Bài thảo luận Logistics kinh doanh thương mại điện tử Nhóm 7
Đề tài: Ứng dụng thương mại điện tử trong quy
trình xử lý đơn hàng của nhà sách Sahara
I. Cơ sở lý luận
Quản trị đơn đặt hàng được coi là bộ não, là hệ thần kinh trung ương
của hệ thống hậu cần,trong đó tốc độ và chất lượng của các dòng thông tin có
tác động trực tiếp đến chất lượng dịch vụ, chi phí và tính hiệu quả của toàn bộ
hệ thống tác nghiệp.
1. Quy trình xử lý đơn đặt hàng
Quy trình xử lý đơn đặt hàng bắt đầu với thông điệp về yêu cầu của
khách hàng với hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp và kết thúc khi hàng
hóa được giao đến cho khách hàng, được khách hàng chấp nhận và hoàn
thành các chứng từ có liên quan. Một quy trình xử lý đơn đặt hàng thông
thường bao gồm các bước sau: khách hàng đặt hàng, tiếp nhận và truyền
thông tin về đơn đặt hàng, xử lý đơn hàng và thông báo về tình trạng đơn
hàng.
 Khách hàng đặt hàng là thời điểm cập nhật thông tin cần thiết về yêu
cầu của khách hàng về hàng hóa,dịch vụ.Việc truyền tin này có thể được khách
hoặc người bán điền thông tin trực tiếp vào các mẫu đơn đặt hàng; điện thoại
cho nhân viên bán hàng, hoặc điền vào đơn hàng trực tuyến.
 Tiếp nhận đơn hàng là khi đơn hàng của khách được doanh nghiệp
nhận và nhập vào hệ thống thông tin hậu cần để xử lý tiếp tục. Công đoạn này
thường được tự động hóa cao độ, đặc biệt khi doanh nghiệp TMĐT có hệ thống
tích hợp với khách hàng. Tuy nhiên, có một số trường hợp đặt hàng qua điện
thoại hoặc máy fax thì việc tiếp nhận và vào dữ liệu đơn hàng sẽ được thực
hiện thủ công.
Xử lý đơn đặt hàng gồm một loạt các thao tác cần được thực hiện trước khi
đáp ứng một đơn đặt hàng. Nó bao gồm: (1) Kiểm tra tính chính xác của thông
1
Bài thảo luận Logistics kinh doanh thương mại điện tử Nhóm 7
tin đặt hàng như đặc điểm, kí hiệu sản phẩm,số lượng,giá cả; (2) Kiểm tra tính

hàng dự trữ hiện tại có đáp ứng được yêu cầu của khách hàng hay không; nếu
hàng dự trữ không đủ thì kế hoạch sản xuất có đáp ứng kịp hay không; xem
năng lực thanh toán của khách hàng có lành mạnh hay không. Sau đó,hồ sơ dự
trữ sẽ được cập nhật, sản phẩm sẽ được đặt hàng tiếp ở nguồn cung ứng nếu
cần thiết và bộ phận sản xuất sẽ thông báo về năng lực cân bằng dự trữ trong
thời gian tới.
Những thông tin đó được tập hợp lại ở bộ phận xử lý đơn đặt hàng, rồi
tiếp tục chuyển đến bộ phận kế toán để làm hóa đơn xuất hàng và chứng từ
vận chuyển (vận đơn).Thông tin đơn hàng được chuyển xuống kho để chuẩn bị
lô hàng với những tác nghiệp cần thiết như đóng gói, chất xếp hàng lên
phương tiện. Khi hàng được giao cho khách hàng thì các chứng từ quay lại
phòng kế toán để tiếp tục xử lý và hạch toán.
Hành trình của một đơn đặt hàng là sự thể hiện chi tiết của quy trình xử
lý đơn đặt hàng. Hành trình của một đơn đặt hàng phải đi qua rất nhiều khâu
và xử lý nhiều dữ liệu có liên quan (bộ phận bán hàng,kho dự trữ,xưởng sản
xuất,phòng kế toán,đội vận tải). Vì vậy,cách thức truyền tin và xử lý thông tin
có ảnh hưởng không nhỏ đến quy trình xử lý đơn đặt hàng. Nếu sản xuất-kinh
doanh với quy mô nhỏ,người ta có thể sử dụng các biện pháp thủ công (bẳng
tay, bằng điện thoại,máy fax) để truyền đạt đơn hàng và quản trị đơn hàng.
Tuy nhiên, khi quy mô sản xuất - kinh doanh càng mở rộng thì phương pháp
thủ công đó càng bộc lộ tính chính xác thấp và hiệu quả kinh tế không cao,
đồng thời không đáp ứng được trình độ phục vụ khách hàng.
Xét trên góc độ thời gian,một chu kỳ đặt hàng (order cycle) được định
nghĩa là khoảng thời gian từ khi khách hàng gửi đơn đặt hàng, doanh nghiệp
tiến hành mua hàng hoặc cung ứng các dịch vụ theo yêu cầu cho đến khi hàng
3
Bài thảo luận Logistics kinh doanh thương mại điện tử Nhóm 7
hóa được giao đến đúng địa chỉ khách hàng, được khách hàng chấp nhận và
hoàn chỉnh các chứng từ có liên quan.
Tổng thời gian xử lý đơn hàng có thể chia làm 2 nhóm:

đơn và vận đơn thì được trợ giúp rất đắc lực. Đồng thời TMĐT cho phép trì
hoãn một số đơn hàng để đợi quy mô đủ lớn,giúp việc đáp ứng đơn hàng đạt
hiệu quả cao hơn.
- Chuẩn bị xuất hàng: Việc ứng dụng mã số,mã vạch của hàng hóa dự trữ
trong kho cho phép doanh nghiệp TMĐT cập nhật số liệu nhanh chóng khi xuất
hàng ở kho và bù đắp dự trữ kịp thời.
Nghiệp vụ xuất hàng có nhanh gọn,chính xác, an toàn và tiết kiệm hay không
phụ thuộc nhiều vào sự hỗ trợ của hệ thống thông tin. TMĐT giúp đưa ra các
quyết định tối ưu trong việc quy hoạc không gian để bố trí chất xếp hàng hóa
hợp lý,phân loại hàng hóa theo tốc độ lưu chuyển,mức độ tương đồng,khối
lượng và kích thước. Những mặt hàng có tần số xuất kho lớn sẽ được xếp ở
những vị trí đẹp (đầu hoặc cuối dãy, gần lối xuất hàng,ở độ cao vừa tầm-từ
đầu gối đến vai để làm giảm tới mức thấp nhất sự dịch chuyển và thao tác của
lao động trong kho).
-Vận chuyển hàng hóa: Con đường vận chuyển được theo dõi sát sao và
thông tin kịp thời tới khách hàng nhờ hệ thống TMĐT.
- Giao hàng cho khách: Các hệ thống thông tin hiện đại của các doanh
nghiệp hậu cần hàng đầu trên thế giới (UPS và FedEx) còn có thể cho biết được
thông tin là ai đã nhận hàng, nhận được khi nào và ở đâu. Chỉ cần có được số
hiệu của lô hàng,với sự hỗ trợ của điện thoại,nhà cung ứng thậm chí theo dõi
được tình hình giao hàng cả trong nước và quốc tế qua Internet.
b)Tác động của TMĐT trong quản trị đơn đặt hàng
Trong toàn bộ hệ thống hậu cần,công đoạn xử lý và quản trị đơn đặt hàng
thu được nhiều lợi ích nhất từ hệ thống thông tin nói riêng và từ chiến lược
5
Bài thảo luận Logistics kinh doanh thương mại điện tử Nhóm 7
TMĐT nói chung của doanh nghiệp.Năng lực lưu trữ và xử lý thông tin khổng
lồ của máy tính,kết hợp với khả năng nối mạng nội bộ giữa các bộ phận chức
năng trong doanh nghiệp,và khả năng nối mạng với khách hàng cũng như với
các nhà cung ứng…khiến cho quá trình xử lý đơn đặt hàng có thể được thực

hàng và những thủ tục liên quan có ảnh hưởng trực tiếp đến tổng thời gian xử
lý đơn hàng. Mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng các quy định khác nhau,trong
thứ tự ưu tiên:
+ Đến trước, giải quyết trước;
+ Ưu tiên đơn hàng có thời gian xử lý ngắn nhất;
+ Ưu tiên đơn hàng có thời hạn giao hàng sớm nhất;
+ Ưu tiên đơn hàng có quy mô lớn nhát…
Gom nhiều đơn hàng nhỏ để đáp ứng đồng thời: Có thể trì hoãn một số
đơn hàng ít quan trọng,gom lại để có khối lượng vận chuyển đủ lớn và rải
hàng theo một lịch trình hợp lý.
II. Ứng dụng thương mại điện tử trong quy trình xử lý đơn hàng của nhà
sách Sahara
1. Giới thiệu nhà sách sahara
Địa chỉ công ty:
Nhà sách Sahara thuộc sở hữu của Công ty Tân Trí Tuấn
Chung cư K26 Lô A3.3 - Nhà 003B – Đường Dương Quảng Hàm - P.7 – Q.Gò Vấp
– Tp.HCM
Tel: (84.8)22 401 823
(84.8)35 00 35 05
(84.8) 62 893 549
Fax: (84.8) - 62 893 549
Tầm Nhìn, Sứ Mệnh
SAHARA mong muốn đem lại sự tiện ích tối đa và dịch vụ hoàn hảo cho tất cả
khách hàng trên nền tảng Internet. Xây dựng SAHARA thành thương hiệu vững
chắc trong lòng người tiêu dùng và mang đậm tính văn minh. SAHARA mang
lại cơ hội sở hữu tri thức bình đẳng cho mọi khách hàng.
7