i

LI CM ƠN

Trong suốt quá trình học tập tại trường Đại Học Lạc Hồng, được là sinh viên,
được học tập tại các giảng đường rộng lớn của trường là khoảng thời gian không
quá dài nhưng cũng đủ để cho một sinh viên như em tiếp nhận được những kiến
thức hữu ích không những trong lĩnh vực chuyên ngành mà còn các vấn đề xã hội
khác, về triết lí đạo đức con người. Nhìn lại những gì đã trải qua, những gì em đã
đạt được trong suốt thời gian theo học tại trường em không có gì hơn ngoài lời cảm
ơn sâu sắc đến tất cả các qu Thầy Cô giáo trong trường đã giúp đỡ và dạy bảo em
tận tình.
Trước hết em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến qu Thầy Cô giáo trong trường Đại
Học Lạc Hồng nói chung và các Thầy Cô trong khoa Kế Toán – Kiểm Toán nói
riêng, đã tận tình giúp đỡ em, chỉ dạy, truyền đạt cho em những kiến thức qu báu
trong suốt những năm tháng theo học dưới mái trường. Đặc biệt em xin chân thành
cảm ơn Cô L Th Thu Hiền đã giúp đỡ em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn
thành tốt đề tài này.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể các anh ch trongcông ty
TNHH Viên Thành, đặc biệt là ch Dương Kim Tuyến đã tận tình chỉ bảo và giúp
đỡ em hoàn thành tốt đề tài này.
Xin chân thành cảm ơn!
Biên Hòa, tháng 11 năm 2013
Sinh viên thực hiện Nguyn Th Anh Uyên ii



1.3.4 T chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán 14
1.3.5 T chức luân chuyển chứng từ kế toán 15
1.3.6 Phát hành biểu mẫu, in, lưu trữ và tiêu hu chứng từ kế toán 16
1.3.7 Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán 17
1.3.8 Lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống s kế toán áp dụng 18
1.4 T chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại
doanh nghiệp 28
1.4.1 Hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp 28
1.4.2 ng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 29
1.4.3 Yêu cầu, nguyên tắc và nội dung t chức công tác kế toán trong điều kiện
ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp 30
1.4.4 Các yếu tố tác động đến t chức công tác kế toán trong điều kiện ứng
dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp 34
1.4.5 Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện t chức công tác kế toán tại các
doanh nghiệp 34
Tóm tắt chương 1 37
CHƯƠNG 2: THỰC TRNG T CHC CÔNG TÁC K TON TRONG ĐIỀU
KIN NG DNG CÔNG NGH THÔNG TIN TI CÔNG TY TNHH VIÊN
THNH 38
2.1 Tình hình t chức quản lý và sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH Viên
Thành 38
2.1.1 Lch sử hình thành và phát triển của công ty 38
2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 39
2.1.3 Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản l 40
2.1.4 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 41
2.1.5 Một số chỉ tiêu phân tích kết quả kinh doanh 46
2.1.6 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động 48
2.2 Thực trạng t chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ
thông tin tại công ty TNHH Viên Thành 50


DANH MC VIT TT

BTC : Bộ tài chính
ERP : Enterprise Resource Planning (Hoạch đnh tài nguyên doanh nghiệp)
TK : Tài khoản
TNHH : Trách nhiệm hữu hạn
VND : Đơn v tiền tệ của Việt Nam
GTGT : Giá tr gia tăng
TSCĐ : Tài sản cố đnh
vi

DANH MC SƠ Đ

Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung 20
Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Nhật K S Cái 22
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi s 24
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Nhật k – Chứng từ 26
Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán máy 27
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ t chức của công ty 40
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ t chức bộ máy quản l 41
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty TNHH Viên Thành 50
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ t chức hệ thống thông tin công ty TNHH Viên Thành 63
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ trên hệ thống phần mềm công ty 67

Việt Nam đang trong thời k đi mới và từng bước tiến hành sự nghiệp công nghiệp
hoá, hiện đại hoá đất nước với nhiệm vụ quan trọng là n đnh và không ngừng phát
triển nền kinh tế, đưa tiến bộ khoa học k thuật vào hoạt động sản xuất kinh doanh
nhm nâng cao hiệu quả kinh tế, đưa nước nhà tiến nhanh vào hội nhập được với
nền kinh tế thế giới.
Trong nền kinh tế th trường hầu hết các doanh nghiệp đều có một mục tiêu
chung đó là đạt được lợi nhuận cao nhất mà họ có thể vì lợi nhuận là thước đo mức
độ hiệu quả và năng suất của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thể hiện trình
độ t chức, quản lí của doanh nghiệp. Vậy nên, vấn đề đầu tiên mà doanh nghiệp
cần chú trọng và quan tâm đó chính là công tác quản lí, và một trong những nội
dung quan trọng của t chức công tác quản lí đó là công tác kế toán.
Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính
trong doanh nghiệp thì công tác kế toán còn có ảnh hưng trực tiếp đến chất lượng
và hiệu quả của công tác quản lí trong doanh nghiệp. Chất lượng của thông tin kế
toán chính là một trong những công cụ quan trọng để đảm bảo sự an toàn và khả
năng mang lại hiệu quả cao cho các quyết đnh kinh doanh đối với doanh nghiệp
cũng như đối với các đối tượng khác.
Có thể khng đnh phần lớn các quyết đnh của các nhà quản l doanh nghiệp
phụ thuộc vào nguồn số liệu của kế toán cung cấp. Do vậy, để phát huy vai trò kế
toán trong công tác quản l, để việc cung cấp thông tin giúp nhà quản l chính xác,
kp thời đầy đủ thì việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là hết sức
cần thiết. V trí và tầm quan trọng của vấn đề nêu trên là l do em chọn đề tài
“Hon thin t chc công tc k ton trong điu kin ng dng công ngh thông
tin ti công ty TNHH Viên Thnh”.
2

2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Trình bày khái quát những vấn đề cơ bản về kế toán, t chức công tác kế toán và
t chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty
TNHH Viên Thành.


4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ T CHC K TON
TRONG ĐIỀU KIN NG DNG CÔNG NGH THÔNG TIN
TI DOANH NGHIP
1.1 Tng quan về t chức công tác k toán [1]
1.1.1 Khái niệm đơn vị k toán
Đơn v kế toán có thể hiểu là một thực thể kế toán. Một thực thể kế toán là bất kì
một đơn v kinh tế kiểm soát nguồn vốn và tham gia vào các hoạt động kinh tế. Mỗi
cá nhân có thể là một thực thể kế toán. Mỗi đơn v bất kể được t chức như một
doanh nghiệp, một công ty là một thực thể kế toán. Các cơ quan của Nhà nước cũng
như tất cả các câu lạc bộ hay t chức không thu lợi nhuận là một thực thể kế toán.
Như vậy, đơn v kế toán gồm tất cả các t chức cá nhân kiểm soát nguồn vốn và
tham gia vào các hoạt động kinh tế  mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế có thể là
t chức có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tư cách pháp nhân không đầy đủ, kể cả t
chức không có tư cách pháp nhân lẫn thể nhân.
Có thể nói rng  đâu có sự quản l độc lập hay có sự phân cấp quản lý thì  đó
phải hình thành đơn v kế toán.
Các đơn v trong lĩnh vực kinh doanh được phân chia thành 3 cấp:
- Đơn v kế toán cấp chủ quản.
- Đơn v kế toán cấp cơ s (doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập).
- Đơn v kế toán phụ thuộc (chỉ hạch toán kinh tế nội bộ).
1.1.2 Khái niệm t chức công tác k toán
T chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức
phối hợp sử dụng phương tiện và k thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán
thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát
và thông tin bng số liệu một cách trung thực, chính xác, kp thời đối tượng kế toán
trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác.
5


Ngoài ra việc t chức khối lượng công tác kế toán phải phù hợp với từng phần
hành kế toán trong bộ máy kế toán của đơn v.
- T chức vận dụng các công việc kế toán: để thực hiện được công tác kế toán
cần thiết phải sử dụng đồng thời các công việc: chứng từ kế toán, đối tượng tài
khoản, tính giá và cân đối, tng hợp cân đối dựa vào điều kiện thực tế của từng
doanh nghiệp để hạch toán các nội dung cụ thể phù hợp với chính sách về kế toán
doanh nghiệp nhm cung cấp các thông tin cần thiết.
- T chức trang b, phương tiện, thiết b tính toán, thông tin, bảo quản số liệu,
tài liệu và chỗ làm việc kế toán một cách khoa học và hiệu quả.
- T chức bộ máy kế toán khoa học, phù hợp với đặc điểm của đơn v kế toán,
đảm bảo phát huy vai trò của kế toán trưng.
1.1.4 Ý nghĩa, yêu cầu của việc t chức công tác k toán
*  nghĩa
- Đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kinh tế đầy đủ, kp thời
đáng tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính (vĩ mô và vi mô).
- Giúp doanh nghiệp quản lý chặt ch tài sản, tiền vốn ngăn ngừa những hành
vi làm tn hại đến tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp.
- Mọi tồn tại và thiếu sót về công tác t chức kế toán đều có thể dẫn đến sự trì
trệ trong công tác hạch toán kế toán và cung cấp thông tin kinh tế không đầy đủ,
không chính xác dẫn đến tiêu cực, lãng phí.
Vì vậy t chức một cách khoa học và hợp lý công tác kế toán là vấn đề có tầm
quan trọng đặc biệt để thực hiện tốt công tác quản lý kinh tế  doanh nghiệp.
* Yêu cầu
- Đảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài
chính  doanh nghiệp nhm cung cấp thông tin kinh tế đáng tin cậy phục vụ cho
công tác quản lý kinh tế tài chính của nhà nước và quản tr kinh doanh của danh
nghiệp.
7


* T chc công tác k toán phân tán
Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, có các
đơn v trực thuộc mà mỗi đơn v trực thuộc đều được hạch toán tương đối hoàn
chỉnh, đa bàn phân tán.
Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vừa có một phòng kế toán trung tâm làm
đơn v kế toán cơ s ( đơn v chính: công ty, tng công ty ), vừa t chức phòng kế
toán  đơn v trực thuộc. Các đơn v trực thuộc trong trường hợp này đã được phân
cấp quản lý kế toán tài chính nội bộ  mức độ cao như được giao vốn, hạch toán kết
quả kinh doanh.
Ưu điểm của hình thức này: Công tác kế toán gắn liền với hoạt động sản xuất
kinh doanh giúp cho công tác quản l cơ s được chặt ch hơn.
Nhược điểm: Cung cấp thông tin kế toán toàn doanh nghiệp không được kp thời,
khó nắm chắc tình hình cơ s vì vậy chỉ đạo sản xuất toàn doanh nghiệp không
được kp thời.
* T chc công tác k toán nửa tập trung, nửa phân tán
Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn đa bàn
hoạt động rộng, có các đơn v trực thuộc mà phân cấp quản lý kế toán tài chính là
khác nhau.
Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vẫn t chức phòng kế toán trung tâm làm
đơn v kế toán cơ s chính nhưng  các đơn v trực thuộc thì tu thuộc vào đặc điểm
kinh doanh mà có thể t chức kế toán riêng hoặc không t chức hoặc phân đnh một
số phần hành giữa đơn v trung tâm và đơn v trực thuộc. Đây là hình thức kết hợp
hai hình thức trên, nếu  các đơn v trực thuộc đã được phân cấp quản lý kế toán tài
chính  mức độ cao thì t chức công tác kế toán riêng, còn lại đơn v chưa được
phân cấp quản lý kế toán tài chính thì không t chức kế toán riêng mà nội dung hoạt
động kế toán tài chính  đơn v này do phòng kế toán trung tâm đảm nhận.
9

Ưu điểm: kết hợp được ưu điểm của cả 2 hình thức trên, phù hợp với điều kiện cụ
thể của từng đơn v, phục vụ kp thời cho công tác quản lý.

mới. Người làm kế toán cũ phải chu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời
gian mình làm kế toán.
1.3 T chức thực hiện ch đ, chứng từ k toán [1]
1.3.1 Chứng từ k toán
Chứng từ kế toán là những minh chứng bng giấy tờ và vật mang tin các nghiệp
vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành, làm căn cứ ghi s kế
toán. Thực chất chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu quy đnh,
chúng được dng để ghi chép nội dung của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn v.
Chứng từ kế toán được coi là hợp pháp phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Được lập theo đúng mẫu quy đnh của pháp luật, đúng nội dung quy đnh
trên chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không
được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa.
- Phản ánh đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có
liên quan đến đơn v.
- Chữ ký trên chứng từ phải đúng chữ ký của người có trách nhiệm liên quan,
những chứng từ giao dch với pháp nhân bên ngoài thì liên gửi ra bên ngoài phải có
dấu của đơn v kinh tế (nếu có).
- Trường hợp không có mẫu chứng từ in sẵn thì được viết tay nhưng chứng từ
viết tay phải có đầy đủ các nội dung quy đnh cho chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán được coi là hợp lệ phải là chứng từ hợp pháp và phải đảm bảo
các yêu cầu sau:
- Các số liệu thông tin phản ánh trên chứng từ phải đúng với thực tế về không
gian, thời gian, đa điểm và giá cả.
11

- Các số liệu được tính toán theo đúng phương pháp và đúng kết quả.
- Trường hợp đơn v có sử dụng hệ thống đnh mức, đơn giá của Nhà nước thì
các chỉ tiêu trên chứng từ phải phù hợp với tiêu chuẩn đnh mức đơn giá trong từng
thời k.

cần căn cứ vào qui đnh của chế độ chứng từ kế toán và đặc điểm hoạt động của
doanh nghiệp để chọn lựa, xác đnh các loại chứng từ cần phải sử dụng trong công
tác kế toán. Cần lưu  bên cạnh những từ được qui đnh trong chế độ, còn có những
chứng từ hoàn toàn mang tính chất nội bộ liên quan đến kĩ thuật và phương pháp
hạch toán mà doanh nghiệp cần phải thiết lập một cách thích ứng với yêu cầu cung
cấp và xử lí thông tin.
Chứng từ kế toán được lập  nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp kể cả
bên ngoài doanh nghiệp nên việc xác lập qui trình luân chuyển chứng từ cho các
loại chứng từ khác nhau nhm bảo đảm chứng từ về phòng kế toán trong thời hạn
ngắn nhất có  nghĩa hết sức quan trọng trong việc bảo đảm tính kp thời cho việc
kiểm tra, xử lí và cung cấp thông tin.
1.3.3 T chức ghi nhận thông tin phản ánh trên chứng từ k toán
* Lập chng t k toán
Các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh liên quan đến hoạt động của đơn v kế toán đều
phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ
kinh tế tài chính.
Nội dung của một bản chứng từ gồm 2 yếu tố: Yếu tố cơ bản và yếu tố b sung:
- Yếu tố cơ bản: là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các chứng từ (tên
chứng từ, ngày và số thứ tự của chứng từ, tên đa chỉ của cá nhân có liên quan, nội
dung kinh tế cụ thể, quy mô của nghiệp vụ về số lượng và giá tr, chữ ký của những
người có trách nhiệm).
13

- Yếu tố b sung: là các yếu tố thông tin thêm làm rõ những đặc điểm cá biệt
của chứng từ (quy mô kế hoạch hay đnh mức, phương thức thanh toán, thời gian
bảo hành…).
Lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Lập đúng mẫu quy đnh (bắt buộc hoặc hướng dẫn).
- Ghi đủ các yếu tố của chứng từ.
-Không tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thì phải hủy và lập lại.

lai do Thủ trưng đơn v (hoặc người được ủy quyền) quản lí để tiện kiểm tra khi
cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký trong mẫu s đăng k.
Những cá nhân có quyền hoặc được ủy quyền ký chứng từ, không được ký chứng
từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của
người ký.
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tng Giám Đốc (Giám Đốc) doanh
nghệp quy đnh phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản l, đảm bảo kiểm soát chặt
ch, an toàn tài sản.
1.3.4 T chức kiểm tra và xử lý chứng từ k toán
T chức phân công các kế toán viên chu trách nhiệm thu nhận chứng từ về từng
loại nghiệp vụ kinh tế tài chính thuộc phần hành công việc của mình và bắt buộc
phải kiểm tra chặt ch chứng từ kế toán trước khi ghi s kế toán.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: (khi tiếp nhận chứng từ kế toán
phải kiểm tra).
- Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhm đảm bảo tính pháp lý
của số liệu kế toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kế toán tài chính trong chứng từ nhm
đảm bảo việc tuân thủ các chế độ về quản lý kế toán tài chính của nhà nước.
- Kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh
trong chứng từ.
15

- Kiểm tra tính chính xác và trung thực của các thông tin trên chứng từ (bao
gồm nội dung chỉ tiêu, yếu tố số lượng và chất lượng, hiện vật và giá tr). Kiểm tra
căn cứ và phương pháp tính các chỉ tiêu giá tr phản ánh trong chứng từ nhm bảo
đảm tính chính xác của số liệu kế toán.
Kiểm tra chứng từ kế toán (các thông tin về hoạt động kế toán tài chính) là một
chức năng của hạch toán kế toán vì vậy các kế toán viên phải coi trọng việc kiểm
chứng từ trước khi ghi s kế toán để bảo đảm chất lượng thông tin kế toán.
Muốn thực hiện tốt việc kiểm tra chứng từ kế toán đòi hỏi phải nắm chắc chế độ

mục nát. Séc và các giấy tờ có giá phải được bảo quản như tiền.
- Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài Chính hoặc đơn v được Bộ
Tài Chính ủy quyền in và phát hành. Đơn v được ủy quyền in và phát hành chứng
từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu qui đnh, đúng số lượng được phép in
cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các qui đnh về quản lí ấn chỉ của
Bộ Tài Chính.
- Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể
mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của
từng chứng từ qui đnh tại Điều 17 Luật Kế toán.
* In, lưu tr v tiêu hu chng t k ton
- Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, s kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo
kiểm toán, báo cáo kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán.
- Tài liệu kế toán phải được đơn v kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá
trình sử dụng. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu của mình trong
quá trình sử dụng.
- Tài liệu kế toán lưu phải là bản chính. Đối với chứng từ kế toán chỉ có một
bản chính nhưng cần phải lưu trữ  cả 2 nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản
chứng từ sao chụp.
17

- Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo qui
đnh lưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ bản gốc trên
thiết b đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết b đọc tin phù hợp để sử dụng khi cần thiết.
- Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp
thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo k kế toán năm.
- Người đại diện theo pháp luật của đơn v kế toán phải chu trách nhiệm t
chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ, hợp pháp của tài liệu kế
toán.
- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn v. Kho lưu trữ tài
liệu kế toán phải có đầy đủ thiết b bảo quản và bảo quản an toàn trong quá trình lưu