Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica
Nhóm 10 Page 1
BÀI TIỂU LUẬN
MÔN QUẢN TRỊ HỌC
Đề tài:“Công tác tổ chức của công ty Bibica”
Thành viên nhóm thực hiện tiểu luận:
1. Nguyễn Thị Quỳnh (nhóm trưởng)
2. Giang Thị Tam
3. Đặng Thế Sơn
4. Trương Thị Tâm
5. Đỗ Thị Thanh
6. Nguyễn Thị Quỳnh
7. Nguyễn Ngọc Thạch
8. Trần Thị Sen
9. Lê Thị Thắm.
Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, khi mà xã hội ngày càng văn minh, phát triển, đời sống con người
ngày càng được nâng cao hơn, thì kéo theo đó là sự xuất hiện của rất nhiều những
tổ chức kinh doanh cũng như tổ chức xã hội. Nhưng để duy trì và làm tổ chức của
mình đứng vững trong môi trường có nhiều cạnh tranh thì đòi hỏi, những nhà tiên
phong của tổ chức đó phải biết cách chèo lái thật khéo léo hướng đi của tổ chức
mình. Hay nói đúng hơn, chúng ta gọi họ là những nhà quản trị. Trong mỗi tổ chức,
con người luôn được lấy làm trọng tâm, làm nền móng cho sự phát triển chung. Vì
vậy, làm sao để có thể lãnh đạo tốt, có thể làm hài hòa các mối quan hệ giữa con
người với nhau trong tổ chức là một việc làm khó nhưng thực sự cần thiết đối với
nhà quản trị. Hay nói cách khác, các nhà quản trị của chúng ta cần thực hiện chức
năng rất quan trọng của mình đó là tổ chức.
Vậy tại sao phải có tổ chức? hãy đặt ra những câu hỏi sau và suy nghĩ:
- Xã hội không có luật pháp và nhà nước thì chúng ta có sống nổi trong mô
trường đó không?

đạt mục tiêu.
- Phân chia các nguồn lực ra thành các bộ phận và quy định các mối quan hệ về
nhiệm vụ,quyền hạn để đạt mục tiêu.
- Một quy trình hai mặt:một là phân chia tổ chức ra thành các bộ phận; hai là xác
lập các mối quan hệ về quyền hạn giữa các bộ phận.
Ví dụ: Trường học là một tổ chức.
Nhóm 10 Page 3
Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica
1.2. Mục đích của tổ chức
Mục đích của tổ chức là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân,
mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc
hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, cụ thể là:
+ Làm rõ nhiệm vụ cần phải tiến hành để đạt được mục tiêu.
+ Xây dựng bộ máy quản trị gọc nhẹ và có hiệu lực.
+ Xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức.
+ Xây dựng nề nếp văn hóa trong tổ chức.
+ Phát hiện và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức.
+ Phát huy sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có của tổ chức.
+ Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với sự thay đỏi của môi trường.
Cũng như mọi loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu của công tác tổ chức phải khoa
học, khả thi, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn. Khác với yêu cầu về các loại mục tiêu
quản trị khác, yêu cầu đối với các mục tiêu về tổ chức là phải tuân thủ những quy luật
khách quan đặc thù của công tác tổ chức.
Ví dụ: Xây dựng và nâng cao, phát triển trường học có mục đích để cho học sinh
và sinh viên có điều kiện học tập tốt hơn, góp phần nâng cao kiến thức, giúp đất nước
phát triển đi lên.
2. Vai trò của công tác tổ chức
Tổ chức có 4 vai trò sau:
• Tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị
nói riêng.Công tác hoạch định, lãnh đạo, kiểm soát đều phải dựa trên một cấu trúc tổ chức

1.2. Đặc điểm của cấu trúc tổ chức
- Tính tập trung:phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ chức
cho các cá nhân hay bộ phận. Ví dụ: nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu
cho một cá nhân thì tính tập trung của tổ chức là cao và ngược lại.
- Tính phức tạp: phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức. Nếu
có nhiều cấp,nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, cấu trúc tổ chức có tính phức
tạp cao và ngược lại.
Nhóm 10 Page 5
Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica
- Tính tiêu chuẩn hóa: phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động,các hành vi của
mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy
chế… Nếu mức độ ràng buộc cao,tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức.
Các chuẩn mực phải rõ ràng, ưu thế, lượng hóa và được thể hiện bằng văn bản.
2. Các nguyên tắc cấu trúc tổ chức
2.1. Tương thích giữa hình thức và chức năng
Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm
thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. “Hình thức phải
đi sau chức năng”.
Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận (hay đơn vị) và cá nhân đều
phải có sự tồn tại khách quan và cần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năng của
tổ chức. Sự lựa chọn mô hình, sự phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ
phận, cá nhân… đều phải xuất phát từ việc thực hiện chức năng, thông qua việc thực hiện
các mục tiêu đã xác định.
2.2. Tính thống nhất, chỉ huy
Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm
báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất
trong toàn tổ chức, tránh tình trạnh chồng chéo, mâu thuẫn.
2.3. Cân đối
Tính cân đối thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm,cân đối về công
việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định, bền vững trong

Trong điều kiện môi trường bên ngoài ổn định,các yếu tố của môi trường có thể dự
đoán và dễ kiểm soát thì cấu trúc tổ chức có tính ổn định, ít phức tạp. Ngược lại khi môi
trường có nhiều biến động,có nhiều yếu tố khó dự báo thì cấu trúc tổ chức tổ chức sẽ
phức tạp hơn, đòi hỏi phải có sự linh hoạt cao hơn, nên việc lựa chọn một cấu trúc tổ chức
hữu cơ là cần thiết.
3.5. Đặc điểm về kỹ thuật,công nghệ của tổ chức
Nhóm 10 Page 7
Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica
Trong tổ chức, kĩ thuật,công nghệ được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết bị
càng có xu hướng tự động hóa cao thì cấu trúc tổ chức càng đơn giản hơn.
3.6. Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị
Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức, thì trong cấu trúc
tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, các mối quan hệ,các bộ phận quản trị với nhau.
Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công
việc, vì thế mà cấu trúc tổ chức quản lí sẽ đơn giản hơn.
4. Các mô hình cấu trúc của tổ chức
4.1. Cấu trúc tổ chức đơn giản (cấu trúc trực tuyến)
- Đặc điểm:
+ Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người.
+ Có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều.
+Mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi
quyết định cũng phát ra từ đó.
- Mô hình cấu trúc tổ chức đơn giản:
- Ưu điểm:
+ Gọn nhẹ, linh hoạt.
+ Chi phí quản lý thấp, có thể mang lại hiệu quả cao.
+ Kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng, có thể hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng
quan liêu giấy tờ.
- Nhược điểm:
+ Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, hạn chế tính

+ Chỉ có cấp quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận.
+ Tầm nhìn bị hạn chế.
+ Tính phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng.
+ Tính hệ thống bị suy giảm.
+ Kém linh hoạt.
- Cấu trúc tổ chức theo chức năng chỉ phát huy tác dụng trong hoạt động của tổ
chức tương đối ổn định với cơ cấu sản phẩm duy nhất hoặc hoạt động kinh doanh đòi hỏi
trình độ chuyên môn hóa và sử dụng trang thiết bị chuyên dung công nghệ cao. Ngược lại
Nhóm 10 Page 9
Tổng giám đốc
Giám đốc
chức năng
Giám đốc
chức năng
Giám đốc
chức năng B
Giám đốc
chức năng
A
Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica
nó sẽ bộc lộ các nhược điểm nếu môi trường kinh doanh không ổn định hoặc kinh doanh
đa dạng hóa sản phẩm.
4.3. Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm
- Đặc điểm:
+ Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh
doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định.
+ Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia
chuyên môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc.
- Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm:
- Ưu điểm:

chức theo từng khu vực địa lý.
+ Mỗi nhà quản trị đại diện ở khu vực chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm và
dịch vụ theo một vùng địa lý cụ thể.
- Mô hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý:
- Ưu điểm:
+ Các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm của mình, giảm bớt phạm vi công
việc phải điều hành trực tiếp của nhà quản trị cấp cao.
+ Chú ý đến những đặc điểm của thị trường địa phương.
+ Tận dụng tốt các lợi thế theo vùng.
+ Quan hệ tốt với các đại diện địa phương.
+ Tiết kiệm thời gian đi lại của nhân viên.
- Nhược điểm:
+ Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp.
+ Công việc có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau.
+ Phân tán nguồn lực.
+ Khó kiểm soát.
4.5. Cấu trúc tổ chức định hướng theo khách hàng
- Đặc điểm:
+ Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh
doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó.
Nhóm 10 Page 11
Tổng giám đốc
GĐ khu vực 4GĐ khu vực 3GĐ khu vực 2GĐ khu vực 1
Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica
Ví dụ như các doanh nghiệp sản xuất, các doanh nghiệp thương mại dịch vụ, chính
phủ, người tiêu dùng trực tiếp…
+ Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từng nhóm
khách hàng chuyên biệt.
- Mô hình cấu trúc tổ chức theo khách hàng:
- Ưu điểm:

Giám đốc
nhân sự
Giám đốc
tài chính
Giám đốc
kinh doanh
Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica
- Ưu điểm:
+ Cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích.
+ Trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ.
+ Phối hợp tốt giữa các bộ phận.
+ Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.
- Nhược điểm:
+ Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến,dễ nảy sinh mâu thuẫn trong việc
thực hiện mệnh lệnh.
+ Có sự tranh chấp quyền lực giữa các bộ phận.
+ Khó kiểm soát.
4.7. Cấu trúc tổ chức hỗn hợp
- Đặc điểm:
+ Kết hợp logic các loại cấu trúc tổ chức để khai thác hiệu quả mọi nguồn lực
trong tổ chức.
+ Có thể tận dụng các ưu điểm và hạn chế những nhược điểm của các cấu trúc kết
hợp.
- Mô hình cấu trúc tổ chức hỗn hợp:
Nhóm 10 Page 13
GĐ ngành
hàng A
GĐ ngành
hàng B
Tổng giám đốc

+ Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau, tạo ra sự
xung đột.
+ Khó kiểm soát.
III. Phân quyền trong công tác tổ chức
1. Khái niệm và các hình thức phân quyền
1.1. Khái niệm
Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá
nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó.
Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành
viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt được mục tiêu.
Quyền hạn được hiểu là quyền sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các
nhiêm vụ.
Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng
với yêu cầu của người giao.
- Trong trường hợp quyền hạn không được giao phó, người ta nói đến tập quyền.
Tập quyền là quá trình thâu tóm quyền ra quyết định vào trong tay một người.
- Trong mỗi tổ chức đều có sự phân quyền nào đó, nhưng không có sự phân quyền
tuyệt đối.
- Quyền hạn được giao cho các chức vụ chứ không phải giao cho một cá nhân,
nhưng vì mỗi chức vụ do một cá nhân nắm giữ trong một thời gian nhất định, vì vậy
quyền hạn luôn gắn liền với cá nhân.
Nhóm 10 Page 14
Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica
1.2. Các hình thức phân quyền
- Phân quyền theo chức năng: Là hình thức phân quyền theo các chức năng, nhiệm
vụ của tổ chức, chẳng hạn như sản xuất, cung ứng, marketing, nhân sự, tài chính…
- Phân quyền theo chiến lược: Là hình thức phân quyền cho các bậc trung gian
phía dưới để thực hiện các chiến lược, chẳng hạn như xác định giá cả, chọn lựa đầu tư, đa
dạng hóa sản phẩm,…
1.3. Sự cần thiết của phân quyền trong tổ chức

Theo kinh nghiệm thực tế, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bình
thường là từ 03 đến 10.
* Phân loại:
- Tầm hạn quản trị rộng.
- Tầm hạn quản trị hẹp.
4.2. Các yếu tố xác định tầm hạn quản trị
- Năng lực của nhà quản trị.
- Mức độ ủy quyền của cấp trên cho cấp dưới.
- Trình độ cấp dưới.
- Tính chất kế hoạch của công việc.
- Mức độ ổn định của công việc.
- Kĩ thuật và phương tiện truyền đạt thông tin.
IV. Hệ thống tổ chức không chính thức
1. Đặc điểm và sự tồn tại khách quan của hệ thống tổ chức không chính thức
1.1. Khái niệm và đặc điểm
* Khái niệm: Hệ thống tổ chức không chính thức là hệ thống tổ chức bao gồm các
nhóm và các mối quan hệ không chính thức được hình thành một cách tự phát, tự nguyện,
không theo kế hoạch và ý muốn của nhà quản trị.
* Đặc điểm:
- Có mục tiêu mang tính chất tự phát, do các thành viên trong nhóm tự đề ra.
- Có kỷ luật nhóm, có thủ lĩnh nhóm.
- Sự kiểm soát mang tính xã hội.
- Có những yếu tố chống đối những đổi mới.
1.2. Sự tồn tại khách quan của hệ thống tổ chức không chính thức
- Do nhu cầu về hội nhập của mỗi thành viên trong tổ chức.
- Do nhu cầu được bảo vệ và giúp đỡ lẫn nhau.
- Do nhu cầu về trao đổi thông tin.
Nhóm 10 Page 16
Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica
- Do tình cảm cá nhân.

Phòng
Ban
Tổ
Chức
Nhân
Sự
Ban
Quản
Lí
Nhân
Sự
Ban
Khoa
Học
Chiến
Lược
Ban
Kế
Hoạch
Tài
Chính
Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica
 Cơ cấu tổ chức của Tập Đoàn Hoa Sen (Hoa Sen Group).
 Cơ cấu tổ chức Tập Đoàn FPT:
Nhóm 10 Page 18
Trung
Tâm
Phân
Tích Thí
Nghiệm

Triển
Chế Biến
Dầu khí
Trung Tâm
Nghiên Cứu
Tìm Kiếm,
Thăm Dò Và
Khai Thác
Dầu Khí
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
BAN KIỂM SOÁT
KHỐI TRỢ LÝ VÀ PHÁP
CHẾ
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
CÁC KHỐI CHỨC NĂNG
TRỰC THUỘC TẬP ĐOÀN
HOA SEN
CÁC CÔNG TY CON VÀ
CÔNG TY LIÊN KẾT
CP TIẾP
VẬN &
CẢNG
QUỐC TẾ
HOA
SECTN -
GEMADEPT
C.TY
TNHH
MTV VẬT

Thay đổi cơ cấu tổ chức – Bài toán hiệu quả
Năm 2003 Bibica gặp phải sự cố tài chính do quản lí không hiệu quả. Trước áp lực
của các cổ đông và dư luận, ban lãnh đạo công ty một mặt tìm cách giải quyết khủng
hoảng, mặt khác quyết tâm rũ bỏ cách quản lý rời rạc. Công ty quyết định đầu tư xây
dựng quy trình mang tính chuẩn mực nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và quản lý. Bibica
đã cải tổ toàn bộ hệ thống thông tin gồm email, website, COS (Company Operation
System – Văn phòng điện tử) và ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch
định nguồn lực doanh nghiệp) với tổng vốn đầu tư trên 2 tỷ đồng. Bibica đã điều chỉnh cơ
cấu tổ chức (bỏ cơ chế phó giám đốc), xây dựng ban lãnh đạo gồm tổng giám đốc điều
Nhóm 10 Page 19
BAN KIỂM
SOÁT
HỘI ĐỒNG
QUẢN TRỊ
Công TY Phần Mềm
FPT
Công Ty Hệ Thống Thông Tin FPT
BAN ĐIỀU
HÀNH
Công Ty Viễn Thông FPT
Công Ty Dịch Vụ Trực Tuyến FPT
Công Ty Giáo Dục FPT
Công Ty Thương Mại FPT
Công Ty Bán Lẻ FPT
Công Ty Đầu Tư FPT
Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica
hành và các giám đốc các khối (nhân sự, tài chính, kỹ thuật, sản xuất, bán hàng…) cho
phù hợp với hệ thống thông tin mà công ty đầu tư.
Thời gian đầu triển khai, tỷ lệ sai số của nhân viên ứng dụng hệ thống mới rất cao,
gần 10%. Công ty vẫn kiên quyết thực hiện . Nhân viên vốn quen với hệ thống cũ bắt đầu

thể 12,3 tỉ đồng, và sau đó đến kiểm toán lần cuối cùng báo cáo lỗ thực sự 10,086 tỉ đồng.
Những số liệu sai lệch một cách không thể chấp nhận được đã làm các cổ đông vô cùng
bức xúc. Vì vấn đề quan trọng ở đây chính là sự bất cập về năng lực quản trị tài chính kế
toán của công ty và hơn hết là về cơ cấu tổ chức mà công ty đang vận hành. Vì sự cố này,
đã làm cho năm 2003 là một năm đầy khó khăn đối với Bibica. Công ty lại có nhiều biến
động nhân sự, đặc biệt là ở bộ phận tài chính kế toán.
Vậy, sai lầm trong quản lý của Bibica nằm ở đâu?
Điều này đã được phân tích cụ thể như sau:
Vì sớm nhận thức được lợi ích công nghệ thông tin trong quản lý, từ năm 1992,
công ty Bibica đã đầu tư hệ thống máy tính để giảm tải việc lặp đi lặp lại trong tính lương,
quản lý kho, lập báo cáo Tuy nhiên, lúc đó máy tính chỉ mới thay máy đánh chữ, công
việc vẫn rời rạc từng bộ phận. Năm 1997, công ty nối mạng (LAN) để dùng chung tài
nguyên (thông tin, máy in ). Công tác quản lý tại Bibica lúc đó khá đồ sộ, do số liệu và
chứng từ độc lập, riêng lẻ nên lượng nhân viên nghiệp vụ mỗi phòng ban gấp đôi so với
hiện nay. Nhân viên phòng ban tự viết lấy chương trình Foxpro, Access riêng biệt.
Năm 2000, do nhu cầu phát triển, công ty đầu tư 300 triệu đồng thuê một đơn vị
công nghệ thông tin khảo sát và xây dựng một chương trình quản lý gồm các phân hệ:
Kinh doanh, quản lý vật tư (kho), tài chính kế toán, nhân sự tiền lương. Chương trình này
dự kiến phục vụ việc đưa thông tin lên sàn chứng khoán năm 2001. Nhưng kết quả không
thành công do qui trình chồng chéo, lấn sân nhau giữa các phòng ban nghiệp vụ. Do hệ
thống thông tin đầu tư không đồng bộ nên quản lý thông tin rời rạc, thông tin được xử lý
thụ động và trùng lặp nhiều nơi, cung cấp cho lãnh đạo quá chậm. Công ty không có
thông tin báo cáo tháng, tuần. Quy trình và chính sách tài chính kế toán không đồng nhất
dẫn đến việc tính giá thành không chính xác. Việc tập hợp chi phí tính giá thành quá lâu,
chỉ được thực hiện 3 tháng/ lần. Đồng thời, đầu tư lúc ấy cũng chưa tạo được sự kết hợp,
chia sẻ thông tin tính giá thành giữa khối tài chính và sản xuất.
Nhóm 10 Page 21
Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica
Toàn bộ hệ thống phần mềm trong công ty đều không có chương trình đồng bộ mà
chỉ là những mảng riêng lẻ, vì vậy dữ liệu không đồng nhất, gây khó khăn trong quản lý.

điều này đã góp phần không nhỏ trong việc làm nên sự thành công của chiến lược phát
triển công ty. Hiện nay, Bibica trao đổi thông tin với bên ngoài (đối tác, khách hàng,
người tiêu dùng, cổ đông) qua Email (MDaemon), website (Dot.Net). Trao đổi thông tin
nội bộ (trong công ty và các chi nhánh) qua hệ thống Email, COS (văn phòng điện tử) và
ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp).
Đồng thời với việc cải tổ hệ thống thông tin, công ty đã điều chỉnh lại cơ cấu tổ
chức - điểm mấu chốt trong vấn đề quản lý mà công ty đang gặp phải. Công ty đã bỏ cơ
chế phó giám đốc và xây dựng ban lãnh đạo gồm tổng giám đốc điều hành và các giám
đốc các khối để phù hợp với hệ thống thông tin mà công ty đầu tư. Bibica đã thành công
khi áp dụng cấu trúc tổ chức chức năng. Bibica đã chia tổ chức thành các tuyến chức
năng, mỗi tuyến là một bộ phận đảm nhận thực hiện một nhiệm vụ nào đó. Mỗi bộ phận
này được đặt dưới sự điều hành của các giám đốc các khối như tài chính, kĩ thuật, bán
hàng… điều này sẽ giúp Bibica có sự chuyên môn hoá trong công việc, dễ kiểm soát công
việc và vai trò của các chức năng chủ yếu sẽ được phát huy có hiệu quả nhất. Sự thay đổi
này đã giúp công ty giải quyết được vấn đề trong quản lý, không còn tình trạng chồng
chéo, lấn sân nhau giữa các phòng ban nghiệp vụ.
Một ưu điểm nữa của Bibica đó là sự dứt khoát và sự quyết tâm của Ban lãnh đạo
trong việc thực hiện chính sách mới.Mặc dù tỉ lệ sai số của nhân viên ứng với hệ thống
mới rất cao ( khoảng 10%), và việc có thể phải bố trí thêm nhân sự để nhập số liệu sẽ làm
cho chi phí sản xuất của công ty tăng lên, nhưng sự kiên quyết đã giúp Bibica đứng vững
và phát triển. Điều này một lần nữa chứng tỏ bản lĩnh của ban lãnh đạo công ty, thực sự
quyết tâm thay đổi để vượt qua khó khăn trước mắt, vì vậy cũng thật dễ hiểu khi họ áp
dụng một cách chuyên chế lên nhân viên, bắt buộc nhân viên phải thực hiện công việc
theo sự thay đổi của hệ thống cũ, đó là một hệ thống mới khoa học hơn, hiệu quả hơn.
Vậy, từ tất cả những vấn đề đã phân tích ở trên, chúng tôi có nhận xét chung như
sau:
Bibica đã có một sự thay đổi mạnh mẽ, kịp thời và hợp lý trong việc điều chỉnh và
sắp xếp lại nhân sự và cơ cấu tổ chức của công ty, phù hợp với chiến lược phát triển. Điều
Nhóm 10 Page 23
Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica

Tiểu luận: Quản trị học Chức năng tổ chức của công ty Bibica
Điều này cực kì quan trọng vì nếu làm không tốt thì không những không thu được lợi
nhuận từ việc đầu tư, mà còn gây ra thua lỗ, thiệt hại cho công ty của mình.
KẾT LUẬN
Qua tình huống của công ty Bibica, chúng ta càng nhận thấy rõ hơn sự quan trọng
của chức năng tổ chức. Một tổ chức không thể vận hành tốt được nếu như không có một
cơ cấu hợp lí, một hệ thống quản lý hiệu quả và hơn hết là một ban lãnh đạo có trách
nhiệm, có kinh nghiệm, và khả năng lãnh đạo tốt. Mọi việc sẽ được thực hiện một cách dễ
dàng, trơn tru hơn khi có chiến lược cụ thể và hợp lí.
Bibica đã nhận ra được những nhược điểm trong bộ máy quản lý, cũng như trong
việc thực hiện chức năng tổ chức của mình, họ đã quyết tâm thay đổi cơ chế, và đầu tư
đúng chỗ. Kết quả là, từ chỗ khủng hoảng tài chính, kinh doanh thua lỗ, nhờ vào giải pháp
điều chỉnh cơ cấu tổ chức, sắp xếp lại nhân sự phù hợp với chiến lược phát triển công
nghệ thông tin đã giúp Bibica không những đứng vững mà còn liên tục phát triển với hai
nhà máy sản xuất, 4 chi nhánh, hơn 100 đại lý phân phối, doanh thu đạt được năm 2005
là 290 tỉ đồng, trở thành 1 trong 21 doanh nghiệp nổi tiếng Việt Nam, và được vinh dự
nhận giải thưởng Sao Khuê năm 2006.
Đây cũng được xem là bài học xương máu đối với Bibica, đồng thời cũng đem lại
cho các tổ chức kinh doanh khác một bài học quý giá trong vấn đề thực hiện chức năng tổ
chức hiệu quả cho chính mình.
*************************************
Nhóm 10 Page 25