Khoá luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Đối với mỗi doanh nghiệp, hiệu quả của hoạt động bán hàng là thước đo
phản ánh trình độ nhà quản lý doanh nghiệp, đồng thời cũng là quá trình có
vai trò rất lớn quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp. Vì vậy, việc nghiên
cứu quá trình bán hàng, phân tích kết quả quá trình sản xuất kinh doanh là hết
sức cần thiết.
Công tác hạch toán quá trình bán hàng – thu tiền là công tác tổ chức ghi
chép, tổng hợp và phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giúp cho các nhà
quản lý nắm bắt được kế quả kinh doanh của đơn vị, xác định được vị thế của
doanh nghiệp trên thị trường. Mặt khác, làm tốt công tác hạch toán bán hàng
và xác định kết quả còn giúp cung cấp thông tin trung thực, chính xác, minh
bạch cho các đối tượng bên trong lẫn bên ngoài, tạo ra sự tin cậy đối với các
đối tượng như khách hàng, nhà đầu tư, cơ quan nhà nước…Từ đó tạo tiền để
phát triển vững mạnh cho doanh nghiệp.
Trong quá trình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp, có rất nhiều
dữ liệu được tiếp nhận và cần xử lý, rất nhiều thông tin cần lưu trữ như thông
tin về khách hàng, thông tin nhà cung cấp, thông tin về sản phẩm, thông tin về
các giao dịch mua bán. Quy mô doanh nghiệp càng lớn thì lượng dữ liệu,
thông tin càng nhiều và phức tạp, yêu cầu trình độ quản lý càng cao để có thể
xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin được chặt chẽ, khoa học.
Trong thời đại tin học hóa ngày càng phát triển như hiện nay thì việc áp
dụng tin học phục vụ cho các công việc là rất phổ biến và hiệu quả. Việc áp
dụng tin học giúp cho con người có thể xử lý một lượng thông tin lớn hơn,
nhanh hơn và hiệu quả hơn so với xử lý thủ công rất nhiều. Kế toán cũng
không phải là một ngoại lệ - việc áp dụng tin học vào công tác kế toán đã
đóng góp một phần to lớn vào công việc của kế toán viên.
Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12
1
Khoá luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Chương 2: Thực trạng về tổ chức chu trình kế toán doanh thu tại công ty
TNHH cao su Giải Phóng trong điều kiên tin học hóa.
Chương 3: Hoàn thiện chu trình kế toán doanh thu tại công ty TNHH cao
su Giải Phóng.
Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12
3
Khoá luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU DƯỚI GÓC
NHÌN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1. Lý luận chung về Hệ thống thông tin kế toán
1.1.1. Khái niệm về Hệ thống thông tin kế toán
Khác với những góc nghiên cứu về kế toán đã trở nên quen thuộc như
Kế toán tài chính, Kế toán quản trị, Hệ thống thông tin kế toán ( HTTTKT)
thực sự chưa được hiểu hết cũng như chưa có một định nghĩa rõ ràng, đầy đủ
nhất. Chúng ta sẽ tìm hiểu về Hệ thống thông tin kế toán xuất phát từ việc
nhận thức rằng “thông tin” là một nguồn lực của doanh nghiệp.
Cũng như các nguồn lực khác, như nguyên vật liệu, nguồn vốn, nhân lực,
thông tin đang ngày càng khẳng định tầm quan trọng của nó trong việc trợ
giúp và quyết định vận mệnh tồn tại của một doanh nghiệp. Trong hoạt động
kinh doanh hàng ngày, thông tin đi ra và đi vào doanh nghiệp tạo nên những
“dòng chảy thông tin”. Người sử dụng dòng chảy thông tin đó gồm hai nhóm
chính: bên ngoài doanh nghiệp và bên trong doanh nghiệp. Người sử dụng
thông tin bên ngoài là cổ đông, nhà đầu tư, chính phủ, khách hàng, nhà cung
cấp…Họ sử dụng và phụ thuộc rất nhiều vào những thông tin công khai từ
doanh nghiệp để ra các quyết định. Mặt khác, cũng chính những đối tượng
trên cung cấp một phần dòng chảy thông tin đi vào doanh nghiệp để doanh
nghiệp thu thập và xử lý, lưu trữ. Người sử dụng thông tin bên trong là các
nhà quản lý, nhân viên…Họ thu thập dòng thông tin từ bên trong hoặc bên
ngoài để xử lý, lưu trữ và đưa ra các quyết định theo phạm vi quyền hạn trách
thập, lưu trữ,xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài
chính phục vụ cho lợi ích chung của doanh nghiệp.
Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12
5
Khoá luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
1.1.2. Phân loại Hệ thống thông tin kế toán
Dựa trên tiêu chí phương tiện xử lý, Hệ thống thông tin kế toán được
chia thành Hệ thống thông tin kế toán thủ công và Hệ thống thông tin kế toán
trên nền máy tính:
Hệ thống thông tin kế toán thủ công:
Sơ đồ 1.1: Hệ thống thông tin kế toán thủ công
Theo phương tiện xử lý thủ công thì các sự kiện từ quá trình sản xuất
kinh doanh của đơn vị mà ảnh hưởng đến báo cáo tài chính (BCTC) sẽ được
Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12
Điểm
đầu vào
Chú thích:
Xử lý
thủ
công
Chứng
từ
Dữ liệu
đầu ra
6
Khoá luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
phản ánh lên chứng từ. Sau đó căn cứ vào chứng từ, người có trách nhiệm sẽ
phản ánh sự kiện đó lên sổ nhật ký qua bước ghi thủ công, lên sổ cái cũng
bằng phương pháp thủ công và cuối cùng là lên BCTC.
Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính:
Cung cấp các chốt kiểm soát phù hợp để đảm bảo các nguồn lực của
doanh nghiệp (bao gồm cả dữ liệu): Chức năng thứ ba của một hệ thống thông
tin kế toán là tổ chức kiểm soát tổng thể chặt chẽ nhàm đảm bảo tính bảo mật
cũng như độ chính xác cho quá trình thu thập, xử lý dữ liệu và cung câpd
thông tin. Từ đó, các thông tin mà hệ thống cung cấp cần đạt mức độ cập nhật
về thời gian, tin cậy, giúp hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu quả và bảo
toàn giá trị tài sản cho doanh nghiệp.
1.1.4. Mô hình REA( hệ thống thu thập dữ liệu liên quan đến những sự
kiện, nguồn lực, đối tượng) và việc tổ chức dữ liệu trong Hệ thống thông
tin kế toán
1.1.4.1. Xác định dữ liệu cần thu thập – mô hình REA
Mô hình REA là công cụ mô phỏng việc thu thập nội dung dữ liệu trong các
quy trình kinh doanh, từ đó tạo cơ sở cho việc tổ chức dữ liệu trong hệ thống.
Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12
8
Khoá luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Trong hệ thống thông tin kế toán, mô hình REA được sử dụng như bước
chuyển tiếp từ ngôn ngữ thương mại sang ngôn ngữ kỹ thuật.
Dưới đây là ba thành tố chính trong mô hình REA:
Nguồn lực (Resources): các nguồn lực kinh tế liên quan đến quá trình
trao đổi.
Sự kiện (Event): là những hiện tượng xảy ra gây tác động làm thay đổi
Nguồn lực.
- Hoạt động xét duyệt: cho phép quá trình trao đổi được thực hiện.
- Hoạt động trao đổi: thực hiện tao đổi nguồn lực.
- Hoạt động ghi nhận: theo dõi nội dung trao đổi nguồn lực.
Đối tượng liên quan (Agent): là các cá nhân hoặc tổ chức tham gia
vào sự kiện phát sinh. Đối tượng bao gồm cả đối tượng bên trong và đối
tượng bên ngoài doanh nghiệp. VD: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên,
doanh nghiệp…
hệ thống ở Ngân hàng.
1.1.4.3. Tổ chức lưu trữ dữ liệu
Dữ liệu được thu thập và xử lý đều được lưu trữ lại trong Hệ thống thông
tin kế toán.
Với AIS thủ công, việc lưu trữ truyền thống là trên giấy tờ sổ sách, cụ
thể là Sổ nhật ký và các Sổ chi tiết, Sổ cái.
Với AIS trên nền máy tính, việc lưu trữ trở nên gọn gàng hơn với các tập
tin trên máy:
- Tập tin chính (Master file): Lưu trữ các dữ liệu ít thay đổi về các đối
tượng trong và ngoài hệ thống. VD: khách hàng, hàng hóa…Không chứa các
Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12
11
Khoá luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
dữ liệu về các sự kiện phát sinh. Các dữ liệu lưu trữ có thể là dữ liệu tham
chiếu hay dữ liệu tổng hợp
- Tập tin nghiệp vụ (Transaction File): Lưu trữ các sữ liệu về các sự kiện
như đặt hàng, bán hàng…Luôn chứa trường ngày của sự kiên, các dữ liệu về
giá cả, số lượng liên quan đến sự kiện.
Sơ đồ 1.6: Lưu trữ dữ liệu
Lợi ích của tập tin chính và tập tin nghiệp vụ: giảm thời gian nhập liêu,
tránh lưu trữ trùng lắp dữ liệu, tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu, tiện lợi
trong các hoạt động bảo quản dữ liệu.
1.2. Lý luận chung về chu trình kinh doanh
1.2.1. Khái niệm về chu trình kinh doanh
Trong mỗi doanh nghiệp hàng ngày xảy ra rất nhiều các sự kiện phát
sinh, trong số các sự kiện đó sẽ có những sự kiện liên quan với nhau về một
nội dung và chúng sẽ được sắp xếp thành một chuỗi sự kiện tạo thành một
chu trình. Để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển thì cần phải quản lý tốt từng
chu trình đó. Và như chúng ta đã biết quản lý một chuỗi hệ thống sẽ mang lại
hiệu quả tốt hơn là quản lý từng cái đơn lẻ. Do đó, cần phải tìm hiểu chu trình
chuỗi hoạt động khép kín, không thể tách rời. Theo sơ đồ ta thấy, đầu ra của
chu trình tài chính là tiền, nó lại là đầu vào của chu trình nhân sự và chu trình
chi phí. Chu trình nhân sự sẽ sử dụng số tiền đó để thuê nhân công, còn chu
trình chi phí sẽ mua nguyên vật liệu đầu vào để cung cấp cho chu trình sản
xuất. Đầu ra của chu trình nhân sự là nhân công và chu trình chi phí là nguyên
vật liệu, chúng đều là đầu vào của chu trình sản xuất. Chu trình sản xuất sẽ
tạo ra sản phẩm là đầu vào của chu trình doanh thu. Chu trình doanh thu sau
khi tiến hành bán hàng thu tiền, sẽ lại cung cấp vốn cho chu trình tài chính.
Như vậy, hiệu quả hoạt động của chu trình này sẽ tác động đến chu trình
khác. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải chú trọng phát triển đồng thời các chu
trình để tổng thể doanh nghiệp hoạt động thực sự hiệu quả.
Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12
14
Khoá luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
1.3. Tổ chức dữ liệu trong chu trình doanh thu tại các
doanh nghiệp sản xuất
Mô hình REA thể hiện một nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh,
phản ánh các hoạt động trong một chu trình, các nguồn lực được sử dụng và
phản ánh các đối tượng liên quan đến chu trình đó.
Xây dựng mô hình REA sẽ giúp chúng ta xác định được các loại hoạt
động, đối tượng, nguồn lực cần thu thập dữ liệu, từ đó sẽ định hướng được dữ
liệu cần thu thập cho từng đối tượng, nguồn lực và từng hoạt động, giúp cho
việc nghiên cứu về tổ chức một chu trình thật sự hiệu quả.
Sau đây là mô hình REA về chu trình doanh thu:
Sơ đồ 1.8: Mô hình REA tổng quát cho chu trình doanh thu
1.3.1. Các bộ phận tham gia vào chu trình doanh thu (Đối tượng)
Bộ phận bán hàng:
Bộ phận bán hàng là bộ phận nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, đàm
phán với khách hàng về các điều kiện bán hàng như hình thức, thời hạn thanh
Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12
16
Khoá luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
- Nội dung TK 511: phản ánh toàn bộ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch
vụ của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán của hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Nội dung TK 521: Tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu
thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho người mua
hàng do việc người mua hàng đã mua hàng (Sản phẩm, hàng hoá), dịch vụ với
khối lượng lớn và theo thoả thuận bên bán sẽ dành cho bên mua một khoản
chiết khấu thương mại (Đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam
kết mua, bán hàng).
- Nội dung TK 531: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của số sản
phẩm, hàng hoá bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: Vi phạm cam kết,
vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủng
loại, quy cách. Giá trị hàng bán bị trả lại phản ánh trên tài khoản này sẽ điều
chỉnh doanh thu bán hàng thực tế thực hiện trong kỳ kinh doanh để tính doanh
thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hoá đã bán ra trong kỳ báo cáo.
- Nội dung TK 532: Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá
hàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bán trong kỳ kế
toán. Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do sản phẩm, hàng
hoá kém, mất phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp
đồng kinh tế.
Nhóm tài khoản giá vốn, hàng tồn kho: TK 155: thành phẩm; TK 156:
hàng hóa; TK 157: hàng hóa đang đi đường; TK 632: giá vốn hàng bán.
Ngoài ra còn có các tài khoản liên quan đến thuế như TK 133: thuế
GTGT được khấu trừ; TK 333: thuế và các khoản phải nộp nhà nước…
1.3.3. Các chứng từ sử dụng và hệ thống luân chuyển chứng từ trong Chu
trình doanh thu
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mọi số
Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12
Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12
18
Khoá luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Chứng từ này do bộ phận gửi hàng lập dựa trên Phiếu xuất kho và Lênh
bán hàng, là cơ sở xác nhận hàng đã được giao cho khách. Trên đó ghi rõ tên
của người giao hàng, số của Lệnh bán hàng, các đặc điểm của hàng hóa.
Phiếu giao hàng được gửi tới cho khách hàng kèm hàng hóa và gửi tới bộ
phận lập hóa đơn.
Hóa đơn vận chuyển (HĐVC):
Chứng từ này do hãng vận tải lập và được sử dụng trong trường hợp
doanh nghiệp thuê ngoài dịch vụ vận chuyển để giao hàng cho khách.
Hóa đơn bán hàng (HĐBH):
Hóa đơn bán hàng được lập dựa trên Lệnh bán hàng, Phiếu xuất kho,
Phiếu giao hàng và do bộ phận lập hóa đơn lập ra. Hóa đơn xác nhận quyền
sở hữu đã chuyển giao cho người mua và nghĩa vụ phải thanh toán của người
mua cho doanh nghiệp. Nó cũng là căn cứ để ghi nhận doanh thu và xác định
nghĩa vụ thuế doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước. Trên hóa đơn có ghi rõ
tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ khách hàng, tên, mã hàng, đơn giá, thuế,
hình thức thanh toán, chữ ký người liên quan.
Phiếu thu, Giấy báo có (PT,GBC):
Đây là là các chứng từ chứng thực việc thanh toán của người mua. Phiếu
thu là do thủ quỹ lập còn Giấy báo có là do ngân hàng lập gửi về cho doanh
nghiệp để thông báo về việc người mua đã thanh toán qua chuyển khoản.
1.3.4. Các hoạt động trong chu trình doanh thu (Sự kiện)
Chu trình doanh thu gồm có 4 hoạt động, đó là: nhận và xử lý đơn đặt
hàng; xuất kho và giao hàng cho khách; lập hóa đơn và theo dõi nợ; nhận tiền
thanh toán.
Sau đây là sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 và cấp 1 của chu trình doanh thu:
Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12
19
- Gửi cho bộ phận Giao hàng để làm căn cứ giao hàng cho khách.
- Gửi cho bộ phận lập Hóa đơn để làm căn cứ lập Hóa đơn.
- Một liên của Lệnh bán hàng và Đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được
lưu tại bộ phận xử lý đơn đặt hàng theo số thứ tự.
Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12
21
Khoá luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Sơ đồ 1.11: DFD cấp 1 của hoạt động xử lý đặt hàng
1.3.4.2. Hoạt động 2.0 – Xuất kho và giao hàng cho khách
Đối tượng tham gia: Bộ phận kho
Chứng từ sử dụng: Lệnh bán hàng, Phiếu xuất kho.
Mô tả hoạt động:
Sau khi nhận được Lệnh bán hàng từ bộ phận xử lý Đơn đặt hàng, căn cứ
vào Lệnh bán hàng, bộ phận kho hàng sẽ lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển
Phiếu xuất kho cho bộ phận giao hàng.
Bộ phận giao hàng căn cứ vào Lệnh bán hàng từ bộ phận xử lý Đơn đặt
hàng và Phiếu xuất kho nhận từ bộ phận kho sẽ lập 3 liên Phiếu giao hàng
hoặc thuê hãng vận tải chuyển cho khách hàng, cụ thể:
- Phiếu xuất kho và liên 1 Phiếu giao hàng được gửi cho bộ phận lập
Hóa đơn để làm căn cứ lập Hóa đơn.
- Lệnh bán hàng và Phiếu giao hàng được lưu tại bộ phận kho theo số
thứ tự.
- Một liên của Phiếu giao hàng được giao cho khách hàng.
Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12
22
Khoá luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Sơ đồ 1.12: DFD cấp 1 của hoạt động giao hàng
1.3.4.3. Hoạt động 3.0 – Lập hóa đơn, theo dõi nợ
Đối tượng tham gia: bộ phận kế toán
Chứng từ sử dụng: Lệnh bán hàng, Phiếu xuất kho, Phiếu Giao
Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12
24
Khoá luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Mô tả hoạt động:
Tại bộ phận kế toán, kế toán tiền: Căn cứ vào thông báo trả tiền từ khách
hàng, kế toán tiền tiến hành lập 3 liên Phiếu thu, sau đó chuyển 3 liên Phiếu
thu cho thủ quỹ.
Thủ quỹ nhận được 3 liên Phiếu thu từ kế toán tiền và tiền từ khách
hàng, sau đó tiến hành xác nhận, ký Phiếu thu và ghi sổ quỹ, sau đó đưa 1 liên
Phiếu thu cho khách hàng, 1 liên Phiếu thu cho kế toán công nợ và 1 liên cho
kế toán tiền.
Kế toán tiền nhận Phiếu thu từ thủ quỹ, tiến hành ghi nhật ký thu tiền và
lưu Phiếu thu.
Kế toán công nợ nhận được Phiếu thu từ thủ quỹ tiến hành ghi sổ chi tiết
khách hàng, sau đó lưu Phiếu thu theo số thứ tự.
Sơ đồ 1.14: DFD cấp 1 của họat động thu tiền
1.3.5. Các sổ kế toán sử dụng trong chu trình doanh thu
1.3.5.1. Hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
Bùi Thị Hải Hậu Lớp: KTC-K12
25
Copyright: Tài liệu đại học ©