Báo cáo kết quả thực hiện Dự án Phố Cafe
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC
MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN GIAI
ĐOẠN 2 - DỰ ÁN PHỐ CAFE
Giảng viên: TS LƯU TRƯỜNG VĂN
Học viên: TRẦN ĐOÀN TÚ UYÊN
MSSV: MBA12B052
Lớp: MBA 12B
TP. Hồ Chí Minh, Tháng 05/2013
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án Phố Cafe
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
hông qua bài báo cáo cuối kỳ này, học viên có cơ hội hệ thống lại
những kiến thức về Quản lý dự án, áp dụng phần mềm MSP vào một
dự án thực tế đã triển khai. Tuy còn nhiều hạn chế nhưng quá trình
làm bài báo cáo đã giúp học viên nắm được những vấn đề cơ bản khi
thực hiện quản lý dự án. Đây là những kiến thức bổ ích, không chỉ giúp học viên
trong việc thực hiện và quản lý dự án quy mô lớn, mang lại giá trị kinh tế mà còn
ứng dụng vào những công việc thường ngày trong cuộc sống, trong học tập, giúp
gia tăng hiệu suất công việc và đạt những mục tiêu đề ra. Dự án “Chiên trứng” là ví
dụ đơn giản nhưng rất thực tế và thú vị.
T
ua đây, học viên cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Lưu
Trường Văn, người đã có những chia sẻ đầy kinh nghiệm và nhiệt tình
trong quá trình giảng dạy. Chúc thầy luôn mạnh khỏe, hạnh phúc, đạt
được nhiều thành công trong công việc và giảng dạy.
Q
Tháng 05/2013
Học viên

đoạn 2 – Dự án Phố Café là triển khai các công việc cần thiết từ 01/11/2012 để đưa
quán Phố Cafe đi vào hoạt động từ 12/12/2012 với tổng vốn đầu tư 200,000,000
đồng.
Tổng kết kinh nghiệm từ quá trình triển khai thực hiện giai đoạn 2 của dự án Phố
Cafe để rút kinh nghiệm cho công tác chuẩn bị, triển khai dự án R.E.A Cafe với quy
mô lớn hơn về vốn đầu tư, phân khúc thị trường khác và dịch vụ đi kèm.
SVTH: Trần Đoàn Tú Uyên Trang
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án Phố Cafe
1.2. Quy mô
Tên dự án: Phố Cafe – Giai đoạn 2.
Thời gian thực hiện: Từ 01/11/2012 đến 12/12/2012.
Vốn đầu tư cho giai đoạn 2 này là 200,000,000 đồng, được phân bổ cho các hạng
mục như sau:
• Mặt bằng: tối đa 70,000,000 đồng bao gồm tiền thuê mặt bằng và đặt cọc.
• Không gian quán: 70,000,000 đồng gồm chi phí cho thiết kế và thi công,
bao gồm cả chi phí vật tư, trang thiết bị lắp đặt
• Hoạt động: 35,000,000 đồng bao gồm chi phí nguyên vật liệu và chi phí
vật dụng. Riêng chi phí về nhân sự sẽ được tính vào giai đoạn 3 do giai
đoạn 2 này chưa phát sinh.
• Sự kiện: 25,000,000 đồng, bao gồm chi phí thiết kế, in ấn tờ rơi, phiếu
giảm giá, tiền thuê ban nhạc Flamenco và các chi phí khác phục vụ cho sự
kiện khai trương quán.
Về nhân sự, AC&N Group gồm 5 thành viên, dựa trên các thế mạnh và kinh
nghiệm của mỗi thành viên để phân chia công việc đảm trách và chịu trách nhiệm
trước nhóm trưởng và các thành viên trong nhóm về kết quả thực hiện, đảm bảo
đúng tiến độ và kế hoạch kinh doanh đã đề ra.
Các thành viên có thể sử dụng các nguồn lực bên ngoài để hổ trợ thực hiện công
việc được giao và tự chịu trách về các chi phí phát sinh thêm cũng như giám sát
việc thực hiện nhằm đảm bảo kết quả và tiến độ công việc, tránh gây ảnh hưởng đến
kết quả chung.

Dự án liên quan
Dựa trên thông tin tham khảo, học hỏi từ khóa học về kinh doanh quán cà phê,
kinh nghiệm của thành viên trong nhóm và từ các dự án của bạn bè đã triển khai
thành công, AC&N Group đã nghiên cứu thị trường và phát triển mô hình cà phê
rang xay tại quán thành dự án Phố Cafe với quy mô và phân khúc khách hàng như
trình bày bên trên.
2. Công việc, trách nhiệm và kiểm soát trong thực hiện dự án
2.1 Cơ cấu công việc
Trên cơ sở dự kiến tất cả các công việc cần thực hiện trong Giai đoạn 2 của dự án
Phố Cafe, AC&N đã gom nhóm và phân chia cơ cấu công việc triển khai dự án
thành bốn hạng mục công việc lớn, gồm: Mặt bằng, Không gian quán, Hoạt động,
Sự kiện.
Mặt bằng: gồm các công việc khảo sát vị trí, so sánh giá cả và đàm phán, ký kết
hợp đồng nhằm chuẩn bị mặt bằng phù hợp với các yêu cầu của kế hoạch kinh
doanh đã vạch ra.
Đây là một trong những hạng mục quan trọng trong Giai đoạn 2 này, có ảnh
hưởng quyết định sự thành công của cả dự án trong tương lai. Do đó, cần cân nhắc
cẩn thận, cần có đầy đủ thông tin trước khi ra quyết định.
Không gian quán: gồm các công việc liên quan đến thiết kế nội thất, thiết kế
bên ngoài, thiết kế logo và thuê đơn vị thi công sau khi chọn được địa điểm phù hợp
và hoàn tất các thủ tục cần thiết.
Do quy mô nhỏ và phân khúc khách hàng bình dân, nên việc thiết kế nội thất
cũng phải phù hợp với đối tượng khách hàng cũng như đảm bảo nguồn kinh phí đề
ra. Chi phí cho thiết kế là không đáng kể do bên thiết kế là bạn bè với các thành
viên trong nhóm.
Hoạt động: gồm các công việc tuyển dụng nhân sự, tìm nguồn cung cấp nguyên
vật liệu phục vụ pha chế, mua sắm trang thiết bị, vật dụng phục vụ cho quá trình
hoạt động của quán cà phê.
SVTH: Trần Đoàn Tú Uyên Trang
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án Phố Cafe

Thức uống khác
Đá viên
Trang thiết bị, cơ sở vật
chất
Bàn ghế
Dụng cụ pha chế
Âm thanh, ánh sáng
Khác
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án Phố Cafe
2.2
SVTH: Trần Đoàn Tú Uyên Trang
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án Phố Cafe
Tiến độ dự án
Để đảm bảo dự án triển khai đúng tiến độ, từ cơ cấu công việc, nhóm đưa ra kế
hoạch thực hiện các công việc theo thời gian như bên dưới.
Task Name Start Finish
Duratio
n
Khảo sát địa điểm 01/11/2012 17/11/2012 17 days
Thương lượng và ký kết hợp đồng 18/11/2012 24/11/2012 7 days
Thiết kế quán 25/11/2012 01/12/2012 7 days
Thiết kế logo 25/11/2012 01/12/2012 7 days
Thi công 02/12/2012 08/12/2012 7 days
Tuyển dụng nhân sự 01/12/2012 07/12/2012 7 days
Nguồn cung cấp nguyên vật liệu 05/12/2012 07/12/2012 3 days
Mua sắm bàn ghế 02/12/2012 06/12/2012 5 days
Mua sắm khác 02/12/2012 06/12/2012 5 days
Thiết kế, in ấn tờ rơi, phiếu giảm giá 02/12/2012 08/12/2012 7 days
Phát tờ rơi 09/12/2012 11/12/2012 3 days
Sắp xếp lại không gian quán, làm quen

Mua sắm vật dụng
+ Bàn ghế TH HT CT TB
+ Khác TH HT CT TB
Sự kiện
Quảng cáo
+ Thiết kế tờ rơi, phiếu
giảm giá
TH CT
+ Phát tờ rơi TH TH CT
Gặp mặt nhân sự trước
khai trương
TH TH TH
Khai trương
+ Thuê ban nhạc
Flamenco
TH CT TB
+ Khách mời TH TH TH TH TH TB
TH. Thực hiện HT. Hỗ trợ TB. Được thông báo CT. Chấp thuận
2.4 Trách nhiệm và mối quan hệ giữa các thành viên trong dự án (RACI)
Công việc
Thành viên
chịu
trách nhiệm
Chịu
trách
nhiệm
trước
Phối hợp
với
Báo tin

NT, TV1, TV2,
TV3, TK
Nhóm
(Báo tin cho Nhóm: thành viên chịu trách nhiệm thực hiện thông báo công việc
thực hiện lên site dự án hoặc thông báo cho Thư ký và Thư ký thông báo chung cho
các thành viên trong nhóm).
SVTH: Trần Đoàn Tú Uyên Trang
Nhóm Trưởng
TV1 TV2 TV3 Thư ký
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án Phố Cafe
2.5 Sơ đồ tổ chức dự án
Nhóm trưởng: + Thực hiện công việc và giám sát quá trình thực hiện dự án.
+ Điều khiển cuộc họp và là đầu mối thông tin liên lạc.
TV1, TV2, TV3: + Thực hiện công việc được giao.
Thư ký: + Thực hiện công việc được giao và quản lý thu chi và các
hoạt động tài chính liên quan.
+ Hỗ trợ nhóm trưởng trong việc liên lạc với các thành viên.
2.6 Cách thức kiểm soát và liên lạc, giao tiếp trong dự án
Tất cả các thành viên trong nhóm cần bám sát các Bảng phân công việc, trách nhiệm,
Bảng chi phí và phối hợp với các thành viên trong nhóm nhằm hoàn thành tốt công việc
theo đúng tiến độ và chi phí đề ra. Cập nhật tiến độ thực hiện công việc lên Googlesites
của nhóm. Nếu có khó khăn (không trực tiếp giải quyết được) hoặc nhận thấy không
đảm bảo tiến độ công việc trong quá trình thực hiện phải trực tiếp thông báo bằng cách
gọi điện hoặc SMS đến Nhóm trưởng.
Nhóm trưởng có trách nhiệm bám sát Ma trận phân công trách nhiệm và tiến độ thực
hiện để giám sát việc thực hiện, hỗ trợ và phát hiện sớm việc chậm tiến độ. Thông báo
cuộc họp bất thường cho các thành viên trong nhóm qua SMS (bắt buộc), Email và
Googlesites.
Thư ký chịu trách nhiệm thu chi tiền và kiểm soát các khoản chi theo đúng hạn mức
đã đề ra; ghi chép, lưu trữ các chứng từ thu chi, hợp đồng dịch vụ (nếu có) và báo cáo

3. Đánh giá & bài học kinh nghiệm
SVTH: Trần Đoàn Tú Uyên Trang
Báo cáo kết quả thực hiện Dự án Phố Cafe
Nhằm xem xét kết quả quá trình thực hiện, triển khai, sau mỗi dự án hay cuối
mỗi chu kỳ cần đánh giá chung về kết quả thực hiện, xem xét mức độ thành công
đồng thời đưa ra những bài học kinh nghiệm, những việc cần cải tiến cho các giai
đoạn sau của dự án.
1. Mức độ thành công
Do có kế hoạch chuẩn bị rõ ràng và sự thống nhất cao trong tập thể, AC&N đã
đưa dự án Phố Cafe đi vào hoạt động đúng tiến độ và trong định mức kinh phí đã đề
ra, không sử dụng thêm nguồn kinh phí từ quỹ dự phòng.
Mặc dù, chi phí triển khai thực hiện thực tế thấp hơn so với chi phí dự kiến,
nhưng điều này là do việc ước lượng chi phí khá thoáng (đã tính đến sai số có thể
có). Do đó, đây cũng là bài học cần rút kinh nghiệm trong việc ước tính các khoản
mục chi phí cho việc thực hiện dự án R.E.A Cafe, một dự án có vốn đầu tư lớn nên
cần độ chính xác cao trong tính toán chi phí thực hiện.
Trong quá trình thực hiện dự án, việc thuê mặt bằng ngoài dự kiến ban đầu, từ dự
kiến thuê 1 mặt bằng, nhóm đã thay đổi kế hoạch, thuê một mặt bằng nguyên căn và
một mặt bằng tầng trệt trong cùng dãy phố sau khi tính toán việc thuê thêm mặt
bằng hoàn toàn phù hợp với định hướng và chi phí phát sinh thêm không đáng kể.
Dù vậy, do có kế hoạch thời gian rõ ràng cũng như dự kiến được các công việc cần
thực hiện, nhóm vẫn triển khai Giai đoạn 2 – Dự án Phố Cafe theo đúng kế hoạch
đề ra, đảm bảo thời gian thực hiện và chi phí dự kiến.
Tăng cường sự gắn kết, tin cậy giữa các thành viên trong nhóm AC&N, tạo tiền
đề thuận lợi cho việc phát triển, triển khai dự án R.E.A Cafe trong tương lai.
2. Nội dung cần cải thiện
Trong dự án, khi phân chia công việc, trách nhiệm, dự án Phố Café chưa chú ý
đến công việc quan hệ với cơ quan chính quyền địa phương và quan hệ cộng đồng
(quan hệ với người dân xung quanh khu vực thuê địa điểm mà Phố Cafe khi đi vào
hoạt động sẽ gây ảnh hưởng). Do đó, trong quá trình triển khai còn bị động với các