồng làm giả chứng từ để chuyển tiền vào tài
khoản mang tên một công ty không có thật.
3. Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán
3.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ mua hàng
-
Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát: các nghiệp vụ mua hàng
được ghi sổ, được phê chuẩn đúng đắn và liên quan đến số hàng đã thực hiện.
-
Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả hàng đã nhận được trong kỳ đều được ghi
sổ đầy đủ.
-
Mục tiêu về sự đo lường tin cậy: giá trị hàng mua vào được đo lường
dựa trên cơ sở giá gốc.
-
Mục tiều về sự ghi chép chính xác: các nghiệp vụ mua hàng được ghi
đúng tài khoản, đúng giá trị và đúng kỳ kế toán.
-
Mục tiêu về sự khai báo: hàng mua vào cần phải được thuyết minh phù

- Quy định thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng đến bộ phận kế toán
để ghi sổ kịp thời.
4.1.1.3. Mục tiêu về sự đo lường tin cậy
- Lập bảng kê các khoản chi phí được phép tính vào giá gốc của hàng mua vào
theo quy định của chuẩn mực kiểm toán và có sự phê chuẩn của Kế toán trưởng.
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm cơ sở tính giá gốc của
hàng mua vào.
4.1.1.4. Mục tiêu về sự ghi chép chính xác
- Kiểm tra tính toán trên chứng từ trước khi ghi sổ.
- Ghi định khoản trên hoá đơn mua hàng.
- Đối với hàng đã nhập kho thì phiếu nhập kho phải được đính kèm với hoá
đơn.
- Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản trên hoá đơn
trước khi ghi sổ.
- Quy định, định kỳ ghi sổ kế toán.
- Đối chiếu số liệu về hàng mua vào giữa thủ kho với kế toán chi tiết, và
giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp.
- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ Nhật ký mua hàng vào sổ cái.
4.1.1.5. Mục tiêu về sự khai báo
- Mở tài khoản chi tiết để theo dõi nghiệp vụ mua hàng từ các bên liên quan
như: công ty mẹ, công ty con, công ty liên kết, theo yêu cầu của VAS 26
“Thông tin về các bên liên quan”.
4.1.2.Một số rủi ro và thủ tục kiểm soát tương ứng:
 Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế
- Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 10
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
- Yêu cầu giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch (báo cáo bất thường)
…
 Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô tả…

- Chứng từ chi được lập khi đã có Biên bản nhận hàng; các chứng từ mua
hàng đã được kiểm tra đối chiếu; sô tiền trên hoá đơn đã được tính lại và đã
được duyệt chi.
- Chứng từ chi tiền phải tham chiếu được đến các hoá đơn mua hàng tương ứng.
- Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tra các chứng từ liên
quan đến khoản chi.
- Người ký duyệt chi không được đồng thời là người lập chứng từ chi.
- Thủ trưởng đơn vị không được ký khống trên chứng từ chi.
- Các hoá đơn mua hàng đã được thanh toán được đánh dấu “đã thanh toán”.
- Các chứng từ chi chưa sử dụng cần phải được bảo quản an toàn.
4.2.1.2. Mục tiêu về sự đầy đủ
- Các chứng từ chi cần phải được đánh số trước và được ghi sổ theo số thứ
tự từ nhỏ đến lớn.
- Cuối kỳ, đối chiếu các khoản chi TGNH trên sổ chi tiết của ngân hàng
với các khoản chi trên sổ chi tiết TGNH của doanh nghiệp.
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 11
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
4.2.1.3. Mục tiêu về sự ghi chép chính xác
- Ghi định khoản trên chứng từ chi tiền.
- Khi ký duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng kiểm tra định khoản trên
chứng từ.
- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển số liệu từ nhật ký chi tiền vào sổ
cái các tài khoản liên quan.
4.2.2. Các thủ tục kiểm soát khác.
-
Ở bộ phận kế toán nợ phải trả, tất cả các chứng từ cần được đóng dấu
ngày nhận và các chứng từ khác phát sinh trong bộ phận này phải được đánh số
liên tục để kiểm soát .
-
So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên báo cáo nhận hàng mục

Kiểm tra sự hợp lệ: Tính số kiểm tra của vùng “Mã người bán”
Nhận hàng Kiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu của: “Số đặt hàng”;
“Mã hàng”; “Số lượng”; “Tên người bán”
Thanh toánKiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu: “Số đặt hàng”; “Số
hóa đơn”; “Ngày hóa đơn”; “Tổng tiền thanh toán”; “Ngày chiết
khấu”; “Số tiền sau khi trừ chiết khấu”; “Ngày thanh toán”; “Số
hiệu TK”; “Số tiền TK”
Kiểm tra sự hợp lệ: Kiểm tra ngày được thể hiện theo hình thức và
nội dung hợp lệ.
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 12
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
4.3.2. Kiểm soát quá trình xử lý
Hệ
thống
Chương trình Thủ tục kiểm soát
Mua
hàng
Tạo đặt hàng
mua
Đếm mẫu tin: Số mẫu tin trong tập tin đặt hàng mua mới
= Số mẫu tin trong tập tin yêu cầu mua hàng + Số mẫu
tin từ các tập tin yêu cầu được tạo từ các chương trình
tạo yêu cầu mua hàng tự động.
Nhận
hàng
Sắp xếp theo
thứ tự
Đếm mẫu tin: Số nghiệp vụ trong tập tin đầu vào trước
khi sắp xếp = Số nghiệp vụ trong tập tin kết quả sau khi
sắp xếp.

Tạo đặt hàng. In đặt
hàng. In báo cáo ghi
chép
Đếm mẫu tin: Số mẫu tin mới trong tập tin chi tiết
đặt hàng mua = Số dòng ghi mặt hàng trong tập tin
đặt hàng.
Kiểm soát theo từng bước xử lý: kiểm soát này chỉ
áp dụng khi xử lý theo nhóm. Nhóm kiểm soát sẽ
so sánh tổng Hash (tổng mã số các đặt hàng) trong
báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo cáo ghi
chép
Nhận
hàng
In báo cáo ghi chép Đếm mẫu tin: Số dòng trong báo cáo ghi chép = Số
mẫu tin nhận hàng trong tập tin nghiệp vụ
Sắp xếp. In báo cáo
ghi chép
Kiểm soát theo từng bước xử lý: Nhóm kiểm soát
sẽ so sánh tổng Hash (tổng số mã các đặt hàng)
trong báo cáo kiểm soát với tổng Hash trong báo
cáo ghi chép.
Thanh
toán
Đối chiếu, tạo chứng
từ thanh toán, in
chứng từ thanh toán
Đếm mẫu tin: Số dòng trong nhật ký mua hàng =
Số mẫu tin được thêm vào trong tập tin chứng từ
thanh toán.
Kiểm tra hợp lệ. Sắp

ứng thiết bị phụ tùng ngành may.
- Ngày 29/09/1995 chi nhánh Liên hiệp sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may
Đà Nẵng được sáp nhập với chi nhánh Textimex Đà Nẵng theo quyết định số
100/QĐ/TCLĐ của Hội đồng quản trị tổng công ty dệt may Việt Nam, lấy tên
là chi nhánh Vinatex Đà Nẵng.
- Ngày 23/11/2004 công ty sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng đã
được cổ phần hoá với tên gọi là: “Công ty cổ phần sản xuất - xuất nhập khẩu
dệt may Đà Nẵng” và hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số:
3203000715 ngày 08/08/2005.
- Ngày 01/09/2005 là thời điểm đánh dấu việc chuyển đổi hình thức sở
hữu từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần với tên gọi tắt Công ty
Vinatex Đà Nẵng.
- Và vào ngày 01/07/2008 đổi tên công ty thành Công ty cổ phần Vinatex
Đà Nẵng
- Tên giao dịch quốc tế: Danang Textile And Garment Manufacturing
Import Export Joint Stock Company
- Tên viết tắt: Vinatex thành phố đà nẵng
- Trụ sở chính: 25 Trần Quý Cáp- Quận Hải Châu- Tp.Đà Nẵng
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 15
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
2. Đặc điểm tổ chức quản lí và đặc điểm hoạt động tại công ty
2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý
2.1.1. Cơ cấu tổ chức quản lý
Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
- Ban giám đốc
 Tổng Giám Đốc: Là người điều hành, phụ trách chung mọi hoạt động
sản xuất kinh doanh, quyết định tổ chức bộ máy quản lí trong chi nhánh, đảm
bảo hoạt động có hiệu quả; chịu trách nhiệm báo cáo trước Hội đồng quản trị.

doanh
Xưởng
thêu tự
động
Nhà
máy
may
Dung
Quất
Nhà
máy
may
Phù
Mỹ
Phòng
kỹ
thuật
công
nghệ
Phòng
tài
chính
kế toán
Phòng
tổ chức
hành
chính
Phòng
QA
Trung

quản lí các đơn đặt hàng gia công, xuất khẩu; thực hiện các thủ tục giao nhận;
hải quan… để nhập khẩu nguyên phụ liệu và xuất khẩu hàng hoá; đàm phán,
giao dịch với các nhà cung cấp, khách hàng từ khâu ký kết hợp đồng đến thực
hiện, thanh lý hợp đồng.
 Phòng tổ chức hành chính: Ttổ chức quản lý nhân sự, nghiên cứu đề
xuất với Giám Đốc trong việc bố trí sắp xếp đội ngũ lao động, tổ chức bộ máy
lao động phù hợp với yêu cầu của sản xuất, giải quyết các chế độ chính sách,
thực hiện công tác quản trị hành chính, văn thư, y tế, thanh tra, bảo vệ.
 Phòng Tài chính, Kế toán: Quản lý theo dõi, thực hiện công tác tài
chính kế toán tại đơn vị, tham mưu cho giám đốc công ty về hiệu quả tài chính
trong các dự án đầu tư. Theo dõi tình hình biến động, sử dụng tài sản và nguồn
vốn, lập các báo cáo thuế, báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý, cơ quan
thuế…
 Phòng kỹ thuật công nghệ: Chịu trách nhiệm về công tác vận hành
thiết bị, thiết kế sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng, phù hợp với khả
năng của công ty, điều hành tiến độ sản xuất đúng kế hoạch.
 Phòng quản lý chất lượng (QA): Có trách nhiệm kiểm soát chất lượng
cho toàn bộ các đơn hàng từ đầu vào (các nguyên phụ liệu) đến đầu ra (thành
phẩm).
 Phòng kế hoạch thị trường: Hoạch định kế hoạch sản xuất phù hợp với
năng lực của cả công ty và của từng đơn vị trực thuộc; tham gia đàm phán,
soạn thảo và tổ chức thực hiện các đơn hàng gia công theo hợp đồng đã ký;
tham gia hoạch định kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh
doanh của công ty, bao gồm cả sản phẩm FOB và nội địa.
- Các đơn vị kinh doanh
 Trung tâm TM dệt may: tổ chức quản lý cửa hàng, thực hiện kinh
doanh thương mại cho đối tượng khách hàng trong nước về các sản phẩm quần
áo may mặc thời trang.
 Trung tâm KD điện và điện lạnh: Bán các loại máy may và các thiết bị
thuộc ngành may.

2.2.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty
- Để đáp ứng nhu cầu toàn xã hội nói chung và ngành dệt may nói riêng,
công ty đã từng bước hoạt động theo mô hình của các công ty dich vụ thương
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 18
Nguyên
vật iệu
Chuẩn
bị sản
xuất
may
Nhập
kho
thành
phẩm
Trải
vải,
pha
cắt
May Đóng
kiện
Xử
lý
hoàn
tất
Xí nghiệp
Tổ cắt Tổ may Tổ KCS Tổ cơ
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
mại, với phương châm lấy ngắn nuôi dài, lấy kinh doanh phụ bổ sung cho sản
xuất kinh doanh chính là may mặc, chính vì thế mà công ty đã thành lập các
cửa hàng kinh doanh thiết bị ngành may và các cửa hàng thương mại bán sản

kỳ lập báo cáo nhập xuất tồn vật tư, thành phẩm.
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 19
Kế toán trưởng
Kế toán
TSCĐ
Thủ
quỹ
Kế
toán
kho
Kế
toán
tiền
gửi
Kế toán
tổng hợp
Kế toán
thanh
toán
Kế toán
công nợ
Kế toán các
đơn vị trực
thuộc
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
 Kế toán công nợ: Theo dõi công nợ các khoản phải thu, phải trả của
khách hàng, nhà cung cấp, lương nhân viên; các khoản tạm ứng và hoàn tạm
ứng của nhân viên.
 Kế toán tài sản cố định: Theo dõi chi tiết sự biến đổi của tài sản cố
định và nguồn hình thành tài sản cố định. Kiểm tra việc sử dụng bảo quản, sửa

các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng
hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,
trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể
kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra
giấy. Cuối kỳ sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các
thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
 Nguyên tắc khử trùng được áp dụng tại đơn vị:
Các nghiệp vụ liên quan đến việc chi tiền, thu tiền chỉ được kế tóan thanh
tóan khai báo dữ liệu. ( bảng kê nợ 111, có 111)
Các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập kho, xuất kho được kế tóan kho
hàng cập nhật dữ liệu (Bảng kê nợ 152, có 152, Nợ 153, có 153, Nợ 155, nợ 632)
SVTH: Nguyễn Thị Cúc - Lớp 31K06.3 Trang 20
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
Các nghiệp vụ ngoài 2 trường hợp trên đựợc các phần hành liên quan tập
hợp (Các chứng từ ghi sổ còn lại được tập hợp theo PS có các tài khoản)
Tất cả các phần hành đều theo dõi, truy xuất các chứng từ cần thiết liên
quan đến phần hành của mình.
Nhập hàng ngày
Định kỳ in báo cáo
Đối chiếu
- Hệ thống chứng từ luôn được lập đầy đủ và đúng lúc khi có nghiệp vụ
kinh tế phát sinh, một số chứng từ sử dụng là do Bộ tài chính cung cấp (hoá
đơn…), hoặc các cơ quan hải quan (tờ khai xuất nhập khẩu)…,một số khác có
thể do chính công ty lập như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… nhưng vẫn
đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết mà Bộ Tài Chính quy định, và đặc biệt là
đầy đủ các thông tin thuận tiện cho việc kiểm tra kiểm soát.
-
Hệ thống sổ kế toán: Các mẫu sổ và tài khoản sử dụng đều tuân thủ chế
độ kế toán doanh nghiệp, luôn cập nhật và thay đổi theo quyết định của
Bộ Tài Chính. Các tài khoản được mở chi tiết tuỳ theo việc quản lý, theo dõi

Máy vi tính
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
hàng. Và theo đó thì phòng quản lý chất lượng (QA) là nơi nắm các tài liệu,
các tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu của khách hàng để làm cơ sơ khi nhận hàng.
Nói chung, mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ riêng và có cách quản lý riêng
của mình nhưng mục đích cuối cùng là đảm bảo chất lượng nguyên phụ liệu
đầu vào và chất lượng sản phẩm đầu ra.
Tuy nhiên, công ty chưa có bộ phận kiểm toán riêng biệt để thực hiện sự
giám sát hoạt động chung của công ty. Đây có thể coi là một nhược điểm của
công ty trong đặc thù về quản lý.
1.2. Chính sách nhân sự
Phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm trong việc đề xuất, lập kế
hoạch, phương án tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực thích hợp theo các
chế độ, chính sách về người lao động do Ban Giám Đốc ký duyệt và tổ chức
thực hiện. Đào tạo công nhân viên có ý thức và trách nhiệm với công ty, tạo
điều kiện làm việc tốt nhất có thể, tôn trọng, quan tâm tới họ và luôn có chính
sách khen thưởng đúng đắn và phù hợp để tạo sự hăng hái trong công viêc và
trong vấn đề bảo vệ công ty. Hơn nữa, công ty luôn quan tâm tới việc xây dựng
đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên chuyên nghiệp để đưa công ty phát triển
ngày càng vững mạnh.
1.3. Công tác kế hoạch
Do tất cả mọi hoạt động đều bắt đầu từ việc lập kế hoạch nên khâu lập
kế hoạch là bước cơ bản cần có. Với mỗi cấp quản lý thì có kế hoạch tương
ứng với chức năng và nhiệm vụ của mình. Ở cấp độ cao nhất thì Tổng giám
đốc có trách nhiệm trong việc lập kế hoạch trung và dài hạn, còn các phòng
ban chức năng thì có trách nhiệm trong các kế hoạch ngắn hạn liên quan nhiệm
vụ của phòng ban mình như: phòng tổ chức hành chính thì có kế hoạch tuyển
dụng và đào tạo người lao động, phòng kinh doanh thì có kế hoạch mua hàng,
…
1.4. Các nhân tố bên ngoài

từ cần thiết như: đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, biên bản nhận
hàng, tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu,… Và khi thực hiện luân chuyển chứng
từ cần phải có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền. Chứng từ sẽ bắt đầu từ
phòng kinh doanh vì tại đây là nơi lập đơn đặt hàng, sau đó được giao cho kế
toán thanh toán một liên làm cơ sở thanh toán và một liên cho bộ phận kho để
làm căn cứ kiểm tra hàng hóa khi nhận, còn liên gốc được lưu tại phòng kinh
doanh.
+ Về tiêu chuẩn chất lượng hàng nhận: Đưa ra các quy định, thủ tục
nhằm đảm bảo hàng nhận đạt được chất lượng theo yêu cầu. Bố trí bộ phận
nhận hàng phải có đủ bốn bên tham gia đó là: kho, cán bộ Sales, cán bộ QA,
phòng kỹ thuật công nghệ. Khi hàng về, cán bộ QA kiểm tra hàng nhận có đat
tiêu chuẩn chất lượng như đã đề ra trong đơn đặt hàng không.
+ Về thanh toán: Do công ty đặt hàng từ những nhà cung cấp do khách
hàng chỉ định nên việc thanh toán phải đảm bảo đúng theo thời hạn ghi trên
hợp đồng để đảm bảo uy tín với khách hàng của công ty.
+ Về ghi sổ công nợ: Kế toán công nợ cần phải đảm bảo là nhận được
đầy đủ các chứng từ cần thiết có liên quan đến việc mua hàng để làm căn cứ
ghi sổ, cần ghi sổ kịp thời và chính xác số nợ của nghiệp vụ mua hàng đã thực
sự phát sinh.
3. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công
ty cổ phần Vinatex
3.1. Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng
3.1.1. Khái quát chu trình mua hàng tại công ty
Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ:
Chứng từ
Xử lý thủ công

Xử lý nghiệp vụ bằng máy Lưu trữ chứng từ
Kiểm tra, xét duyệt
Điểm nối

Nhận Hoá đơn GTGT,
tờ khai NK, Packing
List từ KH
Sao
chép
Kiểm tra
chất lượng
Báo cáo kiểm tra chất
lượng NPL
A
Lấy mẫu NPL
từ kho
Bảng phối
màu
Kiểm tra, đối
chiếu
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Công Phương
3.1.2. Xét duyệt mua hàng
Khách hàng gửi BC (Buy Confirmation), Costing sheet, Paper Work cho
công ty và phòng kinh doanh sẽ là nơi trực tiếp nhận, sau đó tài liệu được
chuyển sang cho phòng công nghệ kiểm tra định mức nguyên phụ liệu (NPL)
và cân đối năng lực sản xuất của các xí nghiệp có liên quan để xem xét khả
năng của công ty có thể đáp ứng được thời hạn giao hàng cho khách hàng
không. Hơn nữa, cũng cần phải xem xét đơn hàng, có mang lại lợi nhuận cho
công ty hay không để chấp nhận hay từ chối đơn hàng. Nếu phòng công nghệ
kiểm tra thấy có thể đáp ứng yêu cầu của đơn hàng thì khi đó sẽ thống nhất với
phòng kinh doanh tất cả nội dung của BC và chuyển cho Trưởng phòng kinh
doanh ký duyệt, sau đó chuyển thông báo lại cho khách hàng.
Khách hàng gửi PO (Purchasing order) cho công ty, công ty sẽ đối
chiếu PO với BC về số lượng và giá trị của đơn hàng, nếu thấy phù hợp thì lập