BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC ...
KHOA ...

^]
ĐỀ ÁN

"Phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin quản lý cán bộ tại
Công Ty Cổ Phần Hạ Long”
1

Mục Lục Phần Mở Đầu.....................................................................................................3
Chương I.Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long...................................4
I.Tổng quan về công ty Cổ phần Hạ Long......................................................4
1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty...................................................4
2.Chức năng hoạt động của công ty....................................................................4
3.Sơ đồ tổ chức của công ty................................................................................4
4.Chức năng ,nhiệm vụ các phòng ban trong công ty.........................................5
II.Tổng quan về đề tài nghiên cứu...................................................................7
1.Lý do lựa ch

1.Khái quát về hệ thống thông tin quản lý cán bộ.............................................21
2.Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin quản lý cán bộ..............22
3.Sơ đồ
chức năng của hệ thống thông tin quản lý cán bộ................................24
2
4.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống........................................................24
4.1.Sơ đồ ngữ cảnh............................................................................................24
4.2.Sơ đồ DFD mức 0........................................................................................26
4.3.Sơ đồ DFD mức 1........................................................................................27
II.Thiết kế cơ sở dữ liệu..................................................................................29
1.Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra..............................................29
2.Thiết kế cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access................................................35
3.S
ơ đồ mối quan hệ giữa các thực thể.............................................................39
4.Thiết kế giải thuật của chương trình..............................................................40
Kết Luận..........................................................................................................44
Danh mục các tài liệu tham khảo..................................................................45
Phần Mở Đầu Thế giới đang bước vào một giai đoạn phát triển mới đầy sôi động và biến
đổi, trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất quan trọng đặc biệt là cuộc
cách mạng thông tin .Nó đã và đang thâm nhập ,tác động sâu sắc ,trực tiếp lên
mọi mặt ,mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội. ứng dụng tin học vào lĩnh
vực kinh tế giúp ta nắm bắt thông tin m
ột cách chính xác kịp thời ,đầy đủ ,góp
phần nâng cao hiệu quả kinh doanh ,thúc đẩy nền kinh tế mở rộng và phát
triển.Vì vậy ,trong quá trình quản lý các cơ quan,doanh nghiệp phải thấy được
vai trò của công nghệ thông tin .Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu
của khách hàng hiện tại mà còn nâng cao được năng lực sản xuất ,giúp cho các
doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị trường trong và ngoài nước .
Qua quá trình tìm hiểu ,em càng thấy rõ vai trò của tin họ
c nói chung và
hệ thống thông tin quản lý nói riêng khi áp dụng vào doanh nghiệp .Nó giúp
cho doanh nghiệp vận hành và quản lý tốt mọi hoạt động của mình.
Từ những đặc trưng ,họat động chủ yếu của công ty,em đã hiểu được nhu
cầu của công ty và xây dựng nên một phần mềm quản lý .
Công ty cổ phần Hạ Long là doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu trong lĩnh
vực khách sạn ,ngoài ra công ty cũng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nh
ư
lữ hành chuyên tổ chức cung cấp thiết kế tour du lịch ,phục vụ ăn uống ,kinh
doanh thương mại ...Trong xu thế thị trường kinh doanh du lịch và dịch vụ ngày
càng phát triển ,việc quản lý cán bộ là một vấn đề quan trọng của công ty .Vì

tên thành “Công ty cổ phần Hạ Long “trực thuộc công ty du lịch và thương mại
Than Việt Nam.
Ngày 1/3/2004 Công ty cổ phần Hạ Long lại được chuyển về thuộc quyền
quản lý của công ty than Uông Bí theo quyết định 248\QĐ_HĐQT ngày
23/2/2004 của chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty Than Việt Nam.
Sự ra đời của công ty cổ phần Hạ Long là một sự thiế
t yếu không chỉ theo
kịp với tiến độ phát triển của ngành du lịch Việt Nam mà còn đáp ứng mong
muốn ,nhu cầu của công ty và của du khách .
Công ty cổ phần Hạ Long đặt tại 297 Kim Mã,Ba Đình Hà Nội,là một
khách sạn đạt tiêu chuẩn sao (1 sao) ,số lượng nhân viên là 45 trong đó 23 nữ
và 22 nam .Với vị trí đẹp và nguồn nhân lực trẻ khỏe ,thông minh và sáng tạo
cùng với cơ sở vật chất kĩ thuật hiện
đại .Như vậy ,công ty đã đạt được những
thành tựu không nhỏ với doanh thu năm 2003 là 11 tỷ.Những thành công như
trên đã tạo cho công ty một bước đi vững chắc trong thị trường kinh doanh du
lịch và dịch vụ.
2.Chức năng hoạt động của công ty
Công ty cổ phần Hạ Long mặc dù chỉ là chi nhánh nhỏ của công ty than
Uông Bí nhưng lĩnh vực hoạt động của nó rất rộng trong đó chứ
c năng hoạt
động chính là kinh doanh khách sạn ,phục vụ mọi đối tượng khách với mức giá
phù hợp.Đây là nguồn doanh thu chủ yếu của công ty.Ngoài kinh doanh khách
sạn ,công ty cũng hoạt động trong cả lĩnh vực lữ hành chuyên tổ chức ,cung cấp
5
thiết kế các tour du lịch ,nhận và gửi khách ,phục vụ nhà hàng ăn uống ,kinh
doanh thương mại ,xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng tiêu dùng và đời sống

c tổ chức ,lao động tiền lương ,quản trị ,hành chính.
Nhiệm vụ:
Tổ chức bộ máy của công ty.
Quản lý theo dõi công tác tổ chức nhân sự ,đào tạo phù hợp với vị trí công
việc .Xác định nhu cầu về số lượng lao động và các yêu cầu về trình độ chuyên

Hội Đồng Quản Trị

Ban Kiểm Soát

Giám Đốc Công Ty

Phó Giám Đốc Công Ty
Phòng
Tổ
Chức
Hành
Chính
Phòng
Kế
Toán
Tài
Chính
Phòng
Thương
Mại
Phòng
Kinh
Doanh
Khách

c.Phòng Kinh doanh thương mại:
Lên kế hoạch quản lý có hiệu qu
ả ,lập kế hoạch và phát triển các sản phẩm
,dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng .
Bán hàng ,quảng cáo cho sản phẩm và dịch vụ.
Nghiên cứu thị trường ,đối tượng khách hàng hiện tại là ai ,khách hàng
trong tương lai là ai và nhu cầu của họ.
Định giá cho sản phẩm và dịch vụ.
Xúc tiến bán hàng ,phân phối sản phẩm ,dịch vụ tới khách hàng.
d.Phòng Kinh doanh du lịch lữ hành:
Nắm được lị
ch trình ,tính chất đoàn khách đi hướng dẫn,thông cho khách
cùng thống nhất .
Gọi điện đến các đơn vị để chào các chương trình.
Hướng dẫn hồ sơ xuất nhập cảnh cho khách,giao nhiệm vụ cho hướng dẫn
cụ thể chương trình ,yêu cầu của đoàn khách .
Xây dựng chương trình ,tính giá cả cho các tour ,phối hợp cùng tiếp thị để
ký kết hợp đồng.
e.Phòng Kinh doanh khách sạn:
Bộ phận bu
ồng :quản lý cung cấp các đồ dùng ,vật dụng cho các bộ phận
khác ,có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác:lễ tân ,bảo vệ ,sửa
chữa,bảo dưỡng...
7
Bộ phận lễ tân: liên hệ giữa khách và khách sạn ,cung cấp thông tin về dịch
vụ khách sạn .Nhiệm vụ là kinh doanh phòng khách ,nghiên cứu phát triển
khách ,dự tính phòng khách và công việc cụ thể ,tham gia vào công tác

nhân viên từ vị trí này sang vị trí khác......sẽ
rất đơn giản và nhanh chóng thuận
tiện, tránh được những sai sót trong quá trình làm việc.

8
Chương II: Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phương Pháp Luận Để
Phân Tích Và Thiết Kế Chương Trình

I.Tổng Quan Về Phương Pháp Luận Cơ Bản:
1.Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành:
Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới
mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau.
- Thông tin (Information) là các thông báo hay bản tin nhằm mang lại sự hiểu
bi
ết nào đó cho đối tượng nhận tin.

thông tin
Sơ đồ phản ánh của thông tin
-Hệ thống thông tin (Informatinon System) là một tập hợp những con người,
các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu......thực hiện hoạt động thu thập, lưu
trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi

hiệu quả trong một tổ chức. Gồm 5 yếu tố cấu thành xét theo trạng thái tĩnh là:
Thiết bị tin học (máy tính, các thiết bị, các đường truyền...., phần cứng), các
chương trình (phần mềm), dữ liệu, thủ tục, quy trình và con người.
-Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt
động quản lý nhân sự và nh
ững vấn đề liên quan đến nhân sự của tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ gồm phần mềm quản lý nhân
sự mà còn cần đến các thiết bị máy tính, các phòng ban và đối tượng để thu thập
và xử lý dữ liệu để sử dụng chúng vào các mục đích khác nhau.
2 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức:
Hệ thống thông tin trong một tổ chức có những chức n
ăng sau:
_Thu thập
_Lưu trữ
_Xử lý
-Phân Phối
3 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin
3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học công nghệ ,thông tin.Hệ thống
thông tin ngày càng có vai trò quan trọng ,to lớn trong cuộc sống ,ảnh hưởng
đến việc ra quyết định và chất lượng của quyết định .Một hệ thống thông tin
hoạt
động tốt là một hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lý có thể ra các quyết
định có chất lượng cao .Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức
có thể sản xuất phân phối những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn ,đáp
ứng tốt nhu cầu khách hàng,góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ
chức .
Có thể nói ,phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành
viên của tổ
chức những công cụ quản lý tốt nhất .Một hệ thống thông tin hoạt

Để phát triển một hệ thống thông tin trong một tổ chức phải trải qua 7 giai
đoạn .Sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin .
Giai đoạn 1:Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội
đồng giám đốc những dữ liệ
u đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi
và hiệu quả của dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này bao gồm các công
đoạn sau:
1.1.Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
1.2.Làm rõ yêu cầu
1.3.Đánh giá khả năng thực thi
1.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
c
ầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ
thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn
đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và
xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội
dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định ti
ếp tục tiến hành hay thôi phát
triển một hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao
gồm các công đoạn sau đây:
2.1.Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2.2.Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
11
2.3.Nghiên cứu hệ thống thực tại

4.1.Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học
4.2.Xây dựng các phương án của giải pháp
4.3.Đánh giá các phương án của giải pháp
4.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của
giải pháp
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án được lựa chọn. Thiết
kế vật lý ngoài gồm 2 tài liệ
u kết quả cần có: trước hết là một tài liệu bao chứa
tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp
12
đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những
giao diện với những phần tin học hóa. Những công đoạn chính của quá trình
thiết kế vật lý ngoài :
5.1.Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2.Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra
5.3.Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa
5.4.Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5.Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết k
ế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa
của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm.Những người chịu trách nhiệm về
giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao
tác cũng như các tài liệu mô tả v
ề hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển
khai thực hiện kỹ thuật hệ thống như sau:

_Tính đầy đủ
_Tính thích hợp và dễ hiểu
_Tính được bảo vệ
II.Các Phương Pháp Luận Cơ Bản Để Phân Tích Và Thiết Kế Chương
Trình
1.Các phương pháp thu thập thông tin
Để tiến hành phân tích một hệ thống thông tin trước hết chúng ta phải thu
thập thông tin về hệ thống đó. Người phân tích phải lựa chọn sử dụng kết hợp
các phương pháp thu thập thông tin sau:
a.Phỏng vấn
Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan đến thu thập thông tin. Đó là
cách đơn giản và quan trọng nhất để thu thập thông tin về một tổ chức. Phỏng
vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp
được những người chịu trách nhiệm trong thực tế, số người này có thể không
được ghi trong văn bản tổ chức. Qua đó, chúng ta có thể thu được những nội
dung khái quát về
hệ thống mà khó có thể thu thập được qua nghiên cứu tài
liệu.
Phỏng vấn được thực hiện qua các bước
- Chuẩn bị phỏng vấn
-Tiến hành phỏng vấn
b.Nghiên cứu tài liệu
Phương pháp này giúp ta nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ
chức như: lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, vai trò và nhiệm
vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra. Thông
tin trên giấy tờ
phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.
c.Sử dụng phiếu điều tra
Phương pháp này được sử dụng khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn
các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng. Yêu cầu và câu hỏi trên phiếu

Thủ công Tin học hóa
-Dòng thông tin
-Điều khiển
15
2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram)
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin như sơ đồ
luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các
luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu nhưng không hề quan tâm tới nơi,
thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ
này chỉ đơn thuần mô tả
hệ thống thông tin làm gì và để làm gì
Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Tên người/Bộ phận
phát/nhân tin
Tên tiến
trình xử lý
16

-Kho dữ liệu (Data Store): là các dữ liệu được lưu trữ tại một chỗ. Kho dữ
liệu được dùng để lưu trữ các dữ liệu tạo nguồn dữ liệu cho xử lý.
Tệp dữ liệu Kho dữ liệu

Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của
hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô t
ả sao cho chỉ cần
một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh
sáng sủa, dễ nhìn, có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ
đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0.
Phân rã sơ đồ
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion)
sơ đồ.Bắt đầu t
ừ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 0,
tiếp sau mức 0 là mức 1.....

đều có đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những thuộc tính
(attribute). Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia
nhỏ được nữa. Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về
thực thể mà ta muốn lưu trữ.VD: thực thể nhân viên được đặc trưng bởi các
thuộc tính họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, quê quán.......
- Bảng (Table) như bảng th
ống kê, kế toán, bảng niêm yết giá hàng, bảng
danh sách cán bộ.....ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực
thể.
-Mỗi bảng có những dòng (row) mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi
(record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể – tức là một biểu hiện riêng
biệt của thực thể.
-Mỗi bảng có những cột (column). Mỗi cột còn được gọi là một trườ
ng
(field). Giao giữa một dòng và một cột là một chứa mẩu dữ liệu ghi chép một
thuộc tính của cá thể trên dòng đó.
-Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan
đến nhau.
-Một tập hợp các CSDL có liên quan với nhau được gọi là một hệ cơ sở dữ
liệu (Database System).
2 Các phương pháp thiết kế Cơ sở dữ liệu:
Có hai phương pháp chủ yếu dùng để
thiết kế cơ sở dữ liệu đó là thiết kế cơ
sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp
mô hình hóa .
2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra.
Bước1.Xác định các thông tin đầu ra
Bước 2.Xác định các tệp dữ liệu cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo
ra t
ừng đầu ra.

thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách
có quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X.
-Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới.
2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa
Theo phương pháp này ta không mô tả
và liệt kê các thông tin đầu ra mà ta
sẽ dùng các mô hình để biểu diễn. Trước hết ta phải tìm hiểu một số khái niệm.
Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình lôgíc dữ liệu được dùng để biểu
diễn các đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu
trữ thông tin về chúng.
VD: nhân viên, phòng ban......
Liên kết (Acssociation): một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập vớ
i
các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Khái niệm
liên kết được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các
thực
thể.
VD:

Phòng ban
Nhân viên
có