Phần mở đầu
Giới thiệu tổng quan về đề tài
I- Tên đề tài:
Tin học hoá hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu tại công ty may Thăng
Long
II- Lý do lựa chọn đề tài:
Ngày nay, tin học đợc ứng dụng trên mọi lĩnh vực đời sống xã hội. Đặc
biệt, đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, tin học là một bộ phận không thể
thiếu của các doanh nghiệp nếu muốn hoạt động có hiệu quả.Thực tế cho thấy,
từ khi xuất hiện các phần mềm phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất, tài
chính, nhân sự, tín dụng, marketting, các doanh nghiệp không những tiết kiệm
đợc chi phí thuê nhân công mà còn nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục đ-
ợc sai sót, nhầm lẫn trong quá trình quản lý, đem lại hiệu quả cao trong quá
trình sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ thực tế đó, em muốn nghiên cứu đề tài
này trớc hết là để bắt kịp với nhu cầu và xu thế chung của xã hội, trên cơ sở đó
tăng cờng khả năng kết hợp giữa kinh tế với tin học đồng thời phát huy những
kiến thức của các bộ môn kinh tế đã đợc học trong nhà trờng, đặc biệt là bộ
môn kế toán.
Theo em, sự kết hợp giữa tin học và kinh tế là vô cùng cần thiết. Sự kết hợp
giữa hai lĩnh vực này sẽ không ngừng bổ trợ cho nhau, thúc đẩy nhau ngày
càng phát triển. Và hơn nữa, các thầy cô vẫn động viên chúng em TIN HOC-
KINH tế _đó là một thế mạnh của sinh viên trờng ta và em thấy mình cần
phải phát huy đợc thế mạnh đó.
1

III- Sự cần thiết của đề tài :
Đứng trên giác độ kinh tế xã hội nói chung
Theo nghiên cứu của các nhà kinh tế , nguyên nhân dẫn đến tình trạng
hoạt động kém hiệu quả của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là do trình
độ quản lý còn yếu kém. Mà thông tin lại là một trong những yếu tố đầu vào
hết sức quan trọng phục vụ cho quá trình quản lý. Không có thông tin một

kỳ, nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho cấp trên, đồng thời khắc phục những
sai sót trong quá trình thực hiên công việc.
IV-Mục đích của đề tài :
- Đợc ngời sử dụng chấp nhận
- Giải quyết đợc hai vấn đề khó khăn của công ry
+ Tình trạng công việc của nhân viên kế toán và th ký kho bị
dồn vào cuối tháng dẫn đến không cung cấp thông tin kịp thời
cho cấp trên
+ Tình trạng khó khăn trong việc quản lý một số lợng nguyên vật
liệu quá lớn nhập từ nớc ngoài và mua trong nớc
- Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng,
phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho bộ phân sản xuất, bộ
phận kế hoạch thị trờng
- Tận dụng năng lực tài nguyên( hệ thống máy tính) , năng lực con ng-
ời( đội ngũ cán bộ trẻ vừa đợc nhận vào công ty) nhằm nâng cao hiệu
quả công tác quản lý
- Giúp doanh nghiệp nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm đội
ngũ nhân công, tiết kiêm chi phí thất thoát lãng phí nguyên vật
3

liệu,giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý, đồng thời
hỗ trợ cho ngời lao động trong công việc
V- Nội dung thực hiện đề tài :
- Khảo sát hệ thống kho nguyên vật liệu của công ty
- Khảo sát hệ thống kế toán nguyên vật liệu của công ty
- Thu thập thông tin ( phỏng vấn, thông tin đầu ra, thông tin đầu vào, tệp
dữ liệu lu trữ trên máy tính)
- Nghiên cứu hệ thống
- Mô tả hệ thống và phân tích hệ thống
+ Mô tả bằng lời

I- Lịch sử hình thành công ty:
-Tên gọi : Công ty cổ phần may Thăng Long
-Tên giao dịch quốc tế : Thăng Long Garment Joint Stock Company
-Tên viết tắt : THALOGA
- Email :
- fax : (84-4) 8623374
-Website : />-Trụ sở : 250 Minh Khai, Hai Bà Trng, Hà Nội
Là một doanh nghiệp cổ phần, công ty may Thăng Long trực thuộc bộ công
nghiệp, đợc thành lập vào ngày 08/05/1958 theo quyết định của bộ trởng với
tên gọi là công ty may mặc xuất khẩu thuộc tổng công ty xuất khẩu tạp phẩm.
Đây là công ty may mặc xuất khẩu đầu tiên của miền Bắc
II- Chức năng của công ty:
- Sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu, hàng nội địa, gia công thêu mài
cho các nhu cầu tập thể, cá nhân, tổ chức kinh doanh ngành may.
III-Mục tiêu, ph ơng châm, quan điểm của công ty:
*Mục tiêu:
- Công ty không ngừng nâng cao số lợng và chất lợng sản phẩm, giảm giá
thành, tạo uy tín trên thị trờng trong nớc cũng nh quốc tế
- Thị trờng công ty không ngừng đợc mở rộng ra nớc ngoài, đồng thời tăng c-
ờng chiếm lĩnh thị trờng trong nuớc.
6

- Công ty phấn đấu đến năm 2005, sản phẩm của công ty sẽ lên đến 14 triệu
mỗi năm.
* Ph ơng châm, quan điểm của công ty :
Công ty may Thăng Long coi uy tín, sự sáng tạo, chất lợng hàng hoá là hàng
đầu. Vì vậy, công ty luôn chú trọng đến đào tạo đội ngũ công nhân viên, đổi
mới trang thiết bị cho kịp thời đại, đồng thời công ty cũng luôn chú trọng đến
công tác quản lý nguyên vật liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho sản xuất đảm bảo
sản phâm của công ty luôn đạt chất lợng cao.

VI- Thành tích quan trọng của công ty trong quá trình công tác:
- Thành lập từ ngày 08/05/1958 đến ngày 15/12/1958 công ty hoàn thành
xuất sắc năm đầu tiên kế hoạch của mình với tổng sản lợng 391129 sản phẩm ,
đạt 112,8% so với kế hoạch.
- Giai đoạn 1980-1986 : Mở rộng thị trờng Đức, Tiệp, Mông Cổ....
- Giai đoạn 1980-1986 : Xuất khẩu 5 triệu áo sơ mi, đợc nhà nớc tặng thởng 2
huân chơng lao động hạng 3 và một huân chơng lao động hạng nhất cùng
nhiều bằng khen khác mặc dù đay là những năm đầu tiên chấm dứt thời kỳ bao
cấp chuyển sang kinh tế thị trờng.
- Ngày 08/02/1991: Xí nghiệp là đơn vị đàu tiên trong ngành may mặc đợc
nhà nớc cấp giấy phép xuất khẩu trực tiếp, tạo thế chủ động, giảm phiền hà,
chi phí.
- Cho đến nay công ty vẫn không ngừng mở rộng thị trờng, nâng cao chất lợng
sản phẩm, mẫu mã sản phẩm cho phù hợp với nhu cầu ngời sử dụng.
VII- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty :
- Công ty may Thăng Long là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, trực thuộc
tổng công ty may Việt Nam, tổ chức quản lý trực tuyến chức năng theo 2
cấp:
8

+ Cấp xí nghiệp : Đứng đầu là giám đốc xí nghiệp, và giúp việc cho giám
đốc xí nghiệp là các quản đốc, trởng bộ phận, nhân viên tác nghiệp, nhân viên
tiền lơng, nhân viên cấp phát phụ liệu. Xí nghiệp không có bộ máy kế toán mà
chỉ có nhiệm vụ tập hợp chi phí để chuyển cho kế toán công ty hạch toán.
+ Cấp công ty : Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều đợc chỉ đạo bởi ban
giám đốc. Ban giám đốc gồm một tổng giám đốc, 3 phó tổng giám đốc. Ngoài
ra cấp công ty còn có 7 phòng ban chức năng : phòng tổ chức lao động, phòng
kế toán tài vụ, phòng kỹ thuật chất lợng, phòng kế hoạch thị trờng, phòng kinh
doanh nội địa, phòng chuẩn bị sản xuất, xí nghiệp phụ trợ, cửa hàng thời
trang.

Phòng kinh
doanh tổng
hợp
Cửa hàng
thời trang
Nhân viên thống kê
ở các XN
Các XN và
PX
Mô hình bộ máy kế toán
Giới thiệu về bộ máy kế toán của công ty :
Phòng kế toán là một trong những phòng ban chức năng của công ty với 10 lao
động kế toán, trong đó : 01 kế toán trởng, 01 phó phòng kế toán, 01 thủ quỹ,
07 kế toán phần hành
Hình thức kế toán công ty áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ.
Đặc điểm của bộ máy kế toán là có chức năng tham mu, giúp việc cho giám
đốc trong quá trình quản lý sử dụng vốn sao cho đúng mục đích, đúng chính
sách, đúng chế độ nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong sản xuất, kinh doanh.
VIII- Sơ l ợc về bộ phận kế toán nguyên vật liệu tại công ty:
- Công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty chỉ do một cán bộ kế toán phụ
trách gọi là kế toán chi tiết, kế toán chi tiết có nhiêm vụ ghi chép số liệu chi
tiết cho các nghiệp vụ kế toán phát sinh vào sổ theo dõi chi tiết nguyên vật
liệu, và ghi các bút toán cho các nghiệp vụ đó. Còn kế toán tổng hợp sẽ là ng-
Kế toán trưởng
Phó phòng kế toán
Kế
toán
thanh
toán
Kế

ời tập hợp số liệu của kế toán chi tiết, đa lên các bảng kê, sổ cái tà khoản của
tất cả các phần hành kế toán trong đó có kế toán nguyên vật liệu.
IX- Tình trạng áp dung tin học ở công ty :
Hiện nay, các bộ phận quản lý của công ty đều sử dụng máy tính để theo dõi
và tiến hành công việc. Bộ phận quản lý kho của công ty đợc sử dụng một máy
tính giúp th ký kho theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn- kho của nguyên vật liệu
- Bộ phận kế toán của công ty cũng đều đã đợc trang bị máy tính để làm việc.
Mỗi kế toán chi tiết đợc sử dụng một máytính riêng.
- Hiện nay, tuy đã sử dụng máy tính để quản lý, song các phần hành kế toán
đều đang sử dụng phần mềm excel để làm kế toán. Mới chỉ có phần hành
kế toán tiền mặt-ngân hàng đang áp dụng phần mềm kế toán EFFECT do đặc
thù công việc của công ty nên các phần hành kế toán khác đều cha thể áp
dụng. Công ty cho biết trong thời gian tới sẽ cố gắng tìm một phần mềm kế
toán phù hợp với công tác kế toán ở công ty.
- Toàn bộ hệ thống máy tính của công ty cũng đều đã nối mạng cục bộ.
X- Sơ l ợc về công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty:
-Nguyên vật liệu đợc quản lý trực tiếp ngay tại kho, tại đâyth ký kho tiến hành
lập các phiếu nhập-xuất kho, đồng thời theo dõi thật chặt chẽ nguyên vật liệu
về mặt số lợng, th ký kho có nhiệm vụ phối hợp chặt chẽ với kế toán kho để
thực hiện việc quản lý nguyên vật liệu một cách chính xác thông qua kiểm tra,
dối chiếu số liệu giữa hai bên.
- Trên phòng kế toán, nguyên vật liệu cũng đợc theo dõi chi tiết cả về mặt số l-
ợng và mặt giá trị, và đợc hạch toán theo từng kỳ kế toán.
- ở đây, em xin đợc xây dựng đề tài quản lý nguyên vật liệu cho phòng kế
toán của công ty vì thực ra nó cũng sẽ bao gồm cả phần theo dõi số lợng
nguyên vật liệu.
chơng II
12

Phơng pháp luận nghiên cứu :

xa lạ với những gì mà họ vẫn làm hay không hề đáp ứng yêu cầu cảu hệ thống.
Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề này là do ngời thiết kế hệ thống đã không chịu
xem xét đến yếu tố con ngời là một thành phần cấu tạo nên HTTT. Hoặc
một ví dụ khác cũng cho thấy sự thiếu vắng thành phần dữ liệu trong HTTT sẽ
dẫn đến hậu quả khó lờng. Ngời xây dựng HTTT có thể quên rằng với một
khối lợng dữ liệu nhỏ mà họ nhập vào máy thì đơng nhiên việc máy xử lý là
đơn giản, dễ dàng, và cho kết quả nhanh chóng nhng khi hệ thống đa vào hoạt
động thực tế thì với một khối lợng dữ liệu quá lớn nh vậy thì , thì tốc độ xử lý
sẽ vô cùng chậm chạp, thông tin sẽ không cung cấp kịp thời. Ngoài ra, còn vô
vàn những vấn đề nảy sinh nữa mà chúng ta không thể nêu ra hết hay không
thể lờng trớc đợc nếu ta xác định HTTT một cách không đầy đủ.
2- Qui trình hoạt động của HTTT:
Đầu vào của HTTT( Inputs ) đợc lấy từ các nguồn ( Sources ) và đợc xử
lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu rữ thừ trớc. Kết quả
xử lý ( Outputs ) sẽ đợc chuyển đến các đích ( Destination ) hoặc cập nhật vào
kho dữ liệu ( Storage ) . Toàn bộ qui trình đợc thể hiện dới sơ đồ sau:
14

Nguồn
Thu thập Xử lý &
lưu trữ
Phân phát
Kho dữ liệu
Đích

3- Phân loại HTTT :
Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:
-Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS ( Transaction Procesing System )
Xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc là với
khách hàng hoặc với nhà cung cấp, những ngời cho vay, hoặc những nhân

công nghiệp...Chúng cho phép các tổ chức thành công trong việc đối đầu với
các lực lợng cạnh tranh.
VD : Việc lắp đặt đầu cuối cho phép khách hàng của một công ty phân phối
dợc phẩm chuyển trực tiếp đơn đặt hàng của khách vào máy tính cả nhà cung
cấp. Điều đó rõ ràng là khá lôi cuốn khách hàng.
Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định:
16

Tài chính
chiến lợc
Marketting
chiến lợc
Nhân lực
chiến lợc
Kinh doanh &
chiến lợc
Hệ
thống
thông
tin
văn
phòng
Tài chính
chiến thuật
Marketting
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật
Kinh doanh &
chiến thuật

ràng nhất thông qua sự thực hiện mệnh lệnh của lãnh đạo. Điều này không chỉ
phụ thuộc vào cấp dới mà còn bị chi phối bởi tính chất của mệnh lệnh. Một
mệnh lệnh đa ra phải có căn cứ xác đáng, mệnh lệnh đó phải xây dựng trên
những nguồn thông tin nội bộ và bên ngoài .
Đó là những vấn đề hết sức khó khăn đối với nhà quản lý, họ không thể một
mình thu thập tài liệu, phân tích và nghiên cứu để đa ra quyết định đợc. Do
đó , họ cần có những công cụ bổ trợ đắc lực và luôn phục vụ sẵn sàng. Cái mà
họ cần chính là một hệ thống có tính chuyên nghiệp sâu và có hiệu quả cao.
Yêu cầu của công nghệ :
Việc xuất hiện những công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc mọt tổ chức
phải xem xét lại những thiết bị hiên có trong hệ thống thông tin của mình. Khi
các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại HTTT của
mình để quyết định những gì họ sẽ phải cài đặt nếu muốn sử dụng những công
nghệ này.
Sự thay đổi sách lợc chính trị:
Các sách lợc chính trị đa ra mang tính cỡng chế thi hành và không có sự lựa
chọn. Chính vì vậy các doanh nghiệp không thể nấn ná xem có nên thay đôi hệ
thống thông tin hay không mà sự thay đổi là bắt buộc. Có thể lấy ví dụ nh một
hệ thống kế toán doanh nghiệp đợc xây dựng dựa trên những chính sách về tài
chính của năm 1986. Nhng cho đến ngày 01/01/2001 thì những qui định về kế
toán đợc thay đổ nh sau :
-Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là chữ Đ , ký hiệu
quốc tế là VND
-Tất cả những chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải bằng bút mực
-áp dụng bắt buộc chế độ lu trữ chứng từ kế toán mới.
........
5-Yêu cầu đối vơi một hệ thống thông tin :
18

Nh chúng ta đã biết, việc quản lý hiệu quả một tổ chức phần lớn dựa

6- Ph ơng pháp phát triển hệ thống thông tin
Mục đích chính xác của việc phát triển một hệ thống thông tin là có đợc
một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, mà nó đợc hoà hợp vào
trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới
hạn về tài chính và thời gian định trớc. Một hệ thống thông tin là một đối tợng
phức tạp, vận động trong một môi trờng cũng rất phức tạp. Để làm chủ đợc sự
phức tạp đó, phân tích viên cần có một cách tiến hành nghiêm túc, một phơng
pháp.
Một phơng pháp là tập hợp các bớc và các công cụ cho phép tiến hành
một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý hơn.
Có ba phơng pháp cơ bản nhất để xây dựng HTTT :
- Nguyên tắc 1: Sử dụng mô hình
- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng
- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân
tích và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế.
7- Các công đoạn của phát triển HTTT
Việc phát triển HTTT bao gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn đều có sự
liên hệ mật thiết với các giai đoạn khác. Cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo
việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Tuỳ
theo kết quả của một giai đoạn mà có thể phải quay về giai đoạn trớc để tìm
cách khắc phục những sai sót. Trong quá trình phát triển hệ thống có một số
nhiệm vụ đợc thực hiện trong tất cả các giai đoạn. Đó là việc lập kế hoạch cho
giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập
tài liệu về hệ thống và về dự án.
- Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
20

Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo của tổ chức những dữ
liệu đích thực để ra quết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự
án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tơng đối nhanh và không đòi

Sơ đồ luồng thông tin (IFD) : Đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách
thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lu trữ trong thế
giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của IFD :
- Xử lý :
Xử lý thủ công Giao tác ngời-máy Tin học hoá hoàn toàn

- Kho lu trữ dữ liệu :

Thủ công Tin học hoá
- Dòng thông tin : - Điều khiển
Sơ đồ luồng dữ liệu :
22

DFD dùng để mô tả chính hệ thống thông tin IFD nhng trên góc độ trừu t-
ợng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý , các lu trữ dữ liệu ,
nguồn và đích nhng không quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách
nhiệm xử lý. Sơ đồ IFD chỉ đơn thuần là mô tả hệ thống làm gì và để làm gì.
Các ký pháp dùng cho sơ đồ DFD :
Nguồn hoặc đích :
Dòng dữ liệu : Tên dòng dữ liệu
Tiến trình xử lý :
Kho dữ liệu : Tệp dữ liệu
Các mức của DFD :
- Sơ đồ ngữ cảnh ( Contex diagram ) : thể hiện nội dung tổng quát nhất của
HTTT. Trong sơ đồ này có thể bỏ qua các xử lý cập nhật, các kho dữ liệu
- Phân rã sơ đồ : Nhằm mô tả chi tiết hơn nội dung của hệ thống. bắt đầu từ sơ
đồ ngữ cảnh, ngời ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0,1,2...
- Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc
Giai đoan này xác định tất cả các thành phần lôgíc của một HTTT, cho phép

ngời sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những
phần tin học hoá.
Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật ký ngoài
24

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện vào, ra
5.3 Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá
5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
- Giai đoạn 6:Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá
của hệ thống thông tin. Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn này chính là phần
mềm. Giai đoạn này phải cung cấp các bản hớng dẫn sử dụng và thao tác, cũng
nh các tài liệu mô tả về hệ thống.
Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2 Thiết kế vật lý trong
6.3 Lập trình
6.4 Thử nghiệm hệ thống
6.5 Chuẩn bị tài liệu
- Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Giai đoạn này thực hiện việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Việc
chuyển đổi này cần đợc thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế
hoạch một cách cẩn thận.
Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
7.1 Lập kế hoạch cài đặt
7.2 Chuyển đổi
7.3 Khai thác và bảo trì
7.4 Đánh giá