BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG TÀI CHÍNH QUẢN TRỊ KINH DOANH
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ
……o0o……
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
Đề tài:

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG
TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH
Sinh viên thực hiện : Phạm thị Thúy
Lớp :TH41A
Khoa : Hệ thống thông tin kinh tế
Giảng viên hướng dẫn: Đỗ Huy Cảnh
Hà Nội - 2011

Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
MỤC LỤC
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
LỜI NÓI ĐẦU
Công nghệ thông tin là một môn khoa học mới được biết đến và đang phát triển. Sự
phát triển của công nghệ thông tin những năm gần đây đã và đang đạt được những thành
tựu mới có giá trị khoa học - công nghệ cao, có khả năng ứng dụng rộng rãi trong tất cả
các lĩnh vực hoạt động của xã hội. Nhiều quốc gia rất chú trọng ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý vĩ mô, đảm bảo có sự lãnh đạo, điều hành của nhà nước, của Đảng
cầm quyền đối với xã hội.
Ở nước ta công nghệ thông tin đang được sử dụng khá rộng rãi trong hầu hết các
ngành, các cơ sở và đến nay đã trở thành nhu cầu thiết yếu đối với các cơ quan, trường
học, bệnh viện, các cơ sở nghiên cứu khoa học…. Xuất phát từ nhu cầu thực tế các cơ
quan xí nghiệp đều không thể thiếu hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong việc quản lý và
phát triển, và nhất là trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa này, để đạt được

còn mang tính thủ công chưa được tin học hoá hoàn toàn, mục đích của em mong một
phần nào đó giúp đỡ được cho những công ty quy mô nhỏ tự động hoá được phần nào
đó trong công tác kinh doanh.
Vì thế, qua tìm hiểu em đã chọn đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
ở Công ty TNHH Mạnh Trường Bình” với hệ quản trị CSDL Microsoft Visual
Basic. Được sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty cùng với sự hướng dẫn của thầy
giáo và các bạn em mong rằng chương trình của em được hoàn thiện và đi vào thực tế
trong thời gian không xa.
Nội dung báo cáo của em gồm 3 chương sau:
Chương I: Tổng quan về đề tài xây dựng quản lý bán hàng tại Công ty
TNHH Mạnh Trường Bình.
Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại Cơng ty
TNHH Mạnh Trường Bình.
Chương III: Xây dựng và cài đặt chương trình quản lý bán hàng tại Công
ty TNHH Mạnh Trường Bình.
Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ dẫn tận tình của thầy giáo Đỗ Huy Cảnh và các
anh chị trong công ty TNHH Mạnh Trường Bình đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này.
Sinh viên thực hiện
Phạm Thị Thúy
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
2
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ
BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH.
I.Giới thiệu về Công ty TNHH Mạnh Trường Bình
1.Giới thiệu chung về quá trình hình thành và phát triển của Công ty
TNHH Mạnh Trường Bình.
a.Giới thiệu về công ty:
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH

thống máy phụ gồm 09 máy con đặc biệt có hệ thống máy vi tính đặt tại dàn máy sản xuất
để kiểm tra số lượng và chất lượng sản phẩm. Công ty trang bị hệ thống máy tính tại các
phòng ban tương đối đầy đủ, hệ thống nhà xưởng, kho chứa hàng tương đối rộng, đội ngũ
CBCNV có trình độ quản lý và thành thạo, tay nghề cao, doanh thu mỗi tháng đạt trên
2.000 triệu đồng. Sản phẩm của Công ty đảm bảo tính quốc tế, có thể thay thế cho hàng
nhập ngoại. Hiện nay Công ty có rất nhiều khách hàng như: Công ty Deawo Hanel, Công
ty hệ thống dây Sumi Hanel, Công ty Uniter Moto Việt Nam, nhà máy gạch ốp lát Granit
Thạch Bàn, Công ty gạch Vĩnh Phúc, Công ty TNHH dây cáp Vina KDC, Nhà máy bia
Đông Nam Á, Xí nghiệp dầu khí Thái Bình (Nước khoáng Tiền Hải) mạng lưới khách
hàng đã vươn ra hầu hết các tỉnh thành ở miền Bắc
iệt Nam.
Với phương châm “Chất lượng, tiến độ giao hàng” là sự sống còn của doanh
nghiệp, Công ty ngày càng mở rộng được thị phần và khẳng định được vị trí là một
doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh có
iệu quả.
Việc mở rộng quy mô sản xuất hàng năm của Công ty đã tạo điều kiện cho một
số lao động ngoài xã hội có việc làm và khoản thu nhập ổn định. Số lượng CBCNV
của công ty h
g năm tăng.
2. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Mạn
Trường Bình
* Đặc điểm tổ
ức quản lý:
Là một doanh nghiệp thuộc loại hình doanh ngiệp vừa và nhỏ, hoạt động dưới
hình thức công ty TNHH. Công ty TNHH Mạnh Trường Bình tổ chức bộ máy theo
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
4
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
hình thức tập trung, phân cấp quản lý, cơ cấu tổ chức quả
lý gọn nhẹ.

SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
5
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ
tình hình tài chính của Công ty để phục vụ cho công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh
được kịp t
i và có hiệu quả.
- Phân xưởng sả
xuất 154 người .
Công tác tổ chức quản lý sản xuất được khái q
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
6
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
theo sơ đồ sau:
Mô hình Tổ chức quản lý của công ty TN
II. Lý
lựa chọn đề tài
Hiện nay, ở nhiều nước tiên tiến trên thế giới có những cách thức bán hàng nhờ
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
7
Phòng kế toán
tài chính
Phó giám đốc
sản xuất
Phó giám đốc
nghiệp vụ
Phòng hành
chính- Bảo vệ
Phòng kỹ thuật
tổng hợp

nào cũng có thể có hệ thống quản lý như vậy do giả cả để mua mộ phần mềm là rất c
ao, một số công ty vẫn dùng cách bán hàng cổ điển nhất đó là dựng sổ sách để lưu giữ
thông tin, sử dụng nhiều lao động trong công việc gây tốn kém đôi khi còn dẫn đến
nhiều sai sót do không có sự thống nhất…Vì lý do đó em đã lựa chon đề tài Xây dựng
hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty TNH Mạnh Trường Bình . Đây là một công ty
có quy mô hoạt động nhỏ, em hy vọng là chuyên đề của em sẽ có một phần nào đó được
áp dụng thực tế cho công ty để giúp họ giảm bớt được chi phí trong kinh doanh, tiết
kiệm thời gian và nhân lực và hơn hết là nâng cao đượ h
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
8
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
u quả công việ c.
1. Nhược điểm của hệ thống cũ tại công ty TNH
Mạnh Trường Bình.
Trong thực tế hệ thống quản lý bán hàng của công ty TNHH Mạnh Trường Bình
còn gặp rất nhiều khó khăn. Việc cập nhật hoá đơn và xử lý các loại giấy tờ còn thủ
công. Với những con số lớn dễ bị nhầm lẫn, sai sót, hơn nữa việc xử lý thông tin như
vậy đòi hỏi rất nhiều thời gian và nhân lực, tốc độ chậm, làm ảnh hưởng đến vấn đề
kinh tế của công ty. Việc lưu trữ các giấy tờ sổ sách dễ bị thất lạc, hư hỏng thông tin
gây rất nhiều khó khăn cho công tác quản lý bn hàng tại công ty . Vì vậy không
lập được báo cáo ngay khi giám đốc cần. Từ thực tế trên đòi hỏi công tác bán
hàng cần có sự đổi mới về kỹ thuật, nghiệp vụ, về quy trình công nghệ. Việc áp dụng
công nghệ thông tin vào phục vụ việc quản lý bán hàng đang là yêu cầu cần thiết. Vì
vậy đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý thống nhất, được cài đặt chung cho toàn
công ty nhằm nâng cao trình độ đội ngũ , tính nhất quán trong dữ liệu, việc quản lý sổ
sách, giấy tờ và cập nhập dữ liệu trên máy một cách đồng bộ, đáp ứng nhu cầ
thống kê, báo cáo.
Thêm vào đó, với cơ cấu hoạt động của công ty như hiện nay, nếu ban quản lý
muốn biết tình hình kinh doanh của công ty ngay thì bộ phận quản lý bán hàng của
công ty thống kê số liệu và lên báo cáo. Để làm được việc đó thì phải mất nhiều thời

tín dụng hay hộ
•hiếu nếu là người nước ngoài…
Phải lưu trữ các yêu
•ầu đặt và mua hàng của khách.
Phải lưu trữ đư
quá trình bảo hành của hàng.
Hoạt
•ng thường xuyên của hệ thống
Tiếp nhận đơn đặt hàng, tiền đặt cọc cho tấ
•cả các đối tượng, vào sổ lưu.
Nhận các hóa đơn bán hàng cho tấ
•cả các đối tượng, vào sổ lưu
Lập phiếu bảo hà
• cho sản phẩm bán, vào sổ lưu
Tính toán tiền thu, tiền thực thu (trừ thuế và các khoản chi phí khác), tiền nợ quá
hạn với từng khách hàng (công
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
10
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
•,cửa hàng phân phối sản phẩm )
Theo dõi tình hình hàng hóa
•ồn đọng của từng loại mặt hàng
In các báo cáo hàng ngày, hàng tháng hoặc vào thời điểm bất kỳ do cần thiết đối
việc bán hà
• hoặc do yêu cầu của giám đốc.
Tổng
ợp thông tin báo cáo cấp trên.
3.C
Thông tin vào
Đơn đặt hàng hàng

sử dụng.
Mẫu phiếu nhập kho

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày…… tháng……. năm…

Số: ………….
Nợ: ………… Có: ……………
Họ tên người gi
hàng:…………………………………………………………
Theo: ………… Số: ………
ày … tháng… năm … ……………………….
Nhập tại k
STT
Mã
Tên hàng
Đơn
Số lượng
Theo
chứng
từ
Thực
nhập
Cộng
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
12

Tên mặt hàng ĐVT SL Giá Thành tiền
(2)
(1)
Tổng tiền :…
Nhân viên Khách đặt
………. … …
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
14
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Số đơn:………
Ngày đặt: . . ./. . ./. .
Ngày giao:…./…./
Công ty TNHH Mạnh Trường Bình
Add: 12 Phan Kế Bính, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Hà Nội.
Số điện thoại: +84 (4)2661506
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
15
Mẫu số:C22H
QĐ Số:999 - TC/QĐ/CDDKT
Ngày 02 tháng 11 năm 1996
của Bộ tài chính
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
đặt hàng
M
thu
PHIẾU THU
y …… tháng ……. Năm…

Họ, tên

ằng chữ):
CHƯƠNG II
PHÂN TÍCH VÀ
HIẾT KẾ HỆ THỐNG BÁN HÀNG
TẠI C
TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌ
I. Khảo sát hệ thống
Qua quá trình khảo sát hệ thống đã nắm bắt được những thông tin và những yêu
cầu của hệ thống trợ giúp bán hàng. Quy trình nghiệp vụ bán hàng phải tổng hợp
thông tin mặt hàng từ nhiều kho thông tin của hệ thống đòi hỏi sự chính xác về thông
tin là tuyệt đối. Đối với một công ty thì thông tin về hàng hóa là rất lớn và đa dạng. Để
đáp ứng nhu cầu tổng hợp thông tin, kết xuất thông tin, tìm kiếm, xem, sửa được an
toàn nhanh nhạy chính xác thì không thể làm theo phương pháp thủ công được mà bắt
buộc phải tin học hóa gần như hoàn toàn quy trình trong hệ thống. Chỉ có việc lập đơn
hàng, việc đưa ra điều kiện kết xuất, lọc, điều kiện tổng hợp là thực hiện bán tự
động. Điều này cũng là điều tối cần thiết của hệ thông tin mà thông tin này bắt buộ
phải được cung cấp từ bên ngoài.
Ngoài ra yêu cầu an toàn về dữ liệu là điều cần thiết đối với các công việc nói
chung và rất cần thiết đối với việc kinh doanh đối công việc kinh doanh. Dữ liệu phải
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
18
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD
được bảo vệ sao cho chỉ có những người có nhiệm vụ mới được
yền xem xét và chỉnh sửa dữ liệu.
Dựa vào tiềm năng của máy tính cũng như tính thực thi của hệ thống để xử lý
nghiệp vụ bán hàng nhằm giảm thiểu mọi khó khăn, chi phí đảm bảo thông tin công ty
luôn luôn chính xác. Hệ thống được xây dựng mang tính khách quan, sát thực, thân
thiện với người sử dụng đưa ra những hỗ trợ sử dụng và cả về nghiệp vụ giúp công tác
bán hàng và kinh doanh của
ông ty luôn mang lại hiệu qu

hàng
Doanh thu
bán hàng
Thống
kê nợ
Báo giá
hàng bán
TK theo tên
TK theo loại
TK theo giá
Lập phiếu
thanh
toán
Xủ lý
đặt cọc
Huỷ
phiếu
thanh
toán đặt
cọc
Quản lý nhập
Lập đơn đặt
hàng
Kiểm tra
hàng nhập
Lập phiếu
nhập
In phiếu
nhập
Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD

một đơn đặt hàng đối với hình thức mua hàng thông qua đơn đặt hàng. Khách có thể
đặt hàng bằng nhiều hình
•hức khác nhau: qua điện thoại, email.Kiểm tra, sửa thông tin đơn đặt hàng.
Việc đặt hàng có thể thay đổi, thông tin về mặt hàng, khách hàng cần phải kiểm tra lại
do vậy công việc kiểm tra, sửa đơn đặt hàng là cần thiết. Nguồn thông tin lấy từ hệ
thống (khách quen của công ty) thậm chí nhân viên phải kiểm tra thông tin theo hình
thức khác nằm ngo
• hệ thống (điện thoại , E-ail ).
Xử lý đơn đặt hàng đến hạn : Đơn đặt hàng phải ghi ngày đặt hàng, ngày giao
nhận hàng hóa (bán hàng). Như vậy hàng ngày nhân viên phải kiểm tra xem có bao
nhiêu đơn hàng cần phải xử lý. Theo ngày giao nhận đã ghi trong đơn hàng sẽ
•ết được đơn hàng nào cần phải x lý.
Hủy đơn đặt hàng theo điều kiện : Khi việc mua và bán hàng đã được quyết định
có nghĩa là đã có hóa đơn bán và xuất hàng thì đơn đặt hàng khôngc
giá trị nữa do đó cầnphải hủy bỏ .
+ Lập hóa đơn bán hàng : Trong quá trình xử lý các đơn đặt hàng đối với khách
hàng có đơn đặt hàng từ trước thì lấy thông tin từ đơn đặt hàng và bổ sung thêm thông
tin từ khách hàng. Chuyển các thông tin sang kiểm tra lại và thực hiện công việc tạo
một hóa đơn bán hàng kiêm xuất hàng mới. Nếu không thông qua đặt hàng thì lập hóa
đơn bán hàng với thông tin trực tiếp từ khách hàng. Hóa đơn bán hàng là thủ tục quan
trọng trong việc bán hàng. Mỗi bên phải giữ một bản làm bằng chứng nếu có vấn đề
sau này với hàng hóa mua. Sau đó là công việc giao hàng và thanh toán. Nếu có
những thay đổi về thông tin trong công việc mua bán thì phải lập lại hóa đơn bán hàng
SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A
22