MỤC LỤC
CHƯƠNG I: GIỚI THỆU CƠ BẢN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIÊU ACCES 2
3.1. Tổng quan về hệ thống thông tin mới 12
Hình 1 : Sơ đồ phân cấp chức năng 14
3.3. Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu 14
3.3.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: 15
3.4.2. Chức năng theo dõi nhập bán hàng 17
3.4.3. Chức năng tìm kiếm 18
3.4.4. Chức năng thống kê báo cáo 19
1. Hàng hóa 23
CHƯƠNG 4: GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH 27
4.1. Form giao diện chính của chương trình 27
4.2. From cập nhật 27
4.2.1. Form cập nhập hàng hóa 28
4.2.2. Form cập nhập nhà cung cấp 28
4.2.3. Form cập nhập khách hàng 29
4.2.4. Form cập nhập nhân viên 29
4.3. Form tìm kiếm 30
4.3.1. Tìm Kiếm Hàng 30
4.3.2. Tìm kiếm phiếu nhập 31
4.3.3. Tìm kiếm phiếu xuất 31
4.4. Form theo dõi mua bán 32
4.5. Form thống kê báo cáo 32
4.5.1. Thông tin hàng nhập 33
4.5.2. Thông tin hàng xuất 33
KẾT LUẬN 34
TÀI LIỆU THAM KHẢO 35
LỜI NÓI ĐẦU
Với sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ thông tin và truyên thông
trên thế giới và ở nước ta. Nó đã thúc đẩy mạnh mẽ quá trình tin học hóa trong
nước. Rất nhiều phần mềm, những ứng dụng của ngành công nghệ thông tin đã

Microsoft Acceess là một hệ cơ sở dữ liệu của hãng Microsoft chạy trên
môi trường Windows, trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản
sinh chương trình cho hầu hết các bài toán quản lý thường gặp trong thực tế. Với
Microsoft Access , người sử dụng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà vẫn
có được một chương trình hoàn chỉnh.Nếu cần lập trình, Access Basic để ta có
thể lập trình theo ý muốn của người sử dụng
Microsoft Access là công cụ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh, được đánh giá
cao trong các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu trên máy tính PC hiện nay. Do
tính linh hoạt có nhiều mức người dùng và rất dễ sử dụng .So với công việc phải
lập trình vất vả khi sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu như FOXPRO thì với
Access chỉ cần thực hiện những thao tác đơn giản.
Sáu đối tượng mà Access cung cấp cho người dùng là :Bảng (Table), truy
vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo biểu (Report), Macro và Module.Các đối
tượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thông
tin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khá
Microft Access cung cấp cho người dùng 6 đối tượng :
2

Đối tượng chính mà ta quan tâm.
*Bảng ( table )
Trong Access việc tạo bảng, sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trên
môi trường giao diện đồ hoạ rất trực quan, việc tạo bảng có thể sử dụng công cụ
Wizard hoặc tự thiết kế theo ý người sử dụng. Đối với bảng,Access cung cấp đầy
đủ các kiểu dữ liệu cần thiết cho các trường, bao gồm các kiểu dữ liệu kiểu Text,
kiểu số (Number), tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Data/Time), kiểu ký ức
(memo), kiểu logic (yes/no) và các đối tượng OLE.
Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường,chúng ta có thể
kiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình
nào như các ngôn ngữ lập trình khác.
Ngoài ra,để giảm các thao tác khi nhập dữ liệu, ta có thể đặt thuộc tính ngầm

- Thêm các trường mới và kết quả thực hiện các phép tính trên các trường
của bảng nguồn.
- Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chon.
- Đưa vào các trường dùng để sắp xếp.
*Biểu mẫu ( Form )
Form cho phép người sử dụng tạo nên các màn hình dùng để cập nhật hoặc
xem dữ liệu lưu dữ liệu trong bảng. Ngoài ra nó cho phép người sử dụng tạo các
hộp thoại đối đáp giữa người sử dụng và hệ thống ứng dụng.
- Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng.
- Tổ chức giao diện chương trình.
- Cập nhật dữ liệu từ bảng chọn.
- Cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng.
*Báo cáo (Report )
Cho phép chúng ta tạo ra kiết xuất từ các dữ liệu đã lưu trong các bảng,
sau đó sắp xếp lại và định dạng theo một khuôn cho trước.
* Các kiểu quan hệ trong ACCESS
- Có 3 loại quan hệ giữa các bảng:
+ Quan hệ một – một.
+ Quan hệ một – nhiều.
+ Quan hệ nhiều – nhiều.
- Quan hệ một – một:
Trong quan hệ một – một, mỗi bản ghi ( Record ) trong một bảng tương
ứng với một bản ghi trong bảng thứ hai.
Ví dụ: 1 Sinh viên có 1 MaSV.
- Quan hệ một – nhiều:
Quan hệ một – nhiều là mối quan hệ trong đó một record của bảng này
tương ứng với một hay nhiều record của bảng kia.
Ví dụ: 1 sinh viên học nhiều môn học.
5
- Quan hệ nhiều – nhiều:

ngày càng khắc nghiệt đòi hỏi công ty phải có một hệ thống quản lý bán hàng
mới nhờ vào sự trợ giúp của công nghệ máy tính và phần mềm chạy trên nó. Hệ
thống này nhằm quản lý được khối lượng hàng lớn, tốn ít nhân lực và yêu cầu
kiết xuất thông tin nhanh chóng, chính xác hàng mới nhằm đem lại một cách
quản lý bán hàng đơn giản dễ sử dụng cho công ty mà hiệu quả lại cao.
Cửa hàng là một trung tâm bán hàng. Nguồn hàng đa dạng có thể do nhà
cung cấp, các nhà sản xuất trong và ngoài nước. Đối tượng bán hàng là các doanh
nghiệp, công ty, tư nhân… Khách hàng tự do lựa chọn và trao đổi nếu đồng ý khi
khách hàng đã ưng ý loại máy đó thì đề nghị với chủ cửa hàng hai bên cùng thỏa
thuận làm thủ tục xong và khách hàng đến bàn thanh toán tiền cho chủ cửa hàng.
Trong quá trình thanh toán chủ cửa hàng phải viết hóa đơn có ghi rõ họ tên, địa
chỉ, điện thoại, … đồng thời phải ghi rõ xuất xứ của các linh kiện điện tử, số
lượng, đơn giá, …
Các thủ tục đó xong cửa hàng có nhiệm vụ lắp ráp máy tính cho khách hàng và
hướng dẫn cách sử dụng cho khách hàng về ưu nhược điểm của máy tính.
Chủ cửa hàng chuyên đảm nhận mọi công việc của cửa hàng như sau:
* Nhập hàng.
* Bán hàng.
* Giới thiệu sản phẩm với khách hàng.
* Giao dịch với khách hàng.
- Nhập hàng mới
Cửa hàng
Nhập
hàng
Giới thiệu
sản phẩm
Giao dịch Bán hàng Thống kê
báo cáo
7
Với những mặt hàng đó từng nhập: Chủ cửa hàng lựa chọn rồi gửi yêu cầu về

các yêu cầu, kiểm tra số lượng mặt hàng công ty có thể bán. Có thể xảy ra các
trường hợp sau:
Mặt hàng này công ty không có hoặc hệ thống trào hàng không có trong
công ty. Trường hợp này phải từ chối bán các mặt hàng.
Công ty có đủ số lượng quy cách cũng như yêu cầu: Trường hợp này tiếp
tục thỏa thuận về giá cả.
Công ty có đủ số lượng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách
hàng nhưng trong kho không còn đủ số lượng và quy cách do bán hết hoạch còn
thiếu thì có thể thỏa thuận với khách hàng về việc cung cấp các mặt hàng còn lại
cũng như còn thiếu.
Từ các hóa đơn bán hàng nhân viên cửa hàng ghi vào sổ bán hàng .

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Số hóa đơn:………………………………………………………………………
Địa chỉ cửa hàng:………………………………………………………………….
Tên, địa chỉ khách hàng…………………………………………………………
Họ tên nhân vien bán hàng………………………………………………………
Số TT Tên Hàng Đơn vị
tính
Số lượng Hãng SX Thành tiền
Tổng tiền VNĐ……………………………….
Ngày bán:……/…… /…….
Chữ ký của nhân viên bán hàng Chữ ký của khách hàng
9
Sau một tuần, một tháng chủ cửa hàng và kế toán sẽ dựa vào các sổ sách,
hóa đơn chứng từ ( sổ nhập hàng, nhạt ký xuất bán hàng, phiếu nhập hàng, hóa
đơn xuất bán….) đẻ tổng hợp lượng hàng đã xuất bán, lượng hàng tồn kho, mặt
hàng nào sắp hết, cần phải nhập những mặt hàng bán chạy nhất tháng …
Để theo dõi chi tiết nhập, xuất ,tồn của tổng mặt hàng chủ cửa hàng sẽ dựa
vào thẻ kho.

+ Thông tin về mặt hàng.
+ Thông tin về nhà cung cấp.
* Thông tin ra của hệ thống.
+ Thống kê lượng hàng hóa tồn đọng theo mặt hàng hoặc theo nhà cung cấp.
Căn cứ vào yêu cầu cụ thể mà ta có thể đưa ra những hông tin cần thiết
nhằm phục vụ một cách tốt nhất theo yêu cầu của quản lý. Đó là những thông tin
liên quan đến khách hàng.
11
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
3.1. Tổng quan về hệ thống thông tin mới
Từ những yêu cầu thực tế đã phân tích ở trên với những hạn chế của hệ
thống cũ, Công ty cần có một hệ thống mới làm việc có hiệu quả hơn với sự trợ
giúp của máy tính, đáp ứng được các yêu cầu mới của công tác quản lý. Ngoài ra,
hệ thống mới có thể trợ giúp quyết định cho người bán hàng, người mua hàng,
người quản lý, Ban giám đốc Cho phép xem các thông tin thống kê, in phiếu
nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo thu chi
hàng tuần, hàng tháng
3.1.1. Các chức năng chính
1. Các đối tượng yêu cầu quản lý:
Qua quá trình khảo sát và phân tích, ta cần quản lý các đối tượng chính
trong hệ thống quản lý bán hàng như sau:
Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua hàng ), Hàng hoá,
Phiếu xuất/ nhập hàng, Phiếu thu /chi
Quản lý Khách hàng: Mọi khách hàng của công ty đều được quản lý
những thông tin chính sau:
- Mã khách hàng
- Tên khách hàng
- Địa chỉ khách hàng
- Số điện thoại
Quản lý hàng hoá:

Mục đích:
- Sự diễn tả ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”
- Chỉ rõ các chức năng (con ) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần
mô tả.
- Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó và qua đó
phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng.
 Phân mức:
Dùng biểu đồ phân cấp chức năng ta có các mức sau:
Mức khung cảnh: có một chức năng với các luồng vào/ra.
Mức đỉnh: chức năng của hệ thống được phân ra thành nhiều chức năng con.
Quản lý cửa hàng HT
CẬP NHẬT
DANH MỤC
THEO DÕI NHẬP
BÁN HÀNG
TÌM KIẾM THỐNG KÊ
BÁO CÁO
Toán
CN Hàng
CN Nhà cung
cấp
Theo Dõi
Nhập
Theo Dõi
Bán
Tk Hàng
Thống kê
hàng nhập
Tk Phiếu
nhập

15
3.3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:
Hình 3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Cập nhật
danh mục
Ban
quản
lý
Thống kê,
báo cáo
Tìm
Kiếm
Theo dõi
nhập, bán
Nhà CC
Trả lời Y/c
Y/c danh mục
Yêu cầu xem tin
Thông Tin
Kết quả tìm kiếm
Yêu cầu tìm kiếm
Yêu cầu Báo cáo
Báo cáo
hàng
Phiếu xuất
Nhân Viên
hàng
Phiếu nhập
Phiếu xuất
Nhà CC

Nhân Viên
CN Nhà
CC
Nhà CC
Ban quản lý
Theo dõi bán
hàng
Theo dõi nhập
hàng
Yêu
cầu
TT
Khách hàng
Trả
lời
YC
Nhân Viên
Nhà CC
Phiếu xuất
Khách hàng
hàng
Nhà CC Phiếu nhập
Nhân Viên
Yêu
cầu
TT
Yêu
cầu
TT
Trả

Yêu
cầu tìm
kiếm
TT
phản
hồi
Yêu
cầu
tìm
kiếm
Tìm kiếm
phiếu
nhập
Phiếu xuất
hàng hóaPhiếu nhập
Nhà CC
Khách hàng
Ban quản lý
Tìm kiếm
hàng
18
3.4.4. Chức năng thống kê báo cáo

Hình 7: Chức năng thống kê báo cáo
Thống kê
hàng tồn
Thống kê hàng
nhập
Thống kê
hàng xuất

20
3.5.1. Sơ đồ liên kết dữ liệu:
Danh sách
thuộc tính
xuất phát
1NF 2NF 3NF
Mã NCC
Tên NCC
Mã KH
Tên KH
Đ/C
ĐT
Mã HĐX
Mã HĐN
Số P T.C
Mã H
Tên H
ĐVT
SL
ĐG
Số tiền
Ngày
Mô tả
# Mã NCC
Tên NCC
Mã KH
Tên KH
Đ/C
ĐT
# Mã NCC @

# Mã HĐX
# Mã HĐN
Mã H
Tên H
ĐVT
SL
#Mã NCC
Tên NCC
Đ/C
ĐT
# Mã KH
Tên KH
Đ/C
# Mã HĐN
Mã H
Ngày
Mã NCC @
# Mã HĐX
Mã H
Ngày
Mã KH @
# Số P T.C
Mã NCC @
Mã KH @
Số tiền
Ngày
# Mã H
Tên H
ĐVT
Mô tả