Kế toán máy
LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa
thì vấn đề tin học hóa đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của nền
kinh tế nước ta hiện nay. Đặc biệt, với sự phát triển nhanh chóng của ngành
công nghệ thông tin đã giúp con người xử lý khối lượng nghiệp vụ khổng lồ
trong nền kinh tế. Hay nói cách khác tin học hóa đã giúp các công ty đơn giản
hóa hệ thống công việc và các thủ tục, nhưng vẫn phù hợp với môi trường pháp
lý và bắt kịp với sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế đất nước.
Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
kế toán của các doanh nghiệp, nhằm hỗ trợ công tác kế toán trong việc thu
nhận, xử lý, tổng hợp, lưu trữ, tìm kiếm và cung cấp thông tin về tình hình tài
chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc xác định những
công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho
các bộ phận phòng ban khác thực hiện nhằm hình thành một cơ cấu kế toán đáp
ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp. Một vấn đề thường gặp khi tiến hành
tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp hiện nay là nhu cầu tin học hoá
công tác kế toán rất lớn, nhưng những người thực hiện thường không biết làm
sao và làm như thế nào để mua một phần mềm đáp ứng yêu cầu, hay để triển
khai một hệ thống kế toán máy
Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với tổ chức công tác kế toán
trong doanh nghiệp rất sâu
rộng. Ở đây chúng ta đề cập đến các ảnh hưởng từ những tiến bộ về phần cứng
như khả năng xử lý, khả năng lưu trữ, tốc độ xử lý, … hay các ảnh hưởng của
những tiến bộ về phần mềm như sự phát triển của các hệ thống quản trị dữ liệu,
các giải pháp xử lý, lưu trữ, truy xuất thông tin hay cũng có thể là các giải pháp
Lê Thị Xoan
1
Kế toán máy
đảm bảo an toàn cho dữ liệu, thông tin trong môi trường máy tính. Bên cạnh

I.1 Vai trò, ý nghĩa tổ chức công tác kế toán trong các DN
I.1.1 Vai trò tổ chức công tác kế toán trong các DN:
Như chúng ta đã biết, chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin
về tình hình kinh kế, tài chính trong doanh nghiệp cho các nhà quản lý. Việc
Lê Thị Xoan
3
Kế toán máy
thực hiện chức năng này có tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào tính thường
xuyên, kịp thời và chính xác của thông tin.
Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào
sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến. Tin học hóa công tác kế
toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh
chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán,
tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.
2. Ý nghĩa tổ chức công tác kế toán trong các Doanh nghiệp.
Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các DN có ý nghĩa hết sức quan
trọng để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác quản lý và là một nhu
cầu khách quan, có tính hiệu quả lâu dài. Vấn đề còn lại là bản thân các nhà
quản lý phải có nhận thức và tầm nhìn phù hợp với yêu cầu quản lý hiện đại và
khả năng ứng dụng công nghệ tin học để xử lý và cung cấp thông tin, từ đó có
kế hoạch đầu tư phù hợp với khả năng thực tế của doanh nghiệp.
2.Sự cần thiết phải tin học hóa công tác kế toán trong DN:
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những công việc quan trọng khi
tiến hành tổ chức công tác kế toán không chỉ trong điều kiện kế toán thủ công
mà cả trong điều kiện kế toán máy tính. Tuy nhiên do đặc thù xử lý của hệ
thống kế toán máy tính và các hỗ trợ khác của tiến bộ công nghệ thông tin mà
tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện kế toán máy tính có những khác biệt rất
cơ bản so với tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện thủ công.
Xây dựng cơ cấu kế toán đáp ứng việc tổ chức ghi nhận, xử lý và cung
cấp thông tin phù hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin: Kết quả cuối cùng

công tác kế toán của một doanh nghiệp là ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác kế toán. Khi tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp không thể
Lê Thị Xoan
5
Kế toán máy
không đặt ra mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin. Việc ứng dụng một cách
hợp lý và hữu hiệu các tiến bộ của công nghệ thông tin trong công tác kế toán
sẽ giúp hệ thống kế toán đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.
II : Tổ chức Công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT tại DN cụ thể
II.1 Giới thiệu chung về DN:
• Tên đăng ký bằng tiếng việt: CÔNG TY XÂY DỰNG TÂN LONG
• Địa chỉ: số 684, tổ 20, phường Đồng Quang, thành phố Thái Nguyên,
tỉnh Thái Nguyên
• Điện thoại: 0280 757 787 – 822 946 – 0913313179
• Số Fax: 0280 757 787
• Mã số thuế: 4600254758
• Loại hình công ty: Công ty TNHH hai thành viên trở lên
• Vốn điều lệ: 5.580.000.000 đồng
• Đăng ký kinh doanh: Số 1702000011 do Sở Kế Hoạch Đầu tư Thái
Nguyên cấp ngày 10 tháng 8 năm 2000.
• Ngành nghề đăng ký kinh doanh:
o Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi
o San lắp mặt bằng
o Mua bán vật liệu xây dựng, Sản xuất và gia công cơ khí
o Lắp đặt trạm máy bơm nước, thi công các công trình cấp thoát
nước
o Vận tải hàng hóa đường bộ, vận tải khách du lịch…
o Khai thác, chế biến và mua bán quặng( kẽm, chì, sắt, nhôm, đồng)
o Xây lắp đường dây và trạm điện đến 110KV
o Mua bán vật tư, thiết bị điện

Kế toán máy
- Nội dung, tính chất, thời điểm cung cấp thông tin cho bên ngoài theo luật
định, cung cấp cho
công ty mẹ hay cho cơ quan chủ quản, cho chủ đầu tư và thông tin sử dụng
trong nội bộ
doanh nghiệp.
- Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong hạch toán và báo cáo.
- Quan điểm và cách thức quản lý, sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp.
- Phương pháp tính giá các đối tượng kế toán và vấn đề điều chỉnh giá khi cung
cấp thông tin.
- Vấn đề hợp nhất báo cáo tài chính.
- Vấn đề nhân sự, tiền lương và các khoản ưu đãi cho nhân viên.
- Trách nhiệm quản lý của các cấp quản lý trung gian
II.2.1Thực tế tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT taị DN
 Tổ chức Danh mục đối tượng cần quản lý
Xây dựng danh mục đối tượng kế toán
Đối tượng kế toán được hiểu một cách chung nhất là tất cả những gì kế
toán phải theo dõi, phải ghi chép khi có biến động và phải cung cấp thông tin.
Đối tượng kế toán là tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của công ty.
Công ty xây dựng danh mục đối tượng kế toán như sau:
• Xây dựng theo mức độ từ tổng hợp đến chi tiết. Ví dụ: Nợ phải thu ->
Phải thu của Khách hàng -> Phải thu của khách hàng ABC
• Xác định các đối tượng quản lý có liên quan. Ví dụ: đối tượng kế toán là
nợ phải thu của khách hàng thì đối tượng quản lý của hệ thống là khách hàng.
Lê Thị Xoan
8
Kế toán máy
Khách hàng có thể được phân nhóm theo quy mô, theo vị trí địa lý hay theo đặc
thù kinh doanh
• Xây dựng hệ thống mã số cho các đối tượng quản lý chi tiết.

(2) Nghiệp vụ mô tả cho hoạt động gì? Đó chính là tên gọi mô tả khái quát cho
nội dung, tính chất nghiệp vụ phản ánh. Ví dụ như hoạt động xuất hàng ra khỏi
kho được đặt tên là nghiệp vụ Xuất Kho, hoạt động thu tiền của khách hàng
được đặt tên là nghiệp vụ Thu Tiền để khái quát cho tính chất của nghiệp vụ
phát sinh.
(3) Nghiệp vụ xảy ra khi nào? Nội dung này được thể hiện thông qua số trình tự
thực hiên nghiệp vụ và thời gian (thông thường là ngày) phát sinh nghiệp vụ.
Ví dụ khi mô tả hoạt động xuất kho, cần phải biết ngày xuất và số thứ tự của
hoạt động xuất kho.
(4) Những ai liên quan đến nghiệp vụ? Đó là những cá nhân liên quan đến xét
duyệt để nghiệp vụ xảy ra (ví dụ trưởng các bộ phận) và những người trực tiếp
thực hiện hoạt động (các nhân viên bán hàng, khách hàng, nhà cung cấp…).
Những cá nhân hoặc các đối tượng liên quan đến hoạt động có thể là bên trong
doanh nghiệp hoặc bên ngoài doanh nghiệp (như khách hàng, nhà cung cấp…).
Ví dụ 1 hoạt động xuất kho sẽ liên quan đến người duyệt xuất kho, thủ kho (đồi
tượng bên trong) và khách hàng (đối tượng bên ngoài)
(5) Nghiệp vụ được thực hiện ở đâu? Xác định nơi chốn,địa điểm phát sinh
nghiệp vụ.Ví dụ xuất kho tại kho hàng nào, bán hàng tại đâu…
(6) Những nguồn lực nào liên quan, nguồn lực nào được sử dụng và đã sử dụng
bao nhiêu? Nguồn lực được thể hiện 2 mặt, hình thái tồn tại của nguồn lực(gọi
là tài sản) và nguồn gốc hình
thành của nó (gọi là nguồn vốn). Dưới góc độ các nghiệp vụ kế toán nguồn lực
chính là các đối tượng của kế toán (các loại tài sản, các nguồn hình thành (nợ
phải trả, vốn chủ sở hữu), lợi nhuận (doanh thu, thu nhập, chi phí) mà được thể
hiện thông qua các tài khoản kế toán. Ví dụ nghiệp vụ bán hàng sẽ liên quan
đến nguồn lực tiền(hoặc nợ phải thu) và được hình thành từ doanh thu bán hàng
Lê Thị Xoan
10
Kế toán máy
tương ứng với các tài khoản tiền (hoặc nợ phải thu) và tài khoản doanh thu.

phát sinh và các nội dung theo yêu cầu của hoạt động đó
- Nhóm các nội dung liên quan đến các đối tượng cần quản lý chi tiết để phản
ánh cho nhiều hoạt động: Các cá nhân, bộ phận, nguồn lực (Khách hàng, nhà
cung cấp,đối tượng tập hợp chi phí…)
- Nhóm các nội dung phản ánh các đối tượng kế toán: các khoản mục tương
ứng các tài khoản cần theo dõi trong kế toán
b. Tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào
Tổ chức thu thập dữ liệu là việc tổ chức thu thập 3 nhóm nội dung dữ liệu khi
phản ánh các hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh sẽ được ghi nhận vào
hệ thống kế toán.. Đó lả xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng
quản lý chi tiết, xác định và tổ chức thu thập dữ
liệu cho các đối tượng kế toán, từ đó tổ chức thu thập dữ liệu cho các hoạt động
cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết:
Đối tượng quản lý chi tiết là các loại nội dung liên quan đến nhiều loại hoạt
động, thông thườnglà các hoạt động trong cùng chu trình. Các đối tượng chi tiết
này cũng cần được mô tả bởi nhiều nội dung chi tiết theo yêu cầu quản lý và
yêu cầu thông tin. Do đó cần phải theo dõi riêng các đối tượng này, tách biệt
với các hoạt động để phản ánh cho nhiều loại hoạt động và đáp ứng yêu cầu
quản lý, yêu cầu thông tin đặt ra.
Các bước sau cần phải thực hiện để tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối
tượng chi tiết:
• Phân loại các hoạt động theo từng chu trình kinh doanh: Phân loại các hoạt
động xảy ra trong quá trình sản xuất kinh của doanh nghiệp theo các chu
trình doanh thu, chi phí, tài chính, sản xuất
Lê Thị Xoan
12