25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
1
Câu 1: Lập hội nghị khách hàng
Câu 2: Khó khăn lớn nhất trong quản trị hành chính văn phòng hiện nay ở nước ta?
Câu 3: trình bày cách hiểu khác nhau về văn phòng. văn phòng có chức năng và
nhiệm là gì? liên hệ thực tế cơ quan anh (chị) công tác hoặc nhận xét chung về việc thực
hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu?
câu 4: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng. nội dung tổ chức lao
động khoa học trong văn phòng là gì?
câu 5: thế nào là văn phòng hiện đại? ý nghĩa của văn phòng hiện đại đối với cải
cách hành chính.
câu 6: đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có quan hệ như thế nào với cải cách
hành chính?
câu 7: thông tin có vai trò như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? trình bày
cách phân loại thông tin?
câu 8: chương trình kế hoạch hoạt động công tác có ý nghĩa như thế nào trong hoạt
động quản lý nhà nước? khi lập trường trình kế hoạch công tác phải bảo đảm các yêu cầu
gì?
câu 9: ý nghĩa, vai trò cuộc họp hội nghị trong hoạt động quản lý nhà nước. để tổ
chức cuộc họp, hội nghị có kết quả phải chú ý vấn đề gì?
câu 10: trình bày ý nghĩa, vai trò tiếp khách, tiếp công dân. khi tiếp khách, tiếp công dân
cần đảm bảo yêu cầu và kỹ năng?
câu 11: công tác hậu cần có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động của văn phòng cơ quan?
công tác hậu cần trong cơ quan gồm những nội dung gì?
câu 12: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp? nội
dung tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị doanh nghiệp gồm những vấn đề
gì?
câu 13: công tác văn thư có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? nội
dung công tác văn thư gồm những hoạt động gì?
câu 14: trình bày nội dung các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư. trình bày
thực tế thực hiện các khâu này ở cơ anh (chị) công tác (hoặc thực tế nói chung). để đổi

-phải thành lập tổ công tác, phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể đến từng người.
-Lập bảng kế hoạch tiến độ để tiện kiểm tra thực hiện.
-Mọi công việc chuẩn bị phải xem xét một cách toàn diện, thực hiện một cách chu
đáo, cẩn thận, tỉ mỉ.
3/Thành lập nhóm hoạt động, có người tổng phụ trách, trong đó, mỗi nhóm lại có thể
thành 3 nhóm nhỏ.
-Tổ đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách.
-Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm,
phần thưởng…
-tổ lễ tân: đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường.
4/Gửi giấy mời
Thiếp mời phải gửi trước 7 ngày và phài tuân theo những quy định sau:
-Căn cứ tình hình thực hiện, thống kê số người tham dự;
-Căn cứ số người tham dự để mua và in giấy mời
-Khi gửi giấy mời, cần phải nói về lợi ích của khách hàng khi tham gia;
-Khi gửi giấy mời, cần đồng thời mời luôn người thân của khách hàng.
5/Chọn hội trường
Nhà hát địa phương mà nhiều người biết và dễ tìm
Sân khấu biểu diễn của một doanh nghiệp
Có những thiết bị chiếu hình hiện đại, gây ảnh hưởng lớn đối với khách hàng.
6/Bố trí hội trường
-Bố trí cửa ra vào
-Treo khẩu hiệu chào mừng
-Bảng chỉ dẩn: khách hàng họp mặt lại…
-Trưng bày sản phẩm
-Bố trí trung tâm điểm họp mặt liên hoan
-Trên sân khấu treo khẩu hiệu chính của buổi họp mặt liên hoan.
-Trên sân khấu treo biểu tượng của doanh nghiệp.
7/Các công việc chuẩn bị khác:
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án

Phần thưởng giải nhất: 1 xuất
Phần thưởng giải nhì: 3 xuất
Phần thưởng giải ba: 5 xuất
Phần thưởng khuyến khích: 10 xuất
Tặng phẩm dùng để thưởng là sản phẩm của công ty.
10/Hoạt động sau liên hoan khách hàng
Đem băng hình đả ghi hình ảnh trong liên hoan chuyển thành đĩa hình gửi tặng khách hàng
tham gia.
11/Tiến hành cuộc họp mặt liên hoan khách hàng, cần phải thành lập các tiểu tổ hoạt
động nào?
Tổ đối ngoại, tổ hậu cần, tổ lễ tân.
Câu 2:
Tháng 11 năm 2007Việt Nam đã chính thức trở thanh thành viên của tổ chức
Thương Mại Thế Giới WTO. Đã hình thành một làn sóng đầu tư mới của các nhà đầu tư
nước ngoài vào Việt Nam. Xu thế đó đã tạo nên môi trường cạnh tranh quyết liệt giữa các
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
4
doanh nghiệp trong nước với các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Đồng thời
cũng xuất hiện sự cạnh trạnh giữa các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài cũ và mới ở nước
ta về: công nghệ, thông tin, máy móc hiện đại, chất lượng quản lý và chất lượng sản
phẩm .Cuộc cách mạng công nghệ thông tin xuất hiện những năm 80 của thế kỉ XX, giờ
đây đã phát triển mạnh mẽ hơn trở thành “Kỷ nguyên công nghệ thông tin”. Điều này đã
bắt buộc các doanh nghiệp việt nam cũng như doanh nghiệp đầu tư nước ngoài …phải ứng
dụng các thiết bị, máy móc hiện đại mới nhất vào trong việc quản lý và điều hành mọi hoạt
động sản xuất của mình.Thông tin trở thành yếu tố tiên quyết quyết định sự sống còn của
các doanh nghiệp. Để tạo tiềm lực cạnh tranh cho chính mình, các doanh nghiệp thực hiện
việc cải tiến công nghệ và dây chuyền sản xuất đồng thời cũng cải cách mô hình tổ chức
quản lý sản xuất của mình cho phù hợp hơn. Vì vậy việc xây dựng, tổ chức các văn phòng
hiện đại và quá trình thu thập, tiếp nhận và xử lý thông tin được các nhà đầu tư nước ngoài
rất quan tâm và chú trọng xây dựng .

của các nhà đầu tư đối với các Lưu Trữ Viên và Quản Trị Hành Chính Văn Phòng như khả
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
5
năng giao tiếp, khả năng sắp xếp lao động khoa học, kế toán, khả năng tổ chức các hội
nghị , hội thảo …
Nhưng chúng ta hãy nhìn lại chất lượng đào tạo cử Nhân Lưu Trữ và Quản
Trị Văn Phòng ở trường ĐHKHXH & NV TP.HCM hiện nay như thế nào? Đã đáp ứng
yêu cầu đặt ra của các nhà tuyển dụng hay chưa ? Khi mà đội ngủ Giảng viên của bộ môn
Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng hiện nay đang thiếu và yếu, hệ thống giáo trình còn đang
thiếu và còn mang tính chắp vá thì những yêu cầu trên hiên nay chúng ta chưa đáp ứng
được. Mặt khác chương trình đào tạo của Nhà Trường hiện nay đối với ngành Lưu Trữ và
Quản Trị Văn Phòng còn rất yếu về khối kiến thức chuyên ngành. Chương trình đào tạo
của trường so với chương trình đào tạo của khoa Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng trường
ĐH KHXH & NV HN còn khác xa . Đồng thời số học trình cho các môn chuyên ngành
còn quá ít. Điều dó dẫn tới chuyên môn, nghiệp vụ của cử nhân Lưu Trữ và Quản Trị Văn
Phòng còn yếu và chưa đáp ừng được những yêu cầu của các nhà đầu tư nước ngoài. Đó là
chưa kể đến việc chương trình đào tạo của trường chúng ta hiện nay còn thiếu một số môn
nghiệp vụ bổ trợ như: Luật kinh tế ,luật thương mại ,luật lao động ,kế toán , các môn thuộc
khối kiến thức toán tự nhiên …
Từ thực tiễn của bộ môn Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng là một bộ môn mới
được thành lập từ năm 2000 đến nay. Đồng thời điều kiện của trường hiện nay còn thiếu
đội ngủ Giảng viên phải hợp đồng hỗ trợ với các cơ quan tổ chức hữu quan ngoài trường.
Mặt khác Bộ môn hiện nay vẫn chưa có hệ thống giáo trình hoàn thiện cho nên những khó
khăn đang gặp phải lúc này là tất yếu và mang tính khách quan .
Nhưng yêu cầu của xã hội thời kỳ mở cửa và hội nhập không cho phép
chúng ta đào tạo ra đội ngủ cán bộ Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng yếu về chuyên môn
nghiệp vụ và chưa đáp ứng yêu cầu của thị trường lao động hiện nay. Những chính sách
cải cách hành chính của nhà nước Việt Nam, việc gia nhập WTO, việc xây dụng, tổ chức
các văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp và trong các tổ chức cơ quan Đảng, Nhà
nước buộc cử nhân Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng chỉ có hai lựa chọn hoặc là dáp ứng

cỏc cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mụ lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan
nhỏ thì cú văn phòng hành chính.
văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội,
đối ngoại của cơ quan đơn vị đú.
văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc cụ thể của những người có choc vụ, có tầm cỡ
như: nghị sỹ, tổng giám đốc, giám đốc …
văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận,
bảo quản lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác
văn thư.
nghiên cứu về văn phòng chúng ta cần đề cập đến các chức năng nhiệm vụ của nó đối với
cơ quan tổ chức.
trong một số tài liệu nghiên cứu trước đây người ta cho rằng văn phòng có ba chức năng:
tham mưu hậu cần và quản trị. cho đến nay chức năng của văn phòng được quan niệm bao
gồm hai nội dung cơ bản: tham mưu tổng hợp và hậu cần.
chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên giác độ quan hệ văn phòng và thủ trưởng cơ
quan. trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò tham vấn cho lãnh đạo về tổ
chức điều hành cơ quan. để có thể tham vấn cho thủ trưởng cơ quan có hiệu quả tất yếu
phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết.
từ đó có thể thấy được mối quan hệ giữa tổng hợp và tham vấn và trên thực tế sự tách bạch
hai nôị dung này là điều không cần thiết.
chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quan
đơn vị. với chức năng này văn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành
bình thường của mọi cơ quan tổ chức. muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có
các phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết. các yếu tố đó cần có bàn tay can
thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị.
ngày nay, người ta càng khẳng định vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan
tổ chức. vai trò càng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các văn phòng càng phức
tạp hơn, đa dạng hơn. về cơ bản chúng ta có thể thấy văn phòng có các nhiệm vụ chủ yếu.
-xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí
sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ quan.

Câu 4:
tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có thể được hiểu là việc nghiên cứu và áp
dụng các biện pháp tổng hợp, các phương tiện hợp lý nhằm tạo điều kiện cho cán bộ đơn
vị hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của mình với thời gian ngắn nhất, chi phí ít nhất nhưng
hiệu quả quản lý nhà nước được đảm bảo và không ngừng nâng cao.
một câu hỏi được đặt ra là tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng? để trả
lời cho câu hỏi này chúng ta có thể bắt đầu từ câu nói của emercan được coi là trả lời chỉ
dẫn xác đáng nhất cho một tổ chức nói chung "đối với một tổ chức nếu lao động được tổ
chức khoa học thì sự lãnh đạo có tồi nhất thì thiệt hại vẫn là nhỏ nhất". với ý nghĩa chung
đó việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là cần thiết và tất yếu.
ở một góc độ cụ thể hơn, thân thiết hơn tổ chức lao động khoa học trong văn phòng sẽ phát
huy được trình độ năng lực của các cơ quan, tổ chức và giúp giải quyết được mối quan hệ
giữa cơ quan tổ chức và công chức viên chức tốt nề nếp, kỷ cương khoa học của văn
phòng sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn
ra thông suốt và đạt được hiệu quả cao. trên thực tế việc tổ chức lao động khoa học trong
văn phòng đem lại nhiều ý nghĩa hết sức thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan
tổ chức, giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong giao tiếp nhận xử lý chuyển tải
thông tin phục vụ cho sự phát triển của cơ quan tổ chức, tăng cường khả năng sử dụng các
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
8
nguồn lực, thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng, nâng cao năng suất lao
động cho cơ quan tổ chức. trong điều kiện của công cuộc đổi mới hiện nay về công tác văn
phòng vấn đề hiệu quả được đưa lên hàng đầu thì tổ chức lao động khoa học trong văn
phòng được coi là hiến pháp thích hợp nhất.
người ta đã nói đến vấn đề phát triển bền vững đối với các tổ chức trong thời đại ngay nay.
chính vì lẽ đó để cơ quan hành chính phát huy được vai trò chức năng có được vị trí xứng
đáng trong hệ thống chủ thể quản lý người ta cho rằng tổ chức lao động văn phòng là vấn
đề không thể không quan tâm cần phải được tiến hành thường xuyên, năng động và sáng
tạo.
công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cũng không nằm ngoài những yêu

thập xử lí và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của cơ quan tổ chức bằng các
phương tiễn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặt khác đảm bảo các điều kiện vật
chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan nhà nước một cách tiết kiệm, kịp thời, hợp
lý và hiệu quả.
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
9
văn phòng hiện đại có các đặc trưng cơ bản:
-tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ.
-lao động trong văn phòng được tổ chức khoa học.
-tăng cường áp dụng các phương tiện kỹ thuật mới, các phương pháp điều hành mới.
-xây dựng định mức cụ thể và hợp lý.
-linh hoạt và hiệu quả.
hiện nay cải cách hành chính là một vấn đề lớn đang được nhiều nước trên thế giới trong
thời đại ngày nay không phụ thuộc vào bất kỳ một chế độ chính trị nào, tư bản chủ nghĩa
hay xã hội chủ nghĩa. việc cải cách trong lĩnh vực quản lý hành chính để củng cố bộ máy
của chế độ xã hội hiện hành, giữ vững ổn định chính trị - xã hội thúc đẩy sự phát triển kinh
tế - xã hội và hoàn thiện cơ cấu chính trị đã trở thành một trong những nhiệm vụ chính trị
chủ yếu của một quốc gia hiện đại.
mục tiêu cơ bản của công cuộc cải cách hành chính là nâng cao hiệu lực, năng lực và hiệu
quả hoạt động của nền hành chính công phục vụ dân. với mục tiêu đó văn phòng hiện đại
có ý nghĩa tích cực đối với công cuộc cải cách hành chính. điều đó được thể hiện qua các
khía cạnh cơ bản.
-một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãnh phí thời gian, công sức, giảm chi phí
về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày. đồng thời nó
cũng sẽ giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ,
tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ công chức văn phòng, giúp họ có thời
gian tập trung vào hoàn thành tốt những nhiệm vụ chính của mình tìm kiếm các giải pháp
tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất.
-chuyển dần chế độ làm việc cũ sàng chế độ làm việc chuyên gia trực tiếp tránh nhiều cấp
trung gian.

việc đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có ý nghĩa thiết thực đối với công cuộc cải
cách hành chinhs.
-bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, hoạt động hành chính. các
nghiệp vụ hành chính được đổi mới khắc phục được tình trạng làm việc tuỳ tiện, thiếu căn
cứ khoa học còn tương đối phổ biến hiện nay trong công tác văn phòng. các nghiệp vụ
hành chính văn phòng hiện đại góp phần hợp lý hoá biên chế chống lại bệnh đắt ra quá
nhiều đơn vị chức năng vụn vặt, bố trí cán bộ không hợp lý.
-tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành chính văn phòng là cơ sở để đổi mới quản lý
nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất lượng của cán bộ công chức.
-góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành chính. nghiệp vụ hành chính văn phòng
được đổi mới sẽ làm cho quá trình giải quyết các công tác hành chính nhanh chóng hơn,
hiệu quả hơn, tối thiểu hoá các loại giấy tờ không cần thiết.
-kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá
công tác hành chính văn phòng góp phần hoàn thiện chế độ công vụ của cơ quan, tổ chức.
-đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng tạo tiền đề quan trọng cần thiết để hoạt động
điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt, khoa học; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ
thống nhất, liên tục sự phối hợp nhịp nhành trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động
của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương. đó là cơ sở để
bảo đảm tính hiệu lực hiệu quả của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước …
Câu 7
thông tin trong thời đại ngày nay được coi là nhân tố quyết định mọi sự thắng lợi trong
hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.khái niệm "thông tin" là một khái niệm được hiểu từ
nhiều góc độ khác nhau. ở mỗi góc độ thông tin có một nội hàm riêng, đặc trưng riêng.
dưới góc độ quản lý nhà nước thông tin được quan niệm là một tập hợp nhất định các
thông tin được quan niệm là một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện
xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động
quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh
nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời
gian đối với các khách thể quản lý.
thông tin trong quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước:

-thông tin chính trị-xã hội là những thông tin liên quan đến tình hình văn hóa, y tế, giáo
dục
4.theo tính chất thời điểm nội dung:
-thông tin quá khứ là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết
trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý.
-thông tin hiện hành là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy ra hàng
ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà nước.
-thông tin dự báo là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược
hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của
mình.
5.phân loại thông tin theo các tiêu chí khác.
-theo nguồn thông tin:
+thông tin chính thức
+thông tin không chính thức.
-theo quản lý hệ quản lý:
+thông tin từ trên xuống dưới
+thông tin từ dưới lên trên
+thông tin ngang
+thông tin liên lạc đan chéo…
-theo hướng quan hệ giữa hệ thống quản lý và đối tượng quản lý.
+thông tin trực tiếp.
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
12
+thông tin phản hồi.
-theo nội dung logic của thông tin:
+thông tin về các chủ thể quản lý
+thông tin về đối tượng quản lý
+thông tin về những thuộc tính và các quan hệ giữa chủ thể và đối tượng.
-theo hình thức thể hiện thông tin:
+thông tin qua văn bản, tài liệu

thứ hai, chương trình kế hoạch công tác là phương tiện hoạt động của cơ quan, tổ chức
nhằm đảm cho những hoạt động đó diễn ra liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu
đặt ra.
thứ ba, chương trình kế hoạch công tác là phương tiện bảo đảm sự chủ động của cơ quan
tổ chức với sự biến động của môi trường, là tiền đề phát triển bền vững.
thứ tư, chương trình kế hoạch công tác phục vụ cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát hoạt
động của cơ quan, tổ chức.
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
13
trên thực tế, chương trình kế hoạch công tác chỉ có ý nghĩa đối với công tác quản lý hành
chính nhà nước khi nó được xây dựng khoa học hợp lý, thiết thực. chính vì vậy, tất yếu
phải đặt ra các yêu cầu đối với chương trình kế hoạch công tác.
hiện nay, một số tài liệu nghiên cứu cho rằng chương trình kế hoạch công tác phải bảo
đảm các yêu cầu, cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực cán bộ, với mục tiêu
hoạt động của cơ quan, có sự thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và có tính khả thi.
một số khác khẳng định chương trình kế hoạch công tác phải đúng đường lối, nguyên tắc,
chế độ, khoa học, linh hoạt, khả thi.
tuy chưa có sự thống nhất về yêu cầu đối với một số chương trình kế hoạch song tựu
chung chương trình kế hoạch phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản:
-phải phù hợp với chủ trương, đường lối chính sách của đảng, nhà nước;
-phảo bảo đảm tính cụ thể, chi tiết chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, những người
chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành. trong trường hợp thật cần thiết có thể nêu thêm
những chi phí cần thiết, những phương án dự phòng.
-nội dung phải được xây dựng trên căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn vững chắc, bảo đảm
thực hiện chức năng nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị, chỉ tiêu mệnh lệnh của cấp trên.
-bảo đảm tính hệ thống của chương trình kế hoạch công tác. các công việc phải được sắp
xếp có hệ thống theo trình tự ưu tiên, liên hoàn có trọng tâm trọng điểm phải ăn khớp với
chương trình, kế hoạch của tổ chức đảng, đoàn thể cấp trên, địa phương, bảo đảm sự cân
đối giữa chương trình kế hoạch năm, quý, tháng.
-phải đảm bảo có tính khả thi tránh ôm đồm, nếu quá nhiều công việc mà khả năng thực

hội họp có ý nghĩa vai trò trong quản lý nhà nước như thế nào phụ thuộc rất lớn vào vấn để
cuộc họp họp, hội nghị được tổ chức điều hành có khoa học hay không? đối với các cuộc
họp, hội nghị muốn có kết quả chúng ta có thể nêu ra một số yêu cầu:
-các cuộc họp phải có nội dung mục đích rõ ràng phải trả lời xác đáng câu hỏi việc họp có
phải là cần thiết. không nên tổ chức các cuộc họp với nội dung nghèo nàn không cần thiết.
những cuộc họp như vậy sẽ làm lãng phí thời gian của người họp và tạo nên sự ỷ lại của
người lãnh đạo, quản lý.
-các cuộc họp cần được tổ chức với một cơ cấu hợp lý về thành phần tham dự. việc triệu
tập thành phần tham dự không thích hợp có thể làm cho chất lượng cuộc họp bị hạ thấp
đồng thời cũng sẽ gây tốn kém vô ích.
-bảo đảm các yếu tố vật chất cần thiết cho cuộc họp, yếu tố này góp phần không nhỏ cho
thành công của cuộc họp ở đây cần chú ý đầy đủ các yếu tố như: chỗ ngồi, chỗ họp nhóm,
chỗ nghĩ giải lao, các phương tiện truyền tin…
-chương trình nghị sự được xây dựng khoa học, hợp lý.
-các văn bản cần thông qua tại cuộc họp và các tài liệu cần thiết phải được chuẩn bị chu
đáo.
-nắm vững những yêu cầu chính trong quá trình thảo luận tại cuộc họp để không đi xa
trọng tâm đã để ra.
-cân đối thời gian cho cuộc họp, hội nghị.
-dự tính, dự báo được các tình huống phát sinh trong cuộc họp, hội nghị.
kết quả của cuộc họp là sự tổng hợp của nhiều yếu tố trong đó kỹ năng điều hành của
người điều khiển có một vai trò quan trọng.
Câu 10
tiếp khách là một khái niệm rộng, đa dạng có thể tiếp cận trừ nhiều góc độ. tiếp khách có
thể được quan niệm là "phương tiện thiết lập, củng cố hoặc phá vỡ các mối quan hệ xã
hội"; "tiếp khách là nghệ thuật xã giao"; tiếp khách là ”hoạt động gặp gỡ, giao tiếp trao đổi
giữa một bên chủ thể được gọi là chủ nhà với các chủ thể khác đã có quan hệ hoặc chưa có
quan hệ, liên hệ trước đó".
tiếp khác trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước có ý nghĩa riêng, có tính nghi lễ
được quy định chặt chẽ. trong tổ chức hoạt động nhà nước tiếp khách là một trong những

nhà nước).
-đảm bảo tính trang trọng, lịch sự trong giao tiếp.
* yêu cầu riêng:
1.yêu cầu với tiếp khách:
-bảo đảm nguyên tắc "vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi", tôn trọng khách.
-bảo đảm tính trạng trọng vị thế của cơ quan đơn vị.
-phân công, sắp xếp thời gian tiếp khách phù hợp với từng loại khách cũng như người tiếp
khách.
-tạo ra cơ hội xác lập các mối liên hệ, giao dịch.
2.yêu cầu đối với những công tác tiếp công dân:
-những người tiếp công dân là những người có thẩm quyền tiếp công dân;
-tôn trọng công dân;
-phá dỡ các rào cản giữa cơ quan công quyền với dân, khắc phục tình trạng tiếp công dân
mang tính hình thức.
-người tiếp dân biết lắng nghe dân, gần dân tạo ra sự tin tưởng ở dân.
đứng trên góc độ nghiệp vụ kỹ thuật hành chính văn phòng tiếp khách, tiếp công dân là
một nghiệp đặc biệt đòi hỏi những kỹ năng riêng mà bộ phận có trách nhiệm phải quan
tâm. các kỹ năng này rất da dạng và trên thực tế việc liệt kê đầy đủ đến các kỹ năng cơ bản
nhất, quan trọng nhất.
trước hết là kỹ năng phân loại đối tượng cần tiếp. kỹ năng này là cơ sở để bố trí những
người thực hiện công tác tiếp khách, tiếp công dân thích hợp, hiệu quả.
thứ hai là kỹ năng gia tiếp. đây là một kỹ năng tổng hợp và thiết yếu nhất trong quan hệ xã
hội. kỹ năng giao tiếp bao gồm hàng loạt kỹ năng khác cụ thể: kỹ năng lắng nghe, kỹ năng
"phụ hoạ", kỹ năng định hướng giao tiếp…
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
16
thứ ba là kỹ năng định hướng mục tiêu phục vụ mục tiêu. mục tiêu ở đây xét cả về hai phía
người tiếp và người được tiếp.
thứ tư, kỹ năng kết thúc vấn đề lúc thích hợp.
thứ năm, kỹ năng nhận diện toàn cục vấn đề.

*quản lý tài sản cố định
-tài sản cố định trong cơ quan là hệ thống nhà xưởng, các thiết bị máy móc, phương tiện
kỹ thuật và các phương tiện vận chuyển. đó là những tài sản có giá trị lớn, quyết định khả
năng hoạt động của cơ quan nên cần được quản lý sử dụng sao cho có hiệu quả nhất.
để quản lý tài sản cố định văn phòng thực hiện nhiều tác nghiệp vụ cụ thể: phân loại tài
sản cố định, lập hồ sơ tài sản cố định, lập sổ sách ghi chép, theo dõi kịp thời việc xuất
nhập và sử dụng, sửa chữa, nắm chắc số lượng, chất lượng; có quy chế quản lý, giao nhận
trong quá trình sử dụng và quy định chế độ trách nhiệm vật chất đối với việc sử dụng tài
sản cố định; thực hiện việc kiểm kê cuối năm để đánh giá chất lượng và nắm vững số
lượng tài sản, quản lý vật tư, hàng hoá, vật rẻ tiền mau hỏng.
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
17
*đảm bảo các điều kiện làm việc cho cơ quan. văn phòng có trách nhiệm bảo đảm việc bố
trí phòng làm việc cho cán bộ, công chức cho hợp lý, khoa học; bảo đảm đầy đủ, kịp thời
các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
*các loại công vụ khác của công tác hậu cần
-phục vụ xe cộ, phương tiện đi lại công tác của cán bộ lãnh đạo;
-phục vụ nước uống hàng ngày cho các phòng làm việc;
-phục vụ việc tiếp khách của cơ quan;
-phục vụ các điều kiện vật chất, hậu cần của các cuộc họp;
-phục vụ các buổi lễ tân, khánh tiết của cơ quan;
-phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ.
-bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan.
Câu 12
tổ chức lao động khoa học là việc vận dụng các thành tựu khoa học và kinh nghiệm thực
tiễn để đảm bảo kết hợp các yếu tố vật chất kỹ thuật, con người một cách tốt nhất trong
quá trình lao động nhằm đạt được hiệu quả lao động, tăng năng suất, đảm bảo sức khoẻ và
khơi dạy sự hăng hái lao động.
tổ chức lao động khoa học là vấn đề đặt ra đối với mọi cơ quan, tổ chức, là vấn đề quan
tâm hàng đầu đối với các nhà quản lý, là tiêu chí đánh giá năng lực của nhà quản lý. chúng

trình giải quyêt các công việc đặt ra.
như thế đối với nội dung này các nhà quản lý có trách nhiệm phản làm sáng tỏ vị trí của
các nhiệm vụ do mình đề ra và sắo xếp trong cơ quan, đơn vị, tổ chức. điều này rất có ý
nghĩa, bởi lẽ chính nó sẽ cho phép nhà quản lý nắm được toàn bộ quá trình vận hành công
việc trong cơ quan tổ chức và điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
-lựa chọn nhân sự bộ phận thực hiện các nhiệm vụ;
-bố trí các điều kiện vật chất và các điều kiện khác phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ.
-xây dựng cơ chế phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức gắn mục tiêu của tổ chức với
mục tiêu chung.
-bố trí nhân sự dựa trên các nguyên tắc cơ bản về quyền hạn và trách nhiệm; nguyên tắc
thay thế lẫn nhau, nguyên tắc hình chóp.
-xây dựng mối liên hệ công tác giữa các bộ phạn trong cơ quan, tổ chức với các nhà quản
lý tạo ra sự thống nhất nội bộ.
*các biện pháp tổ chức lao động khoa học phải phù hợp với chức năng nhiệm vụ của cơ
quan, chương trình kế hoạch công tác quy hoạch kế hoạch của đơn vị tạo lên sự phối hợp
tác động tương hỗ thúc đẩy sự phát triển của tổ chức.
công tác văn thư
Câu 13:
công văn của cục lưu trữ nhà nước số 55/cv/tccb ngày 01/03/1991 về hướng dẫn thực hiện
quyết định số 24-ct của chủ tịch hội đồng bộ trưởng đã đưa ra quan điểm về công tác văn
thư như sau: "công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá
trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan. mục đích chính của công
tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. những tài liệu, văn kiện được soạn thảo quản
lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm
cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả".
đối với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu được. làm tốt
công tác văn thư sẽ bảo đảm cho hoạt động này có những ý nghĩa sau đây.
-công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan giúp cho việc giải
quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất chất lượng
đúng đường lối chính sách, đúng nguyên tắc chế độ.

-tổ chức quản lý sử dụng con dấu.
-công tác lặp hồ sơ.
-ứng dụng công nghệ tin học trong công tác văn thư
các nghiệp vụ chủ yếu trên nhìn trung có nội dung quy trình thực hiện phức tạp. chính vì
vậy trong khuôn khổ một bài viết nhỏ chỉ có thể trình bày những nét khái quát chung nhất
của mỗi nghiệp vụ.
1. tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
nghiệp vụ này được thực hiện dựa trên một số nguyên tắc: nguyên tắc mọi văn bản đến
đều phải qua văn thư cơ quan; nguyên tắc chuyển văn bản đến cho thủ trưởng cơ quan
chánh văn phòng trước khi phân phối cho các cá nhân đơn vị giải quyết; nguyên tắc giao
nhận và nguyên tắc giải quyết văn bản đến; nhanh chóng, chính xác, bảo đảm bí mật.
quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến gồm 8 bước.
+nhận văn bản đến: kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản .
+sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: văn bản được chia thành hai loại.
-loại không phải bóc bì: thường báo tin, sách báo, thư đích danh, văn bản của đảng, đoàn
thể, văn bản mật.
-loại phải bóc bì. các văn bản còn lại.
+bóc bì văn bản: bảo đảm nguyên tắc ưu tiên.
-bóc đúng các bước bảo đảm sự nguyên vẹn của văn bản.
-có sự đối chiếu kiểm tra văn bản thực tế với thông tin trên bì và phiếu gửi.
+đóng dấu đến, số đến ngày đến: dấu đến được đóng dưới số ký hiệu hoặc khoảng trống
giữa tác giả và tiêu đề.
+vào sôe đăng ký:
-ghi lại những điểm cốt yếu của văn bản.
-có ba hình thức đăng ký, đăng ký bằng sổ, đăng ký bằng kẻ và đăng ký bằng máy vi tính.
+trình văn bản:
-tuỳ thuộc vào chế độ văn thư ở mỗi cơ quan.
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
20
+chuyển giao văn bản:

nhận kiểm soát đối chiếu nghiêm ngặt.
-văn bản tuyệt mật, tối mật phải niêm phong chỉ thủ trưởng cơ quan và những người được
uỷ quyền mới được bóc văn bản.
-đăng ký vào sổ: lập hồ sơ chung cho văn bản mật và chia làm 2 phần: văn bản mật đi và
văn bản mật đến.
5-tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
quản lý và sử dụng con dấu là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư, là vấn đề
liên quan đến quyền lực của cơ quan.
việc đóng dấu phải bảo đảm các quy định : - nội dung con dấu phải trung với tên cơ quan
ban hành văn bản;
-đóng dâú vào những văn bản có chữ ký chính thức, đúng thẩm quyền, không đóng dấu
khống;
-đảm bảo kỹ thuật đóng dấu, quy định về mẫu mực dấu.
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
21
-việc quản lý con dấu tuân theo chế độ quản lý đặc biệt.
-người quản lý con dấu do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng quyết định và phải
có tiêu chuẩn về nghiệp vụ và phẩm chất theo quy định.
-việc quản lý con dấu được đảm bảo bằng các thiết bị an toàn, không được mang dấu về
nhà, đi công tác (trừ trường hợp đặc biệt).
6-công tác lập hồ sơ.
-lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn thư.
-trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên
tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ.
vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới. danh mục hồ sơ là
bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và được duyệt
theo một chế độ nhất định. danh mục hồ sơ có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm sự
thống nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố trí nhân lực và các điều kiện vật chất
cho công tác này được thuận lợi.
quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây:

22
mật theo các quy định của nhà nước.
phương pháp tổ chức giải quyết và quản lý "công văn đến" là cách thức , biện pháp mà bộ
phận văn thư sử dụng để thực hiện nghiệp vụ này. thực chất ở đây là vấn đề quy trình tổ
chức giải quyết văn bản đế nhưng đi sâu vào nội dung phải làm như thế nào?
-nhận văn bản đến: văn thư kiểm tra bì của văn bản xem có đúng địa chỉ hay không?
phong bì thư có bị bóc trước không?
-sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: văn thư căn cứ vào các tiêu chuẩn đề phận loại văn bản
đến chủ yếu văn thư làm theo tiêu chí loại không phải bóc bì và loại phải bóc bì.
-bóc bì văn bản: văn thư lựa chọn công văn nào vần phải bóc trước.
+bóc bì văn bản bằng phương pháp thủ công hoặc bằng máy bóc bì văn bản.
-đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến.
+dấu đến phải đóng rõ ràng thống nhất vào khoảng trống dưới số, ký hiệu, trích yếu hoặc
khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề công văn
-vào sổ đăng ký:
+văn thư căn cứ vào các yếu tố thể thức của công văn đến ghi lại các thông tin cơ bản về
số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu…
+theo quy chế hoạt động của cơ quan, số lượng văn bản đến văn thư lựa chọn hình thức
đăng ký cho phù hợp: đăng ký cho phù hợp: đăng ký bằng thẻ và đăng ký bằng máy vi
tính.
-trình văn bản: chế độ trình văn bản được thực hiện theo chế độ văn thư của từng cơ quan.
-chuyển giao văn bản: văn thư đóng vai trò là người chuyển giao văn bản.
-chuyển giao trực tiếp hoặc chuyển giao bằng hệ thống băng chuyền tự động; hệ thống vận
chuyển bằng hơi nén.
-theo dõi giải quyết văn bản: quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến được quy
định chặt chẽ trong thực tế có nhiều sai phạm. cụ thể là:
-tình trạng thiếu tôn trọng các bước trong quá trình làm theo các thói quen hành chính.
-thực hiện một số khâu bước mang tính chất hình thức không đạt yêu cầu: nhận văn bản,
bóc bì và đăng ký vào sổ.
-chế độ trình văn bản nhiều nơi áp dụng thiếu khoa học, máy móc để dồn công văn đến

bì đựng văn bản tuên theo các quy định về kích thước của bưu điện. bì văn bản ghi rõ ràng
tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận văn bản số, ký hiệu số lượng văn bản (nếu
có).
chỉ gửi văn bản cho những cơ quan được nêu trong phần nơi nhận. sau khi văn bản, đưa
văn bản lên mạng tin học và phải bảo đảm các yêu cầu về thể thức.
-bước 4: công văn đi được lưu ít nhất 2 bản một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở
cấp thừa hành; 01 bản lưu văn thư tra tìm phục vụ khi cần thiết.
khuyết điểm lớn nhất là ở bước soát lại văn bản. đây là bước kiểm tra các phần, thể thức
xem đã đúng theo các quy định của pháp luật chưa. nó có vai trò quan trọng đến hiệu lực,
hiệu quả thực hiện văn bản, giá trị pháp lý của văn bản. tuy nhiên bước này còn thực hiện
đại khái. đó là nguyên nhân các văn bản đi còn có tình trạng sai thiếu vi phạm các yêu cầu
về thể thức không bảo đảm các yêu cầu về nội dung kỹ thuật soạn thảo ngôn ngữ.
-bước vào sổ đăng ký văn bản đi cũng được thực hiện chưa tốt việt đăng ký vào sổ nhiều
khi mang tính hình thức không rõ ràng không chính xác dẫn đến khó khăn khi nghiên cứu
tìm hiểu, kiểm tra…
Câu 17
các nguyên tắc tổ chức quản lý công văn nội bộ và mật.
các văn bản nội bộ phải qua văn thư cơ quan để vào sổ đăng ký thống nhất quản lý.
-văn bản phải được chuyển giao cho những người có trách nhiệm phải giải quyết quản lý
đúng thẩm quyền.
-việc chuyển giao phải được ký nhận rõ ràng.
-thực hiện các quy định của nhà nước về phổ biến, lưu hành tìm hiểu sử dụng, tiếp nhận,
chuyển giao, tiêu huỷ văn bản mật.
phương pháp tổ chức quản lý văn bản nội bộ.
-vào sổ đăng ký văn bản nội bộ: mỗi loại văn bản nội bộ cũng phải vào sổ đăng ký riêng
trong đó nêu rõ: số, ký hiệu, ngày tháng ký, người ký trích yếu nội dung, người nhận, nơi
nhận, ký nhận.
-lập hồ sơ: tuỳ nội dung, tính chất của từng loại văn bản và tiểu huỷ những công văn
không còn giá trị.
phương pháp tổ chức quản lý văn bản mật.

quản lý văn bản thực chất là quá trình vận dụng các công cụ, các phương pháp quản lý để
nắm vững về số lượng nội dung, tình trạng vật lý, hiệu lực pháp lý, lịch sử của các văn bản
trong qúa trình hoạt động của cơ quan đơn vị.
#việc quản lý văn bản trong cơ quan nhằm hai mục đích.
*quản lý văn bản để quản lý công việc để có cơ sở kiểm tra, theo dõi, chỉ đạo và đánh giá
hoạt động của cơ quan.
*bảo vệ được các bí mật của cơ quan nhà nước .
nguyên tắc quản lý văn bản.
*quản lý văn bản theo hệ thống của chúng. hệ thống văn bản được hình thành do quan hệ
giữa các cơ quan đơn vị tạo lập và sử dụng văn bản học theo chức năng của cơ quan, đơn
vị. quản lý theo hệ thống là điều kiện quan trọng để quản lý toàn diện tổng hợp đối với văn
bản, tạo tiền đề để đánh giá tài liệu văn bản chính xác khoa học.
*nguyên tắc giá trị văn bản, giá trị của văn bản rất đa dạng, không đồng nhất. các văn bản
khác nhau về hiệu lực pháp lý, thời hiệu áp dụng, tính chất thông tin. quản lý theo giá trị
mới tạo ra tổ chức bộ máy quản lý khoa học, phân công phân cấp hợp lý trong quản lý văn
bản.
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
25
*nguyên tắc thời điểm ban hành, hình thành. thời điểm hình thành phản ánh tiến triển của
công việc trong thực tế. các văn bản được hình thành trong các thời điểm đặc biệt có
những giá trị đặc biệt. chính vì vậy việc quản lý phải căn cứ vào thời điểm hình thành.
nguyên tắc này trong một số tài liệu còn được gọi là nguyên tắc tính lịch sử.
#nội dung của công tác quản lý văn bản.
*đăng ký vào sổ: việc đăng ký vào sổ là một nội dung quan trọng trong quản lý văn bản.
đó là sự ghi chép lại những điểm cần thiết của văn bản. việc đăng ký vào sổ phải bảo đảm
chính xác, rõ ràng, đầy đủ. đăng ký vào sổ giúp cho cơ quan nắm được số lượng văn bản
chủ thể, nội dung hiệu lực và các phương diện quan trọng khác của việc văn bản.
*lập hồ sơ (tham khảo ở câu 7, cầu 8, câu 2)
hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một
sự kiện hoặc một đối tượng cụ thể hoặc có chung một đặc điểm về thể loại hoặc về tác

-áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư.
vị trí tác dụng của công tác lập hồ sơ.