Bài thảo luận hệ thống thông tin
ĐỀ TÀI THẢO LUẬN
Giả sử nhóm của bạn là một trong những nhóm được phân công tư vấn
phân tích. Thết kế để cập nhập một hệ thống thông tin cho một DN
kinh doanh thương mại
Dựa vào mô tả các hoạt động nghiệp vụ của chu trình chi phí sử lý thủ
công, đặc điểm của hệ thống ứng dụng xử lý trên máy tính, nhóm bạn phải
thực hiện việc đưa ra bản phân tính sử lý sơ bộ cho hệ thống mới xử lý
nghiệp vụ trong chu trình này nhóm bạn hãy:
1.Mô tả hệ thống mới được tin học hóa trong tối đa các khâu sử lý nghiệp
vụ(chú ý nhóm bạn có thể làm thêm các giả định cần thiết để làm theo yêu cầu
của bài nhưng nhóm bạn phải nêu rõ những giả định như thế nào )
2.Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng cho hệ thống mới
3.Xây dựng biểu đồ luồng giữ liệu các mức cho hệ thống mới này.
Nhóm 10 Lớp: K6HK1D
1
Bài thảo luận hệ thống thông tin
LỜI MỞ ĐẦU
Trong doanh nghiệp thương mại, chất lượng hệ thống thông tin kế toán có
ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, vì thế một hệ thống quản lý tài
chính kế toán nhanh, mạnh, cung cấp một cách chính xác và kịp thời thông tin
làm cơ sở cho nhà lãnh đạo ra các quyết định quản trị một cách nhanh chóng,
hiệu quả là một điều vô cùng cần thiết. Ngày nay do tính đa dạng và phức tạp
của các hoạt động kinh doanh, cùng với sự phát triển ngày càng phổ cập của
công nghệ thông tin, các phần mềm kế toán đang trở thành công cụ hỗ trợ hiệu
quả và chính xác nhất. Các phần mềm kế toán giúp các doanh nghiệp sử lý thông
tin nhanh, an toàn: Cung cấp các báo cáo kế toán kịp thời, hiệu quả. Tuy nhiên
để khai thác và phát huy hết những tiện ích của các phần mềm kế toán đòi hỏi
người sử dụng bên cạnh nghiệp vụ kế toán vững vàng còn cần có các kỹ năng sử
dụng phần mềm, phải hiểu biết và sử dụng một cách thành thục.
Nhóm 10 Lớp: K6HK1D

- Giá cả không phù hợp
3. Nhận hàng và nhập kho
Nhóm 10 Lớp: K6HK1D
3
Bài thảo luận hệ thống thông tin
Khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm được chỉ định trong đặt hàng, bộ
phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng, số lượng hàng đối chiếu với
giấy gửi hàng của nhà cung cấp, đối chiếu với đặt hàng để chấp nhận hay không
chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp.Lúc này việc giao hàng mới được
kết thúc
Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về
hàng nhận. Sau đó hàng được làm thủ tục nhập kho. Lúc này thủ kho ký vào
phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao bộ phận kho
hàng
Phiếu nhập kho được gửi cho bộ phận kế toán phải trả
4.Ghi nhận phải trả người bán
Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn bán hàng, kế toán phải thu tiền, tiến hành
đối chiếu hóa đơn bán hàng với các chứng từ gốc có liên quan như: yêu cầu mua
hàng, đặt hàng, phiếu nhập kho và tổ chức theo dõi khoản phải trả người bán
Trong việc ghi nhận phải trả người bán cũng tồn tại những rủi ro như :
-Sai sót trong hóa đơn của người bán
-Ghi nhận phải trả cho hàng không nhận
-Mất chiết khấu thanh toán
-Chuyển sổ chi tiết tổng hợp sai
5.Thanh toán cho nhà cung cấp
Tới ngày cần thanh toán, kêt toán phải trả tiến hành lập các thủ tục (lập
chứng từ thanh toán, phiếu chi ) để chuyển bộ phận quỹ chi tiền cho người bán.
Sau khi thanh toán tiền các chứng từ liên quan như: phiếu chi, séc thanh toán, kế
toán phải trả ghi nhận khoản thanh toán cho người bán
II. TỔ CHỨC KẾ TOÁN SỬ LÝ NGHIỆP VỤ TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ

 Hàng nhận được không bởi những người được ủy quyền hoặc
không đúng trách nhiệm
 Thanh toán không đúng người bán, thanh toán cho những hàng
không nhận hoặc không đúng hàng đặt mua
 Thanh toán không đúng kỳ hạn làm ảnh hưởng đến quan hệ mua
bán sau nay này
∗
Kiểm soát ứng dụng sử lý thông tin trong chu trình chi phí
Nhóm 10 Lớp: K6HK1D
5
Bài thảo luận hệ thống thông tin
- Nhập liệu
- Xử lý
- Kết quả xử lý
- Đảm bảo kiểm soát được các rủi ro xảy ra với hệ thống xử lý của chu
trình chi phí
PHẦN II. XÂY DỰNG CÁC BIỂU ĐỒ CỦA CHU TRÌNH CHI PHÍ
1. Mô tả bài toán
Giả sử tại một công ty A trong tháng có phát sinh các hoạt động mua hàng như
sau
♦ Sau khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận của công ty, bộ phận mua
hàng sẽ lựa chọn tìm kiếm nhà cung cấp và chuyển yêu cầu đặt hàng đến nhà
cung cấp,
Nhóm 10 Lớp: K6HK1D
6
Bài thảo luận hệ thống thông tin
♦ Khi nhà cung cấp tiếp nhận được yêu cầu mua hàng của công ty, nhà cung cấp
sẽ thông tin hàng hóa và hóa đơn về cho công ty biết, đến khi giao hàng nhà
cung cấp sẽ giao hàng tại địa điểm chỉ định, lúc này bộ phận nhận hàng có trách
nhiệm kiểm tra hàng hóa xem hàng hóa có đúng như trong đơn đặt hàng không

các bộ
phận
Chu trình chi phí
Đặt hàng
Nhận hàng Chấp nhận hóa đơn Thanh toán
Xử lý
yêu
cầu
Xử lý
mua
hàng
Kiểm
tra
hàng
Nhập
kho
Gửi
thông
báo
tới các
bô
phận
Nhận
hóa
đơn
Đối
chiếu
chứng
từ
Chấp

kiểm tra hàng và việc trả lại cho nhà cung cấp
Thông tin vào: Các thông tin về mặt hàng mà nhà cung cấp gửi đến theo hợp
đồng đã ký
Thông tin ra: Thông tin phản hồi của doanh nghiệp
Các sự kiện: Sự kiện về thay đổi mặt hàng nhập kho, thời gian nhập kho, số
lượng, chủng loại hàng nhập kho
Nhóm 10 Lớp: K6HK1D
9
Bài thảo luận hệ thống thông tin
♦ Nhập kho
Mô tả: Đăng nhập và lưu giữ thông tin về mặt hàng được nhập
Thông tin vào: Thông tin về mặt hàng nhập kho như tên, số lượng, kích thước
Thông tin ra: Thông tin về mặt hàng đã nhập kho
Các sự kiện: Những thay đổi về số lượng các mặt hàng ở trong kho như bổ sung
thêm mặt hàng
♦ Gửi thông báo tới các bộ phận
Các bộ phận chủ yếu đưa ra các yêu cầu như: kho, bộ phận sản xuất
ngoài ra còn có các phòng ban
Thông tin vào: Thông tin về số lượng, tên hàng, giá cả các mặt hàng đã nhận
Thông tin ra: Thông tin phản hồi về đơn hàng yêu cầu mua tới các bộ phận liên
quan.
Chức năng 3 chấp nhận hóa đơn:
Chấp nhận hóa đơn là việc sau khi nhận hàng nhà cung cấp sẽ đưa hợp
đồng cho DN khi kế toán của DN có nhiệm vụ kiểm tra và đối chiếu sự hợp lý
của hóa đơn
♦ Nhận hóa đơn
Cung cấp và lưu trữ thông tin về sự hợp lý chính xác về tên hàng, số
lượng, chất lượng, chủng loại
Thông tin đầu vào: Thông tin về hóa đơn, chứng từ gốc
Thông tin ra: Thông tin về hóa đơn chứng từ gốc

Thông tin ra:Thông tin về các khoản đã thanh toán với nhà cung cấp.
Các sự kiện: Những thay đổi về các khoản phải trả như: thời hạn thanh toán,
chiết khấu thanh toán, giảm giá
Nhóm 10 Lớp: K6HK1D
11
Bài thảo luận hệ thống thông tin
♦ Chuyển chứng từ chi tiền cho các bộ phận:
Cung cấp và lưu trữ thông tin về tình hình hóa đơn mua hàng, phiếu chi
Thông tin vào: Hóa đơn mua, phiếu chi, tài khoản phải trả
Thông tin ra: Thông tin về các hóa đơn chứng từ gửi tới các bộ phận.
Các sự kiện: Thông tin có sự thay đổi về các chứng từ khi có sai sót.
Nhóm 10 Lớp: K6HK1D
12
Bài thảo luận hệ thống thông tin
Nhóm 10 Lớp: K6HK1D
13
Bài thảo luận hệ thống thông tin
2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của chu trình chi phí
Hàng hóa y/c mua hàng
TT phản hồi
Hóa đơn y/c mua hàng
TT phản hồi
Y/c bổ xung hàng
Đơn đặt hàng TT phản hồi
y/c mua hàng
tiền TT phản hồi
Chứng từ Hàng hóa bổ xung
Nhóm 10 Lớp: K6HK1D
14
Nhà cung cấp

- Các bộ phận khác
- Kiểm soát hàng tồn kho: có trách nhiệm kiểm tra hàng trong kho
- Chu trình doanh thu
- Chu trình chuyển đổi
- Hệ thống sổ cái và lập báo cáo: là nơi ghi chép và lưu trữ dữ liệu thông tin
về khách hàng và hàng hóa của doanh nghiệp
♦ Kho dữ liệu
- Đơn hàng thực hiện
- Hàng tồn kho
- Thanh toán nhà cung cấp
- Tài khoản phải trả
- Phải nhập kho
- Hóa đơn
Nhóm 10 Lớp: K6HK1D
15
Bài thảo luận hệ thống thông tin
thông tin phản hồi
Thông tin thiếu hàng Đơn đặt hàng
t.báo về việc đặt hàng Phiếu y/c bổ sung
TT phản hồi
Đơn hàng
phiếu y/c mua hàng
ĐH thực hiện
hàng tồn kho nhà CC đơn hàng mua
Nguyên vật liệu
Hàng gửi, hàng nhận
HH
nhập kho
hóa đơn mua Hóa đơn
thanh toán mua hàng phải trả

Hệ thống sổ cái và lập
báo cáo
Bài thảo luận hệ thống thông tin
- Hàng hóa
- Phiếu nhập kho
- Tiền thanh toán
♦ Mô tả chi tiết chức năng
- Chức năng đặt hàng
Các bộ phận trong doanh nghiệp như: bộ phận kiểm soát hàng tồn kho, chu
trình doanh thu, chu trình chuyển đổi, các bộ phận khác đều gửi phiếu yêu cầu
mua hàng đến bộ phận đặt hàng và bộ phận đặt hàng sẽ gửi đơn hàng mua đến
nhà cung cấp, đồng thời gửi thông tin hàng mua đến bộ phận chấp nhận hóa đơn
sau đó nhà cung cấp sẽ thông tin phản hồi lại cho bộ phận đặt hàng biết
- Chức năng nhận hàng
Sau khi bộ phận đặt hàng gửi đơn hàng xuống cho bộ phận nhận hàng lúc
này bộ phận nhận hàng sẽ nhập kho hàng và đồng thời thông báo cho các bộ
phận và nhà cung cấp biết
- Chức năng chấp thuận hóa đơn
Bộ phận chấp thuận hóa đơn sau khi nhận được thông tin đơn hàng mua từ
bộ phận đặt hàng và thông tin hàng hóa từ bộ phận nhận hàng và hóa đơn chứng
từ, từ nhà cung cấp gửi cho lúc này bộ phận chấp thuận hóa đơn sẽ chuyển
chứng từ thanh toán đến bộ phận thanh toán và đồng thời gửi thông tin mua
hàng phải trả đến hệ thống sổ cái và lập báo cáo
Thông tin vào: căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản bàn giao hàng hóa,
hay các hợp đồng
Thông tin ra: hóa đơn bán hàng chứng từ gốc
- Chức năng thanh toán
Thông tin vào là các hóa đơn chứng từ hợp đồng hay số tiền đặt cọc trước
Thông tin ra: thông tin về các khoản đã thanh toán với nhà cung cấp, thông tin
về các hóa đơn chứng từ gửi tới các bộ phận

TT phản hồi
Nhóm 10 Lớp: K6HK1D
19
Chu trình doanh thu
Chu trình chuyển đổi
Xử lý
mua
hàng
Nhà cung cấp
Kiểm
tra
hàng
Nhà cung cấp
Bài thảo luận hệ thống thông tin
HH đã nhận
Hàng nhập

Kho hàng HH nhập kho đủ
Thông tin Thông tin
Thông tin thông tin
♦ Đầu vào:
- Hàng hóa
- Giấy giao hàng
♦ Đầu ra:
- Phiếu nhập kho
- Thông tin hàng hóa đã nhập kho
♦ Mô tả:
Nhà cung cấp sau khi chấp nhận đơn đặt hàng của doanh nghiệp sẽ gửi hàng hóa
đến cho doanh nghiệp sau khi bộ phận mua hàng sẽ tiến hành kiểm tra hàng và
đối chiếu với đơn đặt hàng nếu đúng như trong đơn đặt hàng thì bộ phận mua

- Hóa đơn chứng từ
♦ Đầu ra:
- Hóa đơn chứng từ đã đối chiếu
- Dữ liệu
3.4 Mức dưới đỉnh của chức năng thanh toán
gửi QĐ thanh toán
tiền
tiền
Nhóm 10 Lớp: K6HK1D
22
Đối
chiếu
HĐ
Chấp
nhận
HĐ
Theo
dõi
phải
trả
Sổ cái và báo
cáo
Lập
thanh
toán
Ban lãnh đạo
Nhà cung cấp
Bài thảo luận hệ thống thông tin

Phiếu chi

Bộ phận khác
Bộ phận KSHTK
Sổ cái và BC
Bài thảo luận hệ thống thông tin
KẾT LUẬN
Trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt trên thị trường thương mại trong và
ngoài nước cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc nắm bắt kịp
thời các số liệu, thông tin chính xác là một trong những điều quan trọng để đảm
bảo cho sự thành công của một DN. Doanh nghiệp thương mại bắt đầu phải
cạnh tranh sòng phẳng với các DN có truyền thống lâu đời từ khi Việt Nam ra
nhập WTO các đồi thủ cạnh tranh không chỉ có những phương tiện kỹ thuật hiện
đại mà họ còn có một hệ thống cung cấp thông tin kịp thời và chuẩn xác để quản
lý cạnh tranh
Tại Việt Nam việc xây dựng hệ thống thông tin vẫn chưa mang tính cấp thiết
đối với các doanh nghiệp, DN việt nam hiện nay vẫn chưa có một hệ thống
thông tin hoàn chỉnh
Trên đây là một số vấn đê liền liên quan đến việc xây dựng hệ thông thông tin
trong doanh nghiệp thương mại
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Nhóm 10 Lớp: K6HK1D
24
Bài thảo luận hệ thống thông tin
1. Slides bài giảng
2. Hệ thống thông tin kế toán nhà xuất bản thống kê 2008
3. Phần mềm MISA 7.9
4. Thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài Chính ký ngày 24/11/2005 về
việc hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán
5. Website:http:// www webketoan.vn
ĐỀ TÀI THẢO LUẬN 1
Giả sử nhóm của bạn là một trong những nhóm được phân công tư vấn phân tích. Thết kế để