BÁO CÁO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP

1.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất
1.1.1 Loại hình kinh doanh: công ty ABC là công ty thương mại dịch vụ tổng
hợp
1.1.2 Đặc điểm kinh doanh:
- Kinh doanh hàng hoá máy tính, máy in lắp ráp sẵn bán buôn, bán qua các đại lý.
- Là nhà phân phối chủ yếu cho một số nhà sản xuất máy tính lớn trên toàn quốc.
1.1.2.1 Thị trường tiêu thụ:
Trên toàn quốc, phân phối rộng rãi, gồm 4 khu vực lớn: Tp. HCM, miền Bắc ( từ
Quảng Nam trở ra), miền Trung- Tây Nguyên ( từ Đà Nẵng đến Ninh Thuận và các
tỉnh Tây Nguyên), Nam Bộ ( từ Bình Thuận trở vào, trừ TP.HCM)
1.1.2.2 Cách thức mua hàng
- Hàng được nhận trực tiếp tại kho gần nhất của công ty
- Nhà cung cấp : trong nước và nước ngoài
Cách thức bán hàng
- Nhà phân phối ( bán buôn)
- Siêu thị, đại lý ( bán lẻ)
1.1.2.3 Cách thức thanh toán
- Phương thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng. Mỗi khách hàng và
nhà phân phối đều có hạn mức tín dụng
- Chiết khấu: 2% tổng số tiền thanh toán trên hoá đơn nếu thanh toán trong 10 ngày
kể từ ngày lập hoá đơn
- Thời gian: Các giao dịch mua, bán hàng có thể thanh toán tiền ngay hoặc được
thanh toán chậm với thời hạn thanh toán 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn.
1.1.2.4 Hoa hồng- thưởng
- Nhà phân phối, siêu thị: thưởng 2% trên tổng doanh số hàng tháng , tính trên trị
giá hoá đơn
- Đại lý: 5% trên giá bán đại lý

Cơ cấu tổ chức gồm:

Một tổng giám đốc: phụ trách chung.
Hai phó tổng giám đốc.

TỔNG GIÁM
ĐỐC
PHÓ TGĐ KINH
DOANH
PHÒNG
MUA
HÀNG

PHÓ TGĐ NS-
HC- TCKT-KS

1 Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh
1 Phó tổng giám đốc phụ trách nhân sự, hành chính, tài chính kế toán, kiểm
soát.

Phòng nhân sự hành chính: chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, bố trí nhân sự
theo yêu cầu, thực hiện các công tác hành chính…
Phòng kế toán tài chính: chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán, tài chính tại
công ty. Đứng đầu là kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán tài chính.
Phòng mua hàng: chịu trách nhiệm mua hàng từ các nhà sản xuất tìm kiếm nguồn
hàng và nhập khẩu hàng từ nước ngoài, mua hàng theo yêu cầu của công ty.
Phòng bán hàng: quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh doanh dịch
vụ…
Phòng maketing: chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các hoạt động khuyến
mãi, quảng cáo cho công ty.
Bộ phận điều phối kho vận: chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng mua, hàng
bán, nhập xuất kho…
Ban kiểm soát: thực hiện công việc kiểm soát và kiểm tóan nội bộ tại công ty.

1.1.5 Mục tiêu- phương hướng

Trở thành nhà phân phối hàng đầu trên toàn quốc cho các nhà sản xuất máy tính
lớn.
Tăng số lượng khách hàng, nhà phân phối, đại lý trên nhiều phân vùng
Tìm kiếm những phân vùng được xem là thị trường tiềm năng, mở rộng thị trường
Đẩy mạnh hoạt động marketing

1.2. Đặc điểm của hệ thống kế toán

1.2.1 Hình thức kế toán: tập trung, sử dụng phần mềm kế toán theo hình thức
nhật kí chung

trong quá trình
hoạt động, khả
năng chuyển đổi
tài sản thành tiền.
3. Dự đoán dòng
tiền trong tương
lai.
4.Tổ chức sử
dụng hiệu quả
các nguồn lực
1. Kết quả hoạt động kinh doanh:
 Doanh thu thuần về bán hàng và cung
cấp dịch vụ.
 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp
dịch vụ.
 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh.
 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh
nghiệp.
2. Tình hình nguồn vốn, tài sản:
 Tỷ trọng vốn chủ sở hữu, nợ phải trả
trên tổng tài sản.
 Biến động vốn chủ sở hữu.
3.Chi phí

3. Lưu chuyển tiền tệ.
4. Phân tích tình hình tài chính, tình hình
hoạt động ( năng suất, hiệu quả…),khả năng
thanh toán.
6. Tiến độ thực hiện các dự án đang triển

3. Đưa ra các
chiến lược kinh
doanh tiếp theo
4. Danh sách khách hàng có số dư nợ vượt
hạn mức tín dụng.

5. Dự toán liên quan đến mua hàng,bán hàng.
3
PTGĐ
NSHC-
TCKT -
KS
1. Hoạch định các
chiến lược về
nhân sự - tài
chính
2.Sử dụng nguồn
vốn của doanh
nghiệp một cách
có hiệu quả
Nhân sự:
1. Thông tin nhân viên.
2. Thông tin các quỹ khen thưởng, phúc lợi
của DN
3. Bảng lương nhân viên.
Tài chính:
1.Tình hình tài sản, nguồn vốn.
2.Các loại quỹ: quỹ đầu tư phát triển, đầu tư
xây dựng cơ bản, quỹ dự phòng tài chính
3. Dòng tiền sử dụng trong các dự án kinh

hình tài chính, lập
các báo cáo tài và
các báo cáo khác
có liên quan.
.
1. Thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh.
2. Thông tin tình hình tài chính của công
ty.
6
Trưởng
phòng
mua
hàng
1.Chịu trách
nhiệm mua hàng,
tìm nhà cung cấp,
đáp ứng kịp thời
nhu cầu hàng cho
công ty.
2.Điều chỉnh
lượng hàng mua
1. Thông tin về các nhà cung cấp.
2. Tình hình về hàng tồn kho.
vào.
7
Phòng
bán
hàng
1.Để đáp ứng

phối
kho
vận.
1. Quản lý hàng
tồn kho.
2. Làm cơ sở đối
chiếu với sổ kho.
3. Vận chuyển
hàng mua, hàng
bán theo yêu cầu
trên hóa đơn,
chứng từ.

1. Tình hình nhập, xuất, tồn (cả về lượng lẫn
giá trị)
2. Tình hình mua, bán hàng (theo mặt hàng,
theo nhà cung cấp/khách hàng, theo từng
kho)
10
Ban
kiểm
soát
1. Đảm bảo sự
hữu, hiệu hiệu
quả của hệ thống
kiểm soát nội bộ.
2.Trợ giúp BGĐ
điều hành.
1. Hiệu quả sử dụng vốn.
2. Tình hình tài sản của công ty:

Từng tài khoản tại ngân
hàng, loại tiền
1.3 Tiền đang chuyển
Từng tài khoản tại ngân
hàng, loại tiền
2
Các khoản phải thu
2.1 Phải thu của khách hàng
Theo từng khách hàng,
chứng từ, khu vực, kênh
thuế 2. Thông kê thu nhập của người lao động.
11
Nhà
cung
cấp
1.Bán hàng.
2.Đảm bảo
nguồn vốn
không bị chiếm
dụng
1. Phương thức và thời hạn thanh toán.
2. Tài sản đảm bảo.Ngân hàng bảo lãnh, mở
L/C (đối với nhà cung cấp nước ngoài)
12
Ngân
hàng
1. Cung cấp tín
dụng, hạn mức
tín dụng
2.Gia hạn nợ

phụ trách.
2.2 Ứng trước tiền cho NCC
2.2.1 NCC trong nước Từng NCC, chứng từ
2.2.2 NCC nước ngoài Từng NCC, chứng từ
2.3 Phải thu đại lý, siêu thị Từng đại lý, hóa đơn
2.4 Phải thu tiền tạm ứng thừa Từng nhân viên
2.5 Phải thu do mất tiền Từng nhân viên
2.6
Phải thu do mất hàng hóa,
vật tư
Từng nhân viên
2.7
Thuế GTGT được khấu
trừ

2.8
Phải thu khác từ khách
hàng, nhà cung cấp
Khách hàng, nhà cung
cấp
2.9 Phải thu khác từ nhân viên Nhân viên
3
Hàng tồn kho
3.1 Hàng hoá Hàng hoá
3.2 Hàng gửi bán Từng ĐL,ST, hàng hoá
3.3 Hàng mua đang đi đường Từng ĐL,ST, Hàng hoá
3.4 Công cụ, dụng cụ Loại CCDC
3.5 Nguyên vật liệu Loại NVL
3.6 Chi phí sản xuất dở dang Từng hoạt động
4

Các khoản thuế phải nộp
nhà nước

4.9.1 Thuế GTGT đầu ra
4.9.1.1
Thuế GTGT của
HH, DV phải nộp
trong nước
Hóa đơn
4.9.1.2
Thuế GTGT của
hàng nhập khẩu
Hóa đơn
4.9.2
Thuế nhập khẩu phải
nộp
Hóa đơn
4.9.3 Thuế TNDN
4.9.4
Thuế TNCN nộp hộ
NV
Từng nhân viên
4.9.5
Các loại thuế khác
phải nộp

5
Các khoản dự phòng
5.1
Dự phòng phải thu khó

10.1 Hao mòn TSCĐ hữu hình
Từng tài sản, bộ phận sử
dụng
10.2 Hao mòn TSCĐ vô hình
Từng tài sản, bộ phận sử
dụng
13
Chi phí đầu tư xây
dựng cơ bản
Từng công trình
14
Nguồn vốn kinh
doanh Vốn chủ sở hữu

Vốn khác
15
Chênh lệch tỷ giá
hối đoái

16
Quỹ đầu tư phát
triển

17
Quỹ khen thưởng,
phúc lợi


Được hưởng chiết khấu
thanh toán

21
Khoản giảm trừ DT
21.1 Chiết khấu thương mại Khách hàng
21.2 Hàng bán bị trả lại Khách hàng, hàng hóa
21.3
Giảm giá hàng bán do
kém chất lượng
Khách hàng, hàng hoá
22
Chi phí bán hàng
22.1 Chi phí nhân viên Nhân viên
22.2 Chi phí dụng cụ, đồ dùng
22.3 Chi phí khấu hao TSCĐ
22.4 Chi phí dịch vụ mua ngoài
22.5 Chi phí bằng tiền khác
23
Chi phí quản lý
doanh nghiệp

23.1 Chi phí nhân viên quản lý
23.2
Chi phí đồ dùng văn
phòng

23.3 Chi phí khấu hao TSCĐ
23.4 Thuế, phí và lệ phí
23.5 Chi phí dự phòng

vị tiền tệ, theo
dõi chi tiết số dư,
số phát sinh hàng
ngày.
Mã gợi nhớ - Mã ngân
hàng
Ví dụ: NH-001
2
Khách hàng
– Nhà cung
cấp
Mã khách hàng,
tên khách hàng,
địa chỉ, số điện
thoại, mã số thuế,
hạn mức tín dụng,
thời hạn thanh
Số dư, số phát
sinh, từng chứng
từ, theo dõi gốc
nguyên tệ, khoản
chiết khấu
Mã gợi nhớ - Mã loai
hình – Mã khách hàng
VD:KH- 01- 011

2.2. Hệ thống chứng từ

2.2.1 Danh mục chứng từ


kho hàng, địa chỉ,
tên thủ kho
Số lượng nhập –
xuất - tồn ở từng
kho
Mã gợi nhớ – Mã hình
thức kho – Mã kho
VD: KO – 01 - 001
(kho công ty số 001)
6
Tài khoản
TSCĐ
Tên tài sản, loại
tài sản, nhóm tài
sản, ngày bắt đầu
sử dụng, số năm
khấu hao
nguyên giá, giá
trị còn lại, giá trị
hao mòn, bộ
phận sử dụng…
Mã gợi nhớ - Bộ phận –
Mã tài sản
VD: TS – BH - 001
7
Hợp đồng
vay
Tên hợp đồng, tên
ngân hàng, ngày
hợp đồng, thời

đối tượng, tài
khoản, nguyên
giá, số kỳ, tên tình
trạng
Số phải phân bổ,
số đã phân bổ, số
còn lại phải phân
bổ
Mã gợi nhớ - Bộ phận –
Mã đối tượng
VD: TT – BH - 001
STT
Tên chứng
từ
ND DL
thu thập
Nơi lập Nơi duyêt Mục đích sử dụng
1
Lệnh bán
hàng
Dữ liệu
khách
hàng, hàng
hóa, dữ
liệu ngày
tháng, giao
hàng và
thanh toán.
Phòng bán
hàng

P.giám đốc,
giám đốc
Là căn cứ pháp lý cho
N.vụ bán hàng, xác
định quyền & nghĩa
vụ của 2 bên
3
Phiếu xuất
kho
Dữ liệu
hàng hóa,
dữ liệu
ngày
tháng, kho
nhận và
kho xuất.
Bộ phận
điều phối –
kho vận
Kế toán
trưởng
Trưởng bộ
phận điều
phối-kho
vận
Căn cứ để thủ kho
xuất hàng, ghi thẻ kho
4
Biên bản
giao hàng

Trưởng bộ
phận có nhu
Xác nhận nhu cầu
hàng, làm căn cứ để
hàng ngày
tháng, kèm
bảng báo
giá của các
nhà cung
cấp
cầu lập đơn đặt hàng
7
Phiếu lựa
chọn nhà
cung cấp
Dữ liệu
NCC
Phòng mua
hàng

Lựa chọn nhà cung
cấp có thực, uy tín, có
sản phẩm phù hợp với
nhu cầu
8
Đơn đặt
hàng
Dữ liệu
nhà cung
cấp, hàng

Trưởng
phòng mua
hàng.
KTT
Ban giám
đốc.
Căn cứ pháp lý cho
hoạt động mua bán
của hai bên
10
Biên bản
kiểm nhận
hàng
Dữ liệu
hàng hóa,
ngày
tháng, kho
nhận.
Bộ phận
điều phối –
kho vận
Dữ liệu
hàng hóa,
ngày tháng,
kho nhận.
Xác định số hàng thực
nhận, làm căn cứ để
lập phiếu nhập kho
11
Phiếu nhập

nhà cung
cấp, ngày
tháng, số
tiền, mục
đích chi.
Kế toán
tiền
Kế toán
trưởng.
Ban giám
đốc.
Xác định các khoản
tiền thực tế xuất quỹ
và làm căn cứ để thủ
quỹ xuất quỹ, ghi sổ
quỹ và kế toán nhập
liệu kế toán
13
Phiếu xuất
kho kiêm
vận chuyển
nội bộ
Dữ liệu
khách
hàng, hàng
hóa, ngày
tháng, kho
xuất.
Kế toán
kho

Theo dõi số lượng
hàng hoá xuất kho gửi
bán, là chứng từ vận
chuyển trên đường
15 Phiếu thu
Dữ liệu
khách
hàng, ngày
tháng, số
tiền, mục
đích thu.
Kế toán
tiền

Ghi nhận số tiền thực
thu của nghiệp vụ kinh
tế.
Căn cứ để nhập liệu.
16
Biên lai thu
tiền
Dữ liệu
khách
hàng, ngày
tháng, số
tiền, mục
đích thu.
Kế toán
tiền


tháng.
Ngân hàng. Ngân hàng
Là căn cứ để nhập liệu
theo dõi tiền gửi ngân
hàng và phải thu
khách hàng.
19
Sổ phụ
ngân hàng
Dữ liệu
khách
hàng, số
tiền, ngày
tháng.
Ngân hàng. Ngân hàng
Theo dõi tình hình thu
chi tiền trong TK
Là căn cứ để đối chiếu
với tài khoản tiền gửi
ngân hàng của công
ty.
20
Hợp đồng,
Khế ước
vay
Dữ liệu
CTy, Ngân
Hàng, điều
khaonr,
cam kết về

số ngày
công, ngày
tháng
Phòng
nhân sự -
Hành chính
Trưởng
phòng nhân
sự - Hành
chính.
Ban giám
đốc.
- Theo dõi ngày công
thực tế làm việc, nghỉ
việc, nghỉ hưởng
BHXH, ... của nhân
viên làm căn cứ tính
trả lương cho từng
nhân viên

22
Bảng thanh
toán tiền
Dữ liệu
nhân viên,
Kế toán
tiền lương
Trưởng
phòng nhân
- Làm căn cứ để thanh

thưởng.
Kế toán
tiền lương
KTT
Ban giám
đốc.
-Llàm căn cứ để thanh
toán tiền thưởng cho
nhân viên
24
Bảng kê
trích nộp
các khoản
theo lương

Dữ liệu
lương,
khoản phải
nộp, tỷ lệ

Kế toán
tiền lương

-Dùng để xác định số
tiền bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm y tế, kinh
phí công đoàn mà đơn
vị và người lao động
phải nộp trong tháng
(hoặc quý) cho cơ

năng kinh doanh, hàng
tồn kho. Làm căn cứ
lập phiếu xuất kho
kiêm vận chuyển nội
bộ
27
Giấy chiết
khấu
thương mại
Dữ liệu
khách
hàng, hàng
hóa, tỷ lệ
chiết khấu.
Phòng bán
hàng
KTT
Ban Giám
Đốc
Xác định khoản chiết
khấu hàng bán cho
khách hàng khi mua
số lượng lớn
28
Hóa đơn
giảm giá
hàng bán
Dữ liệu
khách
hàng, hàng

 Tên chứng từ: Phiếu yêu cầu mua hàng
 Số chứng từ: PYC xxyyy (PYC _tháng_số thứ tự)
 VD: phiếu yêu cầu mua hàng thứ 1 trong tháng 3: PYC 03001
 Thời gian lập: khi bộ phận có nhu cầu phát sinh những mặt hàng cần mua và
được sự phê chuẩn của người có thẩm quyền.
 Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng cần mua
 Nơi lập: bộ phận có nhu cầu
 Nơi nhận: bộ phận mua hàng
 Mục đích lập chứng từ: xác nhận yêu cầu mua hàng của từng bộ phận có nhu
cầu

Mẫu biểu phiếu yêu cầu mua hàng

Công ty TNHH Thương mại-dịch vụ ABC Số: PYC xxyyy
Đ/c: 32 Trần Bình Trọng, Q5, TP.HCM
SĐT: 9320990
Mã số thuế: 0302987465 PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG
(liên:…)
Ngày …tháng…năm2010

Bộ phận yêu cầu:
Thời gian giao hàng: Địa điểm giao: (nếu có)
Bộ phận đang cần các mặt hàng sau: STT Mã hàng Tên hàng Quy
cách
ĐƠN ĐẶT HÀNG
(Liên…)

Bên mua .................................................... Bên bán:................... ..........
Địa chỉ: ...................................................... Địa chỉ:..................... ..........
Người đại diện: .......................................... Nhân viên:................ ..........
MST: ......................................................... MSNV:..................... .......... Điều kiện (FOB, CIF..) ..............................
Điều kiện thanh toán: .................................
Đ/c giao nhận: ............................................
Phương thức: .............................................
Chi tiêt mua hàng:

STT Mã
hàng
Tên hàng Quy cách(đóng
gói)
ĐV
T
số lượng Thành
tiền Cộng
Tổng cộng:.......................................................................
(Bằng chữ:........................................................................)

Đơn vị mua hàng:
Đại diện:
Địa chỉ:
Mã số thuế:
Số điện thoại:
Thời gian giao hàng: Số tham chiếu: (ĐĐH)
Bộ phận đang cần các mặt hàng sau:
Chi tiêt bán hàng

STT Mã hàng
Tên
hàng
Quy
cách
Đơn vị
tính
Số
lượng
Đơn
giá
Thành
tiền
Ghi
chú

Tổng
cộng Người lập Trưởng phòng kinh doanh Trưởng BP tín dụng Giám Đốc

 Số chứng từ: PNK xxyyy
 Ví dụ: phiếu nhập kho 001 thuộc tháng 1: PNK 01001
 Số tham chiếu: Biên bản giao nhận hàng
 Mục đích lập:Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, nhập
kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp. Làm căn cứ để tính giá
xuất kho hàng hóa.
 Nơi nhận: Bộ phận điều phối – kho vận, phòng mua hàng.
 Nơi lập: Bộ phận điều phối – kho vận

Mẫu biểu phiếu nhập kho
Công ty: ................................
Phòng:................................

PHIẾU NHẬP KHO
Ngày....tháng....năm....
Số: PNK xxyyy Nợ..........................
Có...........................

Họ và tên người giao:......................................................................................
Theo:…………số……….ngày……tháng……năm….của ..............................
Nhập tại kho: ...................... Địa điểm:. ..........................................................

2.2.2.7 Phiếu xuất kho
 Tên chứng từ: Phiếu xuất kho
 Số chứng từ: PXK xxyyy
Ví dụ: phiếu xuất kho thứ 25 thuộc tháng 12 PXK 12025
 Số tham chiếu: lệnh bán hàng
 Mục đích lập:
Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, xuất kho cho các bộ
phận sử dụng trong doanh nghiệp. Làm căn cứ để tính giá xuất kho.hàng
hóa.
 Nơi nhận:liên 1 lưu tại Bộ phận điều phối – kho vận, liên 2 gửi cho thủ
kho, liên 3 gửi bp bán hàng
 Nơi lập: Bộ phận điều phối – kho vận Mẫu biểu phiếu xuất kho
Công ty: ................................
Phòng:................................

PHIẾU XUẤT KHO
Ngày....tháng....năm....
Số: PXK xxyyy

Cộng Tổng số tiền(viết bằng chữ): ...........................................................................
Số chứng từ gốc kèm theo: ..............................................................................
Ngày …..tháng…..năm….
Ng.lập phiếu Ng.nhận hàng Thủ kho KT trưởng Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Hoặc BP có n/c) (Ký,họ tên)
(Ký,họ tên)

2.2.2.8 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

 Tên chứng từ: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
 Số chứng từ: PXKNB xxyyy
Ví dụ: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thứ 25 thuộc tháng 12
PXKNB 12025
 Số tham chiếu: lệnh điều động nội bộ
 Mục đích lập:
Theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa gửi bán tại đại lý. Làm căn cứ để tính
giá xuất kho hàng hóa.
 Nơi nhận: . Liên 1 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lưu tại
bộ phận kho để làm căn cứ ghi thẻ kho, liên 2 chuyển sang bộ phận Kế
toán Tài chính, liên 3 gửi đến bộ phận điều phối kho vận để làm căn cứ
xuất hàng.
 Nơi lập: Bộ phận điều phối – kho vận

Mẫu biểu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Công ty:Số: ..................... PXKNB xxyyy
Phòng:.............................