Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Lời nói đầu
Ngày nay, với sự phát triển vợt bậc của khoa học kỹ thuật, phân công lao
động của từng nớc cũng nh trên phạm vi quốc tế ngày càng cao và gắn bó với
nhau. Xu thế toàn cầu hoá trong sản xuất và lu thông hàng hoá đòi hỏi mọi quốc
gia, mọi tập đoàn cũng nh mọi cá nhân không thể đứng ngoài. Trong bối cảnh
kinh tế thế giới hiện nay, một nền kinh tế đóng cửa không thể phát triển đợc. Cách
đó chỉ kéo dài sự nghèo đói và bần cùng hoá. Nhận thức đợc vấn đề đó, tại đại hội
Đảng VI (1986) Đảng ta đã chủ trơng chuyển nền kinh tế từ cơ chế xã hội hoá
tập trung sang xây dựng nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trờng có sự quản lý
của nhà nớc. Việc chuyển đổi nền kinh tế tạo ra cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội
làm ăn mới nhng cũng nhiều thách thức mới. Các doanh nghiệp phải hoạt động
trong môi trờng cạnh tranh gay gắt. Việc mua hàng và bán hàng không còn theo
kế hoạch của nhà nớc. Doanh nghiệp phải tự lo tất cả các vấn đề từ hoạt động
nghiên cứu thị trờng cho đến hoạt động tạo nguồn, mua hàng, bán hàng... Nhiệm
vụ chủ yếu của các DNTM là đảm bảo cung ứng cho sản xuất và tiêu dùng những
hàng hoá đủ về số lợng, tốt về chất lợng, kịp thời gian yêu cầu và thuận lợi cho
khách hàng. Chỉ có thực hiện tốt nhiệm vụ này DNTM mới có thể thu hút đợc
khách hàng và đứng vững trên thị trờng. Nhng để làm đợc điều này các DNTM
phải thực hiện tốt công tác tạo nguồn hàng của doanh nghiệp. Công tác mua hàng
ảnh hởng trực tiếp tới hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Nếu không có nguồn
hàng doanh nghiệp không thể kinh doanh đợc. Mặt khác, nguồn hàng và tạo
nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng giúp cho hoạt động kinh doanh
tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh tốc độ lu chuyển hàng hoá, đồng thời
đảm bảo uy tín với khách hàng, làm cho việc cung ứng hàng diễn ra một cách liên
tục, ổn định và tránh đứt đoạn. Không những thế, công tác tạo nguồn hàng tốt
còn giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, có tiền bù đắp chi phí, có lợi nhuận để
phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh, tăng thu nhập cho ngời lao động và
thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nớc.
Làm thế nào để hoạt động tạo nguồn mua hàng có hiệu quả và phát huy đ-
ợc vai trò quan trọng của nó? Qua thời gian thực tập tại Trung tâm Thơng mại
Chơng I: Nguồn hàng và nội dung hoạt động tạo nguồn, mua hàng của
các doanh nghiệp th ơng mại.
I.Vai trò của công tác tạo nguồn và mua hàng ở các DNTM.
I.1. Nguồn hàng của các DNTM.
I.1.1.Quan niệm về nguồn hàng.
Nguồn hàng của các doanh nghiệp là toàn bộ khối lợng và cơ cấu hàng hoá
thích hợp với nhu cầu của khách hàng đã và có khả năng mua đợc trong kỳ kế
hoạch.
Nh vậy, nguồn hàng của doanh nghiệp không bao gồm tất cả những hàng
hoá trên thị trờng mà nó chỉ giới hạn ở những hàng hoá phù hợp với nhu cầu của
khách hàng trong kỳ kế hoạch về khối lợng, cơ cấu mặt hàng và chủng loại quy
cách cụ thể. Và những hàng hoá này phải nằm trong cân đối kế hoạch kinh doanh
của doanh nghiệp, đồng thời đã hoặc chắc chắn có trong kỳ kế hoạch.
I.1.2. Phân loại nguồn hàng.
Ngời ta có thể đứng từ nhiều giác độ khác nhau để phân tích và phân loại
nguồn hàng. Về cơ bản có thể phân loại nguồn hàng theo những cách sau:
I.1.2.1. Theo mức độ quen thuộc của nguồn hàng.
Phân loại theo tiêu thức này ngời ta có thể chia nguồn hàng thành các
nguồn hàng truyền thống và nguồn hàng mới.
Nguồn hàng truyền thống là những hàng hoá mà doanh nghiệp đã kinh
doanh nhiều năm và có nhà cung cấp ổn định về những hàng hoá đó. Nguồn hàng
này có u điểm là doanh nghiệp có nhiều hiểu biết về hàng hoá, về mức độ tiêu thụ
hàng hoá trên thị trờng và có quan hệ thân thiết với nhà cung cấp. Do đó doanh
nghiệp có thể tạo ra sự ổn định lâu dài cho nguồn hàng, cũng nh sẽ có khả năng đ-
ợc hởng nhiều dịch vụ hơn từ phía nhà cung cấp. Với các nhà cung cấp truyền
thống doanh nghiệp có thể đợc hởng nhiều u đãi hơn về chiết khấu, đợc u tiên mua
hàng trong trờng hợp hàng hoá khan hiếm. Chính vì những lý do đó mà các doanh
nghiệp luôn cố gắng giữ mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp truyền thống và biến
các nguồn cung cấp mới thành nguồn cung cấp truyền thống.
Nguồn hàng mới bao gồm những hàng hoá mà doanh nghiệp khai thác từ
Nguồn hàng đợc cung cấp theo hợp đồng dài hạn: tất cả những hàng hoá
mà doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng mua - bán dài hạn từ một năm trở lên đều
đợc xếp vào loại này. Đây là nguồn hàng rất quan trọng và có ảnh hởng lớn tới
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì nó thể hiện sự ổn định của nguồn
cung cấp. Trong chiến lợc phát triển nguồn hàng của DNTM, việc tạo ra nguồn
hàng ổn định thông qua các hợp đồng dài hạn là một nội dung rất quan trọng và
là trọng tâm của chiến lợc phát triển nguồn hàng.
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
4
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Nguồn hàng mang tính chất tính huống: thực chất đây là nguồn hàng đợc
khai thác thông qua các hợp đồng mua bán chỉ mang tính chất tình huống. Doanh
nghiệp thiết lập mối quan hệ mua - bán một lần và sau đó thì không còn quan hệ
trở lại trong một thời gian dài. Nguồn hàng này thờng chỉ có trong những trờng
hợp đặc biệt và chiếm một tỷ lệ nhỏ trong nguồn hàng của DNTM.
I.1.2.4. Phân loại nguồn hàng theo tiêu thức nhà cung cấp.
Theo tiêu thức này DNTM có thể chia nguồn hàng theo từng nhà cung cấp:
nhà cung cấp lớn, nhỏ, nhà cung cấp truyền thống, nhà cung cấp mới. Khi phân
loại theo tiêu thac này, doanh nghiệp sẽ biết đợc khả năng khai thác hàng hoá từ
từng nhà cung cấp là bao nhiêu, cũng nh thấy đợc sự ảnh hởng của từng nhà cung
cấp tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó doanh nghiệp sẽ có thể đa
ra các chính sách phù hợp để duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp
Ngoài những cách phân loại trên ngời ta có thể phân loại nguồn hàng theo
những tiêu thức sản phẩm, mối quan hệ với nguồn hàng, ...
I.2. Vai trò của nguồn hàng và công tác tạo nguồn mua hàng ở
DNTM.
I.2.1. Quan niệm về hoạt động tạo nguồn và mua hàng.
Hoạt động tạo nguồn mua hàng là toàn bộ những nghiệp vụ nhằm tạo ra
nguồn hàng phù hợp về cơ cấu, tốt về chất lợng, đồng bộ và kịp thời theo theo đúng
nhu cầu của khách hàng.
Thứ t,
nguồn hàng và tạo nguồn hàng tốt giúp cho doanh nghiệp cân đối
đợc cung - cầu về mặt hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh.
Thứ năm
, nguồn hàng là phơng tiện để các doanh nghiệp cạnh tranh với
nhau. Các doanh nghiệp có thể cạnh tranh với nhau trên nhiều phơng diện khác
nhau nh giá cả, sản phẩm, dịch vụ,... Một nguồn hàng tốt và ổn định không
những giúp doanh nghiệp có thể cạnh tranh với những đối thủ khác trên phơng
diện giá cả mà còn trên phơng diện sản phẩm. Đó chính là sự độc đáo, đa dạng
của sản phẩm cũng nh sự ổn định về việc cung cấp hàng hoá cho ngời tiêu dùng
của nhà thơng mại. Đây là phơng tiện quan trọng để thu hút sự chú ý của khách
hàng tới các sản phẩm của doanh nghiệp.
Nh vậy, đối với các DNTM muốn phát triển và mở rộng kinh doanh, việc
bảo đảm nguồn hàng chất lợng tốt, nguồn hàng cung ứng ổn định lâu dài, giá cả
phải chăng là điều kiện đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp.
II. Nội dung của hoạt động tạo nguồn và mua hàng.
Kinh doanh thơng mại là đầu t tiền của công sức vào hoạt động mua, bán
hàng hoá dịch vụ để kiếm lời. Nghĩa là kinh doanh thơng mại phải thực hiện hoạt
động mua để bán, mua hàng không phải để tiêu dùng mà để bán lại cho ngời tiêu
dùng trên thị trờng. Cũng giống nh các đơn vị sản xuất, các DNTM hoạt động
trên thị trờng "đầu vào" nhằm chuẩn bị đầy đủ các yếu tố đầu vào cho kinh doanh
nh vốn kinh doanh, sức lao động và quan trọng nhất là hàng hoá, dịch vụ để thoả
mãn nhu cầu của khách hàng. Xét về chức năng và mục đích của hoạt động kinh
doanh, bán hàng là điểm xuất phát, là hoạt động kinh doanh cơ bản, chi phối các
hoạt động khác nh tạo nguồn, mua hàng, nghiên cứu thị trờng, vận dụng
marketing... Còn tạo nguồn, mua hàng thực chất là hoạt động nhằm đảm bảo
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
6
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
nguồn hàng đầu vào cho kinh doanh. Tạo nguồn, mua hàng là hai hoạt động
đơn vị tiêu dùng lớn, ở khách hàng, ở các nhà cung cấp hàng hoá bằng cách điều
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
7
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
tra trọng điểm, điều tra chọn mẫu, điều tra điển hình hay điều tra toàn bộ. Việc
thu thập thông tin có thể thông qua các cuộc phỏng vấn, gửi phiếu điều tra, hội
nghị khách hàng... Nghiên cứu tại hiện trờng có thể thu thập đợc những thông tin
sinh động, thực tế, hiện tại, độ chính xác cao hơn so với phơng pháp nghiên cứu tại
bàn. Tuy nhiên phơng pháp này đòi hỏi chi phí lớn, cán bộ đi thu thập thông tin
phải vững chuyên môn và có đầu óc thực tế.
Mỗi phơng pháp nghiên cứu thị trờng có những u điểm và hạn chế riêng.
Việc kết hợp cả hai phơng pháp nghiên cứu sẽ hạn chế đợc những thiếu sót và
phát huy đợc những điểm mạnh của từng phơng pháp.
II.1.1.2. Nội dung nghiên cứu.
Khi xây dựng kế hoạch kinh doanh, DNTM đã phải tiến hành nghiên cứu
thị trờng để xác định nhu cầu của khách hàng và các nhân tố ảnh hởng khác. Khi
tiến hành công tác tạo nguồn mua hàng để thực hiện kế hoạch kinh doanh,
DNTM lại nghiên cứu thị trờng một lần nữa. Việc nghiên cứu này dựa trên kết
quả nghiên cứu thị trờng ở mức độ tổng quát khi lập kế hoạch kinh doanh. Trên
cơ sở nhu cầu chung đã đợc xác định, doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu để xác
định nhu cầu cụ thể, nhãn hiệu hàng hóa và các nhà cung cấp cụ thể. Nội dung
nghiên cứu bao gồm:
* Xác định nhóm sản phẩm cụ thể và xuất sứ của hàng hoá.
Để thoả mãn nhu cầu của khách hàng có rất nhiều sản phẩm khác nhau
trong cùng một dòng sản phẩm. Mỗi loại có chất lợng khác nhau, thoả mãn nhu
cầu của khách hàng ở các mức độ khác nhau đồng thời thu hút khách hàng ở
những mức độ khác nhau. Chính vì vậy, DNTM cần nghiên cứu để xác định và
chọn ra một số sản phẩm thoã mãn tốt nhất nhu cầu của nhóm khách hàng trọng
điểm. Việc lựa chọn sản phẩm dựa trên mức độ thoả mãn nhu cầu khách hàng.
Sau khi xác định đợc nhóm sản phẩm doanh nghiệp cần đi xác định xuất sứ của
quyền, giá cả các nhà phân phối đa ra có thể ngang bằng hoặc khác nhau nhng
một điều chắc chắn rằng các điều kiện cung cấp hàng hoá là khác nhau. Chính vì
vậy DNTM cần phân tích và xác định cho mình nhà phân phối.
Một nhà phân phối tin cậy và ổn định là tài sản đối với doanh nghiệp. Do
vậy khi tiếp cận các nhà cung cấp doanh nghiệp cần tìm hiểu về:
- Uy tín cuả nhà cung cấp trên thị trờng.
- Khả năng tài chính của nhà cung cấp.
- Khả năng cung cấp các dịch vụ kèm theo.
Sau khi tìm hiểu các nhà cung cấp theo các yếu tố trên, DNTM có thể sàng
lọc và giới hạn đợc số lợng các nhà cung cấp. Mỗi một nhà cung cấp đều kèm theo
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
9
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
những điều kiện cung cấp khác nhau. để đi đến quyết định lựa chọn các nhà thơng
mại cần tìm hiểu về điều kiện cung cấp của mỗi nhà cung cấp:
- Khối lợng hàng hoá nhà cung cấp có thể cung cấp cho doanh nghiệp.
- Chất lợng hàng hoá.
- Thời gian giao hàng.
- Phơng thức thanh toán.
- Phơng thức giao nhận.
- Các dịch vụ kèm theo (bao gồm dịch vụ trớc, trong và sau khi mua hàng).
Sau khi tìm hiểu, phân tích các nhà phân phối, DNTM có thể đi đến các
quyết định cuối cùng. DNTM cần u tiên cho những nhà phân phối:
- Có thể cung cấp hàng hoá theo chất lợng, kiểu dáng hay mẫu mã yêu cầu.
- Có sẵn hàng với mức giá cả và những điều khoản mong muốn với số lợng
cần thiết.
- Tin cậy đợc - có nghĩa là hàng liên tục sẵn có.
- Có sự bảo vệ hợp lý và hợp lệ cho những lợi ích của ngời mua hàng, nh bảo
đảm về chất lợng, về quyền đợc hởng lãi hợp pháp, và quyền làm đại lý có trách
nhiệm hữu hạn hay quyền đợc tham gia kinh doanh độc quyền.
và cố vấn quý giá khi kinh doanh sản phẩm, mách nớc về những thay đổi trên thị
trờng, và sự suy xét đặc biệt trong những lúc khó khăn. Đó là những u điểm của
hai cách mua hàng. Tuy nhiên, mỗi cách đều còn có những điểm bất lợi. Những
nguy cơ có thể xảy ra khi đa dạng hoá nguồn hàng bao gồm việc dự trữ quá nhiều
mặt hàng, có thể kèm theo sự khó khăn cho việc duy trì dự trữ hoàn chỉnh, không
thể chú trọng vào chơng trình quảng cáo bất kỳ một nhãn hiệu nào. Việc mua
hàng từ một nguồn duy nhất cũng có những hạn chế: không có khả năng để nắm
lấy lợi thế của những lời chào hàng khác- thờng cho những mặt hàng khác; bị thiệt
hại nếu ngời cung ứng thay đổi chính sách hay trở nên yếu kém trong quản lý; chịu
rủi ro nếu sự cố vấn, trợ giúp, và hớng dẫn kinh doanh hàng hoá có thể kém giá trị
hay không sử dụng đợc nữa. Trong thời kỳ khan hiếm nhà cung ứng có thể lấy số
hàng dự trữ của họ bán cho một công ty khác thay vì phục vụ khách hàng thờng
xuyên của họ.
* Lựa chọn và xác định các ph ơng án / hình thức tạo nguồn.
Căn cứ vào điều kiện hiện có của doanh nghiệp, căn cứ vào khả năng và
điều kiện cung ứng của nhà cung cấp, DNTM lựa chọn các phơng án tạo nguồn.
Có nhiều hình thức tạo nguồn khác nhau. Tuỳ thuộc vào điều kiện của mình mà
doanh nghiệp có thể lựa chọn một / một vài hình thức trong số các hình thức sau:
- Hợp đồng mua hàng: Khi ký kết hợp đồng mua hàng là doanh nghiệp
đang tiến hành công tác mua hàng, nhng đứng trên giác độ công tác tạo nguồn thì
hợp đồng cũng đợc xem nh một hình thức tạo nguồn. Điều này đặc biệt đúng
trong trờng hợp hợp đồng dài hạn. Một hợp đồng mua hàng dài hạn tạo ra cho
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
11
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
doanh nghiệp một nguồn hàng ổn định, lâu dài, mà đây lại chính là mục tiêu của
công tác tạo nguồn. Chính vì vậy, có thể nói hợp đồng cũng chính là một hình thức
tạo nguồn.
- Đặt hàng: DNTM cũng có thể chọn hình thức đặt hàng để tạo nguồn
hàng cho mình. Doanh nghiệp thờng dùng hình thức này khi hàng hoá không có
từng loại hàng hoá và cho từng nguồn cung cấp hàng hoá. Dới đây xin đợc đa ra
một ví dụ về biểu kế hoạch tạo nguồn theo năm:
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
13
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Kế hoạch tạo nguồn hàng năm ........
Tên
hàng
Đơn vị
tính
Khối lợng
Ngân Thời gian Hình Nhà
Cho
bán
hàng
Cho dự
trữ
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Kế hoạch tạo nguồn chỉ xác định các nguồn cung ứng hàng hoá và lợng hàng hoá
có thể có từ mỗi nguồn trong một thời gian dự kiến và theo hình thức dự kiến. Nó
cha khẳng định chắc chắn doanh nghiệp có thiết lập quan hệ bạn hàng với những
hãng cung ứng đó hay không đồng thời cũng cha xác định tổng giá trị sẽ mua với
từng loại hàng hóa. Những yếu tố này sẽ đợc xác định trong kế hoạch mua hàng.
II.1.3. Thực hiện kế hoạch tạo nguồn.
Để thực hiện kế hoạch tạo nguồn, DNTM cần tiếp cận với từng nhà cung
cấp và tiến hành thơng lợng các điều kiện cung cấp hàng hoá của họ. DNTM có
thể lựa chọn các cách thức tiếp cận khác nhau: trực tiếp liên hệ với nhà cung cấp
hoặc thông qua các nhà môi giới. Trớc khi tiến hành thơng lợng, doanh nghiệp đã
có những hiểu biết nhất định về điều kiện cung cấp hàng hoá cũng nh khả năng
của từng nhà cung cấp thông qua hoạt động nghiên cứu thị trờng. Thơng lợng
chủng loại, thời gian, tổng giá trị theo danh mục mặt hàng. Dới đây là một ví dụ
tham khảo về biểu kế hoạch mua hàng cho năm:
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
15
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Kế hoạch mua hàng năm .............
Tên và
quy cách
hàng hoá
Đơn
vị
tính
Khối lợng Trị giá hàng mua theo quý
Trị giá
hàng
mua cả
Quý I Quý II Quý
III
Quý
IV
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Với những doanh nghiệp đa dạng hoá kinh doanh và có nhiều mặt hàng
thờng xuyên biến động về nhu cầu thì doanh nghiệp không chỉ lập kế hoạch năm
mà còn phải lập kế hoạch mua cho từng quý, từng tháng. Kế hoạch mua hàng sẽ
là căn cứ để doanh nghiệp lập các đơn hàng gửi cho các nhà cung cấp. đơn hàng là
bản kê khai các chủng loại, quy cách hàng hoá, lợng đặt mua đối với từng tên
hàng, thời gian nhận hàng cụ thể. Khi gửi đơn hàng cho nhà cung cấp DNTM đã
thực hiện hành vi mua hàng. Vấn đề này sẽ đợc làm rõ ở dới đây.
II.2.2. Thực hiện kế hoạch mua.
II.2.2.1. Tổ chức giao dịch, đàm phán để ký kết hợp đồng mua hàng.
gia khác nhau, ngời viết th có thể cân nhắc, suy nghĩ, tham khảo ý kiến của nhiều
ngời và có thể dấu kín ý định của mình một cách khéo léo. Trớc đây khi cha có
mạng INTERNET thì việc đàm phán qua th thờng mất thời gian và có thể bỏ lỡ
cơ hội kinh doanh. Nhng hiện nay ngời ta có thể khắc phục nhợc điểm này bằng
cách gửi th điện tử thông qua mạng dịch vụ INTERNET.
Sử dụng th tín trong giao dịch đàm phán luôn phải bảo đảm tính lịch sự,
chính xác, khẩn trơng, giấy viết th phải đợc chuẩn bị chu đáo. Xu hớng hiện nay
là viết ngắn gọn, rõ ràng, nếu là giao dịch kinh doanh xuất nhập khẩu thì thứ
tiếng dùng để viết th nên là thứ tiếng mà khách hàng quen dùng nh vậy sẽ gây
thiện cảm và sẽ thu hút sự chú ý.
Nội dung của th tín thơng mại đòi hỏi tính chính xác cao, cụ thể rõ ràng,
chi tiết về những yêu cầu, đề nghị của mình. Nên sử dụng những đơn vị đo lờng
thông dụng, nếu khác cần có giải thích kèm theo, tránh gây hiểu lầm.
Tất cả mọi th tín đều phải đợc trả lời một cách nhanh chóng. Việc trì hoãn
trả lời hoặc không trả lời sẽ gây ấn tợng xấu, không giữ đợc sự tín nhiệm, u tiên
của bạn hàng.
- Đàm phán qua điện thoại:
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
17
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Hiện nay khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển, việc giao dịch qua điện
thoại giữa các nhà kinh doanh trở nên khá phổ biến. Hình thức giao dịch này
giúp các chủ thể tiết kiệm đợc thời gian, nhanh chóng nắm bắt đợc thời cơ mua bán
vì cuộc đàm phán diễn ra khẩn trơng. Hình thức này thờng đợc sử dụng trong giai
đoạn đầu của giao dịch khi doanh nghiệp muốn có những thông tin sơ lợc về giá
cả, phơng thức thanh toán, hợp đồng... Trong thơng mại quốc tế hình thức này ít
đợc sử dụng hơn do cớc phí điện thoại cao, thời gian bị hạn chế.Trao đổi qua điện
thoại là trao đổi bằng miệng, không có gì làm bằng chứng. Bởi vậy sau khi trao
đổi bằng điện thoại cần có th xác nhận nội dung đã đàm phán.
- Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp:
Hỏi giá -> Thơng lợng -> Đặt hàng -> Xác nhận điều kiện -> Chấp nhận ->
Ký hợp đồng mua - bán.
- Hỏi giá: Do bên mua đa ra. Đây là việc ngời mua đề nghị ngời bán báo
giá cả và các điều kiện mua hàng. Nội dung của một hỏi giá có thể bao gồm: tên
hàng, quy cách, phẩm chất, số lợng, thời gian giao hàng, loại tiền (trong kinh
doanh XNK), thể thức thanh toán, điều kiện cơ sở giao hàng ...
Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm của ngời hỏi giá.
- Thơng lợng: Hai bên tiến hành thơng lợng về các điều kiện cung cấp hàng
hoá, nh điều kiện về giá cả, khối lợng, chất lợng, thời hạn giao hàng, thời hạn
thanh toán, vận chuyển....
- Đặt hàng: Lời đề nghị ký kết hợp đồng từ phía ngời mua đợc đa ra dới
hình thức đặt hàng. Trong đặt hàng ngời mua nêu cụ thể hàng hoá định mua và
tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng. Trong thực tế, ngời ta chỉ
đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thờng xuyên, lâu dài.
- Xác nhận: Khi bên mua đặt hàng và bên bán chấp nhận đơn đặt hàng
nghĩa là hai bên đã xác nhận các điều kiện cung cấp hàng hoá.
- Chấp nhận: Đối với ngời mua, chấp nhận mua là sự đồng ý hoàn toàn tất
cả mọi điều kiện báo giá của ngời bán. Khi đó một hợp đồng đợc thành lập.
- Ký kết hợp đồng mua - bán: Hai bên mua và bán sau khi thống nhất thoả
thuận với nhau về điều kiện giao dịch, có khi cẩn thận ghi lại mọi điều đã thoả
thuận gửi cho bên kia. Đó là văn bản xác nhận, thờng đợc làm thành hai bản, bên
xác nhận ký trớc rồi gửi cho bên kia. Bên kia ký xong giữ lại một bản và gửi trả
lại một bản.
* Ký kết hợp đồng.
Việc giao dịch đàm phán có kết quả sẽ dẫn đến một hợp đồng mua bán.
Hợp đồng mua bán chính là sự thoả thuận giữa bên mua và bên bán. Trong đó
quy định bên bán phải cung cấp hàng hoá và quyền sở hữu hàng hoá, bên mua
phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng. Hợp đồng mua bán là cơ sở để các bên
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
19
nh: Ghi tên hàng bao gồm tên thông thờng + tên thơng mại + tên khoa học; ghi tên
hàng kèm theo tên nhà sản xuất, nơi sản xuất; ghi tên hàng kèm nhãn hiệu của
nó...
-
Điều khoản phẩm chất
: Phẩm chất là điều khoản nói lên mặt chất của
hàng hoá mua bán nh tính năng, quy cách, kích thớc, tác dụng, công suất, hiệu
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
20
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
suất ... của hàng hoá đó. Xác định cụ thể phẩm chất của hàng hoá là cơ sở để xác
định giá cả hàng hoá và ngời mua có thể mua đợc hàng hoá nh ý muốn.
Trong điều khoản này phải ghi rõ cách xác định phẩm chất, tiêu chuẩn mà
hàng hoá phải đạt đợc. Có nhhiều phơng pháp xác định phẩm chất nh: xác định
dựa vào mẫu hàng, dựa vào phẩm cấp hoặc tiêu chuẩn, dựa vào quy cách của
hàng hoá, dựa vào hàm lợng chất chủ yếu trong hàng hoá, dựa vào nhãn hiệu
hàng hoá, tài liệu kỹ thuật, hiện trạng hàng hoá, sự mô tả hàng hoá, chỉ tiêu đại
khái quen dùng FAQ, GMQ...
-
Điều khoản về số lợng
: điều khoản này nói lên mặt lợng của hàng hoá
giao dịch. Điều khoản này bao gồm các vấn đề về đơn vị tính số lợng (hoặc trọng l-
ợng) của hàng hoá. Nếu số lợng quy định khoảng chừng phải đa ra một sai số có
thể chấp nhận đợc. Trọng lợng của hàng hoá có thể tính theo trọng lợng cả bì hoặc
không; cũng có thể tính theo trọng lợng thơng mại tức là hàng hoá có độ ẩm tiêu
chuẩn.
-
Điều khoản giá cả
: Điều khoản xác định đồng tiền tính giá (đối với hợp
đồng ngoại thơng), mức giá, phơng pháp qui định mức giá, phơng pháp xác định
trọng. Nó liên quan đến phơng thức chuyên chở hàng hoá và điều kiện cơ sở giao
hàng. Mặc dù điều kiện cơ sở giao hàng đã quy định rõ địa điểm giao hàng, tuy
nhiên có những điều kiện cơ sở giao hàng chỉ quy định cảng đến mà không xác
định cảng đi (ví dụ nh điều kiện C and F). Vì vậy hai bên phải thoả thuận quy
định địa điểm giao hàng.
Trong buôn bán Thơng mại quốc tế ngời ta phân biệt các địa điểm giao
hàng sau:
Quy định cảng (ga) giao hàng, cảng (ga) đến, cảng (ga) thông qua.
Quy định một cảng (ga) và nhiều cảng (ga).
Quy định cảng (ga) khẳng định, cảng (ga) lựa chọn.
+ Phơng thức giao hàng:
Quy định việc giao hàng đợc tiến hành ở một nơi nào đó là giao nhận sơ bộ
hoặc giao nhận cuối cùng. Giao nhận sơ bộ là bớc đầu xem xét hàng hoá, xác nhận
sự phù hợp về số lợng, chất lợng hàng hoá so với hợp đồng. Giao nhận cuối cùng
xác nhận việc ngời bán hàng hoàn thành nghĩa vụ giao hàng.
Quy định việc giao nhận về số lợng và chất lợng: Giao nhận về số lợng là
xác định số lợng thực tế hàng hoá đợc giao bằng các phơng pháp cân đong, đo,
đếm; giao nhận về chất lợng là kiểm tra hàng hoá về kích thớc, hình dáng, tính
năng, công dụng, hiệu suất... Giao nhận có thể tiến hành bằng phơng pháp cảm
quan hoặc phơng pháp phân tích, có thể trên toàn bộ hàng hoá hay một phần có
tính chất điển hình.
+ Thông báo giao hàng: Đối với các hợp đồng mua - bán trong nớc, việc quy
định thông báo giao hàng không quan trọng và có thể bỏ qua trong hợp đồng. Nh-
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
22
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
ng đối với hợp đồng ngoại thì việc quy định thông báo giao hàng là không thể bỏ
qua. Trớc khi giao hàng, ngời bán có trách nhiệm thông báo cho ngời mua biết đã
sẵn sàng giao hoặc ngày đem hàng ra cảng để giao. Ngời mua thông báo những
điều cần thiết để gửi hàng hoặc về chi tiết của tàu đến nhận hàng...
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
23
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Sau khi ký kết hợp đồng mua bán, nghĩa là quyền lợi và nghĩa vụ của các
bên đã đợc xác lập. DNTM với t cách là một bên ký kết hợp đồng, tiến hành sắp
xếp những phần việc phải làm, ghi thành biểu bảng theo dõi tiến độ thực hiện hợp
đồng. Ngoài việc thực hiện nghĩa vụ của mình DNTM còn phải yêu cầu bên bán
thực hiện trách nhiệm của họ để hợp đồng đợc thực hiện đúng tiến độ, tránh gây
cản trở hoặc chậm thời gian thực hiện dẫn đến những hậu quả xấu ảnh hởng đến
kinh tế của cả hai bên.
Tổ chức thực hiện hợp đồng trong nớc có thể bao gồm các công việc sau:
*.1. đôn đốc bên bán giao hàng.
Để hợp đồng đợc thực hiện đúng tiến độ, DNTM cần nhắc nhở bên bán
giao hàng đúng thời hạn bằng th, điện thoại, FAX... Việc này sẽ giúp cho bên
bán nhận thấy rõ trách nhiệm của mình hơn, khẩn trơng giao hàng, bên mua sẽ
nhận đợc hàng đúng thời hạn, quá trình thực hiện hợp đồng diễn ra trôi chảy.
*.2. Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển.
Trớc khi hàng về đến kho bên mua, bên bán có trách nhiệm thông báo cho
bên mua để chuẩn bị nhận hàng. Sau khi nhận đợc thông báo bên mua (DNTM)
Nguyễn Thị Kim Cúc - Quản trị KDTM - 39A
24
Đôn đốc bên bán giao hàng
Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển
Thanh toán
Giải quyết khiếu nại nếu có
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
có trách nhiệm sắp xếp, bố trí ngời nhận hàng và nơi để hàng. Việc nhận hàng có
thể qua hai bớc tiếp nhận sơ bộ và tiếp nhận cụ thể, cũng có thể bỏ qua bớc tiếp
nhận sơ bộ nếu lợng hàng ít và đơn giản.
Copyright: Tài liệu đại học ©