TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
ĐỖ THỊ THANH NHANH
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY
TNHH MAY XUẤT KHẨU VIỆT THÀNH
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành: Kế toán – Kiểm toán
Mã số ngành: 52340301
Tháng 11/2013
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
ĐỖ THỊ THANH NHANH
MSSV: 4104163
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY
TNHH MAY XUẤT KHẨU VIỆT THÀNH
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành: Kế toán – Kiểm toán
Mã số ngành: 52340301
Sinh viên thực hiện
(Kí và ghi rõ họ tên)
Đỗ Thị Thanh Nhanh
LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan rằng đề tài nầy là do chính tôi thực hiện, các số liệu thu thập
và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất cứ đề
tài nghiên cứu khoa học nào.
Cần Thơ, ngày…. tháng…. năm 2013
Sinh viên thực hiện
(Kí và ghi rõ họ tên)
Đỗ Thị Thanh Nhanh
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
.............................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
2.1.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ .......................................................................3
2.1.1.1. Khái niệm............................................................................................. 3
2.1.1.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ ................................ 4
a) Môi trường kiểm soát....................................................................................5
b) Đánh giá rủi ro .............................................................................................. 8
c) Hoạt động kiểm soát......................................................................................9
d) Thông tin và truyền thông .............................................................................10
e) Giám sát........................................................................................................11
2.1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ .............................................................. 12
2.1.1.4. Các nguyên tắc cơ bản để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ.............12
2.1.1.5. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ.................................................13
2.1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu trong doanh nghiệp .......................14
2.1.2.1. Đặc điểm, nội dung chu trình doanh thu ...............................................14
2.1.2.2. Chức năng, vai trò của chu trình doanh thu...........................................15
2.1.2.3. Mục tiêu kiểm soát của chu trình doanh thu..........................................18
2.1.2.4. Các thủ tục kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình
doanh thu ..............................................................................................................18
2.1.2.5. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chu trình doanh thu .....................23
2.2. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................24
2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu...................................................................24
2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu.................................................................25
CHƯƠNG 3: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU VIỆT
THÀNH ................................................................................................................26
3.1. Lịch sử hình thành và phát triển......................................................................26
3.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển............................................................... 26
3.1.2. Vị trí địa lí............................................................................................... 26
3.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh........................................................26
3.3. Cơ cấu tổ chức................................................................................................ 27
b) Tìm hiểu thủ tục kiểm soát hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng .................43
c) Đánh giá thủ tục kiểm soát hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng .................44
d) Thủ tục kiểm soát trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán ....................45
4.2.2.2. Hoạt động xuất kho ..............................................................................46
a) Mô tả hoạt động xuất kho bằng lưu đồ ..........................................................46
b) Tìm hiểu thủ tục kiểm soát............................................................................49
c) Đánh giá thủ tục kiểm soát ............................................................................50
d) Thủ tục kiểm soát trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán ....................51
4.2.2.3. Hoạt động lập hóa đơn..........................................................................52
a) Mô tả hoạt động bằng lưu đồ.........................................................................52
b) Tìm hiểu thủ tục kiểm soát............................................................................53
c) Đánh giá thủ tục kiểm soát ............................................................................54
d) Thủ tục kiểm soát trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán ....................55
4.2.2.4. Hoạt động thu tiền ................................................................................56
a) Mô tả hoạt động thu tiền bằng lưu đồ ............................................................ 56
b) Tìm hiểu thủ tục kiểm soát............................................................................56
c) Đánh giá thủ tục kiểm soát ............................................................................57
d) Thủ tục kiểm soát trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán ....................58
CHƯƠNG 5: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
DOANH THU TẠI CÔNG TY MAY VIỆT THÀNH ...........................................60
5.1. Cơ sở đề ra giải pháp ......................................................................................60
5.2. Giải pháp........................................................................................................61
CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .........................................................64
6.1. Kết luận..........................................................................................................64
6.2. Kiến nghị........................................................................................................64
6.2.1. Đối với doanh nghiệp ..................................................................................64
6.2.2. Đối với nhà nước .........................................................................................65
TÀI LIỆU THAM KHẢO .....................................................................................66
này phải ngày càng phát triển và hoàn thiện hơn.
Xuất phát từ những lí do nêu trên, đồng thời với mong muốn ứng dụng
những kiến thức đã học trong nhà trường, so sánh với thực tiễn, nắm bắt, mở
rộng hiểu biết, em quyết định chọn đề tài “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ đối với chu trình doanh thu tại Công ty TNHH May xuất khẩu Việt Thành”
làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình.
1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1
1.2.1. Mục tiêu chung
Luận văn phân tích làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình doanh
thu tại Công ty TNHH May xuất khẩu Việt Thành nhằm tìm ra những hạn chế
còn tồn tại. Trên cơ sở đó, luận văn đề ra các giải pháp thích hợp để tăng
cường kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại đơn vị.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
- Phân tích sơ bộ về kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty.
- Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty.
- Tìm hiểu và phân tích, đưa ra nhận xét về kiểm soát nội bộ chu trình
doanh thu tại công ty.
- Đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu
trình doanh thu.
1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1.
Về không gian
Đề tài được thực hiện tại Công ty TNHH May xuất khẩu Việt Thành, số
liệu được lấy từ Phòng Kế toán của công ty, ngoài ra còn thu thập thêm thông
chính sách quy định về hoạt động. Đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ của
đơn vị. Hiện nay có rất nhiều quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ, ta có
thể nhắc đến một vài quan điểm sau:
- Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), kiểm soát nội bộ là một hệ
thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu:
Bảo vệ tài sản của đơn vị không sử dụng lãng phí, gian lận hoặc kém
hiệu quả.
Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin báo cáo.
Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lí và các chính sách của đơn
vị.
Bảo đảm hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động.
- Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế số 400 (ISA 400): Hệ thống kiểm soát
nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám đốc của đơn vị
thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lí chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động
trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách
quản lí, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính
chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo
trong thời gian mong muốn.
- Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): Hệ thống
kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm
toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các
quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để
lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lí; nhằm bảo vệ, quản lí và sử dụng có
hiệu quả tài sản của đơn vị.
3
- Tuy nhiên, kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO (Committee of
Sponsoring Organizations of Treadway Commission tạm dịch là Ủy ban các tổ
chức tài trợ) có thể xem là quan điểm đầy đủ và chính xác nhất về kiểm soát
đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, hệ
thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và nếu vẫn giữ nguyên
cách làm đó thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập
4
được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất
việc thất thoát tài sản công ty.
2.1.1.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Để đáp ứng nhu cầu quản lí cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động
của các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống
kiểm soát nội bộ với năm yếu tố chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro,
hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.
a)Môi trường kiểm soát
“Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành
viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và
vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị” (theo VSA 400).
Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, quan điểm, thái độ và hành
động của người quản lí trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của
kiểm soát, do đó nó là nền tảng cho tất cả các thành phần khác của kiểm soát
nội bộ, có ảnh hưởng quan trọng đến sự nhất quán giữa các chính sách của các
nhà quản lí và tính hiệu quả của hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.
Môi trường kiểm soát mạnh mẽ sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát,
hạn chế phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát. Tuy nhiên, môi
trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống kiểm soát nội bộ
mạnh, vì bản thân môi trường kiểm soát chưa đủ để đảm bảo tính hiệu quả của
toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát đặt ra nền tảng ý thức của doanh nghiệp, có tác
động đến ý thức kiểm soát của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp. Môi
trường kiểm soát cũng phản ánh phần nào văn hóa của môt doanh nghiệp.
thực hiện chức năng giám sát sự chấp hành pháp luật của đơn vị, kiểm tra
giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ, giám sát tiến trình lập báo cáo
tài chính và dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Hội đồng quản trị với các
kiểm toán viên độc lập nhưng ở Việt Nam không có ủy ban này. Do có các
chức năng quan trọng nên hoạt động hữu hiệu của Ủy ban kiểm toán và Hội
đồng quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. Ở Việt Nam, Luật
Doanh nghiệp quy định một số loại hình công ty phải có Ban kiểm soát trực
thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai trò tương tự như Ủy ban kiểm toán.
- Triết lí quản lí và phong cách điều hành của nhà quản lí
Triết lí quản lí thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lí,
phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi
điều hành đơn vị. Một số nhà quản lí rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài
chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài
lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu
được nhiều lợi nhuận. Một số nhà quản lí khác lại rất bảo thủ và quá thận
trọng với rủi ro… Sự khác biệt về triết lí quản lí và phong cách điều hành có
thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện
các mục tiêu của đơn vị.
Triết lí quản lí và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách
thức nhà quản lí sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Có nhiều
nhà quản lí trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với
các nhân viên. Ngược lại, có những nhà quản lí chỉ thích điều hành công việc
theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị… Đó là
những quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các
nhà quản lí. Các quan điểm đó ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ,
cách tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp bởi vì chính các nhà quản
lí này sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng
tại doanh nghiệp.
7
cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của
từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau.
- Chính sách nhân sự
Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lí về việc tuyển dụng, huấn
luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỉ luật. Chính sách
nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát
8
thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như
đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức.
b) Đánh giá rủi ro
Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và khó
có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lí phải đánh giá và phân tích
những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không
đạt được và cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro
này gây ra.
Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lí phải đựa
trên mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ
đó mới có thể quản trị được rủi ro.
- Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu tuy không phải là một bộ phận
của kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh
giá rủi ro. Bởi lẽ một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ
chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục
tiêu của đơn vị. Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định
các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn
hạn, trung và dài hạn. Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc
ban hành các văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hàng
ngày của người quản lí.
- Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động tới tổ chức ở mức độ toàn đơn
được phát hiện nhanh chóng đồng thời giảm cơ hội cho bất kì thành viên nào
trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm
của mình. Phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng:
chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán, chức năng phê chuẩn
nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản, chức năng thực hiện nghiệp vụ với
chức năng kế toán…
- Kiểm soát quá trình xử lí thông tin và các nghiệp vụ: Để thông tin đáng
tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác
thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ.
Khi kiểm soát quá trình xử lí thông tin, cần phải đảm bảo rằng phải kiểm
soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ
phải đúng đắn, cụ thể là:
Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách:
+ Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng
+ Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra
+ Thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công
dụng khác nhau
+ Chứng từ phải được tổ chức luân chuyển một cách khoa học và kịp
thời
+ Đối với ghi chép thủ công, sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số
trang liên tục, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ kí xét duyệt
+ Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu khoa học, an toàn , đúng quy định,
và dễ dàng truy cập khi cần thiết
10
Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động: cần đảm bảo là
tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên
quản lí trong quyền hạn cho phép. Có hai loại phê chuẩn:
kì trước và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính
chất tài chính; đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh
giá quá trình thực hiện giúp nhà quản lí biết được một cách tổng quát là mọi
11
thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả
hay không. Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra
trong quá trình thực hiện, nhà quản lí có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc
kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh thích hợp.
d) Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông có nghĩa là các thông tin về kế hoạch, môi
trường kiểm soát, rủi ro, các hoạt động kiểm soát và các việc thực hiện chúng
đều phải được báo cáo lên trên, xuống dưới và ngang cấp trong một doanh
nghiệp. Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau. Đó là
hệ thống thu nhận, xử lí, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo cho nội bộ
bên ngoài.
- Hệ thống thu nhận, xử lí và ghi chép thông tin
Mục đích của hệ thống là tập hợp những thông tin đáng tin cậy về các
hoạt động của doanh nghiệp để sẵn sàng cung cấp cho những người cần thiết.
Qua đó, cấp quản lí nhận diện được các rủi ro. Trong đó, hệ thống thông tin kế
toán (hệ thống sổ sách và chứng từ, bao gồm kế toán tài chính, kế toán quản trị
và kế toán chi phí) đóng vai trò quan trọng. Các nhân viên kế toán cần được
trang bị kiến thức về phân loại, tính hợp lệ, cách thức ghi chép chứng từ vào
sổ. Mục tiêu của hệ thống kế toán là:
+ Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật
+ Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết để ghi chép đúng giá trị của
chúng
+ Xác định đúng kì của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để phản ánh một
- Giám sát định kì: được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kì
do kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
2.1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ
phận kế toán xử lí và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định của
nhà quản lí. Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, tính
kịp thời về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung
chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính.
- Bảo vệ tài sản của đơn vị: Kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử
dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, tránh bị đánh cắp, lạm dụng
vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi một
hệ thống kiểm soát thích hợp.
- Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lí: bảo đảm hợp lí việc chấp
hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của nhà
quản lí đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, kiểm
soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các
chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục
tiêu của đơn vị.
- Đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lí: Các quá trình kiểm
soát trong một đơn vị được thiết lập nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết
các tác nghiệp gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các
nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kì các nhà quản lí thường
13
đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế
giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao khả năng quản lí, điều
hành của bộ máy quản lí trong doanh nghiệp.
2.1.1.4. Các nguyên tắc cơ bản để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải dựa trên một số nguyên
14
cập đến chất lượng của bộ phận hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổng thể hệ
thống. Một doanh nghiệp không đảm bảo được các yêu cầu trên đối với bộ
máy kiểm soát nội bộ thì không thể nào duy trì được một hệ thống kiểm soát
nội bộ đúng đắn và hợp lí.
2.1.1.5. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
Ở bất kì đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ
thống, thế nhưng vẫn không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn toàn
hữu hiệu. Bất kể một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành tốt
đến mấy thì nó cũng chỉ cung cấp đảm bảo hợp lí việc đạt được các mục tiêu
về hoạt động, báo cáo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủ các quy định của
pháp luật. Nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối
đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những
nguyên nhân sau:
- Hệ thống kiểm soát nội bộ được tiến hành bởi con người: Sự xét đoán
của con người có thể đúng mà cũng có thể sai. Tổn thất vẫn có thể xảy ra do
sự thiếu thận trọng, xao nhãng, sai lầm trong xét đoán hoặc hiểu sai hướng dẫn
của cấp trên. Ngoài ra, hệ thống kiểm soát nội bộ do cấp quản lí thiết kế, do đó
nó không ngăn ngừa được những hành vi cố ý sai phạm của cấp quản lí và
thông đồng giữa các nhân viên trong doanh nghiệp với nhau hoặc với bên
ngoài.
- Quan hệ giữa lợi ích và chi phí: không phải mọi rủi ro đều có thủ tục
kiểm soát tương ứng vì chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để ngăn ngừa những rủi
ro đó là không hợp lí, vượt quá mức do sai phạm có thể xảy ra.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ không bao quát được những rủi ro không
cần thiết: Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng trên cơ sở dự tính trước
các rủi ro gian lận có thể xảy ra, nhưng khó có thể ngăn chặn và phát hiện
những sai phạm đột xuất hay bất thường không lường trước được. Bên cạnh
nhận khi thõa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn với quyền
sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý như người sở hữu
sản phẩm, hàng hóa hoặc quyền kiểm soát sản phẩm, hàng hóa.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp sẽ thu hoặc đã thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán
hàng.
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
2.1.2.2. Chức năng, vai trò của chu trình doanh thu
Theo định nghĩa trên, thì ta có thể khái quát hai chức năng chính của chu
trình doanh thu đó chính là cung cấp, thực hiện công việc bán sản phẩm cho
khách hàng và chức năng theo dõi thanh toán. Trong đó bao gồm các chức
năng cụ thể sau:
- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu.
- Triển khai, thực hiện sản xuất theo đơn đặt hàng.
- Chuẩn bị hàng giao.
- Giao hàng (lập phiếu xuất kho, xuất kho, vận chuyển)
- Lập hóa đơn.
- Nhận tiền (nếu khách hàng trả tiền ngay)
- Ghi sổ doanh thu, ghi sổ tiền mặt, ghi sổ khoản phải thu (nếu khách
hàng chưa thanh toán ngay) và chuẩn bị lập báo cáo.
Các chức năng của chu trình doanh thu được thể hiện cụ thể ở sơ đồ 1.1
16
Copyright: Tài liệu đại học ©