PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC
KHOA: KẾ TOÁN
*****************

MÔN :HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN LÝ VẬT TƯ
GVHD :
NHÓM TH :

 Trang: 1
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
I: LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
Thông tin chính xác, kịp thời là yếu tố then chốt đối với sự thành công
của doanh nghiệp trong thời đại thông tin ngày nay. Chất lượng của những
thông tin phụ thuộc vào chất lượng của hệ thống thông tin tạo ra nó, đó là hệ
thống thông tin kế toán - trung tâm của hệ thống thông tin tài chính trong
doanh nghiệp. Đây chính là lý do khiến cho việc tin học hóa hệ thống thông
tin kế toán đang trở thành yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp. Ở nước
ta, hiện nay phần mềm kế toán ngày càng được sử dụng rộng rãi.
Hệ thống quản lý là một trong các hệ thống được nhiều DN sử dụng và
đã được thiết kế một cách đa dạng và phong phú. Một trong những ứng dụng
CNTT vào việc quản lý, đó là quản lý hệ thống vật tư.
Với sự hỗ trợ của các phần mềm tin học, việc quản lý điều hành DN sẽ
trở nên thuận lợi hơn, đem lại lợi nhuận cao hơn. Nhân viên quản lý vật tư sẽ
không mất nhiều thời gian để ghi chép các hóa đơn nhập, xuất, hàng tồn kho.
Các kế toán viên hạch toán thu chi nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn,
tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà quản lý.
Xuất phát từ những quan điểm đó, nhóm chúng em quyết định chọn đề

được lập một cách dễ dàng, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý quá
trình hoạt động của công ty.
- Cung cấp các thông tin cần thiết cho các đối tượng quan tâm đến tình
hình hoạt động của công ty.
V: LỜI CAM ĐOAN:
Đề tài này được thực hiện dựa trên những kiến thức mà chúng em đã
được học ở bộ môn Hệ Thống Thông Tin Kế Toán và tham khảo một số tài
liệu liên quan.
 Trang: 3
Thông tin kết
xuất
Ghi
nhận
Dữ liệu
vào
Xử lý
Lập báo
cáo
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
Chúng em xin cam đoan đây là đề tài chúng em tự thực hiện không sao
chép hay copy bài của ai khác. Đây là tất cả sự cố gắng và nổ lực của chúng
em trong thời gian qua mặc dù đề tài không tránh khỏi những sai lầm và thiếu
sót.
VI. KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI:
VII: KHẢO SÁT THỰC TẾ:
1. Thực trạng khảo sát:
Để có thể đánh giá được sự hoạt động của hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu
cho hệ thống mới, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới và vạch ra kế hoạch thì
công việc khảo sát hiện trạng là một công việc rất quan trọng. Trong đó việc
xây dựng hệ thống quản lý vật tư cũng không nằm ngoài mục tiêu có được

PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế của nước ta còn chưa
phát triển, quy mô của các cơ quan, xí nghiệp còn nhỏ nên việc sử dụng máy
tính trong việc quản lý còn nhiều hạn chế, công việc quản lý vẫn chưa đạt hiệu
quả cao.
Ngày nay nền kinh tế ngày càng phát triển, các cơ quan tổ chức doanh
nghiệp ngày càng được mở rộng, đòi hỏi công tác quản lý vật tư phải có sự
quản lý chặt chẽ, tránh sai lầm và thiếu sót. Do vậy mà quản lý thủ công đã
dần dần không còn phù hợp với xu hướng hiện đại hóa mà thay vào đó là việc
sử dụng công nghệ mới vào việc quản lý vật tư. Cụ thể là tại công ty TNHH
a. Nhược điểm của hệ thống cũ.
 Thiếu phương tiện xử lý thông tin nên việc lưu trữ thông tin về vật tư
rất phức tạp phải sử dụng rất nhiều loại giấy tờ sổ sách cồng kềnh, nơi lưu trữ
không được thuận tiện, toàn bộ số hồ sơ này được lưu trữ ở phòng nghiệp vụ.
 Việc lưu chuyển thông tin bất hợp lý do vậy mà khi cần tìm kiếm
những thông tin về vật tư nào đó sẽ rất mất thời gian .
 Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất
khó khăn vì khi thay đổi cần phải huỷ bỏ toàn bộ số hồ sơ cũ có liên quan và
hồ sơ mới phải có quyết định của giám đốc. Khi nhập vật tư với một số lượng
lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch.
b. Ưu điểm của hệ thống cũ.
 Vì là một hệ thống có sử dụng phương pháp thủ công nên rất thích hợp
cho các doanh nghiệp nhỏ.
 Chính vì là một hệ thống có quy mô nhỏ, công việc kinh doanh chỉ
mang tính chất gia đình nên không cần phải đầu tư máy móc, thiết bị tin học
cho các cán bộ quản lý.
Như vậy, hệ thống cũ này chỉ phù hợp cho việc phát triển các doanh
nghiệp nhỏ, còn để phát triển các doanh nghiệp lớn thì sẽ rất phức tạp, phương
pháp thủ công không có khả năng đáp ứng, mà đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức
hợp lý, phương tiện xử lý thông tin phải đầy đủ và đặc biệt là phải có lực

Cập nhật
danh mục
Quản lý
vật tư
Mua hàng
Bán hàng
KT hàng
tồn kho
Báo cáo
Đặt
hàng
Nhập
hàng
Báo
cáo
mua
hàng
Cập
nhật
phiếu
xuất
Giao
hàng
Cập
nhật
hàng
tồn đầu
kỳ
Làm
thẻ kho

hàng
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư

II. Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD .
1. DFD Mức khung/Bối cảnh(Mức 0)
 Trang: 8
Khách hàng
Nhà cung cấp
Quản lý
vật tư
Lãnh đạo
Đặt hàng
Phiêu
nhập
hàng
Phiếu thanh toánHóa đơn BH Trả
lời
đơn
Báo
cáo
Đặt hàng
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
2. DFD mức đỉnh(Mức 1)
 Trang: 9
1.Cập nhật
danh mục
Kho

2. Mua
hàng
Yêu
cầu
mua
hàng
Thông tin
hàng nhập
Nhà cung cấp
Hóa đơn nhập
Đơn đặt hàng
Phiếu thanh toán
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
3. DFD mức dưới đỉnh ( mức 2):
3.1. DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Cập nhật danh mục :
 Trang: 10
Khách
hàng
1.1. Cập nhật
danh mục khách
hàng
Nhà cung
cấp
1.3. Cập nhật
kho
1.2. Cập nhật
nhà cung cấp
1.5. Cập nhật
hàng
Khách hàng

Kho
Thông tin hàng nhập
Sổ
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
3.3.DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Bán hàng :
 Trang: 12
Khách hàng
Xét đơn đặt
hàng
Yêu cầu mua hàng
Từ chối bán hàng
3.1 Cập
nhật phiếu
xuất
Đồng ý
3.2 Giao
hàng
Hóa
đơn
xuất
3.3 Báo cáo
bán hàng
Lãnh đạo
Yêu cầu
báo cáo
Báo cáo bán hàng
Kiểm tra tồn hàng
Thông tin xử lý
Yêu cầu kiểm
tra hàng

tồn
5.1 Báo cáo
bán hàng
tháng
5.3 Thống
kê hàng
hóa
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
Báo cáo
Yêu cầu
báo cáo
Hóa đơn
nhập
Nhà cung cấp
Hóa đơn xuất
Khách hàng
Báo
cáo
Yêu cầu báo cáo
5.4 Dự trù
xuất nhập
Làm đơn
đặt hàng
Quản lý
kho
Hàng
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
III. C á


3 Ma Loai Text 10 Mã loại
4 TrongLuong Number Single Trọng lượng
5 DVT Text 10 Đơn vị tính
6 ĐG Nhap Number Double Đơn giá
nhập
7 ĐG Xuat Number Double Đơn giá
xuất
 Trang: 15
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
2. Table Khách hàng:
STT Field name Data type Field
size
Index Description
1 Ma KH Text 10 Khóa
chính
Mã khách
hàng
2 Ten KH Text 30 Tên khách
hàng
3 Dia chi Text 20 Địa chỉ
4 Dien thoai Text 40 Điện thoại
3. Table Nhà Cung Cấp:
STT Field name Data type Field
size
Index Description
1 Ma NCC Text 10 Khóa
chính
Mã nhà cung cấp
2 Ten NCC Text 10 Tên nhà cung
cấp

6. Table HĐ Xuất CT (Hóa đơn xuất chi tiết):
Stt Field name Data type Field
size
Index Description
1 So CT Text 10 Khóa
chính
Sổ chi tiết
2 MaHang Text 10 Khóa
chính
Mã hàng
3 Soluong Number Double Số lượng đơn đặt
hàng
4
DG ban
Number
Double
Đơn giá bán
7. Table HĐ Nhập:
Stt Field
name
Data
type
Field
size
Index Description
1 So CT Text 10 Khóa
chính
Sổ chứng từ
2 Ngay Date/time 10 Xác định ngày nhập hàng
3 Ma NCC Text 10 Khóa

Index Description
1 So CT Text 15 Khóa
chính
Sổ chi tiết
2 MaHang Text 15 Khóa
chính
Khóa chính của
bảng hàng
3 Soluong Number Double Số lượng
đơn đặt hàng
4 DG ban Number Double Đơn giá bán nhập
9. Table Nhân viên:
Stt Field
name
Data type Field size Index Description
1 Ma NV Text 10 Khóa chính Mã nhân
viên
2 Ten NV Text 30 Tên nhân
viên
3 Chuc vu Text 40 Chức vụ
của nhân
viên
4 Dia chi Text 10 Địa chỉ
10. Table DM Kho:
Stt Field name Data type Field size Index Description
1 Ma Kho Text 10 Khóa
chính
Mã kho
2 Ten Kho Text 40 Tên kho
3 Dia Chi

Thông tin hàng hóa
Mã hàng tồn
tại ?
Nhập thông tin và lưu
End
Sai
Đúng
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
2. Thuật toá

n Nhập hà

ng và

o kho:
 Trang: 20
Begin
Nhập thông
tin HH
Mã hàng tồn
tại
Sai
Đúng
Nhập thông
tin và lưu
End
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
3. Thuật toá

n Sửa ho

ĐúngSai
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
5.Thuật toán Tìm hóa đơn:
 Trang: 23
Bắt đầu
Di chuyển về mẩu tin đầu tiên
Nhập số chứng từ cần tìm
Tìm theo số
chứng từ
Hiện mẫu tin
F
Thông báo không tìm thấy
Kết
thúc
T
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
`VI. Thiết kế các Form nhập liệu:
1. Form Danh mục hàng hóa:

2. Form Đơn đặt hàng:
3. Form Hóa Đơn Nhập:

4. Form Hóa Đơn Xuất:
 Trang: 24
PT & Thiết kế HTTT Quản Lý Vật Tư
3. Form Hóa Đơn Nhập:
5. Form Hoá Đơn Xuất:
 Trang: 25