bộ giáo dục và đào tạo
trờng đại học kinh doanh và công nghệ hà nội
------------

NGUYễN VĂN CƯờNG

HOàN THIệN Hệ THốNG KIểM SOáT NộI Bộ CHU TRìNH
MUA HàNG Và THANH TOáN TạI CÔNG TY
Cổ PHầN THƯƠNG MạI Và ĐầU TƯ THĂNG LONG
Chuyên ngành : Kế TOáN
Mã số: 60.34.03.01

Ngời hớng dẫn khoa học:
TS. NGUYễN ĐĂNG HUY

Hà nội 2015


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ với chủ đề :"Hoàn thiện kệ thống
kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần
Thương mại và Đầu tư Thăng Long" là do tôi nghiên cứu và thực hiện
độc lập của riêng tôi, số liệu chưa từng được công bố ở các công trình
nghiên cứu nào khác. Các số liệu được sử dụng trong luận văn có nguồn
gốc đáng tin cậy. Luận văn được nghiên cứu dựa trên nền tảng cơ sở luận
khoa học và trên cơ sở tác nghiệp thực tiễn tại Công ty Cổ phần Thương
mại và Đầu tư Thăng Long

Tác giả luận văn

Nguyễn Văn Cường

SXKD

Viết đầy đủ (tiếng việt)
Bảo hiểm xã hội
Ban giám đốc
Bộ Tài chính
Báo cáo tài chính
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Cán bộ công nhân viên
Công ty Cổ phần
Chi nhánh
Cổ phần
Doanh nghiệp
Giá trị gia tăng
Hoạt động khác
Hệ thống kiểm soát
Hệ thống kiểm soát nội bộ
Hội đồng quản trị
Kiểm soát nội bộ
Kim loại
Nguyên vật liệu
Tiêu chuẩn Việt Nam
Tiền gửi ngân hàng
Thu nhập doanh nghiệp
Tài khoản
Thông tư
Tài sản cố định
Sản xuất kinh doanh

DANH MỤC BIỂU, SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ



Từ các vấn đề đã nêu ra cho thấy các nhà quản lý phải nghỉ ra một cách
hay phương pháp quản lý như thế nào để có thể đảm bảo được ba nội dung đã
nêu ở trên. Việc tiến hành xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ
giúp cho bạn thực hiện được các vấn đề trên. Một hệ thống kiểm soát nội bộ
vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro
tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế
hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị
hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính
xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân
thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định
của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn
lực và đạt được mục tiêu đặt ra.
Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long với lĩnh vực kinh
doanh chính là sản phẩm thép, nguyên liệu, nhiện liệu và trang thiết bị phục
vụ sản xuất kinh doanh thép. Vì thế, để tăng sức cạnh tranh và tăng cường
công tác kiểm tra quản lý thì công ty cần phải sử dụng phối hợp nhiều biện
pháp để đem lại hiệu quả nhất định. Trong đó, nổi bật là phải tăng cường
kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán. Đây là chu trình
rất quan trọng, cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, tại công ty đã thiết lập các thủ tục
kiểm soát nội bộ đối với mua hàng và thanh toán nhưng chưa thật sự hữu
hiệu, luôn tiềm ẩn những rủi ro từ những yếu kém hoặc sai phạm do các nhà
quản lý, đội ngũ nhân viên hay bên thứ ba thực hiện gây thiệt hại hoặc làm
suy giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc xây dựng hệ
thống Kiểm soát nội bộ là việc quan trọng, giúp ngăn ngừa, phát hiện các sai
phạm và giảm tối thiểu tổn thất có thể xảy ra. Điều này càng thấy rõ sự cần
thiết đối với việc kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán.


3


5. Kết cấu của Luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội
dung chính của Luận văn thạc sỹ gồm 3 chương:
Chương 1: Lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thăng Long
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và
Đầu tư Thăng Long

4


CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1. LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Theo Ủy ban của hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về
báo cáo tài chính COSO (Committeee of Sponsoring Organization): "Kiểm
soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, Hội đồng quản trị
và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý nhằm đạt được những mục tiêu sau đây":
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
- Sự tin cậy của báo cáo tài chính.

- Bảo vệ tài sản của đơn vị.
- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin.
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và chức năng quản lý."
Theo chuẩn mực Kiểm toán Kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ
tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo
cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát ngăn
ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp
lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
Kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do ban Giám
đốc đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của
các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các

6


chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện ra sai sót hay
gian lận, tính đầy đủ và chính xác của các ghi chép kế toán, đảm bảo lập các
báo cáo trong thời gian mong muốn.
1.1.2. Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ
Theo quan điểm của COSO, kiểm soát nội bộ nhằm đạt được các mục
tiêu đã nêu ở trên. Bên cạnh đó, theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) “Kiểm
soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ
sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp
ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt ra của đơn vị”:
- Bảo vệ tài sản của đơn vị
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý.
Mục tiêu 1: Bảo vệ tài sản của đơn vị:

việc lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý.
Mục tiêu 4: Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:
Các quá trình kiểm soát trong đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự
lặp lại không các thiết các tác nghiệp, gây sự lãng phí trong hoạt động và sử
dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ
các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp, tình
hình thực hiện các quy định, chính sách trong hệ thống Kiểm soát nội bộ
cũng như số lượng và tính chất các sai phạm xảy ra. Từ đó thiết lập lại các hệ
thống kiểm soát nội bộ với cơ chế giám sát thiết thực, hữu hiệu hơn nhằm
nâng cao năng lực quản lý, khả năng điều hành bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1.1.3. Các bộ phận cấu thành của Kiểm soát Nội bộ
Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động
các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm

8


soát nội bộ với các yếu tố cơ bản sau: môi trường kiểm soát, xác định rủi ro,
các thủ tục kiểm soát, hệ thống thông tin truyền thông và hệ thống giám sát.
1.1.3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài
đơn vị có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại
hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chủ yếu liên
quan đến quan điểm, thái độ nhận thức cũng như hành động của nhà quản lý
trong doanh nghiệp.
Môi trường kiểm soát bao gồm các nội dung cơ bản: Đặc thù về quản lý,
Cơ cấu tổ chức bộ máy, Chính sách nhân sự, Công tác kế hoạch, Ủy ban kiểm
soát, Bộ phận kiểm toán nội bộ, Môi trường bên ngoài.
* Đặc thù về quản lý:
Thực chất của một HTKS hiệu quả nằm trong quan điểm và cách thức

phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo
nào giữa các bộ phận.
+ Thực hiện sự phân chia rành mạch 3 chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ kế toán và bảo quản tài sản.
+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu
quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
* Chính sách nhân sự:
Bao gồm công tác quản lý và chế độ quản lý nhân sự đối với việc tuyển
dụng, huấn luyện, đào tạo, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công nhân
viên trong đơn vị. Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội
ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát

10


đồng thời là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động
của doanh nghiệp.
* Công tác kế hoạch:
Công tác lập kế hoạch và dự toán có ý nghĩa rất quan trọng trong kiểm
soát nội bộ. Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất,
tiêu thụ, kế hoạch kinh doanh, kế hạch thu chi quỹ, kế hoạch khai thác, chăm
sóc khách hàng; kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, kế hoạch giá thành, kế
hoạch hay dự án đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài
chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự
luân chuyển tiền trong tương lai…là những nhân tố quan trọng trong môi
trường kiểm soát nội bộ. Kế hoạch là mục tiêu để phấn đấu, là căn cứ để ra
các quyết định quản lý, đánh giá kết quả công việc và quan trọng là căn cứ
kiểm soát các hoạt động của đơn vị, như kiểm soát thực hiện kế hoạch doanh

thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Bộ phận kiểm toán nội
bộ hoạt động hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có thông tin kịp thời và xác
thực về các hoạt động của doanh nghiệp từ đó kịp thời điều chỉnh, bổ sung
quy chế, thủ tục kiểm soát mới thích hợp và hữu hiệu hơn.

12


* Môi trường bên ngoài:
Môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các
nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của nhà
quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của
nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm
soát nội bộ. Các nhân tố này bao gồm: Luật pháp, sự kiểm soát của cơ quan
Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, đường lối phát triển của đất nước.
Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh
hưởng lớn đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống
kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là
nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành của các nhà quản lý
doanh nghiệp.
1.1.3.2. Hệ thống kế toán
Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái,
tổng hợp và lập báo cáo, hệ thống kế toán không những cung cấp những
thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong
việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị nên nó là một bộ phận quan
trong trong kiểm soát nội bộ.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quát
sau đây sẽ được thực hiện:
Tính có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp
vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị.

thể của từng chỉ tiêu thể hiện trên báo cáo tài chính. Người đọc nhìn vào số
liệu trên báo cáo tài chính có thể biết được tình hình hoạt đông sản xuất, kinh
doanh cũng như tình hình tài chính của đơn vị tại thời điểm lập báo cái tài
chính. Các nhà lãnh đạo căn cứ vào các số liệu trên báo cáo tài chính có thể
phân tích, phát hiện ra những vấn đề bất thường của số liệu để từ đó tìm ra
nguyên nhân và cách giải quyết.

14


Trong doanh nghiệp, hằng năm phải lập báo cáo tài chính vào cuối năm
theo quy định của Nhà nước và theo nhu cầu quản lý, các thông tin được thể
hiện trên báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và
hoạt động kinh doanh của đơn vị. Báo cáo tài chính phải được trình bày tuân
thủ đúng theo các chuẩn mực kế toán hiện hành. Ngoài báo cáo tài chính ra,
doanh nghiệp còn có hệ hống báo cáo kế toán quản trị, nó có ý nghĩa rất quan
trọng trong công tác quản lý, điều hành và định hướng phát triển của doanh
nghiệp trong tương lai.
1.1.3.3. Các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc, các nhà quản lý doanh nghiệp
thiết lập dựa vào những nét đặc thù về cơ cấu tổ chức, hoạt động sản xuất
kinh doanh của đơn vị mình và thực hiện nhằm đạt được những mục tiêu quản
lý cụ thể. Các tủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:
- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến
đơn vị.
- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán.
- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.
- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết.
- Kiểm tra và phê duyệt tài liệu kế toán.
- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài.

quản lý vững chắc phục vụ hiệu quả cho quá trình mở rộng và phát triển của
doanh nghiệp.
Vì vậy, việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và vững mạnh
sẽ có vai trò rất lớn góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn
vị như: Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính
của công ty. Giảm bớt rủi ro gian lận đối với công ty. Giảm bớt rủi ro sai sót
không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty. Giảm bớt rủi ro

16


không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty. Qua đó sẽ
ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa
đầy đủ.
Thông thường, khi doanh nghiệp phát triển lên cao thì lợi ích của hệ
thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên lớn hơn vì người quản lý sẽ gặp nhiều
khó khăn hơn trong việc giám sát, kiểm tra và kiểm soát các rủi ro này nếu
chỉ đơn phương dựa vào những kinh nghiệm giám sát tực tiếp của chính
bản thân.
Đối với doanh nghiệp có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông,
thì một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin
tưởng cao của các cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ
vững mạnh chính là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp
vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp có nhà đầu
tư bên ngoài. Các nhà đầu tư thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi
ro thấp hơn.
1.2. NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG
VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Đặc điểm về chu trình mua hàng và thanh toán
1.2.1.1. Khái niệm về chu trình mua hàng và thanh toán

các sai phạm có thể xảy ra.
1.2.1.3. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
Quá trình xử lý các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh toán
liên quan tới những chức năng cơ bản sau:
- Xử lý các đơn đặt mua hàng và ký hợp đồng mua bán.
Bắt đầu của chu trình mua hàng là kế hoạch mua hàng đã được lãnh đạo
đơn vị phê duyệt hoặc từ đơn đề nghị mua hàng của bộ phận có nhu cầu về
hàng hóa, dịch vụ đó, dựa trên kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch
dự trữ hàng tồn kho của đơn vị.

18


Khi các bộ phận có nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ thì người có trách
nhiệm tại bộ phận đó sẽ lập đơn đề nghị mua hàng chuyển lên cho các bộ
phận cập trên, đơn đề nghị mua hàng phải ghi rõ số lượng, chất lượng, mục
đích sử dụng của hàng đề nghị mua.
Căn cứ vào kế hoạch mua và đơn đề nghị mua hàng đã được lãnh đạo
phê duyệt, bộ phận có chức năng tiến hành xử lý đơn đặt hàng, đảm bảo cho
hàng hóa mua vào theo đúng mục đích, đúng số lượng tránh cho việc mua quá
nhiều, quá ít hoặc mua lãng phí… đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ phải ghi
rõ loại hàng, số lượng, số tiền, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng và các
thông tin liên quan của hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp định mua được
gửi cho người bán. Đây là chứng từ hợp pháp được xem như là một lời đề
nghị để mua hàng.
Từ đơn đặt hàng, bộ phận chức năng của doanh nghiệp phải xúc tiến
công việc mua hàng. Để mua hàng, bộ phận này phải trực tiếp khảo sát, tìm
hiểu thị trường và khả năng chung cấp của người bán. Thông qua việc khảo
sát thị trường phải tìm ra được nhà cung cấp có lợi nhất cho doanh nghiệp.
Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp, hai bên biên soạn dự thảo hợp đồng

nghiệm và phải hoàn toàn độc lập với các phòng ban khác. Sau khi hàng hóa
được kiểm nghiệm, phải lập biên bản kiểm nghiệm. Biên bản kiểm nghiệm là
căn cứ để bộ phận vật tư lập phiếu nhập kho vật tư theo đúng số lượng, chất
lượng hàng hóa đã được kiểm nghiệm.
- Ghi nhận các khoản nợ người bán:
Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính
và đến các khoản chi tiền mặt, do đó phải hết sức cẩn thận, chỉ được ghi chép
vào sổ các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng, phải ghi kịp thời.
Quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng trong chức năng này là phải thực
hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm, các chứng từ phải rõ ràng và hợp lý.

20


- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán người bán:
Thanh toán thường được thực hiện bằng ủy nhiệm chi, Séc hoặc phiếu
chi làm thành nhiều bản, một bản được giao cho nhà cung cấp, một bản được
lưu trong hồ sơ cùng với hóa đơn.
Quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng trong chức năng này là các phiếu
chi phải đủ đúng người có trách nhiệm, đủ thẩm quyền ký duyệt. Nguyên tắc
bất kiêm nhiệm giữa người ký phiếu chi với người thực hiện chức năng thanh
toán phải được tôn trọng trong chức năng này.
1.2.1.4. Rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán
Giai
Đoạn

Sai phạm có thể xảy ra
- Đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích
hoặc đặt hàng trùng lặp dẫn đến lãng phí vì số hàng đó thường
không sử dụng được.