19
CHƯƠNG V
CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ
BÀI 7 (4T)
HOẠCH ĐỊNH
I. HOẠCH ĐỊNH
1. Khái niệm
Hoạch định là một quá trình ấn định các mục tiêu và đề ra những giải pháp tốt
nhất nhằm hoàn thành những mục tiêu đó.
2. Nội dung của hoạch định
- Nhận diện thời cơ và nguy cơ.
- Xác định thuận lợi và khó khăn.
- Triển khai chương trình hành động.
3. Mục tiêu, vai trò và các yêu cầu của thực hiện mục tiêu.
Mục tiêu là nền tảng của quá trình hoạch định: mục tiêu là những ý tưởng
của nhà quản trị đã được hiện thực hóa bằng các nhiệm vụ mang tầm chiến
lược. Mục tiêu phục vụ cho việc hoàn thành sứ mạng của tổ chức.
- Mục tiêu cụ thể, ngắn hạn.
- Mục tiêu lâu dài gắn liền với quá trình phát triển của tổ chức.
Yêu cầu của việc xác định mục tiêu
- Đảm bảo tính liên tục, có sự kế thừa.
- Phải rõ ràng thông qua các tiêu chuẩn định lượng.
- Thể hiện sự tiên tiến, phát triển.
- Xác định được kết quả cụ thể.
4. Hoạch định chiến lược
Bước 1 : Xác định sứ mạng, mục tiêu của tổ chức.
Sứ mạng trả lời câu hỏi: chúng ta là ai? Hoặc chúng ta tồn tại để làm gì?
Trong khi đó mục tiêu trả lời cho câu hỏi: Chúng ta sẽ trở thành một tổ chức
như thế nào? Vị thế của chúng ta sau 5 năm hay 10 năm nữa sẽ ra sao?
Việc xác định mục tiêu và sứ mạng luôn gắn liền với môi trường bên trong và
môi trường bên ngoài của tổ chức.

T: Những đe doạ
-
-
-
-

S: Những điểm mạnh
-
-
-
-

SO: Phát huy thế
mạnh tận dụng thời cơ
-
-
-

ST: Sử dụng sức
mạnh hạn chế rủi ro
-
-
-

W: Những điểm yếu
-
-
-

OW: Tận dụng cơ hội

thời gian phải hoàn thành.
- Ngân sách: là một báo cáo cụ thể về nguồn tài chính được tài trợ cho chương trình và
phân bổ cho các dự án. Ngân sách cũng được dùng để kiểm soát và thể hiện hiệu quả
của chương trình, dự án.
5.2 Các loại hoạch định tác nghiệp
v Kế hoạch không thường xuyên: chương trình, dự án, ngân sách.
v Kế hoạch thường xuyên bao gồm: .
- Các chính sách: những nguyên tắc, đường lối đưa đến các quyết định quản trị liên
quan đến việc thực hiện một mục tiêu nhất định.
- Thủ tục: những hướng dẫn cụ thể, chi tiết phục vụ cho thực hiện một nhiệm vụ nào
đó trong những tình huống cụ thể.
- Quy định: là việc công bố những điều được làm và không được làm.
22
BÀI 8 (4T)
TỔ CHỨC
1. Khái niệm
Tổ chức là một chức năng quản trị bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo, sử dụng
và duy trì hoạt động của các thành viên trong tổ chức nhằm đảm bảo cho sự hợp tác,
phối hợp hành động giữa các bộ phận, giữa các thành viên đạt được hiệu quả cao nhất.
Hoạt động tổ chức bao gồm:
- Tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp nhân sự thành các bộ phận chức năng, bộ phận tác
nghiệp phục vụ hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
- Xây dựng mô hình quân trị (cơ cấu tổ chức)
- Xác lập các mối quan hệ theo tuyến hàng dọc (phân cấp) và hàng ngang (chức năng)
trên cơ sở phân định phạm vi thẩm quyền và trách nhiệm.
- Nghiên cứu, đề xuất các phương thức duy trì, phát triển nguồn tài nguyên nhân sự.
2. Các nguyên tắc tổ chức
- Thống nhất chỉ huy (nguyên tắc một thủ trưởng)
- Tổ chức bộ máy gắn với mục tiêu.
- Hiệu quả

(Vẽ hình, mô tả, nhận xét ưu - khuyết điểm và phạm vi ứng dụng)
24
MÔ HÌNH QUẢN TRỊ THEO CHỨC NĂNG
Nhận xét:
1/ Ưu điểm
-
-
-
-
2/ Nhược điểm
-
-
-
-
GIÁM ĐỐC

-
-
-
-
2/ Nhược điểm
-
-
-
-
GIÁM
ĐỐCPHÂN
XƯỞNG
I
PHÓ
GIÁM
ĐỐCPHÓ
GIÁM
ĐỐC
PHÂN
XƯỞNG
II Nhận xét:
1/ Ưu điểm
-
-
-
2/ Nhược điểm
-
-
-
BAN GIÁM
ĐỐC1
2
3
4

Các
đơ
n v
ị
ch
ức
n
ăng

- Động viên nhân viên bằng nhiều phương pháp.
+ Giáo dục, động viên.
+ Khuyến khích bằng vật chất.
+ Thoả mãn nhu cầu chính đáng.
- Xây dựng phong cách lãnh đạo
Xác lập phong cách:
+ Phong cách độc đoán.
+ Phong cách dân chủ.
+ Phong cách tự do (thả dây cương)
3. Thông tin trong quản trị
28
- Thông tin là sự truyền đạt và tiếp nhận một dữ liệu có liên quan đến quá trình thực
hiện nội dung chứa đựng trong dữ liệu ấy.
- Quá trình thông tin diễn ra thông qua các bước:
(1) Nguồn thông tin à (2) Thông điệp à (3) Mã hoá à(4) Mạch chuyển à (5) Giải mã à
(6) Nhận thông tin à (7) Phản hổi.
- Hình thức thông tin
+ Ngôn ngữ nói
+ Ngôn ngữ viết
+ Phi ngôn ngữ
- Các công cụ hỗ trợ: điện thoại, truyền hình, máy tính, Fax
- Thông tin trong tổ chức
+ Thông tin chính thức: thông qua các mệnh lệnh, quyết định quản trị hoặc các
văn bản khác.
+ Thông tin không chính thức: do nhân viên tự thiết lập theo nhu cầu cá nhân,
nhóm tự phát tạo thành dư luận, tin đồn
- Những ảnh hưởng đến thông tin
+ Thiếu kế hoạch
+ Giả thiết, ngôn ngữ không rõ ràng.
+ Diễn tả kém

- Giáo dục, công khai hoá chương trình thay đổi.
- Lôi cuốn sự tham dự vào quá trình thay đổi.
- Hỗ trợ, giải quyết khó khăn do sự thay đổi gây ra.
- Thương lượng, vận động và cưỡng chế (hạn chế)
Những thay đổi có thể dẫn đến xung đột
- Thay đổi trong cấu trúc tổ chức
- Thay đổi hành vi cá nhân khi bất đồng về quan điểm, quyền lợi.
- Phương pháp biến đổi nhân sự.
Xung đột xảy ra khi những khác biệt dẫn tới mâu thuẫn không thể dung hoà. Trạng
thái xung dột diễn ra có thể chỉ là sự can thiệp nhẹ nhàng, tế nhị (gián tiếp - tự chủ)
nhưng cũng có thể dẫn đến đối đầu rất căng thẳng: phá hoại, chiến tranh dưới nhiều
dạng thức.
30
Quản trị xung đột (sử dụng các biện pháp tiến hành thay đổi, cải thiện xung
đột)
- So sánh mức độ xung đột thực tế với mức cho phép.
- Nếu hai mức bằng nhau: không cần can thiệp.
- Nếu mức xung đột thực tế cao hơn thì can thiệp theo hai hướng: kích thích nếu là
xung đột tích cực, làm giảm áp lực nếu là xung đột diễn ra theo chiều hướng xấu.
31
BÀI 10 (4T)
KIỂM TRA
1. Khái niệm
Kiểm tra là một quá trình hoạt động quản trị trong việc thiết lập một hệ thống
thông tin phản hồi nhằm so sánh và kiểm chứng mức độ hoàn thành các chỉ tiêu kế
hoạch đã đặt ra.
2. Mục đích kiểm tra
- Bảo đảm việc thực hiện mục tiêu của tổ chức.
- Bảo đảm sử dụng có hiệu quả các nguồn lực.
- Minh bạch hoá kết quả và điều chỉnh những sai lệch.

thu…
- Tiền mặt phục vụ các chi tiêu thường xuyên, ngắn hạn.
- Chi tiêu trong đầu tư dài hạn
- Phân tích tài chính: bảng cân đối tài chính, kế toán thu nhập, tỷ số tài chính để đo
lường, khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn hoặc cả khả năng sinh lợi của dòng
vốn đầu tư.
v Kiểm tra hành vi: kiểm tra sự nỗ lực, cống hiến của nhân viên.