www.HanhChinhvn.com
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
PHẦN I:
BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP
1. Mục đích của đợt thực tập:
Thực tập cuối khóa là một trong những nội dung quan trọng trong khóa học đào
tạo cử nhân hành chính của Học viện Hành chính. Thông qua đợt thực tập này
nhằm giúp sinh viên tìm hiểu tổ chức, hoạt động của Bộ máy Nhà nước và thể chế
hành chính Nhà nước; nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cẩu tổ chức
của cơ quan; nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức trong cơ quan nơi thực
tập. Trên cơ sở đó có thể tìm hiểu, hiểu biết hơn nữa về nền hành chính nói chung
hiện nay và công tác hành chính của cơ quan thực tập nói riêng. Đồng thời đây
cũng là dịp để sinh viên vận dụng kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện các kỹ
năng, nghiệp vụ quản lý hành chính, bổ sung và nâng cao kiến thức đã được tiếp
thu trong quá trình học tập ở Học viện. Có thể nói đợt thực tập này sẽ trang bị cho
sinh viên những bài học thực tiễn cộng với những kiến thức đã học nhằm nâng cao
hơn nữa kinh nghiệm tránh bị động khi tiếp xúc với công việc thực tế sau này.
2. Nội dung thực tập:
Theo Quy chế thực tập đối với sinh viện Đại học Hành chính hệ chính quy (ban
hành kèm theo Quyết định số 1918/QĐ-HCQG ngày 30/12/2005 của Giám đốc
Học Viện Hành Chính Quốc Gia), sinh viên các lớp Đại học Hành chính KS6 niên
khóa 2005-2009 đã tiến hành đợt thực tập cuối khóa tại các cơ quan Hành chính
Nhà nước từ ngày 16/3/2009 đến 15/5/2009 với nội dung thực tập cụ thể sau đây:
- Thực tập cần nắm được cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và các mối
quan hệ của cơ quan thực tập;
- Nắm vững quy trình công vụ trong cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước;
- Nắm được thủ tục hành chính, thể chế hành chính liên quan đến cơ quan;
- Thực hành các kỹ năng hành chính đúng với vai trò của một công chức trong
cơ quan hành chính Nhà nước với yêu cầu cụ thể mà cơ quan thực tập giao cho.
3. Báo cáo tình hình thực tập:
Em xin báo cáo tình hình thực tập thời gian qua như sau:

+ Trình báo cáo thực tập lên lãnh đạo Văn phòng xét duyệt và ký xác nhận;
+ Hoàn thành báo cáo thực tập.
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh
Trang 2
www.HanhChinhvn.com
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
PHẦN II:
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ PLEIKU
I. Giới thiệu chung về thành phố PlEiku
1. Đặc điểm tình hình chung:
Thành phố Pleiku thuộc tỉnh Gia Lai được Chính phủ ban hành Nghị định số
29/1999 /NĐ-CP ngày 24/4/1999 về thành lập thành phố Pleiku. Thành phố Pleiku
là đô thị phía Bắc Tây Nguyên, nằm trên trục giao thông giữa quốc lộ 14, quốc lộ
19 nối thông suốt cả nước, gần ngã ba Đông Dương, nằm trên cung đường Hồ Chí
Minh, và trong vùng tam giác tăng trưởng các tỉnh lân cận, cũng như các quốc gia
láng giềng như Campuchia, Lào. Tổng diện tích tự nhiên là 26.166,36 ha, là trung
tâm kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội của tỉnh Gia Lai.
Dân số 236.982 người(Tháng 5-2008), bao gồm 28 dân tộc đang sinh sống;
người Kinh chiếm đa số (87,5%), còn lại là các dân tộc khác, chủ yếu là các dân
tộc Gia Rai và Ba Na (12,5%). Số người trong độ tuổi lao động khoảng 76.262
người chiếm 38% dân số. Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên giảm nhanh, đến năm 2004
đạt 1,14%. Kết quả trên đã góp phần tích cực cho công tác xoá đói giảm nghèo,
giải quyết việc làm, nâng cao chất lượng cuộc sống cho nhân dân.
Thành phố có 14 phường (trong đó phường Thắng Lợi, mới được thành lập vào
cuối năm 2006, được tách ra từ một phần địa giới hành chính của xã Chư Á;
phường Phù Đổng, phường Chi Lăng, phường Đống Đa, được thành lập vào đầu
năm 2008, được tách ra từ một phần địa giới hành chính của phường Hội Phú,
phường Thống Nhất, xã Ia Kênh, xã Chư H'đrong), và 9 xã. Diện tích đất nội thành
là 5.368,61 ha với dân số khoảng 175.820 người (10 phường). Hệ thống giao

hình thành theo hướng đa trung tâm, hợp tác gắn liền với cạnh tranh, hội nhập kinh
tế đi đôi với bảo vệ lợi ích quốc gia. Việt Nam gia nhập WTO là một sự kiện chính
trị, kinh tế quan trọng của đất nước, mở ra cánh cửa lớn với nền kinh tế toàn cầu,
xu thế hội nhập sẽ là yếu tố tác động mạnh mẽ đến định hướng phát triển kinh tế -
xã hội cả nước nói chung, tỉnh Gia Lai và thành phố Pleiku nói riêng. Điều đó
mang đến cho Pleiku nhiều cơ hội phát triển nhưng cũng không ít thử thách to lớn,
chính vì vậy bên cạnh nỗ lực của chính quyền và nhân dân, thành phố Pleiku rất
cần có sự góp sức của các thành phần kinh tế, nhà đầu tư trong và ngoài tỉnh để
thành phố ngày càng phát triển hơn nữa trên vị thế mới là Đô thị loại II.
II. Quy chế làm việc của UBND và Văn phòng UBND thành phố PlEiku
1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND TP PlEiku
1.1. Chức năng của UBND TP PlEiku:
UBND thành phố Pleiku do HĐND thành phố bầu ra, là cơ quan chấp hành của
HĐND thành phố, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của HĐND thành phố, Thành ủy pleiku
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh
Trang 4
www.HanhChinhvn.com
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
và UBND tỉnh Gia Lai, chấp hành nghiêm túc và thực hiện kịp thời, có hiệu quả
các Nghị quyết, chủ trương, chính sách của Thành ủy, Ban thường vụ Thành ủy.
Có trách nhiệm báo cáo toàn bộ hoạt động của mình với HĐND thành phố, UBND
tỉnh Gia Lai, Thành ủy. Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về tất cả các lĩnh
vực trên địa bàn thành phố.
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND TP PlEiku:
Nhiệm, vụ và quyền hạn của UBND thành phố Pleiku được quy định cụ thể và
rõ ràng trong Luật của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam số
11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 về tổ chức HĐND và UBND. UBND
thành phố thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề được xác định
trong các lĩnh vực cụ thể: kinh tế; nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi
và đất đai; công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; xây dựng, giao thông vận tải; thương

Chủ tịch UBND thành phố quyết định và báo cáo trong phiên họp UBND thành
phố gần nhất.
+ Nếu vấn đề không được quá nửa số thành viên UBND thành phố đồng ý thì
Văn phòng báo cáo Chủ tịch UBND thành phố quyết định việc đưa ra thảo luận tại
phiên họp UBND thành phố.
1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND TP PlEiku:
UBND thành phố Pleiku tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, lãnh đạo
tập thể đi đôi với phát huy trách nhiệm cá nhân của từng thành viên UBND thành
phố, thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. UBND thành phố phát huy quyền
làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế XHCN, ngăn ngừa và chống các biểu
hiện quan liêu, vô trách nhiệm, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí và các
biều hiện tiêu cực khác trong cơ quan, cán bộ, viên chức Nhà nước và trong bộ
máy chính quyền địa phương, chủ động; sáng tạo thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
của mình. Xây dựng và phát triển thành phố về nhiều mặt nhằm phục vụ lợi ích
thiết thực của nhân dân.
Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Pleiku gồm 1 Chủ tịch, 3 Phó Chủ tịch
và các phòng ban chuyên môn trực thuộc (14 phòng ban): Văn phòng, Phòng Tài
nguyên Môi trường, Phòng Quản lý Đô thị, Phòng Nội vụ, Phòng Lao động -
Thương binh - Xã hội, Phòng Tài chính Kế hoạch, Phòng Kinh tế, Phòng Tư pháp,
Phòng Thống kê, Phòng Y tế, Ban Dân tộc Tôn giáo, Phòng Dân số và Trẻ em,
Phòng Thanh tra.
UBND thành phố Pleiku làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo
phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND; đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân
của Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND thành phố. Do đó, với cơ cấu tổ
chức của mình UBND thành phố cố gắng phát huy vai trò, trách nhiệm của mỗi
phòng, ban trong UBND nhằm giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm,
đúng thẩm quyền; bảo đảm sự lãnh đạo của Thành ủy, sự giám sát của Hội đồng
nhân dân thành phố và sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên.
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh
Trang 6

TÔN
GIÁO
PHÒNG
NỘI VỤ
PHÒNG
LĐ-TB-
XH
PHÒNG
THANH
TRA
PHÒNG
TƯ
PHÁP
Chú thích sơ đồ:
- Phó Chủ tịch văn xã, Phó Chủ tịch Nông nghiệp, Phó Chủ tịch Công nghiệp,
Phòng Nội vụ, Phòng Lao động - Thương binh - Xã hội, Phòng Thanh tra, Phòng
Tư pháp giúp việc cho Chủ tịch.
- Các phòng ban giúp việc cho các Phó Chủ tịch
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
UBND thành phố PlEiku.
2.1. Chức năng của Văn phòng UBND thành phố PlEiku:
- Văn phòng HĐND - UBND thành phố Pleiku là cơ quan chuyên môn của
UBND thành phố, là bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp cho hoạt
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 7
www.HanhChinhvn.com
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
động hàng ngày về điều kiện cơ sở vật chất cho nhiệm vụ công tác của
HĐND&UBND.
- Văn phòng HĐND - UBND thành phố là cơ quan tham mưu, tổng hợp và
phối hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND, TT.HĐND và

BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
- Phối hợp với Thanh tra thành phố giúp TT.HĐND-UBND thành phố trong
việc tổ chức tiếp nhận và giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy
định của pháp luật.
- Tổ chức việc công bố, truyền đạt các quy định của Pháp luật, Nghị quyết của
HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND thành phố và của cấp trên đến các ngành,
các cấp và Chủ tịch UBND thành phố theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, các
cấp trong thành phố thực hiện Nghị định, Quyết định, Chỉ thị đó.
- Tổ chức phục vụ hoạt động của các kỳ họp HĐND, phiên họp UBND thành
phố, các cuộc họp và làm việc của TT.HĐND thành phố, Chủ tịch UBND thành
phố với các cơ quan, các ban của HĐND và cơ quan chuyên môn thuộc thành phố,
các Đoàn thể với Chủ tịch HĐND-UBND cấp xã, phường với đại biểu HĐND tỉnh.
- Giúp TT.HĐND dự thảo Nghị quyết kỳ họp của HĐND thành phố, quản lý,
lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu các kỳ họp HĐND, phiên họp của TT.HĐND-
UBND các ban của HĐND và Chủ tịch UBND thành phố.
- Giúp UBND thành phố tổ chức quản lý Nhà nước đảm bảo các điều kiện
phục vụ, lễ tân cho lãnh đạo thành phố đón tiếp các đoàn trong và ngoài tỉnh đến
thăm, làm việc tại thành phố theo quy định của Nhà nước.
- Quản lý, tổ chức biên chế, cán bộ công chức Hành chính, tài sản của Văn
phòng HĐND-UBND thành phố theo quy định của Nhà nước.
- Thực hiện nhiệm vụ, công tác khác được UBND và Chủ tịch UBND thành
phố phân công theo sự cần thiết hoặc do UBND, Chủ tịch UBND thành phố ủy
nhiệm.
- Ngoài ra, Văn phòng HĐND-UBND thành phố còn có trách nhiệm giúp đỡ
Văn phòng HĐND-UBND các xã, phường về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn
phòng.
2.3. Cơ cấu tổ chức, biên chế và chế độ làm việc của Văn phòng UBND
thành phố PlEiku:
Văn phòng HĐND-UBND thành phố tổ chức và làm việc theo chế độ Thủ
trưởng, có Chánh Văn phòng và 2 Phó Văn phòng (phụ trách lĩnh vực Văn hóa –

giao chỉ tiêu biên chế hàng năm, Chánh Văn phòng có thể đề nghị UBND thành
phố đổi cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng cho phù hợp.
* Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chánh Văn phòng UBND
thành phố PlEiku:
Ngoài việc thực hiện các quy định tại trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc
của Ủy viên UBND thành phố, UBND thành phố giao cho Chánh Văn phòng
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 10
www.HanhChinhvn.com
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
HĐND - UBND thành phố (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng) còn có nhiệm vụ
sau:
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt
động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố và các
báo cáo khác của UBND thành phố theo sự chỉ đạo của Chủ tịch UBND thành phố.
2. Giúp UBND thành phố và Chủ tịch UBND thành phố kiểm tra, đôn đốc các
cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố, UBND các xã, phường thực hiện các
chương trình, kế hoạch công tác của UBND thành phố.
3. Xây dựng, trình UBND thành phố thông qua và giúp UBND thành phố kiểm
tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND.
4. Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung của UBND, tổ chức việc thu
thập và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch , Phó
Chủ tịch UBND thành phố.
5. Tham mưu cho Chủ tịch UBND thành phố tổ chức thực hiện Quyết định
181/2003/QD-TTg ngày 24/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành
Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương; tổ chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” của
UBND thành phố.
6. Bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động của
HĐND, Thường trực HĐND, UBND và Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND
thành phố.

của nhân dân; tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia xây dựng, củng
cố chính quyền vững mạnh, tự giác thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng ,
chính sách, pháp luật của Nhà nước. UBND thành phố có trách nhiệm tạo điều kiện
để Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân thành phố hoàn
thành tốt chức năng, nhiệm vụ xem xét, giải quyết theo thẩm quyền các kiến nghị
của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân thành phố.
- UBND thành phố trong mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức, đơn vị đứng
trên địa bàn thành phố:
+ UBND thành phố thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với
các cơ quan , tổ chức đơn vị đứng trên địa bàn thành phố theo quy định của pháp
luật;
+ UBND thành phố tạo mọi điều kiện thuận lợi để các cơ quan, tổ chức, đơn vị
có trụ sở đứng trên địa bàn thành phố thực hiện tốt nhiệm vụ được giao; Thủ
trưởng các cơ quan, tổ chức, đơn vị này có trách nhiệm phối hợp với UBND các
cấp, các cơ quan chuyên môn của địa phương thực hiện các quy định của pháp luật,
cũng như các Nghị quyết của HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND thành phố.
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh
Trang 12
www.HanhChinhvn.com
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
PHẦN III:
BÁO CÁO CHUYỀN ĐỀ
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN
PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ PLEIKU
Chương I: PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn
thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được
quan tâm một cách đúng mức. Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công
cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành của tổ chức. Việc soạn

2. Mục đích, nhiệm vụ của đề tài
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về soạn thảo và quản lý văn bản trong cơ quan
nhà nước nói chung, trong UBND thành phố nói riêng.
- Khảo sát thực tiễn về công tác soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng
UBND thành phố Pleiku; phân tích những kết quả đạt được, những mặt còn tồn tại
và bất cập; nội dung cần hoàn thiện trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản.
- Từ các kết quả khảo sát thực tế, vận dụng cơ sở khoa học về soạn thảo và
quản lý văn bản của Văn phòng UBND thành phố Pleiku đề xuất các giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản cho Văn phòng phục vụ
công tác quản lý, điều hành trong giai đoạn hiện nay.
3. Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu của đề tài
- Tập trung nghiên cứu công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng
UBND thành phố Pleiku về phương diện lý luận và thực tiễn.
- Báo cáo chuyên đề chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, khảo
sát thực tiễn, so sánh dựa trên các tài liệu thu thập được…
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh
Trang 14
Từ điển tiếng Việt trang 1078, Trung tâm từ điển ngôn ngữ - Hà Nội – 1997
www.HanhChinhvn.com
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
Chương II: PHẦN NỘI DUNG
I. Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước
1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính
1.1. Khái niệm văn bản
Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì
cần được ghi để lưu lại làm bằng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung
những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội
dung ý nghĩa trọn vẹn”(1). Theo cách hiều này bia đá, hoành phi, câu đối ở đền,
chùa; chúc thư, văn khế, thư lịch cổ; tác phẩm văn học hoặc khoa học, kỹ thuật;
công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ… ở cơ quan, tổ chức được gọi

đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước. Trong thời đại
hiện nay, văn bản hành chính có thể là bản viết hoặc in trên giấy, trên phim nhựa,
trên băng từ hoặc trong các file điện tử; nhưng hình thức phổ thông nhất là in trên
giấy.
2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong hoạt
động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích của Nhà
nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Theo Điều 4 của
Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn
thư, có thể phân loại văn bản quản lý Nhà nước gồm các hình thức như sau:
2.1. Văn bản quy phạm pháp luật
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung,
được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định
hướng xã hội chủ nghĩa”. (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
ngày 03/6/2008 thay thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 và
Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật
năm 2002).
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2008); Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật của HĐND, UBND (2004) quy định các cơ quan có thẩm
quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thuộc thẩm quyền ban
hành tương ứng, trong đó UBND các cấp có thẩm quyền ban hành văn bản quy
phạm pháp luật là Quyết định và Chỉ thị.
2.2. Văn bản hành chính
2.2.1. Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt (VBHCCB) là phương tiện thể hiện quyết định
quản lý do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 16
www.HanhChinhvn.com
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú

SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh
Trang 17
www.HanhChinhvn.com
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
Đây là chức năng chính của các loại văn bản, kể cả văn bản quản lý nhà
nước, văn bản hành chính.
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản là một phương tiện
chuyển tải quan trọng các thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc chỉ đạo, điều
hành bộ máy của cá cơ quan, tổ chức. Thông tin dạng này được gọi là thông tin văn
bản. Trên thực tế, giá trị của văn bản lệ thuộc vào giá trị thông tin mà chúng
chuyển tải để giúp cho cơ quan, tổ chức có thể hoạt động đúng hướng, đúng chức
năng có hiệu quả.
3.2. Chức năng pháp lý
Chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở hai mặt sau:
- Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt pháp luật
được hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước;
- Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành công
việc của cơ quan, tổ chức Nhà nước.
Văn bản pháp lý Nhà nước là một cơ sở để chứng minh, công nhận các quan hệ
pháp luật trong hoạt động quản lý.
Việc nắm giữ chức năng pháp lý của văn bản có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn
cho chức năng này được đảm bảo thì việc xây dựng, ban hành văn bản quản lý nhà
nước phải đúng quy định về hình thức, thể thức, thẩm quyền, trình tự và thủ tục
theo luật định.
3.3. Chức năng quản lý
Các thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước là cơ sở quan trọng giúp cho
các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra cấp dưới
theo yêu cầu của quá trình lãnh đạo, điều hành.
Văn bản quản lý Nhà nước là một căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề ra
các quy định mới đúng pháp luật. Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định

- Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic.
- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận
cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung.
- Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề.
Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần nâng
cao tính khả thi của văn bản.
Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp
nhân dân có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ
hiểu và dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập,
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 19
www.HanhChinhvn.com
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn
bản. Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước luôn luôn gắn
chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đối tượng để
nhân dân tìm hiểu và thực hiện.
Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh nguyện vọng của nhân
dân, các quy định trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về
quyền và nghĩa vụ của công dân. Đảm bảo tính đại chúng cần phải tiến hành khảo
sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo; lắng nghe
ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của họ; tổ chức thảo
luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản.
Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực
hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà
nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các
chủ thể pháp luật. Văn bản đảm bảo tính công quyền khi: được ban hành dựa trên
cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều chỉnh đúng thẩm quyền do
luật định. Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến những vấn đề
thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là sự

trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện quan trọng để truyền đạt được
ý chí của chủ thể đối với đối tượng quản lý.
4.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn thảo
văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải
đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng. Đây là chất liệu cấu thành của một văn
phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc sử dụng các ngôn ngữ cụ
thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử
dụng câu.
- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong cách và
sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp;
- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt; viết
câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng
câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp.
II. Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành
phố PlEiku
1. Tình hình soạn thảo văn bản tại Văn phòng UBND thành phố PlEiku
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND thành
phố cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục
soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh
Trang 21
www.HanhChinhvn.com
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong
đó thông tin và quyết định quản lý. Văn bản mang tính công quyền, được ban hành
theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và
là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Văn phòng.
Văn phòng hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, có Chánh Văn phòng và 2 Phó
Văn phòng (phụ trách lĩnh vực Văn hóa – Xã hội và phụ trách lĩnh vực Kinh tế)

www.HanhChinhvn.com
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Khi chuyên viên được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định hình
thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo
Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin quá
khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật).
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản của Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản. Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với
người lãnh đạo cơ quan, Chánh Văn phòng việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ
chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo.
Bước 3: TRình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp có sửa
chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét,
quyết định.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người đánh máy
phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian
quy định của người lãnh đạo cơ quan. Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi của
bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn bản hoặc
người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh.
Bước 5: Kiểm tRa văn bản tRước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm
tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình soạn thảo.
Chánh Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan
quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức,
kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.

đúng thể thức và kỹ thuật trình bày.
Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học
Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác không làm
người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ phải theo một trình tự
hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước; câu
văn phải rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý
hoặc lạc đề.
Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng
Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân trí;
nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ.
Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người thực
thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở thành hiện
thực.
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh
Trang 24
www.HanhChinhvn.com
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
Trong công tác soạn thảo các văn bản để giải quyết các công việc của Văn
phòng, Văn phòng còn theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND trong việc
chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án
Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các dự án
khác) và tham gia ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình soạn
thảo các đề án đó. Qua đó càng thấy được vai trò của Văn phòng đối với UBND
thành phố là vô cùng quan trọng đặc biệt các văn bản được soạn thảo đúng trình tự,
thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo các quy định của pháp luật sẽ là cơ sở quan
trọng cho các quyết định của thành phố được đảm bảo hơn. Thế nhưng vấn đề đặt
ra là cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Thời
gian năm 2008 Văn phòng đã soạn thảo được 4016 Quyết định, nhưng không phải
tất cả các Quyết định này đều giải quyết cụ thể mỗi công việc khác nhau, mà vẫn