Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Chơng 1 . Cơ sở lí luận của quản trị dự trữ hàng hoá
trong doanh nghiệp .
1.1. Vai trò của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp .
1.1.1. Mục đích của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp .
Khái niệm về dự trữ hàng hoá :
Hàng hoá là một sản phẩm đợc sản xuất ra , trớc hết nó phải có công dụng
thoả mãn
một nhu cầu nào đó của xã hội ( sản xuất hoặc tiêu dùng ) và nó phải đợc bán
ra cho ngời khác chứ không phải tự tiêu dùng . Nh vậy , hàng hoá của doanh
nghiệp này cũng có thể vật t đầu vào của một doanh nghiệp khác .
Sản phẩm hàng hoá dự trữ trong doanh nghiệp có thể là vật t đầu vào phục
vụ cho sản xuất , và có thể là sản phẩm hàng hoá từ khi sản xuất đến khi đợc đem
tiêu dùng ( sử dụng ).
Dự trữ hàng hoá là trạng thái sản phẩm hàng hoá cha đợc sử dụng ( tiêu
dùng) theo công dụng, mục đích của nó. Là sản phẩm hàng hoá, nó luôn luôn phải
tuân theo một quá trình vận động từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Đó chính là
quá trình trao đổi hàng hoá, lu thông hàng hoá. Sản xuất ra hàng hoá là để tiêu
dùng, chỉ khi bớc vào tiêu dùng sản phẩm trở lại thành sản phẩm đích thực. Dự trữ
hàng hoá chính là sự tồn tại của sản phẩm dới dạng hàng hoá, là sự ngng đọng của
sản phẩm hàng hoá, đó là trạng thái sản phẩm hàng hoá đang trong quá trình vận
động từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng sản xuất hoặc tiêu dùng cá nhân.
Khái niệm về quản trị dự trữ hàng hoá :
Quản trị dự trữ theo cách tiếp cận quá trình: Gồm các hoạt động quản trị
liên quan đến
việc hoạch định, tổ chức, kiểm soát hàng hoá dự trữ trong doanh nghiệp
nhằm đạt đợc các mục tiêu xác định.
Quản trị dự trữ theo cách tiếp cận nội dung: Quản trị hàng hoá đợc tiến
hành trên ba phơng diện chính là quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật, quản trị
1
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
trữ, bảo quản ở trong kho nhằm phục vụ tốt nhất việc sản xuất, lu thông hàng hoá
của doanh nghiệp.
Nh vậy, quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp phải thực hiện đúng một
số các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 1: Xây dựng định mức dự trữ hàng hoá tối u cho doanh nghiệp.
Chúng ta cần đảm bảo đợc nguyên tắc này do:
Định mức dự trữ hàng hoá là sự quy định đại lợng tối thiểu phảI có theo kế
hoạch của doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp đợc tiến hành bình thờng, liên tục và đều đặn.
Qua kháI niệm trên cho thấy hàng hoá không đủ mức cần thiết nó sẽ làm cho
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có nguy cơ bị gián đoạn và ngợc
lại nếu dự trữ vợt mức cần thiết sẽ dẫn đến ứ đọng hàng hoá, ứ đọng vốn gây ra
lãng phí cho doanh nghiệp, bởi vậy để có đủ hàng hoá cho hoạt động sản xuất kinh
doanh, tránh tình trạng dự trữ quá ít hoặc quá nhiều cần phảI tiến hành định mức
dự trữ hàng hoá.
Khi tiến hành định mức dự trữ hàng hoá, cần phảI tuân theo các quy tắc sau:
Qui tắc 1: Phải xác định đại lợng dự trữ tối thiểu, tối đa và bình quân nhằm
đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc duy trì bình th-
ờng trong mọi tình huống.
Qui tắc 2: Phải xác định đại lợng dự trữ trên cơ sở tính toán tất cả các nhân tố
ảnh hởng trong kỳ kế hoạch liên quan đến khả năng cung ứng và khả năng thực tế
tiêu dùng của kỳ báo cáo cũng nh quan tâm tới hệ thống giao thông mạng lới th-
ơng mại, tình hình thị trờng và khả năng cạnh tranh.
Qui tắc 3: Phải tiến hành định mức dự trữ từ cụ thể đến tổng hợp để tính toán
một cách đầy đủ các điều kiện cung ứng với hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp.
Nguyên tắc 2: Thực hiện đúng các nguyên tắc, nhiệm vụ, nội dung của các
nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá ở kho và nhiệm vụ, nội dung của nghiệp vụ bảo
quản hàng hoá ở kho.

4
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Nhóm B: Chiếm 10% đến 20% giá trị dự trữ, là nhóm hàng hoá ít quan
trọng hơn. Cần đợc theo dõi và chăm sóc định kỳ, nó thuộc tầm kiểm soát của nhà
quản trị cấp trung gian.
Nhóm C : Chiếm 50% đến 60% về số lợng dự trữ , nhng chỉ thực hiện từ 5%
đến 10% giá trị dự trữ nên ảnh hởng ít đến hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp. Do đó những mặt hàng này đợc giao theo dõi cho các nhà quản trị cấp cơ
sở.
- Phân loại hàng hoá căn cứ theo công dụng và tính chất lí hoá của sản
phẩm hàng hoá.
Đảm bảo hệ thống kho tàng phù hợp với việc bảo quản và bảo vệ
hàng hoá:
Hàng hoá trong kho thuộc nhiều loại, có tính chất lí hoá khác nhau và yêu
cầu bảo
quản khác nhau. Ví dụ :
Hàng nông sản cần tránh ma nắng, ẩm, cần đợc bảo vệ trớc sự phá hoại của
sâu
bọ, côn trùng, chuột, ..Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đ ợc m-
a, nắng, có phơng tiện phòng chống sinh vật phá hoại.
Các hàng hoá có giá trị cao cần đợc bảo vệ nghiêm ngặt.
Các loại hàng hoá dễ cháy cần phải đợc bảo quản trong các kho có khả năng
chống cháy và có thiết bị, phơng tiện phòng, chữa cháy.
Các hàng hoá dễ lây mùi phảI đợc bảo quản riêng .
Phơng pháp và phơng tiện chất xếp hàng trong kho khoa học:
Phơng pháp, phơng tiện chất xếp khoa học vừa đảm bảo không h hỏng hàng
hoá,
vừa đảm bảo dễ dàng, thuận tiện trong việc xuất hàng. Cần có sơ đồ sắp xếp
hàng trong kho một cách hợp lý.
Thực hiện chế độ theo dõi hàng trong kho về mặt hiện vật:

Tính theo giá mua thực tế :
Hàng hoá dự trữ sẽ đợc hạch toán theo giá mua vào thực tế, Phơng pháp này
cho
6
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
phép tính chính xác số vốn hàng hoá còn đọng lại trong kho, nhng cũng là
phơng pháp rất khó thực hiện trên thực tế bởi vì không phải lúc nào cũng có thể
phân định chính xác hàng hoá dự trữ nào đợc mua với giá nào.
Phơng pháp tính theo giá mua bình quân gia quyền:
Đây là phơng pháp tơng đối dễ thực hiện nên thờng đợc áp dụng trong thực
tế, bởi
vì dựa vào sổ sách nhập kho ngời ta dễ dàng tính đợc giá mua bình quân gia
quyền và giá trị hàng hoá dự trữ sẽ bằng lợng hàng hoá dự trữ nhân với giá bình
quân gia quyền ( vì vậy đại lợng giá trị này chỉ là số gần đúng). Giá bình quân gia
quyền có thể tính bằng công thức sau:
Giá bình quân gia truyền =
Và mỗi lần xuất hàng phải giá hàng hoá theo phơng pháp bình quân gia
quyền.
Phơng pháp tính theo lô :
Theo lô, có hai phơng pháp hạch toán hàng hoá dự trữ :
Phơng pháp nhập trớc xuất trớc :
Theo phơng pháp này ngời ta giả định các lô hàng đợc xuất theo trình tự lô
nào
nhập trớc sẽ đợc xuất trớc, hết lô nọ sẽ đến lô tiếp theo. Nh vậy hàng hoá dự
trữ sẽ thuộc lô nhập sau cùng và đợc tính theo giá mua vào của lô đó.
Phơng pháp nhập sau xuất trớc:
Phơng pháp này lại ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc, theo
phơng pháp này thì hàng hoá xuất ra sẽ theo trình tự từ lô nhập vào sau cùng
dần cho đến lô nhập vào đầu tiên. Nh vậy hàng hoá dự trữ thuộc (những) lô nhập
đầu tiên và phải đợc hạch toán theo giá của (những) lô đó.

hàng tồn kho
Trị giá hàng
tồn kho
Trị giá mua
vào của hàng
bán ra
Lãi gộp
Giá b/q gia quyền 11,73 93840 258060 71940
Giá nhập trớc
xuất trớc
13,00 104000 248000 82000
Giá nhập sau xuất
trớc
10,00 80000 272000 58000
Nh vậy các phơng pháp hạch toán khác nhau sẽ cho giá trị hàng hoá dự trữ
không giống nhau và các trị giá mua vào của hàng bán ra khác nhau, dẫn đến lãi
gộp không giống nhau. Vì vậy, các nhà quản trị có thể sử dụng các phơng pháp
hạch toán khác nhau để có thể quyết định giá bán ra có lợi nhất và làm thay đổi
mức lợi nhuận trên sổ sách.
Các phơng pháp hạch toán hàng hoá dự trữ chỉ liên quan đến vấn đề định
giá chứ không liên quan đến mặt hiện vật. Các chính sách của doanh nghiệp sẽ chi
phối mặt hàng nào sẽ đợc dùng đợc tiêu thụ trớc ngay khi có yêu cầu. Và lợi
nhuận của doanh nghiệp đợc tạo ra do giá bán cao hơn tổng chi phí để có đợc hàng
hoá. Hạch toán hàng hoá dự trữ là nhằm tính toán chính xác hơn chi phí đó.
8
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Các phơng pháp hạch toán Nhập trớc xuất trớc và Nhập sau xuất tr-
ớc đợc áp dụng nhiều hơn ở doanh nghiệp có dự trữ hàng hoá lớn và thời gian lu
kho lâu. Về nguyên tắc nên sử dụng phơng pháp nhập sau xuất trớc trong thời kỳ
lạm phát và phơng pháp nhập trớc xuất trớc trong thời kỳ giảm phát. Đối với

- Chi phí do gián đoạn hàng hoá dự trữ khi thiếu hàng hoá phục vụ cho
sản xuất, thiếu hàng hoá bán ra thị trờng của doanh nghiệp. Việc hạch toán đợc chi
phí giúp chúng ta nhận thấy đợc tầm quan trọng của công tác quản trị kinh tế dự
trữ hàng hoá.
Quản trị kinh tế dự trữ hàng hoá, tức là chúng ta phải đi xây dựng xác
định đợc các chỉ tiêu dự trữ hàng hoá nh:
- Chỉ tiêu dự trữ hàng hoá cao nhất: Đây là chỉ tiêu dự trữ đợc xác định
trên cơ sở lợng dự trữ thấp nhất cộng với lợng hàng nhập mỗi lần. Chỉ tiêu này có
hai cách để xác định nh sau:
Xác định theo lợng hàng hoá: Dự trữ thấp nhất + lợng hàng hoá nhập/lần.
Xác định theo số ngày: Dự trữ thấp nhất (ngày) và khoảng cách giữa 2lần
nhập hàng.
- Chỉ tiêu dự trữ hàng hoá thấp nhất: Chỉ tiêu này đợc xác định dựa trên
những căn
cứ sau : + Lợng hàng hoá bán ra bình quân trong ngày.
+ Lợng hàng hoá bảo hiểm tránh rủi ro hàng hoá về nhập.
+ Lợng hàng hoá bán tại quầy .
+ Các lợng hàng hoá cần thiết để chuẩn bị cho các khâu chuẩn bị sản
xuất, chuẩn bị bán hàng.
- Chỉ tiêu dự trữ bình quân : Đây là chỉ tiêu đợc xác định nh sau:
Dự trữ thấp nhất + Dự trữ cao nhất
Xác định theo lợng hàng: Dự trữ bình quân = 2
Xác định theo số ngày: Dự trữ bình quân = Dự trữ thấp nhất + 1/2 khoảng
cách giữa 2 lần nhập hàng.
Trong thực tế kinh doanh, các doanh nghiệp có thể sử dụng một số các mô
hình quản trị kinh tế hàng hoá dự trữ sau đây:
10
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Mô hình dự trữ theo lợng đặt hàng kinh tế EOQ (economic order
quantity)

năm.
Mô hình dự trữ thời điểm (JIT):
Trong phơng thức kinh doanh JIT ngời công nhân ở công đoạn sản xuất sau
khi
nhận đợc sản phẩm của công đoạn sản xuất trớc nếu đạt yêu cầu họ sẽ để lại
1 thẻ Kamban xác nhận chất lợng sản phẩm, có nghĩa là họ đặt sản xuất thêm sản
phẩm nh vậy tiếp theo. Điều này chứng tỏ Kamban là công cụ quan trọng trong hệ
thống sản xuất kinh doanh của JIT.
Các doanh nghiệp Nhật Bản là ngời đầu tiên sử dụng mô hình dự trữ này.
Mục tiêu của JIT là vừa đủ.
Ưu điểm:
Hàng hoá sẽ đợc đa đến nơi sản xuất, nơi bán đúng lúc cần đến nó, lợng dự
trữ
đúng thời điểm là lợng dự trữ tối thiểu lúc cần thiết giữ cho hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp đợc diễn ra bình thờng. Với phơng thức cung ứng và dự
trữ đúng thời điểm doanh nghiệp cần phải xác định chính xác lợng từng loại hàng
hoá để đảm bảo từng loại hàng hoá đợc đa đến nơI có nhu cầu đúng lúc, không
sớm quá cung không muộn quá.
Cho phép giảm thiểu chi phí có liên quan đến cung ứng hàng hoá, đặc biệt
làm cho vốn hàng hoá quay vòng nhanh hơn. Tuy nhiên để tránh rủi ro cần có sự
hợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp vì trên thực tế nhà cung cấp
phảI gánh vác việc dự trữ hàng hoá cho các doanh nghiệp thơng mại.
12
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Nhợc điểm:
Các đơn vị bán hàng chỉ đợc và cần phải bán hết một lợng hàng nhất định
trong khoảng thời gian định trớc, điều này có thể làm giảm tính chủ động linh hoạt
trong kinh doanh.
Mô hình dự trữ nhập trớc xuất trớc (FIFO) và nhập sau xuất trớc
(LIFO) :

doanh nghiệp thơng mại, nhng sự hình thành, duy trì và phân bố dự trữ cũng
nh quyết định khối lợng dự trữ, các loại dự trữ, lại tuỳ thuộc vào các nhân tố bên
trong và bên ngoài khác nhau của mỗi doanh nghiệp.
Có thể hình dung theo sơ đồ (sơ đồ 2) sau:
Các nhóm nhân tố
Nhân
tố sản
xuất
Nhân
tố tiêu
dùng
Giao
thông
vận tải
Điều
kiện tự
nhiên
và đặc
điểm
của
hàng
hoá
Tiến
bộ
khoa
học
công
nghệ
Chính
trị và

- Thuế, lãi suất tiền vay
ngân hàng.
- Chi phí kinh doanh và
chi phí lu thông.
- Bảo hiểm.
Vốn và nguồn nhân lực
Trình độ quản trị và kinh
nghiệm kinh doanh.
Đặc điểm của hàng hoá,
giá trị hàng hoá và nhu
cầu.
Các nhóm nhân tố khách quan bên ngoài doanh nghiệp:
- Các nhân tố sản xuất: bao gồm trình độ chuyên môn hoá sản xuất mặt hàng,
14
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
quy mô của doanh nghiệp sản xuất, công nghệ áp dụng trong sản xuất, chu
kỳ sản xuất, các cơ sở hiện có của sản xuất cùng mặt hàng và mối quan hệ của
doanh nghiệp.
- Các nhân tố tiêu dùng: bao gồm quy mô, khối lợng và cơ cấu tiêu dùng
mặt hàng; sự thay đổi của nhu cầu tiêu dùng, tính chất thời vụ, các khu vực
và khách hàng tiêu dùng chủ yếu có quan hệ với doanh nghiệp thơng mại.
- Giao thông vận tải: Sự hình thành và phát triển của các tuyến đờng giao
thông và khả năng vận tảI của từng loại phơng tiện giao thông, tốc độ vận
chuyển trung bình . Khả năng thông qua của các cảng, ga đầu mối và cơ chế tổ
chức quản lý vận tảI hàng hoá. Mối quan hệ trong vận tải hàng hoá của doanh
nghiệp thơng mại.
- Điều kiện tự nhiên và đặc điểm của hàng hoá:
Các yếu tố thuộc về khí hậu, thời tiết, các mùa, Không chỉ liên quan đến
điều kiện kinh doanh mà còn liên quan đến dự trữ, bảo quản, bảo vệ hàng hoá
dự trữ.

- Về văn hoá xã hội và phong tục tập quán: Những nhân tố này cũng ảnh
hớng tới hoạt động dự trữ hàng hoá.
Tóm lại, các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp thơng mại có ảnh hởng đến dự
trữ hàng hoá của doanh nghiệp thơng mại, đến khối lợng, thời gian và giá trị của
hàng hoá dự trữ. Tuy nhiên , thì còn cần phải xét cả đến các nhân tố bên trong
doanh nghiệp thơng mại.
Các nhân tố chủ quan bên trong của doanh nghiệp thơng mại:
Doanh nghiệp thơng mại là ngời quyết định lĩnh vực kinh doanh, thị trờng
mục tiêu, nguồn cung ứng và đơng nhiên cũng là ngời quyết định việc dự trữ
hàng hoá của doanh nghiệp theo yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh, là
đảm bảo hàng hoá phục vụ cho kế hoạch sản xuất, cho khách hàng một cách liên
tục, thuận lợi, không bị gián đoạn, Những nhân tố sau có ảnh hởng lớn đến dự trữ
hàng hoá ở doanh nghiệp thơng mại.
- Vốn kinh doanh và nguồn nhân lực của doanh nghiệp thơng mại: Doanh
nghiệp có vốn kinh doanh lớn sẽ có điều kiện trong cùng một thời điểm nhập
đợc nhiều mặt hàng khác nhau và với khối lợng lớn. Buôn tài không bằng dài
vốn. Doanh nghiệp thơng mại có đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ
16
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
chuyên môn cao, chuyên nghiệp có nghề, đội ngũ cán bộ nhân viên kinh doanh có
kinh nghiệm trên thơng trờng sẽ giúp cho doanh nghiệp thơng mại khai thác đợc
nguồn hàng phong phú và mở rộng đợc thị trờng của doanh nghiệp thơng mại.
- Trình độ quản trị và kinh nghiệm kinh doanh là nhân tố quan trọng quyết
định chiến lợc kinh doanh, các kế hoạch sản xuất kinh doanh có tính khả thi và có
hiệu quả kinh tế cao. Trình độ quản trị cao và đợc thực tế thơng trờng trảI nghiệm
giúp cho doanh nghiệp thơng mại sử dụng các yếu tố nguồn lực của mình có cân
nhắc, tính toán và tiết kiệm đợc các chi phí sản xuất kinh doanh, rút ngắn đợc thời
gian luân chuyển hàng hoá, hạn chế đợc rủi ro, thiệt hại trong sản xuất kinh doanh.
- Đặc điểm của hàng hoá, giá trị của hàng hoá và nhu cầu: Dự trữ hàng hoá
phải dựa trên đặc điểm của hàng hoá. Đặc điểm của nguồn hàng sản xuất, thu

tải, công ty đợc đổi tên thành Nhà máy sản xuất phụ tùng Ngô Gia Tự.
Sau đó theo quyết định số 598/QĐ/TCCB ngày 4/5/1993 với tên gọi Nhà máy
Ngô Gia Tự và giấy phép đăng ký kinh doanh số 108516 ngày 14/6/1993, với các
ngành nghề cơ khí sản xuất phụ tùng, phụ kiện của ngành giao thông , lắp ráp xe
gắn máy.
Và đến tháng 6/1996, Nhà máy Ngô Gia Tự đợc đổi tên thành: Công ty cơ
khí Ngô Gia Tự, thuộc Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải.
Quá trình phát triển của công ty:
Lúc đầu thành lập, đó chỉ là 1 xởng nhỏ, sau bao thăm trầm cùng bao tổ chức
quản lý khác nhau, nó đợc mở rộng và phát triển dần lên thành 1 doanh nghiệp nhà
nớc có qui mô lớn nh ngày nay.
Hiện tại, công ty có những trụ sở và các phân xởng sản xuất nh sau:
Trụ sở giao dịch và xởng sửa chữa ô tô: 16 Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà
Nội.
19
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Trụ sở chính gồm những phòng ban đầu não của công ty và phân xởng Neo,
phân xởng Bạc Bimêtal, phân xởng cơ khí thiết bị công trình: Thuộc khu công
nghệ Ngọc Hồi, CN2.
Xí nghiệp taxi G và các dịch vụ vận tại khác: Có trụ sở ở 126 Xuân Thuỷ,
Cầu Giấy, Hà Nội.
Nhà máy lắp ráp ô tô, ở khu công nghiệp Phố Lối Hng Yên, đang trong quá
trình đợc xây dựng.
Tạm thời trong mấy năm qua, phân xởng lắp ráp ô tô khách vẫn đợc hoạt
động ở địa điểm thuê của công ty V26.
Qua nhiều năm hình thành và phát triển, công ty không ngừng phát triển lớn
mạnh,là 1 Doanh nghiệp lớn phát triển bền vững, ổn định, mở rộng và phát triển về
sản xuất, cũng nh công tác tìm kiếm mở rộng thị trờng, nâng cao đợc vị thế, uy tín
dần dần hình thành thơng hiệu công ty.
Song song với đó là sự quan tâm tới đời sống của cán bộ công nhân