- 1 -
PHẦN MỞ ĐẦU
1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI:
Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc
doanh nghiệp phải hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả các nguồn
lực trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tạo lợi thế cạnh tranh. Ngày
nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hỗ
trợ thực sự hữu hiệu cho việc quản lý doanh nghiệp là hệ thống phần mềm
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP).
Việc áp dụng hệ thống phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu
với doanh nghiệp.
Nhận thức được điều này, Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đã mạnh dạn đầu tư áp
dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả
quản lý từ rất sớm. Thực tế việc áp dụng hệ thống phần mềm đã góp phần
nâng cao hiệu quả cho công tác quản lý nhưng cụ thể phần mềm đã mang lại
hiệu quả thế nào và làm sao để phát huy hết hiệu quả của phần mềm là vấn đề
mà công ty đặc biệt quan tâm. Bên cạnh đó, đây cũng là vấn đề mà các công
ty có nhu cầu ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp và
hoạt động sản xuất kinh doanh tương đồng với Công Ty Cổ Phần Kinh Đô rất
quan tâm.
Vì vậy, đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh
Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp đọc tài liệu, phương pháp đối chiếu so sánh, phương pháp
quy nạp.
- Thực hiện quan sát thực tế tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô.
- Phương pháp hệ thống và phương pháp tổng hợp để nghiên cứu tình hình
thực tế của doanh nghiệp.
- Phương pháp phân tích, suy luận kết hợp khái quát hóa nhằm đưa ra các
nhận định, giải pháp.
5. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN:
Mở đầu
- 3 -
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp
bằng phần mềm.
Chương 2: Phân tích thực trạng quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng
phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô thời gian qua.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh
nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đến năm 2015.
Kết luận
- 4 -
lãng phí và mất mát lớn cho doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp bị rời rạc, chậm chạm, sự phối hợp giao tiếp giữa các cá nhân,
- 5 -
các phòng ban, đơn vị kém và thông tin điều hành không kịp thời, độ tin cậy
không cao.
1.1.3 Lịch sử phát triển của quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần
mềm
Vào những năm 1950, các nhà quản lý đã sớm nhận thấy máy tính có thể hỗ
trợ trong việc ứng dụng được nhiều hoạt động quản lý quan trọng như:
- Hệ thống quản lý sản xuất vừa đúng lúc (JIT)
- Khối lượng đặt hàng kinh tế (EOQ )
- Lượng tồn kho an toàn (Safety Stock)
- Định mức nguyên vật liệu (Bill of Materials-BOMP)
- Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders)
Những hoạt động trên cần xử lý dữ liệu, tính toán nhanh và chính xác. Do đó
từ giữa những năm 1960 đã lần lượt xuất hiện nhiều hệ thống quản lý dựa trên
máy tính, làm đảo lộn các kỹ thuật quản lý truyền thống.
- 6 -
hàng nguyên vật liệu một cách tốt hơn:
MRP đưa ra các đề xuất tối ưu hoá việc mua hàng bằng cách tính toán lại thời
điểm có thể nhận nguyên vật liệu (từ nhà cung cấp) và thời điểm thực sự cần số
hàng đó cho sản xuất.
MRP dựa trên nhu cầu số lượng hàng cần sản xuất trong một giai đoạn
(tuần/tháng/quý/năm,…) để:
- X
ác định số lượng và tất cả các nguyên vật liệu thành phần để sản xuất
ra loại hàng đó.
- Xác định các yếu tố về thời gian. Thời điểm cần các nguyên vật liệu và các
thành phần trong các công đoạn của quá trình sản xuất.
MRP xem xét số lượng nguyên liệu tồn kho (thực tế, số
lượng đang trên đường về), căn cứ vào lượng tồn kho tối thiểu, sau đó xác
định số lượng thật sự cần mua thêm trong thời gian giao hàng (mà nhà cung
cấp hứa hẹn) nhằm đáp ứng một cách tối ưu cho sản xuất.
MRP tiếp tục phát triển và đến giai đoạn Closed-Loop MRP thì hệ thống
không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, mà còn có một loạt các
chức năng nhiệm vụ khác. Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu
tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu, đồng thời hỗ trợ việc lập kế
hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó.
1.1.3.2 Hệ thống Hoạch định nguồn lực sản xuất (Manufacturing Resource
Planning - MRPII)
Hoạch định nguồn lực cho sản xuất là kết quả tiếp theo về sự mở rộng của
giai đoạn Closed-Loop MRP. Đây là một phương thức hoạch định nguồn lực
giúp các công ty, nhà máy sản xuất có hiệu quả. Ở giai đoạn này hệ thống đã
- 8 -
triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ trên toàn
- 9 -
cầu. ERP đã trở nên hữu hiệu đến mức một thùng Coca-Cola được xuất ra
khỏi nhà máy tại Ngọc Hồi, Hà Nội (một trong hàng ngàn nhà máy đóng chai
Coca-Cola), thì việc bán thùng coca đó ngay lập tức đã được cập nhật vào hệ
thống máy chủ tại đại bản doanh của Coca Cola tại Atlanta, Mỹ. Việc triển
khai này nâng cao hiệu quả về mọi mặt, từ năng suất lao động đến quản lý chi
phí và chất lượng dịch vụ khách hàng
1.1.3.4 Hệ thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource
Management - ERM)
Sau thời hoàng kim của ERP, khi tất cả các công ty đa quốc gia và đại đa số
các công ty khác (tại các nước phát triển) đều đã triển khai ERP, đầu thế kỷ
21 này thế giới bắt đầu nói nhiều đến bước phát triển tiếp theo của ERP là
ERM. ERM tuy gần với ERP về cách viết nhưng là khái niệm rộng hơn, nó
không phải là một bước phát triển về chức năng hoặc kỹ thuật như MRP phát
triển lên ERP. Đối với ERM cần chú ý đến “Resource - Nguồn lực” và
“Management - Quản trị”.
ERM thực chất là một bộ công cụ quản lý doanh nghiệp, mà phân mềm chỉ là
một bộ phận, các công cụ khác có thể hoàn toàn mang tính quản lý như huấn
luyện, quy trình nghiệp vụ, quản trị,…. Các yếu tố phi máy tính của ERM là
Hình 1.3: Mô hình hệ thống ERM
Ngày nay ERP cũng được hiểu như là ERM, nghĩa là khi nói đến ERP người
ta liên tưởng ngay đến việc phần mềm và các quy trình hoạt động tạo thành
một hệ thống kiểm soát toàn diện hoạt động doanh nghiệp.
- 12 -
1.2 NỘI DUNG THỰC HIỆN QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH
NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM
Nhìn chung, việc ứng dụng ERP hỗ trợ cho công tác quản trị bao gồm
việc thực hiện các nội dung sau trên phần mềm ERP:
1.2.1 Quản trị mua hàng
Quản trị kế hoạch mua (lập kế hoạch mua theo định kỳ, theo dõi việc thực
hiện kế hoạch, ).
Quản trị cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (các thông tin tổng quát, mặt hàng,
tự động ghi nhận các phát sinh tăng, giảm hàng tồn kho từ các nghiệp vụ
này.
Xử lý các phát sinh về tăng giảm vật tư trong kho theo từng loại nghiệp
vụ: nhập kho, xuất kho, điều chỉnh, điều chuyển (như xuất sản xuất, điều
chuyển kho, xuất chi phí,…; nhập bán thành phẩm, thành phẩm,…; các
nghiệp vụ điều chỉnh số lượng, giá trị,…). Xác định giá trị xuất kho theo
nhiều phương pháp tính khác nhau.
Kiểm soát tình hình hàng tồn kho, quản trị các hạng mức hàng tồn kho
cho phép, làm cơ sở cho việc điều tiết và quản lý hàng hóa vật tư một
cách hợp lý, hiệu quả theo kế hoạch.
Tự động kết chuyển số liệu sang bộ phận kế toán kho xử lý.
Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết.
1.2.3 Quản trị bán hàng
Quản trị kế hoạch điều phối hàng: tổng hợp kế hoạch thị trường, lập các
chỉ tiêu kế hoạch có liên quan (điều phối vận chuyển tối ưu, kho bãi,…);
theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch.
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình điều
phối hàng đến nhà phân phối: tiếp nhận đơn hàng xử lý; kiểm tra khả
năng cung ứng, tình hình công nợ, theo dõi hợp đồng,…; lập phiếu đề
nghị xuất hàng, xuất hàng, in hóa đơn,…
Quản trị các hợp đồng vận chuyển theo từng hóa đơn: lập hợp đồng, theo
dõi thực hiện hợp đồng, thanh toán cho hợp đồng.
- 14 -
Hệ thống sổ sách kế toán có liên quan: Sổ quỹ, sổ tiền gửi, sổ chi tiết các
tài khoản tiền,…
1.2.6 Quản trị ngoại tệ
Quản trị các dữ liệu có liên quan đến ngoại tệ của doanh nghiệp: danh
mục ngoại tệ, tỷ giá quy đổi,…
Thực hiện các nghiệp vụ xử lý chênh lệch tỷ giá định kỳ đối với các số dư
ngoại tệ; đối với các số dư về công nợ bằng ngoại tệ.
Kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định
khoản kế toán.
Hệ thống sổ sách và thống kê có liên quan.
1.2.7 Quản trị tài sản cố định
Quản trị danh mục các tài sản thiết bị tại doanh nghiệp: các thông tin về
quy cách, thông số kỹ thuật,…; các thông tin về nguyên giá, thời gian
khấu hao, tỉ lệ khấu hao, giá trị còn lại,…
Thực hiện các nghiệp vụ kế toán về tăng giảm tài sản cố định: mua (tiếp
nhận từ phần hành mua), thanh lý, đánh giá lại,…
Thực hiện tính khấu hao định kỳ, kết chuyển số liệu sang phần hành kế
toán tổng hợp dưới dạng các định khoản kế toán.
Hệ thống sổ sách và thống kê có liên quan.
1.2.8 Quản trị công nợ phải thu
Tiếp nhận dữ liệu từ các hoạt động bán hàng và tự động ghi nhận các phát
hợp.
Hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo có liên quan.
1.2.10 Kế toán tổng hợp
Quản trị hệ thống tài khoản kế toán: mở thêm tài khoản, thực hiện các
chỉnh sửa cho phép,…
Ghi nhận các phát sinh kinh tế hàng ngày của doanh nghiệp dưới dạng các
định khoản kế toán. Hầu hết việc ghi nhận được thực hiện tự động dựa
vào phát sinh ở các phần hành khác.
- 17 -
Cho phép thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh, phân bổ kết chuyển,…
dưới dạng các định khoản kế toán.
Kiểm soát toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn doanh thu, chi phí của
doanh nghiệp (bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, các báo cáo doanh thu,
chi phí; kết quả kinh doanh; cân đối kế toán, lưu chuyển tiền tệ; các phân
tích tài chính,…).
1.3 HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN
LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM
Việc ứng dụng ERP vào quản lý các nguồn lực doanh nghiệp đã được các tập
đoàn, các công ty đa quốc gia trên thế giới thực hiện từ lâu, điều này đặc biệt
quan trọng khi quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn.
Ví dụ: Quy trình mua hàng như sau:
Yêu cầu mua hàng
Lựa chọn nhà cung cấp
Đặt hàng
Kiểm định chất lượng hàng hóa
Nhập kho
Hình 1.4: Quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng bắt đầu bằng việc các phòng ban có nhu cầu lập Yêu
cầu mua hàng gửi đến phòng cung ứng. Trên cơ sở đó phòng cung ứng
tiến hành Lựa chọn nhà cung cấp và Đặt hàng. Nhà cung cấp giao hàng,
phòng kiểm soát chất lượng tiến hành Kiểm định chất lượng hàng hóa.
Hàng hóa sau đó sẽ được Nhập kho.
Các bước lập Yêu cầu mua hàng, Lựa chọn nhà cung cấp, Đặt hàng, Kiểm
định chất lượng hàng hóa, Nhập kho đều được thực hiện trên ERP và phải
theo đúng trình tự. Hệ thống sẽ không cho phép thực hiện nhập kho khi
- 19 -
chưa thực hiện các bước trước đó hoặc nhân viên không thể thực hiện
thao tác Đặt hàng nếu chưa có Yêu cầu mua hàng từ các phòng ban và
Lựa chọn nhà cung cấp trên hệ thống.
Kiểm tra chất lượng hàng hóa
Xuất kho
Hình 1.5: Quy trình bán hàng
Quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc các nhà phân phối lập Đơn đặt
hàng gửi cho phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh cập nhật đơn hàng
vào hệ thống sau đó sẽ kiểm tra hạn mức công nợ cho phép và lập Phiếu
giao hàng đảm bảo giá hàng hóa đúng với chính sách bán hàng của công
ty. Tiếp đến phòng kế toán Lập Hóa đơn tài chính, Phòng kiểm soát chất
lượng tiến hành Kiểm tra chất lượng hàng hóa và sau đó bộ phận kho sẽ
Xuất kho.
Trong quy trình bán hàng trên, khi ứng dụng hệ thống ERP, nhân viên các
phòng ban bắt buộc phải thực hiện đầy đủ các bước của quy trình mà
không thể bỏ qua bất kỳ bước nào bởi vì nếu bỏ qua một bước thì bước kế
tiếp sẽ không thực hiện được. Ví dụ nếu Phòng kiểm soát chất lượng
không thực hiện Kiểm tra chất lượng hàng hóa trên hệ thống thì bộ phận
kho sẽ không có cơ sở để lập phiếu xuất kho trên hệ thống.
- 21 -
Bên cạnh đó, khi có hệ thống ERP, tại bước lập Phiếu giao hàng, hệ
thống sẽ hỗ trợ việc kiểm soát hạn mức công nợ khách hàng, có chấp 13.3.1 Tính kịp thời
Như chúng ta đã biết, hệ thống ERP hỗ trợ kiểm soát toàn diện các hoạt
động của doanh nghiệp và dữ liệu ghi nhận toàn bộ hoạt động này được
lưu trữ tập trung nghĩa là thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu độc lập cho
từng phòng ban (ví dụ phòng kinh doanh có cơ sở dữ liệu riêng, kế toán
có dữ liệu riêng, kho có dữ liệu riêng,…), doanh nghiệp sẽ có một cơ sở
dữ liệu thống nhất và tập trung.
Dữ liệu tập trung sẽ cho phép thường xuyên truy vấn các báo cáo kịp thời
cho lãnh đạo do hệ thống chỉ cần xử lý một lần trên một nguồn dữ liệu
thống nhất và duy nhất. Nếu duy trì nhiều nguồn dữ liệu, để truy vấn một
báo cáo yêu cầu nhiều thông tin từ các nguồn dữ liệu khác nhau, phải mất
thêm một công đoạn thủ công tập hợp, tổng hợp các nguồn dữ liệu này
mới cho ra được báo cáo do đó sẽ tốn kém về mặt thời gian.
Ví dụ: báo cáo “Lãi lỗ theo mặt hàng” cần các chỉ tiêu Doanh thu,
giá vốn => lãi gộp theo mặt hàng. Nếu có hệ thống ERP với dữ liệu
tập trung, chỉ cần thực hiện bấm nút In báo cáo, tất cả các dữ liệu sẽ
được tự động truy vấn và thể hiện. Nếu duy trì nhiều cơ sở dữ liệu
khác nhau, để lập báo cáo này ta phải làm thủ công bằng cách lấy
chỉ tiêu doanh thu theo mặt hàng trong nguồn dữ liệu của bộ phận
bán hàng, lấy chỉ tiêu giá vốn hàng bán trong dữ liệu của kế toán,
sau đó tập hợp lại để cho ra được báo cáo.
Đồng thời, nếu số liệu trên các nguồn dữ liệu không đồng nhất, sẽ rất mất
thời gian để rà soát lại xem số liệu nào là chính xác do đó kéo dài thời
gian hoàn thành báo cáo.
Bên cạnh đó, các thông tin quản trị còn được cung cấp một cách kịp thời
là do ERP giúp kiểm soát việc thực hiện quy trình hoạt động, nhân viên
chính sách bán hàng của công ty. Phiếu giao hàng này được thừa
hưởng dữ liệu từ đơn đặt hàng đã lập trước đó. Tiếp đến dữ liệu về
thông tin giao hàng này được tự động chuyển đến phòng kế toán,
nhân viên kế toán chỉ cần kiểm tra thông tin và nhấn nút in Hóa đơn
tài chính, lúc này các định khoản kế toán như tăng công nợ phải thu
tương ứng với doanh thu cũng sẽ được tự động cập nhật. Sau đó dữ
liệu lại được tự động chuyển xuống bộ phận kiểm soát chất lượng và
- 24 -
bộ phận kho để tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa và xuất kho,
nhân viên kiểm tra chất lượng thực hiện việc kiểm tra chất lượng và
xác nhận đảm bảo chất lượng trên hệ thống ERP. Trên cơ sở đã có
xác nhận từ bộ phận kiểm tra chất lượng, thủ kho sẽ nhấn nút in
phiếu xuất kho trên hệ thống, lúc này hệ thống cũng sẽ tự động ghi
nhận bút toán giảm hàng tồn kho tương ứng với giá vốn hàng bán.
Như vậy cả nhân viên kế toán, nhân viên kiểm soát chất lượng và
thủ kho đều có dữ liệu và tạo ra các chứng từ cần thiết mà không ai
phải gõ lại các thông tin liên quan đến việc xuất hàng giao cho
khách, điều này giúp loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều
người cùng nhập một dữ liệu. Trở lại ví dụ trên nếu nhân viên A
điền tay vào Phiếu giao hàng với số lượng “15” xuất cho khách
Ví dụ: thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho trước hết rất quan
trọng cho bộ phận kho quản lý hàng hóa. Bên cạnh đó, thông tin này
cũng hết sức cần thiết cho bộ phận bán hàng, cũng như bộ phận mua
hàng, kế toán,… Khi ứng dụng ERP, tất cả các phòng ban đều có thể
truy vấn báo cáo nhập, xuất, tồn một cách nhanh chóng trên hệ
thống, tiết kiệm được thời gian phải yêu cầu bộ phận kho cung cấp
báo cáo nếu không có hệ thống.
Copyright: Tài liệu đại học ©