ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ CNTT
KHÔNG TẬP TRUNG KẾT HỢP MẠNG TH-VT
BÀI THU HOẠCH
CHUYÊN ĐỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TÊN ĐỀ TÀI : HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP PHÉP
CÁC HOẠT ĐỘNG VĂN HOÁ

GIẢNG VIÊN: PGS.TS. TRƯƠNG MỸ DUNG
SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN GIA ĐĂNG MS:CH0602007
VŨ MẠNH SƯỚNG MS : CH0602034
ĐÀO TUẤN ANH MS: CH0602001
ĐỖ MINH TUẤN MS: CH0602046
KHÓA: 3
HÀ NỘI – 06/2007
Lời cảm ơn
Chúng em xin chân thành cám ơn Cô Trương Mỹ Dung đã tận tình hướng
dẫn chúng em trong quá trình học tập và thực hiện bài thu hoạch môn học
Quản Trị Dự Án Công Nghệ Thông Tin.
Chúng em xin chân thành cám ơn Khoa Công Nghệ Thông Tin, trường Đại
Học Công Nghệ Thông Tin (ĐHQG TpHCM) đã tạo điều kiện thuận lợi cho
chúng em trong học tập và nghiên cứu.
Xin chân thành cám ơn các anh chị và bạn bè đã ủng hộ, giúp đỡ chúng em
trong thời gian học tập và nghiên cứu.
Nhóm sinh viên thực hiện : Nguyễn Gia Đăng
Vũ Mạnh Sướng
Đào Tuấn Anh
Đỗ Minh Tuấn
dịch vụ đó.
Mục tiêu và nhiệm vụ:
Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá nhằm tin học hoá
toàn diện các hoạt động, công việc trong quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá, bao gồm:
• Quản lý và cung cấp dịch vụ cấp phép các hoạt động văn hoá;
• Kiểm tra theo dõi việc thực hiện giấy phép văn hoá.
• Quản lý các tổ chức và cá nhân đăng ký cấp phép dịch vụ văn hoá
• Quản lý công tác thanh tra, kiểm tra vi phạm về văn hoá.
• Quản lý các văn băn liên quan đến lĩnh vực văn hoá
Để thực hiện được mục tiêu đó, HTTT có nhiệm vụ:
3
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

• Thu thập, phân loại, cập nhật, lưu trữ, quản lý các thông tin dữ liệu liên quan
đến công tác quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá.
• Tổ chức xây dựng các giao diện và web site cho các loại đối tượng tham gia
vào hoạt động của HTTT. Các hoạt động bao gồm:
− Thu thập, cập nhật dữ liệu.
− Thực hiện các dịch vụ công: làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ xin cấp phép hoạt
động dịch vụ văn hoá; trả lời kết quả xét duyệt hồ sơ; cung cấp thông tin
phục vụ việc lập hồ sơ (văn bản pháp lý, các chứng thực, thân nhân chủ sở
hữu, ); cung cấp thông tin tư vấn, thị trường về các dịch vụ văn hoá.
− Thực hiện các quy trình xử lý công việc tại các cơ quan chức năng: xét
duyệt cấp phép hoạt động dịch vụ văn hoá; theo dõi quá trình hoạt động của
các hoạt động dịch vụ văn hoá; xử lý các vụ việc vi phạm hành chính; giải
quyết khiếu nại tố cáo;
− Tra cứu, tìm kiếm, sao trích thông tin; lập và xem báo cáo, thông tin thống
kê, tổng hợp; truy cập và khai thác trang web;
Lập mô hình bảng điểm có trọng số WSM để đánh giá ứng viên cho vai trò
quản lý dự án

• Kiểm tra theo dõi việc thực hiện giấy phép văn hoá.
• Quản lý các tổ chức và cá nhân đăng ký cấp phép dịch vụ văn hoá
• Quản lý công tác thanh tra, kiểm tra vi phạm về văn hoá.
• Quản lý các văn băn liên quan đến lĩnh vực văn hoá
Cách tiếp cận:
Thu thập, phân loại, cập nhật, lưu trữ, quản lý các thông tin dữ liệu liên quan đến
công tác quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá.
Tổ chức xây dựng các giao diện và web site cho các loại đối tượng tham gia vào
hoạt động của HTTT. Các hoạt động bao gồm:
− Thu thập, cập nhật dữ liệu.
− Thực hiện các dịch vụ công: làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ xin cấp phép hoạt
động dịch vụ văn hoá; trả lời kết quả xét duyệt hồ sơ; cung cấp thông tin
phục vụ việc lập hồ sơ (văn bản pháp lý, các chứng thực, thân nhân chủ sở
hữu, ); cung cấp thông tin tư vấn, thị trường về các dịch vụ văn hoá.
− Thực hiện các quy trình xử lý công việc tại các cơ quan chức năng: xét
duyệt cấp phép hoạt động dịch vụ văn hoá; theo dõi quá trình hoạt động của
các hoạt động dịch vụ văn hoá; xử lý các vụ việc vi phạm hành chính; giải
quyết khiếu nại tố cáo;
− Tra cứu, tìm kiếm, sao trích thông tin; lập và xem báo cáo, thông tin thống
5
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

kê, tổng hợp; truy cập và khai thác trang web;
Vai trò và trách nhiệm:
Vai trò Họ tên Tổ chức/ vị trí Liên hệ
Chữ
ký
Trưởng dự
án, chịu
trách

suongvm@yah
oo.com
Lập tài liệu
dự án
Đào Tuấn Anh Phân tích mức độ rủi
ro. Các bài học rút ra
từ dự án. Tìm và
tổng kết tư liệu liên
quan.
daotuananh@y
ahoo.c om
Phụ trách
tài chính
dự án
Đỗ Minh Tuấn Phát biểu phạm vi.
Ước tính chi phí,
Viết tổng kết về MBTI
tuanphthanoi@
yahoo.com
6
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

của nhóm.
2. LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
Kịch bản:
Nhóm đã đề cử anh Nguyễn Gia Đăng làm Quản lý dự án “Xây dựng hệ
thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ văn hoá”. Anh Đăng là kỹ sư tin học
có gần 10 năm kinh nghiệm, hiện đang công tác tại viện CNTT. Anh đã tham gia rất
nhiều dự án cho một số công ty với vai trò thiết kế, thi công, chuyển giao công
nghệ.

Truyền thông: Các thành viên sẽ
- Khi gửi email về thông tin liên quan dự án thì phải cc cho mọi thành viên.
- Trả lời email có liên quan dự án kịp thời .
- Tập trung giải quyết vấn đề phát sinh, không khích bác nhau.
- Trình bày ý tưởng một cách gọn gàng , dễ hiểu.
- Nêu ngay thắc mắc khi không hiểu rõ 1 chi tiết nào đó.
- Lưu lại nội dung các thảo luận liên quan theo trình tự.
- Mỗi thời điểm chỉ đưa ra một vấn đề để thảo luận.
Giải quyết vấn đề: Các thành viên sẽ
- Khuyến khích mọi người cùng tham gia giải quyết vấn đề.
- Chỉ nên phê bình có tính chất xây dựng.
8
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

- Khi được yêu cầu giải quyết một vấn đề, phải phản hồi hoặc đưa giải
pháp.
- Có tinh thần đồng đội chung sức giải quyết vấn đề.
Hội họp : Các thành viên sẽ
- Tham gia họp hàng tuần để báo cáo tình hình của nhóm cả tuần.
- Ghi chép nội dung cuộc họp và cố gắng giải quyết vấn đề đã đưa ra trong
vòng 24 giờ.
- Chấp hành, thực hiện đúng quyết định, giải pháp đã thống nhất trong
cuộc họp.
2. Bảng phân tích các bên liên quan
PHÂN TÍCH CÁC BÊN LIÊN QUAN CHO DỰ ÁN
Người viết (Prepared by): Nguyễn Gia Đăng Ngày ( Date):01-06-2007
Khách hàng
Trưởng nhóm kỹ
thuật
Người dùng

mối quan hệ
Luôn lắng nghe
các yêu cầu. Cần
có các giao kết
yêu cầu giữa 2
bên
Xây dựng kế hoạch làm
việc chặt chẽ, kiểm tra
theo dõi tiến độ thực
hiện các phần của dự
án. Tạo liên kết thông
tin tốt giữa các bộ phận
Theo dõi theo quen, tìm
hiểu các mong muốn
của người dùng.
9
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

kỹ thuật
3. Phát triển một bản tuyên bố phạm vi (scope statement) dự án .
PHÁT BIỂU VỀ PHẠM VI- Scope Statement
Tên dự án –Project title: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp
phép các dịch vụ văn hoá”
Người viết –Prepared by: Đỗ Minh Tuấn Ngày-Date : 01-06-2007
Lý giải về dự án - Project Justification
Mục tiêu của dự án là khảo sát các quy trình nghiệp vụ về cấp phép các
loại hình dịch vụ văn hoá tại Sở VHTT. Từ đó xây dựng một hệ thống nhằm
tin học hoá các quy trình đó.
Các giai đoạn dự kiến:
- Khảo sát hiện trạng tin học và trình độ tin học của các cán bộ tại Sở

11
CSDL tại
Sở VHTT
CSDL tại
phòng
VHTT
Quản lý các hoạt động dịch vụ
văn hoá
- HS xin cấp
phép DVVH
- Đơn thư tố
cáo, khiếu nại
- Kết quả xét
duyệt,thanh tra
- Thông tin tra
cứu
chủ sở hữu
chủ sở hữu
HS xin cấp
phép DVVH
- Kết quả xét
duyệt
- Thông tin tra
cứu
Phòng VHTT huyện
Phòng VHTT huyện
Kết quả xét duyệt
Kết quả thanh tra
P.Quản lý Văn hoá
P.Quản lý Văn hoá

Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

2.4Tìm hiểu các quy trình nghiệp vụ
3. Phân tích yêu cầu
3.1Yêu cầu chức năng
3.1.1 Chức năng quản lý cấp phép các loại hình dịch vụ văn hóa:
- Karaoke, vũ trường
- Mở cửa hàng băng đĩa hình
- Quảng cáo
- Biểu diễn nghệ thuật
- Xuất bản phẩm ra nước ngoài
- Sử dụng Anten Parabol
- Xây dựng tượng đài
- Triển lãm tranh ảnh mỹ thuật
- Các hoạt động văn hóa nơi công cộng
3.1.2 Chức năng quản lý công tác thanh tra, kiểm tra vi phạm về văn
hóa.
3.1.3 Chức năng quản lý các văn bản liên quan đến lĩnh vực văn hóa.
3.2Yêu cầu phi chức năng
4. Phân tích hệ thống
4.1Xây dựng mô hình DFD
4.2Xây dựng mô hình dữ liệu
4.3Xây dựng mô hình trạng thái
4.4Xây dựng mô hình xử lý
5. Thiết kế và xây dựng hệ thống
5.1Thiết kế cơ sở dữ liệu
5.2Hiện thực chương trình
5.2.1 Chức năng quản lý hệ thống
5.2.2 Chức năng quản lý cấp phép cho các hồ sơ đăng ký
5.2.3 Chức năng quản lý công tác thanh tra, kiểm tra

R01 2 Sự phân công nhân lực kém
Xem xét lại khả năng của
tất cả các thành viên trong
nhóm.
R02 3
Nhân sự thực hiện dự án: ốm
đau, tai nạn.
Xây dựng phương án dự
phòng về nhân sự.
R03 1
Xây dựng kế hoạch dự án
không phù hợp
Tìm hiểu kỹ về khả năng và
thời gian của nhân sự tham
gia dự án
R04 1
Khách hàng thay đổi yêu cầu
trong quá trình thực hiện dự
án
Phân tích, tìm hiểu thật kỹ
bài toán
R05 1
Các bộ phận phối hợp không
tốt, nắm bắt và thực hiện
không đúng yêu cầu, không
hoàn thành công việc ảnh
hưởng đến các bộ phận khác,
…
Tạo sự đoàn kết, trao đổi
cởi mở, thẳng thắn, giúp đỡ

thực sự quan tâm tới dự án,
quan tâm sát sao tới nhân
viên và tiến độ công việc
R10 2
Cơ sở vật chất và trình độ tin
học của đối tác yếu
Đề nghị phía đối tác tổ chức
những khóa học nhằm nâng
cao trình độ tin học của
nhân viên
Ghi chú : Mức 1 là cao nhất
3. THỰC HIỆN DỰ ÁN
Sau khi đã lên kế hoạch và xác định được các công việc phải làm,
trưởng dự án đã quyết định triệu tập cuộc họp nhóm để cùng các thành viên trong
nhóm đưa ra những phân tích về chức năng của chương trình đồng thời lên kế hoạch
chi tiết cho việc thiết kế và lập trình.
Trong buổi họp các các thành viên trong nhóm đã nêu lên những khó
khăn và thuận lợi của từng nghiệp vụ. Sau cuộc họp trưởng dự án có các cột mốc
phải hoàn thành trong mỗi giai đoạn để tất cả các thành viên trong nhóm cùng theo
dõi và thực hiện
Danh sách các công việc của dự án
[Statement of Work for Project Name]
[Scope of Work]Phạm vi công việc:
[Describe the work to be done to detail. Specify the hardware and software
involved and the exact nature of the work.] [Mô tả chi tiết công việc , các phần
mềm và phần cứng sử dụng trong các giai đoạn]
- Soạn kịch bản cho từng giai đoạn
- Hợp đồng nhóm
- Khảo sát thị trường của dự án
- Phân tích các bên liên quan của dự án

3. Đào Tuấn Anh
4. Đỗ Minh Tuấn
[Meeting Objective]Mục tiêu cuộc họp:
19
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

1.Lập kế hoạch cho dự án.
2.1 Lập bảng hợp đồng nhóm
2.2 Lập bảng WBS(Work Breakdown Structure)
2.3 Lập bảng phân tích các bên tham gia
2.4 Lập lịch biểu quản lý thời gian dự án
2.5 Lập bảng quản lý nguồn nhân lực dự án
Phân chia công việc
Agenda:
• Thảo luận các mô-đun chính của dự án .
• Xác định chức năng của từng mô-đun.
• Xác định các công việc để lập kế hoạch cho dự án
• Phân chia công việc
Công việc
Thời gian
(ngày)
Ngày bắt
đầu
Ngày kết
thúc
Người làm
Khởi động 3 01/04/2007 03/04/2007 Cả nhóm
Phân tích 7 04/04/2007 10/04/2007
Lấy yêu cầu và phân tích
yêu cầu

Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

Ghi chú:
a)Mỗi thành viên của nhóm sẽ khảo sát các công việc chính của qui trình phỏng
vấn ứng viên ở đơn vị mình công tác và thảo luận . Đã gởi thông tin thu thập cho tất
cả mọi người và thống nhất các mô-đun chính. Phân công mỗi người tìm hiểu và lập
bảng câu hỏi khảo sát cho mô-đun.

b) Người thực hiện phân tích một mô-đun tìm hiểu qui trình thực hiện (Activity
diagram), các thành phần tương tác (class diagram) , và xác định các mô-đun liên
quan.
c)Thiết kế giao diện,use-case và các chức năng của mô-đun.
d) Bảng quản lý thời gian, nhân lực và rủi ro có thể điều trong suốt quá trình phân tích ,
thiết kế dự án
5. Kết thúc dự án:
Bài học kinh nghiệm
Người viết: Nguyễn Gia Đăng Ngày: 01-07-2007
Tên dự án: Hệ thống thông tin quản lý cấp phép các hoạt động dịch vụ văn hoá.
Giám đốc dự án: Nguyễn Gia Đăng.
Ngày bắt đầu dự án: 01-04-2007
Ngân sách: 50 Triệu
1. Dự án thành công tốt đẹp nhờ những yếu tố:
a. Thu hẹp phạm vi dự án.
b. Thay đổi cách tiếp cận hiện trường mạng máy tính tại trường
c. Bổ sung nhân sự hợp lý.
2. Những bài học chính về quản lý từ dự án này:
a. Quản lý phạm vi: phạm vi dự án phải phù hợp với khả năng và tình
hình thực tế của hiện trường.
b. Quản lý nhân sự: phải có theo dõi và điều chỉnh kịp thời trong quá
trình thực thi dự án.

cao hiệu quả, rút ngắn thời gian, tự động hoá, đơn giản hoá và làm gọn nhẹ các
quy trình giải quyết, xử lý các các hồ sơ thủ tục hành chính trong việc cung cấp
dịch vụ công cho người dân, đặc biệt là các dịch vụ công mang tính liên ngành,
theo mô hình "một cửa" để giảm các thủ tục phiền hà, giải quyết công việc
22
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

nhanh chóng, gọn nhẹ và công minh theo đúng pháp luật là một trong những
mục tiêu trọng tâm của chương trình
Những kết quả đạt được:
Dự án đã thành công tốt đẹp sau những điều chỉnh rất kịp thời. Nhóm dự án
đã thu thập được nhiều dữ liệu chính xác, thiết lập nhiều mối quan hệ. Kết
quả, xây dựng thành công HTTT quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá và
được mọi người đánh giá cao.
Đánh giá về kết quả dự án:
Dự án đã thành công tốt đẹp mặc dù có nhiều khó khăn trong thời gian đầu.
Các công cụ hỗ trợ:
MS Project 2003: dùng để quản lý dự án.
- MS Excel: dùng để phân tích các số liệu, ước lượng chi phí
- MS Word: dùng để viết các báo cáo trong dự án.
MS PowerPoint: dùng để xây dựng các presentation cho các cuộc họp.
MS Outlook: dùng để gửi mail và quản lý thời gian cá nhân.
Dùng các phần mềm giao tiếp như e-mail và Web để hỗ trợ liên lạc.
Bài học kinh nghiệm
- Sự thành công đáng quan tâm nhất trong dự án này là triệu tập cuộc họp
ban quản trị kịp thời sau giai đoạn 1. Bên cạnh đó là sự thay đổi phạm vi
dự án và chuyên gia tư vấn.
- Sự thất bại cần lưu ý trong dự án này là sự chậm chạp trong việc đánh
giá sự thất bại của dự án trong giai đoạn 1. Ngoài ra sự tin tưởng chuyên
gia tư vấn làm việc không hiệu quả trong thời gian dài cũng là một bài

6. Phân tích/Tìm hiểu. Kiểm tra thường xuyên lên kế hoạch cho những chỗ
trống kêu gọi sự giúp đỡ nếu cần.
7. Khi làm việc theo nhóm, cần sự chia sẻ thông tin, nguồn lực và thống nhất
về phương thức thực hiện. Nhóm nào làm việc hiệu quả thường biết kết hợp
các yếu tố này. Tuy nhiên, từng nhóm hoặc từng cá nhân làm việc sẽ hiệu
24
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

quả chỉ khi họ luôn sẵn sàng chia sẻ và tôn trọng các thành viên khác trong
nhóm.
8. Làm việc trong nhóm dựa trên sự tôn trọng và khích lệ lẫn nhau. Thường thì
tính sáng tạo thường mơ hồ. Các ý tưởng là vô cùng quan trọng với thành
công của dự án, chứ không phải là tính cách cá nhân. Sức mạnh của một
nhóm là ở khả năng thực hiện và phát triển các ý tưởng mà từng thành viên
đem lại.
9. Mâu thuẩn có thể là sự mở rộng của sự sáng tạo. Để giải quyết mâu thuẫn,
các thành viên trong nhóm luôn phải tôn trọng ý kiến của nhau. Nói cách
khác, làm dự án theo nhóm mang tính chất cộng tác, hơn là cạnh tranh.
10. Hai mục tiêu chính trong làm dự án theo nhóm: thứ nhất là học được gì? Các
tài liệu, thông tin cũng như quá trình làm việc. Thứ hai là sản phẩm cuối
cùng: bài báo cáo viết, trình bày miệng, hay là các sản phẩm có hình ảnh,
âm thanh khác…
11. Đôi khi, nhóm có đạt được thành công hay không là
phụ thuộc rất nhiều vào sự mạch lạc trong giải thích yêu cầu dự án. Công
việc của nhóm là giải nghĩa các hướng dẫn đó và thống nhất cách giải quyết
vấn đề.
12. Quá trình công việc sẽ chỉ có hiệu quả khi có trưởng nhóm dự án hướng dẫn
trong quá trình thực thi dự án. Dự án làm theo nhóm không đơn giản như
việc học theo nhóm. Các thành viên trong nhóm cần nắm rõ và chuẩn bị kỹ
càng cho dự án. Các dự án cần được xây dựng sao cho không thành viên nào