Luận văn Đề Tài:
Nâng cao hiệu quả
Quản lý vật tư ở Công ty
vật tư Nông sản
luËn v¨n tèt nghiÖp
1
1
LỜI MỞ ĐẦU
Đứng trước ngưỡng cửa của thế kỷ 21, theo xu hướng toàn
cầu hoá nền kinh tế. Nền kinh tế nước ta đã đặt ra nhiều yêu
cầu cấp bách phải đổi mới hệ thống quản lý kinh tế. Cùng với
quá trình đổi mới đó, vấn đề mới dặt ra cho các doanh nghiệp là
phải hoàn thiện bộ máy quản lý tổ chức ngay từ những yếu tố
đầu vào đầu tiên. Do đó, vấn đề cung ưng dự trữ vật tư được rất
nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Thực tế, ở nước ta trong hoàn cảnh chuyển đổi nền kinh tế
2
và đơn giản, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng biết tận
dụng nó .
Hiểu rõ vai trò và tác dụng của công tác hậu cần vật tư
đến lợi ích hoạt động sản xuất kinh doanh. Với cương vị là một
sinh viên Quản trị, tôi mong muốn tìm hiểu và nghiên cứu một
vài mặt cũng như một số khía cạnh của công tác tổ chức kế
hoạch hậu cần vạt tư tại Công ty vật tư Nông sản- Qua chuyên
đề : "Nâng cao hiệu quả Quản lý vật tư ở Công ty vật tư Nông
sản``
luËn v¨n tèt nghiÖp
-Nhóm 2 : nhóm vật tư chuyển từng phần váo sản phẩm .
Phân theo tầm quan trọng của vật tư
Chia theo vật tư chính và vật tư phụ (Được xác định theo
giá trị của vật tưvà cơ cấu cấu thành sản phẩm của nó )
luËn v¨n tèt nghiÖp
4
4
-Vật tư quan trọng (các loại vật tư có độ khan hiếm cao,
hoặc it có trên thị trường )
-Vật tư cần thiết (nhóm vật tư ít quan trọng hơn nhưng
không thể thiếu )
-Vật tư ít quan trọng hơn (vật tư sẵn có trên thị trường, kế
hoạchông cần phảI dự trữ nhiều)
Phân chia theo A-B-C
A=Loại vật tư chủ yếu tiêu dùng hàng ngày ở công ty
chiếm khoảng 60-70%giá trị và kế hoạchối lượng, nhưng chỉ
chiếm 10-15%danh mục mặt hàng.
B=Loại vật tư chiếm 20% giá trị và số lượng cũng như
danh mục mặt hàng. Nhóm này ít quan trọng hơn, được liệt kê
vào nhóm quản lý của Doanh nghiệp nhưng không chặt chẽ như
loại A
C= Nhóm vật tư còn lại: nhóm này không quan trọng
nhưng để đảm bảo tính đồng bộ và kịp thời thì loại này cũng
phải quản lý
Phân theo lượng và giá trị
-Nhóm 1: chiếm 20% mặt hàng và 80% giá trị
-Nhóm 2: Chiếm80% mặt hàng nhưng chỉ chiếm 20% giá
trị
Phân theo mức độ khan hiếm ( cần cấp) của vật tư
chức về vật tư. nó quyết định một phần hiệu quả của công tác
quản trị .
Nếu như bộ máy quản trị vật tư được hình thành một cách
hợp lý sẽ có tác dụng to lớn đến hiệu quả công tác quản trị vật
tư ở doanh nghiệp.Vì vậy, cần thiết phải nghiên cứu, tổ chức bộ
máy quản trị vật tư:Đáp ứng được yêu cầu hoạt động của Doanh
nghiệp
Xác định được hiẹu quả hoạt động của tổ chức là một việc
làm cần thiết, thường xuyên của quá trình tổ chức bộ máy. Vì
qua việc nghiên cứu này ta có thực hiện để đánh gía được tính
hiệu quả và hợp lý của bộ máy qua từng thời kỳ. Từ đó có
những kiến nghị kiện toàn bộ máy tổ chức.
Ngoài ra phải không ngừng tinh giản bộ máy quản lý ,
nâng cao sức mạnh của tổ chức, nghiên cứu ,xây dựng những
mô hình tiên tiến về tổ chức bộ máy quản trị ở Doanh nghiệp .
1.3.2-Các hình thức tổ chức
1.3.2.1. Tổ chức bộ máy quản trị vật tư theo nguyên tắc
chức năng:
luËn v¨n tèt nghiÖp
6
6
Theo nguyên tắc này thì chức năng nhiệm vụ chủ yếu của
phòng vật tư được chuyên môn hoá cho từng bộ phận, cho từng
phòng ban theo sơ đồ sau:
Sơ đồ nguyên tắc tổ chức phòng vật tư theo nguyên tắc
chức năng
nhiên
liệu
Vật
liệu
hoá
chất
v.v.. Kho
số
1
Kho
số
2
Kho
số
3
v.v
đội
vận
chuyển
luËn v¨n tèt nghiÖp
7
7
Lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức
-Tổ kế hoạch chuyên theo dõi kiểm tra và sử dụng vật tư
thiết bị.
Thống kê tình hình xuất – nhập cung ứng vật tư
Sơ đồ tổ chức phòng vật tư theo nguyên tăc mặt hàng: Mô hình tổ chức theo nguyên tắc mặt hàng thường được
áp dụng đối các doanh nghiệp co quy mô sản xuất kinh doanh
lớn. Một bộ phận quản trị kinh doanh không thể quán xuyến
dược tât cả những mặt hàng cho nên tổ chức theo nguyên tắc
phân quyền chịu trách nhiệm riêng dối với từng mặt hàng.
Đặc điểm mô hình tổ chức này; có thêm một cấp trung
gian phụ trách một nhóm các mặt hàng vật tư. Tuỳ theo chủng
loại vật tư ở doanh nghiệp, người ta có thể chia theo các nhóm
khác nhau dựa trên một vài tiêu thức quản lý nào đó.
Phó giám đốc kinh
doanh
chuyển
vật tư
quản
lý
kho
tng
bến
bãi
luËn v¨n tèt nghiÖp
9
9
Từng ban trong bộ may quản trị vật tư đều được cấu
thành bởi ba bộ phận nhỏ hơn: Kế hoạch, tiếp liệu và các kho
theo nguyên tắc thống nhất từng mặt hàng
II - Sự cần thiết thiết của việc đảm bảo vật tư kỹ thuật
trong doanh nghiệp .
Quá trính sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu
lao động để tác động ào đối tượng lao động làm thay đổi hình
đượcáng, kích thước tính chất lý hoá của đối tượng lao động để
tạo ra nhữg sản phẩm chất lượng ngày càng cao. Hoạt động này
khi mua các yếu tố đầu vào, không trực tiếp với bán ra nên đòi
hỏi phải có một kế hoạch hậu cần ỏn định . Sản xuất kinh doanh
là hoạt động nhằm mục đích kiếm lời đượcựa trên các phương
pháp, thủ pháp khác nhau sao cho lợi ích thu về lớn hơn và đủ
bù đắp những chi phí thu mua bỏ ra.
Do đặc điểm của sản xuất và các quy luật của nền kinh tế
thị trường nó tác động tới từng doanh nghiệp cho nên Doanh
nghiệp phải biết chủ động trong từng tình huống. Đối với vật tư
kỹ thuật cũng vậy, nó cũng cần thiết khách quan, có tác dụng
Doanh nghiệp, do đó bất cứ Doanh nghiệp nào cũng phải quản
lý sát sao chúng.\
III- Nhu cầu và các biện pháp xác định nhu cầu vật tư
kỹ thuật:
3.1 - Khái niệm.
Nhu cầu là một khái niệm cơ bản và tiềm ẩn trong
marketing, nhu cầu nói chung được hiểu là cảm giác thiếu hụt
một cái gì đó mà con người cảm nhận được. Nhu cầu nói chung
rất đạng và phức tạp từ nhu cầu ăn, ở, mặc, đến nhu cầu tri
thức, văn hoá, giải trí… nó thuộc trong các cấp bậc nhu cầu từ
thấp đến cao của con người
Nhưng nếu xét về lĩnh vực vật tư sản xuất kinh doanh thì
nhu cầu được cụ thể hơn. Nó là một phạm trù kinh tế quan
trọng, phản ánh mối liên hẹ phụ thuộc của các đơn vị sản xuất
kinh doanh về các điều kiện tái sản xuất xã hội. Nhu cầu mang
tính chát khách quan cũng giống như những điều kiện và tính
quy luật của tái sản xuất xã hội. Tính khách quan của nhu cầu
thể hiện ở chỗ: lượng nhu cầu hoàn toà không phụ thuộc vào
việc xác định hoặc không xác định giá trị của nó.
Nhu cầu vật tư là những nhu cầu cần thiết về nguyên,
nhiên vật liệu, thiết bị maý móc để thực hiện nhiệm vụ kinh
doanh nhất định mà doanh nghiệp khả năng thanh toán.
Trong điều kiện sản xuất hàng hoá, nhu cầu vật tư luôn
luôn biểu hiện dưới dạng cầu. Cầu là một phạm trù kinh tế
phức tạp có mối liên hệ trực tiếp tới các quy luật và các phạm
trù của sản xuất và lưu thông hàng hoá và là một yếu tố của thị
trường vật tư . Cũng như cầu và nhu cầu nói chung, cầu và nhu
cầu vật tư có đôi chỗ khác nhau cần phân biệt:
Trước hết nếu như nhu cầu vật tư liên hệ trực tiếp được
đến sản xuất thì cầu vật tư lại liên hệ đến sản xuất thông qua
3.3- Kết cấu nhu cầu và các phương pháp xác định nhu
cầu
Đối với các doanh nghiệp, nhu cầu vật tư được biểu hiện
toàn bộ trong kỳ kế hoạch, theo từng tháng, quý, kể cả dự trữ.
Kết cấu nhu cầu vật tư được thể hiện bằng mối quan hệ giữa
mỗiloại nhu cầu đối với toàn bộ loại nhu cầu vật tư ở doanh
nghiệp. Nhu cầu vật tư ở doanh nghiệp được phản ánh ở sơ đồ
sau :
luËn v¨n tèt nghiÖp
12
12
Sơ đồ kết cấu nhu cầu vật tư doanh nghiệp :
3
Sửa
chữa
Cho
dự
trữ
Sản
xuất
sản
phẩm
Sản
xuất
công
cụ
Hợp
đồng
tiêu
thụ
Sửa
chữa
thường
xuyên
(đội xe)
Khấu
hao
máy
móc
thiết
bị
luËn v¨n tèt nghiÖp
chủng loạI vật tư mà các doanh nghiệp có nhu cầu tiêu dùng
trên thị trường : quy mô của thị trường càng lớn thì nhu cầu vật
tư càng nhiều.
Năm là nguồn cung vật tư- hàng hoá trên thị trường : cung
vật tư thể hịên khả năng vật tư có trên thị trường và khả năng
đáp ứng nhu cầu vật tư của các đơn vị tiêu dùng . Cung vật tư
có tác động đến cầu vật tư thông qua giá cảvà do đó đến toàn
bộ nhu cầu .
Ngoài những nhân tố trên đây còn có nhiều các nhân tố
khác ảnh hưởng đến nhu cầu vật tư như :
luËn v¨n tèt nghiÖp
14
14
Các nhân tố xã hội phản ánh mục tiêu cảI thiện điều kiện
lao động trong các ngành sản xuất, ảnh hưởng của những nhân
tố này được xác định bằng những chỉ tiêu như trình độ cơ giới
hoá, tự động hoá sản xuất và cảI thiện điều kiện lao động.
Khả năng thanh toán của các doanh nghiệp tiêu dùng vật
tư
Giá cả vật tư hàng hoá và chi phí sản xuất kinh doanh .
Nghiên cứu sự tác động của các nhân tố đến nhu cầu vật
tư được thực hiện theo từng nhóm và cho từng loại vật tư, cũng
như cho từng loại nhu cầu có tính đến các giai đoạn khác nhau
của công tác kế hoạch hoá. Qúa trình này có ý nghĩa quan trọng
cho công tác lập kế hoạch dự báo nhu cầu thị trường .
IV- Nội dung công tác hậu cần vật tư
4.1- Trình tự kế hoạch hậu cần vật tư
Trong nền kinh tế thị trường, nội dung chủ yéu của công
tác hạu cần vật tư kỹ thuật bao gồm từ khâu nghiên cứu thị
và bao gồm các bước như sau :
4.2 - Nghiên cứu nội dung và trình tự kế hoạch mua sắm
vật tư
+ Nội dung
Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự
tổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch, nó là một hệ thống
các bảng biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và một hệ thống các biéu
cân đối vật tư. Nhiệm vụ chủ yếu của nó là đảm bảo vật tư một
cách tốt nhất và ổn định nhất cho sản xuất kinh doanh. Muốn
vậy công tác vật tư phải xác định cho được lượng vật tư cần
thiết phải có là bao nhiêu? và ở đâu? khi naò, đầy đủ về chất
lượng, số lượng và thời gian .
Bên cạnh việc xác định lượng vật tư cần mua kế hoạch
mua sắm vật tư còn phải xác định rõ những nguồn vật tư để
thoả mãn những nhu cầu đó. Bởi vậy, kế hoạch mua sắm vật tư
thường phản ánh hai nội dung cơ bản sau:
Một là: Phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp
trong kỳ kế hoạch như nhu cầu vật tư cho sản xuất, cho xây
dựng cơ bản, hay cho hợp đồng A hay khách hàng B và còn là
dự trữ là bao nhiêu.
Hai là: Phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn các nhu
cầu nói trwn bao gồm:nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên
nội bộ doanh nghiệp hay nguồn mua bổ xung bên ngoài…
tiếp nhận v bảo quản vật tư về chất lượng
v số lượng
Tổ chức cấp phát vật tư ở nội bộ doanh
nghiệp
luËn v¨n tèt nghiÖp
16
Nghĩa là: Trong đó :
JI
N
.
Là nhu cầu về loai vật tư i dùng cho
công việc j
JI JI
PN
, ,
luËn v¨n tèt nghiÖp
17
17
JI
P
,
Là tổng nguồn về loại vật tư i cung ứng
bằng nguồn j
Trong cơ chế thị trường, theo yêu cầu của quy luật cạnh
tranh , đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức quan tâm đến việc
luËn v¨n tèt nghiÖp
18
18
Kiểm tra việc giao vật tư và tình hình sử dụng vật tư ở các
đơn vị, qua đó rút ra kinh nghiệp quản lý cấp phát tốt hơn .
-Để thực hiện việc cấp phát vật tư được tốt, phòng vật tư
phải làm các công việc sau:
.Lập hạn mức cấp phát vật tư trong nội bộ doanh nghiệp
theo tháng, quý. Dựa trên cơ sở khối lượng công việc phải hoàn
thành và định mức sử dụng vật tư. Người ta xác định lượng vật
tư cần thiết tối thiểu được cung cấp trong kỳ kế hoạch
.Lập chứng từ cấp phát vật tư là chứng từ liên quan đến
việc xuất kho (phiếu lĩnh vật tư, lệnh xuất kho ... )
.Công việc quan trọng là: chuẩn bị vật tư để cấp phát,
đúng đầy đủ về chủng loại chất lượng, số lượng...
.Tổ chức giao vật tư cho các đơn vị tiêu dùng trong nọi bọ
doanh nghiệp
.Kiểm tra, giám sát việc thự chiện và sử dụng vật tư .
5.2 –Xác định mức, hạn mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật:
Để quản lý hoạt động mua sắm cáp phát và sử dụng vật tư,
người ta thường sửdụng công cụ quan trọng đó là mức tiêu dùng
vật tư kỹ thuật cho sản xuất
5.2.1 Mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật: là một lượng cần
thiét đủ để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc hoàn thành
một khối lượng công việc, dịch vụ trong một điều kiện kỹ thuật
nhất định, trong từng doanh nghiệp cụ thể
Khái niệm mức này hoàn toàn khác với mức trong nền
kinh tế tập chung bao cấp
Trong nền kinh tế kế hoạc hoá thì, mức tiêu dùng vật tư
-Biện pháp xác đinh mức tiêu dùng vật tư:
-Có thể dùng định mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật trước: Nó
nhanh gọn dễ dàng ít tốn kém nhưng không phản ánh mức tiên
tiến và có thể gây lãng phí vật tư
-Biện pháp phân tích nghĩa là dựa trên cơ sở hao phi thực
tế (phần nào hợp lý, phần nào không hợp lý) để đưa ra các định
mưc mới. Nó mang tính thực tế: nghiên cứu tính tối ưu hoá khi
tiêu dùng vật tư để tiết kiệm vật tư
-Phương pháp so sánh: Cho phép ta sử dụng những mức
tương tự ở các doanh nghiệp khác áp dụng làm mức tiêu dùng
vật tư ở doanh nghiệp.
Tóm lại ta có thể xác định mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật
qua sơ đồ sau: luËn v¨n tèt nghiÖp
20
20 Cơ cấu xác định mức có thể biểu diễn qua sơ đồ sau:
căn cứ tiêu dùng v
sử dụng vật tư kỹ
thuật
căn cứ điều tiết
quá trình kinh doanh
v quản lý thương
mại
mức
dự trữ
sản
xuất
mức
điều
tiết
thươn
g mại
đầu
vo
mức
tiêu
dùng
NVL
chín
h
mức
tiêu
dùng
vật
liệu
ohụ
22
Yêu cầu của hạn mức:
-Hạn mức cấp phát vật tư phải chính xác và phải được
tính toán dựa trên cơ ở khoa học .
-Hạn mức cấp phát vật tư phỉ được quy định trong một
thời gian nhất định, thường là tháng, quý hay là cho việc hoàn
thành một kế hoạchối lương công việc nào đó
-Hạn mức cấp phát vật tư phải rõ ràng cụ thể và quy định
rõ mục đích sử dụng vật tư
Căn cứ để lập hạn mức cấp phát vật tư vào kế hoạch sản
xuất sản phẩm theo quý hoặc theo tháng hay căn cứ vào mức
tiêu dùng vật tư kỹ thuật, lượng vật tư dự trữ ở các đơn vị tiêu
dùng vật tư kỹthuạt
Công thức quy định hạn mức:
H=N
tp
+ N
cd
+ D – O
đk
H Hạn mức
N
tp
Nhu cầu vật tư vật tư cho sản xuất thành phẩh
N
cd
Nhu cầu vật tư cho sản phẩm chế dở
D Dự trữ vật tư ở phân xưởng
O
luËn v¨n tèt nghiÖp
23
23
Dự trữ vật tư không đủ mức sẽ có nguy cơ làm cho công
việc sản xuất kinh doanh bị đình chệ, gián đoạn. Mặt khác, Nếu
như dự trữ quá mức sẽ phát sinh nhứng chi phí không cần thiết
do tình trạng vật tư ứ đọng quá mức và phải sử dụng một lượng
vốn lớn không được luân chuyển, đồng thời cũng có những phát
sinh trong quá trình bảo quản gây mất thời cơ kinh doanh.
Chính vì vậy, xác định lượng vật tư cần thiết hợp lý nhằm tránh
tình trạng thiéu hoặc thừa vật tư cho sản xuất nhằn nâng cao
hiệu qủa hoạt động sản xuất kinh doanh .
Định mức dự trữ vật tư cho sản xuất là công tác xác định
lượng vật tư tối thiểu cần thiết phải có theo kế hoạch ở doanh
nghiệp để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến
hành liên tục, đều đặn và có hiệu quả.
+ Các quy tắc xác định định mức dự trữ vật tư:
Việc xác định đại lượng dự trữ vật tư tối thiểu cần thiết có
nghĩa là đại lượng đó phải đủ để đảm bảo cho quá trình sản xuất
kinh doanh được diễn ra một cách thường xuyên, liên tục với
bất kỳ điều kiện xảy ra nào.
Xác định lượng dự trữ trên cơ sở tính toán đầy đủ các
nhân tố ảnh hưởng tong kỳ kế hoạch. Điều này thực tế rát khó
tính toán trước những biến động trong kỳ tiếp theo, nhất là dài
hạn thì rất khó .
Xây dựng định mức dự trữ phải dược tiến hành từ cụ thể
đén tổng hợp, từ chi tiết đến khái quát. Mức dự trữ chung dựa
trên cơ sở xác định cơ cấu dự trữ quan trọng và chi tiết
Xác định mức dự trữ tối đa và điạ lượng dự trữ tối thiểu
nghiệp vụ marketing quan hệ, khai thác tìm hiểu những nguồn
hàng tiềm năng mới.
Phát huy tiềm lực nội bộ: tiết kiệm vật tư gia cong chế
biến, tái sử dụng những phế liệu… để bù đắp những thiéu hụt.
Riêng đối với việc mở rộng sản xuất, cần phải sử dụng vật tư
cao hơn so với kế hoạch phải nhanh hóng mở rộng nguồn hàng
để bù đắp cho những thiếu hụt đó. Trước mắt, thoả thuận việc
giao hàng sớm hơn thời hạn đó kết hợp với động viên tiềm lực
nội bộ.
- Đối với vật tư thừa: Nghiên cứu ngay kế hoạch ,điều
chỉnh ở kế hoạch tháng hoặc kế hoạch quý
- Giải pháp tổ chức tiêu thụ vật tư thừa:
- Nếu vật tư vẫn còn có thể cần đến hoặc sẽ dùng cho
sản xuất thì có thể nhu dãn hoặc trì hoãn tiến độ nhập hàng
- Nếu do nguyên nhân từ sản xuất hay sử dụng thừa
quá mức,dân đến thừa vật tư ứ đọng sản xuất tiêu thụ thì phải
tăng cường biện pháp marketing tìm thị trường tiêu thụ để giữ
vững được tốc độ sản xuất tiêu thụ mặt hàng. Những biện pháp
Copyright: Tài liệu đại học ©