CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

I. KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
1. Khái niệm
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tiến hành phân loại - hệ thống hoá
tài liệu trong phông lưu trữ theo một phương án khoa học; trong
đó sửa chữa, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, đơn vị bảo quản; xác
định giá trị tài liệu; làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối
ưu cho công tác bảo quản phục vụ khai thác tài liệu.
2. Nguyên tắc
Công tác chỉnh lý tài liệu tuân theo nguyên tắc chỉnh lý tài
liệu theo phông lưu trữ (không phân tán phông lưu trữ). Theo
nguyên tắc này, khi chỉnh lý tài liệu của một phông lưu trữ chỉ
được chọn một phương án thống nhất. Trong trường hợp chỉnh lý
tài liệu của một phần phông lưu trữ cũng phải thực hiện chỉnh lý
theo phương án chung của toàn phông. Thực hiện nguyên tắc chỉnh
lý theo phông lưu trữ, tài liệu của phông nào được sắp xếp và chỉnh
lý theo phông đó, không để lẫn lộn tài liệu của các phông khác
nhau để chỉnh lý chung.
Thực hiện nguyên tắc chỉnh lý tài liệu theo phông lưu trữ, tài
liệu sau khi chỉnh lý sẽ phản ánh được các mặt hoạt động của cơ
quan đã sản sinh ra tài liệu và đảm bảo mối liên hệ lôgíc và lịch sử
của tài liệu lưu trữ, đảm bảo mối liên hệ, kết cấu tự nhiên vốn có
của tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ.
II. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC CHỈNH LÝ
TÀI LIỆU MỘT PHÔNG LƯU TRỮ
Khi chỉnh lý tài liệu, thường gặp ba trường hợp sau đây:
- Tất cả tài liệu của phông đã được lập hồ sơ.
88
- Một phần phông đã được lập hồ sơ, số tài liệu còn lại trong

- Xác định giá trị tài liệu kết hợp trong quá trình chỉnh lý.
- Sắp xếp đơn vị bảo quản vào cặp (hộp) và xếp cặp (hộp) lên
giá, tủ.
- Sơ bộ phân loại và thống kê tài liệu loại.
1.3. Giai đoạn tổng kết chỉnh lý.
Sau mỗi đợt chỉnh lý phải tiến hành tổng kết chỉnh lý. Các nội
dung công việc cần thực hiện ở giai đoạn tổng kết chỉnh lý bao
gồm:
- Tổng hợp số liệu, viết báo cáo tổng kết chỉnh lý.
Nội dung của báo cáo tổng kết cần nêu được:
+ Những công việc đã làm và kết quả những công việc đó.
+ Ưu, khuyết điểm chính của đợt chỉnh lý.
+ Những việc cần phải làm tiếp sau khi chỉnh lý.
+ Những kinh nghiệm rút ra trong quá trình chỉnh lý.
- Hoàn chỉnh hồ sơ phông lưu trữ.
- Tổ chức nghiệm thu đánh giá kết quả chỉnh lý.
- Bàn giao tài liệu sau khi chỉnh lý.
2. Phương pháp tiến hành các nhiệm vụ cụ thể trong quá
trình chỉnh lý một phông lưu trữ
2.1. Phương pháp tiến hành một số nhiệm vụ trong giai đoạn
chuẩn bị chỉnh lý
2.1.1. Khảo sát tài liệu
Trước khi tiến hành chỉnh lý tài liệu của một phông hoặc một
phần phông lưu trữ phải khảo sát tài liệu cần đưa ra chỉnh lý.
Mục đích khảo sát là để nắm được thời gian của tài liệu, khối
lượng tài liệu, loại hình tài liệu, tình trạng tài liệu… để làm cơ sở
viết các văn bản nghiệp vụ phục vụ chỉnh lý.
90
2.1.2. Thu thập, bổ sung tài liệu
Qua khảo sát tài liệu, nếu thấy tài liệu chưa đầy đủ phải tiến

+ Khối lượng tài liệu của phông, khối lượng tài liệu đã chỉnh
lý, chưa chỉnh lý.
Nội dung, thành phần tài liệu của phông.
+ Nguồn tài liệu có trong phông do đơn vị tổ chức nào nộp
lưu? Số lượng tài liệu của từng đơn vị tổ chức? Mức độ đầy đủ của
tài liệu trong phông? Tình trạng vật lý của tài liệu.
+ Tình hình xác định giá trị tài liệu? Cơ quan đã tiến hành loại
huỷ tài liệu chưa? Nếu có, tìm hiểu xem đã huỷ khối tài liệu nào, số
lượng?
+ Tài liệu trong phông đã nộp lưu vào lưu trữ cố định lần nào
chưa? Khối lượng tài liệu nộp? Gồm tài liệu của những năm nào
hoặc đơn vị tổ chức nào?
Để viết được lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
phông cần tham khảo các tài liệu liên quan đến hoạt động đơn vị
hình thành phông, các tạp chí, tập san của ngành, công báo hoặc
phụ lục công báo… và thực tế tài liệu trong phông. Khi đã có thông
tin đầy đủ nên viết bản thảo, sửa chữa bổ sung và viết bản chính
thức.
Mục đích nghiên cứu và viết bản lịch sử đơn vị hình thành
phông và lịch sử phông là để xác định thành phần tài liệu, giới hạn
thời gian của phông nhằm phân phông một cách chính xác; có căn
cứ, cơ sở để chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu trong
phông một cách khoa học phù hợp với tình hình tài liệu và có cơ sở
để xác định giá trị tài liệu một cách chính xác.
Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông có thể viết
riêng hoặc có thể viết chung thành một bản chia thành hai phần:
+ Phần I: Lịch sử đơn vị hình thành phông.
+ Phần II: Lịch sử phông.
2.1.4. Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu .
92

Nội dung của bản kế hoạch chỉnh lý gồm có:
93
+ Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý.
+ Các nội dung nghiệp vụ cần thực hiện.
+ Các bước tiến hành chỉnh lý. Mục đích yêu cầu, nội dung
nhiệm vụ cụ thể của mỗi bước. Thời gian hoàn thành mỗi bước và
của toàn đợt chỉnh lý.
+ Lực lượng tham gia chỉnh lý.
+ Các loại văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý.
+ Kinh phí cho đợt chỉnh lý.
Kế hoạch chỉnh lý và các bản hướng dẫn nghiệp vụ, đặc biệt
bản hướng dẫn phân loại, xác định giá trị tài liệu trong quá trình
chỉnh lý phải có sự tham gia ý kiến của cơ quan có tài liệu đưa ra
chỉnh lý.
2.1.7. Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ đợt chỉnh lý
Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ đợt chỉnh lý bao gồm:
+ Địa điểm để thao tác chỉnh lý (đối với việc chỉnh lý một
phông lớn có nhiều tài liệu và người làm).
+ Bàn ghế dùng để tiến hành chỉnh lý.
+ Giá, cặp, hộp để sắp xếp tài liệu.
+ Giấy bút, bìa hồ sơ, các văn phòng phẩm cần thiết khác.
+ Phương tiện bảo quản tạm thời tài liệu trong quá trình chỉnh
lý.
Việc chuẩn bị các phương tiện chỉnh lý có ảnh hưởng trực tiếp
đến kết quả và chất lượng cũng như thời gian tiến hành việc chỉnh
lý.
Tóm lại, cần phải thực hiện tốt khâu chuẩn bị để tiến hành các
công việc của giai đoạn trực tiếp chỉnh lý được thuận lợi.
2.2. Phương pháp thực hiện một số nhiệm vụ cơ bản trong
quá trình chỉnh lý một phông lưu trữ

I. Văn phòng.
II. Phòng xét khiếu tố.
95
III. Phòng nội chính – văn xã.
IV.….
+ Phân loại tài liệu nhóm vừa ra nhóm nhỏ.
Ví dụ: năm 1995
I. Văn phòng.
1- Hành chính – tổng hợp.
2- Tổ chức cán bộ.
3- Quản trị tài vụ.
+ Phân loại tài liệu của từng nhóm nhỏ ra các nhóm nhỏ
hơn…
Ví dụ: năm 1995
I. Văn phòng.
2- Tổ chức cán bộ.
a- Tài liệu hướng dẫn chung.
b- Tài liệu về tổ chức – cán bộ.
c- Tài liệu về thi đua khen thưởng.
Tiếp tục phân loại tài liệu các nhóm nhỏ ra đến các nhỏ hơn
cho đến khi mỗi nhóm tài liệu tương đương với đơn vị bảo quản
(dày không quá 2 cm).
Ví dụ: Năm 1995
1. Văn phòng.
2. Tổ chức cán bộ.
c. Tài liệu về thi đua khen thưởng.
+ Tài liệu của Chính phủ, Thanh tra Nhà nước, UBND Thành
phố Hồ Chí Minh, Ban tổ chức Chính quyền thành phố về thi đua
khen thưởng năm 1995.
96

97
tài liệu nào không có mối liện hệ với các tài liệu trong nhóm phải
đưa ra khỏi nhóm và tìm chuyển trả về đúng nhóm.
- Đưa hồ sơ vào bìa hồ sơ tạm, trên bìa hồ sơ tạm phải ghi tên
nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ của hồ sơ đó.
- Dự thảo tiêu đề hồ sơ: Sau khi đã kiểm tra các nhóm tài liệu
để lập hồ sơ cần dự thảo tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ phải ngắn
gọn, bao quát và phản ánh hết nội dung các tài liệu trong hồ sơ.
Thành phần của tiêu đề hồ sơ bao gồm: Tên loại tài liệu, tác giả tài
liệu, tóm tắt nội dung tài liệu trong hồ sơ, địa điểm, thời gian của
tài liệu. Tiêu đề hồ sơ được dự kiến và ghi lên bìa sơ mi tạm.
- Xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ: Thời hạn bảo quản
của hồ sơ được xác định căn cứ vào thời hạn bảo quản của tài liệu
có giá trị cao nhất trong hồ sơ. Thời hạn bảo quản được ghi lên bìa
sơ mi tạm.
2.2.3. Biên mục hồ sơ
- Biên mục bên trong.
+ Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ: Tuỳ theo đặc trưng lập hồ sơ
để sắp xếp trật tự các tài liệu trong hồ sơ cho phù hợp.
+ Đánh số tờ tài liệu trong từng hồ sơ: Mỗi tờ tài liệu trong
từng hồ sơ được đánh một số thứ tự bằng chữ số Ả rập (bắt đầu từ
số 01) vào góc phải, phía trên cách mép tài liệu 1 cm. Nếu trong hồ
sơ có kèm theo các văn kiện được in thành quyển, mỗi quyển sách
được đánh một số thứ tự như một tờ tài liệu và được đánh ở góc
phải phía trên của tờ bìa.
Trường hợp tờ tài liệu bị đánh trùng số hoặc khuyết số cần ghi
chú khi viết mục lục văn bản.
Số tờ được đánh bằng chì đen, mềm, có độ bền cao (loại 2B,
4B).
+ Viết mục lục tài liệu: Viết đầy đủ các thông tin trên tờ

nhóm vừa để hình thành các nhóm lớn và sắp xếp các nhóm lớn để
hình thành một phông lưu trữ (ngược lại với các bước phân loại tài
liệu ban đầu). Hồ sơ được hệ thống hoá theo từng dạng thời hạn bảo
quản: Hồ sơ vĩnh viễn được hệ thống hoá riêng, hồ sơ lâu dài được
99
hệ thống hoá riêng, hồ sơ tạm thời được hệ thống hoá riêng. Trong
từng dạng thời hạn bảo quản, hồ sơ được hệ thống hoá trong từng
nhóm nhỏ theo nguyên tắc: hồ sơ có tính chất hướng dẫn chung
được xếp trước, hồ sơ về các vấn đề, vụ việc cụ thể xếp sau; tập tài
liệu của cơ quan cấp trên xếp trước, tài liệu của cơ quan cấp dưới
xếp sau.
Ví dụ: Sắp xếp các đơn vị bảo quản trong từng nhóm:
a. Tài liệu hướng dẫn chung.
b.Tài liệu về tổ chức cán bộ.
c. Tài liệu về thi đua khen thưởng.
Đồng thời sắp xếp thứ tự các nhóm a, b, c để hình thành nhóm
nhỏ:
Nhóm 2- Tổ chức cán bộ
Sau đó xếp các nhóm nhỏ theo trật tự của nhóm trong phương
án:
1. Hành chính tổng hợp.
2. Tổ chức cán bộ.
3. Quản trị tài vụ.
Sẽ được nhóm vừa (Nhóm I - Văn phòng)
Thực hiện tương tự với các nhóm:
II. Phòng xét khiếu tố.
III- Phòng nội chính – văn xã.
……………
Tiếp tục sắp xếp các nhóm vừa I, II, III… theo trật tự của
phương án sẽ được tài liệu của năm tương đương với một nhóm

101
- Tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức.
- Tài liệu về khen thưởng, kỷ luật.
- Hồ sơ nhân sự.
3. Kế toán tài vụ.
a. Tài liệu hướng dẫn chung.
b. Báo cáo quyết toán.
c. Chứng từ thu chi.
d. Các loại sổ sách.
- Sổ cấp phát lương.
- Sổ quỹ.
- Nhật ký sổ cái.
- Sổ theo dõi tiền mặt.
………
4.Quản trị.
a.Tài liệu về xây dựng cơ bản.
b.Tài liệu về sửa chữa nhỏ.
c.Tài liệu quản lý, máy móc, tài sản cố định.
d.Tài liệu về điện nước.
………
II. Phòng ngân sách.
1.Tổ ngân sách.
a.Tài liệu hướng dẫn chung.
b.Tài liệu theo dõi, quản lý ngân sách HCSN.
c.Tài liệu theo dõi quản lý ngân sách các doanh nghiệp
và đơn vị sản xuất kinh doanh.
d.Tài liệu theo dõi quản lý ngân sách tỉnh, huyện,
phường, xã.
102
2.Tổ văn xã.

2.Báo cáo biến động giá cả.
3.Tài liệu về theo dõi quản lý giá trong các ngày lễ, tết.
4.Tài liệu về sử lý vi phạm giá cả thị trường.
5.Định giá tài sản
a.Đối với tài sản cố định
b.Đối với tài sản phát mãi, tang vật
c.Đối với tài sản xin thanh lý.
I. Ban xổ số kiến thiết.
1.Tổ phát hành vé số.
2.Tổ trả thưởng.
3.Tổ kế toán.
a.Chứng từ thu chi phát hành vé số.
b.Chứng từ thu chi về trúng thưởng.
II. Ban thanh tra.
1.Tài liệu hướng dẫn chung.
2.Tài liệu thanh tra kinh tế.
a.Thanh tra tài chính các cơ quan HCSN.
b.Thanh tra tài chính các đơn vị sản xuất kinh doanh.
c.Hồ sơ thanh tra các doanh nghiệp tư nhân.
3.Thanh tra theo đơn thư khiếu tố, khiếu nại.
a.Về đất đai.
b.Về kinh tế.
c.Về tài sản XHCN.
Năm …
104
2.2.5. Đánh số lưu trữ cho hồ sơ.
Sau khi các hồ sơ đã hệ thống hoá sẽ được đánh số ký hiệu để
cố định thứ tự các hồ sơ (đvbq). Số của hồ sơ (đvbq) có thể đánh
theo toàn phông, có thể đánh theo từng năm, hoặc từng đơn vị tổ
chức.

2.2.7. Xác định giá trị tài liệu kết hợp trong chỉnh lý.
Xác định giá trị kết hợp trong quá trình chỉnh lý là trong quá
trình chỉnh lý một phông lưu trữ sẽ đồng thời kết hợp xem xét giá
trị của từng tài liệu, từng hồ sơ. Chọn lựa những tài liệu có giá trị
để giữ lại, lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ;
loại ra khỏi phông những tài liệu trùng thừa, tài liệu không có giá
trị, những tài liệu hết giá trị, những tài liệu khác phông… để đề
xuất biện pháp xử lý.
Phương pháp thực hiện xác định giá trị tài liệu kết hợp trong
chỉnh lý được tiến hành như sau:
+ Xác định giá trị tài liệu kết hợp ở giai đoạn chuẩn bị chỉnh
lý.
Khi thu tài liệu để chuẩn bị chỉnh lý có thể loại bớt những tài
liệu trùng thừa hàng loạt, tài liệu bị mối mọt hư hỏng không còn
khả năng phục chế.
+ Xác định giá trị tài liệu kết hợp ở giai đoạn trực tiếp chỉnh
lý.
Được thực hiện kết hợp trong quá trình phân chia tài liệu, lập
hồ sơ, hệ thống hoá hồ sơ.
Bước 1: Kết hợp khi phân loại tài liệu của phông lưu trữ ra
nhóm lớn sẽ loại những tài liệu sau đây:
+ Các giấy tờ biểu mẫu chưa dùng.
+ Tài liệu trùng thừa hàng loạt.
+ Tài liệu rách nát không phục chế được.
+ Các loại tranh ảnh, tạp chí sách báo không liên quan đến
hoạt động của đơn vị hình thành phông.
106
Bước 2: Kết hợp khi phân loại tài liệu của nhóm lớn ra nhóm
vừa, nhóm nhỏ… cho đến nhóm nhỏ nhất tương đương một đơn vị
bảo quản. Việc xác định giá trị tài liệu kết hợp được thực hiện như

để Các đơn vị bảo quản của cùng một hồ sơ phải xếp trong cùng
một cặp hộp.
- Kích thước cặp, hộp đựng tài liệu.
+ Cặp đựng tài liệu được chế tạo bằng bìa các tông cứng loại
tốt, dày 1,5 – 2mm.
+ Kích thước: Chiều dài: 340 ± 2mm. Chiều rộng 260 ± 2mm,
dày 100 ± 2mm.
- Kiểu dáng phải đẹp, vải ở gáy màu sẫm (Biểu số 01).
Căn cứ vào kích thước cặp đựng tài liệu để thiết kế kích thước
nhãn cho phù hợp.
Sau khi sắp xếp hồ sơ vào hộp, cặp, đánh số hộp, cặp và ghi
nhãn, dán nhãn hộp. Trên gáy của mỗi cặp, hộp dán 1 tờ nhãn cách
phía trên cặp khoảng 2cm, tờ nhãn có kích thước 8 x 12cm. (biểu
mẫu số 02).
Khi dán tờ nhãn đề khoảng cách phía dưới bằng nhau nhằm
đảm bảo mỹ thuật.
Các cặp hộp sắp xếp trên giá tủ phải theo đúng thứ tự đã ghi
trên nhãn và lần lượt xếp từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, từ
ngoài vào trong. Các cặp (hộp) xếp sát nhau theo chiều thẳng đứng,
gáy quay ra ngoài.
2.2.9. Sơ bộ phân loại và thống kê tài liệu loại.
Tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được phân loại
theo từng dạng trùng thừa, hết giá trị, tài liệu khác phông… Tài
liệu loại trong mỗi nhóm phải được phân chia theo từng năm, từng
đơn vị tổ chức hoặc từng vấn đề, chia thành từng cặp, đánh số cặp,
ghi tóm tắt nội dung tài liệu trong mỗi cặp và thống kê vào danh
mục tài liệu loại (biểu mẫu số 03).
Tóm lại, giai đoạn trực tiếp chỉnh lý với những công việc đã
nêu là giai đoạn thực hiện các khâu nghiệp vụ quan trọng nhất của
chỉnh lý như phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, lập sổ sách

Tóm lại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ phức tạp,
tỷ mỉ, kết hợp nhiều nội dung nghiệp vụ, đòi hỏi nhiều nhân lực.
109
Những người tham gia chỉnh lý phải có kiến thức chuyên môn
nghiệp vu. Cơ quan hình thành phông phải chuẩn bị về điều kiện cơ
sở vật chất, nhân lực và kinh phí. Thực tế hiện nay tài liệu của các
cơ quan phần lớn đều còn trong tình trạng bó gói chưa lập hồ sơ,
công tác chỉnh lý tài liệu là yêu cầu và nhiệm vụ bức thiết cần thực
hiện để tổ chức tốt tài liệu lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác
sử dụng và thực hiện tốt chỉ thị của chính phủ “đến năm 2010 phải
chỉnh lý xong tài liệu”.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Nội dung chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ?
2. Phương pháp biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch
sử phông?
3. Phương pháp chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu một
phông lưu trữ?
4. Phương pháp tiến hành phân loại tài liệu theo phương án đã
chọn?
5. Phương pháp xác định giá trị tài liệu kết hợp trong chỉnh lý?
Biểu mẫu số 01: CẶP ĐỰNG TÀI LIỆU
110
Hình 3
260mm
100
mm
340mm
15mm
15mm
Hình 2