ĐỀ TÀI: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm
soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư,
tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức thu, chi tại các
cơ quan, đơn vị.
Kế toán hành chính sự nghiệp chịu sự điều chỉnh của Luật kế toán, các văn bản hướng dẫn thực hiện
Luật kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước và các quy định cụ thể trong Chế độ kế toán hành chính sự
nghiệp.
Đối tượng áp dụng kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức
có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, cụ thể:
a) Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, bao
gồm:
- Các cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp.
- Văn phòng Quốc hội.
- Văn phòng Chủ tịch nước.
- Văn phòng Chính phủ.
- Tòa án nhân dân các cấp.
- Viện kiểm soát nhân dân các cấp.
- Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân.
- Các đơn vị quản lý quỹ dự trữ của Nhà nước, quỹ dự trữ của các ngành, các cấp, quỹ tài chính
khác của Nhà nước.
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các
cấp.
- Các tổ chức chính trị, chính trị- xã hội, tổ chức chính trị- xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, xã
hội- nghề nghiệp có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.
- Các đơn vị sự nghiệp được Nhà nước đảm bảo một phần hoặc toàn bộ kinh phí hoạt động.
- Các tổ chức quản lý tài sản quốc gia.
- Ban Quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí ngân sách nhà nước.
- Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội, các tổ chức khác được Nhà nước hỗ trợ một phần kinh phí
hoạt động.
- Đồng thời phải cung cấp thông tin, số liệu kế toán cho các đối tượng khác theo quy định của
pháp luật.
- Thực hiện phân tích công tác kế toán, đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở
đơn vị, nhằm cải tiến nâng cao chất lượng công tác kế toán và đề xuất các ý kiến phục vụ cho
các lãnh đạo, điều hành hoạt động của đơn vị.
1.3. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.3.1. Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp
Dựa vào đặc điểm vận động của các loại tài sản cũng như nội dung, tính chất của các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh có thể phân chia công việc kế toán hành chính sự nghiệp thành các phần hành kế toán
sau:
- Kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của
đơn vị gồm tiền mặt, ngoại tệ, các chứng chỉ có giá tại quỹ của đơn vị và gửi tại kho bạc, ngân
hàng.
- Kế toán vật tư, tài sản: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vật tư, sản phẩm,
hàng hóa tại đơn vị. Phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện
có cũng như tình hình biến động của tài sản cố định, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa
chữa tài sản cố định trong đơn vị.
- Kế toán thanh toán:
+ Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu giữa đơn vị với các
đối tượng khác trong và ngoài đơn vị.
+ Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả công chức,
viên chức, các khoản phải nộp ngân sách nhà nước và tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải
nộp.
- Kế toán nguồn kinh phí, nguồn vốn, quỹ: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các nguồn
kinh phí đã hình thành tài sản cố định, nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản, nguồn kinh phí
hoạt động, nguồn kinh phí dự án, nguồn kinh phí khác và các loại vốn, quỹ của đơn vị.
- Kế toán các khoản thu: Ghi chép, tổng hợp các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu đóng
góp, thu sản xuất cung ứng dịch vụ và các khoản thu khác.
- Kế toán các khoản chi:
+ Ghi chép tổng hợp các khoản chi hoạt động, chi dự án, chi thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước
Nội dung công việc của mỗi phần hành kế toán (trừ phần hành lập báo cáo) bao gồm các việc lập, kiểm
soát, xử lý các chứng từ, ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu lập báo cáo định kỳ, kiểm tra kế toán, phân tích
số liệu kế toán, lưu giữ hồ sơ, tài liệu kế toán.
1.3.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán hành chính sự nghiệp
Khi tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải căn cứ vào hai yếu tố
cơ bản đó là:
- Quy mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị: Đơn vị thuộc loại hình nào, cấp dự toán nào, khối
lượng và loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít để lựa chọn hình thức kế toán áp dụng và
tổ chức công việc của các phần hành kế toán cho phù hợp.
- Căn cứ vào các quy định của Luật kế toán, chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và các văn bản
hướng dẫn hiện hành để lựa chọn các nội dung cần thiết vận dụng vào công tác kế toán ở đơn vị.
Nội dung tổ chức công tác nghiệp vụ kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm: Tổ chức vận dụng
những quy định chung; tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và thực hiện chế độ ghi chép
ban đầu; tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán; tổ chức hệ thống sổ kế toán và phương pháp
ghi sổ; tổ chức hệ thống báo cáo tài chính; tổ chức công tác kiểm kê tài sản và kiểm tra tài chính kế
toán.
1.3.2.1. Tổ chức vận dụng một số quy định chung
* Phân loại kế toán:
- Kế toán tài chính và kế toán quản trị
+ Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài
chính bằng các báo cáo tài chính cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của các đơn vị kế
toán. Kế toán tài chính phải liên tục, có hệ thống và theo đúng các quy định của Nhà nước, kế toán
tài chính dùng để công khai tài chính của đơn vị.
+ Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính theo yêu
cầu quản trị và làm cơ sở đưa ra các quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Kế
toán quản trị thực hiện theo yêu cầu quản lý, điều hành của đơn vị, không phải công khai ra bên
ngoài của đơn vị.
- Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết
+ Kế toán tổng hợp là thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kinh tế,
tài chính của đơn vị. Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tài sản, nguồn
Để góp phần thực hiện tốt các yêu cầu đặt ra cho kế toán hành chính sự nghiệp, trong quá trình tổ
chức công tác nghiệp vụ kế toán cần phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau:
- Giá gốc: Giá trị của tài sản được tính theo giá gốc, bao gồm chi phí mua, bốc xếp, vận chuyển,
lắp ráp, chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác đến khi đưa tài sản vào trạng thái sẵn
sàng sử dụng. Đơn vị kế toán không được thay đổi giá gốc của vật tư,hàng hóa, tài sản cố định
trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Nhất quán: Các quy định và phương pháp kế toán đã chọn phải được áp dụng nhất quán trong
kỳ kế toán năm. Khi có sự thay đổi về các quy định và phương pháp kế toán đã chọn thì đơn vị
kế toán phải giải trình trong báo cáo tài chính.
- Khách quan: Đơn vị kế toán phải thu thập, phản ánh khách quan, đầy đủ, đúng thực tế và đúng
kỳ kế toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Công khai: Thông tin, số liệu trong báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán phải được công
khai bằng các hình thức thích hợp.
- Thận trọng: Đơn vị kế toán phải sử dụng phương pháp đánh giá tài sản và phân bổ các khoản
thi, chi một cách thận trọng, không được làm sai lệch kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của
đơn vị kế toán.
- Mục lục ngân sách nhà nước: Các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh
phí ngân sách nhà nước ngoài việc thực hiện các nguyên tắc nói trên còn phải thực hiện nguyên
tắc kế toán theo mục lục ngân sách nhà nước hiện hành.
*Đối tượng kế toán:
- Đối tượng kế toán thuộc hoạt động hành chính sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân
sách nhà nước gồm:
+ Tiền và các khoản tương đương tiền.
+ Vật tư và tài sản cố định.
+ Nguồn kinh phí, quỹ.
+ Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán.
+ Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động.
+ Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước.
+ Các tài sản khác liên quan đến đơn vị kế toán.
- Đối tượng kế toán thuộc hoạt động của đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà
*Đơn vị hiện vật và thời gian lao động:
Đơn vị hiện vật là đơn vị thời gian lao động là đơn vị đo lường chính thức của Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam. Trường hợp có sử dụng đơn vị đo lường khác thì phải quy đổi ra đơn vị đo
lường chính thức của Nhà nước.
*Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán:
Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên
chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính ở Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng
Việt và tiếng nước ngoài.
Chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn,
triệu, tỷ, triệu tỷ, nghìn tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm(.); khi còn ghi chữ số hàng đơn vị phải đặt
dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
*Chữ số rút gọn và làm tròn số khi lập báo cáo tài chính:
+ Mọi đơn vị kế toán khi lập báo cáo tài chính phải sử dụng đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam
nhưng khi lập báo cáo kế toán quản trị hoặc báo cáo tài chính của toàn ngành, nếu có số liệu
trên 9 chữ số thì được lựa chọn đơn vị tiền tệ rút gọn là nghìn đồng, triệu đồng. Đơn vị khi công
khai báo cáo tài chính cũng được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn.
+ Khi sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn, đơn vị được làm tròn số bằng cách: Chữ số sau chữ số đơn
vị tiền tệ rút gọn nếu bằng năm (5) trở lên thì được tăng thêm một (1) đơn vị, nếu nhỏ hơn năm
(5) thì không tính.
*Kỳ kế toán:
Kỳ kế toán là khoảng thời gian xác định từ thời điểm đơn vị kế toán bắt đầu ghi sổ kế toán đến
thời điểm kết thúc việc ghi sổ kế toán, khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính theo quy định.
- Các loại kỳ kế toán:
+ Kỳ kế toán năm là mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12
năm dương lịch. Đơn vị kế toán có đặc thù như cơ sở giáo dục - đào tạo chọn kỳ kế toán năm
theo năm học khác với năm dương lịch thì kỳ kế toán năm phải là mười hai tháng tròn tính từ
đầu ngày 01 tháng 07 năm này đến hết ngày 30 tháng 06 năm sau hoặc từ ngày 01 tháng 10 năm
này đến hết ngày 30 tháng 9 năm sau. Khi thực hiện phải thông báo cho cơ quan tài chính cùng
cấp và cơ quan thuế quản lý trực tiếp biết, cuối năm dương lịch vẫn phải lập báo cáo tài chính
theo quy định.
động kinh tế, tài chính.
Chứng từ kế toán bao gồm nhiều loại có tính chất, đặc điểm khác nhau và được phân loại theo
các tiêu thức chủ yếu sau:
- Theo công dụng kinh tế các chứng từ được chia thành:
+ Chứng từ mệnh lệnh: Là chứng từ yêu cầu (cho phép) thực hiện các nghiệp vụ kinh tế như:
Lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư, lệnh điều xe, ủy nhiệm chi,…
+ Chứng từ thực hiện: Là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành như:
Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho,…
+ Chứng từ thủ tục kế toán: Là những chứng từ được lập kèm với các chứng từ của từng nghiệp
vụ kinh tế phát sinh, dùng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán như: Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại, chứng từ ghi sổ, bảng tính hao mòn tài sản cố định,…
+ Chứng từ liên hợp: Là những chứng từ mang đặc điểm của hai hoặc ba loại chứng từ trên như:
Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, giấy rút dự toán ngân sách nhà nước,…
- Theo địa điểm lập, các chứng từ được chia thành:
+ Các chứng từ bên trong: Là chứng từ do nội bộ đơn vị lập như: Phiếu thu, Phiếu chi, bảng
thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội,…
+ Chứng từ bên ngoài: Là các chứng từ có liên quan đến hoạt động của đơn vị nhưng do các đối
tượng ở ngoài đơn vị lập như: Các chứng từ thanh toán do kho bạc hoặc ngân hàng lập như giấy
báo nợ hoặc giấy báo có, hóa đơn mua hàng, phiếu vận chuyển thuê ngoài,…
- Theo nội dung kinh tế, các chứng từ được chia thành:
+ Chứng từ về lao động tiền lương.
+ Chứng từ vật tư.
+ Các chứng từ tiền tệ
+ Các chứng từ về tài sản cố định,…
Theo quy định có tính chất pháp lý, các chứng từ áp dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp
được chia thành hai loại là các chứng từ bắt buộc và các chứng từ hướng dẫn.
Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp hiện nay được quy định
trong chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (Ban hành heo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC
ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).
Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp và các văn bản hướng dẫn
7
III
1
2
3
CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO QUYẾT ĐỊNH 19/2006/QĐ-BTC
NGÀY 30/03/2006 CỦA BỘ TÀI CHÍNH
Chỉ tiêu lao động- tiền lương
Bảng chấm công
Bảng chấm công làm thêm giờ
Giấy báo làm thêm giờ
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm
Bảng thanh toán học bổng( sinh hoạt phí)
Bảng thanh toán tiền thưởng
Bảng thanh toán phụ cấp
Giấy đi đường
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Bảng kê thanh toán công tác phí
Danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá
nhân
Chỉ tiêu vật tư
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
C30-HD
C31-HD
C32-HD
4
5
6
7
8
9
10
IV
1
2
3
4
5
6
7
B
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Bảng tính và phân bố khấu hao tài sản cố định
CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC
Vẽ
Giấy xác nhận hàng viện trợ không hoàn lại
Giấy xác nhận tiền viện trợ không hoàn lại
Bảng kê chứng từ gốc gửi nhà tài trợ
Đề nghị ghi thu, ghi chi ngân sách tiền, hàng viện trợ
Hóa đơn GTGT
Hóa đơn bán hàng thông thường
Bảng kê hàng hóa mua vào không có hóa đơn
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý
Hóa đơn bán lẻ( sử dụng cho máy tính tiền)
Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH
Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau thai sản
Giấy rút dự toán ngân sách
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước
Giấy đề nghị thu hồi ứng trước
Giấy nộp trả kinh phí
Giấy rút vốn đầu tư
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, ứng trước vốn đầu tư
Giấy đề nghị thu hồi ứng trước vốn đầu tư
Giấy nộp trả vốn đầu tư
Giấy đề nghị cam kết chi ngân sách nhà nước
Ủy nhiệm thu
Ủy nhiệm chi, chuyển khoản, chuyển tiền điện tử
Giấy nộp tiền vào tài khoản
Giấy rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi
Bảng kê nộp séc thanh toán qua ngân hàng
C33-HD
C4-10/KB
Trong danh mục chứng từ nêu trên phần lớn các chứng từ được áp dụng cho các đơn vị hành
chính sự nghiệp nhưng cũng có những chứng từ chỉ áp dụng ở đơn vị sự nghiệp có thu, có
chứng từ chỉ áp dụng ở đơn vị thực hiện khoán chi hành chính. Do vậy, các đơn vị hành chính
sự nghiệp phải dựa vào đặc điểm cơ chế quản lý tài chính, cũng như số lượng và loại nghiệp vụ
kinh tế phát sinh để lựa chọn sử dụng các loại chứng từ kế toán trong danh mục đã quy định cho
phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị.
Các chứng từ sử dụng để ghi sổ kế toán phải được lập đầy đủ, chính xác các nội dung và đúng
phương pháp quy định.
* Các nội dung cơ bản của chứng từ bao gồm:
- Tên và số hiệu chứng từ
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ
- Tên đơn vị, cá nhân lập chứng từ
- Tên đơn vị, cá nhân nhận chứng từ
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Họ tên và chữ ký của người lập, người duyệt chứng từ.
* Lập chứng từ kế toán:
- Tất cả nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều
phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài
chính.
- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên
mẫu. Trường hợp, chứng từ kế toán chưa quy định mẫu thì đơn vị được tự lập chứng từ nhưng
phải có đủ nội dung quy định của chứng từ kế toán.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa
chữa, khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải
gạch chéo. Các chứng từ tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán bắt buộc thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng
từ viết sai.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế
in và phát hành. Đơn vị được ủy quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in theo
đúng mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng
quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.
Trong bộ máy kế toán cần có sự phân công cụ thể cho các kế toán viên trong việc lập, kiểm tra
và xử lý từng loại chứng từ. Chứng từ chỉ lập 1 lần và phải lập đủ số liên theo mẫu quy định.
Trường hợp chứng từ viết hỏng, thiếu liên, viết sai thì hủy bỏ bằng cách gạch chéo (X) vào tất
cả các liên và không xé rời các liên ra khỏi cuống của quyển chứng từ.
*Trình tự lập, xử lý các loại chứng từ nói chung bao gồm các bước sau:
- Lập chứng từ( hoặc thu nhận chứng từ).
- Kiểm tra, phân loại, định khoản nghiệp vụ kinh tế.
- Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ.
Trên cơ sở quy định luân chuyển, xử lý các loại chứng từ nói chung nêu trên, các đơn vị kế toán
phải xây dựng quy trình luân chuyển cho từng loại chứng từ phản ánh từng loại nghiệp vụ kinh
tế sinh một cách cụ thể để vận dụng vào thực tế.
*Sao chụp chứng từ kế toán:
Chỉ được sao chụp chứng từ kế toán trong các trường hợp sau đây:
Đơn vị kế toán có dự án vay nợ, viện trợ của nước ngoài theo cam kết và phải nộp bản chứng từ
chính cho nhà tài trợ nước ngoài. Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác
nhận của người đại diện theo pháp luật của nhà tài trợ hoặc của đơn vị kế toán.
- Đơn vị kế toán bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính chứng từ kế
toán. Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của cơ quan nhà nước
có thẩm quyền quyết định tịch giữ hoặc tạm thu ài liệu kế toán trên chứng từ kế toán sao chuợ
theo quy định.
- Chứng từ kế toán bị mất hoặc hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai,hỏa hoạn phải
đến đơn vị mua,đơn vị bán hoặc đơn vị kế toán khác có liên quan để sao chụp lại.
Chứng từ kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính và phải có chữ ký và dấu xác nhận của
người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán nơi lưu giữ bản chính hoặc cơ quan nhà nước
có thẩm quyền quyết định tạm giữ,tịch thu tài liệu kế toán trên chứng từ kế toán sao chụp.
*Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán:
- Đối với các tài khoản cấp 1, cấp 2: Đơn vị phải vận dụng theo đúng quy định, khi mở thêm các
tài khoản phải có sự chấp thuận của Bộ Tài Chính.
- Đối với các tài khoản cấp 3 trở nên: Đơn vị phải xây dựng danh mục và phương pháp ghi chép
các tài khoản này phục vụ cho kế toán của đơn vị.
Hệ thống tài khoản của các đơn vị hành chính sự nghiệp, các tổ chức có sử dụng kinh phí ngân
sách nhà nước và không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm 7 loại, trong đó có 6 loại trong bảng
từ loại 1 đến loại 6 và 1 loại ngoài bảng là loại 0, cụ thể:
+ Loại 1: Tiền vật tư
+ Loại 2: Tài sản cố định
+ Loại 3: Thanh toán
+ Loại 4: Nguồn vốn, quỹ
+ Loại 5: Các khoản thu
+ Loại 6: Các khoản chi
+ Loại 0: Tài khoản ngoài bảng
Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp được quy
định trong Chế độ Kế toán hành chính sự nghiệp (Ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày
30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2013 sửa đổi bổ
sung Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006).
DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
TT Số hiệu tài khoản Tên tài khoản Phạm vi áp
dụng
Ghi chú
Cấp 1 Cấp 2
1 2 3 4 5 6
LOẠI 1: TIỀN VÀ VẬT TƯ
1 111 Tiền mặt Mọi đơn vị
1111 Tiền Việt Nam
1112 Ngoại tệ
1113 Vàng bạc, đá quý
2 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Mọi đơn vị Chi tiết
2118 Tài sản cố định khác
9 213 Tài sản cố định vô hình Mọi đơn vị
10 214 Hao mòn tài sản cố định Mọi đơn vị
2141 Hao mòn tài sản cố định hữu hình
2142 Hao mòn tài sản cố định vô hình
11 221 Đầu tư tài chính dài hạn
12 241 Xây dựng cơ bản dở dang Chi tiết
theo yêu
cầu quản lý
2411 Mua sắm tài sản cố định
2412 Xây dựng cơ bản
2413 Sửa chữa lớn tài sản cố định
LOẠI 3: THANH TOÁN
13 311 Các khoản phải thu Mọi đơn vị Chi tiết
từng đối
tượng
3111 Phải thu của khách hàng
3113 Thuế GTGT được khấu trừ
31131 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa
dịch vụ
Đơn vị
được khấu
trừ thuế
GTGT
31132 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
3118 Phải thu khác
14 312 Tạm ứng Mọi đơn vị Chi tiết
từng đối
tượng
15 313 Cho vay Đơn vị có
3338 Các khoản phải nộp khác
19 334 Phải trả công chức, viên chức Mọi đơn vị
3341 Phải trả công chức, viên chức
3348 Phải trả người lao động
20 335 Phải trả các đối tượng khác Chi tiết đơn
vị
21 336 Tạm ứng kinh phí
22 337 Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau
3371 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
tồn kho.
3372 Giá trị khối lượng SCL hoàn thành
3373 Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành
23 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới Các đơn vị
cấp trên
Chi tiết
theo đơn vị
24 342 Thanh toán nội bộ Đơn vị có
phát sinh
LOẠI 4: NGUỒN KINH PHÍ
25 411 Nguồn vốn kinh doanh Đơn vị có
SXKD
26 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản Đơn vị có
phát sinh
27 413 Chênh lệch tỉ giá hối đoái Đơn vị có
ngoại tệ
28 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý
4212 Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất
kinh doanh
Đơn vị có
SXKD
32 462 Nguồn kinh phí dự án Đơn vị có
dự án
4621 Nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp
4622 Nguồn kinh phí viện trợ
4628 Nguồn khác
33 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của
nhà nước
Đơn vị có
đơn đặt
hàng
34 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Mọi đơn vị
LOẠI 5: CÁC KHOẢN THU
35 511 Các khoản thu Mọi đơn vị
5111 Thu phí, lệ phí
5112 Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước
5118 Thu khác
36 521 Thu chưa qua ngân sách Đơn vị có
phát sinh
5211 Phí, lệ phí
5212 Tiền, hàng viện trợ
37 531 Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh Đơn vị có
hoạt động
SXKD
LOẠI 6: CÁC KHOẢN CHI
38 631 Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh Đơn vị có
hoạt động
SXKD
Chi tiết
theo hoạt
động
6 008 Dự toán chi hoạt động
0081 Dự toán chi thường xuyên
0082 Dự toán chi không thường xuyên
7 009 Dự toán chi chương trình, dự án
0091 Dự toán chi chương trình, dự án
0092 Dự toán chi đầu tư xây dựng cơ bản
Trong danh mục tài khoản kế toán nêu trên, phần lớn các tài khoản được áp dụng ở các loại hình đơn vị
chính sự nghiệp nhưng có một số tài khoản chỉ được áp dụng ở các đơn vị hành chính sự nghiệp đặ
thù.Ví dụ như:Tài khoản 3334 – Thuế thu nhập doanh nghiệp; 531 – Thu hoạt động sản xuất, cung ứng
dịch vụ; 4212 – Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ; 4314 – Quỹ phát triển hoạt
động sự nghiệp,… chỉ áp dụng ở đơn vị sự nghiệp công lập. Tài khoản 004 – Chênh lệch thu chi hoạt
động thường xuyên chỉ áp dụng ở đơn vị thực hiện cơ chế tự chủ.
Khi đã lựa chọn, xác định được số lượng tài khoản sử dụng trong đơn vị, Chủ tài khoản và Kế toán
trưởng (phụ trách kế toán) phải quy định cụ thể phương pháp ghi chép trên cơ sở vận dụng hợp lý chế
độ kế toán hiện hành để kế toán viên thực hiện.
1.3.2.4. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát
sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
Sổ kế toán phải ghi rõ họ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa
sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng va người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số
trang, đóng dấu giáp lai.
*Nội dung sổ kế toán gồm có:
+ Ngày, tháng ghi sổ.
+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh:
+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
+ Số dư đầu kỳ,số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
- Sổ kế toán phải được sử dụng giấy tốt, đảm bảo ghi chép rõ ràng, sạch sẽ, đồng thời, sổ kế toán phải
dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời.Các tờ sổ rời khi dùng xong phải
đóng thành quyển theo từng năm để lưu trữ.
Ngoài ra, đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp: Kiểm kê tài sản, sáp nhập,
chia tách, chuyển hình thức sở hữu, đình chỉ hoạt động hoặc giải thể đơn vị và các trường hợp
khóa sổ khác theo quy định của pháp luật.
+ Khóa sổ kế toán là tiến hành cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh, số phát sinh bên Nợ,
số phát sinh bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc thu, chi, tồn quỹ, nhập,
xuất, tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hóa.
+ Mỗi lần khóa sổ kế toán, người ghi sổ, kế toán trưởng phải ký xác nhận bên dưới số liệu
khóa sổ.
*Sửa chữa sổ kế toán:
Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết
thông tin, số liệu ghi sai được sửa chữa theo mọt trng ba phương pháp sau:
+ Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở
trên và bên phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
+ Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn,
sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
+ Ghi bổ sung bằng cách lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” và ghi thêm số chênh lệch thiếu
cho đủ.
Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính cũng phải thực hiện theo
phương pháp quy định như ghi sổ bằng tay. Khi sửa chữa sổ phải được sự đồng ý của kế toán
trưởng.
Hệ thống sổ kế toán áp dụng ở từng đơn vị hành chính sự nghiệp được quy định gắn liền
với hình thức kế toán mà đơn vị kế toán đó lựa chọn áp dụng trong thực tiễn.
Tùy theo quy mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán,
các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong các hình thức kế toán như:
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ hoặc hình thức kế toán
Nhật ký chung. Gắn liền với mỗi hình thức kế toán đó có các loại sổ kế toán tổng hợp và sổ kế
toán chi tiết được sử dụng tương ứng phù hợp.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái:
Các đơn vị áp dụng hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái có 2 loại sổ kế toán tổng hợp và
chi tiết.
Số Ngày Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có
A B C D 1 E F G 2 3 4 5 6 7
Tháng…năm…
Dư đầu tháng
Cộng phát sinh
tháng
Lũy kế đầu quý
Lũy kế từ đầu
năm
Dư cuối tháng
-Sổ này có….trang, đánh số từ trang 01 đến trang…
- Ngày mở sổ:…
Ngày… tháng… năm….
Người ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
- Căn cứ để ghi Nhật ký – Sổ cái: Là các chứng từ kế toán hoặc tổng hợp các chứng từ kế toán có
cùng nội dung để ghi.
- Cách ghi sổ:
Nhật ký – Sổ cái có 2 phần:
Phần “Nhật ký” gồm các cột từ cột 1 đến cột 7.
Phần “Sổ Cái” chia làm nhiều cột, mỗi tài khoản sử dụng 2 cột, một cột ghi Nợ, một cột ghi Có.
Các tài khoản trên Nhật ký – Sổ cái được sắp xếp theo nguyên tắc: Các tài khoản phát sinh
thường xuyên và hay có quan hệ đối ứng với nhau xếp trước, tài khoản ít phát sinh và những tài
khoản cấp 2 xếp sau. Những tài khoản cấp 2 đã có sổ chi tiết thì không phải đưa lên Nhật ký –
Sổ cái.
+ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh, kế toán thực hiện kiểm tra chứng từ, xác định
số hiệu tài khoản ghi Nợ, Số hiệu tài khoản ghi Có để ghi vào Nhật ký - Sổ cái. Mỗi chứng từ
ghi vào 1 dòng đồng thời cả ở 2 phần Nhật ký và phần Sổ cái. Trường hợp nhiều chứng từ có
nội dung phát sinh trong 1 ngày thì căn cứ vào các chứng từ đó lập 1 bảng tổng hợp chứng từ.
Sau đó căn cứ vào dòng cộng của bảng tổng hợp chứng từ để ghi vào Nhật ký - Sổ cái một dòng
- Cuối tháng hoặc cuối quý thực hiện khóa sổ kế toán chi tiết tính ra số dư
của từng đối tượng chi tiết. Sau đó căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết để lập “Bảng tổng
hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Kế toán phải thực hiện đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp
chi tiết với Nhật ký – Sổ cái và sổ (thẻ) kế toán chi tiết để kiểm tra tính đúng đắn của việc ghi sổ
kế toán.
Việc khóa sổ kế toán được tiến hành vào cuối mỗi tháng và cuối năm. Cuối tháng kế toán
tiến hành cộng sổ (cộng số phát sinh trong tháng, cộng số phát sinh lũy kế đầu năm), tính số dư
và đối chiếu để kiểm tra việc ghi sổ.
Cách tính số dư cuối tháng:
Số dư Số dư + Số phát sinh _ Số phát sinh
Cuối tháng = đầu tháng tăng trong tháng giảm trong tháng
Sau khi tính xong số dư, kế toán viên giữ sổ phải kẻ 2 đường kẻ liền kề nhau (=) ngay sát
dưới dòng số dư để kết thúc việc khóa sổ. Sau khi khóa sổ, Kế toán trưởng (hoặc người phụ
trách kế toán) phải ký dưới 2 dòng kẻ, Chủ tài khoản phải kiểm tra và ký duyệt để xác nhận số
liệu khóa sổ kế toán.
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ cái thực hiện theo sơ đồ sau:
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Sổ, thẻ kế
toán chi
Bảng tổng
hợp chứng
từ kế toán
Chú thích:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Hình thức kế toán Nhật ký chung:
Hình thức kế toán Nhật ký chung sử dụng các loại sổ kế toán chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian, xác định số tiền và
tài khoản phải ghi Nợ hoặc ghi Có để phục vụ cho việc ghi Sổ cái. Sổ Nhật ký chung được lập
Cộng chuyển sang trang
sau
- Sổ này có…trang, đánh số từ trang 01 đến trang…
- Ngày mở sổ:…
Ngày…tháng…năm…
Người ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Căn cứ ghi Sổ Nhật ký chung là các chứng từ gốc đã được kiểm tra phân loại, định khoản Nợ, Có
các tài khoản.
Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ gốc dùng để ghi sổ.
Cột D: Ghi tóm tắt nội dung của chứng từ.
Cột E: Ghi số thứ tự dòng.
Cột F: Ghi số hiệu tài khoản ghi Nợ và số hiệu tài khoản ghi Có. Mỗi tài khoản ghi Nợ ghi 1
dòng, tài khoản ghi Có ghi 1 dòng( ghi Nợ trước, ghi Có sau).
Cột 1: Ghi số tiền ghi Nợ ( ứng với dòng số hiệu TK ghi Nợ).
Cột 2: Ghi số tiền ghi Có (ứng với dòng số hiệu TK ghi Có).
Khi chuyển số liệu từ Nhật ký chung vào Sổ Cái theo dòng trên Nhật ký chung. Dòng nào đã
chuyển ghi vào Sổ Cái xong thì đánh dấu (x) vào cột 5.
- Sổ Cái: Sổ Cái của hình thức kế toán Nhật ký chung dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh theo tài khoản kế toán và được lập theo mẫu S03b-H.
-
Bộ, sở:…… Mẫu số: S03-H
Đơn vị:…… (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC
Ngày 30 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính)
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán nhật ký chung)
Ngày
tháng
ghi sổ
Sổ cái).
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:
Sổ Nhật ký chung
Sổ Cái
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính
Chứng từ kế toán
Sổ, thẻ kế toán chi
tiết
Bảng tổng hợp chi
tiết
Copyright: Tài liệu đại học ©