PHÒNG GIÁO DỤC ĐÀO TẠO HUYỆN DẦU TIẾNG
TRƯỜNG MẪU GIÁO AN LẬP
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
ĐỀ TÀI:

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM OPEN
OFFICE LÀM SỔ THEO DÕI
NHÓM TRẺ
Giáo viên : Nguyễn Thị Hồng

NĂM HỌC 2011 - 2012

PHÒNG GIÁO DỤC ĐÀO TẠO HUYỆN DẦU TIẾNG
TRƯỜNG MẪU GIÁO AN LẬP
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
ĐỀ TÀI:

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM OPEN
OFFICE LÀM SỔ THEO DÕI
NHÓM TRẺ
Giáo viên : Nguyễn Thị Hồng

(Chỉnh sửa lần thứ nhất: tháng 03 năm 2012)

NĂM HỌC 2011 - 2012
Đề tài: Ứng dụng phần mềm Open Office Calc làm Sổ theo dõi nhóm trẻ

LỜI GIỚI THIỆU
Trong quá trình dạy trẻ mầm non, công việc nhiều, sổ sách nhiều, thời gian ít, đòi
hỏi bản thân giáo viên phải có cách thức để cải tiến, tăng hiệu quả giải quyết công việc.

1.3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn đề tài 4
1.4. Những điểm nhấn trong đề tài này 4
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 6
2.1. Khảo sát thực trạng 6
2.1.1. Khảo sát Sổ theo dõi nhóm trẻ 6
2.1.2. Yêu cầu cần cải tiến 9
2.2. Khảo sát phần mềm Open Office Calc 9
2.2.1. Tìm kiếm bộ phần mềm Open Office 9
2.2.2. Cài đặt bộ phần mềm Open Office 13
2.3. Thực hiện theo dõi nhóm trẻ trên phần mềm Open Office Calc 20
2.3.1. Phác thảo bảng tính 20
2.3.2. Thực hiện tính toán 23
CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN 34
3.1. Kiểm thử kết quả 34
3.2. Đánh giá đề tài 35
3.3. Kiến nghị 36
3.4. Kết luận 37
DANH MỤC HÌNH MINH HỌA 38
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 Trang 2/40 Sáng kiến kinh nghiệm
Đề tài: Ứng dụng phần mềm Open Office Calc làm Sổ theo dõi nhóm trẻ

CHƯƠNG 1: ĐẶT VẤN ĐỀ
Lời dẫn:
Chương này khái quát bối cảnh thực hiện đề tài, lí do chọn đề tài, đối tượng và
phạm vi nghiên cứu của đề tài, cũng như nêu bật một số điểm về tính mới của đề tài.
1.1. Bối cảnh thực hiện đề tài
Trong những năm qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin đang được đẩy mạnh ở

khác, để các đồng nghiệp có thể ứng dụng trong công việc, hoặc có những cải tiến
nhằm giảm nhẹ thời gian và công sức trong khi làm các sổ sách hàng ngày trên lớp.
Một lý do nữa để chọn đề tài này là cách thức thực hiện đơn giản, khả thi đối với đa
số giáo viên, đặc biệt là giáo viên mầm non, dựa trên phần mềm Open Office Calc, một
phần mềm xử lý bảng tính trong bộ phần mềm Open Office (tương tự như Microsoft
Sáng kiến kinh nghiệm Trang 3/40
Trường Mẫu Giáo An Lập Năm học 2011 - 2012
Office). Phần mềm này có tính năng tương tự như phần mềm Excel, được phép sử dụng
miễn phí, có giao diện tiếng Việt, thuận tiện cho giáo viên mầm non sử dụng.
1.3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn đề tài
Đối tượng nghiên cứu trong đề tài này là: đưa ra một phương án khả thi, thuận tiện,
hiệu quả bằng cách ứng dụng phần mềm Open Office Calc tạo ra một tập tin bảng tính
để theo dõi nhóm trẻ, nhằm thay thế một phần cho Sổ theo dõi nhóm trẻ, giúp giáo
viên tiết kiệm thời gian, công sức khi làm báo cáo cuối tháng, cuối quý, giúp ban giám
hiệu nhà trường giảm nhẹ thời gian, công sức khi kiểm tra, đánh giá.
Trong phạm vi nghiên cứu, đề tài trình bày cách thức để tạo một bảng tính theo dõi
nhóm trẻ trên phần mềm Open Office Calc, trình bày một số tính năng, một số hàm
trong Open Office Calc có liên quan. Đề tài cũng trình bày cách sử dụng bảng tính để
tạo bản in của các bảng theo dõi nhóm trẻ.
Trong phạm vi của đề tài, các chức năng quá chuyên sâu của phần mềm Excel hoặc
Open Office Calc sẽ không được đề cập đến.
Đề tài này cũng không nhằm mục đích hoàn toàn thay thế Sổ theo dõi nhóm trẻ
bằng tập tin bảng tính trên phần mềm Open Office Calc. Việc thay thế Sổ Sổ theo dõi
nhóm trẻ bằng một tập tin bảng tính cũng là một định hướng, tuy nhiên, trong thời
điểm hiện tại, việc khảo sát và thực hiện nghiên cứu này nằm ngoài phạm vi của đề tài.
1.4. Những điểm nhấn trong đề tài này
Tính mới:
Thứ nhất, đề tài này đặt ra vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý
và theo dõi nhóm trẻ, một vấn đề mà ở cấp học mầm non các giáo viên chưa ứng dụng
nhiều. Trong thời điểm hiện tại, các sáng kiến kinh nghiệm tại các cấp cơ sở, cấp

trong quá trình kiểm tra Sổ theo dõi nhóm trẻ của các lớp.
Thứ hai, phần mềm này được phép sử dụng miễn phí, thay vì phải tốn chi phí để
mua bản quyền như Microsoft Office, ứng dụng phần mềm này sẽ tiết kiệm được chi
phí bản quyền khi triển khai rộng rãi đề tài trong thực tế.
Thứ ba, giao diện tiếng Việt trên phần mềm sẽ giúp giáo viên mầm non và cả giáo
viên các cấp khác tiếp cận nhanh hơn, thời gian để học cách sử dụng ngắn hơn, từ đó
việc triển khai đề tài trên quy mô lớn cũng nhanh hơn, chi phí đào tạo cũng giảm đi.
Thứ tư, việc triển khai cài đặt phần mềm này trên máy tính là dễ dàng, nhanh chóng
(khoảng 05 phút), bởi đã có giao diện tiếng Việt và dung lượng không lớn (khoảng 150
Megabytes) nên việc cài đặt trên máy tính sẽ thuận tiện hơn hẳn, đa số các giáo viên
đều có thể tự làm được.

Đến đây, chúng ta đã khái quát được bối cảnh thực hiện đề tài, lý do chọn đề tài,
đối tượng và phạm vi nghiên cứu, cùng với một số điểm nhấn trong đề tài. Chúng ta sẽ
chuyển qua phần khảo sát thực tế và giải quyết vấn đề trong chương tiếp theo.
Sáng kiến kinh nghiệm Trang 5/40
Trường Mẫu Giáo An Lập Năm học 2011 - 2012
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Lời dẫn:
Chương trước đã giới thiệu bối cảnh thực hiện đề tài, lí do chọn đề tài, đối tượng và
phạm vi nghiên cứu của đề tài, cũng như nêu bật một số điểm về tính mới của đề tài.
Chương này sẽ nêu ra những yêu cầu trong thực tế đòi hỏi phải có sự cải tiến.
Ngoài ra, chương này cũng đề cập đến một số tính năng trong phần mềm Open Office
Calc, và đưa ra giải pháp thông qua việc mô tả cách thức ứng dụng phần mềm này để
làm sổ theo dõi nhóm trẻ trên máy tính.
2.1. Khảo sát thực trạng
2.1.1. Khảo sát Sổ theo dõi nhóm trẻ
Đầu năm học, mỗi lớp học ở bậc mầm non được cấp được cấp phát Sổ theo dõi
nhóm trẻ, giáo viên đứng lớp có nhiệm vụ ghi chép hằng ngày. Cuối tháng, cuối quý,

ngày nữa là hết tháng thì tuần học đó nằm trong tháng, nếu ngược lại
thì tuần học đó thuộc tháng kế tiếp;
Ví dụ: Tính số tuần học của tháng 10, tháng 11, tháng 12 như trong hình
dưới đây:

Hình 1: Bảng theo dõi trẻ đến lớp tháng 10

Hình 2: Bảng theo dõi trẻ đến lớp tháng 11
Sáng kiến kinh nghiệm Trang 7/40
Trường Mẫu Giáo An Lập Năm học 2011 - 2012

Hình 3: Bảng theo dõi trẻ đến lớp tháng 12
Chúng ta thử tính số tuần học trong tháng 11 (như trong hình). Xét tuần
đầu tháng: tuần này có 04 ngày học (ngày 1, 2, 3, 4) thuộc tháng 11, 04
ngày >= 03 ngày, vậy tuần này thuộc tháng 11, sẽ gồm 05 ngày học:
31/10/2011 – 01/11/2011. Xét tuần cuối tháng: có 03 ngày nữa là hết
tháng (28, 29, 30), 03 ngày >= 03 ngày, nên tuần này cũng thuộc tháng
11, gồm 05 ngày học: 28/11/2011 – 02/12/2011. Như vậy, số tuần học
trong tháng 11 là 05 tuần. Tương tự, tháng 10/2011 có 04 tuần học
(ngày cuối 31/10 thuộc tuần đầu tiên của tháng 11), và tháng 12/2011
cũng có 04 tuần học (02 ngày đầu tháng thuộc tháng 11).
¾ Với những tháng có 04 tuần: tổng số tuần đạt danh hiệu “BN” lớn hơn
hoặc bằng 03 ( >= 3);
¾ Với những tháng có 05 tuần: tổng số tuần đạt danh hiệu “BN” lớn hơn
hoặc bằng 04 ( >= 4);
▪ Tính các số liệu tổng hợp:
¾ Tổng số ngày học trong tháng = (sĩ số) * (số ngày học)
¾ Tổng vắng = tổng các ngày vắng có phép (P) + tổng các ngày vắng
không phép (K)
¾ Số ngày hiện diện = “Tổng số ngày học trong tháng” – “Tổng vắng”

viên không có sổ để ghi chép tại lớp, bắt buộc phải ghi chép tạm, khi Ban Giám
hiệu trả sổ về thì giáo viên lại chép lại từ bản ghi chép tạm vào sổ, điều này làm
phát sinh thêm một công đoạn ghi chép qua lại;
− Khi cần, việc tổng hợp số liệu của toàn đơn vị cũng không thuận tiện;
− Việc báo cáo nhanh bằng cách gửi qua email khó thực hiện được.
Từ việc nhận thấy những bất lợi trên đây, chúng ta đưa ra cải tiến bằng cách ứng
dụng phần mềm Open Office Calc để xử lý các số liệu, thay thế cho cách xử lý thủ
công hiện tại để khắc phục những vấn đề đã nêu ra, nhằm tiết kiệm thời gian và công
sức và giảm sai sót trong công việc tính toán, cũng như trong quá trình kiểm tra.
Để làm được điều này, chúng ta sẽ bước đầu khảo sát bộ phần mềm Open Office,
đặc biệt là Open Office Calc, sẽ được trình bày trong phần kế tiếp.
2.2. Khảo sát phần mềm Open Office Calc
2.2.1. Tìm kiếm bộ phần mềm Open Office
Trong phần này, chúng ta dùng trình duyệt Firefox và dịch vụ tìm kiếm
www.google.com để tìm kiếm các thông tin liên quan về bộ phần mềm Open Office,
sau đó chúng ta sẽ tải bộ cài đặt của phần mềm này về máy tính để thực hiện cài đặt.
Mục 2.2.1 và 2.2.2 sẽ minh họa cho quá trình tìm kiếm và cài đặt bộ phần mềm này.
Trước hết, chúng ta tìm kiếm bộ cài đặt phần mềm trên website
www.openoffice.org/vn, chúng ta sử dụng trình duyệt Firefox và dịch vụ tìm kiếm
www.google.com.vn để tìm kiếm bộ cài đặt này:
Sáng kiến kinh nghiệm Trang 9/40
Trường Mẫu Giáo An Lập Năm học 2011 - 2012

Hình 4: Tìm kiếm phần mềm Open Office bằng dịch vụ tìm kiếm Google trên trình duyệt Firefox với
giao diện bằng tiếng Việt
Rất nhanh chóng, chúng ta tìm được website www.openofffice.org/vi và ở ngay
trang chủ của website, chúng ta đọc thấy lời giới thiệu: “OpenOffice.org là đề án phần
mềm nguồn mở với mục đích qua sự đóng góp của cộng đồng những người viết phần
mềm, soạn thảo ra một chương trình ứng dụng văn phòng hoạt động được với tất cả các
hệ điều hành phổ biến và khai thác các chức năng ”:

Đến đây, chúng ta đã thực hiện việc tải xong bộ cài đặt của phần mềm. Phần tiếp
theo sẽ minh họa các bước cài đặt.
2.2.2. Cài đặt bộ phần mềm Open Office
Chúng ta mở thư mục chứa phần mềm mà chúng ta vừa tải xong, bấm đúp chuột để
bắt đầu chạy các bước cài đặt.

Hình 11: Chương trình cài đặt bắt đầu Hình 12: Đồng ý với điều kiện sử dụng

Sáng kiến kinh nghiệm Trang 13/40
Trường Mẫu Giáo An Lập Năm học 2011 - 2012

Hình 13: Nhập Tên người dùng và Tổ chức (tên cơ quan) Hình 14: Chọn mục “Hoàn tất” để Open Office cài đặt tất cả các ứng dụng Trang 14/40 Sáng kiến kinh nghiệm
Đề tài: Ứng dụng phần mềm Open Office Calc làm Sổ theo dõi nhóm trẻ Hình 15: Bấm vào nút “Cài đặt” Hình 16: Chờ đợi vài phút để quá trình cài đặt hoàn thành

Sáng kiến kinh nghiệm Trang 15/40

Đề tài: Ứng dụng phần mềm Open Office Calc làm Sổ theo dõi nhóm trẻ Hình 24: Giao diện tiếng Việt của phần mềm soạn thảo văn bản Open Office Writer Hình 25: Giao diện tiếng Việt của phần mềm xử lý bảng tính Open Office Calc

Sáng kiến kinh nghiệm Trang 19/40
Trường Mẫu Giáo An Lập Năm học 2011 - 2012

Hình 26: Giao diện tiếng Việt của phần mềm trình chiếu Open Office Impress
Đến đây, chúng ta hoàn tất việc cài đặt. Từ những gì đã trình bày ở trên, chúng ta
nhận thấy là việc triển khai cài đặt bộ phần mềm Open Office lên máy tính không khó,
bởi lẽ chúng ta sử dụng trình duyệt Firefox tiếng Việt để truy cập website
có nội dung tiếng Việt. Các hướng dẫn cài đặt do bộ phần
mềm Open Office cung cấp là tiếng Việt, và giao diện phần mềm cũng hoàn toàn bằng
tiếng Việt. Do đó, việc triển khai bộ phần mềm này sẽ hoàn toàn khả thi đối với giáo
viên.
Việc triển khai đã hoàn thành, sau đây chúng ta thực hiện phác thảo bảng tính và
thực hiện công việc tính toán.
2.3. Thực hiện theo dõi nhóm trẻ trên phần mềm Open Office Calc
2.3.1. Phác thảo bảng tính
Dựa trên Sổ theo dõi nhóm trẻ, chúng ta sử dụng Open Office Calc để phác thảo
mẫu bảng tính như sau:
Trước tiên, chúng ta tạo tiêu đề cho các cột, và định dạng cho hàng tiêu đề này như
hình bên dưới:

Trang 20/40 Sáng kiến kinh nghiệm
Đề tài: Ứng dụng phần mềm Open Office Calc làm Sổ theo dõi nhóm trẻ

ghi “P”, trẻ vắng không phép: ghi “K”. Chúng ta thực hiện định dạng có điều kiện cho
các ô này để thuận tiện cho quan sát, bằng cách chọn lệnh “Định dạng có điều kiện ”
trên trình đơn “Định dạng”:

Hình 33: Định dạng có điều kiện
Đến đây, công việc phác thảo bảng tính đã hoàn tất. Chúng ta xem lại kết quả phác
thảo:

Hình 34: Kết quả khi phác thảo hoàn tất
Bản phác thảo đã xong, tuy nhiên chưa có các số liệu tính toán, chúng ta dựa trên
những gì đã phân tích ở phần 2.1.1 để thực hiện công việc tính toán.
2.3.2. Thực hiện tính toán
Công việc tính toán trong phần này nhìn chung là đơn giản. Chúng ta chuyển thể
những gì đã phân tích trong phần 2.1.1 thành dạng công thức, và sử dụng thêm một số
hàm đơn giản: hàm If, hàm CountBlank, hàm CountIf, Với giao diện tiếng Việt trên
Sáng kiến kinh nghiệm Trang 23/40