Lời mở đầu
Ngày nay việc sử dụng máy tính điện tử trong các nghành kinh tế: quản lý
sản xuất, kinh doanh gần nh đã trở thành một yêu cầu bắt buộc. Máy tính điện tử
với việc sử dụng nó một cách hiệu quả đã và đang trở thành một lực lợng sản
xuất hùng mạnh, tiên tiến của thời đại. Mức độ tin học hoá trong quản lý sản
xuất, kinh doanh đã là một thớc đo hàng đầu và trong nhiều doanh nghiệp là đảm
bảo sống còn trớc sự cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trờng.
áp dụng công nghệ thông tin vào các nghành sản xuất, các lĩnh vực cuộc
sống đã trở nên tối cần thiết, đặc biệt là các ứng dụng tin học trong lĩnh vự quản
lý.
Vai trò của thông tin trong đời sống, trong khoa học kỹ thuật, trong quản lý
kinh doanh rất quan trọng. Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các
nhà quản lý đề ra đợc những quyết định đúng đắn mang tính khả thi cao. Để làm
đợc điều đó đòi hỏi phải sử dụng hệ thống máy tính lu trữ, xử lý thông tin một
cách khoa học nhanh nhạy với khối lợng thông tin phức tạp, đồ sộ để đa ra
những thông tin cần thiết, chính xác theo yêu cầu của quản lý.
Công tác quản lý vật t đợc coi là một bộ phận quan trọng của hệ thống quản
lý kinh tế. Có thể nói việc sử lý chính xác, tốc độ các thông tin liên quan đến vấn
đề này là yêu cầu cực kỳ quan trọng nếu không muốn nói là quan trọng hàng
đầu, giúp ngời lãnh đạo có những quyết định đúng đắn kịp thời.
Công nghệ thông tin có vai trò to lớn nh vậy song đối chiếu với cách thức
quản lý hiện nay cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phơng tuy đã đợc
trang bị hệ thống máy tính hiện đại nhng cha có phần mềm ứng dụng tin học vào
công tác quản lý mà mới chỉ dừng lại ở mức khai thác các phần mềm soạn thảo
nh: Winword, Excel
Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó em mạnh dạn ứng dụng môn học Access
vào trong "công tác quản lý vật t tại cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm
Minh Phơng".
Với thời gian thực tập không dài, với vốn kiến thức tiếp thu đợc còn nhiều
hạn chế và cha có kinh nghiệm, chắc chắn báo cáo của em còn nhiều hạn chế và
thiếu xót. Vì vậy em kính mong các thầy cô giáo chỉ bảo và giúp đỡ để báo cáo

là ngời nắm vững tình hình cụ thể về số lợng nhập - xuất vật t trong kho của
mình quản lý trong kỳ báo cáo.
II. Phân tích ngôn ngữ
Trong quá trình học tập đợc sự giảng dậy của thầy cô giáo về các môn tin
học nói chung và các ngôn ngữ lập trình nói riêng. Em thấy việc áp dụng tin học
vào công tác quản lý và giải quyết các bài toán kinh tế là một yêu cầu tất yếu đối
với tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng nh các đơn vị kinh tế. Song để
chọn lựa đợc một phơng án quản lý có hiệu quả nhất ta phải hiểu rõ nội dung
công việc cần làm để lựa chọn công cụ quản lý. Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ
để lập trình nh: Microsoft EXCEL, Pascal, Foxpro, Microsoft Access.
3
Mỗi ngôn ngữ đều có những u nhợc điểm riêng:
1. Ngôn ngữ lập trình Pascal.
+ Ưu điểm: Cấu trúc chặt chẽ, thích hợp cho việc giảng dậy
+ Nhợc điểm: Không thiết kế để phục vụ cho việc viết các bài toán CSDL,
khả năng in ấn kém .
2. Bảng tính EXCEL.
+ Ưu diểm: Dễ sử dụng, tính toán tốt, hình thức đẹp
+ Nhợc điểm: Chơng trình lớn không tạo đợc một chơng trình trọn gói độc
lập, không mang tính chất của một ngôn ngữ lập trình.
3. Ngôn ngữ lập trình Foxpro 2.6
+Ưu điểm: Foxpro 2.6 là một hệ thống chơng trình quản lý và khai thác các
tệp CSDL đợc xây dựng trên cơ sở FoxBase nhng u việt hơn nhiều. Tất cả các
lệnh, các hàm và các tham số của FoxBase và Foxpro Vesion cũ đều có mặt ở
Foxpro 2.6. Song ở Foxpro 2.6 đã xuất hiện thêm hàng loạt các hàm, các lệnh và
các tham số mới, giải quyết hầu hết các khó khăn mà FoxBase và Foxpro Vesion
cũ và các ngôn ngữ khác đã gặp phải.
+Nhợc điểm: Ngời lập trình phải viết từng câu lệnh cụ thể.
4.Microsoft Access:
Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoạt động trong môi trờng

-Tenvt
-Qcach
-Donvi
Trong đó trờng Mavt là khoá chính của bảng. Thuộc tính và ý nghĩa của
các trờng đợc thể hiện trong bảng sau
Tên trờng Kiểu Độ rộng
ý nghĩa
Mavt Text 5 Mã vật t
Tenvt Text 15 Tên vật t
Qcach Text 15 Quy cách vật t
Donvi Text 5 Đơn vị tính
2.Bảng danh mục kho: T2 DM KHO
Dùng bảng này để lu giữ các thông tin các kho đợc sử dụng trong cửa
hàng . Bảng đợc thiết kế gồm các trờng sau:
- Makho
- Tenkho
- Dckho
Trong đó Makho là khoá chính trong bảng. Thuộc tính và ý nghĩa của các
trờng đợc thể hiện trong bảng sau:
Tên trờng Kiểu Độ rộng
ý nghĩa
Makho Text 5 Mã kho
Tenkho Text 20 Tên kho
Dckho Text 20 Địa chỉ kho
3. Bảng khách hàng:T3 KHACH HANG
6
Bảng này dùng để lu giữ thông tin về khách hàng giao dịch với cửa hàng.
Bảng đợc thiết kế gồm các trờng sau:
-Makhach
-Hoten

Bảng này để lu giữ các thông tin về các phát sinh nhập xuất vật t của cửa
hàng. Bảng đợc thiết kế gồm các trờng sau:
- Ngay
7
- Sohoadon
- Loai
- Lydo
- Manv
- Makho
- Makhach
- Mavt
- Soluong
- Dongia
- Thanhtien
Trờng Manv đợc tham chiếu bằng Lookupwinzard với trờng Manv của bảng
T4 DS NHAN VIEN. Trờng Makho đợc tham chiếu bằng Lookupwinzard với tr-
ờng Makho của bảng T2 DM KHO. Trờng Mavt đợc tham chiếu bằng
Lookupwinzard với trờng Mavt của bảng T1DM VAT TU Trờng Makhach đợc
tham chiếu bằng Lookupwinzard với trờng Makhach của bảng T3 KHACH
HANG.
Thuộc tính và ý nghĩa của các trờng đợc thể hiện trong bảng sau:
Tên trờng Kiểu Độ rộng
ý nghĩa
Ngay Date/time Ngày nhập hoặc xuất
Sohoadon Number Số hoá đơn
Loai Text Loại nhập hoặc xuất
Lydo Text Lý do
Manv Text 5 Mã nhân viên
Makhach Text 5 Mã khách hàng
Makho Text 5 Mã kho

Dữ liệu đa ra nhằm cho ngời sử dụng có thể xem/in các thông tin về phát
sinh nhập xuất vật t, bảng kê nhập hoặc bảng kê xuất vật t.
10
II.Mô hình liên kết hệ thống
1. Sơ đồ xây dựng hoạt động của hệ thống.
2. Sơ đồ chức năng của hệ thống.
KHO phụ KHO phụ
KHO chính tại
cửa hàng
Khách hàng
Nhập Xuất
Quản lý
Kinh doanh
Nhập vật tƯ
Tổng hợp
tính giá
Bán vật TƯ
tW
11
3. Sơ đồ phân cấp chức năng:
12
Quản lý
vật t
Danh mục Cập nhật
Tra cứu
Phát sinh Báo biểu
DM vật t
DM KHO
Hoạt động
nhân viên

Xuất vật
t1
Quản lý
kinh
doanh
5. Sơ đồ luồng dữ liệu các chức năng.
a. Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng nhập vật t :
Mã
kho
Danh mục
kho
Xác định
kho nhập
Xác định
vật t
Xác định
khách hàng
Phát sinh
DBF QL hoá đơn
Nhập vật t1
Danh mục
Vật t1
Mã
Vật t
Mã
Khách
hàng
14
Danh mục
khách hàng

2Form phát sinh nhập xuất
Dùng để nhập và xem các phát sinh nhập xuất vật t:

16
3.Form t×nh h×nh nhËp xuÊt cña tõng kho trong cöa hµng:
Dïng form nµy ®Ó kiÓm tra c¸c ho¹t ®éng t¹i c¸c kho trong cöa hµng
4. Form danh môc vËt t hµng ho¸:
Víi form nµy ngêi sö dông cã thÓ nhËp míi, xem, söa danh môc vËt t
17
5. Form danh môc nh©n viªn trong cöa hµng:
Form nµy dïng xem lý lich vµ ho¹t ®éng nghiÖp vô cña c¸c nh©n viªn vµ
tuyÓn nh©n viªn míi
6.Form liÖt kª danh s¸ch nh©n viªn nh©n viªn:
Víi Form nµy ngêi sö dông cã thÓ xem danh s¸ch c¸c nh©n viªn trong cöa
hµng
18
7.Form danh sách các khách hàng:
Form này dùng để xem danh sách các khách hàng giao dịch với cửa hàng
II. Một số các report chính:
1. Report bảng kê vật t nhập:
19
2. Report b¶ng kª c¸c ph¸t sinh tõng th¸ng:
3.Report b¸o c¸o tæng hîp nhËp xuÊt tån vËt t :
20
Kết luận
Sau thời gian tìm hiểu thực tế và thực tập tại phòng máy của trờng, qua thời
gian học tập, các thầy, cô giáo trong trờng đã tận tình giúp đỡ chúng em hoàn
thành đợc báo cáo thực tập của mình đúng thời gian quy định của phòng đào tạo
cũng nh của tổ môn tin học.
Do thời gian thực hiện báo cáo không dài và khả năng của bản thân còn hạn