1
CHƯƠNG 3
CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ
2
§3. CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ
3.1. Khái niệm và phân loại chức năng quản lý
3.2. Các chức năng quản lý cơ bản
3.3. Mối liên hệ giữa các chức năng quản lý
3
Mục đích, yêu cầu
•
Nắm được khái niệm các chức năng: kế hoạch, tổ
chức, chỉ đạo, kiểm tra
•
Hiểu nội dung của các chức năng QL và có thể
ứng dụng vào thực tế
•
Thấy được vai trò của các chức năng, mối liên hệ
giữa các chức năng và có thái độ đúng đắn trong
việc thực hiện các chức năng.
4
3.1. Khái niệm và phân loại chức năng
quản lý
3.1.1. Khái ni m ch c n ng qu n lýệ ứ ă ả
- Khái ni m ch c n ngệ ứ ă :
+Theo T i n Ti ng Vi t, thu t ng n y có hai ngh a: ừđể ế ệ ậ ữ à ĩ “1. Ho t ng, ạ độ
tác d ng bình th ng ho c c tr ng c a m t c quan, m t h c quan ụ ườ ặ đặ ư ủ ộ ơ ộ ệ ơ
n o ó trong c th ;à đ ơ ể 2. Tác d ng, vai trò bình th ng ho c c tr ng ụ ườ ặ đặ ư
c a m t ng i n o, m t cái gì ó (GS Ho ng Phê (ch biên): T i n ủ ộ ườ à ộ đ ” à ủ ừđể
Ti ng Vi t, Trung tâm T i n Ngôn ng , H N i, 1992) ế ệ ừđể ữ à ộ
+ ôi khi ng i ta hi u ch c n ng gi ng nh nhi m v : Đ ườ ể ứ ă ố ư ệ ụ ch c n ng l ứ ă à

T nh ng ch c n ng QL m ch th xác nh các nhi m v ừ ữ ứ ă à ủ ể đị ệ ụ
c th , thi t k b máy v b trí con ng i phù h p ụ ể ế ế ộ à ố ườ ợ
•
C n c v o ch c n ng, nhi m v m ch th QL có th theo ă ứ à ứ ă ệ ụ à ủ ể ể
dõi, ki m tra, ánh giá, i u ch nh s ho t ng c a m i b ể đ đề ỉ ự ạ độ ủ ỗ ộ
ph n v to n b h th ng QL.ậ à à ộ ệ ố
7
Quá trình quản lý

Định nghĩa: Quá trình quản lý là quá trình hoạt động của
chủ thể quản lý nhằm thực hiện hệ thống các chức năng
quản lý để đ a hệ quản lý tới mục tiêu đã dự kiến.

Đặc tr ng:
-
Quá trình quản lý giữ vai trò trung tâm trong hệ thống các
hoạt động của chủ thể quản lý vì nó chính là căn cứ xác
định nội dung của hoạt động quản lý, cách tổ chức các giai
đoạn liên tục trong quá trình quản lý.
-
Các giai đoạn hoạt động quản lý th ờng diễn ra theo một chu
kỳ.
8
Chu trình quản lý
Quá trình quản lý có tính chu kỳ đ ợc gọi là chu trình quản lý.
Chu trình quản lý là sự kết hợp các chức năng quản lý theo một trật
tự thời gian xác định.
9
Chu trình qu n lýả
Chức năng


3.2.1.1 Ch c n ng k ho ch (Planning)
Khỏi ni m : chc nng k hoch l quỏ trỡnh xỏc nh cỏc mc
tiờu phỏt trin ca t chc v la chn nhng bin phỏp tt
nht thc hin mc tiờu ó xut.
Chc nng k hoch l chc nng u tiờn ca quỏ trỡnh
qun lý; tn ti trong mi t chc, trong mi hot ng qun
lý
* 3.2.1.2 Vai trũ c a ch c n ng k ho ch :
- Khi u, nh hng cho quỏ trỡnh qun lý; giỳp cho t
chc thy rừ v trớ hin ti, bit phi lm gỡ? Lm nh th
no? V s i ti õu? : khi ó xỏc nh c cỏc mc tiờu
tc l t chc ó cú ớch hng ti.
+ Chức năng kế hoạch định h ớng cho toàn bộ các hoạt động
của quá trình quản lý. Các chức năng quản lý khác căn cứ vào
chức năng kế hoạch để triển khai thực hiện.
12
+ Chức năng kế hoạch có khả năng ứng phó với sự bất định và
sự thay đổi: tr ớc những biến đổi của các nhân tố bên trong
và bên ngoài nhà QL vẫn phải tìm cách tốt nhất để đạt mục
tiêu.
+ Lập kế hoạch cho phép nhà quản lý tập trung chú ý vào các
mục tiêu.
+ Lập kế hoạch cho phép lựa chọn những ph ơng án tối u, tiết
kiệm nguồn lực, tạo hiệu quả hoạt động cho toàn bộ tổ chức
- L c s huy ng cỏc ngun lc
- L cn c cho vic kim tra, ỏnh giỏ quỏ trỡnh thc hin cỏc
mc tiờu: cỏc mc tiờu l cn c cho cụng tỏc kim tra, ỏnh
giỏ
13

Nhiệm vụ chủ yếu của chức năng kế hoạch
-
Xác định những mục tiêu và quyết định đ ợc những
biện pháp có tính khả thi (phù hợp với quan điểm,
đ ờng lối theo từng giai đoạn phát triển của đất n ớc
và địa ph ơng).
-
Thể hiện các mục tiêu và biện pháp t ơng ứng bằng
các loại kế hoạch nh : chiến l ợc, quy hoạch, kế
hoạch thực hiện theo thời gian (năm, học kỳ, quý,
tháng hoặc tuần lễ)
16
Những căn cứ thực hiện chức năng kế hoạch

Cơ sở pháp lý

Cơ sở thực tiễn

Thực trạng (thành tích) của đơn vị hoặc hệ thống
Ng ời ta th ờng dùng ph ơng pháp phân tích SWOT để thấy đ
ợc những điểm mạnh (Strengths), điểm yếu (Weaknesses),
thời cơ (Opportunities) và nguy cơ (Threats) của cả hệ
thống. Đây là căn cứ quan trọng để hoạch định kế hoạch.

Khả năng đáp ứng về các nguồn lực
Nguồn lực có hai dạng: nguồn lực bên trong và nguồn lực
bên ngoài; Nh ng quan trọng hơn là nguồn lực bên trong
17
3.2.1.3. Nội dung của chức năng kế hoạch
1. Xác nh v phân tích các m c tiêuđị à ụ


Lm c s lp k hoch hot ng v phõn b cỏc ngun lc


Thit lp cỏc tiờu chun thc hin cỏc hot ng

Mục tiêu quản lý là cơ sở của mọi tác động quản lý. Xác định
đúng đắn mục tiêu là b ớc đầu tiên dẫn đến các tác động quản
lý, là yếu tố quan trọng để đề ra các quyết định quản lý và
bảo đảm hiệu quả của các quyết định đó

To s hp dn vi i tng qun lý

Quyt nh hiu qu hot ng ca t chc
20
Tính chất của mục tiêu quản lý
•
Tính h th ngệ ố : M i m c tiêu c n ph i t trong m i quan h v i các ỗ ụ ầ ả đặ ố ệ ớ
m c tiêu khác sao cho không mâu thu n, lo i tr nhau, luôn có m i ụ ẫ ạ ừ ố
quan h th b c u tiên.ệ ứ ậ ư
•
Tính chuyên bi tệ : M c tiêu c a t ch c n o, h th ng qu n lý n o c ng ụ ủ ổ ứ à ệ ố ả à ũ
ph i c tr ng v th hi n rõ ch c n ng c a t ch c v h th ng qu n ả đặ ư à ể ệ ứ ă ủ ổ ứ à ệ ố ả
lý y.ấ
•
Tính xác nh v l ng hoá các m c tiêuđị à ượ ụ : Các m c tiêu ph i c xác ụ ả đượ
nh rõ r ng, k c nh ng m c tiêu nh tính c ng nên có k t qu c đị à ể ả ữ ụ đị ũ ế ả ụ
th , m c tiêu nh l ng thì c n th hi n b ng nh ng ch tiêu, nh ng ể ụ đị ượ ầ ể ệ ằ ữ ỉ ữ
thông s c th ố ụ ể
•

tiêu cơ sở (MT cp cao; MT cp trung gian; MT cp c s)

Phân loại theo độ dài thời gian của giai đoạn phát triển của
hệ thống bị quản lý: mục tiêu dài hạn (15-20 năm), trung
hạn (5 năm), ngắn hạn (1 năm).

Theo phạm vi bao trùm của nội dung quản lý: mục tiêu tổng
thể; mục tiêu bộ phận;

Da theo cỏch th hin mc tiờu: MT nh tớnh v MT nh
lng

Dựa trên các tiêu chuẩn phân loại nói trên:
- Mục tiêu chiến l ợc (toàn ngành, tổng thể, lâu dài, then chốt.)
23
- Mục tiêu chiến thuật (địa ph ơng, bộ phận, ngắn hạn, )
- Mục tiêu tác nghiệp.
- Hệ MT phân cấp (*)
- Mạng l ới MT
- Đa mục tiêu
- Mục tiêu ngân sách
Mọi sự phân loại chỉ có tính chất qui ớc; phải nhìn thấy và
tính đến sự thống nhất biện chứng của các mục tiêu
24
Cỏch xỏc nh mc tiờu QL

Vi c xỏc nh m c tiờu th ng c d a trờn nguyờn t c:
SMARTER
- Specific - c th , d hi u
- Measurable - o l ng c