ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN
BÁO CÁO
THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH 2
(Ngành Lưu Trữ – Quản Trị Văn Phòng
Niên Khóa 2001 – 2006)
Giáo viên hướng dẫn : Thầy ĐỖ VĂN HỌC
Trình bày : VÕ THỊ HỒNG HẠNH
Lớp : Lưu trữ K11 (hệ 4,5 năm)
Đơn vị thực tập :Xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu
2004
LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư là một môn khoa học, là một tổ chức chặt chẽ. Từ năm
1960, Đảng và Nhà nươùc ta đã đưa một số cán bộ đi học bậc Đại học Nước ngoài
về lưu văn thư.
Từ năm 1973 Cục lưu trữ hồ Sơ Trung Ương đã mở trường văn thư lưu trữ
có phân viện ở Miền Nam – TP. HCM.
Công tác văn thư giấy tờ được xuất hiện từ chữ viết, cộng với yêu cầu xã hội
ngày càng phát triển nhiều Quốc gia nhiều loại cơ quan, nhiều cấp bậc, nhiều loại
văn bản, tức là các quan hệ giữ con người, giữa các quốc gia trở nên phong phú đa
dạng. Công tác văn thư đã không ngừng được nâng cao thành một môn khoa học
như bao môn khoa học khác.
Công tác văn thư còn được gọi là công văn giấy tờ là công tác tổ chức việc
ghi chép làm sổ sách, hình thành văn bản tiếp nhận và chuyển giao văn bản sắp xếp
văn thư, nghiên cứu giải quyết văn bản trong cơ quan Nhà nước. Có các chế độ qui
định riêng về công tác văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật để mọi hoạt động cơ
quan thông suốt, thống nhất từ trên xuống, từ dưới lên trên.
Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng vì là nơi trung tâm của văn phòng
của một cơ quan là mọi quan hệ của các cơ quan tiếp xúc, bàn bạc mật thiết khắn
khít đồng thời qua văn thư các nguồn thông tin đưa đến mọi người mỗi đơn vị là
đầu mối quan hệ.

Đơn vị đang tập trung chuẩn bị kiện toàn về mặt tổ chức để thực hiện tốt kế
hoạch sản xuất được sự phân công của sở công nghiệp Thành Phố theo hướng chỉ
đạo cải tiến biện pháp thiết thực để phát triển hợp tác đầu tư sản xuất kinh doanh
của đơn vị.
II. BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN :
Để kiện toàn bộ máy quản lý cán bộ công nhân viên phải có năng lực, trình
độ nghiệp vụ chuyên môn vững chắc, đảm nhiệm được những trọng trách cấp trên
giao, trong các bộ môn nghiệp vụ có bộ phận hành chánh tổ chức điều hành nội bộ,
văn thư lưu trữ, soạn thảo văn bản, quản lý tiếp nhận văn thư, công văn đến, công
văn đi, để cải tiến công tác thực hiện tốt chức năng văn thư lưu trữ.
1. Công tác chung :
Bộ phận hành chánh cùng các bộ môn nghiệp vụ có chức năng liên quan giúp
đơn vị về công tác hợp tác đầu tư sản xuất kinh doanh trong các nhiệm vụ :
Tổ chức hội nghị tổng kết, công tác hợp tác đầu tư sản xuất kinh doanh mỗi
năm của đơn vị.
Tổ chức các cuộc họp tiếp khách nước ngoài, khách hàng trong nước để giới
thiệu các mặt hàng đơn vị để sản xuất và chế tạo khuôn mẫu mới.
Tiếp nhận và hướng dẫn ký kết hợp đồng, xét duyệt các dự án hợp tác đầu tư,
Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố và xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu đã tiếp nhận hồ sơ
các loại :
- Hồ sơ nộp chính thức xin hợp tác đầu tư.
- Bản hướng dẫn lập hồ sơ xin chủ trương hợp tác đầu tư, gồm các đơn vị
thuộc Thành Phố, Trung Ương, Quận trên địa bàn Thành Phố.
- Hàng tuần có lịch xét duyệt các kế hoạch dự án đầu tư xí nghiệp Cơ Khí
Khuôn Mẫu.
2. Kết quả về công tác hợp tác đầu tư vào đơn vị :
Chế tạo mẫu mã mới về Cơ Khí Khuôn Mẫu thuộc hàng công nghiệp nặng
với tổng số vốn đầu tư gấp 3 lần so với vốn đã có.
3. Nhận xét :
Đơn vị xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu thống nhất quan điểm và đề xuất thực

trong nước.
- Cơng tác giải quyết khiếu tố trong lĩnh vực hợp tác đầu tư.
- Cơng tác lưu trữ hồ sơ đầu tư.
- Cơng tác nghiên cứu tổng hợp về luật, chính sách trong nước.
- Cơng tác hợp đồng kinh tế.
- Cơng tác tổng hợp báo cáo.
- Cơng tác hành chánh tổ chức.
Song song với việc đẩy mạnh đầu tư Cơ Khí Khn Mẫu phối hợp với các
chức năng liên quan tích cực đề xuất biện pháp cải tiến phục vụ cho cơng tác sản
xuất, chế tạo Cơ Khí Khn Mẫu đáp ứng cho thị trường cơng nghiệp hóa liên
quan.
Văn phòng xí nghiệp là một bộ phận tham mưu tổng hợp giúp việc cho Ban
lãnh đạo – xí nghiệp Cơ Khí Khn Mẫu được tổ chức, sắp xếp như sau :
Tổ trưởng nhựa sản xuất Tổ trưởng sản xuất xi mạ Tổ trưởng chế tạo Cơ
Khí Khn Mẫu
Phân xưởng sản xuất
Khối văn phòng :
Ban Giám Đốc
Hành chánh – Tổ
chức – Kế hoạch
Nghiệp vụ chuyên môn
kỹ thuật, Tài vụ, văn thư
Kỹ thuật KCS
Quản đốc sản xuất
Cơ quan chủ quản
sở công nghiệp
Xí nghiệp Cơ Khí Khuôn Mẫu
Ban Giám Đốc
P. Kế hoạch
– Tiếp thò

vẽ bản vẽ khuôn
mẫu.
- 01 cán bộ phụ
trách KCS.
- 01 cán bộ tổ
chức – hành
chánh.
- 01 cán bộ tổng
hợp.
- 01 cán bộ văn
thư – lưu trữ.
- 01 cán bộ chế
độ chính sách lao
động tiền lương.
- 04 cán bộ quản
lý nghiệp vụ
chuyên môn (Kế
toán tài vụ, kế
toán tổng hợp, kế
toán vật tư nhựa).
- 01 cán bộ kế
hoạch sản xuất
và chuyên môn
hợp đồng kinh tế
với khách hàng.
- 01 cán bộ pháp
chế.
III. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN:
1. Văn phòng hành chánh được tổ chức hoạt động trong quy mô vừa,
khái quát như sau :

• Công văn đi :
Công văn đi đã thảo xong thì xin ý kiến của lãnh đạo duyệt ngay.
Xem xét kỹ càng thể thức công văn, tác giả, số ký hiệu, ngày tháng, trích
yếu, nơi nhận trước khi trình ký văn thư đóng dấu, vào sổ cho số.
Kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình ký.
Vào sổ tất cả các công văn đi để quản lý số lượng ban hành văn bản trong
mỗi năm.
Gửi công văn đi bằng đường bưu điện và Fax.
• Công văn đến :
Nhận công văn đến trước tiên là vào sổ ký nhận.
Công văn đến, xí nghiệp thường được nhận trực tiếp từ tay người giao của
các cơ quan.
Nhận công văn là kiểm tra tổng quát và vào sổ chi tiết ngay.
Đóng dấu công văn đến.
Theo dõi báo cáo thường xuyên việc giải quyết công văn đến.
Hiện nay xí nghiệp sắp xếp lại và thực hiện tốt hơn các công tác văn thư, văn
phòng và quản lý văn bản của cơ quan :
Mọi công văn giấy tờ phải qua bộ phận văn thư để đăng ký cán bộ phụ trách
văn phòng xem xét và trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết.
Từ thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nhân viên khi nhận công văn phải ký vào
sổ chuyển giao công văn của văn thư và có trách nhiệm xử lý ngay kịp thời, biết giữ
gìn bí mật đối với công văn mật.
Vào sổ công văn đến là khâu quan trọng nhằm giúp cơ quan nắm được mọi
giấy tờ, thư từ nơi khác đến, giúp lãnh đạo nắm được công việc và đề ra những biện
pháp kiểm tra theo dõi.
Những công văn thực hiện lâu dài của cấp trên khi chuyển giao các phòng
ban chuyên môn cơ quan chưa photo lại 1 bản để lưu.
Các bản thảo công văn cũng chưa thực hiện theo đứng 4 bước vì không lưu
lại 1 bản.
• Lập danh mục hồ sơ :

Soạn thảo văn bản tập soạn thảo.
Vào sổ công văn đi.
Vào sổ công văn đến.
Đóng dấu của cơ quan vào văn bản.
PHẦN PHỤ LỤC
3 văn bản tập soạn thảo:
SỞ CÔNG NGHIỆP
XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN MẪU
Số 15/CV - XNCKKM
V/v thực hiện nề nếp làm việc tại cơ quan.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TP. Hồ Chí Minh, ngày 1 tháng 10 năm 2004
Kính gởi : Trưởng các đơn vị thuộc xí nghiệp.
Theo báo cáo của Phòng Tổ Chức - Hành chánh, hiện nay việc thực hiện nề
nếp làm việc chưa được tốt, như : ra vào cơ quan không xuống xe, đi muộn về sớm.
Để khắc phục tình hình trên, giám đốc xí nghiệp yêu cầu Trưởng các đơn vị
đôn đốc, nhắc nhở cán bộ, công chức thuộc đơn vị mình thực hiện tốt nề nếp làm
việc tại xí nghiệp. Trưởng phòng tăng cường kiểm tra, lập biên bản các trường hợp
vi phạm các qui định về nề nếp làm việc và báo cáo giám đốc công ty xem xét xử
lý.
GIÁM ĐỐC
LÊ KHẮC CHÍNH
XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ KHUÔN MẪU

Số 07QĐ/CT
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc


TP. Hồ Chí Minh, ngày 31 tháng 10 năm 2004
Kính gởi : Trưởng phòng vật tư thuộc xí nghiệp
.
Theo báo cáo của Trưởng phòng Tài chính – Kế toán. Hiện nay phòng vật tư
còn nợ tiền tạm ứng, công việc đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục thanh toán.
Để thực hiện nghiêm túc chế độ và nguyên tắc kế toán của Nhà nước. Giám
đốc xí nghiệp yêu cầu Trưởng phòng vật tư kịp thời thanh toán tổng kết tiền tạm
ứng. Mọi thủ tục thanh toán đến phòng tài chính – kế toán để giải quyết.
Nếu quá ngày 30 tháng 11 năm 2004, Trưởng phòng vật tư không đến giải
quyết, phòng Tài chính – Kế toán được phép giữ lại tiền lương, tiền thưởng và báo
cáo Giám đốc xí nghiệp.
Giám đốc xí nghiệp yêu cầu Trưởng phòng vật tư nghiêm túc thực hiện công
văn này.
GIÁM ĐỐC
LÊ KHẮC CHÍNH
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
  