Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức bởi
tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính
thức với nhau. Chúng ta có thể hiểu “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo
thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý , điều hành
công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ
chức Chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân”.
Từ khái niệm trên chúng ta có thế thấy văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan,
đơn vị. Đây là hoạt động thường xuyên, không thể thiếu và đóng vai trò quan trọng
trong việc quyết định hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Trong đó
chúng ta cần quan tâm đến công tác quản lý văn bản đi vì trong khi giải quyết các
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao, các cơ quan, đoàn thể… đều phải xử
lý những vấn đề liên quan tới việc tổ chức công văn, giấy tờ mà cơ quan gửi đi (văn
bản đi). Giải quyết tốt vấn đề này sẽ góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt
động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức; đồng thời cũng góp phần rèn luyện
tính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong khi thực hiện công
việc được giao.
Qua thời gian thực tập tại UBND thành phố Hòa Bình, em đã có điều kiện
thâm nhập thực tế công việc vê công tác văn thư. Vận dụng những kiến thức lý luận
đã được học ở Học viện, cùng với sự quan tâm, giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình
của các cô chú ở Văn phòng HĐND&UBND, em đã được tìm hiểu kỹ hơn về
nghiệp vụ văn thư, đồng thời học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong quá trình giải
quyết các công việc trong thực tế. Với bài báo cáo của mình, em xin trình bày cụ
thể một trong những nội dung của nghiệp vụ văn thư là: Công tác quản lý văn bản
đi, vì văn bản đi là những văn bản do chính cơ quan soạn thảo, ban hành và quản
lý; việc thực hiện tốt công tác này sẽ giúp cho các khâu nghiệp vụ khác của văn thư
cũng như hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan có hiệu quả hơn.
1
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
NHẬT KÝ THỰC TẬP

- Sao gửi văn bản
- Chuyển văn bản tới các phòng ban
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÒA BÌNH
2
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1. Giới thiêu chung
Thành phố Hòa Bình là tỉnh lị tỉnh Hòa Bình, được Chính phủ ban hành
Nghị định 126/NĐ-CP công nhận là thành phố trực thuộc tỉnh vào ngày 27 tháng
10 năm 2006. Trên bản đồ hành chính hiện nay, sông Đà chia thành phố thành 2
phần: bên bờ phải và bên bờ trái.
Thành phố Hòa Bình có 148,2 km
2
diện tích tự nhiên và dân số 93.409 người
( tháng 7 năm 2009 ), mật độ dân số là 608 người/km
2
(lớn gấp 3,9 lần dân số toàn
tỉnh), trong đó số dân đông nhất là dân tộc Kinh rồi đến các dân tộc Mường, Dao,
Thái, Tày. Thành phố Hòa Bình bao gồm 15 đơn vị hành chính gồm 8 phường:
Phương Lâm, Đồng Tiến, Chăm Mát, Tân Hòa, Tân Thịnh, Hữu Nghị, Thịnh Lang,
Thái Bình và 7 xã: Dân Chủ, Sủ Ngòi, Thống Nhất, Yên Mông, Hòa Bình, Thái
Thịnh, Trung Minh.
Vị trí địa lý: Thành phố nằm ở tọa độ địa lý 20
o
30’-20
o
50’ vĩ bắc và
105
o
15’-105

cấp trên trực tiếp.
2.2.2. Trong lĩnh vực đất đai:
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật.
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, phường.
2.2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
- Tổ chức lập, trình duyệt hay xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn thành phố; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt.
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp.
2.2.4. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:
4
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ và du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch
trên địa bàn thành phố.
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn.
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,
dịch vụ và du lịch trên địa bàn.
2.2.5. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin, thể dục thể
thao:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển giáo dục, y tế… trên địa bàn
và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo
dục, quản lý các trường tiểu học, THCS, trường dạy nghề, tổ chức các trường mầm
non, thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xóa mù
chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử.
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong

- Căn cứ Quyết định số 582/QĐ-UBND ngày 17 tháng 3 năm 2008 của
UBND tỉnh Hòa Bình về việc sắp xếp, tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND các huyện, thành phố Hòa Bình
6
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp

7
CHỦ TỊCH
Phó Chủ tịch
(phụ trách đô thị)
Phó Chủ tịch
(phụ trách kinh tế)
Phó Chủ tịch
(phụ trách văn xã)
Đội
TT
ĐT
P.
Quản
lý đô
thị
TT
KK
PT
KT
P.
Kinh
tế
P.
TN

TH
P.
TCKH
BQL
XDCB
P.
LĐ TB
&XH
P.
Nội vụ
Thanh
tra TP
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Hòa Bình
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
4. Hoạt động của UBND thành phố Hòa Bình
Cơ quan hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, bảo đảm phát huy vai
trò lãnh đạo tập thể của UBND; đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân của Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND thành phố; thực hiện đường lối, chủ trương,
chính sách của Đảng và Nhà nước.
4.1. Xây dựng chương trình công tác của UBND thành phố:
Căn cứ chương trình nhiệm vụ công tác của cơ quan cấp trên giao và chức
năng, nhiệm vụ của UBND thành phố, thủ trưởng cơ quan chỉ đạo việc lập chương
trình hành động và kế hoạch công tác của cơ quan. Các cơ quan chuyên môn, đơn
vị thuộc UBND TP, UBND các xã, phường gửi Văn phòng HĐND&UBND TP
danh mục các chương trình, đề án cần trình UBND TP, Chủ tịch UBND TP ban
hành hoặc trình HĐND TP thông qua. Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp, dự kiến
chương trình công tác của UBND TP, gửi lại các cơ quan liên quan tham gia ý
kiến. Các cơ quan này có trách nhiệm trả lời, gửi lại Văn phòng hoàn chỉnh trình
Chủ tịch UBND TP xem xét việc trình UBND TP vào phiên họp thường kỳ cuối
năm (đối với chương trình công tác năm) hoặc trình Chủ tịch phê duyệt (đối với

Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND TP đi công tác ngoài
phạm vi thành phố hoặc vắng mặt trên 03 ngày phải báo cáo và được sự đồng ý của
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND TP phụ trách; đồng thời trong thời gian vắng
phải ủy quyền cho cấp phó của mình giải quyết công việc thay. Chủ tịch, Phó Chủ
tịch và Ủy viên UBND TP, thủ trưởng cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND
TP phải dành thời gian thích hợp để đi cơ sở, tiếp xúc với nhân dân, kiểm tra, nắm
bắt tình hình thực tế, kịp thời giúp cơ sở giải quyết khó khăn, vướng mắc những
phát sinh và chấn chỉnh kịp thời những sai phạm.
Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND TP phải thực hiện
đầy đủ chế độ báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất của UBND TP, cơ quan chuyên
9
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
môn cấp tỉnh; đồng thời có trách nhiệm tổng hợp báo cáo về ngành, lĩnh vực theo
yêu cầu của UBND TP, Thành ủy, HĐND TP.
4.4. Tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo:
UBND thực hiện công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo đúng
quy định của pháp luật. Chủ tịch UBND TP quy định lịch tiếp dân vào ngày 14 và
30 hàng tháng.
5. Quan hệ phối hợp công tác của UBND thành phố
UBND thành phố chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh, của Chủ tịch
UBND tỉnh, có trách nhiệm chấp hành các Nghị quyết của HĐND thành phố; đồng
thời chịu sự giám sát của HĐND thành phố thực hiện các Nghị quyết của thành ủy,
đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
UBND TP phối hợp chặt chẽ với Thường trực HĐND thành phố trong việc
chuẩn bị các chương trình và nội dung làm việc của kỳ họp HĐND; các báo cáo, đề
án của UBND TP trình HĐND TP giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình
thực hiện Nghị quyết của HĐND TP; giải quyết theo thẩm quyền các kiến nghị của
HĐND, các Ban của HĐND TP và trả lời chất vấn của đại biểu HĐND TP.
UBND TP phối hợp chặt chẽ với Ủy ban MTTQ Việt Nam thành phố và các
Đoàn thể nhân dân thành phố chăm lo, bảo vệ lợi ích chính đáng của nhân dân;

- Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND TP trong chỉ đạo,
điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước; giúp Chủ tịch
UBND TP tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND TP.
- Hướng dẫn HĐND và UBND các xã, phường trên địa bàn thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của HĐND, Chủ tịch HĐND, UBND, Chủ tịch
UBND TP.
11
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Tham mưu giúp UBND TP quản lý nhà nước về công tác ngoại vụ.
- Giúp UBND TP chỉ đạo thực hiện công tác cải cách hành chính, trực tiếp
phụ trách bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế “Một cửa”.
- Chịu trách nhiệm trước HĐND&UBND TP quản lý công tác văn thư, lưu
trữ hồ sơ, tài liệu của HĐND&UBND TP, công tác hành chính, quản trị. Bảo đảm
các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND&UBND TP.
- Giúp HĐND&UBND báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ của địa phương
với Thành ủy, HĐND&UBND tỉnh.
- Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ về công tác của Văn phòng
với HĐND&UBND TP.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND&UBND TP giao.
II. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND TP
1. Tổng quan về công tác văn thư
1.1. Khái niệm:
Công tác văn thư là hoạt động để đảm bảo thông tin về văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cơ quan. Có thể hiểu công tác
văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản (soạn thảo và ban hành văn
bản) trong các cơ quan và việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong các cơ
quan đó.
1.2. Vai trò, ý nghĩa:
- Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng và

Văn thư
– Lưu
trữ
Tổng
hợp
Kế
toán
Tạp vụ Lái xe Thủ
quỹ
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Ký, ban hành văn bản
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan:
+ Tổ chức và giải quyết văn bản đến
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật
+ Tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
+ Đóng dấu văn bản
+ Quản lý và bảo quản con dấu
2. Tình tình thực hiện công tác văn thư tại UBND TP
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và chủ yếu để
tiến hành và tổ chức mọi hoạt động của các cơ quan nhà nước, được coi là bộ mặt
của cơ quan và đồng thời đó là nguồn tư liệu xác thực quý giá cho việc nghiên cứu
chính trị, kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hóa…
Thực hiện tốt công tác quản lý công văn là một yếu tố có tính quyết định đến
hiệu quả hoạt động của cơ quan. Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết khách quan của
công tác quản lý công văn, UBND TP cũng có những quy định về chế độ tiếp nhận,
xử lý, phân phối, giải quyết và theo dõi giải quyết công việc, quy trình soạn thảo
văn bản đến khâu quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ.
Trong công tác văn thư, các khâu nghiệp vụ chủ yếu là:

yêu cầu về thể thức, ban hành văn bản nhanh chóng và kịp thời. Tuy nhiên vẫn có
15
Căn cứ nhu cầu
công việc
Thu thập
thông tin
Xây dựng đề
cương
Tiến hành
soạn thảo
Xin ý
kiến lãnh
đạo
Làm thủ
tục phát
hành
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
một số văn bản do các phòng ban soạn thảo chưa thật sự chuẩn về thể thức theo
Thông tư 01/2011/BNV thay thế Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP nhưng vẫn
được phát hành (ví dụ, thành phố Hòa Bình là TP trực thuộc tỉnh, trùng với tên tỉnh
thì phải thêm (TP.) ở địa danh ghi trên văn bản).
2.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan nhận từ bên
ngoài gửi đến. Công tác quản lý văn bản đến của Văn thư UBND đều được thực
hiện theo đúng nguyên tắc và quy định của Nhà nước, bao gồm các bước sau:
- Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản
- Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến
- Vào sổ đăng ký văn bản đến
- Trình Chánh văn phòng xem toàn bộ văn bản đến. Sau khi có ý kiến chuyển
lại cho văn thư vào sổ tiếp

trong một năm; tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, tra cứu văn bản. Tuy
nhiên, hiên nay cơ quan vẫn chưa có phòng lưu trữ riêng mà tủ hồ sơ được đặt
chung ở phòng văn thư; cũng có trường hợp một số phòng ban chưa chuyển lại hồ
sơ đúng hẹn làm lộn xộn, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu để lưu trữ.
3. Công tác quản lý văn bản đi của UBND TP Hòa Bình
Văn bản đi của UBND TP Hòa Bình do cán bộ văn thư quản lý và giải quyết
là những văn bản của UBND đã được lãnh đạo UBND ký, sau đó văn thư đóng dấu
và làm thủ tục ban hành văn bản.
Việc chuyển giao văn bản đi của UBND TP Hòa Bình được thực hiện theo
nguyên tắc:
- Mọi văn bản đi đều phải qua văn thư đăng ký, đóng dấu, làm các thủ tục
gửi đi
17
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Vai trò chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng,
sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xóa và phải kiểm tra thủ tục hành chính, đăng ký số,
ngày tháng của văn bản trước khi chuyển bộ phận đánh máy nhân bản đúng số
lượng và thời gian yêu cầu.
Văn bản do cơ quan ban hành ra phản ánh toàn bộ các mặt công tác trong
hoạt động của cơ quan. Tất cả các văn bản đi đều phải qua cán bộ văn thư quản lý,
tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan và phải đảm bảo nhanh chóng, kịp thời,
chính xác, bí mật và đúng đối tượng.
Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành đều được đánh máy và trình bày
sạch sẽ, gọn gàng trên khổ giấy A4. Đối với các văn bản khẩn thì được làm thủ tục
chuyển phát ngay sau khi văn bản được hoàn thiện.
Căn cứ vào sổ đăng ký văn bản đi của UBND TP Hòa Bình: Năm 2010,
UBND đã ban hành được 5678 văn bản đi bao gồm:
Công văn thường: 1276
Quy phạm pháp luật: 02 Quyết định
Thông báo: 115

Đóng dấu, làm
thủ tục phát
hành
Ý kiến chỉ
đạo của lãnh
đạo
Đơn vị chuyên
môn nhân bản
văn bản
Văn phòng
kiểm tra thể
thức
Văn thư đăng
ký văn bản vào
sổ
Phòng ban
chuyên môn dự
thảo văn bản
Trình ký
văn bản
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Cỡ chữ dòng trên là 12 – 13 nhưng nhiều văn bản là 14, dòng kẻ bên dưới
chỉ gạch ½ độ dài của dòng chữ.
- Số, ký hiệu của văn bản: Nếu số của văn bản dưới 10 thì phải thêm 0 vào
trước nhưng nhiều văn bản chưa làm đúng quy định này ( Số: 2/TB-UBND).
Nếu là công văn thì ký hiệu của văn bản không cần ghi là CV nhưng một số
văn bản vẫn mắc lỗi này ( Số: 32/CV-UBND).
- Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản: Theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bô Nội vụ Hướng dẫn thể thức
và cách thức trình bày văn bản hành chính, địa danh ghi trên văn bản của cơ quan

thì trình lãnh đạo ký. Văn bản được lãnh đạo ký sẽ được chuyển cho văn thư để lấy
số văn bản.
3.3. Ghi số và ngày, tháng văn bản
- Ghi số của văn bản:
Tất cả văn bản đi của cơ quan đều được đánh số theo hệ thống số chung của
UBND do văn thư thống nhất quản lý. Văn bản loại nào thì được đánh số theo số
của tên loại văn bản đó. Mỗi loại đều được đánh số liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày
01 đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm.
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại
điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b
khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06
tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản.
21
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
- Ghi ngày, tháng văn bản:
Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản
4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Ngày, tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn
bản có hiệu lực. Văn bản ban hành ngày nào thì phải ghi ngày ấy, đối với những
ngày dưới 10, tháng dưới 3 phải thêm số 0 ở trước. Đây là một trong những yếu tố
quan trọng giúp cơ quan quản lý và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được tiện
lợi.
Văn bản của UBND thành phố Hòa Bình nhìn chung là đúng thể thức, số và
ký hiệu đầy đủ. Tuy nhiên vẫn có tình trạng trùng lặp số, bị cách số do các phòng
ban lấy số nhưng cán bộ văn thư chưa vào sổ luôn nên đôi khi dẫn đến nhầm lẫn.

cơ quan.
Văn bản được ban hành trong ngày nào thì được cán bộ văn thư đăng ký vào
sổ ngày đó. Hiện nay ở UBND thành phố Hòa Bình thực hiện đăng ký văn bản đi
bằng sổ và đang dự kiến áp dụng việc đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng
chương trình quản lý văn bản.
Các văn bản đi của UBND thành phố Hòa Bình được đăng ký vào sổ theo
mẫu sau:
23
Hoàng Thị Hương Giang – KH8E Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Bìa sổ

Ghi chú:
(1): Tên loại văn bản
(2): Năm mở sổ đăng ký văn bản đi
(3): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ
(4): Số thứ tự đăng ký văn bản đi đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ
(5): Số thứ tự của quyển sổ
Phần đăng ký văn bản đi: Trình bày trên khổ giấy A
3
(420 x 297mm), gồm
các cột mục theo mẫu sau:
Ngày,
tháng
văn bản
Số, ký
hiệu văn
bản
Tên loại và
trích yếu nội
dung

Sổ đăng ký văn bản mật đi
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi (loại
thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay
sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3).
Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự đối với văn bản đi (loại
thường) ; riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật”
hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi
vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền.
3.6. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên
quan phải thực hiện nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng và kịp thời.
Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị
nhầm lẫn, chậm chễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm
giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành.
Văn bản của cơ quan được chuyển cho nội bộ cơ quan và các cơ quan, tổ
chức, cá nhân có liên quan. Nếu chuyển cho nội bộ các phòng ban trong cơ quan thì
25