Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh

………… o0o…………

Báo cáo “Tin học hóa hệ thống quản lý
vật tư tại công ty TNHH Thu Hương”
Lớp K12KK2 Trang 1
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
Lớp K12KK2 Trang 2
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
MỤC LỤC
Trang
A. LỜI MỞ ĐẦU 1
1. Lý do chọn đề tài 1
2. Nội dung nghiên cứu 2
Bảng kế hoạch triển khai đề tài 3
B. NỘI DUNG 4
I. Khảo sát thực tế 4
1. Thực trạng khảo sát 4
a. Nhược điểm của hệ thống cũ 4
b. Ưu điểm của hệ thống cũ 5
2. Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới 5
a. Ưu điểm của hệ thống mới 5
b. Nhược điểm của hệ thống mới 6
II. Phân tích và thiết kế hệ thống 6
1. Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD 7
Giải thích 8
2. Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD 9
a. DFD mức khung cảnh 9
b. DFD mức đỉnh 11
c. DFD mức dưới đỉnh 12

Trong thời đại công nghiệp phát triển và nền kinh tế thị trường như ngày nay,
việc quản lý, điều hành và phát triển một doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều đòi hỏi
phải có sự quản lý chặt chẽ từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên, từ các phòng ban đến
các bộ phận của doanh nghiệp đó. Để thực hiện được yêu cầu đó, chúng ta không thể
sử dụng phương thức quản lý thủ công trên giấy tờ như trước đây nữa vì làm như vậy
có nghĩa là chúng ta đang tự đào thải mình ra khỏi guồng máy công nghiệp của thời
đại. Do đó việc áp dụng tin học vào trong quản lý là điều cần thiết và thích hợp với xu
hướng chung của thời đại.
Hệ thống quản lý là một trong các hệ thống được nhiều cơ quan sử dụng và đã
được thiết kế một cách đa dạng và phong phú. Một trong những ứng dụng của công
nghệ thông tin vào việc quản lý, đó là quản lý hệ thống vật tư.
Với sự trợ giúp của các phần mềm thích hợp, việc quản lý điều hành và phát
triển doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng hơn. Nhân viên quản lý vật tư sẽ không mất
nhiều thời gian để ghi chép các hóa đơn nhập cũng như xuất hàng vật tư. Các kế toán
viên sẽ đỡ vất vả hơn trong việc hạch toán thu chi. Và ban lãnh đạo cũng sẽ dễ dàng
Lớp K12KK2 Trang 4
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
quản lý công việc chung của công ty hơn. Hơn nữa khi số lượng công việc tăng lên,
hoạt động doanh nghiệp mở rộng ra thì việc quản lý cũng sẽ khó khăn hơn, đòi hỏi cả
nhân viên lẫn người quản lý, lãnh đạo phải mất nhiều thời gian để nắm bắt tình hình
và đối chiếu nhiều loại sổ sách để tránh sai sót trong khi thao tác. Do đó hiệu quả
công việc sẽ giảm. Nhưng khi những công việc mà chúng ta đang phải thao tác bằng
tay trước kia đã được lập trình sẵn trong máy, khi cần những thông tin yêu cầu thì
trong khoảng thời gian ngắn hệ thống sẽ cho chúng ta một kết quả nhanh nhất với độ
chính xác cao.
Cùng với tình hình trên công ty TNHH Thu Hương, địa chỉ số 234 Núi Thành
đang tiến hành tin học hóa hệ thống thông tin, đặc biệt là hệ thống thông tin trong việc
quản lý vật tư phục vụ ngày càng tốt hơn cho khách hàng hiện tại và tương lai. Do đó
đề tài mà chúng tôi chọn để nghiên cứu và thực hiện là: “Tin học hóa hệ thống quản
lý vật tư tại công ty TNHH Thu Hương”.

cách thức hoạt động quản lý vật tư
Linh - Nga
33 Đánh giá những ưu nhược điểm của hệ thống này Hà - Nhàn
34 - 35 Tiến hành phân tích và thiết kế sơ bộ về hệ thống Nga - Hà
36 Xây dựng các biểu đồ phân cấp chức năng, biểu
đồ luồng dữ liệu, biểu đồ thực thể liên kết
Linh - Nhàn -
Nga
37 - 38 Tiếp tục thiết kế hệ thống hoàn chỉnh Cả nhóm
39 - 40 Xây dựng hệ quản trị CSDL MS Access
cho hệ thống “ Quản lý vật tư”
Nhàn - Linh –
Hà
41 Đánh giá chung lại toàn bộ bài tập Cả nhóm
42 Hoàn thành
Lớp K12KK2 Trang 7
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
B. NỘI DUNG
I. Khảo sát thực tế
1. Thực trạng khảo sát.
Để có thể đánh giá được sự hoạt động của hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu, ưu tiên
cho hệ thống mới, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới và vạch kế hoạch cho dự án thì
công việc khảo sát hiện trạng là một công việc rất quan trọng. Trong đó việc xây dựng
hệ thống quản lý vật tư cũng không nằm ngoài mục tiêu có được thông tin chính xác,
hiệu quả và đáp ứng những nhu cầu của thực tế xã hội hiện nay. Dựa vào việc tìm hiểu
và đánh giá hiện trạng nhằm phát hiện những nhược điểm cơ bản của hệ thống cũ,
đồng thời cũng định hướng cho hệ thống mới cần giải quyết “cải tạo cái cũ xây dựng
cái mới”.
Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế của nước ta còn chưa phát triển,
quy mô của các cơ quan, xí nghiệp còn nhỏ nên việc sử dụng máy tính trong việc quản

 Vì là một hệ thống có sử dụng phương pháp thủ công nên rất thích hợp cho
các doanh nghiệp nhỏ, không bị ùn tắc công việc.
 Chính vì là một hệ thống có quy mô nhỏ, công việc kinh doanh chỉ mang tính
chất gia đình nên không cần phải đầu tư máy móc, thiết bị tin học cho các cán bộ quản
lý.
Như vậy, hệ thống cũ này chỉ phù hợp cho việc phát triển các doanh nghiệp nhỏ,
còn để phát triển các doanh nghiệp lớn thì sẽ rất phức tạp, phương pháp thủ công
không có khả năng đáp ứng, mà đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức hợp lý, phương tiện xử
lý thông tin phải đầy đủ và đặc biệt là phải có lực lượng lớn đội ngũ nhân viên để quản
lý công việc. Chính vì vậy mà chúng tôi đã xây dựng một hệ thống mới để khắc phục
những yếu kém của hệ thống cũ tại công ty TNHH Thu Hương nhằm đáp ứng những
yêu cầu cần thiết của công việc trong xã hội hiện nay.
Một hệ thống thông tin thường khá phức tạp mà không thể thực hiện trong một
thời gian nhất định bởi vậy cần hạn chế một số ràng buộc để hệ thống mang tính khả
thi nhất định. Tại thời điểm này cần xác định các mục tiêu cho dự án và chính các mục
tiêu này là thước đo để kiểm chứng và nghiệm thu dự án sau này.
2. Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới.
a. Ưu điểm của hệ thống mới .
 Sử dụng máy tính vào việc xử lý thông tin nên việc lưu trữ các thông tin cần
thiết rất dễ dàng, thuận tiện và không bị mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin.
Lớp K12KK2 Trang 9
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
 Quá trình thanh toán tiền và các chi phí khác không mất nhiều thời gian và rút
ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng.
 Với sự trợ giúp đắc lực của công nghệ thông tin thì hạn chế tối thiểu việc xử lý
thủ công, tạo ra một hệ thống giao diện thuận tiện cho mọi người sử dụng, việc tổng
hợp báo cáo số lượng hàng hoá trong kho được thuận tiện nhanh chóng.
 Giảm được số lượng nhân viên làm việc trong khâu quản lý tránh được tình
trạng dư thừa và rút ngắn công việc của nhân viên xử lý.
b. Nhược điểm của hệ thống mới.

Cập nhật
danh mục
Quản lý
vật tư
Mua hàng
Bán hàng
Kiểm tra
tồn hàng
Báo cáo
Cập nhật
danh
mục
hàng hóa
Cập nhật
danh
mục kho
Đặt hàng
Nhập
hàng
Báo cáo
mua
hàng
Cập nhật
phiếu
xuất
Giao
hàng
Cập nhật
hàng tồn
đầu kỳ

Báo cáo
bán hàng
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
GIẢI THÍCH:
Chức năng cập nhật danh mục: Chức năng này sẽ thực hiện viêc cập nhật danh mục
khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục nhân viên, danh mục loại, danh mục
hàng hóa và danh mục kho.
Chức năng mua hàng:
+ Đặt hàng: Cửa hàng đặt hàng ở nhà cung cấp với số lượng từng mặt hàng cần đặt.
Mỗi lần đặt hàng, công ty in đơn hàng gửi đến nhà cung cấp.
+ Nhập hàng: Chức năng này khá đơn giản có nhiệm vụ nhập hàng vào kho khi nhà
cung cấp giao hàng cho công ty
+ Báo cáo mua hàng: Chức năng này có nhiệm vụ báo cáo việc mua hàng của khách
hàng lên các nhà quản lý cấp trên.
Chức năng bán hàng:
+ Cập nhật phiếu xuất: khi khách hàng có yêu cầu mua hàng thì chức năng này có
nhiệm vụ cập nhật những mặt hàng bán cho khách với số lượng và mặt hàng khách
yêu cầu.
+ Giao hàng: khi xuất hàng ra khỏi kho công ty sẽ có một bộ phận giao hàng tới địa
chỉ đã yêu cầu đặt hàng. Đồng thời khi khách hàng có khiếu nại gì về số lượng cũng
như chất lượng hàng hoá thì bộ phận này sẽ thu nhận thông tin và về báo cáo cho bộ
phận quản lý.
+ Báo cáo bán hàng: Chức năng này có nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách
hàng lên các nhà quản lý cấp trên.
Chức năng kiểm tra tồn hàng:
+ Cập nhật hàng tồn đầu kỳ: Hàng tháng sẽ có các đợt thống kê, kiểm nghiệm các loại
hàng còn tồn đọng ở trong kho hay bất chợt ban giám đốc yêu cầu thống kê trong kho
và cập nhật số hàng tồn này.
+ Làm thẻ kho: bao gồm việc làm các thẻ kho cho từng loại vật tư cụ thể để dễ dàng
trong việc quản lý các loại vật tư.
− Sự liên hệ giữa các chức năng hệ thống quản lý vật tư
Khi hai bên đã có sự thoả thuận hợp tác thì nhà cung cấp có trách nhiệm gửi
những thông tin của mình cho đối tác. Sau khi đã tìm hiểu và chấp nhận thì hệ thống
quản lý vật tư sẽ gửi nhà cung cấp một đơn đặt hàng yêu cầu số lượng vật tư cần mua.
Nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng thì họ sẽ gửi cho hệ thống quản lý hóa đơn
Lớp K12KK2 Trang 13

Nhà cung cấp
Khách hàng
Quản lý
vật tư
Lãnh đạo
Khiếu
nại
Đơn đặt hàng
Hóa đơn nhập
Phiếu thanh toán
Thông tin nhà cung cấp
Hóa đơn bán hàng Khiếu
nại
Từ chối
bán hàng

Nhân viên
Khách hàng
Khách hàng
Thông tin khách hàng
3. Bán hàng
Yêu cầu
mua hàng
Khiếu
nại
Hóa
đơn
xuất
Từ chối bán hàng
Hàng
Nhà cung cấp
Hóa đơn xuất
4. Kiểm tra
tồn hàng
Thông
báo
xử
lý
Yêu
cầu
kiểm
tra
hàng
Lãnh đạo
5. Báo cáo
Báo

- Kiểm tra tồn hàng
- Báo cáo
c. DFD mức dưới đỉnh
c
1
. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Cập nhật danh mục

Lớp K12KK2 Trang 16

Khách hàng
1.1 Cập nhật
danh mục
khách hàng
Thông
tin
khách
hàng
Khách hàng
Nhà cung cấp
1.2 Cập nhật
danh mục nhà
cung cấp
Thông
tin nhà
cung
cấp
1.3 Cập nhật
danh mục nhân
viên
Nhân viên

nhập
hàng
Hóa đơn nhập
Lãnh đạo
Phiếu thanh
toán
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
Hàng
Thông tin hàng nhập
Dự trù xuất nhập
Đơn đặt hàng
Khiếu nại
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
c
3
. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Bán hàng
Lớp K12KK2 Trang 18

Khách hàng
Xét đơn đặt
hàng
Yêu cầu mua hàng
Từ chối bán hàng
3.1 Cập
nhật phiếu
xuất
Đồng ý
3.2 Giao
hàng

4.1 Cập nhật
hàng tồn đầu
kỳ
4.2 Làm thẻ
kho
Hàng
Hóa đơn xuất
Thông tin hàng tồn
Thông tin
hàng tồn đầu
kỳ
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
c
5
. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Báo cáo
Lớp K12KK2 Trang 20

Lãnh đạo
5.2 Báo cáo
hàng tồn
5.1 Báo cáo
bán hàng
tháng
5.3 Thống
kê hàng bán
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
Báo cáo
Yêu cầu
báo cáo

DienThoaiKH
TKNHKH
HTTT
MaHTTT
TenHTTT
DMLoai
MaLoai
TenLoai
Hang
MaHang
TenHang
MaLoai
TrongLuong
DVT
DGiaNhap
DGiaXuat
HDXuat
SoCT
Ngay
MaNV
MaKH
MaHTTT
MaKho
DienGiai
TKCo
TKNo
MaNX
DMNX
MaNX
TenNX

NhanVien
MaNV
TenNV
ChucVu
DCNV
DThoaiNV
DDHangCT
MaDDH
MaHang
SoLuong
DGia
DMKho
MaKho
TenKho
DCKho
DonDatHang
MaDDH
NgayDH
NgayNH
MaNV
MaNCC
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
* Mô hình quan hệ
KhachHang (MaKH, TenKH, DiaChiKH, DienThoaiKH, TKNHKH)
Khóa chính: MaKH
HTTT (MaHTTT, TenHTTT)
Khóa chính: MaHTTT
DMLoai (MaLoai, TenLoai)
Khóa chính: MaLoai
Hang (MaHang, TenHang, MaLoai, TrongLuong, DVT, DGiaNhap, DGiaXuat)

4. Thiết kế Database vật lý
4.1 DMKho
STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng
1 MaKho Text 4
2 TenKho Text 50
3 DCKho Text 50
MaKho (Mã kho): là khóa chính của bảng DMKho
TenKho (Tên kho): tên của kho
DCKho ( Địa chỉ kho): địa chỉ kho
4.2 DMLoai
STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng
1 MaLoai Text 10
2 TenLoai Text 50
MaLoai (Mã loại): là khóa chính của bảng DMLoai
TenLoai (Tên loại): tên loại hàng
4.3 DMNX
STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng
1 MaNX Text 10
2 TenNX Text 50
MaNX (Mã nhập xuất): là khóa chính của bảng DMNX
TenNX (Tên nhập xuất): tên nhập xuất
4.4 DDHang (Đơn đặt hàng)
STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng
1 MaDDH Text 10
2 NgayDH Date/Time 8
3 NgayNH Date/Time 8
4 MaNV Text 10
5 MaNCC Text 10
MaDDH (Mã đơn đặt hàng): là khóa chính của bảng DonDatHang
NgayDH (Ngày đặt hàng): cho biết ngày khách hàng đặt hàng

DGiaNhap (Đơn giá nhập): đơn giá nhập
DGiaXuat (Đơn giá xuất): đơn giá xuất
4.7 HDNhap (Hóa đơn nhập)
STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng
1 SoCT Text 10
2 SoCTGoc Text 10
3 MaNCC Text 10
4 MaNV Text 10
5 Ngay Date/Time 8
6 MaKho Text 10
7 TKNo Number Double
8 TKCo Number Double
9 MaHTTT Text 10
10 MaNX Text 10
SoCT (Số chứng từ): là khóa chính của bảng HDNhap
Lớp K12KK2 Trang 24

Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
SoCTGoc (Số chứng từ gốc): dùng để lưu các số chứng từ
MaNCC (Mã nhà cung cấp): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NCC
MaNV (Mã nhân viên): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NhanVien
Ngay (Ngày): xác định ngày nhập hàng
MaKho (Mã kho): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMKho
TKNo (Tài khoản Nợ): xác định số tài khoản Nợ là bao nhiêu
TKCo (Tài khoản Có): xác định số tài khoản Có là bao nhiêu
MaHTTT (Mã hình thức thanh toán): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng
HTTT
MaNX (Mã nhập xuất): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMNX
4.8 HDNhapCT (Hóa đơn nhập chi tiết)
STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng