ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIÁO DỤC
PHẠM THỊ QUÝ
CÁC BIỆN PHÁP QUẢN LÝ MẠNG LƢỚI CỰU HỌC VIÊN (ALUMNI)
TẠI KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH – ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
NHẰM PHÁT TRIỂN THƢƠNG HIỆU NHÀ TRƢỜNG LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ GIÁO DỤC
Chuyên ngành: QUẢN LÝ GIÁO DỤC
Mã số: 60 14

Hà Nội – 2010
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIÁO DỤC PHẠM THỊ QUÝ
CÁC BIỆN PHÁP QUÁN LÝ MẠNG LƢỚI CỰU HỌC VIÊN (ALUMNI)

Phạm Thị Quý

i

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu độc
lập của riêng tôi. Các kết quả nêu trong Luận văn chưa được
công bố trong các công trình khoa học khác. Các số liệu trong
luận văn đảm bảo tính chính xác, tin cậy và trung thực.
Tác giả luận văn Phạm Thị Quý
ii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT HSB
Hanoi School of Business (tên tiếng Anh của Khoa Quản trị
Kinh doanh – Đại học Quốc gia Hà Nội)
ĐHQGHN
Đại học Quốc gia Hà Nội
QL
Quản lý
QLGD

8. Phương pháp nghiên cứu 3
9. Cấu trúc của luận văn 3
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ MẠNG LƢỚI CỰU HỌC
VIÊN NHẰM PHÁT TRIỂN THƢƠNG HIỆU NHÀ TRƢỜNG 4
1.1. Tổng quan vấn đề nghiên cứu 4
1.1.1. Tại Việt Nam 4
1.1.2. Trên thế giới 6
1.2. Các khái niệm công cụ 7
1.2.1. Quản lý, quản lý giáo dục, quản lý nhà trường 7
1.2.2. Cựu học viên (Alumni) 19
1.2.3. Mạng lưới Alumni (Alumni Network) 19
1.2.4. Quản lý mạng lưới Alumni (Alumni Network Management) 22
iv

1.2.5. Thương hiệu nhà trường 23
1.3. Tính tất yếu phải xây dựng và quản lý mạng lưới Alumni nhằm phát triển
thương hiệu nhà trường 29
1.3.1. Quy định về tiêu chuẩn đánh giá giáo dục đại học 29
1.3.2. Lý thuyết 360° phản hồi 30
1.3.3. Lý thuyết chăm sóc khách hàng 31
1.3.4. Vai trò Alumni trong việc đánh giá, phản hồi chất lượng đào tạo 32
1.3.5. Vai trò Alumni trong việc giới thiệu, quảng bá với thế hệ học viên mới 32
1.3.6. Thương hiệu nhà trường được nâng cao cùng với sự thăng tiến của học
viên… 33
1.4. Nội dung xây dựng và quản lý mạng lưới Alumni 33
1.4.1. Quản lý cơ sở dữ liệu 33
1.4.2. Cập nhật thông tin Alumni. 34
1.4.3. Tổ chức các hoạt động gắn kết mạng lưới 35
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ MẠNG LƢỚI CỰ HỌC VIÊN
TẠI KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH – HSB, ĐẠI HỌC QUỐC GIA

3.2.1. Lưu trữ dữ liệu khoa học và cập nhật dữ liệu định kỳ (tháng/quý/năm). 72
3.2.2. Hiện đại hóa công tác quản lý mạng lưới Alumni (ứng dụng công nghệ
thông tin và các phần mềm quản lý khách hàng/ học viên) 75
vi

3.2.3. Công tác duy trì, gắn kết quan hệ với Alumni 80
3.2.4. Đẩy mạnh công tác quảng bá, truyền thông về cộng đồng Alumni của
HSB 90
3.2.5. Xây dựng hệ thống chỉ tiêu chất lượng cho từng hoạt động quản lý mạng
lưới Alumni 92
3.2.6. Xây dựng Chương trình điều tra đánh giá dành riêng cho Alumni 96
3.2.7. Chăm sóc các Alumni tương lai (chăm sóc họ ngay trong quá trình đang
học)… 98
3.2.8. Biện pháp về nâng cao chất lượng nhân sự Phòng Quản lý Alumni. 98
3.3. Phân tích tính khả thi và ứng dụng của các biện pháp 100
3.3.1. Các biện pháp có thể áp dụng ngay 100
3.3.2. Các biện pháp cần lập dự án và xây dựng ngân sách để thực hiện (dài
hạn)… 100
KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ…… ………… …………………… 101
TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………….……… ………… 105
PHỤ LỤC
vii

DANH MỤC BẢNG, BIỂU Bảng 1.2.1.1: Nguồn gốc của Quản lý 10
Bảng 2.2.1.1. Số lượng Alumni của HSB 49
Biểu đồ 2.2.1.1. Độ tuổi Alumni của HSB 49
Biểu đồ 2.2.2.1. Thống kê về trình độ học vấn Alumni của HSB 50

Hình 3.2.3.1: Mặt trước thẻ 83
Hình 3.2.3.12: Mặt sau thẻ 83
Hình 3.2.5.2: Lưu đồ Quy trình quản lý Alumni 94 1
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hoạt động quản lý đã có từ xa xưa khi con người biết lao động theo
từng nhóm đòi hỏi có sự tổ chức, điều khiển và phối hợp hành động. Vai trò
của nó đã được thể hiện một cách giản dị qua câu nói dân gian: “Một người
biết lo bằng cả kho người hay làm”. Sau này, Các – Mác đã khẳng định: “Mọi
lao động xã hội trức tiếp hoặc lao động chung khi thực hiện trên một quy mô
tương đối lớn ở mức độ nhiều hay ít đều cần đến quản lý”. Đó là lý giải chính
đáng cho việc ra đời hàng loạt các công trình nghiên cứu về lý thuyết quản lý,
trong đó có lý thuyết quản lý nhà trường.
Một nội dung quan trọng trong quản lý nhà trường là quản lý người
học. Lý thuyết quản lý người học hiện đại không chỉ dừng lại ở việc quản lý
đội ngũ học viên, sinh viên, cựu học sinh mà còn là sự quản lý với đối với cả
cựu học viên, cựu sinh viên - những người đã tốt nghiệp (Alumni). Xây dựng
và quản lý mạng lưới Alumni không còn xa lạ với hệ thống giáo dục các nước
trên thế giới, song hiện tại, thuật ngữ này vẫn còn là một khái niệm khá mới
mẻ đối với hệ thống giáo dục Việt Nam.
Mạng lưới Alumni là một nguồn tài sản vô giá của nhà trường, đồng
thời, nó phản ánh thương hiệu và uy tín của một đơn vị giáo dục. Khoa Quản
trị Kinh doanh–HSB, Đại học Quốc gia Hà Nội (HSB) vừa được bình bầu là
Trường dạy Quản trị Kinh doanh tốt nhất Việt Nam, do tạp chí Eduniversal

chất lượng đào tạo) của HSB.
6. Phạm vi nghiên cứu
- Thực trạng quản lý mạng lưới Alumni tại HSB.
- Các số liệu Alumni tại HSB từ năm 1999 – 2009. 3
7. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
- Ý nghĩa khoa học: Đóng góp, đưa ra cơ sở lý luận về quản lý người
học mà đối tượng là Alumni trong lý luận về quản lý nhà trường.
- Ý nghĩa thực tiễn: Đưa ra được quy trình để quản lý mạng lưới
Alumni tại HSB mà quy trình đó có thể áp dụng cho các cơ sở đào tạo khác.
8. Phƣơng pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận: Sưu tầm, tham khảo các
tài liệu về quản lý mạng lưới Alumni từ một số cơ sở đào tạo ở nước ngoài,
các lý thuyết quản lý tổ chức (lý thuyết 360° phản hồi …), lý thuyết phát triển
chương trình (Productif base…), lý thuyết chăm sóc khách hàng
- Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn: Điều tra, phiếu hỏi, tham
vấn chuyên gia.
- Nhóm phương pháp xử lý thông tin: Thống kê và phân tích thống kê.
9. Cấu trúc của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung
luận văn được trình bày trong 3 chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về xây dựng và quản lý mạng lưới Alumni
nhằm phát triển thương hiệu nhà trường;
- Chương 2: Thực trạng về quản lý mạng lưới Alumni tại Khoa Quản
trị kinh doanh – HSB, Đại học Quốc gia Hà Nội từ năm 1999 – 2009;
- Chương 3: Các biện pháp quản lý mạng lưới Alumni nhằm phát triển
thương hiệu Khoa Quản trị kinh doanh – HSB, Đại học Quốc gia Hà Nội.

5
Trong các lý thuyết về quản lý nhà trường, các nhà nghiên cứu mới chỉ
dừng lại ở vấn đề quản lý Alumni như một điều kiện đủ, nhằm phục vụ công
tác thống kê, đánh giá chất lượng đào tạo của nhà trường. Tuy nhiên, tất cả
những lý thuyết này mới chỉ là bước đầu đề cập.
Theo PGS.TS Đặng Quốc Bảo, một trong hai mươi công việc bao quát
các vấn đề tổ chức sư phạm kinh tế - xã hội mà người hiệu trưởng cần quán
triệt trong công tác kế hoạch hóa phát triển nhà trường là “Theo dõi hệ thống
các thế hệ học sinh vào trường, ra trường, tổ chức mối liên hệ của nhà trường
đối với học sinh đã ra trường thông qua ban liên lạc cựu học sinh nhà trường”
[1]. Tuy nhiên, tác giả không phân tích cụ thể vai trò của thế hệ học sinh đã
ra trường cũng như đề cập sâu đến vấn đề mối liên hệ giữa nhà trường với
cựu học sinh. Tác giả mới chỉ dừng lại ở việc đưa ra các vấn đề cần bao quát
đối với một nhà quản lý giáo dục.
Cũng trong tài liệu đó, khi đề cập đến nhiệm vụ và quyền hạn của nhà
trường, tác giả có nêu “nhà trường tự đánh giá chất lượng giáo dục và sự
kiểm định chất lượng giáo dục. Như vậy, một trong những yếu tố để triển
khai việc tự đánh giá giáo dục của nhà trường, đó là việc nhận thông tin phản
hồi từ chính thế hệ cựu học sinh đã tốt nghiệp” [1].
Bộ Giáo dục và đào tạo đã nêu rõ 13 điều trong quy định chung về tiêu
chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục trường đại học
Tại điều 7, tiêu chuẩn 4 – Hoạt động đào tạo có nêu rõ:
“Phải có cơ sở dữ liệu về hoạt động đào tạo của nhà trường, tình hình
sinh viên tốt nghiệp, tình hình việc làm và thu nhập của sinh viên sau khi tốt
nghiệp”.
“Có kế hoạch đánh giá chất lượng đào tạo đối với người học sau khi ra
trường và kế hoạch điều chỉnh hoạt động đào tạo cho phù hợp với yêu cầu
của xã hội” [11].
trì, phát triển sự kết nối có lợi đa phương (cho cả thế hệ học viên, Alumni và
nhà trường)” [13].
Tại Đại học Havard, hoạt động Alumni rất sâu rộng và phát triển. Đại
học này có một trang mạng riêng dành cho cộng đồng Alumni. Trên trang
báo mạng này là một loạt sự kiện, thông tin và cơ hội cho Alumni như: cam
kết hỗ trợ phát triển sự nghiệp cho Alumni; tổ chức “Năm đoàn tụ”; chương
trình du lịch độc đáo chỉ dành riêng cho Alumni; và các sự kiện giao lưu khác
dành cho cộng đồng Alumni của trường [19].
Đại học Monash của Hoa Kỳ cũng rất chú trọng vào việc phát triển
hoạt động Alumni. Trên website của trường, Alumni có thể tìm thấy mọi hoạt
động cho mình, ví dụ:
- Thông tin chi tiết về Alumni (hồ sơ, học bạ, sổ điểm và các ghi chép
trong thời gian còn học tập, các thông tin hiện tại).
- Lịch sự kiện và chương trình hoạt động Alumni (được lên kế hoạch
chi tiết cho cả năm).
- Giải thưởng Alumni xuất sắc.
- Các nhà tài trợ Alumni.
- Địa chỉ liên lạc của Alumni toàn cầu… [20].
1.2. Các khái niệm công cụ
1.2.1 Quản lý, quản lý giáo dục, quản lý nhà trường
1.2.1.1. Quản lý
Quản lý là một chức năng lao động – xã hội bắt nguồn từ tính chất xã
hội của lao động. Quản lý là hoạt động chỉ đạo hoạt động để nhằm thực hiện
mục đích của chủ thể quản lý.
K.Marx đã lột tả được bản chất quản lý là một loại hình hoạt động lao
động để điều khiểm hoạt động lao động khác khi ông viết “Tất cả mọi lao 8
động trực tiếp hay lao động chung nào tiến hành trên quy mô tương đối lớn,

càng coi trọng hơn nhân tố văn hóa trong quản lý. Và những lý thuyết này
đều có những nghiên cứu dựa trên động lực làm việc cho nhân viên.
- Theo Fayol: "Quản lý là một hoạt động mà mọi tổ chức (gia đình,
doanh nghiệp, chính phủ) đều có, nó gồm 5 yếu tố tạo thành là: kế hoạch, tổ
chức, chỉ đạo, điều chỉnh và kiểm soát. Quản lý chính là thực hiện kế hoạch,
tổ chức, chỉ đạo điều chỉnh và kiểm soát [23].
- Theo Federic Winslow Taylor - người được coi là cha đẻ của lý luận
quản lý theo khoa học, công việc là sự phối hợp của các nhiệm vụ nhằm đem
lại hiệu suất tối ưu với các nhân viên hoạt động theo dây chuyền sản xuất.
Quan điểm này cho rằng, nhân viên là những người lười biếng và không đáng
tin cậy nên chỉ có thể thúc đẩy họ bằng tiền lương và nỗi lo sợ bị sa thải hay
thất nghiệp. Vì thế, nên dạy công nhân cách làm việc tốt nhất và động viên
bằng yếu tố kinh tế. Vì thế mà tác giả này đã nói “Làm quản lý là bạn phải
biết rõ: muốn người khác làm việc gì và hãy chú ý đến cách tốt nhất, kinh tế
nhất mà họ làm” [23].
- Theo Hard Koont: "Quản lý là xây dựng và duy trì một môi trường
tốt giúp con người hoàn thành một cách hiệu quả mục tiêu đã định" [23].
- Theo Peter F Druker: "Suy cho cùng, quản lý là thực tiễn. Bản chất
của nó không nằm ở nhận thức mà là ở hành động; kiểm chứng nó không
nằm ở sự logic mà ở thành quả; quyền uy duy nhất của nó là thành tích" [23].
- Theo Peter. F. Dalark: "Định nghĩa quản lý phải được giới hạn bởi
môi trường bên ngoài nó. Theo đó, quản lý bao gồm 3 chức năng chính là:
Quản lý doanh nghiệp, quản lý giám đốc, quản lý công việc và nhân công"
[23]. 10
Bảng 1.2.1.1: Nguồn gốc của Quản lý

* Khái niệm về quản lý theo các nhà nghiên cứu trong nước:

Quản lý, là quá trình tác động gây ảnh hưởng của chủ thể quản lý đến
khách thể quản lý nhằm đạt mục tiêu chung. Quá trình tác động này được vận
hành trong một môi trường xác định, thông qua các công cụ và phương pháp
của nhà quản lý trong môi trường của nó, và được thể hiện theo sơ đồ sau:

Hình 1.2.1.1: Cấu trúc hệ thống quản lý Công cụ
Chủ thể QL
Phƣơng pháp
Đối tƣợng QL
Mục tiêu
QL
MÔI TRƢỜNG QUẢN LÝ 12
* Các chức năng quản lý (QL)
Qua nghiên cứu lý luận và thực tế công tác QL, có thể tóm lược rằng: QL bao
gồm bốn chức năng cơ bản: kế hoạch hóa, tổ chức, điều khiển (lãnh đạo, chỉ
huy) và kiểm tra đánh giá.
Chức năng kế hoạch hóa (planning): Kế hoạch hóa là một chức năng
QL. Kế hoạch hóa có nghĩa là xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu

Chức năng lãnh đạo cùng với chức năng tổ chức hiện thực hóa các
mục tiêu. Thực chất của chức năng lãnh đạo là quá trình tác động và ảnh
hưởng của chủ thể QL tới những người khác nhằm biến những yêu cầu chung
thành nhu cầu của mọi người, làm cho họ tích cực, chủ động, tự giác trong
công việc, tạo ra hiệu quả trong công việc.
Nội dung chủ yếu của chức năng lãnh đạo: Chỉ huy và hướng dẫn triển
khai nhiệm vụ phải bảo đảm thiết thực, phù hợp và cụ thể với những khả
năng và trình độ của từng thành viên trong toàn bộ hệ thống trên cơ sở sử
dụng đúng đắn các quyền của người QL; Thường xuyên đôn đốc, động viên
và khuyến khích lao động (điều này có tác động như quá trình tạo động cơ
làm việc của mọi thành viên, khi đó mọi người sẽ thể hiện được hết khả năng
và công sức của mình cho thực hiện các mục tiêu của tổ chức); Giám sát, điều
chỉnh và sửa chữa là quá trình hoạt động của chủ thể QL nhằm theo dõi việc
thực hiện các mục tiêu, các nhiệm vụ của cấp dưới, giúp đỡ mọi thành viên
thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao. Trong quá trình chỉ đạo, người QL cần
tạo điều kiện thuận lợi về CSVC, thiết bị cũng như các điều kiện khác nhằm
giúp cho các thành viên của tổ chức phát triển.
Chức năng kiểm tra (controlling): Kiểm tra là một chức nằng QL,
thông qua đó một cá nhân, một nhóm hay một tổ chức theo dõi giám sát các
thành quả hoạt động và tiến hành những hoạt động sửa chữa, uốn nắn nếu cần
thiết. Một kết quả hoạt động phải phù hợp với những chi phí bỏ ra, nếu không
tương ứng thì phải tiến hành những hoạt động điều chỉnh uốn nắn. Đó cũng là
quá trình tự điều chỉnh, diễn ra có tính chu kỳ như sau: 14
- Người QL đặt ra những chuẩn mực thành đạt của hoạt động.
- Người QL đối chiếu, đo lường kết quả, sự thành đạt so với chuẩn
mực đã đặt ra.
- Người QL tiến hành điều chỉnh những sai lệch.