ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN NGỌC QUÝ
XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU
CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC DIỆN
NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ HUYỆN UỶ
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ
CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ
Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS. NGUYỄN VĂN HÀM
Hà Nội - 2008
3
MỤC LỤC
Lời cam đoan
3
Bảng chữ viết tắt
7
1.2.1.1. Nguyên tắc
19
1.2.1.2. Phương pháp
21
1.2.1.3. Tiêu chuẩn
23
1.2.2. Thẩm quyền quản lý tài liệu ở kho lưu trữ huyện uỷ
25
1.3. Cơ sở thực tiễn xác định nguồn và thành phần tài liệu của các
cơ quan là nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ
27
1.3.1. Hệ thống các văn bản quy định về công tác thu thập tài liệu
vào các kho lưu trữ huyện uỷ
27
1.3.2. Thực trạng công tác thu thập tài liệu vào các kho lưu trữ
huyện uỷ
29
4
1.3.2.1. Tình hình nộp lưu tài liệu của các cơ quan, tổ chức vào
kho lưu trữ huyện uỷ
29
1.3.2.2. Nguyên nhân
33
CHƢƠNG 2: XÁC ĐỊNH CÁC CƠ QUAN LÀ NGUỒN VÀ
THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CẦN PHẢI NỘP LƢU VÀO KHO
LƢU TRỮ HUYỆN UỶ
35
2.1. Tổ chức bộ máy của các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị xã
hội huyện và cơ sở
47
2.1.3.6. Hệ thống tổ chức Hội Cựu Chiến binh Việt Nam cấp
huyện và cơ sở
48
2.2. Xây dựng danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu và danh mục
thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào
kho lưu trữ huyện uỷ
50
2.2.1. Xây dựng danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu vào kho lưu
trữ huyện uỷ
51
5
2.2.2. Xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan
thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ.
52
CHƢƠNG 3: DANH MỤC CÁC CƠ QUAN VÀ THÀNH
PHẦN TÀI LIỆU CẦN PHẢI NỘP LƢU VÀO KHO LƢU
TRỮ HUYỆN UỶ
59
3.1. Danh mục các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu và danh
mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu
vào kho lưu trữ huyện uỷ
59
3.1.1 Danh mục các cơ quan, tổ chức
59
3.1.2. Danh mục thành phần tài liệu
60
3.2. Hướng dẫn sử dụng danh mục
97
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
BBT
Ban Bí thư
BCH
Ban Chấp hành
BTV
Ban Thường vụ
CCB
Cựu chiến binh
CNVCLĐ
Công nhân viên chức lao động
ĐTN
Đoàn Thanh niên
HĐND
Hội đồng nhân dân
HU
Huyện uỷ
LĐLĐ
Liên đoàn lao động
LHPN
Liên hiệp phụ nữ
MTTQ
Mặt trận Tổ quốc
TT
Thường trực
TW
Trung ương
UBND
1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài
Việc đổi mới và không ngừng hiện đại hoá công tác lưu trữ để thực
hiện nhiệm vụ bảo tồn, phát huy các di sản văn hoá của dân tộc là một chủ
trương quan trọng đã được đề ra trong nhiều nghị quyết của Đảng và văn bản
của Nhà nước [45;5]. Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng
khoá IX tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng đã khẳng định
chúng ta phải luôn “bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ” [53; 107].
Nhưng để bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả thì
trước tiên chúng ta cần nghĩ tới công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu
trữ. Trong đó, xác định nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu là một khâu
quan trọng bởi nó có ý nghĩa đặc biệt đối với việc thu thập tài liệu, quyết định
thành phần và nội dung của tài liệu trong kho.
Đến nay, các kho lưu trữ Đảng từ Trung ương tới địa phương đều chưa
có danh mục nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc diện nộp lưu
vào kho lưu trữ. Quyết định 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987 của Ban Bí thư về
Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam chưa quy định đầy đủ, cụ thể về các
đối tượng nộp lưu, thành phần tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ các cấp uỷ
Đảng gây nhiều khó khăn cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Mặt khác,
Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành năm
2001 có quy định các tổ chức chính trị - xã hội thuộc thành phần Phông lưu
trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, vì vậy cần thiết phải có văn bản của Trung
ương quy định về việc nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ Đảng để khắc phục
những điểm còn thiếu của Quyết định 20-QĐ/TW và cụ thể hoá Pháp lệnh lưu
trữ quốc gia năm 2001.
Trong hệ thống lưu trữ của Đảng, công tác lưu trữ ở cấp huyện nhìn
chung còn nhiều tồn tại hơn cả. Đại bộ phận kho lưu trữ huyện uỷ chưa tập
trung đủ các thành phần tài liệu, nhiều tài liệu có giá trị bị phân tán nên việc
xác định chính xác danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu làm căn cứ
8
lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ.
1
Huyện uỷ: Ban chấp hành đảng bộ huyện. Theo Từ điển tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học, tác giả Hoàng
Phê (Chủ biên), NXB Đà Nẵng – Trung tâm Từ điển học, Hà Nội – Đà Nẵng, 2006, trang 471.
2
Từ đây gọi chung là cơ quan
9
3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
* Đối tƣợng nghiên cứu: Để đạt được các mục tiêu nghiên cứu, đề tài
hướng tới đối tượng nghiên cứu là:
+ Kho lưu trữ Đảng cấp huyện (huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh
gọi chung là cấp huyện) và thẩm quyền thu thập tài liệu của Kho lưu trữ Đảng
cấp huyện.
+ Hệ thống tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động…của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị
xã hội cấp huyện thuộc thẩm quyền thu thập tài liệu của Kho lưu trữ Đảng cấp
huyện.
* Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ nghiên cứu xác định các cơ quan tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyên huyện uỷ và các nhóm tài
liệu cơ bản của các cơ quan thuộc nguồn, không có điều kiện đi sâu vào từng
hồ sơ cụ thể trong mỗi nhóm.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trên thế giới, hầu hết các nước đều có những quy định về công tác thu
thập, bổ sung tài liệu, trong đó có quy định về thành phần và nội dung tài liệu
phải giao nộp vào các lưu trữ. Những vấn đề lý luận liên quan đến công tác
xác định nguồn và thành phần tài liệu trong lưu trữ cũng đã được các nhà lưu
trữ học của nhiều nước đề cập đến từ những năm 50 của thế kỷ XX . Theo
các viện lưu trữ nước ngoài, những thành tựu và hạn chế, những ý tưởng hay
có thể tham khảo và kế thừa. Các nhà lưu trữ Anh lại có quan điểm riêng
trong vấn đề lựa chọn tài liệu để bảo quản. Họ cho rằng giá trị trước hết phụ
thuộc vào ý nghĩa cơ quan đơn vị hình thành phông, đó là những thông tin về
cơ cấu tổ chức, chức năng, hoạt động của cơ quan sản sinh ra tài liệu và giá trị
tác vụ của tài liệu, nghĩa là tài liệu chỉ phản ánh việc hoàn thành các nhiệm vụ
cụ thể. Các nhà lưu trữ Pháp thì đưa ra quan điểm: lựa chọn tài liệu để nộp
lưu vào các viện lưu trữ từ các nguồn nộp lưu không chỉ quan tâm đến các
nhóm tài liệu văn kiện có giá trị mà còn phải xác định những tài liệu hết giá
trị để loại huỷ… Càng về sau, cùng với sự phát triển của công tác lưu trữ nói
chung, càng có nhiều công trình nghiên cứu về công tác thu thập, bổ sung tài
liệu. Ngày nay, rất nhiều nước trên thế giới như Mỹ, Anh, Nga, Trung Quốc,
Úc, Malaysia…cũng đã bổ sung thêm vào hệ thống lý luận thế giới bằng
những công trình nghiên cứu đối với việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử, một
loại tài liệu rất đặc trưng của xã hội công nghệ thông tin. Ngoài ra, những
quan điểm về lựa chọn tài liệu để đưa vào lưu trữ còn được nhiều nhà nghiên
11
cứu đưa ra trong nhiều hội nghị lưu trữ quốc tế và khu vực….Những nghiên
cứu trên là những tư liệu rất bổ ích. Tuy nhiên, mỗi quốc gia với những chế
độ chính trị riêng, cách phân chia khu vực hành chính lãnh thổ và cách thiết
lập các chế độ quản lý riêng cần có những nghiên cứu chuyên biệt để có thể
đưa ra những đánh giá phù hợp nhất.
Ở Việt Nam, vấn đề nghiên cứu về công tác xác định nguồn và thành
phần tài liệu nộp lưu cũng được nhiều cơ quan, tác giả nghiên cứu như: đề tài
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu xác định nguồn và thành
phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ
Quốc gia”, chủ nhiệm TS. Nguyễn Cảnh Đương, 1993; “Nghiên cứu nguồn và
thành phần tài liệu quản lý Nhà nước cần nộp vào lưu trữ tỉnh”, chủ nhiệm
Nguyễn Quang Lệ, 1993; “Nghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu bản đồ
- Các đề tài, đề án, tài liệu tham khảo thực tế ở một số huyện uỷ, báo
cáo tình hình công tác văn thư lưu trữ của các văn phòng tỉnh, thành uỷ,
huyện uỷ, mục lục hồ sơ các kho lưu trữ huyện uỷ, luận văn tốt nghiệp đại
học, sau đại học và các website có liên quan.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu đề tài đặt ra, chúng tôi đã vận dụng phương pháp
luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, các quan điểm về nhận thức của chủ nghĩa
duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.
Các phương pháp cụ thể được sử dụng trong đề tài là:
- Phương pháp hệ thống: giúp chúng tôi có cái nhìn tổng thể để xác
định những cơ quan và tài liệu có giá trị trong hệ thống tài liệu của các cơ
quan thuộc đối tượng nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ.
- Phương pháp phân tích chức năng: giúp chúng tôi xác định rõ chức
năng của các cơ quan; xác định chức năng của văn bản hình thành trong hoạt
động của các cơ quan để từ đó quyết định lựa chọn cơ quan và tài liệu cần
giao nộp.
- Bên cạnh đó, chúng tôi kết hợp các phương pháp khảo sát, phân tích,
thống kê, tổng hợp như: khảo sát thực tiễn, phân tích các nguồn tài liệu tham
khảo, thống kê số liệu và tổng hợp các nguồn thông tin thu nhận được để sử
dụng trong quá trình nghiên cứu.
7. Đóng góp của đề tài
13
- Giải quyết các yêu cầu thực tế về việc xác định nguồn và thành phần
tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ.
- Kết quả nghiên cứu sẽ giúp các Văn phòng huyện uỷ tham khảo để
xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu cũng như chỉ đạo
thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ có hiệu quả.
- Những nghiên cứu của đề tài sẽ góp phần làm phong phú thêm lý luận
và thực tiễn về công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung tài
Cơ sở lý luận và thực tiễn luôn là hai mặt không tách rời nhau trong
quá trình nghiên cứu và kết luận một vấn đề khoa học hay thực tiễn. Lý luận
được nghiên cứu, đúc rút từ thực tiễn và quay trở lại làm phương pháp định
hướng nghiên cứu những vấn đề phát sinh trong thực tiễn. Thực tiễn không
chỉ là đối tượng nghiên cứu để tổng kết, khái quát thành lý luận, làm phong
phú thêm lý luận mà còn là điều kiện đánh giá sự chính xác của lý luận. Ở
chương này sẽ làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn để xác định nguồn và thành
phần tài liệu cần giao nộp vào kho lưu trữ huyện uỷ.
1.1. Một số khái niệm
Nhằm thống nhất cách hiểu một số thuật ngữ trong đề tài, phần này sẽ
làm rõ thêm một số khái niệm:
* Kho lưu trữ huyện uỷ: là cơ quan lưu trữ của Đảng ở cấp huyện,
quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh được đặt trong văn phòng huyện uỷ
(sau đây gọi chung là kho lưu trữ huyện uỷ).
* Bổ sung tài liệu: là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác
định nguồn tài liệu thuộc thành phần phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa
chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền
hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định [12; 130]. Như vậy, bổ sung tài
liệu đã được xem là cả một hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác
định các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu và thành phần tài liệu của các cơ
quan thuộc nộp lưu tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ.
15
* Nguồn nộp lưu: là đối tượng thu thập, bổ sung lưu trữ của một lưu trữ
nhất định. Nguồn nộp lưu của lưu trữ hiện hành là tài liệu của các đơn vị
trong cơ quan đã sử dụng xong ở văn thư. Nguồn nộp lưu của lưu trữ cố định
là tài liệu của các lưu trữ hiện hành thuộc thẩm quyền thu thập. Các cơ quan
có lưu trữ hiện hành thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cố định được khái quát
thành danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu. Danh mục này thường được
xác định giá trị có yêu cầu khác nhau : ở văn thư, xác định thời hạn bảo quản
cho từng hồ sơ trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan; ở lưu trữ hiện hành,
xác định giá trị nhằm hoàn thiện tiếp các công việc còn lại ở văn thư và cùng
với lưu trữ chọn những tài liệu có giá trị để nộp vào bảo quản Nhà nước; ở
lưu trữ lịch sử, ngoài yêu cầu lựa chọn tài liệu để bổ sung, còn phải tối ưu hoá
thành phần và nội dung các phông lưu trữ [09; 89].
Như vậy xác định giá trị tài liệu và việc lựa chọn nguồn, thành phần tài
liệu trong lưu trữ có quan hệ mật thiết đến nhau. Việc vận dụng các nguyên
tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để xác định những loại tài liệu cần bảo quản
trong lưu trữ đồng thời cho phép xác định danh mục tài liệu cần giao nộp vào
lưu trữ và các cơ quan sản sinh ra những loại tài liệu ấy.
* Lưu trữ hiện hành: lưu trữ của các cơ quan bảo quản có thời hạn
những tài liệu đã sử dụng xong ở văn thư của cơ quan đó. Hết thời hạn bảo
quản, tài liệu phải nộp vào lưu trữ cố định có thẩm quyền thu thập theo quy
định của Nhà nước. Những cơ quan không là nguồn nộp lưu thì tài liệu được
lưu trữ tại cơ quan hoặc tiêu huỷ khi hết thời hạn bảo quản [09; 47].
* Lưu trữ lịch sử: là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu
dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và
các nguồn tài liệu khác [33; 02].
1.2. Cơ sở lý luận xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lƣu
vào kho lƣu trữ huyện uỷ
Cơ sở lý luận là việc vận dụng những nguyên tắc, phương pháp, tiêu
chuẩn của lưu trữ học, đặc biệt là nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác
định giá trị tài liệu để lựa chọn các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của
các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ, vì xét đến
cùng, việc xác định thành phần tài liệu cần được bảo quản trong các lưu trữ
đồng thời phải xác định tài liệu ấy được sản sinh từ đâu.
17
1.2.1 Nguyên tắc, phƣơng pháp, tiêu chuẩn xác định nguồn và
tập thể, cá nhân nào có quyền giữ làm của riêng. Nguyên tắc chính trị còn thể
18
hiện trong quá trình xem xét ý nghĩa của tài liệu lưu trữ theo hướng có lợi
nhất cho nhân dân lao động. Do vậy, các cơ quan, cá nhân khi tài liệu hết giá
trị hiện hành cần giao nộp vào kho lưu trữ lịch sử tương ứng, để tài liệu lưu
trữ có thể đem ra phục vụ rộng rãi vì sự phát triển chung của đất nước, dân
tộc.
- Nguyên tắc lịch sử: được vận dụng ở chỗ tài liệu lưu trữ luôn mang
dấu ấn thời kỳ lịch sử mà chúng hình thành nên khi thu thập tài liệu vào các
kho lưu trữ phải chú ý đến đặc điểm lịch sử được phản ánh trong nội dung
cũng như hình thức của tài liệu. Do đó, những tài liệu phản ảnh các sự kiện,
hiện tượng lịch sử của Đảng bộ huyện phải được thu thập, bổ sung đầy đủ vào
kho lưu trữ huyện uỷ.
- Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: tài liệu lưu trữ Đảng là tài sản văn
hoá vô giá phải được thu thập đầy đủ, toàn vẹn trên nguyên tắc không phân
tán phông lưu trữ, đồng thời phản ánh toàn diện về các sự kiện, hiện tượng
diễn ra. Nguyên tắc này cùng với nguyên tắc lịch sử cắt nghĩa một cách khoa
học vì sao tài liệu của một phông lưu trữ chỉ được bảo quản trong một kho lưu
trữ tương ứng. Vì sao một cơ quan là nguồn thu thập tài liệu của cơ quan này
mà không phải là nguồn thu thập tài liệu của cơ quan khác. Ngược lại, khi tài
liệu không tập trung được đầy đủ, chỉ còn những tài liệu rời rạc không phản
ánh đủ thông tin về hoạt động của cơ quan, đơn vị thì những tài liệu đó cũng
không có giá trị cao. Ví dụ các ban tham mưu giúp việc huyện uỷ là đối tượng
nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ vì phản ánh sự phát triển lịch sử
Đảng bộ địa phương, phản ánh sự phát triển trên các phương diện khác nhau
về công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng (tài liệu Ban Tổ chức huyện uỷ phản
ánh về công tác tổ chức, cán bộ, tài liệu Uỷ ban Kiểm tra phản ánh về công
tác kiểm tra, tài liệu của Văn phòng huyện uỷ phản ánh công tác thông tin
tổng hợp, hậu cần phục vụ cấp uỷ, tài liệu Ban Dân Vận phản ánh công tác
hạn của hệ thống, cần xác định chức năng nhiệm vụ của cơ quan mà do hoạt
động của nó, hệ thống văn bản, tài liệu được hình thành, cũng như phải nắm
được vị trí của cơ quan trong toàn bộ hệ thống các cơ quan đồng chức năng.
Trên cơ sở các hệ thống đã được xác định giới hạn cụ thể, nhiệm vụ thứ hai
cần phải giải quyết là nghiên cứu thành phần tài liệu thuộc mỗi hệ thống đó,
làm sáng tỏ mối liên hệ và ảnh hưởng qua lại giữa chúng với nhau. Ở đây
cũng cần phải nghiên cứu tài liệu giữa hệ thống này với hệ thống khác. Khi
nghiên cứu tài liệu của một hệ thống cần quan tâm đến khả năng phân chia
các thứ bậc trong đó. Tài liệu trong một hệ thống có nhiều thứ bậc, giữa các
20
thứ bậc thường có sự bổ sung lẫn nhau. Do đó việc lựa chọn tài liệu để bảo
quản trong kho lưu trữ cũng không nhất thiết phải tiến hành ở mọi thứ bậc.
Điều này có ý nghĩa rất thiết thực để giải quyết vấn đề lựa chọn tài liệu có
thông tin lặp lại hình thành rất nhiều trong các cơ quan cùng hệ thống. Việc
đối chiếu tài liệu trong một hệ thống và giữa các hệ thống với nhau cũng cho
phép lập bảng kê thành phần tài liệu. Ngoài những ý nghĩa trên, phương pháp
hệ thống còn cho phép giải thích một số tiêu chuẩn để lựa chọn tài liệu sẽ
được nói trong phần tiếp theo.
- Phương pháp phân tích chức năng: là phương pháp nghiên cứu giá trị
tài liệu và lựa chọn chúng để đưa vào bảo quản dựa trên kết quả sự phân tích
chức năng của các cơ quan, kết hợp với việc xem xét chức năng của mỗi loại
tài liệu trong phạm vi từng cơ quan nhất định. Những cơ quan giữ vị trí quan
trọng trong hệ thống thì cần ưu tiên bảo quản tài liệu với giá trị cao hơn
những cơ quan có chức năng nhiệm vụ hẹp. Thông qua phương pháp phân
tích chức năng, chúng ta có thể lý giải một cách khoa học tiêu chuẩn ý nghĩa
của cơ quan đơn vị hình thành phông theo chức năng trong việc xác định
ngồn nộp lưu và lựa chọn thành phần tài liệu nộp lưu.
Tuy nhiên, cũng không nên tuyệt đối hoá ý nghĩa của phương pháp này,
vì không ít trường hợp tài liệu do cơ quan cấp dưới sản sinh ra lại có giá trị
liệu trong thời kỳ hiện đại, đó là tiêu chuẩn lặp lại thông tin trong tài liệu.
Ngoài ra nó còn giải thích khoa học tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu
và một số tiêu chuẩn khác để xác định nguồn và thành phần tài liệu cần bảo
quản trong kho.
Chúng tôi cho rằng các phương pháp trên là cơ sở để đưa ra một hệ
thống tiêu chuẩn lựa chọn nguồn và thành phần tài liệu trong thực tế. Theo đó,
các tiêu chuẩn là sự cụ thể hoá các phương pháp trên cơ sở đảm bảo xác định
danh mục nguồn và thành phần tài liệu một cách chính xác, mang tính khoa
học và thực tiễn cao.
1.2.1.3. Tiêu chuẩn
Các tiêu chuẩn được vận dụng là: tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu,
tiêu chuẩn tác giả tài liệu, tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông,
tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu, tiêu chuẩn thời gian và địa điểm
hình thành tài liệu, tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối luợng tài liệu của
phông lưu trữ, tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu, tiêu chuẩn tình trạng
vật lý của tài liệu, tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bên
22
ngoài của tài liệu. Phân tích cụ thể từng tiêu chuẩn, mỗi tiêu chuẩn có những
ảnh hưởng nhất định đối với việc xác định nguồn và thành phần tài liệu. Tuy
nhiên, nhận thấy các tiêu chuẩn có thể xếp theo nhóm tương đồng về mức độ
vận dụng đối với công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu [32; 16],
chúng tôi xếp các tiêu chuẩn trên vào ba nhóm:
- Nhóm tiêu chuẩn xuất xứ của tài liệu ( gồm tiêu chuẩn tác giả tài liệu,
ý nghĩa của cơ quan đơn vị hình thành phông, thời gian và địa điểm hình
thành tài liệu): được áp dụng khi xem xét ý nghĩa của cơ quan đơn vị hình
thành phông và tác giả tài liệu, nghĩa là khi xem xét trong cùng một hệ thống,
tài liệu của các cơ quan giữ vị trí cao, chức năng, nhiệm vụ quan trọng thì có
giá trị cao hơn tài liệu của những cơ quan có vị trí thấp, chức năng, nhiệm vụ
không quan trọng. Ví dụ trong các cơ quan đảng ở cấp huyện, tài liệu có giá
Mỗi khu vực hành chính hoặc khu vực lãnh thổ có rất nhiều cơ quan
đóng trên địa bàn, nhưng trong đó, chỉ có một số ít cơ quan mà tài liệu phản
ánh điển hình các mặt hoạt động nhất định được lựa chọn vào bảo quản trong
lưu trữ lịch sử, việc xác định nguồn bổ sung tài liệu sẽ giúp cho các cơ quan
lưu trữ nắm rõ khu vực thẩm quyền của mình.
Khái niệm “thẩm quyền” hay “khu vực thẩm quyền” là một thuật ngữ
chuyên ngành lưu trữ đặc trưng riêng cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu
trong một phạm vi lãnh thổ hành chính nhất định. Theo từ điển tiếng Việt của
Viện Ngôn ngữ học thì “thẩm quyền” là “quyền xem xét để kết luận và định
đoạt một vấn đề theo pháp luật” [34; 992]. Trong công tác bổ sung tài liệu,
thẩm quyền được hiểu là quyền xem xét những loại tài liệu nào được đưa vào
bảo quản trong lưu trữ. Lẽ dĩ nhiên là quyền này được xác định trong khuôn
khổ những quy định mang tính chất pháp lý về công tác lưu trữ mà một lưu
trữ nằm trong giới hạn điều chỉnh. Trong đó có giới hạn về chức năng, nhiệm
vụ của lưu trữ ấy. Khái niệm khu vực thẩm quyền thường dùng cho lưu trữ
lịch sử. “Khu vực thẩm quyền” là phạm vi hành chính lãnh thổ mà trên đó tài
liệu của các cơ quan được hình thành và được quản lý thống nhất. Nói khác
đi, đó là khu vực hành chính lãnh thổ mà một lưu trữ có quyền quản lý tài liệu
theo quyền hạn nhất định. Thẩm quyền và khu vực thẩm quyền chỉ rõ mối
quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các cơ quan lưu trữ và các cơ quan
là nguồn nộp lưu trong việc thu tài liệu về kho lưu trữ. “Thẩm quyền” và “khu
vực thẩm quyền” thông thường được pháp quy hoá để các cơ quan thực hiện
việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ được thống nhất và nghiêm chỉnh
[48; 23]. Việc quản lý tài liệu đã được phân cấp rõ ràng từ thẩm quyền quản
24
lý tài liệu ở văn thư cơ quan, thẩm quyền quản lý tài liệu của lưu trữ hiện
hành đến thẩm quyền quản lý tài liệu ở lưu trữ lịch sử. Các cơ quan là nguồn
nộp lưu trong danh mục được gọi là khu vực thẩm quyền của lưu trữ lịch sử.
Lưu trữ lịch sử có phạm vi trách nhiệm rất rộng, lưu trữ lịch sử vừa
Việt Nam được thể hiện qua hệ thống văn bản của các cơ quan có thẩm quyền
của Đảng quy định về việc thu thập tài liệu vào lưu trữ. Đối với việc thu thập
tài liệu vào các kho lưu trữ huyện uỷ, các văn bản quy phạm pháp luật và
mang tính chất quy phạm pháp luật đóng vai trò quan trọng làm cơ sở thực
tiễn có thể kể đến:
- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành
ngày 04/04/2004.
- Quyết định số 20-QĐ/TW, ngày 23/9/1987 của Ban Bí thư Trung
ương Đảng về Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam.
- Chỉ thị 187-CT/TW ngày 04/01/1971 của TW về việc tập trung quản
lý những tài liệu văn kiện, tư liệu và hiện vật thuộc về lịch sử đảng, lịch sử
cách mạng nước ta.
- Công văn 61-VP/TW ngày 06/04/1971 của Văn phòng Trung ương về
chế độ sưu tầm, tập trung và quản lý tài liệu lưu trữ ở các cấp bộ Đảng.
Ngoài ra còn có một số công văn, hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu,
lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản tài liệu giúp cho công tác xác định
nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc diện nộp lưu vào kho lưu
trữ huyện uỷ đảm bảo chính xác, theo đúng nguyên tắc quản lý tập trung
thống nhất Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
Điều 7 của Quyết định 20-QĐ/TW quy định: “Trừ các tài liệu cơ mật
có quy định riêng, các tài liệu khác hình thành trong quá trình lãnh đạo của
Đảng ở Văn phòng Trung ương Đảng, văn phòng các cấp uỷ, các ban, các cơ
quan khác của Đảng và Đoàn, sau thời gian quy định, phải giao nộp vào kho
lưu trữ của cấp uỷ đảng cùng cấp để quản lý”. Theo hệ thống các cơ quan lưu
trữ của Đảng, kho lưu trữ huyện uỷ là cơ quan lưu trữ thực hiện chức năng
lưu giữ toàn bộ tài liệu lưu trữ lịch sử của Đảng trong phạm vi một huyện.
Như vậy xác định được cơ quan lãnh đạo Đảng huyện, văn phòng, các ban
Copyright: Tài liệu đại học ©