MỤC LỤC
DANH MỤC HÌNH
DANH MỤC BẢNG
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT Từ viết tắt Từ viết đầy đủ
1 ASP Active Server Pages
2 CSDL Cơ sở dữ liệu
3 FK Foreign Key
4 IIS Internet Information Server
5 NĐ-CP Nghị định – Chính phủ
6 PK Primary Key
7 RDBMS Relational Database Management System
8 SQL Structured Query Language
9 TT-BCA Thông tư- Bộ công an
10 TTLT-BNV-VPCP Thông tư liên tịch-Bộ ngoại vụ-Văn phòng
chính phủ
LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian thực hiện khóa luận, ngoài sự nỗ lực của bản thân
em còn nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của thầy giáo, cô giáo trong
Khoa Toán - Công nghệ, trường Đại học Hùng Vương.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo bộ môn Tin - Khoa Toán
Công nghệ - Trường Đại học Hùng Vương đã dạy bảo tận tình cho chúng em
trong suốt thời gian học tập tại trường.
Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo: Th.S. Nguyễn Kim
Anh - Giảng viên Khoa Toán - Công nghệ - Trường Đại học Hùng Vương.
Thầy đã dành nhiều thời gian quý báu, tận tình hướng dẫn em trong suốt quá
trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp, đồng thời giúp em lĩnh hội kiến thức
chuyên môn và tác phong nghiên cứu khoa học.
Xin gửi lời cảm ơn tới gia đình và bạn bè đã luôn bên cạnh ủng hộ, giúp
đỡ em trong suốt thời gian học tập và thực hiện khóa luận.
Mặc dù đã rất cố gắng song khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót.
- Không biết được tình hình công việc của nhân viên, việc theo dõi tiến
độ công việc của nhân viên rất khó khăn.
- Dễ xảy ra trường hợp giao việc chồng chéo, báo cáo của nhân viên
không đúng thực tế.
- Tra cứu thông tin khó khăn với một khối lượng giấy tờ khổng lồ.
Đối với nhân viên:
- Không quản lý được khối lượng công việc của mình.
- Không quản lý được tiến độ hoàn thành của từng công việc.
- Khối lượng giấy tờ khổng lồ khó tra cứu.
Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là
một tất yếu trong giai đoạn hiện nay. Vì vậy em chọn đề tài “Xây dựng
chương trình quản lý văn bản - hồ sơ công việc trực tuyến” làm đề tài
khóa luận tốt nghiệp của mình. Với tính năng đáp ứng tất cả các yêu cầu đặt
ra cho một hệ thống quản lý văn bản hiện đại, sử dụng công nghệ tiên tiến,
chuẩn hóa, an toàn, chính xác, thao tác nhanh chóng, dễ dàng đồng thời có
tính mở trong kết nối với các hệ thống đang có và sẽ có trong tương lai.
2. Mục tiêu khóa luận
- Nghiên cứu phân tích thực trạng quy trình quản lý văn bản và hồ sơ
công việc của trường Đại học Hùng Vương.
- Xây dựng chương trình quản lý văn bản – hồ sơ công việc với các chức
năng phù hợp với thực tế của trường Đại học Hùng Vương.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu và khảo sát thực tế về công tác quản lý văn bản và hồ sơ công
việc trường Đại học Hùng Vương.
- Phân tích thiết kế hệ thống.
- Xây dựng chương trình đúng theo các chức năng đã thiết kế đảm bảo
các yêu cầu đặt ra.
2
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Nghiên cứu tìm hiểu các tài liệu,
4
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ VĂN BẢN HỒ SƠ CÔNG VIỆC
1.1. Cơ sở lý thuyết về văn bản
1.1.1. Khái niệm văn bản
Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những
gì cần được ghi để lưu lại làm bằng” hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói
chung những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể
mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn”. Theo cách hiểu này bia đá, hoành phi,
câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư lịch cổ, tác phẩm văn học hoặc
khoa học, kỹ thuật; công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ ở cơ
quan, tổ chức được gọi chung là văn bản.
Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ,
tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước,
các tổ chức Chính trị - Xã hội, tổ chức Kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy
tờ dùng để quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức như Nghị
quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án,… đều được
gọi là văn bản [4].
Hay nói cách khác văn bản được hiểu là phương tiện ghi lại, truyền đạt
thông tin bằng ngôn ngữ hay một kí hiệu nhất định [1].
Văn bản quản lý nhà nước là những quy định quản lý và thông tin quản
lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành
theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm
bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ
quản lý nội bộ Nhà nước hoặc giữa Nhà nước với các tổ chức, công dân.
5
Văn bản quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận của quản lý nhà
nước, do cơ quan hành chính nhà nước ban hành dùng để đưa các quyết định
và truyền tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành.
1.2. Khảo sát hiện trạng hệ thống quản lý văn bản Trường Đại học Hùng
Vương
1.2.1. Sơ lược về Trường Đại học Hùng Vương
Trường Đại học Hùng Vương được thành lập ngày 29/4/2003 theo
Quyết định số 81/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, tiền thân là Trường Cao
đẳng sư phạm Phú Thọ, là trường đại học đa ngành, đa cấp có nhiệm vụ đào
tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao; một trung tâm nghiên cứu khoa học và
chuyển giao công nghệ phục vụ cho sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của
tỉnh Phú Thọ và khu vực; mục tiêu trở thành trường đại học đạt chuẩn vào
năm 2015.
Từ năm học 2009-2010, Nhà trường thực hiện chuyển đổi chương trình
đào tạo theo hình thức niên chế sang đào tạo theo học chế tín chỉ.
Một trong những triết lý của đào tạo theo hệ thống tín chỉ là “Lấy người
học làm trung tâm” trong đó người học tự đặt ra kế hoạch học tập cho toàn
khóa, từng học kỳ tùy theo năng lực, điều kiện cụ thể của cá nhân trên cơ sở
kế hoạch chuẩn của nhà trường, còn nhà trường luôn cố gắng đáp ứng đến
mức cao nhất những yêu cầu cụ thể của từng sinh viên.
Định hướng phát triển của nhà trường là từng bước xây dựng các
chương trình đào tạo hiện đại, hấp dẫn, linh hoạt, đa dạng các loại hình đào
tạo nhằm phục vụ nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao, nâng
cao chất lượng đào tạo toàn diện về văn hóa, nghiệp vụ và tư tưởng đạo đức
cho sinh viên. Xây dựng đội ngũ cán bộ, đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ
đội ngũ giảng viên tâm huyết, giỏi chuyên môn, giàu trí tuệ và chú trọng đến
việc xây dựng, sử dụng cơ sở vật chất, các phòng thí nghiệm,… Đặc biệt quan
7
tâm đến hiệu quả công tác điều hành và quản lý, đáp ứng nhu cầu, theo kịp
thời đại.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Hùng Vương
a. Ban lãnh đạo:
Hiệu trưởng: PGS.TS Cao Văn.
Thú y, Khoa học cây trồng, Nông học, Lâm nghiệp, Thú y; Kế toán, Quản trị
kinh doanh, Tài chính Ngân hàng, Kinh tế nông nghiệp, Kinh tế đầu tư, Ngôn
ngữ anh, Sư phạm tiếng anh, Ngôn ngữ Trung Quốc; Sư phạm Âm nhạc, Sư
phạm Mỹ thuật, Quản lý Giáo dục, Sư phạm kỹ thuật nông nghiệp và 17
ngành đào tạo trình độ cao đẳng gồm: Giáo dục Mầm non, Giáo dục Tiểu học,
Sư phạm Tiếng anh, Sư phạm Hóa – Sinh, Sư phạm Sinh – Hóa, Giáo dục thể
chất – CTĐ; Sư phạm Sử - GDCD, Khoa học Thư viện – QTVP, Sư phạm
Địa – GDCD; Sư phạm Toán – Lý, Sư phạm Lý – KTCN, Công nghệ thông
tin, Công nghệ thiết bị trường học, Sư phạm Lý – Hóa; Hội họa, Âm nhạc, Sư
phạm Âm nhạc.
1.2.3. Mô tả về quy trình hoạt động của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ
công việc
1.2.3.1. Thực trạng quy trình quản lý văn bản
a. Nguyên tắc chung
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của trường đều phải được quản lý tập
trung, thống nhất tại văn thư của trường.
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau
đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay
9
sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và
chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
b. Quản lý văn bản đến
Khái niệm: Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản
được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến trường gọi chung
là văn bản đến [4].
Quy trình quản lý văn bản đến gồm các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
gửi
Ngày công
văn
Loại văn
bản
Số
đến
Trích
yếu
Bộ phận, nơi
nhận CV
Người
ký
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
Hướng dẫn đăng ký văn bản đến:
Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7.
Cột 2: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ
của người gửi đơn, thư.
Cột 3: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với
những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi
bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11.
11
TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 20……
Từ ngày … … …. đến ngày ………….
Từ số ………. đến số ………….
đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có).
Căn cứ vào ý kiến của lãnh đạo, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực
tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,
cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày
đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua
mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển
qua mạng.
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Giải quyết văn bản đến: Khi nhận được văn bản đến cán bộ văn thư
phải giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy
định cụ thể của cơ quan.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: tất cả văn bản đến có ấn
định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc cơ quan, tổ chức
đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Cán bộ văn thư có tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số
văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng
chưa được giải quyết để báo cáo cho lãnh đạo.
c. Quản lý văn bản đi
Khái niệm: Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản
quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản
sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức
phát hành được gọi chung là văn bản đi [4].
Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra văn bản.
- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện
có sai sót phải kịp thời báo cáo để xem xét giải quyết.
- Ghi số và ngày, tháng văn bản.
13
- Nhân bản: văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian
Ngày
gửi
Nơi
nhận
Loại văn
bản
Số văn
bản đi
Trích
yếu
Người
ký
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Hướng dẫn đăng ký văn bản:
(1). Ghi ngày, tháng văn bản. Đối với những ngày tháng dưới 10 thì phải
thêm số 0 ở trước, ví dụ: 09/02.
(2). Ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản.
(3). Ghi loại của văn bản.
(4). Ghi số đi của văn bản.
(5). Ghi phần trích yếu nội dung thể hiện trên văn bản.
(6). Ghi tên người ký duyệt văn bản đi.
(7). Ghi những điều cần thiết khác.
- Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn
bản. Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được
thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản
của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Làm thủ tục phát hành văn bản: Lựa chọn phong bì, bì văn bản phải
Sau khi đã thống nhất và duyệt, nhân viên văn thư hoặc người chịu trách
nhiệm khác sẽ thực hiện đánh số thứ tự đăng ký cho văn bản nội bộ và phát
hành văn bản nội bộ theo yêu cầu.
16
e. Quản lý hồ sơ công việc
Hiện tại, trường Đại học Hùng Vương chưa sử dụng hệ thống quản lý hồ
sơ công việc, song công tác quản lý hồ sơ công việc là cần thiết đối với mỗi
cá nhân, cán bộ trong mỗi cơ quan, đơn vị. Quản lý hồ sơ công việc trực
tuyến tạo ra môi trường cho phép trao đổi thông tin nội bộ dễ dàng và nhanh
chóng, thông tin mọi lúc, mọi nơi rút ngắn thời gian hoàn thành công việc,
tăng năng suất làm việc, quản lý dữ liệu tập trung và thống nhất, hệ thống tài
liệu và hồ sơ được quản lý tập trung và cho phép ban hành, phê duyệt tài liệu,
công việc trực tuyến trên mạng.
Quản lý “Hồ sơ công việc” là mô đun quản lý tất cả các công việc trong
cơ quan. Mọi công việc đều được xử lý bởi các hồ sơ công việc. Mô đun được
chia thành hai phần đó là: Phiếu giao việc và Hồ sơ công việc.
- Phiếu giao việc:
Đây là mô đun quản lý các phiếu giao việc được giao bởi lãnh đạo tới
các chuyên viên trong toàn cơ quan.
Phiếu giao việc được tạo ra theo hai cách như sau:
- Tạo từ một văn bản đến để xử lý văn bản
- Tạo trực tiếp
Lãnh đạo tạo ra các phiếu giao việc sau đó giao cho bộ phận, phòng ban
dưới cấp mình, khi đó công việc sẽ được giao trực tiếp tới cán bộ quản lý bộ
phận đó. Sau khi nhận được phiếu giao việc từ lãnh đạo, cán bộ quản lý
phòng, khoa chuyển lại phiếu giao việc cho chuyên viên xử lý chính. Chuyên
viên xử lý mở hồ sơ công việc dựa trên phiếu giao việc được giao, sau đó đưa
ra những ý kiến phản hồi về việc giải quyết phiếu giao việc.
Lãnh đạo thực hiện giao việc:
+ Có thể giao việc cùng lúc cho nhiều người, nhiều phòng ban, bộ phận.
Hình 1.2. Quy trình xử lý văn bản đi.
Văn thư
Nhập công văn đến
Trình lãnh đạo phê duyệt
Nhập thông tin về văn bản
Phân phối đến các bộ phận
liên quan
Lãnh đạo xem xét và ký nhận
văn bản
Văn thư
Nhận công văn đã trình lãnh đạo
phê duyệt từ bộ phận soạn thảo
Nhập thông tin về văn bản
Làm thủ tục chuyển phát và
theo dõi
Lưu văn bản đi và phân phối
đến các bộ phận liên quan
Lãnh đạo bộ phận ký nhận
19
c. Sơ đồ xử lý văn bản nội bộ
Hình 1.3. Quy trình xử lý văn bản nội bộ.
d. Sơ đồ xử lý hồ sơ công việc
Hình 1.4. Quy trình xử lý hồ sơ công việc.
Văn thư
Nhận công văn từ lãnh
đạo yêu cầu xử lý
Nhập thông tin về văn bản
Phân phối đến các bộ phận
liên quan
Lãnh đạo xem xét và ký
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được thì công tác văn thư vẫn còn gặp
một số hạn chế sau:
- Hiện nay Trường Đại học Hùng Vương chưa có phần mềm quản lý văn
bản và hồ sơ công việc trực tuyến, việc quản lý vẫn thủ công nên gặp không ít
khó khăn trong công tác tra cứu, tìm kiếm.
- Về thiết bị tương đối đầy đủ, song bộ phận văn thư cần có một máy
scan để thuận tiện cho công việc khi có nhu cầu sử dụng “Hệ thống quản lý
văn bản và hồ sơ công việc trực tuyến”.
Vì vậy, em chọn nghiên cứu đề tài khóa luận với mong muốn có thể
phục vụ cho công tác quản lý của bộ phận văn thư tại trường, góp phần làm
cho trường ngày một hùng mạnh hơn.
21
Copyright: Tài liệu đại học ©