Trang 1

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng

CHƯƠNG 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ NGHIỆP VỤ VÀ KỸ THUẬT HÀNH CHÍNH
1.1.KHÁI NIỆM NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH
Đến nay, ở nước ta chưa có tài liệu nào đưa ra được khái niệm về nghiệp vụ hành
chính một cách khoa học. Tuy nhiên, khoa học và thực tiễn những năm gần đây thường đề
cập đến các thuật ngữ: hành chính văn phòng, nghiệp vụ hành chính văn phòng, hành chính
công sở, nghiệp vụ hành chính Để hiểu như thế nào là nghiệp vụ hành chính cần làm rõ
các thuật ngữ “nghiệp vụ” và “hành chính”.
Theo Đại từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ “nghiệp vụ” được hiểu là: “công việc chuyên
môn riêng của từng nghề, trình độ nghiệp vụ, bồi dưỡng nghiệp vụ”
1
. Thuật ngữ “hành
chính” được hiểu dưới ba góc độ:
l. Thuộc phạm vi quản lý nhà nước theo luật định: cơ quan hành chính, đơn vị hành
chính;
2. Thuộc những công việc giấy tờ, văn thư, kế toán trong cơ quan nhà nước: cán bộ
hành chính, ăn lương hành chính;
3. Có tính chất nghiêm minh, thẳng tay xử phạt, không nới lỏng để giáo dục, thuyết
phục: dùng biện pháp hành chính”
2
.
Theo Từ điển Luật học, thuật ngữ “hành chính” được hiểu dưới hai góc độ:
“1. Hoạt động dưới sự lãnh đạo của bộ máy nhà nước cao nhất là Chính phủ để tổ
chức thi hành pháp luật, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của các cơ quan nhà
nước;

Sđd, tr. 799.
3
Từ điển Luật học, Nxb. Từ điển Bách khoa, H. 1999, tr.183. Trang 2
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
Điều đó giúp cho bản thân mỗi người chủ động được việc làm, tránh được tình trạng
làm việc nhỏ, bỏ việc lớn, giải quyết công việc trước mắt, quên mất công việc lâu dài.
Thường mỗi cán bộ, công chức cần phải xây dựng cho mình:
- Chương trình công tác hàng năm, sáu tháng và hàng tháng. Chương trình này là cụ
thể hóa chương trình công tác của cơ quan, đơn vị.
- Lịch làm việc hàng tuần và hàng ngày:
+ Lịch làm việc này được xây dựng dựa trên cơ sở lịch làm việc hàng tuần của cơ
quan, đơn vị. Cần chú ý những ngày trong tuần có những cuộc họp gì thì đánh dấu vào
khung của ngày đó để nhớ không bố trí công việc khác.
+ Buổi sáng của ngày làm việc, cán bộ, công chức đến công sở làm việc phải dự kiến
và ghi vào lịch những việc cần làm trong ngày để tự nhắc nhở; phải xây dựng thành thói
quen làm việc theo lịch đã ghi. Tuy nhiên, có những việc đột xuất trong ngày không dự kiến
trước được thì cần chuyển ngay công việc ngày đó sang ngày sau hoặc tuần sau.
b. Chế độ báo cáo, thông tin
Chế độ báo cáo, thông tin là chế độ bắt buộc đối với cán bộ, công chức hành chính
nhà nước. Tùy từng đối tượng và loại công việc đảm trách, cán bộ, công chức có thể thực
hiện chế độ báo cáo hàng ngày, báo cáo tuần và báo cáo tháng. Tùy theo tính chất và nội
dung báo cáo có thể dùng các hình thức báo cáo như: báo cáo bằng văn bản, báo cáo không
bằng văn bản. Chế độ báo cáo phải theo quy trình và trình tự luật định. Luật Cán bộ, công
chức quy định: “Cán bộ, công chức phải chấp hành quyết định của cấp trên, khi có căn cứ
để cho là quyết định đó trái pháp luật thì phải báo cáo ngay với người ra quyết định; trong
trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì phải báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người
ra quyết định và không phải chịu trách nhiệm vì hậu quả của việc thi hành quyết định đó”.

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng

Điều đó, dẫn đến việc đưa ra những quyết sách không đúng, không phù hợp hoặc xa
thực tiễn. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ mà mỗi cán bộ, công chức cần xây dựng cho mình
một chế độ làm việc với cơ sở cho phù hợp (chế độ này có thể là theo ngày, theo tuần, theo
tháng).
Khi đi thực tế, làm việc với cơ sở, cán bộ, công chức phải có tác phong đi sâu, đi sát
để nắm bắt được thông tin cụ thể, phải lắng nghe hết ý kiến của quần chúng và cấp dưới,
giải quyết kịp thời các yêu cầu chính đáng của cơ sở trong phạm vi thẩm quyền. Tránh họp
nhiều mà nghị ít, kết quả không rõ ràng, chiếm mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến chế độ
làm việc với cơ sở.
1.2.2. Kỹ năng công vụ hành chính của thủ trưởng cơ quan, đơn vị
a. Thu thập và xử lý thông tin quản lý
Hoạt động công vụ của thủ trưởng cơ quan, đơn vị luôn gắn với các thông tin. Các
quyết định của thủ trưởng đúng hay sai, phù hợp hay không phù hợp phụ thuộc không nhỏ
vào các thông tin được cung cấp. Nếu thông tin bị sai lệch thực tế và không chính xác sẽ
dẫn đến việc ra quyết định của thủ trưởng thiếu cơ sở thực tiễn, hiệu quả của quyết định đưa
ra sẽ thấp, thậm chí là có tác dụng ngược lại. Vì vậy, thông tin được coi là tiền đề quan
trọng không thể thiếu để thủ trưởng ra quyết định quản lý.
-Yêu cầu của thu thập thông tin và xử lý thông tin: việc thu thập, cung cấp, xử lý
thông tin phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+Phải có tính tổng hợp cao;
+Phải mang tính liên tục, không ngắt quãng;
+Phải bảo đảm độ tin cậy và chính xác cao;
+Phải bảo đảm tính kịp thời.
-Quy trình thu thập, xử lý thông tin:
+Xác định nhu cầu tin để xây dựng và tổ chức hệ thống thông tin cần thiết cho công
vụ của mình.
+Các nguồn thông tin thu thập qua nhiều kênh và hình thức khác nhau.
-Các kênh thu thập thông tin gồm: từ các cơ quan của Đảng, Nhà nước, các tổ chức

-Xác định các bộ phận cấu thành một quyết định.
+Phần mở đầu: nêu rõ các căn cứ cho quyết định: căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn,
theo đề nghị của thủ trưởng cơ quan, ngành hữu quan Mỗi căn cứ được trình bày thành
một hàng riêng.
+Nội dung quyết định: trình bày thành điều khoản, theo trình tự nhất định, nếu nhiều
nội dung thì có thể trình bày thành chương, mục Nội dung trình bày phải rõ ràng, không
được nhiều nghĩa.
-Phần biện pháp thực hiện.
Phần này nêu các biện pháp tổ chức thực hiện, phân công trách nhiệm thi hành quyết
định.
c. Tổ chức lao động khoa học công vụ hành chính của thủ trưởng cơ quan, đơn vị
-Xây dựng kế hoạch và phân bố quỹ thời gian.
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần phải xây dựng một chương trình, kế hoạch làm việc
khoa học và cụ thể. Chương trình, kế hoạch này phải bảo đảm được các yêu cầu: vừa giải
quyết được công việc của cơ quan, vừa chú ý đến công việc chung; vừa đi sâu vào công tác
trọng tâm, trọng điểm, vừa thực hiện công việc trước mắt và quan tâm đến công việc lâu dài.
Căn cứ vào chương trình, kế hoạch của cơ quan, thủ trưởng xây dựng chương trình,
kế hoạch làm việc cho mình. Chương trình kế hoạch này bao gồm: chương trình kế hoạch
làm việc năm, sáu tháng và hàng tháng; chương trình kế hoạch làm việc truong tuần.
-Phân bố quỹ thời gian.
Quỹ thời gian của một thủ trưởng cơ quan, đơn vị thường được phân bố theo từng nội
dung công việc. Những nội dung này gồm: hội họp, giao ban; đi cơ sở; tiếp khách, giao tiếp;
mạn đàm, điện thoại; nghiên cứu văn bản; công tác tổ chức, cán bộ; học tập, giải trí và một
lượng thời gian dự trữ nhất định để giải quyết những việc đột xuất. Ngoài thời gian ở công
sở, thủ trưởng cần dành thời gian nhất định cho việc giải trí văn nghệ, nghỉ ngơi, thể dục,
thể thao, lao động chân tay khác.
Tùy chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, thủ trưởng cơ quan có thể phân bố lượng
thời gian thích hợp cho mỗi nội dung công việc nêu trên.
-Tổ chức lao động khoa học trong công tác văn bản.
Công tác văn bản của cán bộ, công chức cơ sở có những chuyên đề nghiên cứu riêng.

N
N
ó
ó
i
ic
c
h
h
o
og
g
ọ
ọ
n
ng
g
à
à
n
n

u
u
ô
ô
i
i
,
,c
c
ó
ón
n
ộ
ộ
i
id
d
u
u
n
n

g
gn
n
h
h
ư
ưn
n
h
h
i
i
ề
ề
u
uc
c
á
á
n
n
k
k
h
h
ô
ô
n
n
g
gb
b
i
i
ế
ế
t
tn
n
ó
ó
i
i

y
yl
l
à
àt
t
h
h
i
i
ế
ế
u
uc
c
h
h
u
u
ẩ
ẩ
d
d
ù
ùí
í
t
tn
n
h
h
ư
ư
n
n
g
gn
n
ó
ó

,
,c
c
h
h
ắ
ắ
c
cc
c
h
h
ắ
ắ
n
nt
t
h
h
ì
ì
t
t
h
h
í
í
c
c
h
hh
h
ơ
ơ
n
nn
n
ó
ó
i
i
d.Kiện toàn tổ chức, bộ máy và sử dụng người dưới quyền của thủ trưởng cơ quan, đơn vị
-Thủ trưởng là người đứng đầu cơ quan, đơn vị. Vì vậy, vấn đề tổ chức bộ máy luôn
là mối quan tâm hàng đầu của thủ trưởng. Trong quá trình kiện toàn tổ chức, bộ máy cơ
quan, đơn vị cần quán triệt các nguyên tắc: cấp ủy Đảng lãnh đạo, khách quan, khoa học,
công khai, dân chủ và pháp chế. Đối với thủ trưởng, phải có kiến thức khoa học tổ chức,
nắm vững được các quan điểm và nguyên tắc trong tổ chức, bộ máy nhà nước. Khi kiện toàn
tổ chức, bộ máy cần:
+Xác định rõ mục tiêu.
+Xây dựng cơ cấu và cơ chế hoạt động.
+Tuyển chọn và sử dụng con người.
+Những điều kiện bảo đảm cho tổ chức và hoạt động của bộ máy.
-Sử dụng người dưới quyền của thủ trưởng.
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy: “
D
D
ù
ù
n
n
g
gn
n
g
g
ư
ư
ờ


n
n
g
g
ư
ư
ờ
ờ
i
it
t
h
h
ợ
ợk
k
h
h
é
é
o
o


,t
t
h
h
ẳ
ẳ
n
n
g
g
,
,c
c
o
o
n
n
g
gđ
đ
ề

ù
n
n
g
gđ
đ
ư
ư
ợ
ợ
c
c”. Như vậy, để dùng người dưới quyền có hiệu
quả thủ trưởng cần phải:
+Hiểu rõ những con người cụ thể về nguồn gốc, hoàn cảnh gia đình, năng khiếu, sở
trường của từng người. Đồng thời cần nắm được những biến đổi thường xuyên về tâm, sinh
lý, tư duy, những mối quan hệ xã hội tác động đến những người dưới quyền.
+Thủ trưởng sử dụng người con phải thấy rõ tính phức tạp, đa dạng, đan xen nhau
giữa con người với con người trong tổ chức, cơ quan, đơn vị. Đồng thời, phải có những kiến
thức về tâm lý quản lý, tâm lý cá nhân, tâm lý tập thể, tâm lý xã hội để từ đó có kế hoạch
sử dụng, quy hoạnh đào tạo, bồi dưỡng cán bộ dưới quyền một cách có hiệu quả.
+Khi sử dụng và đào tạo người dưới quyền, thủ trưởng cũng cần quán triệt một số
nguyên tắc: dân chủ, công khai, xuất phát từ công việc mà sử dụng, đào tạo cán bộ, công
chức, nguyên tắc ưu tiên
1.2.3.Nghiệp vụ về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị
a.Lập bảng phân công công tác giữa cán bộ, công chức
Dựa trên danh mục các loại công việc phải làm và số lượng, chất lượng, khả năng của
cán bộ, công chức thực có của từng cơ quan, đơn vị mà lập bảng phân công công tác cho

+Mất mát do thiếu sót trong việc tổ chức và phục vụ nơi làm việc.
+Áp dụng, sử dụng không hợp lý các phương tiện kỹ thuật.
+Phân công công tác không rõ ràng, chồng chéo lẫn nhau.
+Bố trí chỗ làm việc thiếu khoa học
c.Sắp xếp chỗ làm việc và điều kiện làm việc
Khoa học đã chứng minh rằng, việc sắp xếp chỗ làm việc, điều kiện làm việc một
cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho cán bộ, công chức phấn chấn, tinh thần thoải mái, tạo
hưng phấn cao để thực hiện tốt công việc và đạt năng suất, hiệu quả cao. Ngược lại, sắp xếp
chỗ làm việc không khoa học, điều kiện làm việc thiếu, lạc hậu sẽ gây ra hậu quả mất nhiều
công sức và thời gian di chuyển hướng công việc sẽ phí phạm, tinh thần làm việc căng
thẳng, hạn chế đến chất lượng và hiệu quả công việc. Ngoài ra, nếu cơ quan bố trí nhiều
phòng làm việc riêng cho nhân viên sẽ gây ra lãng phí và tốn kém.
Những điều cần chú ý khi sắp xếp chỗ làm việc và điều kiện làm việc:
-Bố trí, sắp xếp hợp lý các phòng làm việc cho cả cơ quan và từng đơn vị trong cơ
quan.
-Sắp xếp hợp lý cán bộ trong một phòng làm việc.
-Tổ chức hợp lý chỗ làm việc cho từng cán bộ, công chức.
-Đảm bảo điều kiện ánh sáng, không khí, môi trường thuận lợi cho làm việc.
-Bảo đảm máy móc, phương tiện kỹ thuật làm việc cho cán bộ, công chức.
1.2.4.Kỹ năng nghiệp vụ công tác hành chính văn phòng
Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau như đối tượng nghiên cứu văn
phòng được xem xét dưới góc độ là bộ phận tổng hợp - giúp việc thủ trưởng, ban lãnh đạo
thực hiện chức năng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức trực tiếp thực
hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị. Trang 7

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng


d
d
ự
ự
n
n
g
gm
m
ộ
ộ
t
tn
n
ề
ề
n
nh
h
à
à

ủ
ủ
,
,t
t
r
r
o
o
n
n
g
gs
s
ạ
ạ
c
c
h
h
,
,
ê
ê
n
nn
n
g
g
h
h
i
i
ệ
ệ
p
p
,
,h
h
i
i
ệ
ệ
n
n

đ
đ
ộ
ộ
n
n
g
gh
h
i
i
ệ
ệ
u
ul
l
ự
ự
c
c
,
,
g
g
u
u
y
y
ê
ê
n
nt
t
ắ
ắ
c
cc
c
ủ
ủ
a
an
n

y
y
ề
ề
n
nx
x
ã
ãh
h
ộ
ộ
i
ic
c
h
h
ủ
ủ
ã
ã
n
n
h
hđ
đ
ạ
ạ
o
oc
c
ủ
ủ
a
aĐ
Đ
ả
ả
n
n
n
n
g
g
ũ
ũc
c
á
á
n
nb
b
ộ
ộ
,
,c
c
ô
ô
c
c
h
h
ấ
ấ
t
t
,
,n
n
ă
ă
n
n
g
gl
l
ự
ự
c
c

u
uc
c
ủ
ủ
a
ac
c
ô
ô
n
n
g
gc
c
u
u
ộ
ộ
c
c
t
t
r
r
i
i
ể
ể
n
nđ
đ
ấ
ấ
t
t
n
n
ư
ư
ớ
ớ
c
c”.
Như vậy, hiện đại hóa nền hành chính là nội dung mới trong chương trình tổng thể
cải cách hành chính, bao gồm nhiều nhiệm vụ phải thực hiện. Cùng với việc đổi mới cách

ký hiệu nhất định. Nó vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện không thể thiếu trong hoạt động
quản lý nhà nước của bất cứ một cơ quan nào.
Văn bản quản lý nhà nước là loại văn bản không chỉ phản ánh thông tin quản lý mà
còn thể hiện ý chí, mệnh lệnh của chủ thể quản lý đối với đối tượng quản lý, nhằm hiện thực
hóa các quy định của Nhà nước, tạo ra các quan hệ pháp lý cụ thể trong hoạt động của cơ
quan quản lý nhà nước.
Như vậy, văn bản quản lý nhà nước là loại văn bản do cơ quan quản lý nhà nước có
thẩm quyền ban hành theo những thể thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, thể hiện ý
chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước đối với đối tượng quản lý, nhằm hiện thực hóa các
quy định của pháp luật và tạo ra các quan hệ pháp lý cụ thể trong hoạt động quản lý nhà
nước.
2.1.2.Vai trò của văn bản quản lý nhà nước
-Văn bản quản lý là phương tiện đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ
quan nhà nước. Hoạt động quản lý gắn liền với thông tin và thông tin được coi như hệ thần
kinh của hệ thống quản lý. Bất cứ một quyết định quản lý nào cũng chứa đựng thông tin và
sản phẩm của quyết định quản lý cũng là thông tin. Trong số các nguồn thông tin thì thông
tin bằng văn bản có vị trí đặc biệt quan trọng.
-Văn bản quản lý là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý của chủ thể đến
đối tượng quản lý. Các quyết định quản lý phải được truyền đạt một cách nhanh chóng,
chính xác, đúng đối tượng. Với sự phát triển của khoa học - công nghệ hiện nay, có rất
nhiều phương tiện để truyền đạt quyết định quản lý đến đối tượng quản lý (rađiô, vô tuyến
truyền hình, điện tín ), tuy nhiên, văn bản quản lý vẫn là phương tiện chính thống và đảm
bảo độ tin cậy nhất.
-Văn bản quản lý là cơ sở cho công tác kiểm tra, thanh tra, giám sát hoạt động của
chủ thể quản lý đối với đối tượng quản lý. Kiểm tra là khâu tất yếu, đảm bảo cho bộ máy
quản lý hoạt động có hiệu quả. Quy trình quản lý bao gồm: ban hành quyết định quản lý, tổ
chức thực hiện, kiểm tra để uốn nắn lệch lạc và bổ sung khi cần thiết. Cơ sở để so sánh,
đánh giá giữa hoạt động thực tế và mục tiêu đặt ra ban đầu phải bắt nguồn từ những nội
dung, những chỉ tiêu đã được đề ra và được thể chế hóa bằng văn bản.
2.2.CÁC LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

nước ở Trung ương (Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan
ngang bộ) ban hành và văn bản do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp ban hành
được gọi là văn bản pháp quy.
Vậy, văn bản pháp quy là văn bản chứa đựng các quy tắc xử sự chung do các cơ quan
hành chính nhà nước ở Trung ương và Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp ban
hành nhằm cụ thể hóa và thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban
Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên.
b.Hình thức và chức năng của các loại văn bản pháp quy
Tên gọi của văn bản là hình thức văn bản (nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị,
thông tư). Mỗi hình thức văn bản có chức năng khác nhau (tùy thuộc vào chức năng, thẩm
quyền của cơ quan ban hành).
- Các văn bản pháp quy của Chính phủ
+Nghị quyết: ban hành các chủ trương, chính sách lớn, các chính sách cụ thể; thông
qua dự án kế hoạch ngân sách nhà nước trước khi trình Quốc hội; phê duyệt điều ước quốc
tế nhân danh Chính phủ; và những công tác quan trọng khác thuộc thẩm quyền của Chính
phủ, do tập thể Chính phủ quyết định; đánh giá kết quả thực hiện pháp luật, kế hoạch nhà
nước, ngân sách nhà nước và các chủ trương, chính sách của Chính phủ.
+Nghị định: quy định cụ thể việc thi hành luật của Quốc hội, pháp lệnh của Ủy ban
Thường vụ Quốc hội; ban hành các chế độ, thể lệ cụ thể thi hành các quy định của Hiến
pháp và của luật, pháp lệnh về quản lý mọi mặt của đời sống xã hội, về quyền lợi và nghĩa
vụ của công dân; quyết định việc thành lập, sát nhập, giải thể cơ quan thuộc Chính phủ; quy
định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các cơ quan nhà nước; các quy định về chế
độ quản lý hành chính nhà nước.
-Văn bản pháp quy của Thủ tướng Chính phủ
+Quyết định: dùng để quy định các chính sách cụ thể, các chế độ bổ nhiệm, miễn
nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công chức; phê chuẩn các kế hoạch, các phương án kinh tế - kỹ
thuật, các phương án kinh tế xã hội; phê chuẩn hoặc bãi bỏ các văn bản sai trái của cơ quan
cấp dưới.
+Chỉ thị: dùng để truyền đạt những chủ trương, chính sách, biện pháp quản lý; chỉ
đạo về tổ chức và hoạt động đối với các ngành, các cấp.

thẩm quyền quản lý của địa phương, nhằm thực hiện các chủ trương, chính sách của Trung
ương và các nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp; thành lập, sửa đổi, bãi bỏ các cơ
quan, đơn vị trực thuộc; bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công chức; phê chuẩn các kế hoạch
sản xuất kinh doanh, các luận chứng kinh tế - kỹ thuật hoặc các quyết định của các cơ quan
cấp dưới.
*Chỉ thị: dùng để truyền đạt, hướng dẫn, chỉ đạo các chủ trương, chính sách của cấp
trên, các nghị quyết của Hội đồng nhân dân và quyết định của Ủy ban nhân dân, giao nhiệm
vụ, đôn đốc các cơ quan cấp dưới thực hiện các nhiệm vụ.
Căn cứ vào chức năng của văn bản pháp quy trong quản lý nhà nước, người ta còn
chia ra hai loại văn bản:
-Văn bản quy phạm pháp luật: là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban
hành, chứa đựng các quy tắc xử sự chung áp dụng cho mọi đối tượng và được lặp đi lặp lại
nhiều lần, áp dụng trên quy mô toàn quốc hoặc từng địa phương.
-Văn bản cá biệt (văn bản áp dụng pháp luật) chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng
do cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của mình để giải quyết những vụ việc cụ thể, đối với những đối tượng cụ thể (ví dụ:
quyết định lên lương, khen thưởng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật v.v ).
2.2.2.Văn bản hành chính
a.Khái niệm
Văn bản hành chính được sử dụng thường xuyên trong các cơ quan nhà nước, các tổ
chức xã hội và các doanh nghiệp nhằm chuyển giao các thông tin từ tổ chức này sang tổ
chức khác, đề ra các yêu cầu, phục vụ các quan hệ giao dịch, trao đổi công tác; phối hợp với
nhau cùng giải quyết một vấn đề cụ thể.
Văn bản hành chính vừa có ý nghĩa pháp lý, vừa có ý nghĩa thực tiễn trong quản lý
nhà nước, quản lý kinh tế - xã hội.
b.Hình thức
-Công văn hành chính: là hình thức văn bản hành chính được sử dụng phổ biến nhằm
thông tin về quy định của Nhà nước trong các hoạt động giao dịch, trao đổi công tác với các
cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp bên ngoài, cấp trên và cấp dưới trực thuộc; nhằm đề nghị
giải thích, phúc đáp, yêu cầu v.v. tới các chủ thể cần giao dịch, quan hệ, bao gồm một số

-Thông báo: là loại văn bản dùng để thông tin về những nội dung và kết quả hoạt
động của các cơ quan tổ chức hoặc truyền đạt kịp thời các văn bản pháp quy quan trọng của
các cơ quan có thẩm quyền tới các đối tượng có liên quan.
-Thông cáo: là loại văn bản dùng để công bố một sự kiện quan trọng về đối nội, đối
ngoại của Quốc hội hoặc Chính phủ, đôi khi còn được dùng để công bố một quyết định, chỉ
thị quan trọng có tính mệnh lệnh.
-Biên bản: là loại văn bản ghi chép lại đầy đủ toàn bộ thông tin về các sự kiện thực tế
đang xảy ra trong các hoạt động quản lý, giao dịch, hợp đồng v.v. và các hoạt động khác có
tính pháp lý. Biên bản thường có bốn loại: biên bản bàn giao, tiếp nhận công tác; biên bản
ghi chép các sự việc đã xảy ra để làm căn cứ cho những quyết định xử lý thích hợp; biên
bản hội nghị; biên bản hợp đồng.
Ngoài ra, trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước còn sử dụng một số văn bản
hành chính thông dụng khác như điện báo (bao gồm điện mật và công điện), giấy giới thiệu,
giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu gửi v.v
2.2.3.Văn bản chuyên môn, kỹ thuật
Đây là các văn bản phản ánh nét đặc thù về chuyên môn, kỹ thuật của các chuyên
ngành. Các văn bản loại này giống các văn bản khác về thể thức, quy trình soạn thảo, ban
hành, nhưng nội dung của chúng tập trung phản ánh đậm nét về các hoạt động liên quan đến
ngành, lĩnh vực cụ thể.
-Văn bản chuyên môn là loại hình văn bản mang tính đặc thù chuyên môn cao. Ví dụ,
văn bản quản lý về ngành tài chính, ngân hàng có nét đặc thù là những con số, những khoản
mục tài chính; văn bản quản lý của ngành tòa án thì nội dung chủ yếu phản ánh các hoạt
động xét xử các vụ án Các ngành sau đây thường có nhiều văn bản chuyên môn: thống kê,
kế hoạch; tài chính, ngân hàng, kiểm toán ; y tế, văn hóa, giáo dục; tòa án, viện kiểm sát;
ngoại giao, an ninh, quốc phòng v.v Trang 12
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
-Văn bản kỹ thuật thường gắn với một chuyên ngành mang tính kỹ thuật cao và nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
c. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Phần này được ghi ngay ở đầu văn bản (dưới quốc hiệu) để giúp nơi nhận văn bản
theo dõi thời gian ban hành được thuận lợi. Địa danh cần ghi cụ thể nơi cơ quan đóng trụ sở
và phù hợp với phạm vi hoạt động của cơ quan. Địa danh và ngày tháng giúp cho cơ quan
nhận văn bản biết được cơ quan gửi đóng trụ sở ở đâu, công văn đến nhanh hay chậm. Phần
này được ghi đầy đủ, chính xác sẽ thuận tiện cho việc liên hệ công tác, giải quyết công việc
và lập hồ sơ phục vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng.
Nếu văn bản do cấp xã, phường ban hành thì địa danh là tên xã, phường. Ví dụ:
Thanh Lĩnh, ngày
Nếu văn bản do cấp quận, huyện ban hành thì địa đanh là tên quận, huyện theo sự
phân chia địa giới hành chính hiện hành. Ví dụ: Cầu Giấy, ngày
Nếu văn bản do cơ quan cấp tỉnh, thành phố ban hành thì địa danh thường ghi là tên
tỉnh lỵ, thành phố của tỉnh. Ví dụ: Ninh Bình, ngày , Thành phố Hồ CHí Minh, ngày
Đối với các cơ quan của thành phố Hà Nội đóng trụ sở làm việc tại Hà Nội và các cơ
quan Trung ương đóng tại Hà Nội thì ghi địa danh: Hà Nội, ngày Trang 13

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng

Ngày, tháng, năm là thời điểm vào sổ đăng ký ở văn thư ban hành văn bản. Đối với
những văn bản yêu cầu tính chính xác cao thì những chữ số chỉ ngày dưới 10 và tháng dưới
2 phải viết thêm con số 0 ở trước. Ví dụ: Hà Nội, ngày 03 tháng 01 năm 2003.
Theo Công văn số 900/VPCP-HC ngày 14-3-1998 của Văn phòng Chính phủ về ký
hiệu các văn bản quản lý hành chính nhà nước thì đối với các văn bản quy phạm pháp luật
có ghi năm ban hành, đối với văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường không
ghi năm ban hành.

Chữ ký của người có thẩm quyền thể hiện tính pháp lý trong văn bản và người chịu
trách nhiệm về nội dung công việc được đề cập trong văn bản. Người ký phải ghi rõ họ, tên,
chức vụ và phải chịu trách nhiệm về văn bản mình ký. Chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc
người được ủy quyền mới được ký văn bản. Đối với cơ quan làm việc tập thể thì ký dưới
danh nghĩa thay mặt (T/M); trường hợp cấp dưới ký văn bản thì ký dưới dạng ký thay (KT);
trường hợp cấp dưới ký văn bản mang danh thủ trưởng cơ quan thì phải ký dưới dạng thừa
lệnh (T/L). Cũng có khi người ký được thủ trưởng ủy quyền cho thì phải ký dưới dạng thừa
ủy quyền (TUQ).
Việc ký thay (KT), ký thừa ủy quyền (TUQ), ký thừa lệnh (T/L) phải được quy định
rõ bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan (bản quy chế làm việc hoặc quy định thẩm quyền
ký văn bản nhằm tránh ký chồng chéo, ký không đúng thẩm quyền.
Vị trí chữ ký của người có thẩm quyền là ở góc bên phải trang cuối văn bản. Trang 14
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
Dấu hợp pháp của cơ quan: trùm lên l/4 đến l/3 phía góc bên trái chữ ký. Văn bản
phải có người ký rồi mới đóng dấu.
Ngoài ra, nếu văn bản có dấu ghi mức độ mật hoặc khẩn thì đóng ở góc trên bên trái,
dưới chỗ ghi trích yếu của văn bản. Dấu hiệu về mức độ: độ mật gồm có: “Mật”, “Tối mật”,
“Tuyệt mật”; độ khẩn gồm có: “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”. Mức độ bí mật và mức
độ khẩn cấp do người ký văn bản quyết định.
h. Nơi nhận văn bản
Nơi nhận là tên cơ quan, tổ chức hoặc người có trách nhiệm thi hành công việc nói
trong văn bản.
Đối với văn bản pháp quy, nơi nhận viết ở góc trái, cuối văn bản. Nơi nhận văn bản
để thi hành thì viết trước; nơi nhận văn bản để dùng, để phối hợp thì viết ở giữa và nơi nhận
văn bản để lưu được viết cuối cùng.
Đối với công văn hành chính, nơi nhận được ghi ở đầu văn bản, dưới địa danh và
ngày, tháng: Kính gởi (và đồng kính gửi trong trường hợp để biết, để phối hợp).

+ Đối với văn bản đến, thường là chỉ mặt bản thì lưu chủ yếu ở bộ phận thừa hành
hoặc người chịu trách nhiệm theo dõi phần việc đó;
+ Đối với văn bản từ cơ quan mình gởi đi, lưu 01 bản ở bộ phận chuyên môn phụ
trách và lưu 01 bản ở bộ phận văn thư.
+ Cuối năm, các bộ phận hệ thống, sắp xếp, chỉnh lý lại hồ sơ và đưa nộp lưu trữ theo
đúng quy định của Nhà nước. Trang 15

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng

2.4.KỸ THUẬT BIÊN TẬP NỘI DUNG VĂN BẢN
2.4.1.Yêu cầu nội dung văn bản
a.Thể chế hóa và cụ thể hóa được văn bản cấp trên
Nội dung văn bản phải phản ánh đúng đường lối, chủ trương, nghị quyết của Đảng và
của cơ quan quyền lực nhà nước (Quốc hội, Hội đồng nhân dân) cũng như của cơ quan quản
lý cấp trên. Đồng thời, văn bản phải phù hợp với pháp luật và cụ thể hóa được cơ chế mới
của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Ngoài ra, nội dung văn bản
cũng phải phản ánh được yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân.
b. Đảm bảo tính khoa học
Tính khoa học của văn bản thể hiện ở những điểm sau:
Thứ nhất, nội dung, ý tưởng trong văn bản phải rõ ràng, chính xác. Những điều quy
định trong văn bản cần thể hiện rõ ràng, cụ thể để các cơ quan, tổ chức và mọi người hiểu
thống nhất, tránh đưa vào văn bản những quy định hoặc những từ ngữ khiến cho người thi
hành có thể hiểu khác nhau.
Thứ hai, diễn đạt ý tứ phải theo trình tự lôgíc, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm
minh họa, phát triển ý trước.
Thứ ba, câu văn phải súc tích, không có ý thừa hoặc thậm chí lạc đề. Thuật ngữ và
văn phong sử dụng phải thích hợp với từng loại văn bản.

điểm và kết luận vấn đề cũng phải từ phân tích hệ quả pháp lý trên mà đặt ra. Trang 16
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
2.4.3. Phương pháp trình bày nội dung văn bản
a. Luận chứng về nội dung
Một nội dung văn bản tất phải có đầy đủ luận chứng: luận chứng bằng số liệu, sự việc
và luận chứng bằng lý lẽ. Luận chứng bằng số liệu, sự việc nhằm tác động vào lý trí của
người đọc, luận chứng bằng lý lẽ nhằm tác động vào tình cảm, ý chí của người đọc. Hai mặt
này bổ sung, minh họa cho nhau.
Luận chứng số liệu, sự việc phải đảm bảo yêu cầu đầy đủ nhưng không có nghĩa là
bảng liệt kê mà đòi hỏi phải có tính tổng quát cao. Luận chứng lý lẽ phải chặt chẽ nhưng
không có nghĩa chỉ là lý thuyết đơn thuần. Soạn thảo văn bản quản lý là một nghệ thuật, đòi
hỏi việc đưa ra luận chứng phải vừa súc tích, vừa xác đáng và có sức thuyết phục cao.
b. Các phương pháp diễn đạt nội dung
Có nhiều phương pháp diễn đạt nội dung văn bản, song có hai phương pháp sử dụng
phổ biến sau đây:
- Phương pháp diễn dịch: người soạn thảo văn bản đặt ra một nguyên lý làm tiền đề,
sau đó tuần tự phát triển, giải thích, mở rộng ra để càng đọc càng nắm bắt và thấm nhuần
được nguyên lý đó.
-Phương pháp quy nạp: bằng số liệu, sự việc cụ thể, người soạn thảo văn bản phân
tích, tổng hợp, dẫn dắt từng bước chắc chắn để tiến đến kết luận cuối cùng là đích cần đạt
tới.
Trong một văn bản có thể sử dụng thuần túy một phương pháp hoặc có thể sử dụng
đồng thời cả hai phương pháp này.
2.5.KỸ THUẬT BIÊN TẬP HÌNH THỨC VĂN BẢN
Nội dung và hình thức của văn bản quan hệ khăng khít, gắn bó chặt chẽ với nhau,
nghĩa là cái này không thể tồn tại nếu không có cái kia.
Một văn bản tuy có nội dung tốt, song diễn đạt thiếu mạch lạc, kể lể dài dòng, dùng

động hành chính như: ban, cục, vụ, phòng; nghị định, thông tư, chỉ thị; chuẩn y, sao y;
tường trình, phúc đáp.
Đặc biệt, trong các văn bản quản lý thường sử dụng một số từ nhất định gọi là “từ
khóa”. Đây là loại từ được dùng mang tính công thức nhằm giúp cho người soạn thảo được
thuận lợi, chẳng hạn: căn cứ vào, theo đề nghị của, để giải quyết.v.v
-Văn bản hành chính còn sử dụng nhiều thuật ngữ luật học như: nguyên đơn, bị đơn,
thụ lý, tố tụng Tuy nhiên, các thuật ngữ này nhiều khi có những đặc điểm ngữ nghĩa rất
khác với ngôn ngữ thông thường, vì vậy việc sử dụng cần phải chính xác.
b. Sử dụng từ ngữ theo nghĩa đơn
Để đảm bản tính khách quan và loại trừ những cách hiểu khác nhau, phong cách hành
chính công thường dùng từ ngữ trong văn bản quản lý theo nghĩa đơn.
-Không dùng biện pháp tu từ như: ẩn dụ (tình cảm nồng nàn cháy bỏng của cán bộ
công chức), hoán dụ (nhà có ba miệng ăn), nhân cách hóa (nhà cửa đua nhau mọc lên).
-Không dùng từ ngữ thơ ca mỹ miều, hào nhoáng như: xã tắc, phong ba, kiều diễm
mà gọi tên sự vật bằng những từ chính xác như: đất nước, khó khăn, đẹp
-Không sử dụng những hình ảnh bóng bẩy, trống rỗng như: dòng sông lung linh soi
bóng.
-Các từ ngữ dùng để xưng hô trong văn bản hành chính cần chú ý đảm bảo tính lịch
sự và khách quan, tránh dùng các đại từ tôi, anh, các anh, nó
c.Những lỗi thường gặp về dùng từ ngữ
-Dùng từ thiếu chuẩn xác. Trong văn bản hành chính, việc dùng từ ngữ chính xác
mới gợi lên trong óc mọi người ý niệm giống nhau. Việc dùng từ thiếu chính xác có thể do
những nguyên nhân:
+ Việc đặt vị trí từ không đúng chỗ;
+ Dùng động từ thiếu chuẩn xác;
+ Dùng từ khó hiểu, thiếu nhất quán;
+ Lạm dụng từ nước ngoài
-Dùng từ địa phương, từ cổ. Tính chính thức của văn bản quản lý nhà nước yêu cầu
không dùng từ địa phương, tiếng lóng, tiếng tục, những từ quá cũ.
2.5.2.Kỹ thuật sử dụng câu

chính công vụ, trong văn bản hành chính không được sử dụng câu biểu cảm. Ví dụ: không
thể viết: “Đời sống nhân dân ở đây mới khó khăn làm sao” mà phải diễn đạt câu này bằng
câu tường thuật mang tính khách quan: “Đời sống nhân dân ở đây rất khó khăn”.
-Câu khẳng định và câu phủ định.
+Câu khẳng định: là câu xác định một sự kiện, một vụ việc nào đó là “có”. Để ra lệnh
hoặc để trả lời các yêu cầu của cấp dưới, trong các văn bản của cấp trên thường dùng câu
khẳng định. Ví dụ: “Trường nhắc các khoa và các bộ môn trực thuộc cần báo cáo gấp tình
hình học sinh năm thứ nhất mới vào trường”.
+Câu phủ định: là câu dùng để xác định là “không”. Ví dụ: “Nhà trường không đồng
ý cho đồng chí A đi dự khóa học này”.
Phong cách hành chính công vụ đòi hỏi diễn đạt phải rõ ràng, dứt khoát hoặc là có
hoặc là không. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, cần có sự diễn đạt tế nhị để vừa đảm
bảo tính khách quan, vừa đảm bảo tính lịch sự, có thể cân nhắc chuyển đổi từ câu khẳng
định sang câu phủ định nhưng nội dung vấn đề không thay đổi.
-Câu chủ động và câu bị động: câu chủ động là câu trong đó chủ ngữ thực hiện một
hành vi trong thế chủ động. Câu bị động là câu trong đó bổ ngữ chỉ đối tượng của câu chủ
động thành chủ ngữ và ngược lại, chủ ngữ trở thành bổ ngữ. Trong câu bị động, chủ thể gây
ra tác động phòng bắt buộc phải xuất hiện.
Trong văn phong hành chính thường sử dụng câu chủ động. Nhưng khi cần diễn đạt
mang tính khách quan hoặc muốn nhấn mạnh thì có thể sử dụng kiểu câu bị động.
-Câu đơn và câu ghép: câu đơn là câu có một mệnh đề; câu ghép là câu có nhiều
mệnh đề. Trong câu đơn, phong cách hành chính dùng từ theo một trật tự xuôi, trung tính
về màu sắc tu từ. Ví dụ: “Trường đã thực hiện đầy đủ nhiệm vụ đóng bảo hiểm cho cán bộ,
công chức”.
Câu ghép được dùng trong phong cách hành chính công vụ nhằm diễn đạt thêm thành
phần phụ chỉ điều kiện, bởi trong văn bản hành chính thường phải quy định cụ thể chức
năng, nhiệm vụ của người thi hành. Ví dụ: “Cán bộ giảng dạy trong các trường đại học,
ngoài trách nhiệm đảm bảo giờ lên lớp, còn phải nghiên cứu khoa học và giảng các lớp
trung học tại chức”.
-Dấu câu: dấu câu là phương tiện ngữ pháp dùng trong chữ viết để làm rõ một cấu tạo

Viết sai ngữ pháp: mẫu câu đơn thông thường phải có ba thành phần là: chủ ngữ, vị
ngữ và tân ngữ.
Ba thành phần này tạo nên hạt nhân của một câu đơn hay của một mệnh đề. Thiếu
một trong ba thành phần nêu trên thì câu sẽ không đúng ngữ pháp.
Đối với một câu ghép có nhiều mệnh đề thì nhất thiết phải có một mệnh đề chính.
Tuy nhiên, trong thực tiễn ban hành văn bản, có một số lỗi ngữ pháp xảy ra, trong đó
lỗi về thiếu mệnh đề chính là điều thường gặp hơn cả. Ngoài ra, trong soạn thảo văn bản
quản lý cần tránh một số lỗi sau:
-Câu không dùng dấu hoặc sử dụng sai dấu câu;
-Câu ý thiếu cân đối, so sánh khập khiễng;
-Câu quá dài, tối nghĩa;
-Câu dùng hình ảnh cầu kỳ, trống rỗng;
-Dùng câu nghi vấn hoặc câu biểu cảm.
2.5.3.Cách hành văn
a.Đoạn văn
Đoạn văn là yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của văn bản quản lý. Để một
văn bản được rõ ràng, mạch lạc, cần chú ý: độ dài của các đoạn văn, cấu trúc của đoạn, quan
hệ nội tại của một đoạn và quan hệ giữa các đoạn.
-Quan hệ giữa các đoạn: trong các văn bản dài, cần chỉ ra mối quan hệ giữa đoạn
trước với đoạn sau. Muốn vậy, người viết thường sử dụng các từ nối trong các tình huống:
+Chỉ sự tương phản: thế mà, tuy vậy, tuy nhiên, ngược lại
+Chỉ sự tương đồng: cũng như, bằng cách đó
+Chỉ nguyên nhân, kết quả: kết quả là, hậu quả là, bởi vậy cho nên
+Thêm ý, thêm điểm: thêm vào đó, hơn nữa
+Kể thứ tự: thứ nhất là, thứ hai là, cuối cùng là.
-Độ dài của đoạn: mỗi đoạn chỉ nên có một ý chính được diễn đạt bằng một số câu.
Nhìn chung, đoạn ngắn dễ đọc và dễ tiếp thu hơn đoạn dài.
-Cấu trúc của đoạn: trong một đoạn thường có một ý chính và các ý mở rộng, bổ
sung, minh họa. Tùy lôgíc trình bày mà ý chính xuất hiện ở đầu đoạn hay ở cuối đoạn. Kinh
nghiệm cho thấy ý chính bắt đầu đoạn thường giúp người đọc dễ lĩnh hội hơn.

thể sử dụng từ ngữ vay mượn (chủ yếu là từ ngữ Hán - Việt).
Đối với thuật ngữ chuyên môn hay tiếng nước ngoài, khi sử dụng trong văn bản gửi
đến nhiều đối tượng khác nhau thì nên có sự giải thích rõ ràng để mọi người đều có thể hiểu
được.
(Xem Phụ lục bài thứ hai: “Mẫu một số loại văn bản của Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân”.

-Soạn thảo văn bản;
-Duyệt bản thảo;
-Đối với những văn bản quan trọng phải hội thảo góp ý kiến;
-Đánh máy, sao y nguyên bản;
-Ký văn bản.
b.Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan
-Quản lý văn bản đến;
-Quản lý văn bản đi;
-Tổ chức quản lý các văn bản, giấy tờ, sổ sách nội bộ;
-Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của cơ quan.
c.Quản lý và sử dụng con dấu
-Bảo quản con dấu;
-Quản lý và sử dụng con dấu.
3.1.3.Tổ chức công tác văn thư
a.Tổ chức bộ máy, cán bộ
Việc tổ chức công tác văn thư phải căn cứ vào tính chất và khối lượng công việc của
các cơ quan. Đối với những cơ quan nhỏ, công việc ít thì bố trí cán bộ văn thư kiêm nhiệm.
Đối với những cơ quan trung bình thì bố trí một cán bộ văn thư chuyên trách. Đối với những
cơ quan lớn, cần bố trí một tổ cán bộ làm công tác văn thư. Tổ chức công tác văn thư cơ
quan thường đặt ở phòng hành chính, hoặc văn phòng cơ quan.
b.Chỗ làm việc của văn thư
Phòng làm việc của văn thư cơ quan phải là một phòng độc lập, được bố trí ở vị trí
thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản, tiếp nhận thông tin với nhiều người trong và ngoài cơ
quan. Thông thường, phòng văn thư ở gần phòng làm việc của Chánh văn phòng hoặc
Trưởng phòng hành chính. Trang 22
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
Phòng làm việc của văn thư phải ở nơi thoáng đãng, sạch sẽ, không đặt gần những

quan cấp dưới gửi cơ quan cấp trên trực tiếp, không được gửi văn bản vượt cấp. Các văn
bản trong cơ quan nhà nước gửi vượt cấp không được giải quyết. Tuy nhiên, đối với một số
trường hợp ngoại lệ, văn bản có thể được gửi vượt cấp.
-Các văn bản đi - đến trong cơ quan, cán bộ văn thư phải đăng ký, chuyển giao, giải
quyết chính xác, nhanh, gọn trong ngày. Những văn bản có ghi dấu mức độ khẩn thì phải
giải quyết ngay.
-Việc tiếp nhận, gửi văn bản mật (mật, tối mật, tuyệt mật) phải thực hiện đúng chế độ
giữ gìn bí mật nhà nước. Chế độ giữ gìn bí mật nhà nước được quy định trong Pháp lệnh
Bảo vệ bí mật nhà nước công bố ngày 8-11-1991; Nghị định số 84-HĐBT ngày 9-3-1992
của Hội đồng Bộ trưởng ban hành “Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước” và Thông tư số 06
TT/BNV (A11) ngày 28-8-1992 của Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an) hướng dẫn thực hiện
Nghị định của Hội đồng Bộ trưởng về bảo vệ bí mật nhà nước.
-Khi tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi - đến từ người này sang người khác, đơn vị
này sang đơn vị khác đều phải được bàn giao ký nhận rõ ràng.
-Các loại sổ sách đăng ký, chuyển giao văn bản phải theo đúng tiêu chuẩn do Cục
Lưu trữ Nhà nước ban hành.
d.Quản lý văn bản đến
Tất cả các văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan được quản lý theo
trình tự: Trang 23

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng

-Tiếp nhận đăng ký văn bản đến: văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào (ví dụ: thư từ do
nhân viên bưu điện, liên lạc của các cơ quan đưa đến hoặc do cán bộ của cơ quan đi họp
mang về ) đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.
Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách
nhiệm giải quyết. Khi nhận, văn thư cần phải tiến hành các công việc sau:

giải quyết văn bản. Sau khi đóng dấu “đến”, văn thư trình những văn bản nhận được cho
Chánh văn phòng xem xét để nắm được văn bản đến trong ngày, cho ý kiến về việc phân
phối những văn bản đó; ở những cơ quan không có văn phòng thì Trưởng phòng hành chính
xem xét; đối với cơ quan nhỏ, thủ trưởng cơ quan trực tiếp cho ý kiến và phân phối văn bản.
Những cơ quan có nhiều phòng, ban, số lượng văn bản đến hàng ngày nhiều, văn thư
cần dựa vào chức năng của từng đơn vị và nội dung văn bản để sơ bộ phân loại trước khi
trình Chánh Văn phòng. Ví dụ: văn bản về hành chính, tổ chức cán bộ, tổng hợp… xếp
riêng để giúp người xem thuận tiện. Nếu dự kiến phân phối của văn thư không đúng, Chánh
Văn phòng sẽ điều chỉnh lại.
Khi Chánh Văn phòng xem xong và ghi ý kiến phân phối vào lề văn bản thì văn thư
phải lấy lại văn bản để đăng ký vào sổ “văn bản đến” rồi phân phối cho các đơn vị, cán bộ
nghiên cứu, giải quyết. Trang 24
Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng
-Đăng ký văn bản đến: đăng ký văn bản là một khâu quan trọng trong việc tổ chức và
quản lý văn bản đến. Thông qua việc đăng ký văn bản đến sẽ nắm được số lượng văn bản
đến trong ngày, nội dung văn bản và việc giải quyết văn bản đó.
Để tiện đăng ký, phân phối và ký nhận, dựa theo ý kiến đã ghi ở bên lề văn bản của
Chánh Văn phòng, cán bộ văn thư đem văn bản phân cho từng đơn vị. Việc chuyển giao văn
bản trước hết là cho thủ trưởng cơ quan, Chánh, Phó văn phòng rồi đến các phòng ban, hết
đơn vị này rồi đến đơn vị khác.
Văn bản đến ngày nào cần đăng ký và chuyển ngay ngày hôm đó. Việc đăng ký văn
bản có thể dùng sổ hoặc máy vi tính. Tùy thuộc theo tình hình, số lượng văn bản của từng
cơ quan nhiều hay ít mà dùng một, hay nhiều sổ đăng ký văn bản đến.
Ví dụ: đối với các bộ, các cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố số
lượng văn bản đến nhiều nên có thể có các quyển sổ đăng ký văn bản đến sau đây:
+01 quyển đăng ký văn bản mật;
+01 quyển đăng ký văn bản cấp trên gửi xuống;

tháng
văn
bản
Tên loại và trích
yếu nội dung
văn bản
Lưu
hồ sơ
Nơi
nhận
Ký
nhậ
n
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
-Mẫu sổ đăng ký văn bản mật: sổ đăng ký văn bản mật có nội dung cơ bản giống sổ
đăng ký văn bản thường chỉ thêm cột “mức độ mật” bên cạnh cột trích yếu.
-Mẫu sổ và cách đăng ký thư, đơn khiếu tố: hình thức trình bày sổ đăng ký thư, đơn
khiếu tố cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến; chỉ khác nhau ở chỗ ngoài bìa ghi tên là
“sổ đăng ký thư, khiếu tố”. Cấu tạo bên trong quyển sổ có 11 cột như sau:
Số
đến
Ngà
y
đến
Họ và tên
địa chỉ
người gửi
thu đơn

Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Trang 25

Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng

-Chuyển giao văn bản đến: sau khi đăng ký xong, văn bản phải được phân phối,
chuyển giao ngay đến tay người có trách nhiệm nghiên cứu giải quyết. Việc chuyển giao
văn bản phải làm nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật (đối với văn bản mật).
Văn bản có dấu khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc phải được chuyển giao ngay sau khi
nhận. Các văn bản khác cũng phải được chuyển giao xong trong ngày. Trường hợp văn bản
đến muộn, số lượng nhiều, làm không kịp mới để sáng ngày hôm sau nhưng phải báo cáo
với người phụ trách biết và cất giữ cẩn thận. Phải giao văn bản trực tiếp cho người có trách
nhiệm giải quyết nhận, không gửi qua người khác hoặc đơn vị khác nhận hộ, không để
người không có trách nhiệm xem văn bản của người khác. Nếu các đơn vị, tổ chức ở trong
khu vực cơ quan và số lượng văn bản không nhiều thì văn thư dùng sổ đăng ký văn bản để
chuyển văn bản và lấy chữ ký luôn vào sổ đó (cột 9 ở sổ đăng ký văn bản đến hoặc cột 10 sổ
đăng ký văn bản đến mật). Đối với các đơn vị, tổ chức ở cách xa cơ quan thì phải vào sổ
“chuyển văn bản đến”. Sổ này chỉ cần ghi số, ký hiệu, số lượng văn bản chứ không cần ghi
chi tiết.
Mẫu sổ chuyển văn bản đến cho các đơn vị trong cơ quan
Ngày, tháng
chuyển văn
bản
Số, ký hiệu văn bản
hoặc phiếu chuyển

sau lại trở lại từ số 01.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Số và ký hiệu
văn bản
Ngày,
tháng văn
bản
Tên loại và trích yếu
nội dung văn bản
Nơi nhận Đơn vị hoặc
người nhận bản
lưu
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6
Nếu là văn bản mật thì sổ này chỉ cần thêm một cột: mức độ mật (cột 7).