GVHD:
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng
trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ
giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế
của công ty mình như: con người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa
những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp
doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá
trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp.
Chu trình mua hàng và thanh toán có một vai trò rất quan trọng trong
bất kỳ một công ty nào,vì vậy việc kiểm soát chu trình là một việc rất cần thiết
và quan trọng. Hơn nữa, công ty HÀ HƯƠNG lại là một công ty dệt may nên
khâu mua hàng là hết sức phức tạp, số lượng hàng mua lớn, mà công ty không
chỉ mua trong nước mà còn nhập khẩu từ nước ngoài. Do đó, em thấy khâu
mua hàng là rất quan trọng nó quyết định sự thành, bại của mỗi đợt sản xuất
của công ty, cho nên nó đòi hỏi công ty cần phải có sự quản lý chặt chẽ để đảm
bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá cả hợp lý để công
ty có thể cạnh tranh được về giá cả và chất lượng trên thị trường.
Từ những nhận thức đó, cùng với thời gian học tập và tìm hiểu trên
lớp, em nhận thấy vấn đề kiểm soát về chu trình mua hàng và thanh toán tại
công ty là cần thiết và cần được quan tâm, vì vậy, em đã chọn đề tài KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ HƯƠNG.
Đề tài gồm ba phần chính:
Phần I: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội
bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng
Phần II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán tại công ty cổ phần HÀ HƯƠNG
Phần III: Một số đánh giá và kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội
bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại HÀ HƯƠNG.
- Đảm bảo rằng báo cáo tài chính được lập đúng. đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và
tuân thủ các yêu cầu của chuẩn mực.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích
3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
3.1. Môi trường kiểm soát
Bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Các
nhân tố này phụ thuộc rất lớn đến quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như nhà
quản lý doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp có hiệu quả
hay không phụ thuộc nhiều vào nhà quản lý. Nếu nhà quản lý coi trọng đến
SVTH:
Trang 2
GVHD:
hoạt động kiểm tra, kiểm soát thì chắc chắn hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ vận
hành hiệu quả.
3.1.1. Đặc thù về quản lý
Đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành doanh nghiệp của các
nhà quản lý. Tùy thuộc vào mục đích quản lý, doanh nghiệp sẽ có chính sách,
chế độ, quy định, cách thức kiểm tra kiểm soát phù hợp.
3.1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm
giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý
trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Vì vậy, để
thiết lập một cơ cấu tổ chức tốt phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo
nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm
nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát.
Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty
- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ
- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính
- Dung hòa những bất đồng giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên
bên ngoài.
3.1.7. Các nhân tố bên ngoài
Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của đơn vị nhưng nó có
ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng
như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Bao gồm:
Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ
nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…
3.2. Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà
đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài
chính.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu tổng quát
sau đây sẽ được thực hiện:
- Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ kinh tế xảy ra đều có sự phê
chuẩn hợp lý
- Tính có thật: Phải ghi chép những nghiệp vụ có thật, không cho phép ghi
chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị.
- Tính đầy đủ: Bảo đảm tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải
được phản ánh đầy đủ.
SVTH:
Trang 4
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của cấp trên, cấp
dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong
phạm vi nhất định.
3.3.2. Kiểm soát về vật chất
Tài sản của một doanh nghiệp bao gồm tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị
và thông tin. Bảo vệ tài sản là ngăn chặn sự mất mát, tham ô, lãng phí hoặc sử
dụng sai mục đích. Các quy định và thủ tục bảo vệ tài sản như sau:
- Hạn chế tiếp cận tài sản.
- Sử dụng các thiết bị để hạn chế rủi ro.
- Kiểm kê tài sản định kỳ.
SVTH:
Trang 5
GVHD:
- Bảo quản chứng từ và sổ sách ghi chép.
3.3.3. Kiểm soát về sổ sách và ghi chép
- Thiết kế, sử dụng các chứng từ và sổ sách phù hợp
- Hình thức của chứng từ và sổ sách cần đơn giản nhằm tạo sự thuận lợi
cho việc kiểm tra, đối chiếu để hạn chế sai sót trong quá trình ghi chép nhưng
vẫn phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho việc kiểm soát.
- Định kỳ, cần xem xét các mẫu chứng từ và sổ sách nhằm hoàn chỉnh cả
về phương pháp lập, luân chuyển chứng từ và phương pháp ghi sổ kế toán.
3.3.4.Các rủi ro thường gặp
Có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong môi trường kế toán xử lý bằng
máy. Do đó có thể phân thành các loại rủi ro sau:
đặt hàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận
hàng.
1.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất
lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp và đối chiếu với
đơn đặt hàng, sau đó lập Biên bản nhận hàng. Bản sao của Biên bản nhận hàng
được chuyển đến bộ phận liên quan (bộ phận mua hàng và phòng kế toán) theo
quy định. Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo
về hàng nhận và hàng được làm thủ tục nhập kho.
1.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán
Khi nhận được Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, kế toán thanh toán
kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên Hoá đơn mua hàng. Sau đó, tiến
hành đối chiếu các thông tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá...)
trên Hoá đơn bán hàng với các chứng từ gốc liên quan như Biên bản nhận
hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho. Hoá đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để
ghi tăng hàng hoá dịch vụ mua vào; còn Hoá đơn thì dùng để ghi vào tài khoản
phải trả người bán (nếu chưa thanh toán).
1.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Đối với hầu hết các đơn vị, các biên lai do kế toán thanh toán lưu giữ cho
đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi hoặc
phiếu chi làm thành nhiều bản, mà bản gốc gửi cho người được thanh toán, một
bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán. Người ký duyệt
chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như: Hoá đơn, Biên bản nhận hàng và
Đơn đặt hàng. Những chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần
được đánh dấu “đã thanh toán” để đảm bảo các chứng từ không được sử dụng lại.
2. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh
toán
- Người không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng được.
- Gian lận trong việc đặt hàng với nhà cung cấp.
hợp với quy định của chuẩn mực kiểm toán.
3.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán
- Mục tiêu về sự phát sinh: các khoản chi tiền được ghi sổ là thanh toán
cho hàng mua đã được phê chuẩn và đã nhận.
- Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả các khoản chi tiền mua hàng được ghi sổ
đầy đủ.
- Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: các khoản chi thanh toán tiền mua
hàng được ghi đúng tài khoản, đứng số tiền và đúng kỳ kế toán.
SVTH:
Trang 8
GVHD:
4. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
4.1. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng
4.1.1. Các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát
4.1.1.1. Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát
- Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn.
- Người ký duyệt Đơn đặt hàng đối chiếu các thông tin trên đơn đặt hàng
với yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn.
- Người nhận hàng đếm, kiểm tra và đối chiếu số lượng, quy cách, mẫu mã,...
của hàng thực nhận với đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn.
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và đối chiếu các thông tin
trên Hoá đơn mua hàng với Đơn đặt hàng và Biên bản nhận hàng trước khi ghi
sổ kế toán.
4.1.1.2. Mục tiêu về sự đầy đủ
- Các Biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự trước và được đính kèm với
giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp.
- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ Nhật ký mua hàng vào sổ cái.
4.1.1.5. Mục tiêu về sự khai báo
- Mở tài khoản chi tiết để theo dõi nghiệp vụ mua hàng từ các bên liên quan
như: công ty mẹ, công ty con, công ty liên kết,... theo yêu cầu của VAS 26
“Thông tin về các bên liên quan”.
4.1.2.Một số rủi ro và thủ tục kiểm soát tương ứng:
Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế
-
Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết
-
Yêu cầu giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch (báo cáo bất thường)
…
Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô tả…
-
Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt)
-
Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu)
Trả tiền hàng trước khi hàng được chấp nhận
-
Chỉ trả tiền chỉ khi có đủ các chứng từ nhận hàng lệ (Phê duyệt)….
Trang 10
GVHD:
-
Các báo cáo về các biến động bất thường :
+ Số mua hàng với từng nhà cung cấp
+ Tình hình giao hàng trễ
+ Các đơn hàng chưa thực hiện(Báo cáo bất thường)
-
Đối chiếu số mua hàng theo kế toán với số nhận hàng theo thủ kho
4.2. Các thủ tục đối với nghiệp vụ thanh toán
4.2.1. Các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát
4.2.1.1. Mục tiêu về sự phát sinh
- Chứng từ chi được lập khi đã có Biên bản nhận hàng; các chứng từ mua
hàng đã được kiểm tra đối chiếu; sô tiền trên hoá đơn đã được tính lại và đã
được duyệt chi.
- Chứng từ chi tiền phải tham chiếu được đến các hoá đơn mua hàng tương ứng.
- Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tra các chứng từ liên
quan đến khoản chi.
- Người ký duyệt chi không được đồng thời là người lập chứng từ chi.
- Thủ trưởng đơn vị không được ký khống trên chứng từ chi..
4.2.1.2. Mục tiêu về sự đầy đủ
- Các chứng từ chi cần phải được đánh số trước và được ghi sổ theo số thứ
- Bộ phận tài vụ có nhiệm vụ kiểm tra mọi mặt về nghiệp vụ, sự đầy đủ,
hợp lý hợp lệ của chứng từ.
Hàng tháng, kế toán đối chiếu bảng kê của nhà cung cấp với sổ chi tiết để
tìm mọi sai biệt nếu có, và sửa chữa sai sót trên sổ sách hoặc thông báo cho
nhà cung cấp.
SVTH:
Trang 12
GVHD:
PHẦN II: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA
HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ HƯƠNG
I. Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần HÀ HƯƠNG
1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần HÀ HƯƠNG
-
Ngày 01/07/1992 Công ty được thành lập với tên gọi là chi nhánh Liên
Hiệp Sản Xuất – Xuất Nhập Khẩu Dệt May Việt Nam tại Thanh Hóa. Với một
xưởng may 350 công nhân, một xưởng thêu tự động và một số cửa hàng cung
ứng thiết bị phụ tùng ngành may.
-
Ngày 29/09/1995 chi nhánh Liên hiệp sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may
Thanh Hóa được sáp nhập với chi nhánh Textimex Thanh Hóa theo quyết định
số 100/QĐ/TCLĐ của Hội đồng quản trị tổng công ty dệt may Việt Nam, lấy
TỔNG GIÁM
ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
BAN QUẢN LÍ ISO
CÁC ĐƠN VỊ
SẢN XUẤT
XN Nhà
May máy
may
I,
IIA, Phù
IIB, Mỹ
III,
IV
Nhà
máy
may
Dung
Quất
CÁC PHÒNG BAN
CHỨC NĂNG
CÁC ĐƠN VỊ
KINH DOANH
Trang 14
GVHD:
2.2. Đặc điểm hoạt động của công ty
2.2.1. Qui trình công nghệ của sản phẩm may:
Nguyên
vật iệu
Chuẩn
bị sản
xuất
may
Trải
vải,
pha
cắt
May
Xử
lý
hoàn
tất
Đóng
kiện
- Tổ may: Nhận bán thành phẩm từ tổ cắt cùng với vật liệu phụ từ kho công ty
về tiến hành may.
- Tổ KCS: Kiểm tra chất lượng sản phẩm.
- Tổ cơ điện: cung cấp, quản lý điện nước dùng cho sản xuất và bảo dưỡng tất
cả các thiết bị định kỳ, sửa chữa các thiết bị hư hỏng.
2.2.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty
SVTH:
Trang 15
GVHD:
- Để đáp ứng nhu cầu toàn xã hội nói chung và ngành dệt may nói riêng,
công ty đã từng bước hoạt động theo mô hình của các công ty dich vụ thương
mại, với phương châm lấy ngắn nuôi dài, lấy kinh doanh phụ bổ sung cho sản
xuất kinh doanh chính là may mặc.
- Đối với sản xuất kinh doanh chính, công ty không ngừng mở rộng sản
xuất kinh doanh liên kết, liên doanh với các đơn vị khác nhằm mở rộng sản
xuất, mở rộng thị trường tiêu thụ.
- Mục tiêu hoạt động của công ty là thông qua hoạt động sản xuất kinh
doanh xuất nhập khẩu trực tiếp nhằm đẩy mạnh sản xuất gia công hàng may
mặc để đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước và ngoài nước, góp phần tạo
công ăn việc làm cho người lao động và đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
- HÀ HƯƠNG là đơn vị thành viên của Tổng công ty dệt may Việt Nam
và hoạt động theo điều lệ của Tổng Công Ty. Nhưng công ty có quyền chủ
động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho mình, tự mình tìm kiếm thị
trường cung cấp nguồn hàng vào cũng như tiêu thụ có hiệu quả hơn.
3. Tổ chức hạch toán kế toán
3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Quan hệ trực tuyến
Quan hệ đối chiếu
3.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
HÀ HƯƠNG là một doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn nên các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty là rất nhiều, để thuận tiện trong việc
SVTH:
Trang 16
GVHD:
ghi chép, quản lý, đối chiếu kiểm tra, công ty đã lựa chọn hình thức kế toán áp
dụng là hình thức CHỨNG TỪ GHI SỔ trong điều kiện tin học hoá.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài
khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế
sẵn trên phầm mềm kế toán. Theo quy trình của phầm mềm kế toán, các thộng
tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng
hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng (hoặc vào bất cứ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện
các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng
hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,
trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể
kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra
giấy. Cuối kỳ sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các
thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
GVHD:
thể do chính công ty lập như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… nhưng vẫn
đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết mà Bộ Tài Chính quy định, và đặc biệt là
đầy đủ các thông tin thuận tiện cho việc kiểm tra kiểm soát.
- Hệ thống sổ kế toán: Các mẫu sổ và tài khoản sử dụng đều tuân thủ chế
độ kế toán doanh nghiệp, luôn cập nhật và thay đổi theo quyết định của
Bộ Tài Chính.
- Các báo cáo: Gồm những báo cáo cung cấp thông tin ra bên ngoài như
Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh… phải đảm bảo
tuân thủ mọi quy về việc lập báo cáo của Bộ Tài Chính, còn có báo cáo quản trị
nhằm cung cấp thông tin cho nội bộ doanh nghiệp.
II. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công
ty cổ phần HÀ HƯƠNG
1. Môi trường kiểm soát tại công ty
1.1. Đặc thù về quản lý
Để duy trì hoạt động của hệ thống chất lượng, đảm bảo hệ thống chất
lượng được thiết lập, áp dụng và duy trì theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001 thì Ban
Giám Đốc phải cung cấp đủ nguồn lực. Vì vậy, yêu cầu về chất lượng sản
phẩm của công ty là rất quan trọng và để đạt được điều này thì nguyên phụ liệu
mua vào là rất quan trọng, phải đảm bảo đúng chất lượng đề ra. Phòng kinh
doanh là nơi chịu trách nhiệm trong việc tổ chức theo dõi và kiểm tra việc mua
hàng. Và theo đó thì phòng quản lý chất lượng (QA) là nơi nắm các tài liệu,
các tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu của khách hàng để làm cơ sơ khi nhận hàng.
1.2. Chính sách nhân sự
Phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm trong việc đề xuất, lập kế
hoạch, phương án tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực thích hợp theo các
chế độ, chính sách về người lao động do Ban Giám Đốc ký duyệt và tổ chức
thực hiện. Đào tạo công nhân viên có ý thức và trách nhiệm với công ty, tạo
đầy đủ các chứng từ cần thiết có liên quan đến việc mua hàng để làm căn cứ
ghi sổ, cần ghi sổ kịp thời và chính xác số nợ của nghiệp vụ mua hàng đã thực
sự phát sinh.
3. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công
ty cổ phần Vinatex
3.1. Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng
3.1.1. Khái quát chu trình mua hàng tại công ty
SVTH:
Trang 19
GVHD:
Lưu đồ mua hàng tại công ty:
PHÒNG KD
KHO
Đơn đặt hàng
Sao chép
(3 bản)
Gửi cho nhà cung
cấp
BỘ PHẬN QA
1
Kiểm tra số
lượng
A
Nhận
BCKTCLNPL và
Bảng phối màu
Kiểm tra
chất lượng
Nhận hàng
hoá
PHÒNG KTCN
Sao
chép
Kiểm tra, đối
chiếu
Trang 20
GVHD:
3.1.2. Xét duyệt mua hàng
Khách hàng gửi BC (Buy Confirmation), Costing sheet, Paper Work cho
SVTH:
Trang 21
GVHD:
quan để làm căn cứ nhập hàng vào kho. Đồng thời phải thông báo kịp thời cho Kế
toán để lấy Hóa đơn.
- Khi hàng về mà Tờ khai nhập khẩu và Hóa đơn cùng về thì khi hàng nhập
kho Thủ kho phải kiểm tra số lượng và chủng loại thực tế để đối chiếu với Hóa đơn.
Sau đó làm thủ tục nhập kho và ký nhận sau Hóa đơn là hàng đã được nhập đủ và
đúng theo yêu cầu.
Cả hai trường hợp trên Thủ kho đều phải lập Biên bản nhận hàng, có chữ ký
của bên giao hàng. Sau đó, phải sao chép một bộ gồm Hóa đơn có chữ ký của Thủ
kho ở mặt sau, Tờ khai, Đơn đặt hàng và các chứng từ có liên quan gửi cho Kế toán
công nợ làm cơ sở để hạch toán.
- Nếu hàng nhập vào xảy ra thừa, thiếu so với Packing list, Đơn đặt hàng, Hóa
đơn, Thủ kho cần lập Biên bản thừa thiếu để làm cơ sở theo dõi lô hàng và nhanh
chóng thông báo cho các Sales mặt hàng có liên quan. Trong lúc đó, đối với hàng
thiếu thì chỉ nhập số thực nhận, còn đối với hàng thừa thì chỉ nhập theo số của
Packing list hay Hóa đơn và xem xét nguồn gốc hàng thừa, thiếu đó.
- Nếu hàng về mà đưa vào sản xuất ngay thì Thủ kho phải lập Biên bản tạm
xuất ghi rõ số lượng, chủng loại, đơn vị nhận… có đầy đủ chữ ký của các bên có
liên quan.
Trong mọi trường hợp chứng từ phải có chữ ký của cấp lãnh đạo có liên quan
và kế toán. Khi có một vấn đề ngoài thẩm quyền của Thủ kho thì phải có Giấy đề
xuất có chữ ký của người có thẩm quyền có liên quan.
Các quy định chi tiết về kiểm tra phụ liệu:
- Thùng Carton: Kiểm tra thông tin in trên mặt thùng, kết cấu đóng thùng
- Nếu không chấp nhận lô hàng: ghi đã kiểm tra/không đạt vào phiếu kiểm tra
chất lượng phụ liệu theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm
biểu mẫu). Sau đó, trình lãnh đạo phòng QA phê duyệt và chuyển cho đơn vị mua
3.1.4. Nhập kho và ghi sổ
Sau khi đã nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng đạt tiêu chuẩn thì
tiến hành nhập kho hàng hóa. Khi nhập kho, Thủ kho và Kế toán kho cần căn cứ
vào các chứng từ chủ yếu sau để ghi sổ:
Thủ kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Biên bản tạm nhập,
Biên bản nhận hàng, Báo cáo kiểm tra chất lượng, Giấy đề xuất (nếu có).
Kế toán kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Phiếu xuất kho
(người bán), Giấy đề xuất (nếu có), Biên bản tạm nhập, Biên bản nhận hàng, Biên
bản thừa thiếu, Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu, Bill, Tờ khai hàng
nhập khẩu.
Khi nhận đầy đủ chứng từ, kế toán kho tiến hành kiểm tra bộ chứng từ, đối
chiếu các mục trên Tờ khai hàng hóa nhập khẩu với các chứng từ có liên quan. Khi
thấy phù hợp sẽ tiến hành ghi tăng nguyên phụ liệu và sổ chi tiết TK 152, bảng kê
nguyên phụ liệu hoặc Bảng tổng hợp nhập xuất tồn…, còn thủ kho sẽ ghi vào thẻ
kho.
SVTH:
Trang 23
GVHD:
Sau khi kiểm tra xong, kế toán kho sẽ sử dụng User và Password của mình để
truy cập vào hệ thống và nhập dữ liệu cần thiết vào máy tính như: “mã NCC”, “mã
hàng”, “mã nhập xuất”, “số phiếu nhập”, “số hóa đơn”, “số seri”, “ngày hóa đơn”.
Số hóa đơn
nghiệm thu hàng hóa;
PNK
PN78/11
Mua phế liệu vải
152
55.178.253
Phiếu yêu cầu mua
133
5.758.913
hàng; Hóa đơn; Biên
bản nghiệm thu hàng
hóa; PNK
PN152/05
Dây khóa
152
10.164.728
Phiếu yêu cầu mau
Việc ghi nhận nợ chỉ được thực hiện khi có đầy đủ bằng chứng chứng minh
việc mua hàng đã hoàn tất. Do vậy, sau khi nhận hàng kế toán kho phải sao một bộ
chứng từ gồm: Phiếu nhập kho (liên 2), Hợp đồng, Hóa đơn GTGT (liên 2), Tờ khai
SVTH:
Trang 24
GVHD:
nhập khẩu… và chuyển cho kế toán công nợ lưu giữ cùng với đơn đặt hàng (do
phòng kinh doanh gửi) để làm căn cứ thanh toán tiền hàng.
-
Phiếu nhập kho do kế toán kho lập cần phải có chữ ký của người nhận hàng
(chứng tỏ hàng đã thực nhận) và chữ ký của thủ kho (chứng tỏ hàng đã nhận đúng
số lượng) để thanh toán đúng theo số hàng thực nhận.
-
Hợp đồng thì cần phải có chữ ký và đóng dấu của Tổng giám đốc công ty để
chứng minh việc mua hàng là có thật.
-
Hóa đơn GTGT cần phải có chữ ký xác nhận của thủ kho là đã nhận hàng ghi
ở mặt sau của hóa đơn.
-
%
39.252.341.102 39.573.015.055
320.673.953
0,81
26.358.236.359 13.009.455.667
(13.348.780.692)
-50,64
33.986.933.329 43.567.787.348
9.580.854.019
28,19
(VNĐ)
Phải trả người bán
(Nợ)
Phải trả người bán
(Có)
Nguyên vật liệu
SVTH:
Trang 25
Copyright: Tài liệu đại học ©