Tài liệu Báo cáo môn học phân tích và thiết kế hệ thống: Hệ thống quản lý hồ sơ chấm công và lương công ty chế tác trang sức Bình Minh - Pdf 84

BÁO CÁO MÔN HỌC
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CHẤM CÔNG VÀ LƯƠNG
CÔNG TY CHẾ TÁC TRANG SỨC BÌNH MINH
GVHD: PGS -TS NGUYỄN VIỆT HƯƠNG
SINH VIÊN THỰC HIỆN:
1. Lương Minh Hải
2. Trần Mạnh Hải
3. Lê Ngọc Khánh
4. Vũ Xuân Nhàn
5. Tạ Trung Văn
Hà nội 9 - 2006
2
HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ LƯƠNG
CÔNG TY CHẾ TÁC TRANG SỨC BÌNH MINH
Thông tin chung .............................................................................................................. 3
Pha 1: Nghiên cứu sơ bộ...................................................................................................4
1. Giới thiệu chung về công ty Bình Minh..............................................................4
2. Các câu hỏi phỏng vấn và trả lời.........................................................................4
3. Cấu trúc công ty Bình Minh..............................................................................10
1. Sơ đồ tổ chức của hệ thống.........................................................................10
2. Chức năng của các bộ phận.......................................................................10
4. Một số mẫu biểu chính và giải thích..................................................................12
5. Phân tích hệ thống hiện hành.............................................................................22
5.1. Hoạt động chung của toàn bộ hệ thống...................................................22
5.2. Các cơ cấu quản lý..................................................................................22
5.3. Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống hiện hành.....................................22
6. Yêu cầu của hệ thống tương lai.........................................................................23
6.1. Phòng nhân sự.........................................................................................23
6.2. Giám đốc.................................................................................................23
7. Nghiên cứu tính khả thi của hệ thống................................................................24

2. Trần Mạnh Hải
3. Lê Ngọc Khánh
4. Vũ Xuân Nhàn
5. Tạ Trung Văn
Căn cứ vào việc phỏng vấn và quan sát công ty sản xuất, nhóm có đánh giá sơ bộ về công
ty sản xuất và chế tác đồ kim hoàn Bình Minh như sau (trang bên).
PHA 1 – NGHIÊN CỨU SƠ BỘ
1 - GIỚI THIỆU CHUNG
Công ty sản xuất và chế tác đồ trang sức Bình Minh là công ty chuyên sản xuất các mặt
hàng trang sức vàng, bạc, đá quý. Hoạt động hàng ngày của công ty là ký kết hợp đồng chế tác
cho các công ty khác và các cá nhân, mua nguyên liệu phục vụ chế tác và chế tác đồ trang sức
theo hợp đồng đã ký. Tất cả các quá trình tổ chức và quản lý của công ty đều được thực hiện
bằng tay.
Trước sự phát triển ứng dụng tin học vào quản lý ngày càng nhanh, công ty Bình Minh
có nhu cầu tin học hóa quá trình điều hành và quản lý ở một số bộ phận. Sau đây là cấu trúc hệ
thống hiện tại của công ty Bình Minh.
2 - CÁC CÂU HỎI PHỎNG VẤN VÀ TRẢ LỜI
Phương pháp thu thập dữ liệu : Phương pháp phỏng vấn
Người được hỏi: Anh Nguyễn Xuân Thiêm
Dưới đây là phần câu hỏi phỏng vấn và trả lời
1. Các hoạt động chính của công ty anh là gì?
Công ty chúng tôi chuyên sản xuất các mặt hàng trang sức vàng bạc (chủ yếu là bạc).
Hàng ngày chúng tôi nhận các yêu các đơn đặt hàng từ các cơ sở kinh doanh các mặt hàng trang
sức vàng bạc đá quý rồi chế tác chúng. Đồng thời chúng tôi còn nhận sửa chữa các sản phẩm
trang sức từ các khách hàng
2. Cơ cấu chính của công ty anh gồm những phòng ban nào?
Công ty chúng tôi có 6 bộ phận. Đó là phòng giám đốc, phòng nhân sự, phòng tài vụ,
phòng vật tư và kho, phòng kinh doanh và bộ phận sản xuất
3. Nhiệm vụ chính của mỗi bộ phận trong công ty anh là gì?
Phòng giám đốc: Điều hành, quản lý chung hoạt động của cơ sở. Ví dụ giám đốc chịu

* Lắc tay, chân vàng, bạc các loại
* Hoa tai vàng bạc các loại
Và một số sản phẩm khác.
4. Hoạt động thường ngày diễn ra trong công ty anh như thế nào?
Thông qua danh tiếng và mối quan hệ làm ăn vốn có cùng hoạt động quảng cáo cơ sở sẽ
nhận hợp đồng (hợp đồng được thực hiện tại bộ phận kinh doanh và đưa lên giám đốc xem xét
và quyết định ký). Hợp đồng sau khi được giám đốc ký sẽ được chuyển tới bộ phận vật tư và
kho. Bộ phận này sẽ tính toán hợp đồng (ví dụ tính toán lượng nguyên liệu cần thiết để thực hiện
hợp đồng, tính toán phân công cho công nhân ở bộ phận sản xuất) và xuất nguyên liệu cho bộ
phận sản xuất thực hiện hợp đồng.
Sau khi bộ phận sản xuất thực hiện xong sẽ giao lại cho bộ phận vật tư và kho để trả lại
cho khách hàng. Bộ phận vật tư khi nhận lại hàng sẽ thực hiện ghi chép bảng chấm công cho các
công nhân sản xuất. Bảng chấm công sẽ được chuyển cho bộ phận nhân sự xử lý theo chu kỳ
từng tuần. Hàng tuần bộ phận vật tư và kho sẽ thống kê xem lượng nguyên liệu phục vụ sản xuất
và đề nghị bổ sung nguyên liệu nếu cần thiết.
7
Bộ phận nhân sự nhận bảng chấm công sẽ thực hiện tính toán công cho bộ phận sản xuất
căn cứ vào bảng chấm công do bộ phận vật tư và kho đưa sang. Bộ phận này cũng có nhiệm vụ
kiểm tra xem nhân viên các bộ phận khác có đi làm đầy đủ và đúng giờ không. Cuối tháng bộ
phận này sẽ tổng kết và lập bảng lương cho bộ phận mình và các bộ phận khác. Bảng lương này
sẽ đưa cho giám đốc ký và chuyển sang phòng tài vụ để trả lương cho các nhân viên.
5. Quá trình từ kí hợp đồng, nhập nguyên liệu đến lúc giao hàng diễn ra như thế nào?
Phòng kinh doanh sẽ có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng. Sau đó khách hàng sẽ trực tiếp
gặp giám đốc để thảo luận về các điều khoản trong hợp đồng. Khi đã đạt được thỏa thuận thì bộ
phận kinh doanh sẽ tiên hành làm hợp đồng trình giám đốc ký. Hợp đồng sau khi được giám đốc
ký sẽ được chuyển tới bộ phận vật tư và kho. Bộ phận này sẽ tính toán hợp đồng (ví dụ tính toán
lượng nguyên liệu cần thiết để thực hiện hợp đồng, tính toán phân công cho công nhân ở bộ
phận sản xuất) và xuất nguyên liệu cho bộ phận sản xuất thực hiện hợp đồng. Sau khi bộ phận
sản xuất thực hiện xong sẽ giao lại cho bộ phận vật tư và kho để trả lại cho khách hàng.
6. Việc quản lý nguyên liệu chế biến trang sức, ngân quỹ, theo dõi công, tính lương… trong

phẩm đã sản xuất?
Chúng tôi cho phép nhân viên sản xuất được phép hao phí trong một giới hạn nhất định
là 0.5% khối lượng nguyên liệu giao. Nếu nhân viên làm hao quá số lượng này thì sẽ bị trừ vào
tiền lương. Nếu nhân viên làm hao nhỏ hơn khối lượng cho phép thì sẽ được cộng thêm vào tiền
lương.
14. Ai có nhiệm vụ quản lý ngân quỹ và trả lương?
Việc quản lý ngân quỹ và trả lương do phòng tài vụ đảm nhận dưới sự quản lý thường
xuyên của giám đốc.
15. Giám đốc thường theo dõi về ngân quỹ không?
Vì cơ sở của chúng tôi là cơ sở tư nhân nên giám đốc phải thường xuyên theo dõi quản lý
ngân quỹ để có quyết định sản xuất hợp lý.
16. Danh sách trả lương mỗi tháng do ai đưa xuống?
Danh sách trả lương mỗi tháng do bộ phận nhân sự đưa xuống. Bộ phận nhân sự có
nhiệm vụ chấm công cho bộ phận mình và các bộ phận khác và thành lập bảng lương đưa cho
giám đốc ký và chuyển sang bộ phận tài vụ để trả lương cho các nhân viên.
17.Khi nào thì có tình huống tăng lương cho công nhân và nhân viên? Các tình huống được
tăng lương? Căn cứ vào sự hiệu quả công việc? Quyết định cuối cùng là do ai?
Việc tăng lương sẽ căn cứ vào hiệu quả hoạt động và năng lực làm việc của từng cá nhân
của công ty và sẽ tăng đồng loạt cho các nhân viên. Quyết định tăng lương sẽ do chính giám đốc
ký.
18. Việc khen thưởng, và lương cho các tháng Lễ tết, cũng như các tháng ít việc?
Vào các dịp lễ Tết chính giám đốc sẽ ký quyết định thưởng cho tất cả các nhân viên của
mình căn cứ vào xếp loại và hệ số thưởng. Ngoài ra còn có các khoản thưởng cá nhân do cá
nhân đó làm việc xuất sắc. Các tháng ít việc thì lương sẽ điều chỉnh lại cho bộ phận hưởng
lương theo tháng và chuyển việc tính lương của bộ phận sản xuất sang tính theo tháng.
19. Các trường hợp trừ lương và xử lý kỉ luật?
Trừ lương khi nhân viên bộ phận sản xuất làm hao hụt nguyên liệu quá mức cho phép và
nhân viên các bộ phận khác nghỉ quá số ngày cho phép mà không có lý do và kỷ luật khi nguyên
liệu bị hao quá lớn (thường là do làm mất) hoặc nhân viên không lý do quá nhiều.
20. Kế hoạch sản xuất do ai quyết định? Trên các cơ sở nào?

sản xuất trả lại theo từng tuần.
29. Việc chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm?
Nhân viên sản xuất sẽ phải thông qua bộ phận vật tư và kho kiểm tra chất lượng sản
phẩm trước khi nhập vào kho. Nếu không được nhân viên sẽ phải sửa lại.
10
3 - CẤU TRÚC CỦA CÔNG TY BÌNH MINH
Dựa vào phần trả lời trong các câu hỏi phỏng vấn, ta có thể khái quát sơ đồ cấu trúc của
công ty chế tác trang sức Bình Minh (Hình 1)
Sơ đồ tổ chức của hệ thống
Hình 1 – Sơ đồ tổ chức của hệ thống của công ty Bình Minh
Chúng ta sẽ tập trung phân tích và thiết kế hệ thống cho Phòng nhân sự (phần tô đậm
trong sơ đồ trên)
Chức năng của các bộ phận:
3.1. Giám đốc
Điều hành, quản lý chung hoạt động của công ty. Ví dụ giám đốc chịu trách nhiệm ký
hợp đồng, giám sát sản xuất, ký các biên lai liên quan đến tài chính.
3.2. Bộ phận kinh doanh
Chịu trách nhiệm giao dịch, tiếp thị và thảo luận hợp đồng với khách hàng. Hợp đồng sẽ
trình giám đốc xem xét và ký duyệt.
3.3. Bộ phận nhân sự
Bộ phận này không những quản lý nhân lực của phòng mình mà còn phải quản lý nhân
lực của các phòng ban khác. Khi mỗi phòng ban trong công ty có nhu cầu thêm, bớt hay thay đổi
vị trí công việc đều phải có công văn, giấy tờ yêu cầu bộ phận này giải quyết. Khi đó bộ phận
này sẽ xem xét yêu cầu và điều chỉnh sao cho hợp lý.
Bộ phận này còn nhận thông tin chấm công (hình 2, hình 3) từ các phòng ban, xử lý dữ
liệu để lập bảng lương cho từng phòng ban rồi gửi cho phòng tài vụ để trả lương cho nhân viên.
3.4. Bộ phận tài vụ
Giám đốc
Tài vụ Vật tư và kho Sản xuấtNhân sự Kinh doanh
Bộ phận này có nhiệm vụ hạch toán tài chính của công ty, trả lương (bảng lương – hình

12

Hình 2 - Bảng chấm công bộ phận sản xuất
14

Hình 3 - Bảng chấm công các bộ phận hành chính
16
BẢNG LƯƠNG THÁNG …
PHÒNG…
ST
T
Họ và
tên
Tổng số
ngày
công
Bậc
lương
Lương
chính
Phụ cấp
sinh hoạt
Lương
làm thêm
Tổng
lương
Lương
tạm ứng
Bảo hiểm
xã hội

(chỉ)
Hao
cuối
cùng
(chỉ)
Giá nguyên
liệu
(VND/chỉ)
Lương tạm
ứng
Bảo
hiểm xã
hội
Bảo
hiểm y
tế
Lương cuối
tháng
Chữ

Ghi
chú
1
Nguyễn
Vi
3.500.000 3.75 4.0 2.75 - 3 20.000 1.250.000 125.000 25.000 2.160.000
Giám đốc: Trưởng bộ phận nhân sự:
Hình 5 - Bảng lương bộ phận sản xuất


Nhờ tải bản gốc

Tài liệu, ebook tham khảo khác

Music ♫

Copyright: Tài liệu đại học © DMCA.com Protection Status